VERTICALI. Importazione Ericsoft - AGGCON

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1 VERTICALI Importazione Ericsoft - I

2 Note esplicative sull importazione movimenti primanonta dal programma MIAMI/HOTEL (Ericsoft) al programma MULTI/GAMMA Plus (Teamsystem). Il suddetto verticale è stato studiato per il passaggio automatico di tutta la movimentazione attiva (verso clienti) registrata sul gestionale Ericsoft al gestionale di contabilità MULTI/GAMMA della Teamsystem, sono previste le seguenti tipologie di istallazione: Standalone: Entrambe le procedure (o almeno gli archivi) sono presenti o raggiungibili via rete dalla stessa postazione, è il caso dell albergo che tiene la propria contabilità quindi dispone di entrambi i programmi nel sistema informativo; Separato: Il software Ericsoft è su una postazione mentre quello Teamsystem è su un altra: questa situazione oltre a potersi riscontrare dentro strutture alberghiere viene riscontrata anche nel caso in cui l albergo ha solo il software Ericsoft e vuole passare i dati estratti al consulente che invece ha il software Teamsystem; Separato con più sedi: Il software Ericsoft è istallato su diverse strutture alberghiere con propri sistemi informativi facenti capo ad un unica società, i dati estratti vengono poi passati alla società o al consulente che ne tiene la contabilità. Con connessione remota (Teamportal): Il software Ericsoft è istallato localmente mentre la procedura Teamsystem è raggiungibile (su rete locale o remota) tramite l interfaccia Teamportal; E possibile gestire più attività, ad esempio volendo separare l attività di ristorazione o di centro benessere da quella alberghiera, separando opportunamente le causali e le numerazioni utilizzate. La preparazione degli archivi sul gestionale Ericsoft consiste nei seguenti passi: Tabella Prodotti: Caricare nel campo Ricavo il conto contabile su cui far transitare il ricavo in contabilità, l indicazione del c/ricavo in questo campo permette la massima analiticità nel dettagliare i diversi ricavi nella stampa della situazione economica dal gestionale MULTI. Tabella Pagamenti: Creare tutte le voci di pagamento necessarie indicando nel campo specifico il conto contabile di incasso, qualora sia necessario differenziare in contabilità gli incassi effettuati ad esempio a mezzo Carta Visa da quelli con CartaSì, sarà necessario creare due diverse voci nella tabella con i rispettivi conti contabili 2

3 Tabella Tipo Documento: Qualora sia necessario ottenere diverse numerazioni nel registro delle fatture di vendita o separare le varie attività, sarà necessario creare diverse causali Fattura/Nota credito per quante sono le numerazioni o attività richieste; La procedura di importazione viene eseguita all interno del gestionale Teamsystem (MULTI/GAMMA Plus) con il comando, esso prevede una configurazione iniziale con i seguenti parametri: TIPO IMPORTAZIONE: Viene definito il tipo di istallazione (Standalone ecc.) PERCORSO ARCHIVI HOTEL: è la path di ricerca degli archivi della procedura Ericsoft, può essere indicato nella forma \\SERVER\ERICSOFT\MIAMI\ o nella classica forma D:\ERICSOFT\MIAMI\DATABASE ; PERCORSO ARCHIVI MULTI: è la path di ricerca degli archivi del gestionale Teamsystem; PERSONALIZZ. CONTI: Qui vanno indicati alcuni conti di riferimento, in particolare l eventuale conto ricavo e di incasso per le ricevute emesse con registratore di cassa; REGISTR. CORR. SOSPESI: Possibilità di registrazione dei corrispettivi non incassati, indicando S vengono richiesti i rispettivi conti; CONTO PER CORRISP. NON INCASSATI: Si può attivare la registrazione dei corrispettivi parzialmente o totalmente sospesi; REG.STORNO ACCONTI: Si può gestire la registrazione di storno dell acconto già fatturato indicando i conti dare/avere per l operazione di storno (solo fatture); CAUSALI RICEVUTE: si possono indicare 12 diverse causali (del gestionale Ericsoft) da importare come corrispettivi, una è riservata ai corrispettivi del registratore di cassa, una alle ricevute di acconto; CAUSALI FATTURE: si possono indicare 4 diverse causali per l importazione delle fatture, una è riservata alle fatture di acconto; CAUSALI NOTE CREDITO: si possono indicare 4 diverse causali per l importazione delle note credito; CAUSALI FATTURE RIEP.: si possono indicare 4 diverse causali per l importazione delle fatture riepilogative (di corrispettivi sospesi); MULTINUMERAZIONE : consente di abbinare 9 diverse causali di fatture/note credito a delle numerazioni (sezionali vendite) specifiche; 3

4 ESENZIONI IVA : consente di correlare 4 diversi codici iva esenzione (es: vendita tabacchi ecc.) ai corrispondenti codici iva della procedura Teamsystem; REG. INCASSI ANALITICI: è possibile indicare 16 diversi conti di incasso (normalmente utilizzato per carte di credito e simili) di cui effettuare la registrazione contabile analitica per un più facile riscontro con gli estratti conto forniti dalla Banca; FLAG IMPORTAZIONE: Sono inseriti alcuni flag per adeguare il programma alle varie modalità operative dell albergo; RICAVI DA CAUSALI: E possibile agganciare i conti ricavo direttamente alle causali utilizzate (un conto per le fatture ed uno per i corrispettivi); UNITA PROD. RICAVI: Si può indicare l unità produttiva cui far confluire i ricavi in contabilità. Sfruttando la corretta impostazione dei suddetti parametri è possibile tra l altro: Evitare l importazione di alcune voci che non hanno riscontro contabile (ricevute/fatture proforma, estratti conto ecc..) semplicemente non indicandone la causale; Se si dispone di un registratore di cassa e se ne vuole verificare gli incassi (a quadratura con la stampa della chiusura) è possibile isolarne il conto ricavi e quello incassi; Emettere fatture di acconto con registrazione del tipo Cliente -> clienti c/anticipi ed effettuare automaticamente lo storno sulla fattura riepilogativa movimentando il conto di ricavo corretto con i riferimenti del documento di acconto; Registrare analiticamente gli incassi su determinati conti (carte credito, pos, bancomat ecc) per facilitarne il confronto con gli estratti conto forniti dalle aziende di credito; 4

5 All avviamento della procedura vengono immediatamente richiesti i limiti per l importazione dei documenti emessi, i limiti consistono in : Data iniziale e finale: con l apposito campo nei parametri si può limitare la richiesta ad un solo giorno per volta; Da Tipo a Tipo documento: permette di selezionare fino ad una singola causale in importazione; Sezionale iniziale e finale: attualmente non gestito; Numero iniziale e finale: permette di limitare l importazione a determinati documenti in base al numero; Data registrazione: consente di cambiare la data registrazione contabile rispetto alla data di emissione dei documenti (opzione di default); Documenti già estratti: consente di limitare l importazione ai soli documenti mai estratti; Dettaglio corrispettivi: consente di scegliere il tipo di registrazione, cumulativa giornaliera o analitica per corrispettivo; Conferma manuale: consente di attivare una richiesta di conferma ad ogni singolo documento importato. 5

6 Il risultato della elaborazione prevede la registrazione di: Corrispettivi (come da ricevute/scontrini importati) giornalieri in modo cumulativo o analitico; Fatture/ricevute di acconto con rispettivi incassi; Fatture immediate e riepilogative con eventuale incasso; Note credito; Pagamenti differiti di documenti sospesi (registrati nella data di importazione); Le anagrafiche in riferimento nei documenti vengono anch esse importate nella procedura MULTI con la verifica sulla partita Iva per testarne l eventuale presenza; Vengono correttamente gestite le seguenti situazioni previste nella procedura Ericsoft: Ricevute sospese: il corrispettivo non viene importato in contabilità, solo la successiva ricevuta/fattura riepilogativa verrà conteggiata, con ripresa dei dettagli addebitati in origine; Ricevute parzialmente sospese: per i documenti in cui la parte pernottamento viene addebitata al titolare della scheda prenotazione mentre gli extra vengono addebitati direttamente all ospite, in tal caso viene correttamente registrato il corrispettivo per la parte non sospesa; Le ricevute a sospeso possono essere riepilogate indifferentemente su ricevuta o fattura; Vengono effettuati controlli di quadratura segnalando eventuali problemi relativi a: Assenza di un conto ricavo su una voce di addebito; Assenza di quadratura tra i totali conti ricavo e il totale documento; Assenza di quadratura tra i totali imponibile + imposta e il totale documento; Assenza di quadratura tra il totale pagato e le singole modalità di pagamento; 6

7 Si forniscono di seguito alcuni esempi di documenti importati: Fattura con relativo pagamento (pagata con carta di credito Carta SI): Corrispettivo cumulativo (il num. Doc. corrisponde al giorno del mese): Corrispettivo analitico singola ricevuta: 7

8 Incasso differito di documento: 8

9 Limiti attuali della procedura Attualmente ha le seguenti limitazioni: 1. Nella tipologia Standalone, gli archivi di Miami e di Teamsystem devono essere raggiungibili dal client che esegue l importazione nella modalità classica anche mappando un unità disco virtuale, esempio: o S:\CONTA o \\TeamServer\CONTA o D:\ERICSOFT\MIAMI\PROGRAMMI\DATABASE o \\MiamiServer\MIAMI\PROGRAMMI\DATABASE 2. E possibile gestire separatamente gli incassi di un registratore di cassa ed anche il rispettivo conto ricavi; 3. Si possono gestire al massimo 12 diverse causali per ricevute fiscali; 4. Si possono gestire al massimo 4 diverse causali per Fatture; 5. Si possono gestire al massimo 4 diverse causali per Note credito; 6. Si possono gestire al massimo 4 diverse causali per Fatture riepilogative; 7. Multinumerazione: consente di gestire 9 diverse numerazioni per fatture/note credito da collegare a causali specifiche del gestionale alberghi; 8. Esenzioni Iva: è consentita la correlazione di 4 diversi codici iva di esenzione (es. vendita tabacchi) ai corrispondenti codici iva della procedura Teamsystem 9. Registrazione incassi analitici: per chi ha esigenze di far quadrare gli incassi con carte di credito con le distinte fornite dalle banche, è possibile indicare fino a 16 conti contabili su cui effettuare registrazioni analitiche (non per totale giornaliero) degli incassi effettuati. 9