Istruzioni per la compilazione della Domanda di Pagamento Misura 431 costi di gestione GAL PSR

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1 ARTEA Agenzia Regionale Toscana per le Erogazioni in Agricoltura Istruzioni per la compilazione della Domanda di Pagamento Misura 431 costi di gestione GAL PSR Firenze, novembre 2009

2 Sommario 1. Premessa La compilazione della DUA Sezione OPPORTUNITÀ DI SVILUPPO ED AGEVOLAZIONI PUBBLICHE Sezione GIUSTIFICATIVI DI SPESA Ricerca fornitori / altri soggetti Documenti di spesa Giustificativi di pagamento Sezione INTERVENTI Progetto da rendicontare Convalida delle sezioni Sottoscrizione domanda Firma digitale Come firmare una domanda nel sistema on-line di ARTEA Come si firma un documento informatico... 17

3 1. Premessa La Domanda di Pagamento Misura 431 deve essere presentata nell ambito della Dichiarazione Unica Aziendale (DUA) tramite il sistema informatizzato dell anagrafe regionale delle aziende agricole di Artea. Con la Domanda di Pagamento, il GAL richiede l accertamento della spesa sostenuta. Il compilatore pertanto dovrà presentare una DUA, con previsto DD di Artea n. 191 del 1/12/2008, compilando le sezioni indicate con le modalità di seguito illustrate. Per rendicontare le spese tramite DUA, è necessario che la Provincia territorialmente competente abbia registrato la propria istruttoria di ammissibilità nel Sistema Informativo Artea, come precisato nelle istruzioni per la compilazione del verbale di ammissibilità delle Province. In tal modo sarà possibile rendicontare la spesa in relazione all ultimo progetto che l ente competente ha ammesso a finanziamento. A tale proposito, nel caso in cui un GAL ravveda la necessità di modificare il progetto di spesa approvato dalla Provincia dovrà presentare alla stessa una richiesta di variante cartacea che la provincia provvederà a istruire e inserire nell anagrafe Artea. 2. La compilazione della DUA La domanda di pagamento, compilata da un soggetto abilitato ad operare all interno dell Anagrafe Artea, dovrà essere sottoscritta digitalmente dal responsabile del GAL. Come prima cosa, occorre entrare nell area riservata del sito internet ricercando la posizione del GAL beneficiario all interno dell Anagrafe Artea. Quindi, nel menù ad albero a sinistra del monitor, selezionare la voce DUA e filtrare nella tendina campagna l annualità 2009 inviando il comando nuova. Poi selezionare il tipo istanza DUA [10000] e inviare in successione i comandi scegli e crea. 3. Sezione OPPORTUNITÀ DI SVILUPPO ED AGEVOLAZIONI PUBBLICHE

4 A questo punto, viene eseguita la creazione della DUA aprendo automaticamente la sezione Opportunità di sviluppo ed agevolazioni pubbliche in cui dovranno essere eseguite le seguenti operazioni. Entrare nel menù a tendina Settore sotto il titolo Scelta settore e opportunità e selezionare la voce AGRICOLTURA, quindi scegliere la voce PSR Misura Gestione dei gruppi di azione locale, acquisizione di competenze, animazione nella tendina Opportunità e la voce Richiesta di accertamento nel menù tipo, infine inviare il comando scegli. A questo punto è opportuno selezionare le finestre della DUA relative alle voci azienda, unità produttiva, modalità di pagamento, profilo aziendale e piano delle coltivazioni, in modo da caricare all interno della DUA i dati relativi al richiedente già presenti nell anagrafe Artea. Sotto la voce pagamenti sono presenti due specifiche sezioni per la rendicontazione: - GIUSTIFICATIVI DI SPESA, - INTERVENTI.

5 4. Sezione GIUSTIFICATIVI DI SPESA La sezione Giustificativi di Spesa è il contenitore dei fornitori dei beni e servizi, dei documenti giustificativi di spesa e dei giustificativi di pagamento. 4.1 Ricerca fornitori / altri soggetti Con tale strumento il compilatore verifica se il fornitore della fattura/altro documento di spesa che deve essere inserita è presente in anagrafe. La ricerca si effettua digitando i dati del fornitore, in uno dei campi di ricerca previsti nella maschera (denominazione, partita IVA e Cofice fiscale), generalmente il codice fiscale. Se la ditta è presente in ANAGRAFE apparirà immediamente sotto la maschera e sarà sufficiente agire sulla denominazione del fornitore per inserirlo nell elenco. A questo punto comparirà una mascherà con tutti i dati del fornitore e andrà selezionato il comando salva e immediatamente dopo il comando per azzerare la maschera ed effettuare una nuova richierca. Per visualizzare i fornitori già inseriti, occorre invece possizionarsi nella maschera sottostante e selezionare nel menù oggetto la voce fornitori/altri soggetti. Selezionando il comando scegli verranno immediatamente visualizzati i fornitori già inseriti in DUA.

6 Nel caso in cui il fornitore non sia presente in ANAGRAFE, occorre inserirlo agendo sul link Inserimento nuovi fornitori/altri soggetti o, se si tratta di ditte estere, quindi non presenti nell anagrafe tributaria italiana, agendo sull altro link Inserimento fornitori esteri. Per inserire i dati di una ditta non presente in ANAGRAFE occorre quindi agire sul link che aprirà la schermata seguente mediante la quale è possibile inserire un nuovo soggetto fornitore. Digitando il codice fiscale nell apposito campo e agendo sul tasto il soggetto ed i dati relativi vengono inseriti in anagrafe caricandoli direttamnte dall anagrafe tributaria agendo sul tasto. L operazione si conclude agendo sul tasto. Per inserire invece i dati di una ditta ESTERA occorre agire sul link. La compilazione prevede una maschera contenente più campi della precedente da compilare completamernte.

7 Terminato l iserimento si agisce sul tasto gestionale dell ARTEA. e il fornitore verrà registrato nel sistema N.B. Si suggerisce di inserire tutti i fornitori prima di passare alla parte sottostante relativa ai documenti di spesa. Tuttavia, nel caso sia presente un numero elevato di fornitori, è comunque possibile inserirli in momenti successivi. Come già detto, la maschera elenco soggetti permette di visualizzare i contenuti di ogni parte di sezione a cui fa riferimento selezionando la voce desiderata all interno della combo oggetto e agendo sul comando scegli.

8 Nella specifica parte di sezione sono visibili tutti i soggetti inseriti con le modalità suddette. 4.2 Documenti di spesa In questa sezione è presente anche lo strumento per inserire i documenti di spesa. Per la compilazione è necessario selezionare dal menù oggetto la voce documenti di spesa e agire sul pulsante per inserire i dati del documento di spesa. La maschera di inserimento dati che si apre è la seguente. Documenti di spesa Le voci da compilare e le operazioni da compiere sono le seguenti: 1) Scegliere il fornitore tra i soggetti precedentemente inseriti nell elenco dei fornitori; 2) Digitare il numero del documento di spesa (es. n. fattura);

9 3) Inserire la data di emissione del documento; 4) Inserire l importo netto del documento di spesa; 5) Inserire l importo dell IVA relativa all importo netto; 6) Importo totale (importo netto + IVA) che viene calcolato automaticamente dal programma al momento del salvataggio; 7) Inserire l importo delle eventuale ritenuta di acconto; 8) Importo in pagamento (importo totale ritenuta d acconto) che viene calcolato automaticamente al momento del salvataggio; 9) Selezionare il Tipo di documento di spesa scegliendolo tra le varie tipologie disponibili nel menù; 10) Soggetto che ha sostenuto la spesa che viene caricato automaticamente dal programma sulla base del beneficiario che presenta la domanda di pagamento. A questo punto occorre agire sul tasto e Proseguire la compilazione agendo sul tasto che farà comparire una nuova maschera di inserimento dati vuota su cui inserire la fattura di spesa successiva. È inoltre possibile duplicare una maschera precompilata utilizzando il comando dopo aver cliccato sul quadratino di selezione corrispondente al record. Tale comando riproporrà una nuova maschera in cui sono riportati i dati precedentemente inseriti per facilitare l inserimento di giustificativi di pagamento dello stesso fornitore o che comunque hanno alcuni dati in comune precompilati.

10 4.3 Giustificativi di pagamento In questa parte di sezione è presente lo strumento per inserire i giustificativi di pagamento riferiti ai giustificativi di spesa precedentemente inseriti. Per la compilazione è necessario selezionare la voce Estremi dei pagamenti effettuati e documenti probatori e agire sul pulsante per aprire la finestra di inserimento dei dati. In questo modo, per ciascun giustificativo di spesa inserito in precedenza, verrà proposta una maschera di inserimento dei dati di pagamento precompilata con l intestazione del fornitore e il riepilogo dei dati di spesa. Le voci da compilare e le operazioni da compiere sono le seguenti: 1) Documento di spesa pagato, con il riepilogo dei dati del documento di spesa (compilato automaticamente); 2) Tramite in cui selezionare le modalità di pagamento da scegliere fra le varie tipologie disponibili nel menù;

11 3) Codice/N. pagamento in cui inserire il numero del documento di pagamento; 4) Data di pagamento in cui inserire la data di emissione del pagamento; 5) Importo in cui inserire l importo pagato; 6) Da pagare su documento di spesa che riporta la differenza fra importo totale in pagamento e importo pagato (calcolato automaticamente dal programma al momento dell invio del comando. Se ci sono più pagamenti sullo stesso documento di spesa, dopo aver fatto salva, cliccare sul quadratino di selezione corrispondente al record e successivamente sul tasto e sostituire i dati precompilati derivati dalla duplicazione del record. N.B. Lo stesso documento di spesa può essere utilizzato per giustificare il pagamento di più documenti di spesa inserendo nell importo la quota parte del pagamento relativa a quel documento di spesa. Una volta terminata la compilazione della sezione Giustificativi di pagamento occorre convalidare il riquadro, selezionando il comando a sinistra nella pagina web. evidenziato in verde in alto La convalida può essere annullata con il comando elimina firma. 5. Sezione INTERVENTI Questa sezione è relativa alla rendicontazione del progetto realizzato. 5.1 Progetto da rendicontare Nella prima parte di tale sezione viene affrontata la vera e propria rendicontazione. Per prima cosa occorre posizionarsi sulla maschera denominata scegli UTE selezionando l UTS sulla quale è stata presentata la DUA iniziale e inviare il comando applica filtro.

12 Una volta selezionata l UTS sarà possibile visualizzare il progetto di spesa relativo ai costi di gestione del GAL. Agendo sul link si apre una nuova finestra nella quale sono presenti i progetti, relativi al beneficiario che sta compilando la domanda, che sono stati ammessi a finanziamento dall ente competente. Il sistema informativo consente la visualizzazione dei progetti per i quali sono presenti nel sistema gestionale dell ARTEA gli estremi dell atto di assegnazione (pertanto tale finestra sarà vuota se l Ente competente non ha registrato nel sistema gestionale dell ARTEA gli estremi di tale atto). Finché l Ente non inserirà i suddetti dati non sarà possibile procedere con la rendicontazione e chiudere la domanda. L attivazione del processo di rendicontazione si avvia agendo sul tasto. N.B. Prima di agire sul suddetto tasto, il NDomanda valorizzato è quello nel quale l Ente ha registrato la propria istruttoria di ammissibilità e gli estremi dell atto di assegnazione (modulo istruttorio). Dopo aver selezionato il tasto tale numero diventa quello della DUA in compilazione, mentre il tasto diventa. Elimina non significa eliminare il progetto, ma serve per riportare il progetto alla situazione iniziale e quindi tornare al progetto da rendicontare.

13 A - Selezione della voce di spesa nel progetto ammesso Per entrare nel progetto da rendicontare, sempre restando all interno della maschera che si apre cliccando sul progetto da rendicontare si può agire sul titolo oppure sul numero del progetto indicato nella colonna ID Progetto. In questo modo si apre la maschera seguente in cui effettuare la rendicontazione mediante il collegamento tra le voci del progetto e i giustificativi di spesa e di pagamento precedentemente inseriti. Posizionando e selezionando con il mouse una delle voci che compongono il progetto, viene visualizzata la scheda Oggetto. N.B. in questo caso il puntatore del mouse sul monitor non si trasformerà da una freccia in una mano ma nel simbolo evidenziato di seguito all interno del cerchietto rosso.

14 Nella scheda Oggetto sono visibili in grigio ovvero non modificabili, i campi che compongono la tipologia di spesa da rendicontare. Prima di inserire il documento di spesa verificare che l importo sia riportato utilizzando il punto come separatore dei decimali. Se il separatore fosse la virgola occorre modificarlo ed agire sul tasto. Per descrivere l acquisto/intervento e collegare il documento di spesa occorre agire sul tasto che farà aprire la maschera seguente. B - Inserimento dei dati di spesa e collegamento al giustificativo di spesa

15 La compilazione della scheda visualizzata deve essere effettuata valorizzando i campi elencati di seguito con le seguenti modalità: 1) Inserimento della descrizione dell oggetto del documento di spesa; 2) Inserimento della unità di misura e della 3) quantità che sono dati non obbligatori e devono essere inseriti solo se pertinenti alla tipologia di spesa; 4) Inserimento dell importo della fattura relativo a quella tipologia di spesa descritta; 5) selezione dall elenco documento del giustificativo di spesa relativo alla tipologia di acquisto/intervento descritto. Concludere l operazione agendo sul tasto. N.B. I dati concernenti i punti 1, 4 e 5 sono obbligatori per registrare l operazione. L operazione registrata viene visualizzata nel modo seguente: Per inserire un altra fattura sulla stessa tipologia di spesa occorre agire sull icona accanto alla descrizione dell oggetto e procedere come indicato al punto B. presente Per eliminare il dettaglio inserito agire sull icona. Per modificare i dati inseriti, posizionarsi e selezionare con il mouse la voce inserita: verrà nuovamente visualizzata la schermata di inserimento pertanto si agisce come indicato al punto B. Per rendicontare un altra tipologia di spesa agire sul tasto e procedere come al punto A). Per salvare il progetto rendicontato occorre agire sul tasto.

16 N.B.: I campi che compongono ciascuna tipologia di spesa presente nel progetto devono essere completi in tutte le sue parti (quindi tutti valorizzati) prima di procedere alla registrazione della rendicontazione. Nel caso in cui si presenti il caso che non siano completi occorre eliminare interamente la tipologia di spesa attraverso l apposita icona date nei manuali per la compilazione della domanda di aiuto. e reinserirla seguendo l indicazioni Il progetto salvato non è immediatamente leggibile nella sezione; deve essere effettuato l aggiornamento della pagina con una delle seguenti modalità: agire su un punto qualsiasi della pagina col tasto destro del mouse e scegliere l operazione Aggiorna ; agire col tasto sinistro del mouse sulla sezione del presente modulo. 6. Convalida delle sezioni La compilazione delle sezioni GIUSTIFICATIVI DI SPESA, INTERVENTI e CONSUNTIVO si conclude con la convalida delle stesse agendo sull apposito tasto verde Firma presente nella sezione. 7. Sottoscrizione domanda Sottoscrivere la domanda di aiuto dopo aver preso atto di quanto riportato nella sezione dichiarazioni generali e completato la compilazione. 8. Firma digitale 8.1 Come firmare una domanda nel sistema on-line di ARTEA

17 Dopo aver prodotto una stampa definitiva della domanda, premere il pulsante rosso XML per scaricarla, salvandola come file sul proprio personal computer; Accettare il nome del file proposto (corrispondente al codice della domanda) e selezionare la cartella dove salvare il file nel proprio computer. dopo aver firmato il file in locale utilizzando il programma Dike, inviare il file firmato nel sistema agendo sul pulsante. Il file firmato è contraddistinto dall estensione.p7m ed è nel formato standard PKCS # 7. Questo file fa fede della avvenuta firma e sostituisce il documento cartaceo. La stampa della domanda definitiva su carta può essere ottenuta sul sistema ARTEA. Al termine dell invio il sistema controlla la validità della firma e salva il documento firmato nel database ARTEA. La domanda firmata e successivamente protocollata è archiviata nel database ARTEA e mantenuta secondo quanto disposto dalla normativa per la conservazione dei documenti informatici. Il file firmato, che fa fede come documento informatico, rimane disponibile anche sul personal computer sul quale sono state effettuate le operazioni. 8.2 Come si firma un documento informatico Avviare il software di firma Dike con un doppio clic sull icona presente sul desktop. Per associare una firma ad un documento è necessario prima di tutto aprirlo, ricorrendo alla sequenza di comandi File > Apri

18 Selezionare la cartella all interno della quale è stato salvato il documento che si desidera firmare, quindi evidenziarlo e cliccare sul pulsante OK. Dike propone una finestra dalla quale è possibile visualizzare il documento, agendo sul pulsante. Seguendo sequenza di comandi Modifica > Firma (o cliccando sull icona corrispondente ) si procede con l operazione di firma del documento. Dike propone ora di salvare il documento che sta per essere firmato. Selezionare la cartella dove salvare il file nel proprio computer; Inserire la propria smart card nel lettore e digitare il PIN personale (codice segreto di

19 accesso); agire sul tasto dà l avvio al processo di firma del documento.

20 La visualizzazione della figura successiva conclude il processo di firma

21 Il messaggio Firma completata con successo indica che l operazione di firma è andata a buon fine. Dike fornisce il nome del documento firmato: come si può notare il documento ha conservato nome ed estensioni originali ai quali è stata aggiunta l ulteriore estensione.p7m che contraddistingue i documenti contenenti una firma digitale. L estensione.p7m corrisponde allo standard riconosciuto ed ammesso dal legislatore. Eventuali problemi saranno segnalati da un messaggio di errore. Conclusa l operazione di firma chiudere la finestra agendo sul pulsante ed uscire dal programma seguendo la sequenza di comandi File > Esci.