Import di indirizzi degli offerenti con CSV

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1 Schweizerische Zentralstelle für Baurationalisierung Centre suisse d'études pour la rationalisation de la construction Centro svizzero di studio per la razionalizzazione della costruzione Import di indirizzi degli offerenti con CSV CPN FM-Assistant Versione /mab CRB, Steinstrasse 21, Casella postale, 8036 Zurigo, Telefono , Telefax crb.ch, conto corrente postale

2 Impressum Editore CRB Centro svizzero di studio per la razionalizzazione della costruzione Steinstrasse 21 Casella postale 8036 Zurigo Telefono Fax Partner di progetto Allpura Verband Schweizer Reinigungs-Unternehmen; Amstein & Walthert AG; armasuisse Immobilien; Baudirektion Kanton Zürich - Immobilienamt; Cofely AG; Die Schweizerische Post; Empa; ETH Immobilien; F. Hoffmann - La Roche AG; Roche Diagnostics; fmpro; Hochbauamt Kanton St. Gallen; HSG Zander; IAI Int. Ausbildungsinstitut im FM; IFMA Schweiz; Inselspital Bern; ISS FM Services AG; Liegenschaften-Betrieb AG; MIBAG; pom+ Consulting AG; Swisscom Immobilien AG; Vebego Services AG; Wetrok AG; Zürcher Kantonalbank Copyright 2016 by CRB, Zürich Ogni diritto riservato. In particolare è vietato effettuare modifiche alla sistematica e al testo. La ristampa, la riproduzione fotografica o di altro genere, microfilm, la traduzione e la registrazione dei dati su supporti informatici di qualsiasi natura, anche parziale, di quest opera è permessa unicamente con l autorizzazione scritta da parte del Centro svizzero di studio per la razionalizzazione della costruzione CRB. CPN FM-Assistant - Import indirizzi con CSV Pagina: 2 di 13

3 Indice 1 Struttura dei dati relativi agli indirizzi in CSV Registrazione dei dati con un template excel del CRB Creazione di un file CSV da excel Assistenza per umlaut Import dei file CSV Datei nel CPN FM-Assistant Soluzioni di problemi conosciuti L'intestazione viene mostrata come registrazione non valida Registrazioni non valide Import interrotto Umlaut non appare CPN FM-Assistant - Import indirizzi con CSV Pagina: 3 di 13

4 1 Struttura dei dati relativi agli indirizzi in CSV I file CSV devono contenere i seguenti campi nell'ordine specifico. Tutti i campi sono obbligatori (non possono essere vuoti): Appellativo Nome Cognome Telefono Ditta Funzione nella ditta Via Luogo NPA Paese Sono ammessi solo mrs (Sig.ra), mr (Sig.) o mx (vuoto). Indirizzo valido, al quale viene spedito l'invito. L'import prova se l'indirizzo è corretto dal punto di vista sintattico e se è stato digitato qualcosa nel formato nome@ditta.ch. I campi di un indirizzo dell'offerente vengono scritti su una riga. Come delimitatore dei campi viene usato il punto e virgola ( ; ). L'ultimo campo (Paese) non può terminare con un punto e virgola. Per poter importare correttamente le umlaut e i segni speciali, il file CSV deve essere codificato con UTF-8. Se generate i file di indirizzo dal vostro sistema EED, vogliate osservare i punti sopra elencati. Un esempio di file con 2 indirizzi appare nel modo seguente: Nella rappresentazione sono evidenziate le singole colonne. CPN FM-Assistant - Import indirizzi con CSV Pagina: 4 di 13

5 2 Registrazione dei dati con un template excel del CRB Per poter registrare e verificare facilmente i dati degli indirizzi degli offerenti, il CRB mette a disposizione un template excel. I file CPN FM-Assistant, lista indirizzi.xlsx degli offerenti Scaricabile dalla pagina Aiuto e supporto del CPN FM-Assistant. Nel template tutti i campi necessari per una registrazione sono definiti nelle colonne. Accanto al nome delle colonne trovate anche le indicazioni per la registrazione dei dati. Vogliate osservare i seguenti punti: Tutti i campi devono contenere dei valori. Se un valore non è conosciuto potere immettere un segno meno / trattino ( - ). Nella colonna Appellativo immettete i seguenti codici: o mrs per Sig.ra o mr per Sig. o mx se volete lasciare vuoto il campo per l'appellativo Nella colonna immette p.f. il corretto indirizzo dell'offerente. Questa indicazione è indispensabile visto che l'invito è spedito per a questo indirizzo. P.f. non cancellate alcuna colonna e non createne delle nuove. L'import è impostato in questa struttura per poter leggere correttamente i dati. Indicazione: l'intestazione con i nomi delle colonne nel foglio excel viene interpretata durante l'import e fornisce un'indicazione di una registrazione non valida. Potete precluderla cancellando la prima riga prima del salvataggio dei dati in formato CSV. CPN FM-Assistant - Import indirizzi con CSV Pagina: 5 di 13

6 3 Creazione di un file CSV da excel Se i vostri dati degli indirizzi si trovano in un file excel o se volete utilizzare il template del CRB per il rilevamento dati, allora potete generare un file CSV nel modo seguente: Selezionate la prima riga Appellativo..., Nome, Cognome, Telefono,... e cancellatela scegliendo dal menu File (tasto destro del mouse) il comando Cancellare riga. Impedite così che l'import possa interpretare la prima riga con i nomi delle colonne come una registrazione. Dal menu File selezionate il comando Salva con nome... Scelga il file CSV (Delimitatoreseparato) (*.csv) Per creare il file CSV cliccate il comando Salva. Per l'export CSV potete ignorare l'avvertimento e l'indicazione di excel: la pagina attuale viene salvata e caratteristiche (formattazioni) non compatibili. Confermate i messaggi con OK risp. Si Suggerimento: chiudete il documento in excel così che non sia bloccato durante il seguito dell'elaborazione. Non dovete salvare le modifiche. CPN FM-Assistant - Import indirizzi con CSV Pagina: 6 di 13

7 4 Assistenza per umlaut Se vengono utilizzate umlaut (Äöü Èéà) nei dati degli indirizzi, potrebbe accadere che questi dati durante l'import nel CPN FM-Assistant non vengano rappresentati correttamente: Questo perché il file non è stato salvato mediante il set di caratteri UTF-8. Per porvi rimedio procedete come segue: Aprite il file CSV con Notepad risp. Editor Dal menu File selezionate il comando Salva con nome... Nel comando a cascata Codifica selezionate UTF-8 e cliccate il comando Salva. Potete sovrascrivere il file esistente. Il file CSV è ora codificato con UTF-8 e l'import delle umlaut nel CPN FM-Assistant dovrebbe ora funzionare. CPN FM-Assistant - Import indirizzi con CSV Pagina: 7 di 13

8 5 Import dei file CSV Datei nel CPN FM-Assistant Nel corso di una gara di appalto, in qualità di committente, potete registrare a mano nel CPN FM- Assistant per mezzo della scheda Offerente (1) un singolo offerente o importare una lista con più indirizzi quale file CSV (2). 1 2 Theo Tender Appaltante Tendering SA 4 3 Con la funzione Offerente (2) date inizio all'import CSV. In basso a sinistra del dialog Import CSV potete scegliere e importare con Scegliere il file (3) la lista di indirizzi degli offerenti in formato CSB. (4) L'importer CSV esamina il file e indica sia le registrazioni valide sia quelle non valide. Nell'esempio sottostante sono stati riconosciuti correttamente 2 indirizzi. (5) Le righe con i nomi in CSV non sono state eliminate. L'importer riconosce questa registrazione come non valida e la ignora durante l'import. (6) Se nell'anteprima i dati figurano corretti potete leggere gli indirizzi validi premendo Importare (7). CPN FM-Assistant - Import indirizzi con CSV Pagina: 8 di 13

9 11 Theo Tender Appaltante Tendering SA Le registrazioni vengono importate e mostrate nella lista degli offerenti. (8) Con la funzione Cancellare offerente (9) potete rimuovere singoli offerenti che avete registrato nella lista degli indirizzi ma che non volete partecipino a questa gara di appalto. Potete controllare i dettagli dei singoli indirizzi nella visualizzazione di dettaglio cliccando sul nome dell'imprenditore. (10) Se i dati sono stati importati correttamente e se del caso corretti, possono ancora essere accettati premendo il tasto Salva (11). In ogni momento potete annullare l'import cliccando su Annullare. CPN FM-Assistant - Import indirizzi con CSV Pagina: 9 di 13

10 6 Soluzioni di problemi conosciuti 6.1 L'intestazione viene mostrata come registrazione non valida L'importer CSV comunica che una registrazione non è valida. I valori di ogni singolo campo sono i nomi delle intestazioni della colonna. (Appellativo, nome,... paese) Questo messaggio appare quando i nomi delle colonne nel CSV sono stati assegnati. Questo può accadere quando si utilizza il template di Excel o se il software, con il quale avete creato i dati di indirizzo, memorizza i nomi delle colonne. Potete ignorare questo messaggio e importare comunque gli indirizzi. Potete pure aprire il file CSV con editor / Notepad e cancellare la prima riga. Occorre notare che la linea nell'editor viene selezionata automaticamente. Dovete selezionare e cancellare tutto da Appellativo a Paese. CPN FM-Assistant - Import indirizzi con CSV Pagina: 10 di 13

11 6.2 Registrazioni non valide L'importer CSV prevede un valore per ogni campo. Se un campo rimane vuoto la registrazione viene indicata come non valida. Nell'esempio sottostante nel primo indirizzo il campo Funzione nella ditta viene lasciato vuoto e ne secondo manca il paese. Se non riuscite a vedere l'errore nel messaggio dell'import CSV, potrebbe essere utile aprire il file con Excel e controllare i valori. Se un valore in un indirizzo non viene riconosciuto, potete immettere un carattere qualunque o un metacarattere, p.es. trattino / meno ( - ) CPN FM-Assistant - Import indirizzi con CSV Pagina: 11 di 13

12 6.3 Import interrotto Avete scelto i dati degli indirizzi con import CSV ma appare ancora la prima pagina e l'import non prosegue. Controllate in questo caso se il file CSV è corretto. Per controllare meglio aprite il file in excel: Nell'esempio si può notare che i dati sono stati salvati con un carattere non valido. Al posto del punto e virgola ( ; ) è stata utilizzata nelle righe 1 e 2 una virgola. Nemmeno excel riconosce che si tratta di singoli valori. Invece tutte le informazioni sono scritte in una sola cella / colonna. Nelle righe 3 e 4 il punto e virgola viene riconosciuto come separatore e singoli valori sono stati scritti correttamente nelle rispettive colonne. L'import funziona solo se tutte le righe nel CSV sono scritte correttamente. Se nel vostro file viene utilizzato un separatore sbagliato, è più semplice in questo caso adattare le impostazioni nel software quando si esporta definendo il punto e virgola come separatore. Oppure potete adattare il separatore in editor / notepad con la funzione Elaborare / sostituire. Fate attenzione però che un separatore può figurare anche all'interno di un valore. (p.es. la virgola per un nome di una ditta Meier, Müller e Partner AG ) Se un separatore viene utilizzato in un valore, p.es. punto e virgola in Bond; James Bond, occorre mettere il valore fra virgolette ( valore ). Se registrate i dati in excel o li esportate da un software, questa operazione viene eseguita in automatico. CPN FM-Assistant - Import indirizzi con CSV Pagina: 12 di 13

13 6.4 Umlaut non appare Se nella rappresentazione dei dati degli indirizzi nel CPN FM-Assistant appaiono strani caratteri, p.es. un punto interrogativo all'interno di un rombo nero ( ), probabilmente sono stati importati dati non codificati con il set di caratteri UTF-8. L'importer CSV non riconosce quindi i caratteri speciali come Äöü. Se mancano solo singoli caratteri, potete correggerli a mano nel CPN FM-Assistant. Meglio ancora salvare i dati degli indirizzi con UTF-8 codificato. Vedi 4. Assistenza per umlaut CPN FM-Assistant - Import indirizzi con CSV Pagina: 13 di 13