Istruzioni per l uso PVRlight

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1 Benvenuti Versione: 1.2 Data: 19. Febbraio 2010 Lingua: Italiano Copyright 2010 AG AG Industriestrasse Volketswil ww. Numero supporto , primi due minuti gratuiti, in seguito CHF 2.50/minuto Gli orari del supporto sono da lunedi a venerdi, dalle 8.30 alle e dalle alle Copyright 2010 AG Pagina 1 di 20

2 1 Introduzione L applicazione PVRlight è destinata essenzialmente alla stampa di polizze di versamento vuote, non prestampate (A4) e al controllo dei pagamenti in entrata. PVRlight è indirizzata ai clienti commerciali. Per avvalersi di PVRlight occorre disporre di un numero di aderente PVR. PVRlight è un autentica applicazione web per la quale non è necessaria alcuna installazione locale. I dati sono salvati su un server centrale. PVRlight funziona su Windows, Mac OS X e sui sistemi Linux dotati di un web browser. PVRlight genera un documento PDF che può in linea di massima essere stampato con qualsiasi stampante. PVRlight è esente da costi di licenza e ottenibile solo come prestazione. PVRlight è basata sulla soluzione contabile open source SQL-Ledger, adattata alla Svizzera dall azienda AG. Per domande su PVRlight avete a disposizione una hotline di supporto: I primi due minuti sono gratuiti, in seguito vi vengono addebitati sulla bolletta telefonica CHF 2.50 al minuto. Se siete soddisfatti di PVRlight e desiderate avvalervi di altre funzioni, avete la possibilità di effettuare un upgrade a pagamento che vi assicurerà un estensione delle funzioni. Trovate maggiori informazioni su Gli indirizzi di una PVR E-List possono essere importati dietro pagamento di una tassa. Prima di spedire le prime fatture ai vostri clienti, prestate attenzione ai seguenti punti: Configurate la vostra stampante come descritto, affinché la polizza di versamento venga stampata in modo corretto. Stampate le cinque fatture test come descritto nel documento Readme.pdf, che avete ricevuto per e- mail con i vostri dati di login e inviate le fatture test a PostFinance per un controllo. Per la stampa prestate attenzione a quanto indicato in Readme.pdf e assicuratevi che il PDF non venga stampato rimpicciolito! Attendete l OK di PostFinance. Rilevate dapprima i vostri dati cliente. Solo in seguito registrate e stampate le vostre fatture. In caso di necessità potete inviare anche solleciti. L utilizzo di PVRlight è sostanzialmente sempre uguale: Registrate i dati. Aggiornate affinché i dati immessi vengano trasmessi al web server. Controllate le immissioni. In seguito stampate, contabilizzate e salvate secondo necessità. Copyright 2010 AG Pagina 2 di 20

3 2 Clienti 2.1 Registrazione di clienti (soggetti all IVA) All infuori del nome del cliente (Cliente *), tutti gli altri dati sono facoltativi e non strettamente necessari. Se non inserite alcun numero di cliente, esso verrà assegnato automaticamente dal sistema. Un numero di cliente può essere utilizzato due volte, senza che ciò si ripercuota negativamente sulla funzionalità. Registrare l indirizzo (per le persone private selezionare il tipo Persona) Selezionare l aliquota IVA desiderata (in questo caso 7.6%) Registrare un nuovo numero (in tal modo viene assegnato un numero di cliente libero) o un numero a scelta (i dati vengono trasmessi al web server) (i dati vengono salvati) Nota: la data d inizio (inizio data) deve sempre essere uguale o anteriore alla data della fattura. 2.2 Registrazione di clienti (non soggetti all IVA) All infuori del nome del cliente (Cliente *), tutti gli altri dati sono facoltativi e non strettamente necessari. Se non inserite alcun numero di cliente, verrà assegnato automaticamente dal sistema. Un numero di cliente può essere utilizzato due volte, senza che ciò si ripercuota negativamente sulla funzionalità. Copyright 2010 AG Pagina 3 di 20

4 Registrare l indirizzo (per le persone private selezionare il tipo Persona). Registrare un nuovo numero (in tal modo viene assegnato un numero di cliente libero) o un numero a scelta. (i dati vengono trasmessi al web server) (i dati vengono salvati) Nota: la data d inizio (inizio data) deve sempre essere uguale o anteriore alla data della fattura. 2.3 Ricerca di clienti All occorrenza compilare i relativi campi per la ricerca. Se necessario, includere altri campi nel prospetto. A tale scopo contrassegnare i relativi campi. Vengono elencati gli indirizzi dei clienti trovati, che possono essere selezionati cliccando sul nome del cliente. Nota: gli indirizzi di questo elenco possono essere ripresi in altri programmi con Copia & Incolla. Copyright 2010 AG Pagina 4 di 20

5 3 Fatture 3.1 Registrazione di fatture (soggette all IVA) Selezionare il cliente. Registrare i rimanenti dati. Immettere l importo e il testo. (i dati vengono trasmessi al web server) (se necessario) (la fattura viene salvata) Nota: in questa pagina i pagamenti in entrata possono anche essere registrati manualmente. Rilevare semplicemente la data e l importo sotto «Pagamenti». La data della fattura deve essere uguale o posteriore alla data di ricevimento del cliente! 3.2 Aggiungere transazione (non soggette all IVA) Copyright 2010 AG Pagina 5 di 20

6 Selezionare il cliente. Registrare i rimanenti dati. Immettere l importo e il testo. (i dati vengono trasmessi al web server) (se necessario) (la fattura viene salvata) 3.3 Transazioni Questa funzione vi consente di consultare anche le fatture già pagate. All occorrenza compilate i relativi campi per la ricerca. Contrassegnare Aperto e Chiuso. Se necessario, includere altri campi nel prospetto. A tale scopo contrassegnate i relativi campi. Nota: per consultare le fatture pagate, deve essere contrassegnata la casella accanto a «Chiuso»! Vengono elencate tutte le fatture. Nota: per modificare una fattura, cliccare semplicemente sul numero della fattura. Copyright 2010 AG Pagina 6 di 20

7 3.4 Fatture in sospeso All occorrenza compilate i relativi campi per la ricerca. Se necessario, includete altri campi nel prospetto. A tale scopo contrassegnate i relativi campi. Oltre alle impostazioni di base, qui è contrassegnata anche la scadenza della fattura. Vengono elencate le fatture in sospeso. Nota: per modificare una fattura, cliccate semplicemente sul numero della fattura. Copyright 2010 AG Pagina 7 di 20

8 4 Promemoria Le eventuali spese di sollecito non possono essere addizionate all importo della fattura. I solleciti appaiono una volta superata la data di scadenza della fattura. 4.1 Sollecitare i pagamenti Selezionare il cliente o lasciare vuoto. Vengono elencate le fatture la cui data di scadenza è superata. Cliccare sulla relativa fattura. Nota: possono essere sollecitate solo le fatture la cui data di scadenza è stata superata. Può essere allestito solamente un sollecito dopo l altro. Non è possibile allestire più solleciti contemporaneamente! Se vi capita spesso di dover allestire un importante numero di solleciti, potrebbe essere utile effettuare un upgrade a pagamento del software PVRlight. Trovate maggiori informazioni su Copyright 2010 AG Pagina 8 di 20

10 Giusto Sbagliato La dimensione della pagina non deve essere adattata all area di stampa e occorre disattivare la funzione Girare e centrare automaticamente. Giusto Sbagliato (In tal modo il livello è aumentato di uno) Copyright 2010 AG Pagina 10 di 20

11 5 Import 5.1 Import pagamenti Selezionare il file desiderato. Il file deve dapprima essere scaricato dal vostro account PostFinance. Vengono elencati i pagamenti per i quali è stato riconosciuto il numero di riferimento PVR. Nota: se nel file d importazione ci dovessero essere pagamenti che non avete registrato in PVRlight, essi vengono visualizzati, ma non possono essere importati. Un file può anche essere importato due volte. Organizzatevi in modo tale da sapere sempre cosa avete già e cosa non avete ancora importato. (cliccando su questo pulsante i pagamenti in entrata vengono contabilizzati per le corrispondenti fatture) In questo caso viene indicato che i pagamenti sono stati importati correttamente. Nota: per stampare l elenco dei pagamenti contabilizzati, contrassegnare semplicemente il testo e cliccare su Stampa nel browser. Copyright 2010 AG Pagina 11 di 20

12 I pagamenti per i quali non è disponibile una fattura vengono elencati, ma non importati. 5.2 Import indirizzi da E-List (opzione a pagamento) La voce di menu Import E-List può essere visualizzata solo dai clienti che hanno pagato questa opzione soggetta a spese. Su è indicato quali dati possono essere importati con questo opzione. Copyright 2010 AG Pagina 12 di 20

13 6 Sistema Alla voce di menu Sistema potete apportare diverse impostazioni. 6.1 Backup Questo link allestisce un file con i vostri dati, che potete salvare localmente. 6.2 Preferenze Qui potete ad esempio adattare il formato della data o modificare la lingua. Nota: se si modificano le impostazioni dell'utente occorre registrarsi nuovamente. 6.3 Versione Qui sono indicate le informazioni sulla versione attuale e sugli sponsor che vi consentono di utilizzare gratuitamente questa soluzione. 6.4 Predefinito Qui potete modificare i seguenti dati: Indirizzo del mittente della fattura (intestazione della fattura) Assegnazione del numero cliente e del numero di fattura (protocollo numero) Testi per promemoria Impostazione per definire se le vostre buste sono dotate di finestrella a sinistra o a destra. Eventuale correzione affinché il numero di riferimento PPR venga stampato correttamente nel relativo campo. Copyright 2010 AG Pagina 13 di 20

14 Effettuare le correzioni (incidono sulla stampa). Nota: se desiderate che il prossimo numero di cliente sia 1000, impostate il numero di cliente su 999. In tal modo il sistema sa che l'ultimo numero di cliente era 999 e il numero successivo deve essere Lo stesso sistema vale anche per i numeri di fattura (Protocollo numero). 6.5 IVA Qui potete modificare il numero IVA qualora sia stato rilevato in modo errato. Fino al prossimo adattamento dell IVA, qui non occorre mutare nulla. Copyright 2010 AG Pagina 14 di 20

15 7 Appendice 7.1 Registrazione Attenzione, in seguito non è possibile passare da «soggetto a IVA» a «non soggetto a IVA» oppure da «non soggetto a IVA» a «soggetto a IVA». Dovete decidere al momento della registrazione! Soggetta a IVA Ecco come si presenta una corretta registrazione di un azienda dotata di numero IVA. Copyright 2010 AG Pagina 15 di 20

17 8 Domande frequenti (FAQ) 8.1 Pagamenti parziali / pagamenti a rate Domanda: il cliente desidera pagare l importo totale in tre rate. Risposta: allestite tre fatture con tre diversi termini di pagamento. 8.2 Importo della fattura e importo versato non coincidono Domanda: l importo della fattura ammonta a Il cliente ha però versato solo La fattura rimane in sospeso. Come possono chiudere la fattura, affinché non figuri più tra i solleciti. Risposta: registrate un ulteriore pagamento per un importo pari alla differenza. In questo caso Ora non vi è più nulla in sospeso. Cliccare su Salvare affinché la modifiche vengano salvate. 8.3 Stampa degli elenchi Domanda: come stampo un elenco di tutte le fatture con data della fattura, termine di pagamento e importo? Risposta: sotto Fatture Transazioni, apportare le seguenti impostazioni. In seguito cliccare su Copyright 2010 AG Pagina 17 di 20

18 All occorrenza potete stampare questo elenco nel vostro web browser. Selezionate il contenuto che desiderate stampare e in seguito cliccate su Stampa nel browser. Affinché venga stampata solo la parte selezionata, cliccate sul corrispondente campo (in questo caso contornato di rosso). 8.4 Riga vuota nell'intestazione in alto a sinistra Domanda: come posso eliminare la riga vuota in alto a sinistra presso il mittente? Risposta: sotto Sistema Predefinito, cancellate gli spazi vuoti nell ultima riga in modo che il cursore si trovi nella riga del luogo (in questo esempio in coda a Zurigo). Copyright 2010 AG Pagina 18 di 20

19 8.5 Sequenza inversa delle posizioni registrate sulla fattura Domanda: è un problema se dopo il salvataggio della fattura le posizioni registrate figurano esattamente nella sequenza inversa? Cosa posso fare affinché le posizioni ritornino di nuovo nella sequenza corretta? Prima del salvataggio Dopo il salvataggio Risposta: il cambiamento della sequenza non incide sul corretto funzionamento della soluzione. Per modificare di nuovo la sequenza, salvare di nuovo la fattura. Copyright 2010 AG Pagina 19 di 20

20 8.6 Assenza del numero di riferimento PVR Domanda: perché sotto Fatture In sospeso, nell elenco non viene visualizzato il numero di riferimento PVR? Risposta: la fattura ha la data a quel momento il cliente (azienda modello) non esisteva ancora nella banca dati. Il cliente di questa fattura ha la data d inizio Se la data d inizio è mutata su , allora l'errore scompare e il numero di riferimento PVR viene visualizzato. Copyright 2010 AG Pagina 20 di 20