Manuale per la Gestione in Sicurezza dei dati Ad uso degli incaricati Docenti

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1 Autnmia Sclastica n. 24 Istitut Cmprensiv Statale G. Pascli Via Orsini Plvica - Tramnti (SA) - Tel e Fax.: C.M. SAIC81100T - C.F saic81100t@istruzine.it- saic81100t@pec.istruzine. D. Lgs. 196/2003 "Cdice in materia di prtezine dei dati persnali" cd. Privacy. Manuale per la Gestine in Sicurezza dei dati Ad us degli incaricati Dcenti

2 Intrduzine Quest dcument frnisce agli incaricati del trattament una panramica sulle respnsabilità lr spettanti rispett alla gestine ed all svilupp della sicurezza della gestine del dat persnale cui pssn accedere, sia ess relativ a dipendenti che a clienti, frnitri, cnsulenti, ecc. 1 Alcune definizini Trattament: Dati persnali: Dati identificativi: Dati sensibili: Dati giudiziari: qualunque perazine cmpless di perazini, effettuati anche senza l ausili di strumenti elettrnici, cncernenti la racclta, registrazine, rganizzazine, cnservazine, cnsultazine, elabrazine, mdifica, selezine, estrazine, raffrnt, utilizz, intercnnessine, blcc cmunicazine, diffusine, cancellazine e distribuzine dati; qualunque infrmazine relativa a persna fisica, persna giuridica, ente assciazine, identificati identificabili, anche indirettamente, mediante riferiment a qualsiasi altra infrmazine, ivi cmpres un numer di identificazine persnale; i dati persnali che permettn l identificazine diretta dell interessat i dati persnali idnei a rilevare l rigine razziale ed etnica, le cnvinzini religise filsfiche, le pinini plitiche, l adesine a partiti, sindacati, assciazini rganizzazini a carattere religis, filsfic, plitic, sindacale nnché i dati persnali idnei a rivelare l stat di salute e la vita sessuale. i dati persnali idnei a rivelare prvvedimenti giudiziari Titlare: Respnsabile: Incaricati: Interessat: persna fisica, giuridica, pubblica amministrazine e qualsiasi altr ente, cui cmpetn le decisini in rdine alle finalità, mdalità del trattament dei dati persnali ed agli strumenti utilizzati ivi cmpres il prfil della sicurezza. persna fisica giuridica, pubblica amministrazine e qualsiasi altr ente, assciazine rganism prepsti dal titlare del trattament di dati persnali; persne fisiche autrizzate a cmpiere perazini di trattament dal titlare dal respnsabile; persna fisica giuridica, ente assciazine cui si riferiscn i dati persnali; 2 Il D. Lgs 196/2003 Diritt di access ai dati 1. L interessat ha diritt di ttenere la cnferma dell esistenza men di dati persnali che l riguardan anche nn ancra registrati e la lr cmunicazine in frma intelligibile. 2. L interessat ha diritt di ttenere l indicazine: a) Dell rigine dei dati persnali; b) Delle finalità e delle mdalità di trattament; c) Della lgica applicata nel trattament effettuat cn l ausili di strumenti elettrnici; d) Degli estremi identificativi del titlare, dei respnsabili e del rappresentante designat; e) Dei sggetti delle categrie ai quali i dati persnali pssn essere cmunicati che pssn venirne a cnscenza in qualità di rappresentante designat 3. L interessat ha diritt di ttenere: a) Aggirnament, rettifica vver quand vi è interesse ad integrazine; b) Cancellazine, trasfrmazine in frma annima blcc dei dati trattati in vilazine di legge, cmpresi quelli di cui è necessaria la cnservazine in relazine agli scpi per i quali i dati sn stati racclti successivamente trattati; 2

3 c) Attestazine che le suddette perazini sn state prtate a cnscenza anche per quant riguarda il lr cntenut, di clr ai quali i dati sn stati cmunicati diffusi, eccettuat il cas in cui tale adempiment si rivela impssibile cmprta un impieg di mezzi manifestamente sprprzinat rispett al diritt tutelat. 4. L interessat ha diritt di pprsi: a) Per mtivi legittimi al trattament dei dati persnali che l riguardan, ancrché pertinenti all scp della racclta; b) Al trattament dei dati persnali che l riguardan a fini di invi di materiale pubblicitari di vendita diretta per il cmpiment di ricerche di mercat di cmunicazine cmmerciale. Diritt al riscntr 1. A garanzia dell effettiv esercizi dei diritti di cui all art. 7, il titlare è tenut ad adttare misure che: a) agevlin l access ai dati all interessat anche cn appsiti prgrammi; b) semplifichin mdalità e riducan tempi per il riscntr da parte del richiedente. 2. Estrazine dati da respnsabile incaricat e cmunicati anche ralmente a richiedente fferti in visine mediante strumenti elettrnici (se cmprensine dati è agevle); su richiesta, bblig traspsizine dati su supprt cartace infrmatic, vver trasmissine per via telematica. 3. Il riscntr ha cme ggett TUTTI i dati persnali del richiedente. 4. Se l estrazine è difficltsa, è sufficiente l esibizine la cnsegna di cpia degli atti. 5. Nn può riguardare dati persnali relativi a terzi salv cnnessine cn dati interessat. 6. Obblig di cmunicazine cn grafia cmprensibile e se attravers cdici, bblig frnitura chiavi di lettura idnee. 7. Se i dati sn inesistenti, il titlare ha diritt ad un cntribut per i csti sstenuti. 3 Struttura rganizzativa aziendale per la gestine della sicurezza dei dati persnali Titlare del Trattament D.S. Luisa Patrizia Mil ha la cmpetenza e la respnsabilità di decidere in merit alle finalità ed alle mdalità di trattament dei dati, nnchè alle misure di sicurezza da adttare Respnsabile del Trattament DSGA Annamaria Mancieri persna prepsta dal Titlare a: 1. Individuare e nminare per iscritt gli incaricati del trattament, insegnand lr, ancra per iscritt, le idnee istruzini; 2. Vigilare sul rispett delle istruzini impartite agli incaricati; 3. Adttare e rispettare le misure di sicurezza indicate dal titlare del trattament; 4. Vigilare sul rispett di dette misure di sicurezza da parte degli incaricati; 5. Evadere tempestivamente tutte le richieste e gli eventuali reclami degli interessati; 6. Evadere tempestivamente le richieste di infrmazini da parte dell Autrità Garante; 7. Interagire cn i sggetti incaricati di eventuali verifiche, cntrlli ispezini; 8. Cmunicare immediatamente al titlare gli eventuali nuvi trattamenti da intraprendere nel prpri settre di cmpetenza, prvvedend alle frmalità di legge; 9. Distruggere i dati persnali in cas di cessazine del trattament degli stessi. Respnsabile del Trattament Prf. Maurizi Salucci 1. Vigilare sul rispett delle istruzini impartite agli incaricati; 2. Adttare e rispettare le misure di sicurezza indicate dal titlare del trattament; 3. Vigilare sul rispett di dette misure di sicurezza da parte degli incaricati; 4. Evadere tempestivamente tutte le richieste e gli eventuali reclami degli interessati; 5. Evadere tempestivamente le richieste di infrmazini da parte dell Autrità Garante; 3

4 Incaricat del Trattament Dcenti e Ata 6. Interagire cn i sggetti incaricati di eventuali verifiche, cntrlli ispezini; 7. Cmunicare immediatamente al titlare gli eventuali nuvi trattamenti da intraprendere nel prpri settre di cmpetenza, prvvedend alle frmalità di legge; 8. Distruggere i dati persnali in cas di cessazine del trattament degli stessi. persna che ha access a dati persnali e cme tale deve: 1. Trattare tutti i dati persnali di cui vengn a cnscenza nell ambit dell svlgiment delle funzini in md lecit e secnd crrettezza; 2. Effettuare la racclta, l elabrazine, la registrazine di dati persnali esclusivamente per l svlgiment delle prprie mansini; 3. Accedere unicamente alle banche dati cme indicate dai superiri; 4. Aggirnare trimestralmente tutte le banche dati cui hann access; 5. Evitare di creare banche dati nuve senza espressa autrizzazine del titlare del respnsabile incaricat; 6. Mantenere asslut rispett sui dati persnali di cui vengn a cnscenza nell esercizi delle lr funzini; 7. Evitare di asprtare supprti infrmatici cartacei cntenenti dati persnali di terzi senza autrizzazine del titlare. 4 Dveri dell Incaricat L'incaricat dvrà rispettare le istruzini impartite dal Titlare dal Respnsabile. In particlare dvrà: prcedere alla racclta di dati persnali, anche mediante l'apprvazine di appsiti mduli di racclta; cnsegnare agli interessati, al mment della racclta dei dati, il mdul cntenente l'infrmativa, salv che l'infrmativa medesima sia stata frnita direttamente dal titlare dal respnsabile; raccgliere, sempre al mment della racclta dei dati, il cnsens espress, dcumentat per iscritt, degli interessati ai trattamenti previsti, salv che a ciò abbian prvvedut direttamente il titlare il respnsabile, e salv i casi di esner previsti dalla stessa legge; trattare i dati persnali in md lecit e secnd crrettezza, nella misura necessaria e sufficiente alle finalità prprie della banca dati nella quale vengn inseriti; verificare, ve pssibile, che sian esatti e prvvedere, se necessari, al lr aggirnament; verificare che sian pertinenti, cmpleti e nn eccedenti le finalità per le quali sn stati racclti successivamente trattati, secnd le indicazini ricevute dal Titlare dal Respnsabile del Trattament; adttare, nel trattament dei dati, tutte le misure di sicurezza che sian indicate, ggi in futur, dal titlare dal respnsabile, in particlare dvrà quant di seguit precisat: a) per le banche dati infrmatiche, utilizzare sempre il prpri cdice di access persnale, evitand di perare su terminali altrui e/ di lasciare apert il sistema perativ cn la prpria passwrd inserita in cas di allntanament anche temprane dal pst di lavr, al fine di evitare trattamenti nn autrizzati e di cnsentire sempre l'individuazine dell'autre del trattament; b) trattare i sli dati la cui cnscenza sia necessaria e sufficiente per l svlgiment delle perazini da effettuare; c) cnservare i supprti infrmatici e/ cartacei cntenenti i dati persnali in md da evitare che detti dcumenti sian accessibili a persne nn autrizzate al trattament dei dati medesimi; d) cn specific riferiment agli atti e dcumenti cartacei cntenenti dati persnali ed alle lr cpie, restituire gli stessi al termine delle perazini affidate; e) cpie di dati persnali su supprti amvibili sn permesse sl se parte del trattament, cpie di dati sensibili devn essere espressamente autrizzate dal respnsabile del trattament. In gni cas tali supprti devn avere un etichetta che li identifichi e nn devn mai essere lasciati incustditi; f) in cas si cnstati si sspetti un incidente di sicurezza deve essere data immediata cmunicazine al respnsabile del trattament; 4

5 segnalare al titlare al respnsabile eventuali circstanze che rendan necessari d pprtun l'aggirnament delle predette misure di sicurezza al fine di ridurre al minim i rischi di distruzine perdita, anche accidentale, dei dati, di access nn autrizzat di trattament nn cnsentit nn cnfrme alle finalità della racclta; effettuare la cmunicazine e la diffusine dei dati esclusivamente ai sggetti indicati dal titlare dal respnsabile e secnd le mdalità stabilite dai medesimi; mantenere, salv quant precisat al punt precedente, la massima riservatezza sui dati persnali dei quali si venga a cnscenza nell svlgiment dell'incaric, per tutta la durata del medesim ed anche successivamente al termine di ess; svlgere, in gni cas, il trattament dei dati persnali per le finalità e secnd le mdalità stabilite, anche in futur, dal titlare e dal respnsabile e, cmunque, in md lecit e secnd crrettezza; frnire al titlare al respnsabile, a semplice richiesta e secnd le mdalità indicate da questi, tutte le infrmazini relative all'attività svlta, al fine di cnsentire lr di svlgere efficacemente la prpria attività di cntrll; in generale, prestare la più ampia e cmpleta cllabrazine al titlare ed al respnsabile al fine di cmpiere tutt quant sia necessari ed pprtun per il crrett espletament dell'incaric nel rispett della nrmativa vigente; rispettare, nella cnservazine, le misure di sicurezza predispste. In gni perazine di trattament dvrà essere garantita la massima riservatezza; verificare, in cas di allntanament anche temprane dal pst di lavr, che terzi, anche se dipendenti, nn pssan accedere a dati nn di lr pertinenza chiudend classificatri, cassetti e prta dell uffici dve i dati vengn mantenuti ed inserend passwrd su salvascherm del PC; cnsegnare i dcumenti direttamente all interessat utilizzand cartelline buste nn trasparenti; inviare telefax e psta elettrnica cn utilizz della dicitura di cui in allegat 1; L incaricat prende att che pererà stt la diretta autrità del Titlare del Respnsabile, i quali avrann facltà di revcare in gni mment il presente incaric, senza che l incaricat pssa avanzare eventuali pretese e fatt salv il risarciment del dann eventualmente subit. Le revche sarann effettuate cn effett immediat e senza bblig di preavvis. 5 Attuazini pratiche LINEE GUIDA IN MATERIA DI SICUREZZA PER IL DOCENTE INCARICATO DEL TRATTAMENTO Vengn di seguit indicate le misure perative da adttare per garantire la sicurezza dei dati persnali : - Custdire in appsit armadi dtat di serratura nella stanza individuata cme sala prfessri dell edifici i seguenti dcumenti: 1. Registr persnale. - Cnsegnare alla segreteria per l inseriment nel fascicl persnale cntenente i dati sensibili: 1. Certificati medici esibiti dagli alunni a giustificazine delle assenze 2. Qualunque altr dcument cntenente dati persnali sensibili degli alunni Verificare la crretta funzinalità dei meccanismi di chiusura dell armadi, segnaland tempestivamente al respnsabile di sede eventuali anmalie. - Cnsegnare il registr di classe al cllabratre sclastic incaricat, al termine delle attività didattiche girnaliere, per la sua custdia in appsit armadi dtat di serratura nella stanza individuata cme sala prfessri dell edifici. - Seguire le istruzini del dcente respnsabile dell aula di infrmatica. - Seguire le istruzini del dcente respnsabile di sede nel cas di trattament dei dati persnali per fini diversi da quelli relativi ai punti 1 e 2. - Tutte le cmunicazini indirizzate agli uffici, ad altr persnale della scula e al dirigente sclastic debbn essere cnsegnate in busta chiusa al respnsabile di sede al prtcll della sede centrale. Nn è cnsentit, se nn espressamente autrizzat, l utilizz del fax, della psta elettrnica e dei cllegamenti alla rete internet per il trattament dei dati persnali. Per i dcenti che utilizzan l aula di infrmatica (nel cas di trattament di dati persnali) e per il respnsabile dell aula di infrmatica: Seguire le seguenti istruzini perative per l utilizz dei persnal cmputers: Nn lasciare flppy disk, cartelle altri dcumenti a dispsizine di estranei; Nn cnsentire l access ai dati a sggetti nn autrizzati; Riprre i supprti in md rdinat negli appsiti cntenitri e chiudere a chiave classificatri e armadi dve sn custditi; Scegliere una passwrd cn le seguenti caratteristiche: 1. riginale 2. cmpsta da tt caratteri 3. che cntenga almen un numer 4.che nn sia facilmente intuibile, evitand il nme prpri, il nme di cngiunti, date di nascita e cmunque riferimenti alla prpria persna lavr facilmente ricstruibili curare la cnservazine della prpria passwrd ed evitare di cmunicarla ad altri; cambiare peridicamente (almen una vlta gni tre mesi) la prpria passwrd; mdificare prntamente (ve pssibile) la passwrd assegnata dal custde delle credenziali; 5

6 trascrivere su un bigliett chius in busta sigillata e cntrfirmata la nuva passwrd e cnsegnarla al custde delle credenziali; spegnere crrettamente il cmputer al termine di gni sessine di lavr; nn abbandnare la prpria pstazine di lavr senza aver spent la pstazine di lavr aver inserit un screen saver cn passwrd; cmunicare tempestivamente al Titlare al Respnsabile qualunque anmalia riscntrata nel funzinament del cmputer; utilizzare le seguenti regle per la psta elettrnica: 1. nn aprire dcumenti di cui nn sia certa la prvenienza 2. nn aprire direttamente gli allegati ma salvarli su disc e cntrllarne il cntenut cn un antivirus 3. cntrllare accuratamente l indirizz dei destinatari prima di inviare dati persnali Il redattre Prf. Salucci Maurizi Il Titlare per la Tutela dei Dati Istitut Cmprensiv G. Pascli Tramnti (SA) rappresentat dal Dirigente Sclastic Prf.ssa Luisa Patrizia Mil 6