PIANO DI RAZIONALIZZAZIONE DELLE RISORSE INFORMATICHE E TECNOLOGICHE

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1 SERVIZIO COMUNALI SERVICE PIANO DI RAZIONALIZZAZIONE DELLE RISORSE INFORMATICHE E TECNOLOGICHE Approvato con Deliberazione della Giunta Comunale n... del././ 1

2 SERVIZIO COMUNALI SERVICE INDICE CAPO I... 3 OBIETTIVI -AMBITO DI APPLICAZIONE -TEMPI DI ATTUAZIONE - SERVIZIO COMPETENTE... 3 ART. 1 - OBIETTIVI... 3 ART. 2 - AMBITO DI APPLICAZIONE... 3 ART. 3 - TEMPI DI ATTUAZIONE... 3 ART. 4 - SERVIZIO COMPETENTE... 3 CAPO II... 4 ART. 5 - DOTAZIONI HARDWARE E SOFTWARE Acquisto Sostituzioni Stampanti Postazioni di lavoro Software Posta Elettronica Ambito dell intervento tecnico Open source e Open data... 6 ART. 6 - DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI... 6 ART. 7 - TELEFONIA FISSA... 7 CAPO III... 8 MODALITÀ DI ASSEGNAZIONE DELLE RISORSE INFORMATICHE... 8 ART. 8 -MODALITÀ DI ASSEGNAZIONE DELLE RISORSE IT... 8 a) Giunta Comunale Presidente del Consiglio Segretario Generale Capo di Gabinetto... 8 b) Vice Presidenti del Consiglio... 8 c) Consiglieri Comunali... 9 d) Dirigenti... 9 e) Funzionari dotati di Particolare Posizione Organizzativa... 9 f) Funzionari... 9 g) Altro personale di servizio

3 SERVIZIO COMUNALI SERVICE CAPO I OBIETTIVI -AMBITO DI APPLICAZIONE -TEMPI DI ATTUAZIONE - SERVIZIO COMPETENTE ART. 1 - OBIETTIVI 1. Il presente Piano, formato in coerenza e nel rispetto della normativa vigente in tema di tecnologie dell informazione e delle comunicazioni, disciplina in termini di efficacia ed efficienza le modalità di acquisto ed assegnazione delle risorse informatiche dell Ente (hardware e software), della loro implementazione, in un ottica di dematerializzazione dei documenti cartacei, nonché gli interventi tecnici da praticare sulle stesse. 2. In applicazione di quanto stabilito nel Regolamento per l utilizzo degli strumenti e dei servizi di telefonia e modalità di controllo, approvato con Deliberazione di Consiglio Comunale n. 62 del 20/07/2010, il Piano si prefigge di razionalizzare e uniformare le dotazioni informatiche dell Ente secondo i principi generali di efficacia e efficienza, per risparmiare tempo e ridurre le spese. 3. I principali obiettivi che il Piano si propone di raggiungere sono: a) limitare i costi di acquisto delle attrezzature; b) ridurre il parco hardware e software ed i relativi costi di manutenzione; c) contenere il numero di richieste di intervento; d) diminuire l acquisto di materiali di consumo; e) evitare consumi superflui e migliorare l efficienza energetica; f) ottimizzare i tempi di gestione e di erogazione dei servizi. ART. 2 - AMBITO DI APPLICAZIONE 1. Gli strumenti, i servizi e gli utenti oggetto del presente Piano sono quelli definiti nell art. 2 del Regolamento per l utilizzo degli strumenti e dei servizi di telefonia e modalità di controllo, approvato con Deliberazione di Consiglio Comunale n. 62 del 20/07/2010. ART. 3 - TEMPI DI ATTUAZIONE 1. Il presente Piano esplicherà i suoi effetti, dal 1 gennaio 2012 al 31 dicembre Al termine di ogni anno sarà predisposta, a cura del Servizio Informatico Comunale, una relazione concernente i progressi e le attività svolte. ART. 4 - SERVIZIO COMPETENTE 1. L attuazione e il monitoraggio del Piano, nonché tutte le attività inerenti gli acquisti, le manutenzioni, le sostituzioni, le assegnazioni degli strumenti, di cui agli articoli successivi, sono di esclusiva competenza del Servizio Informatico Comunale, salvo per quanto concerne la telefonia mobile. 3

4 SERVIZIO COMUNALI SERVICE CAPO II DOTAZIONI HARDWARE E SOFTWARE - DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI TELEFONIA FISSA ART. 5 - DOTAZIONI HARDWARE E SOFTWARE 5.1. Acquisto 1. Nell approvvigionamento di beni e servizi, si conferma la priorità del ricorso alle convenzioni Consip attive o agli acquisti tramite MEPA (Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione). 2. Gli acquisti in via autonoma, secondo le procedure di legge, potranno, in subordine e lavvode valutato più conveniente, essere attivati, nel rispetto dei relativi parametri di qualità/prezzo, fermi restando gli aspetti qualitativi dei prodotti da fornire, al fine di porre in essere un piano di acquisti adeguato alle esigenze dei vari uffici. 5.2 Sostituzioni 1. Di norma non si procederà alla sostituzione di personal computers e/o di stampanti, prima del termine di 4 anni dal loro acquisto, termine stimato di un ciclo di vita ordinario dell apparecchiatura. 2. La sostituzione di personal computers e/o di stampanti potrà essere anticipata, rispetto allo scadere del termine di cui sopra, nei seguenti casi: - in caso di guasto, qualora la valutazione dei tecnici, relativa alla sua riparazione, dia esito sfavorevole; - la rilevazione di particolari necessità, da parte di determinati uffici, di operare con applicativi mirati e con apparecchiature specifiche (ad es. ufficio Cartografico o postazioni di emissione CIE). In tal caso l apparecchio in questione, prima di essere dismesso, verrà riutilizzato in ambiti in cui sono richieste performance inferiori. 5.3 Stampanti 1. Si dovrà incentivare la diffusione di stampanti di rete, ubicate in spazi comuni, al fine di porre in essere risparmi in termini di riduzione di costi di acquisto, di gestione, di manutenzione, di materiali di consumo (carta, toner e cartucce), e di energia elettrica. 2. Per motivate esigenze, da attestarsi a cura del dirigente di riferimento e da vagliarsi a cura del Servizio Informatico Comunale, sarà consentita l installazione di stampanti locali, ivi comprese quelle a colori; in tal caso, per le stesse motivazioni di risparmio sopra elencate, le stampanti laser saranno da preferire rispetto alle stampanti a getto d inchiostro. 3. E necessario privilegiare, per tutta la documentazione ad uso interno, la stampa su carta riciclata e in modalità fronte/retro. 4. L utilizzo delle stampanti a colori, sempre in un ottica di risparmio, dovrà essere limitato alle sole parti di documento che lo richiedono, procedendo alla stampa in bianco e nero su una normale stampante laser, per il resto delle pagine. 5.4 Postazioni di lavoro 1. Nell intento di ridurre il parco hardware, ad ogni utente verrà assegnata una sola postazione di lavoro (di norma costituita da: personal computer fisso, monitor e stampante, quest ultima solo se 4

5 SERVIZIO COMUNALI SERVICE non già in rete). Laddove si verifichi la necessità, per un utente, di operare su più sedi, questi potrà essere dotato di personal computer portatile in sostituzione del personal computer fisso; 2. L assegnazione del personal computer portatile prevede la restituzione di quello fisso e l installazione di tastiera, mouse e monitor per facilitarne l utilizzo nella propria postazione di lavoro. 3. L utente dovrà essere titolare della propria postazione di lavoro, che lo seguirà in ogni suo eventuale spostamento all interno dell ente, al fine di ottimizzare i tempi di reinstallazione. 4. Quanto previsto al punto precedente non si applica al caso di postazioni particolarmente complesse o con dotazioni hardware particolari (vedi postazioni CIE). Altre eventuali tipologie di deroghe, saranno ammesse solo se adeguatamente motivate dal dirigente competente ed a seguito di opportuno vaglio da parte del Servizio Informatico Comunale. 5. In caso di cessazione del rapporto di lavoro, senza sostituzione del dipendente, la postazione di lavoro stessa non più utilizzata potrà, se valutato opportuno dal Servizio Informatico Comunale, essere ritirata. In particolare il personal computer sarà formattato a cura dei tecnici competenti e collocato presso il magazzino del SIC, a disposizione per eventuali future assegnazioni. 6. Sarà compito del Sevizio Personale, così come già previsto nel comma 6, dell art. 5 Gestione delle password e degli account- del Regolamento per l utilizzo degli strumenti e dei servizi di telefonia e modalità di controllo, approvato con Deliberazione di Consiglio Comunale n. 62 del 20/07/2010, aggiornare tempestivamente le variazioni del personale sulla intranet, in modo da consentire al SIC l effettuazione delle attività di cui al precedente comma. 5.5 Software 1. Al fine di limitare il numero di interventi sulla parte software, è uniformato l uso dei sistemi operativi utilizzati all interno dell Ente, ed è inibita, sia la possibilità di installazione di programmi diversi da quelli forniti in dotazione sul personal computer della propria postazione di lavoro, sia la modifica della configurazione del personal computer in dotazione, senza la preventiva autorizzazione dell Amministratore di Sistema. (AdS). 5.6 Posta Elettronica 1. Dovrà essere incentivato l uso della posta elettronica intranet, via web, per consentire la memorizzazione dei dati su un server centralizzato e per facilitare le attività di manutenzione in modalità remoto. 2. Si potranno prevedere anche installazioni di postazioni client in locale (con gestione della posta elettronica centralizzata), secondo lo standard stabilito dall Ente, previa autorizzazione del dirigente competente e del SIC, sulle postazioni degli utenti che, per lo svolgimento della propria attività lavorativa, abbiano la necessità di gestire una mole notevole di ed una agenda condivisa con i propri colleghi e superiori. 3. Il Servizio Informatico Comunale procederà gradualmente ad uniformare i software applicativi di posta elettronica esistenti, secondo le specifiche di cui ai precedenti commi. 4. Relativamente alla casella di posta elettronica istituzionale, si richiama quanto previsto dall art. 12 Gestione e utilizzo della posta elettronica, del Regolamento per l utilizzo degli strumenti informatici e dei servizi di telefonia e modalità di controllo approvato con DCC n.62 del 20/7/010 5

6 SERVIZIO COMUNALI SERVICE 5.7 Ambito dell intervento tecnico 1. Gli interventi tecnici di manutenzione, installazione, sostituzione sia Hardware che Software, descritti nel presente piano, sono applicabili esclusivamente su strumenti di proprietà dell Ente. 2. In via straordinaria è possibile, previa compilazione e sottoscrizione di apposita liberatoria a tutela reciproca ed al fine di evitare ogni eventuale contenzioso, effettuare interventi tecnici o di assistenza, su apparecchiature personali (non di proprietà dell Ente), sentito il parere del SIC, sulla base di specifica e motivata richiesta scritta del dirigente responsabile o, in caso di Amministratori, del Segretario generale, nel caso in cui si verifichino le seguenti condizioni: - l intervento risulti strettamente necessario allo svolgimento delle proprie mansioni lavorative presso l Ente; - l Ente non abbia provveduto a dotare l utente di apposita apparecchiatura, idonea allo svolgimento della mansione affidatagli. 3. La succitata liberatoria deve essere compilata e sottoscritta dall interessato, anche in caso di attivazione del wi-fi del Salone Consiliare su apparecchiature personali appartenenti ai giornalisti presenti durante le sedute del Consiglio Comunale. 5.8 Open source e Open data 1. Richiamata la più ampia disciplina dell open government, cioè una dottrina in base alla quale la pubblica amministrazione deve essere aperta ai cittadini, tanto in termini di trasparenza quanto di partecipazione diretta al processo decisionale, anche attraverso il ricorso alle nuove tecnologie dell'informazione e della comunicazione, l Ente si impegna a sperimentare, laddove ritenuto praticabile, strumenti e applicazioni: 1.1. "open source": software i cui autori, detentori dei diritti, ne permettono, anzi ne favoriscono il libero studio e l'apporto di modifiche da parte di altri programmatori indipendenti; 1.2. "open data : software che consentano la disponibilità di dati liberamente accessibili. ART. 6 - DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI 1. Si dovrà procedere ad una graduale e costante dematerializzazione dei documenti nell obiettivo di porre in essere un notevole miglioramento della comunicazione e della trasmissione dei documenti stessi per via elettronica e ad un cospicuo risparmio nei tempi di gestione dei servizi, nella produzione del cartaceo e nella riduzione dei materiali di consumo per le stampanti. 2. Per ottemperare a quanto sopra espresso, si dovrà: a. potenziare l utilizzo dei software gestionali interni, tra cui: - il Self-Service del Dipendente (SSD), in collaborazione con l Ufficio Personale, grazie al quale i dipendenti hanno già la possibilità di consultare, tramite accesso web e con credenziali personali sicure, il proprio cartellino, il CUD e il cedolino paga, e di gestire le richieste dei congedi e dei permessi; in riferimento a tale Software, dovranno essere attivate ulteriori funzionalità eliminando del tutto la circolazione di moduli cartacei per ridurre ulteriormente i tempi di autorizzazione e di trasferimento delle richieste agli uffici del Personale. - il Protocollo Informatico con l archiviazione documentale e l attivazione della interoperabilità informatica tra protocolli (IOP), per la gestione telematica dei documenti in entrata e in uscita, con alcuni fornitori/enti già dotati di tale sistema, risparmiando, 6

7 SERVIZIO COMUNALI SERVICE anche in questo caso, sulla produzione del cartaceo e migliorando lo scambio di informazioni con alcuni Enti e fornitori; b. estendere la creazione della casella di posta elettronica intranet, via web, individuale per ogni dipendente, dedicata a comunicazioni e trasmissione di documenti elettronici, c. utilizzare, per le comunicazioni ufficiali, che necessitano di registrazione formale al protocollo, la posta interna del nuovo protocollo informatico IRIDE; d. estendere gli iter dei procedimenti interni all Ente (ad es. liquidazione delle fatture), in formato elettronico, su Iride, per una gestione totalmente digitale, senza la circolazione del cartaceo; e. valorizzare l utilizzo della PEC istituzionale dell Ente (protocollo@pec.comune.aosta.it) per lo scambio dei documenti digitali, in sostituzione delle onerose raccomandate cartacee con ricevuta di ritorno, attraverso l utilizzo del protocollo di Iride; f. utilizzare, ove possibile, la firma digitale per sottoscrivere i documenti elettronici, a tale scopo i responsabili dei procedimento ed eventualmente delle istruttorie, saranno dotati di firma digitale;; g. condividere e diffondere le informazioni interne, tramite la Intranet comunale; h. condividere e diffondere le informazioni con cittadini e imprese tramite il Sito web ( i. valorizzare ed implementare le nuove funzionalità dei Servizi on line, già fruibili tramite il Sito web ( ART. 7 - TELEFONIA FISSA 1. Relativamente al traffico voce interno all Ente, al fine di estendere i risparmi sui costi di telefonia fissa e di gestione dei terminali telefonici, ottenuti con l introduzione della tecnologia VOIP, si dovrà procedere con una graduale attivazione della nuova rete telefonica, a tutte le sedi periferiche del Comune ed agli uffici non ancora inclusi nella stessa. 2. Per quanto riguarda il traffico voce verso l esterno, in riferimento alla tecnologia VOIP che consente comunicazioni telefoniche a costo zero, sfruttando la connettività internet: - si manterrà la funzionalità già in uso tra il Comune e la società partecipata In.Va s.p.a.. - si potrà prevedere di estendere tale funzionalità anche verso gli enti pubblici della regione. 3. Al fine di contenere i costi relativi al noleggio degli apparecchi telefonici che, in relazione al contratto di fonia in essere, una volta raggiunto il limite del numero pattuito, -285 telefoni di diverse tipologie- si incrementano in ragione di ogni unità aggiuntiva installata, ci si dovrà attenere alle seguenti indicazioni: - occorrerà sfruttare al meglio la dotazione esistente, promuovendo anche, laddove ritenuto praticabile, la condivisione dello stesso apparecchio fra più utenti; - l acquisto di ulteriori apparecchi sarà limitato a casi di particolare rilevanza e subordinato all approvazione del dirigente competente, per quanto riguarda le necessità relative ai dipendenti, del Segretario Generale in riferimento alle richieste da parte di Amministratori e vagliati, da ultimo, dal Servizio Informatico Comunale. 7

8 SERVIZIO COMUNALI SERVICE - in caso di cessazione del rapporto di lavoro, senza sostituzione del dipendente, si procederà al ritiro dell apparecchio dato in dotazione e, se valutato opportuno dal Servizio Informatico Comunale, al suo ricovero presso il magazzino dello stesso SIC, a disposizione per eventuali future assegnazioni CAPO III MODALITÀ DI ASSEGNAZIONE DELLE RISORSE INFORMATICHE ART. 8 -MODALITÀ DI ASSEGNAZIONE DELLE RISORSE IT 1. In riferimento a quanto già previsto nel citato Regolamento per l utilizzo degli strumenti informatici e dei servizi di telefonia e modalità di controllo, l assegnazione di un personal computer portatile prevede la restituzione di quello fisso e l eventuale installazione di tastiera, mouse e monitor per facilitarne l utilizzo dalla propria postazione; a tal proposito si richiama quanto gia espresso nel precedente punto Postazioni di lavoro, dell art L utilizzo del personale computer portatile è soggetto alle stesse regole previste per i personal computer fissi connessi in rete e non è pertanto cedibile a terzi estranei all Ente o utilizzabile per fini non istituzionali; 3. L Amministrazione si riserva la facoltà di revocare, previa contestazione agli utenti, la dotazione di risorse informatiche e tecnologiche (hardware e software), qualora si verificassero casi di non corretto utilizzo, nonché di inutilizzo delle stesse; 6. Fermo restando quanto espresso nei paragrafi precedenti, l assegnazione delle risorse IT (hardware e software) ai raggruppamenti di utenti sotto riportati, sarà la seguente: a) Giunta Comunale Presidente del Consiglio Segretario Generale Capo di Gabinetto - Telefono d ufficio; - Telefono cellulare (i criteri di assegnazione della telefonia mobile sono definiti in base a quanto previsto dalla deliberazione della Giunta comunale n. 86 del 29/04/2011); - Personal computer fisso o personal computer portatile; - Stampante locale; - Posta Elettronica web e client standard stabilito dall Ente; - Servizio Traveler per condivisione della posta elettronica tra il personal computer d ufficio e il telefono cellulare; - Accesso alla intranet; - Accesso ad Internet (con Facebook e Youtube); - Accesso alla rete wi-fi del salone consiliare; - Casella di posta elettronica dell ufficio o istituzionale; - Casella di posta elettronica individuale; - Casella di posta elettronica certificata. b) Vice Presidenti del Consiglio - Telefono cellulare (i criteri di assegnazione della telefonia mobile sono definiti in base a quanto previsto dalla deliberazione della Giunta comunale n. 86 del 29/04/2011); 8

9 SERVIZIO COMUNALI SERVICE - Accesso alla rete wi-fi del salone consiliare; - Casella di posta elettronica individuale; - Casella di posta elettronica certificata. c) Consiglieri Comunali - Telefono cellulare (i criteri di assegnazione della telefonia mobile sono definiti in base a quanto previsto dalla deliberazione della Giunta comunale n. 86 del 29/04/2011); - Accesso alla rete wi-fi del salone consiliare; - Casella di posta elettronica individuale; - Casella di posta elettronica certificata. d) Dirigenti - Telefono d ufficio; - Telefono cellulare (i criteri di assegnazione della telefonia mobile sono definiti in base a quanto previsto dalla deliberazione della Giunta comunale n. 86 del 29/04/2011); - Personal computer fisso o personal computer portatile; - Stampanti in locale; - Posta Elettronica web e client standard stabilito dall Ente; - Accesso alla intranet; - Accesso ad Internet (con Facebook e Youtube); - Casella di posta elettronica dell ufficio o istituzionale; - Casella di posta elettronica individuale. e) Funzionari dotati di Particolare Posizione Organizzativa - Telefono d ufficio; - Telefono cellulare (i criteri di assegnazione della telefonia mobile sono definiti in base a quanto previsto dalla deliberazione della Giunta comunale n. 86 del 29/04/2011); - Personal computer fisso o personal computer portatile; - Posta Elettronica web e client standard stabilito dall Ente; - Accesso alla intranet; - Accesso ad Internet (senza Facebook e Youtube); - Casella di posta elettronica dell ufficio o istituzionale; - Casella di posta elettronica individuale. f) Funzionari - Telefono d ufficio; - Telefono cellulare, se ritenuto opportuno ed autorizzato dal dirigente responsabile (i criteri di assegnazione della telefonia mobile sono definiti in base a quanto previsto dalla deliberazione della Giunta comunale n. 86 del 29/04/2011); - Personal computer fisso (oppure, in caso di comprovate esigenze di servizio, Personal computer portatile previa autorizzazione del dirigente competente, sentito il parere del SIC); - Posta Elettronica web e client standard stabilito dall Ente; 9

10 SERVIZIO COMUNALI SERVICE - Accesso alla intranet; - Accesso ad Internet (senza Facebook e Youtube); - Casella di posta elettronica dell ufficio o istituzionale; - Casella di posta elettronica individuale. g) Altro personale di servizio - Telefono d ufficio; - Telefono cellulare, se ritenuto opportuno ed autorizzato dal dirigente responsabile (i criteri di assegnazione della telefonia mobile sono definiti in base a quanto previsto dalla deliberazione della Giunta comunale n. 86 del 29/04/2011); - Personal computer fisso (oppure, in caso di comprovate esigenze di servizio, Personal computer portatile previa autorizzazione del dirigente competente, sentito il parere del SIC); - Posta Elettronica web (o client standard stabilito dall Ente, su autorizzazione del dirigente responsabile e del SIC); - Accesso alla intranet - Accesso ad Internet se autorizzati dal dirigente competente (senza facebook e senza Youtube); - Caselle di Posta elettronica individuale; - Casella di Posta elettronica dell ufficio o istituzionale; 7. L Amministrazione provvede a ritirare la dotazione affidata ad Amministratori e Consiglieri quando questi cessino dal loro mandato elettivo, così come già previsto per i dipendenti comunali nel caso di cessazione del loro rapporto di lavoro. 8. L attuazione e il monitoraggio di quanto disposto ai punti precedenti, sono di esclusiva competenza del Servizio Informatico Comunale. 10