Regolamento Aziendale Saf Acli srl

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1 Regolamento Aziendale Saf Acli srl Il presente regolamento di SAF ACLI S.r.l. esprime i principi, i valori e le norme di comportamento di tutti coloro che a vario titolo lavorano, operano o collaborano con l Azienda in maniera continuativa. In esso sono enunciati i principi secondo cui dovranno essere condotte le attività presso l Azienda per il buon funzionamento dei servizi offerti dalla stessa e per la corretta amministrazione del personale. Oltre al presente regolamento il personale è tenuto all osservazione delle norme del contratto nazionale applicato, delle leggi vigenti e delle procedure aziendali. Per chiarimenti in merito al regolamento potete contattare l Ufficio Personale. 1. DEFINIZIONE REFERENTI AZIENDALI In SAF ACLI S.r.l. sono presenti 4 aree: la Direzione, l Area Lavoro Domestico, l Ufficio Amministrativo e l Ufficio Personale. Per le comunicazioni inerenti il rapporto di lavoro tutto il personale dovrà relazionarsi direttamente con la Direzione e con l Ufficio Personale. L Ufficio Personale raccoglie, attraverso il gestionale, le informazioni relative a ferie/permessi, malattie, uscite, etc., debitamente richieste dal dipendente ed autorizzate dalla Direzione, al fine di gestire correttamente l elaborazione dei cedolini paga e le comunicazioni agli enti competenti, laddove necessario. 2. REGISTRAZIONE DELLE PRESENZE Giunto sul luogo di lavoro il dipendente effettua la registrazione della sua presenza accedendo tramite computer al gestionale all indirizzo: si autentica con username e password e clicca la dicitura inizio lavoro. La timbratura va effettuata non oltre i 15 minuti dall entrata in ufficio. Alla fine della giornata lavorativa il dipendente si collega al gestionale e clicca la dicitura fine lavoro. Viene richiesta la timbratura anche per la pausa pranzo. Nel caso in cui non fosse possibile effettuare la timbratura per motivi tecnici o di altro genere o ci si dimentichi di timbrare deve esserne data comunicazione all Ufficio Personale (in cc la Direzione) che provvederà ad annotare l orario. Al dipendente si raccomanda di timbrare : all inizio dell orario di lavoro (INIZIO LAVORO); all inizio della pausa pranzo (FINE LAVORO); al termine della pausa pranzo (INIZIO LAVORO); al termine dell orario di lavoro (FINE LAVORO). Ai quadri è fatto obbligo di timbrare solo la presenza, sempre attraverso gestionale. I lavoratori che lavorano in modalità di telelavoro timbrano solo l inizio del lavoro, sempre attraverso gestionale. La Direzione si riserva di concedere modalità di registrazione delle presenze differenti da quelle sopra descritte in base a comprovate necessità organizzative o personali, indicando tali modalità. 1

2 3. ORARIO DI LAVORO L orario di lavoro full time è dalle 9.00 alle e dalle alle Per tutti i lavoratori (sia full time che con orari ridotti) è consentita la flessibilità sia in entrata che in uscita, anticipando l entrata alle ore 8.00 e l uscita alle ore (per i full time) o all ora concordata (per i part time), sempre comunque dopo aver lavorato le ore stabilite dal contratto. La flessibilità oraria deve tenere in considerazione l organizzazione del lavoro, l agenda degli appuntamenti e non deve impattare negativamente sull impianto lavorativo. L orario di lavoro, nel quadro delle relative norme di legge e contrattuali, è strettamente personale e viene comunicato al dipendente all atto dell assunzione. Nel corso dell attività lavorativa, l orario di lavoro potrà subire temporanei cambiamenti per esigenze di carattere tecnico-organizzativo. Tali cambiamenti, salvo casi eccezionali ed urgenti, saranno comunicati per tempo ai singoli lavoratori. Il massimo ritardo giornaliero tollerato è di 30 minuti; sino a 30 minuti di ritardo questo potrà essere recuperato nella stessa giornata lavorativa, al termine della stessa. Oltre i 30 minuti di ritardo, il periodo di ritardo verrà scalato dal monte ore permessi, in base all orario di arrivo. In caso di ripetuti ritardi, si applicheranno i provvedimenti disciplinari presenti nel Contratto Nazionale del Lavoro. È vietato ritornare o trattenersi sul posto di lavoro al di fuori dell orario normale di lavoro, senza preventiva autorizzazione. È vietato abbandonare il posto di lavoro senza averne dato comunicazione e ottenuto l autorizzazione dalla Direzione. Chi ne avesse la necessità potrà permanere nei locali aziendali per l intera durata della pausa pranzo. In accordo con la Direzione e tenendo conto delle esigenze di carattere tecnico-organizzativo, il lavoratore potrà chiedere di effettuare, ogni mese, 1 o 2 giorni di lavoro in modalità di telelavoro. Per concordare giorno, tempistiche e modalità per l effettuazione del telelavoro, il dipendente deve prendere i contatti direttamente con la Direzione, poi con l ufficio personale. Tutte le richieste di telelavoro, sia continuativo che a giornate devono avvenire in forma scritta attraverso la compilazione e sottoscrizione del modulo specifico Mod_Atl Autorizzazione Telelavoro 4. PERMESSI E FERIE Le richieste di permessi e ferie devono essere preventivamente approvate dalla Direzione e comunicate all Ufficio Personale. Il dipendente, con almeno 48 ore di preavviso, compila la richiesta di permesso e di ferie accedendo al gestionale alla voce Gestione Permessi o Gestione ferie. In caso di urgenze, il dipendente avverte telefonicamente la Direzione e l Ufficio Personale e compila la richiesta a posteriori. I permessi potranno essere richiesti su base minima e per multipli di 30 minuti. Eventuali chiusure estive/invernali dell Azienda sono comunicate dall Ufficio Personale e prevedono l utilizzo di ferie e permessi maturati e maturandi. Il piano ferie per il periodo 01/06-31/5 deve essere presentato alla Direzione dal singolo lavoratore entro e non oltre il 31/3 di ogni anno e dovrà comprendere, come stabilito dalle leggi vigenti e dal CCNL due settimane di ferie consecutive e il resto del periodo, maturato nell anno, in periodi anche più brevi. Si ricorda che il CCNL prevede lo smaltimento delle ferie entro e non oltre 18 mesi dalla maturazione delle stesse. A titolo esemplificativo, entro il 30/06/2017 dovranno essere dunque smaltite tutte le ferie maturate al 31/12/

3 5. ORARIO STRAORDINARIO E RECUPERO ORARIO Per lavoro straordinario si intende il lavoro effettuato, su richiesta della Direzione, oltre l orario di lavoro stabilito dal contratto. Il dipendente che deve effettuare lavoro straordinario si collega al gestionale e compila l apposita sezione indicando la motivazione che ha portato al prolungarsi dell attività lavorativa (chiusura pratica, archiviazione, gestione appuntamenti, ecc ); tale richiesta deve essere autorizzata dalla Direzione. Verranno retribuite solo le ore di lavoro straordinario autorizzate. Il lavoro straordinario viene conteggiato nel seguente modo: il primo blocco di lavoro aggiuntivo è di 1 ora, seguono blocchi di 30 minuti di lavoro aggiuntivo. Al termine dell orario straordinario il lavoratore timbra normalmente l uscita (FINE LAVORO). Non sono previsti straordinari precedenti l orario di entrata (quindi prima delle ore 8.00). Perché sia riconosciuto il lavoro straordinario sono quindi necessarie: la richiesta del lavoratore, la relativa autorizzazione della Direzione, la timbratura. In casi particolari, in cui sia impossibile la preventiva richiesta e approvazione degli straordinari, le richieste potranno essere inviate anche il giorno successivo all effettuazione dell orario straordinario, sempre indicando le motivazioni che hanno portato al prolungarsi dell attività lavorativa. Sono considerati straordinari le ore per frequenza a corsi di formazione, aggiornamento e riunioni sia presso la sede legale dell Azienda che presso la sede degli enti formativi solo nel caso si prolungassero oltre il normale orario di lavoro. Si precisa inoltre che non è previsto il lavoro straordinario per i dipendenti che svolgono l attività lavorativa in modalità di telelavoro. È prevista la possibilità di recuperare le ore in linea con le esigenze lavorative. Tutti i dipendenti hanno accesso al recupero orario (R.O.) ivi compresi quelli a tempo determinato e i dipendenti con contratto part time e orario ridotto, ad eccezione di coloro che lavorano in modalità di telelavoro. Il R.O. funziona nel modo seguente: il lavoratore che ha avuto l autorizzazione ad effettuare ore supplementari rispetto al normale orario di lavoro può richiedere il pagamento di tali ore o scegliere di accantonarle nel recupero orario. Qualora il dipendente dovesse avere bisogno di assentarsi dal lavoro può quindi, in accordo con la Direzione, utilizzare le ore accumulate nel Recupero Orario evitando così la richiesta di permessi. Le ore di lavoro straordinarie vanno a sommarsi alla dotazione del recupero orario, mentre quelle di assenza vanno a diminuire tale dotazione. Alla fine di ogni mese, quando si procede al calcolo e al controllo delle ore lavorate, delle ore di permesso e di eventuali ore di straordinario, al dipendente sarà data facoltà di indicare se e quante ore supplementari intende far confluire nel suo Recupero Orario, considerando che possono confluire nel recupero orario non oltre il 50% delle ore di straordinario lavorate. Le ore cumulate possono essere godute a partire da un minimo di 30 minuti. 3

4 6. USCITE PER SVOLGIMENTO ATTIVITÀ AZIENDALE Per uscite sono da intendersi gli spostamenti esterni alla consueta sede di lavoro, ovvero la sede presso cui si è incaricati, sulla base della pianificazione stabilita dalla Direzione, per il presidio degli sportelli territoriali. Anche le uscite devono essere richieste ed autorizzate dalla Direzione con la compilazione dell apposita richiesta su gestionale alla voce Gestione uscite. È richiesta anche la compilazione dell apposito modulo specifico Mod_Amt Autorizzazione Missione e Trasferta. Si ricorda che nell ambito del rispetto delle norme contrattuali e di legge e del principio dell equivalenza delle mansioni, ciascun dipendente di SAF ACLI S.r.l. potrà essere chiamato a prestare la propria attività lavorativa in altre aree o uffici della stessa, diverse da quella di appartenenza. 7. MALATTIA E INFORTUNIO La malattia di un giorno va comunicata alla Direzione e all Ufficio Personale tramite telefonata, sms o entro la giornata dell assenza. Il certificato medico è richiesto dal secondo giorno di malattia. Il lavoratore che inizia un assenza dal lavoro per malattia o che prosegua la malattia stessa deve darne comunicazione tramite telefonata, sms o alla Direzione e all Ufficio Personale. Se in sede di comunicazione inizio o proseguimento malattia il lavoratore non può fornire indicazioni in merito alla prognosi, è tenuto a dare comunicazione non appena ne verrà a conoscenza da parte del medico curante. Il lavoratore è altresì tenuto a trasmettere il numero di protocollo del certificato medico rilasciatogli. In caso di trasmissione telematica del certificato il lavoratore non è tenuto a produrre copia cartacea. Nel caso in cui per mancato funzionamento dei servizi informatici il medico dovesse rilasciare il certificato medico tradizionale o su carta bianca, il lavoratore è tenuto a trasmetterlo all Azienda e all Inps indicando i dati necessari per il riconoscimento del contributo malattia, entro due giorni dalla data del rilascio, con raccomandata con ricevuta di ritorno, fax, mail o brevi manu. Durante il periodo di malattia il lavoratore è tenuto a rispettare gli orari di reperibilità per le visite fiscali di controllo. In caso di ricovero in luogo di cura (Ospedale, Clinica, ) all atto della dimissione dovrà essere inviato all Azienda il certificato di avvenuto ricovero. In caso di prosecuzione di malattia oltre la dimissione dal luogo di cura, dovrà essere redatto dal medico curante un separato certificato da inviare all Inps e all Azienda nei modi già indicati; ciò anche nel caso in cui nel certificato di dimissioni dal luogo di cura compaia già esplicita menzione alla prognosi. Si precisa che il ricovero in luogo di cura interrompe gli eventuali giorni di prognosi precedentemente già certificati. Per evitare conseguenze economiche e/o disciplinari, si consiglia di verificare all atto del rilascio del certificato medico che non vi siano imprecisioni tali da renderlo nullo. Ogni infortunio sul lavoro deve essere immediatamente portato a conoscenza dell Ufficio Personale che fornirà tutte le indicazioni necessarie per la corretta gestione dello stesso. 4

5 8. RIMBORSI SPESE E CHILOMETRICI Per i rimborsi spese e il rimborso kilometrico tutti i dipendenti dovranno compilare il modulo specifico Mod_Mrs Autorizzazione Rimborsi Spesa e dovranno consegnarlo o inviarlo, previa autorizzazione e/o firma della Direzione, all Ufficio Personale. E obbligatorio allegare al modulo cartaceo i giustificativi di spesa. I rimborsi vengono pagati attraverso il cedolino. Per questa ragione, saranno inseriti nel cedolino del mese di competenza solo ed esclusivamente i rimborsi presentati entro il terzo martedì del mese per il quale si richiede il rimborso. I rimborsi presentati in data successiva saranno inseriti, una volta autorizzati, sul primo cedolino utile. Eventuali differenze tra richieste avanzate e originali verranno conguagliate nel mese seguente alla richiesta. I rimborsi devono essere obbligatoriamente presentati entro 2 mesi dal mese per il quale si richiede il rimborso. Si precisa che sul modulo di rimborso dovranno essere inserite solo le missioni/trasferte autorizzate e dovrà sempre comparire come luogo di partenza della missione/trasferta la sede centrale di lavoro (Milano) e la sede periferica e/o luogo raggiunto; il relativo rimborso sarà invece riconosciuto sull effettivo kilometraggio effettuato. 9. BUONI PASTO Verrà riconosciuto un buono pasto per ogni giornata lavorativa. Per giornata lavorativa si intende la prestazione superiore alle 4 ore con pausa pranzo. Il buono pasto viene riconosciuto solo ed esclusivamente nei giorni di effettiva presenza sul posto di lavoro e di uscita, non nei giorni di recupero. Non viene riconosciuto il buono pasto ai dipendenti in telelavoro e ai dipendenti o quadri che ad altro titolo hanno ricevuto il rimborso spese per pranzo nella stessa giornata. 10. PARTECIPAZIONE AI CORSI DI FORMAZIONE SAF ACLI S.r.l. considera la formazione dei propri dipendenti mezzo fondamentale per fornire l assistenza e la consulenza ai propri clienti e utenti; per questo realizza costantemente attività di aggiornamento e di sviluppo professionale degli stessi con riferimento ai servizi che fornisce, allo scopo di mantenere elevato il livello qualitativo e l apprezzamento dell utenza, ottenendo la fidelizzazione degli stessi. Il dipendente è tenuto a partecipare ai corsi di formazione, necessari alla crescita professionale e al consolidamento dello sviluppo dei servizi sul territorio. Il lavoratore è altresì obbligato a dare il preavviso dell assenza, per consentire all Azienda di organizzare corsi di recupero. 11. MAIL PERSONALE AZIENDALE Tutte le comunicazioni inerenti il proprio rapporto di lavoro dovranno essere comunicate utilizzando la propria mail personale aziendale (nome.cognome@safacli.com). Tale indirizzo verrà utilizzato anche dall Ufficio Personale per comunicazioni inerenti il rapporto di lavoro e per l invio di documentazione di interesse. Inoltre si ricorda che il dipendente non può utilizzare la mail aziendale per comunicazioni massive. 5

6 12. USO E CUSTODIA DELLE APPARECCHIATURE DA LAVORO Telefono, fax, fotocopiatrici, computer, modem e simili sono di proprietà dell'azienda e sono strumenti di lavoro; non è pertanto consentito il loro uso per motivi personali e comunque non dipendenti dall attività lavorativa. L'uso personale, o comunque non dipendente da motivi di lavoro, di telefoni e fax è vietato tanto per le chiamate in uscita quanto per quelle in arrivo, salvo casi particolari gravi ed urgenti. L inosservanza di tale norma è sanzionata come previsto dalla vigente normativa. In caso di furto dei beni aziendali in custodia, il dipendente dovrà autonomamente fare denuncia alle autorità territoriali competenti e presentare l originale della denuncia alla Direzione. In caso di smarrimento dei beni aziendali in custodia, il dipendente è tenuto a darne formale comunicazione alla Direzione. 13. ESIGENZE AZIENDALI E ABBIGLIAMENTO NEGLI UFFICI Pur nel rispetto della libertà della persona, ragionevoli esigenze legate all attività del Sistema ACLI ed il vivere sociale richiedono nell abbigliamento dei dipendenti una diligenza che si concretizzi, fondamentalmente, nel buon gusto e nella cura della persona. 14. PAGAMENTI STIPENDI Il pagamento degli stipendi avverrà entro il 10 di ogni mese; in caso di ritardo verrà data opportuna comunicazione da parte dell Ufficio Personale. È compito dell Ufficio Personale fornire ai dipendenti comunicazioni delle eventuali variazioni contrattuali. 15. RIUNIONE DEL PERSONALE Di norma sarà convocata una riunione annuale del personale nel mese di gennaio, nella quale sarà discusso e approvato il piano ferie ed eventuali proposte dei lavoratori. Periodicamente vengono convocate le riunioni per l Area Lavoro Domestico. Per esigenze lavorative tali riunioni sono convocate nel pomeriggio. Per permettere ai lavoratori che effettuano orario ridotto e solo mattutino di partecipare a queste riunioni, nei giorni di convocazione delle riunioni il lavoratore non lavorerà la mattina ma sarà tenuto a presenziare alle riunioni pomeridiane. Nel giorno in cui viene organizzata la riunione di area i lavoratori in telelavoro dovranno organizzare il proprio lavoro considerando le ore dedicate alla riunione nel proprio orario lavorativo. La presenza alle riunioni è obbligatoria per tutto il personale. Eventuali assenze dovranno essere comunicate e giustificate preventivamente. I lavoratori sono tenuti al rispetto delle norme di comportamento previsto dal contratto applicato, dal presente regolamento e dalle procedure aziendali. La inosservanza dei doveri da parte del personale comporta i provvedimenti previsti dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro applicato, a disposizione di ogni dipendente presso l Ufficio Personale. Per quanto non previsto si rimanda alle nome del Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro applicato. Il presente regolamento è valido dal 01/01/2017 al 31/12/2017 e viene tacitamente rinnovato di anno in anno, salvo modifiche. Milano, 01 gennaio 2017 SAF ACLI S.r.l. 6