GUIDA AL PRODOTTO IL GESTIONALE PER LE IMPRESE CHE PRETENDONO STABILITÀ E CONCRETEZZA

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1 GUIDA AL PRODOTTO IL GESTIONALE PER LE IMPRESE CHE PRETENDONO STABILITÀ E CONCRETEZZA

2 INDICE Passepartout s.a. Cap. 01 / Pag. 03 La linea Pass3000 Cap. 02 / Pag. 04 I moduli di Pass3000 Cap. 03 / Pag. 05 Assistenza e servizi Cap. 04 / Pag. 07 Elenco funzioni Cap. 05 / Pag. 08 PASS3000 PASS3000

3 PASSEPARTOUT s.a. 01 Il marchio Passepartout, presente da vent anni sul mercato delle PMI, vanta decine di migliaia di installazioni, grazie al largo consenso di aziende e professionisti che hanno creduto nella stabilità e nella completezza dei suoi software gestionali. Le funzionalità del software, unitamente a condizioni di acquisto e di gestione assai competitive, hanno permesso al Cliente un ritorno ottimale del proprio investimento tecnologico. La Ricerca e Sviluppo di Passepartout ha prodotto, nel tempo, soluzioni affidabili e innovative, caratterizzate da funzionalità standard e strumenti di personalizzazione integrati che soddisfano ogni tipo di esigenza aziendale. La strategia aziendale prevede quale unica modalità di accesso al mercato, la distribuzione, l assistenza e la personalizzazione del gestionale, attraverso una rete consolidata di oltre 250 strutture Partner che presidiano il territorio, offrendo un alto livello di qualità nei servizi. Un trend di crescita costante ha consolidato il patrimonio aziendale e consentito scelte innovative con ingenti investimenti su risorse umane, infrastrutture e strumenti di lavoro. PASSEPARTOUT GUIDA IL BUSINESS DELLE AZIENDE E DEI PROFESSIONISTI Passepartout s.a. è leader nel settore dei software gestionali per aziende e professionisti, anche in virtù del grande impegno profuso nell ambito qualità che ha consentito di migliorare costantemente prodotti e servizi, di svilupparne nuovi e di presentare tecnologie innovative a prezzi competitivi. Nel 2003 Passepartout s.a. ha ottenuto la certificazione del proprio Sistema di Gestione per la Qualità secondo lo standard internazionale ISO 9001/2000. Un vanto, quello della certificazione, perché premia un lavoro aziendale costantemente orientato a garantire l efficienza dell organizzazione interna, dei processi produttivi e della strategia di business. Passepartout s.a. è una delle poche software house ad aver ottenuto la certificazione su tutto il sistema aziendale: dalla progettazione e sviluppo dei software gestionali, all erogazione di servizi di assistenza e formazione a Partner e Clienti. L azienda vive la certificazione come valore aggiunto che permette di migliorarsi continuamente, assicurando ai Clienti prodotti perfettamente rispondenti alle loro esigenze. UN SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ CERTIFICATO ISO 9001/2000 PASS3000 3

4 02 LA LINEA pass3000 Pass3000 è la linea di software gestionali per le Piccole Imprese che ricercano, in un prodotto semplice e intuitivo, la completezza funzionale e l affidabilità tipica dei prodotti studiati per le imprese più strutturate. Sviluppato per garantire la massima semplicità d uso, Pass3000 offre funzionalità e caratteristiche tecnologiche assolutamente uniche: multipiattaforma, installabile sui sistemi operativi Windows e/o Linux utilizzabile in monoutenza ed in rete Peerto-Peer (Windows) o connessioni TCP-IP (Linux) fino a 5 posti di lavoro diverse interfacce Utente, in funzione del sistema operativo adottato: _ grafica Windows _ a carattere per Client Windows _ a carattere per Client Palmari _ a carattere in emulazione telnet per Client Linux database proprietario senza utilizzo di software e licenze di terze parti memoria minima necessaria (128 Mb in monoutenza) spazio ridotto su disco per archivi e programmi reportistica completa e riproducibile in diversi formati (ascii, pdf, bmp), su file (txt, csv) e su diversi dispositivi: video, fax, e- mail, ecc. manuale in linea completo e sempre aggiornato che garantisce un facile e veloce apprendimento del programma strumenti integrati che consentono di personalizzare stampe, report e realizzare semplici interventi sull operatività delle maschere del programma configurazioni Pass3000 Amico Il gestionale per le Piccole Imprese che affidano la contabilità fiscale al commercialista e cercano un prodotto semplice e funzionale per gestire magazzino, ordini Clienti/Fornitori e contabilità generale. Pass3000 Junior Il gestionale per le Piccole Imprese che cercano un prodotto affidabile e intuitivo per gestire le più comuni procedure aziendali, inclusa la contabilità fiscale. Pass3000 Aziendale Il gestionale per le Piccole Imprese caratterizzato dalla massima completezza funzionale, in grado di soddisfare ogni esigenza di gestione aziendale, incluse quelle contabili più complesse (ratei e risconti, cespiti, flussi di cassa, ecc.). Pass3000 Produzione Il gestionale per le Piccole Imprese produttive che richiedono un prodotto per gestire, oltre alle procedure aziendali standard, tutti gli aspetti legati ai processi produttivi (distinta base, fabbisogni ed impegni di magazzino, lavorazioni esterne, ecc.). 4 PASS3000

5 I MODULI 03 Sprix & Collage sono strumenti di programmazione integrati nel gestionale che permettono di realizzare veri e propri applicativi, di aggiungere campi e funzionalità specifici del settore in cui opera l impresa. Le potenzialità di Sprix sono innumerevoli e consentono di effettuare personalizzazioni semplici ed immediate ma anche interventi più complessi. Le applicazioni che si ottengono con Sprix si integrano nel menu del programma e consentono di aggiungere nuove funzionalità al prodotto. Le applicazioni realizzate con Collage lavorano appoggiandosi ad un generatore di eventi che, in base ad un dizionario interno e ad una serie di comandi specifici, esegue l applicazione automaticamente o in funzione dell operazione richiesta. Con Sprix & Collage si possono aggiungere e gestire nuove tabelle indipendenti dagli archivi standard, successivamente integrabili e relazionabili a quelle del programma. Sono inoltre previste tutte le integrazioni dinamiche con gli strumenti più diffusi di Office Automation: suite di Microsoft Office, Lotus Notes, Oracle, MS SQL Server, DB2 tramite l utilizzo di opportuni driver ODBC. È possibile realizzare integrazioni tra il gestionale ed alcuni dispositivi su porta seriale, ad esempio registratori di cassa e penne ottiche con e senza memoria. Entrambi gli strumenti dispongono di un editor speciale dotato di help in linea e di un potente debug, valido supporto nella realizzazione delle verticalizzazioni. Sprix & Collage sono proposti nelle seguenti versioni: Lite: disponibile gratuitamente su tutte le configurazioni Pass3000, ha un limite di 200 istruzioni di codice e consente la realizzazione di report, stampe, microfunzionalità, automatismi specifici e integrazioni con dispositivi hardware particolari. Full: disponibile come modulo aggiuntivo con canone di abbonamento annuale, non ha limiti di programmazione e permette la realizzazione di veri e propri moduli e applicativi specifici per settore operativo. Le personalizzazioni realizzate con Sprix & Collage non destabilizzano le funzionalità del gestionale, in quanto: non alterano gli archivi non modificano le strutture dei formati sorgenti e dei formati eseguibili del software non comportano interventi durante il passaggio a livelli superiori di prodotto o durante l installazione dei successivi aggiornamenti possono essere importate su installazioni e sistemi operativi diversi da quelli in uso non sono legate a librerie o strumenti di terze parti, ma integrano direttamente le tabelle standard del programma. sprix & collage PASS3000 5

6 03 I MODULI Docuvision Il modulo consente l archiviazione elettronica di tutti i documenti prodotti dal gestionale durante le diverse fasi di elaborazione. Permette di archiviare e importare da fonti esterne qualsiasi documento ritenuto essenziale per l azienda. Il modulo consente inoltre di ricercare le immagini memorizzate, tramite appositi campi di selezione. Disponibile solo per le configurazioni Pass3000 Aziendale e Produzione, su sistema operativo Windows. Palm Solution Sviluppato per computer palmari, il modulo è rivolto alle imprese con una rete esterna di collaboratori, che si occupano di tentata vendita e di consegne tramite magazzino mobile. Consente la raccolta ordini e la gestione degli incassi, fornendo all operatore informazioni su fidi e scadenze aperte del Cliente. Palm Solution è particolarmente indicato per le aziende che operano nel settore della distribuzione alimentare, poiché risolve le problematiche legate ai lotti di produzione. Il punto di forza di Palm Solution è la completa integrazione con Pass3000, che garantisce una piena corrispondenza tra gli importi dei documenti generati con il gestionale e quelli originati con il palmare. A differenza di altre soluzioni presenti sul mercato, Palm Solution applica le medesime modalità di calcolo del gestionale, mantenendo lo stesso arrotondamento. I dati del gestionale possono essere sincronizzati collegando fisicamente il palmare ad un PC della rete aziendale, via cavo USB. PASS3000

7 ASSISTENZA E SERVIZI 04 Il network Passepartout è costituito da oltre 250 aziende, la maggior parte certificate ISO 9001/2000, fidelizzate con una politica di partnership fondata su correttezza, trasparenza e professionalità. IL PARTNER PASSEPARTOUT un legame di fiducia E sinergia Una presenza capillare sul territorio offre al Cliente servizi efficienti e puntuali. Installazione dei programmi, parametrizzazione delle procedure, conversioni dei dati storici, sviluppo di applicativi specifici sono tra i servizi offerti nella fase di implementazione e rinnovamento del sistema informativo aziendale. E proprio in questa fase il servizio di addestramento del personale assume una notevole rilevanza per l ottimizzazione di tutto il sistema e per lo sfruttamento completo delle molteplici potenzialità del software. La professionalità del Partner Passepartout gli permette di progettare e modellare prodotti rendendoli facilmente fruibili e di offrire soluzioni chiavi in mano. Il contratto S.A.P. consente, con un investimento contenuto e proporzionato alla configurazione Passepartout in uso, di ricevere tramite il Partner Passepartout tutti gli aggiornamenti. S.A.P. SERVIZIO Aggiornamento programmi PASS3000 7

8 05 ELENCO FUNZIONI contabilità Gestione monoaziendale in regime contabile ordinario e/o semplificato/forfetario Gestione di max aziende in regimi contabili diversi Gestione di max aziende o professionisti in regimi contabili diversi Stessa maschera di immissione movimenti contabili per i diversi regimi contabili, per le aziende e per i professionisti Gestione dei regimi speciali IVA (agricoli, autotrasportatori) Possibilità di mantenere in linea fino a 10 esercizi contabili consecutivi per ogni azienda o professionista Gestione degli esercizi contabili diversi dall anno solare Piano dei Conti strutturato su 2 o 3 livelli (Mastri e Conti oppure Gruppi, Mastri e Conti) Possibilità di definire Piani dei Conti individuali o comuni a gruppi di aziende Immissione dei documenti di Prima Nota in forma libera o guidata attraverso schemi personalizzabili dall Utente Variazione, cancellazione e immissione dei nuovi movimenti direttamente da scheda contabile, da estratto conto e da Piano Conti/Clienti/Fornitori Memorizzazione dei movimenti di Prima Nota in doppia valuta (valuta del documento originale e valuta della tenuta contabile) Aggiornamento in tempo reale degli archivi in fase di immissione, variazione o annullamento del movimento contabile Possibilità di eseguire la revisione dei movimenti contabili ad una data specifica, sia globalmente che per singolo Utente Gestione di partitari, scadenzari ed estratti conto Gestione dei pagamenti misti Gestione dello scadenzario a partite Plafond solare Gestione dell azienda studio (STD) che consente di eseguire elaborazioni multiaziendali Gestione dei compensi a terzi Gestione dei cespiti ammortizzabili e delle manutenzioni Gestione dei centri di costo e di ricavo Gestione dei flussi di cassa Stampa dei flussi di cassa per simulazioni relative ai conti finanziari Archivio scadenzario extra-contabile per simulazioni e gestione delle scadenze non legate ai Clienti/Fornitori Gestione dei ratei e risconti Determinazione automatica delle quote di ammortamento con generazione automatica delle rilevazioni contabili Determinazione automatica delle plusvalenze e minusvalenze derivanti dalla dismissione dei cespiti ammortizzabili Determinazione automatica dell utile/perdita su cambi Generazione dei prospetti di bilancio a sezioni contrapposte o in formato scalare (Uso Bollo) ad una data specifica Gestione di appositi formati di elaborazione (definibili direttamente dall Utente) per la stesura di bilanci CEE, note integrative, relazioni, prospetti contabili, atti societari, ecc. 8 PASS3000

9 Pass3000 Amico Pass3000 Aziendale Pass3000 Junior Pass3000 Produzione 05 Gestione dei dati contabili aggregati per gruppi di aziende Gestione delle attività IVA separate (art. 36) Gestione dell IVA acquisti, dell IVA vendite, dei corrispettivi e dell IVA ad esigibilità differita Gestione dell IVA acquisti, dell IVA vendite, dei corrispettivi in scorporo e/o in ventilazione (con salto d aliquota), dell IVA ad esigibilità differita e del pro-rata Visualizzazione e stampa (in prova o in definitivo) della liquidazione IVA anche con determinazione della ventilazione Visualizzazione del prospetto riepilogativo della situazione dei registri fiscali di ogni azienda Scadenzario delle vidimazioni bollate Stampe fiscali in prova o in definitivo con parametri di scelta e di ordinamento (giornale bollato, incassi e pagamenti, registro cespiti ammortizzabili, registri IVA, liquidazioni IVA mensili e trimestrali, acconto IVA, ecc.) Deleghe di versamento IVA e tributi (Mod. F24) con relativo invio telematico (CBI e Ministeriale) Possibilità di gestire i registri fiscali di ogni azienda in modo separato o con il registro unico multiaziendale Gestione degli adempimenti relativi ai registri multiaziendali (dichiarazioni, stampa indici, ecc.) Possibilità di eseguire la numerazione automatica delle pagine dei registri fiscali contestualmente all operazione di stampa Emissione di effetti cartacei (ricevute bancarie, tratte) Emissione di effetti elettronici (Ri.Ba., MAV, RID, bonifici) in base ai tracciati standard CBI e SETIF Contabilizzazione automatica degli effetti attivi Possibilità di tenere in linea due esercizi contabili aperti anno corrente e anno precedente Chiusura e riapertura automatica degli esercizi Gestione dei modelli INTRA con generazione del supporto magnetico Allegati Clienti/Fornitori Gestione ed invio telematico della comunicazione dei dati contenuti nelle dichiarazioni di intento ricevute Gestione della comunicazione annuale dati IVA Gestione delle ritenute d acconto e delle ritenute previdenziali INPS Gestione del Mod. 770/Sez. Unico con stampa laser e invio telematico. Acquisizione dei dati da altre procedure per il modello 770 tramite tracciati ministeriali Archivio movimenti extra-contabili per simulazioni di bilancio Possibilità di classificare i saldi contabili per la stampa del bilancio (Civilistico, Fiscale, IRAP, ecc.) Editor, importazione ed esportazione dei dati in formato CSV Gestione di messaggi e promemoria per ogni azienda PASS3000 9

10 Pass3000 Amico Pass3000 Aziendale 05 elenco funzioni Pass3000 Junior Pass3000 Produzione Magazzino Gestione multideposito Ubicazione merce, scorte minime e massime, sottoscorta dei singoli depositi Reintegri delle scorte dei singoli depositi Valorizzazione delle rimanenze a costo ultimo, costo standard, prezzo medio di carico, prezzo medio ponderato, LIFO Messaggistica interna per Clienti/Fornitori, indirizzabile ai vari reparti (magazzino, contabilità) che verrà visualizzata durante l emissione dei documenti o della Prima Nota Messaggistica interna per i singoli articoli, indirizzabile ai reparti di acquisti e vendite durante l emissione dei documenti Codice articolo a dimensione variabile di tipo alfabetico, numerico, alfanumerico, EAN con calcolo automatico del check digit Codice articolo parlante con immissione guidata Codifica automatica degli articoli Articoli a dimensioni con ricavo automatico della quantità da movimentare in forma lineare, di superficie o cubica Codici articoli abbinati Gestione multicodice Gestione delle taglie Gestione di imballi a rendere, perdere e c/vendite con imballi variabili sulla riga del documento Lotti e rintracciabilità per acquisti e vendite Gestione peso lordo, peso netto, scorporo della tara, tara variabile sulla riga del documento, calcolo del peso medio e calo peso Articoli a confezione (unità di vendita) Articoli campionari che movimentano un insieme di codici articoli, richiamandoli durante la gestione dei documenti con l utilizzo di un solo codice Articoli modificatori che consentono di variare prezzi o descrizioni Articoli spese accessorie Distinta base automatica per miniproduzioni in tempo reale con scarico automatico dei componenti e carico automatico del prodotto finito Possibilità di inserire descrizioni in lingua estera Gestione di documenti e listini in valuta Prezzi, sconti e provvigioni per categorie Clienti, categorie articoli oppure singolo Cliente o singolo articolo Prezzi al netto/lordo IVA Sconti in percentuale o a valore condizionati anche da scaglioni di quantità Omaggi (anche con rivalsa dell Iva), abbuoni, garanzie Ricavo automatico della provvigione agente Gestione delle provvigioni calcolate sul venduto o sul pagato Unico programma per l emissione/revisione dei documenti con aggiornamento immediato del magazzino e della contabilità Codifica Clienti/Fornitori e codici articoli direttamente dal documento Numerazione automatica o manuale dei documenti Modulistica documenti personalizzabile dall Utente con la possibilità di inserire immagini di sfondo per loghi e fincature (pdf, wmf) 10 PASS3000

11 Pass3000 Amico Pass3000 Junior Pass3000 Aziendale Pass3000 Produzione 05 Movimentazione e visualizzazione dei magazzini con doppia unità di misura Movimentazione a prezzo unitario o a valore Possibilità di aggiornare i costi ed i listini di vendita durante il carico della merce Possibilità di variare, sulle singole righe del documento, la descrizione dell articolo, la causale, la contropartita contabile e la categoria statistica Possibilità di inserire commenti nel corpo del documento, riportare testi precedentemente codificati e variarli sul documento in corso, inserire il richiamo a testi fissi unicamente per la stampa sul documento Gestione dei documenti di vendita o acquisto con stampa raggruppata per articolo Import di articoli da un documento al corpo di altro documento in uso Fatturazione immediata, accompagnatoria e differita in definitivo o in prova Resi da Cliente e a Fornitore Fatture dei Fornitori con eventuale registrazione contabile a scelta dell Utente Gestione di corrispettivi, ricevute fiscali, ricevute fiscali sospese e ricevute fiscali fatture Contabilizzazione dei corrispettivi Gestione dei preventivi Gestione di ordini Clienti/Fornitori Gestione di ordini Clienti collegati ad ordini Fornitori Storia dell ordine in fase di emissione/revisione del documento e in stampa Disponibilità merce periodica e progressiva per data, anche in fase di emissione/ revisione di ordini, con evidenza della prima data che soddisfa la quantità inserita sulla riga corrente del documento Gestione di documenti matrici Gestione di documenti per movimentazioni tra depositi diversi Gestione indirizzi di spedizione Gestione anagrafiche contatti, diversi da Clienti, gestione preventivi a contatti Margini sul venduto in percentuale e a valore Analisi invenduto Indici di magazzino con calcolo e stampa di giacenza media, giorni di copertura ed indice di rotazione delle scorte per gli articoli, calcolati a quantità o a valore per singolo deposito o per tutti i depositi Statistiche di vendita e di acquisto con ordinamenti a piacere, dettagliate o per totale in base ai vari parametri: Articolo, Cliente/Fornitore, Categoria Statistica, Zona, Agente Stampa delle schede articolo a quantità o a valore Giornale di magazzino Scheda dei movimenti di magazzino richiamabile dal documento, dall articolo e dal Cliente/Fornitore con varie selezioni e ordinamenti PASS

12 05 elenco funzioni Pass3000 Amico Pass3000 Junior Pass3000 Aziendale Pass3000 Produzione produzione Distinta Base aperta, neutra o a livelli Distinta Base di Variazione sui singoli Clienti Distinta Base di Variazione per i vari articoli Distinta Base di Variazione sulle singole righe degli ordini Clienti Cristallizzazione della Distinta Base Tabella abbinamenti Stampa dei fabbisogni relativi allo sviluppo della Distinta Base Controllo relazione schede Utilizzo componenti nella Distinta Base Calcolo ed aggiornamento dei costi degli articoli di produzione Classificazione dei semilavorati per comandarne l esplosione Piani di lavoro Lavorazioni interne e/o esterne Gestione delle commesse di produzione a magazzino Produzione per il magazzino Produzione con collegamento diretto delle singole righe degli ordini Clienti Pianificazione dei fabbisogni delle materie prime (MRP) Calendari per le lavorazioni (tempi macchina, tempi uomo) Pianificazione dei fabbisogni delle lavorazioni (tempi macchina, tempi uomo) Generazione automatica dell ordine a Fornitore delle materie prime da pianificare Liste e buoni di prelievo Etichette personalizzate Consuntivo per singola produzione, sia dei materiali che delle lavorazioni Fattibilità: produzione dei prodotti finiti in base alle materie prime disponibili e lanci di produzione in automatico (MPS) Ottimizzazione delle attività di processo mediante schedulatore e rappresentazione grafica dei risultati moduli aggiuntivi Sprix & Collage Full Docuvision Palm Solution, modulo per tentata vendita e consegne predefinite con palmare 12 PASS3000