GUIDA ALLA COMPILAZIONE ANNO 2015 RILEVAZIONE PERIODICA ASSOCIAZIONI DI PROMOZIONE SOCIALE RILEVAZIONE DATI 2014

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1 Sistema Informativo delle Politiche Sociali GUIDA ALLA COMPILAZIONE ANNO 2015 RILEVAZIONE PERIODICA ASSOCIAZIONI DI PROMOZIONE SOCIALE RILEVAZIONE DATI 2014 L obiettivo della rilevazione è la valutazione ed aggiornamento dei requisiti annuali delle Associazioni di Promozione sociale iscritte al 31 dicembre 2014 al registro Regionale, ai sensi della LR 34/2002, modificata dalla LR 8/2014. I dati raccolti saranno utilizzati per confermare la presenza dei requisiti che hanno permesso l iscrizione al registro e quindi il godimento dei benefici connessi con lo status di Associazioni di Promozione sociale ai sensi della Legge 383/2000. La modalità di rilevazione è "on line", ovvero con la possibilità da parte di ciascuna associazione di accedere direttamente al sistema di rilevazione tramite web, con proprie credenziali di accesso inviate dalla Regione. Il successo della rilevazione e la correttezza delle informazioni raccolte dipenderanno in larga misura dalla Sua collaborazione. I dati di natura personale rilevati nello svolgimento delle attività saranno trattati nel rispetto del D.lgs. n. 196/2003. Il titolare del trattamento dei dati personali raccolti con la presente indagine è la Regione Emilia-Romagna, mentre il responsabile del trattamento, per la Regione, è il Direttore Generale della Direzione Generale Sanità e Politiche Sociali I dati contenuti nella scheda di rilevazione (questionario) si intendono rilasciati ai sensi della L.R. 9 dicembre 2002, n. 34 e della DGR n. 910/2003 (Allegato, punti 3c e 5c). La compilazione della scheda di rilevazione è pertanto OBBLIGATORIA. Il rifiuto della compilazione darà luogo all avvio della procedura di cancellazione dal registro della Promozione sociale. PRIMA DI INIZIARE LA COMPILAZIONE ON LINE DELLA SCHEDA DI RILEVAZIONE Per poter effettuare la compilazione on line della scheda di rilevazione è necessario aver ricevuto le credenziali di accesso (dominio, codice utente e password). Le credenziali sono state inviate tramite lettera cartacea. Se non ha ancora ricevuto le credenziali o ha avuto dei problemi di autenticazione la preghiamo di contattare la Regione tramite la seguente mail RegistroAPS@Regione.Emilia-Romagna.it ed inserire, nell oggetto della mail, la seguente dicitura: Richiesta credenziali Provincia di riferimento dove al posto di Provincia di riferimento va inserito il nome della provincia nella quale ha sede l Associazione di Promozione Sociale; nel testo del messaggio indicare gli estremi identificativi dell Associazione di Promozione Sociale (denominazione, indirizzo) per la quale si richiedono le credenziali di accesso. 1

2 INDICAZIONI PER LA COMPILAZIONE ON LINE DELLA SCHEDA DI RILEVAZIONE Per iniziare la compilazione on line della scheda di rilevazione (questionario) collegarsi al seguente indirizzo Inserendo le credenziali di accesso che sono state inviate si accede al menù principale. Al primo accesso sarà necessario procedere al cambio password, immettendone una di propria scelta (sarà comunque possibile in ogni momento cambiare la propria password in completa autonomia). Insieme alle credenziali di accesso è stato inviato anche il codice dispositivo; tramite esso è possibile procedere alla compilazione del questionario senza ulteriori formalità, che si renderebbero invece necessarie nel caso si decidesse di non utilizzarlo (invio di una dichiarazione cartacea firmata e di una fotocopia di un documento di identità). Il codice dispositivo risulta anche utile per effettuare modifiche ai dati anagrafici dell associazione registrati nel sistema; anche questa operazione può essere effettuata semplicemente online con l uso del codice, senza ulteriori formalità. Si consiglia di effettuare la modifica del codice dispositivo ricevuto, immediatamente dopo il cambio password (anche il codice dispositivo può essere modificato in qualunque momento in autonomia). Dopo avere effettuato il cambio di password e codice dispositivo, si consiglia anche di impostare nel sistema il proprio indirizzo mail per comunicazioni, seguendo la procedura indicata nella pagina principale del sito; questo indirizzo è utilizzato dalla Regione Emilia-Romagna per l'invio delle comunicazioni ufficiali alle associazioni e viene mantenuto riservato dalla regione (non divulgato pubblicamente). Una volta effettuate queste operazioni preliminari, attraverso le opzioni del menù è possibile accedere a varie funzioni tra le quali la compilazione del questionario. Selezionare la voce APS2014 Compilazione questionario dal menu e cliccare su AVANTI. A questo punto è possibile iniziare la compilazione del questionario. Si consiglia di compilare le sette sezioni seguendo l ordine del questionario (dalla 1 alla 7), selezionandole nel menu e cliccando sul tasto AVANTI. ATTENZIONE Alla fine di ogni sezione cliccare sul tasto SALVA altrimenti i dati inseriti non vengono salvati. E sempre possibile fare modifiche e correzioni finché non si effettua la chiusura definitiva del questionario. ISTRUZIONI PER LA CHIUSURA DEFINITIVA DELLA SCHEDA DI RILEVAZIONE Una volta terminata la compilazione delle sette sezioni è possibile chiudere la scheda di rilevazione (questionario) selezionando dal menù la voce CHIUDI QUESTIONARIO. In questa fase il sistema ricorda di apportare le eventuali correzioni al questionario poiché una volta chiuso il questionario non potrà più essere modificato. Seguire le istruzioni riportate sulla pagina per effettuare la chiusura. Se si utilizza il codice dispositivo, la chiusura del questionario avverrà senza altre formalità, altrimenti sarà necessario obbligatoriamente stampare e firmare la dichiarazione compilata nel questionario, quindi inviarla in originale, assieme ad una fotocopia del documento di identità di chi ha compilato la dichiarazione. Per effettuare la stampa utilizzare la voce STAMPA QUESTIONARIO nel menu. 2

3 Il questionario stampato deve essere conservato dall Associazione di Promozione Sociale, tranne l ultima pagina relativa alla Sezione 7 - DICHIARAZIONE che presenta la dicitura Originale da spedire firmato. Solo la pagina relativa alla Sezione 7 - DICHIARAZIONE Originale da spedire firmato (quindi non l intero questionario) deve essere debitamente firmata e trasmessa agli uffici della Provincia nel cui territorio ha sede l Associazione di Promozione Sociale. NOTA: L indirizzo al quale inviare i documenti (uffici della Provincia di appartenenza dell Associazione di Promozione Sociale) è reso visibile dal sistema solo una volta terminata la compilazione del questionario. ATTENZIONE Il questionario compilato, anche parzialmente, e salvato può essere sempre modificato prima di essere chiuso. Il questionario può essere chiuso quando sono state compilate INTEGRALMENTE E SENZA ERRORI e salvate tutte le sezioni obbligatorie. Una volta effettuata la chiusura del questionario non è più possibile modificare i dati inseriti. 3

4 ISTRUZIONI PER LA COMPILAZIONE DELLE SEZIONI DELLA SCHEDA DI RILEVAZIONE La scheda di rilevazione è articolata in SETTE sezioni: SEZIONE 1 DATI ANAGRAFICI - Informazioni identificative della sede legale ed eventuale sede operativa; SEZIONE 2 ATTIVITA - Informazioni sulle attività svolte dall associazione; SEZIONE 3 STRUTTURA E FUNZIONAMENTO - Informazioni sulla struttura ed il suo funzionamento; SEZIONE 4 RISORSE UMANE Informazioni sugli associati e sulle risorse umane attive nell associazione; SEZIONE 5 RISORSE ECONOMICHE E FINANZIARIE - Informazioni in materia economicofinanziaria; SEZIONE 6 ALTRE NOTIZIE Informazioni facoltative richieste per una migliore conoscenza del settore; SEZIONE 7 DICHIARAZIONI - Dichiarazioni di responsabilità. SEZIONE 1 - DATI ANAGRAFICI Nella Sezione 1 devono essere verificati, ed eventualmente aggiornati ALLA DATA DI COMPILAZIONE DEL PRESENTE QUESTIONARIO, i dati relativi alla sede Legale e/o Operativa riportati nel Registro delle Associazioni di Promozione Sociale ( visibili anche su Per effettuare l eventuale aggiornamento dei dati utilizzare la voce RICHIESTE DI MODIFICA ANAGRAFICA nel menu, tenendo presente quanto segue: per denominazione ed indirizzo indicare rispettivamente la denominazione esatta e completa (desumibile dallo statuto), comunicata all Agenzia delle Entrate, e l indirizzo della sede legale (desumibile dall ultimo certificato di attribuzione del Codice Fiscale). NOTA: La sede legale di una persona giuridica (società o ente non commerciale) è il luogo in cui dall'atto costitutivo essa risulta avere il centro dei propri affari/attività. L indirizzo è desumibile dall ultimo certificato di attribuzione del Codice Fiscale. un eventuale ACRONIMO va inserito senza punti o altri segni di punteggiatura, né simboli o caratteri speciali. per la CASELLA DI POSTA ELETTRONICA PER COMUNICAZIONI occorre indicare obbligatoriamente un indirizzo mail valido per le eventuali comunicazioni ufficiali. Tale indirizzo non verrà reso pubblico e verrà memorizzato distintamente da quello indicato 4

5 nella sede legale o nella eventuale sede operativa. Se dovesse coincidere con quello già indicato per la sede legale inserire comunque l indirizzo. I dati relativi alla SEDE OPERATIVA vanno inseriti solo se la sede operativa non coincide con la sede legale. NOTA: La sede legale non va confusa con la sede operativa. Nella sede legale si trovano gli uffici dell'associazione, dove vengono svolte le attività politiche e gestionali. SEZIONE 2 - ATTIVITA Nella Sezione 2 sono richieste informazioni sulle attività svolte Associazione di Promozione Sociale. Quesito n.2 Quesito n.4 Quesito n.5 Quesito n.6 Quesito n.9 Quesito n.10 Se l associazione di Promozione Sociale non è era più attiva al 31/12/2014 per cessata attività, chiudere il questionario tramite il tasto CHIUDI E STAMPA QUESTIONARIO e trasmettere copia del verbale di scioglimento e richiesta di cancellazione alla Provincia o Regione nel cui registro è iscritta. E possibile inserire una o più risposte. Tra le risposte inserite ci deve essere anche il settore in cui opera prevalentemente l associazione. Nel riquadro relativo al SETTORE PREVALENTE DI ATTIVITA va inserito un valore tra quelli proposti nel menù a tendina. Il settore prevalente è quello al quale è destinata la maggior parte dei volontari o delle risorse economiche. Nel caso in cui l associazione svolge l attività in un solo settore riportare il codice di quel settore. Il codice inserito deve rientrare tra quelli selezionati nella domanda 4 Nel riquadro relativo al SETTORE specifiche attività vanno indicate, in analogia a quanto indicato nel modello EAS, le eventuali attività economiche, anche se svolte con modalità non commerciale e in maniera ausiliaria e sussidiaria. Nel riquadro relativo alle CATEGORIE di utenti indicare se si rivolge la propria attività ad utenti senza specifici disagi (n.1), ad utenti con disagi specifici (n. da 2 a 25) o servizi alla collettività (n. 26, 27 o 28). Indicare una o più fasce di età cui si rivolgono le proprie attività; se l attività è rivolta a soci o terzi senza distinzione di età indicare unicamente il punto 5 (età indifferenziata). SEZIONE 3 - STRUTTURA E FUNZIONAMENTO Nella Sezione 3 sono richieste informazioni riguardanti i rapporti dell associazione con i soci iscritti, con livelli superiori o inferiori della medesima associazione (articolazioni territoriali), con eventuali organizzazioni di secondo o terzo livello (affiliazioni), con altre associazioni o organizzazioni a livello locale ed eventuali convenzioni attive nel 2014 con gli Enti locali. Quesito n.17 Quesito n.20 Per convenzioni attive si intendono convenzioni stipulate con organi dello Stato, Regioni, Enti locali e altri enti pubblici, ai sensi della Legge 383/2000, che prevedono rimborso spese per attività o prestazioni. Indicare se nel periodo l associazione di promozione sociale ha 5

6 Quesito n.21 effettuato un rinnovo delle cariche sociali (anche con eventuale conferma delle persone in carica); se non si è fatta alcuna elezione o nomina dei componenti gli organi sociali ( es. consiglio, presidente, vice, ecc.) allora passare al Quesito 21. Inserire informazioni sul PRESIDENTE ATTUALMENTE IN CARICA. SEZIONE 4 - RISORSE UMANE Nella Sezione 4 sono richieste informazioni riguardanti i soci iscritti al , i soci attivi (retribuiti e non), gli eventuali volontari del servizio civile e i collaboratori retribuiti a vario titolo, di cui si è avvalsa l associazione nel corso del Quesito n.25 Quesito n Tutti i soci che aderiscono a titolo personale. 2. Per soci persone giuridiche private senza scopo di lucro si intendono le organizzazioni collettive che prevedono il divieto della distribuzione degli utili quali le associazioni, i comitati e le fondazioni. 3. Per soci persone giuridiche private con scopo di lucro si intendono le organizzazioni collettive che prevedono la distribuzione degli utili come le società commerciali, ad esempio SRL, SPA, Cooperative. 4. Per soci persone giuridiche pubbliche si intendono gli enti pubblici: come quelli territoriali (Comune, Provincia o Regione ad esempio) e gli enti pubblici economici o previdenziali. 1. Per soci non retribuiti volontari attivi si intendono i soci che prestano la loro opera nell associazione di promozione sociale esclusivamente in modo gratuito, senza alcun corrispettivo, rimborso forfetario o compenso a vario titolo. Nel caso di associazioni di 2 o 3 livello indicare le persone che prestano la loro attività nell organismo di coordinamento (es. consiglieri o delegati). 2. Per soci retribuiti si intendono i soci che prestano la loro opera nell associazione di promozione sociale, a fronte di un corrispettivo o compenso a vario titolo. (per una migliore comprensione confronta nota 2 alla domanda 30). 3. I volontari del servizio civile sono coloro che prestano servizio civile in base alla Legge 64 del 6/03/2001 o alla L.R. 20 del 20/10/ Tra i collaboratori esterni retribuiti rientrano i dipendenti ed i lavoratori autonomi, ivi inclusi i lavoratori autonomi occasionali e altre forme di lavoro retribuito (cfr nota 1 alla domanda 30). SEZIONE 5 - RISORSE ECONOMICHE E FINANZIARIE Nella Sezione 5 sono richieste informazioni riguardanti il tipo di contabilità utilizzata, le entrate e le uscite desunte da bilancio ed infine l ammontare del risultato d esercizio Quesito n.27 Si definisce contabilità di cassa un rendiconto economico realizzato con criteri di cassa,, cioè considerando nell'anno sociale solo i costi effettivamente pagati ed i ricavi effettivamente incassati nel periodo di riferimento. Si definisce contabilità per competenza un bilancio economico redatto con criteri di competenza, cioè considerando nell anno sociale i costi e i ricavi maturati nel periodo (anno) di riferimento, indipendentemente dall effettiva liquidazione (pagamento o incasso). 6

7 Quesito n.28 - con bilancio di cassa, si definisce residuo di gestione la somma dei residui (di banca, cassa e posta) alla chiusura dell anno precedente, riportati ad inizio anno (es. 01/01/2014); - con bilancio di competenza, si definisce residuo di gestione la somma algebrica degli avanzi e disavanzi degli anni precedenti, sia liberi che vincolati in fondi specifici (es. fondi prudenziali, personalità giuridica., vincoli di donazione, vincoli di scopo, ecc.); va pertanto qui indicato il Patrimonio netto dell associazione al 31/12/2013 se l associazione ha esercizio sociale coincidente con l esercizio solare ATTENZIONE Se l ammontare totale delle entrate nel 2014 è stato inferiore a euro è possibile indicare solo i i totali entrate (29.12 ) e totali uscite (30.11) senza specificare le singole voci. Se l ammontare totale delle entrate nel 2014 è stato superiore a euro è obbligatorio compilare, ove presenti, le singole voci nelle domande 29 e 30 (punti da 29.1 a e da 30.1 a 30.10); 29.1 Sussidi e contributi a fondo perduto erogati da enti ed istituzioni pubbliche per progetti o attività istituzionale 29.2 Corrispettivi ricevuti in base ad un contratto con enti ed istituzioni pubbliche per la prestazione di servizi 29.3 Proventi derivanti da quote sociali annuali ed, eventualmente, quote straordinarie versate dai soci 29.4 Corrispettivi versati dai soci per partecipare, a titolo esemplificativo, ad attività culturali/sportive/ricreative organizzate dall associazione, ivi inclusi, a titolo esemplificativo, i corrispettivi legati all attività dei bar circolistici 29.5 Erogazioni liberali, offerte, donazioni, sussidi e contributi a fondo perduto da parte di privati ivi inclusi finanziamenti da fondazioni bancarie Incassi derivanti da iniziative di raccolta fondi ottenuti anche mediante Quesito n.29 offerte di beni di modico valore e/o prestazioni di servizi rese nell'ambito di occasionali iniziative di promozione o specifiche raccolte fondi Indicare i trasferimenti del Ministero dovuti alle donazioni del 5 x mille, incassate nel corso dell anno; 29.8 Ricavi derivanti da interessi attivi, fitti attivi, censi, rendite patrimoniali e alienazioni patrimoniali 29.9 Entrate di natura istituzionale, compresi prestiti e mutui (nel caso di contabilità tenuta secondo il principio di cassa) e comprese le eventuali entrate decommercializzate non riconducibili ai punti precedenti Introiti derivanti da attività di sponsorizzazione o da cessione di spazi pubblicitari Altre entrate di natura commerciale non riconducibili al punto 10 ATTENZIONE Il totale delle entrate deve corrispondere a quello effettivamente risultante dal consuntivo di esercizio. Quesito n Rientrano i costi relativi a contratti di lavoro dipendente, collaborazione coordinata anche a progetto, associazione in partecipazione con apporto di lavoro, collaborazione occasionale, prestazioni di lavoro autonomo professionale ivi inclusi, laddove previsti, gli oneri sociali a carico del datore di lavoro. Rientrano altresì i compensi sportivi erogati da associazioni e società sportive dilettantistiche compresi i rimborsi forfettari di cui all art.67, 1 comma 7

8 lett.m, del TUIR nonché da Enti di promozione sportiva, Federazioni e Discipline sportive associate nonché i rimborsi forfettari erogati a direttori artistici e collaboratori tecnici per prestazioni di natura non professionale da parte di cori, filodrammatiche e bande musicali che perseguono finalità dilettantistiche. Rientrano infine i costi relativi alla corresponsione di voucher/buoni lavoro per prestazioni di lavoro occasionale di tipo accessorio e i costi relativi all impiego di lavoratori interinali. Tutte le voci si riferiscono a persone non socie Le stesse voci indicate al punto 1 ma corrisposte a persone socie dell associazione Rimborsi per spese effettivamente sostenute e debitamente documentate dai soci Spese per materiale di consumo, energia elettrica, spese postali e telefoniche, spese di manutenzione, premi di assicurazione, spese varie di gestione, fitti passivi e simili Spese per manutenzione straordinaria, interessi passivi, inclusi acquisti di beni durevoli, titoli, azioni, ecc. nel caso di contabilità tenuta secondo il principio di cassa Contributi a favore di persone o associazioni o altri enti a scopo benefico Contributi a favore di unità appartenenti allo stesso gruppo organizzativo Tasse e altri oneri tributari Quote di costo dei beni ammortizzati imputabili all anno o altre poste rettificative in caso di contabilità tenuta secondo il principio di competenza Altre spese non comprese nelle tipologie citate quali ad esempio rimborso di mutui e prestiti nel caso di contabilità tenuta secondo il principio di cassa. ATTENZIONE Il totale delle uscite/oneri deve corrispondere a quello effettivamente risultante dal consuntivo di esercizio. Quesito n.31 Quesito n.32 Il risultato di esercizio deve essere indicato al netto dell avanzo/ disavanzo di gestione dell anno/i precedente (indicare quindi la differenza ALGEBRICA tra il totale del punto e il totale del punto 30.11); se il valore è negativo inserire un segno meno davanti al valore senza spaziatura. Si adotta analogo criterio a quello usato per il quesito 28 indicando le medesime informazioni patrimoniali, rilevate al termine dell esercizio SEZIONE 7 - DICHIARAZIONI La Sezione 7 riguarda il legale rappresentante dell associazione. Il legale rappresentante deve dichiarare la veridicità delle informazioni inserite nel questionario ed i requisiti richiesti per l iscrizione al Registro delle Associazioni di Promozione Sociale. Dopo aver compilato e chiuso l intero questionario, se NON si è utilizzato il codice dispositivo per effettuare la chiusura, la DICHIARAZIONE deve essere debitamente firmata e obbligatoriamente inviata in originale assieme ad una fotocopia del documento di identità di chi ha compilato. E anche possibile consegnare direttamente i documenti presso gli uffici della Provincia di appartenenza dell associazione oppure inviarli con altre forme ammesse dalla legge (es. via fax). La pagina DICHIARAZIONI da inviare è riconoscibile poiché presenta la dicitura originale da spedire firmato. 8

9 L indirizzo al quale inviare i documenti (uffici della Provincia di appartenenza dell associazione) è reso visibile dal sistema solo una volta terminata la compilazione del questionario. NOTA: Nel caso si disponga di una casella PEC a nome dell organizzazione stessa o del legale rappresentante è possibile trasmettere la sola dichiarazione (senza includere fotocopia del documento) tramite PEC, all indirizzo PEC della Provincia di appartenenza, con la seguente dicitura in oggetto: Rilevazione APS Una volta chiuso il questionario (ed eventualmente trasmessa la dichiarazione in Provincia), gli adempimenti della rilevazione sono completati. Se nel corso di verifiche successive gli uffici provinciali dovessero riscontrare anomalie, incongruenze o lacune, le associazioni saranno ricontattate per all indirizzo di posta elettronica indicato nel questionario nel riquadro relativo alla CASELLA DI POSTA ELETTRONICA PER COMUNICAZIONI. 9