FAQ Audit non annunciato IFS Food versione 6

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1 FAQ Audit non annunciato IFS versione 6 VERSION 6 XXX ITALIANO

2 FAQ Audit non annunciato IFS versione 6 1. Quali siti possono scegliere e registrarsi per l opzione audit non annunciato che inizia dal 1 ottobre 2016? Tutti i siti che hanno la data di audit originale il o dopo il 21 Gennaio 2017 (ciò significa che la validità del certificato finisce il 17 Marzo 2017 o più tardi) hanno l opzione di scegliere tra l audit annunciato o non annunciato e possono essere registrati per questa opzione a partire dal 1 ottobre ESEMPIO Azienda A (riepilogo): Validità del certificato fino al: 17 Marzo 2017 Data originale di audit/sulla base dell audit iniziale: 21 Gennaio 2017 Termine di registrazione: 01 Ottobre 2016 Periodo di audit: 01 Ottobre 04 Febbraio 2017 Uno strumento excel per aiutare a calcolare la data di registrazioni è disponibile nel sito web IFS: FAQ AUDIT NON ANNUNCIATO IFS FOOD VERSIONE 6 1

3 2. Come possiamo gestire una sovrapposizione di audit IFS Checks e audit non annunciato IFS v.6? Non c è una doppia visita non annunciata durante lo stesso ciclo di certificazione dell azienda (audit non annunciato più Check). Dato che la registrazione per l audit non annunicato IFS v.6 è possible solo dal 1 Ottobre 2016, da questa data la registrazione per l audit non annunciato IFS Checks terminerà. Le registrazioni per gli audit non annunciati IFS Checks ricevute fino al 30 Settembre 2016 saranno ancora svolte. Se l azienda decide di cancellare la prioria registrazione per l IFS Check a favore dell audit non annunciato IFS v.6, deve inviare una di cancellazione all ufficio IFS foodcheck@ifs-certification.com entro il 31 Agosto 2016, mettendo in copia il proprio ente di certificazione. Si applicano i termini di cancellazione indicati nelle condizioni contrattuali dell IFS Checks. 3. Sono una azienda già certificata IFS e vorrei registrarmi all audit non annunciato IFS v.6. Cosa devo fare? Contattare il proprio ente di certificazione prima che inizi la finestra temporale di audit (per dettagli vedere sia la FAQ N 1 sia il protocollo di audit non annunciato al punto 1.1). L ente di certificazione deve registrare l azienda per l audit non annunciato IFS v.6 nel database IFS e deve compilare i campi di registrazione (dettagli dell azienda, periodo di blocco, ecc.). Entro 2 giorni lavorativi dopo il primo giorno di audit non annunciato, le date di audit devono essere registrate nel database IFS (funzione diario). Ciò garantisce che gli utenti del database IFS siano informati che l audit è stato svolto. 4. Come possiamo pianificare un audit non annunciato come audit iniziale? Quando un nuovo cliente firma il contratto con l ente di certificazione, entrambi devono concordare una data di audit ipotetica che sarà considerata la data di audit originale per l audit iniziale. Questa data è la data di riferimento per cominciare la finestra temporale [ 16 settimane; + 2 settimane] di un audit non annunciato. Quando si pianifica un audit completo iniziale non annunciato, deve essere spuntata, al momento della registrazione, la casella per le produzioni stagionali (anche se non si è nel caso di produzione stagionale!). L audit può essere caricato solo come non annunciato se questa casella di spunta è stata selezionata altrimenti l audit sarà caricato come annunciato in automatico. Per una azienda che si sottopone ad audit IFS per la prima volta, è fortemente raccomandata l opzione di audit annunciato. FAQ AUDIT NON ANNUNCIATO IFS FOOD VERSIONE 6 2

4 5. Un azienda può cambiare l ente di certificazione entro il periodo della finestra temporale di audit non annunciato [ 16 settimane; + 2 settimane]? Un audit non annunciato non è possibile quando l azienda cambia ente di certificazione entro le 16 settimane prima della data di audit originale (finestra temporale audit non annunciato) in quanto la caratteristica di non annunciato non sarebbe più garantita. In questo caso, di cambio di ente di certificazione, si può svolgere solo un audit annunciato. 6. I fornitori ricevono una notifica automatica quando la registrazione per l audit non annunciato è data 18 settimane in anticipo? Si, IFS sta lavorando per sviluppare il sistema di notifica. Assicurarsi che il dettaglio dei contatti richiesti al momento della registrazioni siano sempre caricati nel database IFS. 7. Produzione stagionale (protocollo per gli audit non annunciati IFS - parte ): e non si applica la finestra temporale sopra descritta. Significa che l audit per i prodotti stagionali può essere svolto in ogni momento durante la stagione? Se una produzione stagionale è più corta di 16 settimane + 2 settimane, che è verosimile per i prodotti stagionali (es. confezionamento di fragole o confezionamento di asparagi), è ragionevole che la finestra temporale non possa essere applicata. Per la produzione stagionale, la data dell audit iniziale deve essere stata pianificata all interno del periodo stagionale. Ricordare che l azienda deve registrarsi per l audit non annunciato almeno 16 settimane prima di questa data. 8. La data originale di audit è in ottobre e il periodo estivo cade proprio nella finestra temporale [-16 settimane; +2 settimane]. Come possiamo spostare la data di audit? Se una azienda già certificata vuole cambiare la data originale di audit, deve essere pianificato un completo e nuovo audit iniziale ( annunciato o non annunciato ). In questo caso, deve essere spuntata al momento della registrazione (anche se non si tratta di prodotto stagionale!) la casella di spunta per le produzioni stagionali. L audit può essere caricato come non annunciato solo se è spuntata questa casella altrimenti l audit viene automaticamente caricato come annunciato. FAQ AUDIT NON ANNUNCIATO IFS FOOD VERSIONE 6 3

5 9. Audit di estensione: devono essere annunciati o non annunciati? Se durante un audit non annunciato i prodotti o processi non possono essere auditati (vedere regole nel protocollo per audit non annunciati IFS parte 3.1) deve essere svolto un audit di estensione annunciato, altrimenti l ente di certificazione non può sapere quando i prodotti/processi mancati sono in produzione. 10. Come si gestisce la tempistica quando viene assegnata una non conformità Maggiore o un KO? Gli audit di follow-up sono sempre annunciati? La valutazione dei requisiti e delle regole per gli audit non annunciati sono le medesime di quelle scritte nel protocollo di audit dello Standard IFS v.6 capitolo 5.8. Quando un audit non annunciato non è approvato, è richiesto un nuovo completo audit annunciato. In caso di assegnazione di una sola non conformità Maggiore durante l audit non annunciato, l audit di follow-up deve essere annunciato. 11. Come gestiamo gli audit combinati IFS non annunciato + IFS Logistics o IFS non annunciato + IFS Broker? È possibile? Al momento non sono disponibili protocolli di audit non annunciati per gli audit IFS Logistics e IFS Broker, ma di principio, questi audit possono essere condotti non annunciati in combinazione con l audit IFS. Dipende dalle parti decidere se questi audit siano svolti combinati non annunciati o se l audit IFS Broker/ IFS Logistics sia programmato come un audit annunciato. Audit non annunciato combinato: per IFS Broker/IFS Logistics, l ultima data di audit possibile deve essere inserita nel database IFS funzione agenda - per garantire la caratteristica di non annunciato per l audit IFS. Gli audit IFS Broker / IFS Logistics ad oggi, possono essere caricati nel database IFS solo come audit annunciati. 12. L audit non annunciato IFS può essere combinato con altri schemi di audit non annunciati? Si, ma solo se tutti i requisiti per lo schema IFS sono rispettati. FAQ AUDIT NON ANNUNCIATO IFS FOOD VERSIONE 6 4

6 13. Svolgimento di audit in sito (protocollo per gli audit non annunciati IFS - parte 3): L azienda deve preparare una documentazione minima da fornire all auditor IFS può specificare quali documenti sono considerati come minimi? Questa documentazione minima deve dare all auditor una visione generale dell azienda e fornire le informazioni necessarie per consentirgli di andare il prima possibile a visitare la produzione. IFS suggerisce i seguenti documenti: Organigramma incluse le responsabilità (ruoli) Planimetria del sito con flussi interni del personale, delle materie prime, dei prodotti semilavorati e prodotti finiti Produzioni programmate del giorno/settimana Diagrammi di flusso dei processi che identificano ogni CCP e una lista di tutti i CCP e CP 14. Se alcuni documenti non possono essere trovati o forniti durante l audit non annunciato, quale deviazione ci si aspetta? La deviazione dipende dalle circostanze, dal tipo di documenti mancanti e dall impatto che provoca la loro mancanza sulla sicurezza alimentare. Non è possibile dare una risposta generica a questa domanda. 15. Cosa deve essere scritto sul certificato nel seguente caso: l ente di certificazione sta per emettere il certificato per l audit dell anno in corso, ma l azienda non ha deciso sull audit annunciato o non annunciato per l anno successivo. La stessa frase riportata nella prima pagina del rapporto di audit deve essere scritta sul certificato: prossimo audit tra XX.XX e XX.XX o non annunciato. FAQ AUDIT NON ANNUNCIATO IFS FOOD VERSIONE 6 5