FINANZIAMENTI AGLI STUDENTI PER SOGGIORNI E VISITE DI STUDIO

Transcript

1 FINANZIAMENTI AGLI STUDENTI PER SOGGIORNI E VISITE DI STUDIO 1. Che cosa sono 2. Chi li può chiedere 3. Come si ottiene l'autorizzazione 4. Quali spese sono rimborsabili 5. Come avviene il rimborso 6. A chi rivolgersi 7. Il regolamento di Ateneo 1. Che cosa sono L'Università degli Studi di Trento offre agli studenti l'opportunità di integrare la propria preparazione accademica con viaggi e soggiorni di studio finanziati dall'ateneo. Questo nella convinzione che la formazione di uno studente universitario non dovrebbe esaurirsi nelle consuete ore di lezione in aula, potendo invece trarre notevole vantaggio dal contatto diretto con diversi ambienti didattici e di ricerca o con espressioni della realtà economica, sociale e del mondo del lavoro. I viaggi di studio possono rientrare in tre tipologie: a) brevi soggiorni individuali di studio e di ricerca presso istituti universitari, impianti industriali enti o laboratori di ricerca italiani e stranieri per ricerche per tesi di laurea o per la partecipazione a seminari e corsi di specializzazione o attività similari; b) visite collettive di istruzione allo scopo di perfezionare la preparazione culturale e professionale presso musei, gallerie, impianti industriali, centri di studio e di ricerca in Italia e all'estero; c) partecipazione a programmi di scavi in luoghi di particolare interesse archeologico. Nel presente opuscolo informativo ci si limiterà ad illustrare l'ipotesi dei viaggi individuali. Per quanto riguarda i viaggi collettivi è infatti il docente a comunicare agli studenti, nell'ambito del proprio ciclo di lezioni, la possibilità di partecipare ad un viaggio di studio. 2. Chi li può chiedere In generale possono beneficiare di questi contributi economici tutti gli studenti regolarmente iscritti ai corsi di laurea o di diploma attivati dall'università. Ogni Facoltà, sulla base delle proprie esigenze didattiche, del numero di domande pervenute e dei fondi assegnati, può tuttavia decidere quali ipotesi sono da considerare prioritarie (studenti impegnati

2 VIAGGI DI STUDIO DEGLI STUDENTI Opuscolo informativo a cura del Gruppo semplificazione amministrativa 2 nel lavoro di tesi, viaggi collettivi piuttosto che individuali, etc.), riducendo i singoli contributi o riservandoli comunque a specifiche esigenze qualora i fondi non siano sufficienti per soddisfare tutte le richieste. 3. Come si ottiene l'autorizzazione Lo studente che intenda compiere un viaggio/soggiorno nell'ambito della propria attività di studio deve anzitutto confrontarsi con il docente referente (titolare del corso, relatore della tesi, etc.), al quale spetta il compito di valutare l'utilità dell'iniziativa. Per ottenere l'autorizzazione alla partenza è quindi necessario recarsi presso le Segreterie di Presidenza delle Facoltà, dove è disponibile un apposito modulo nel quale lo studente precisa la destinazione del viaggio, la durata complessiva, il mezzo utilizzato, indicando anche il preventivo di spesa e, di conseguenza, il contributo complessivamente richiesto. Lo studente presenta quindi il modulo debitamente compilato al docente proponente, il quale attesta formalmente l'utilità dell'iniziativa e firma a sua volta la richiesta. La domanda va quindi consegnata, sempre a cura dello studente, in Segreteria di Presidenza con un certo anticipo rispetto alla data di partenza 1. E' normalmente il Preside di Facoltà ad autorizzare il viaggio, stabilendo anche l'ammontare del contributo effettivamente concesso. Talvolta la stessa decisione è invece assunta da un organo collegiale come il Consiglio di Facoltà o di Corso di Laurea 2. La decisione, con l'indicazione precisa dell'importo massimo finanziabile, viene comunicata allo studente per mezzo di una comunicazione scritta inviata al domicilio. A tal punto la partenza è autorizzata. 4. Quali spese sono rimborsabili Il rimborso delle spese sostenute dallo studente impegnato nel viaggio/soggiorno di studio è soggetto a tre vincoli: a) importo massimo finanziabile: non possono essere liquidate somme superiori all'importo massimo finanziabile indicato nel provvedimento autorizzativo (e chiaramente evidenziato nella lettera inviata allo studente); 1 Indicativamente almeno 15 giorni prima, ma è bene per questo contattare la propria Facoltà per conoscere con precisione i termini previsti. 2 E' il caso, ad esempio, delle Facoltà di Giurisprudenza ed Ingegneria.

3 VIAGGI DI STUDIO DEGLI STUDENTI Opuscolo informativo a cura del Gruppo semplificazione amministrativa 3 b) documentazione della spesa: le spese sostenute e delle quali si chiede il rimborso devono in ogni caso essere opportunamente documentate mediante produzione in originale di biglietti, ricevute fiscali, attestazioni di pagamento, etc. c) tipologia di spese ammesse a contributo: non tutte le spese possono essere rimborsate dall'università. In particolare valgono le seguenti regole: spese di viaggio. Sono rimborsabili solamente le spese sostenute per viaggi con mezzi di linea (non quindi mezzo proprio), effettuati in seconda classe (treno) o in classe economica (aereo) ed in tratta extraurbana (non quindi bus, metropolitane, etc.). Si precisa inoltre che: - nel caso di biglietto ferroviario, lo studente ha diritto al rimborso dei supplementi (Eurostar e supplemento letto), purché ovviamente siano di seconda classe. - qualora il biglietto (aereo o ferroviario) è privo dell'indicazione dell'importo, tale informazione può essere facilmente attestata mediante una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà resa dallo stesso studente. Per facilitare tale adempimento l'amministrazione universitaria fornirà un apposito modulo che potrà essere compilato e firmato al momento della presentazione della documentazione di spesa. Non è quindi necessario (anche se rimane comunque possibile) ricorrere ad una dichiarazione integrativa rilasciata dall agenzia viaggi; - lo studente ha inoltre diritto al rimborso del biglietto del transfer per e dall aeroporto, anche se in tratta urbana, purché sia considerabile come appendice del viaggio aereo. spese di alloggio. Sono rimborsabili le sole spese di pernottamento (non quelle di vitto) per un massimo di 15 giorni consecutivi e per un massimo di al giorno per persona. Si precisa che a tal fine viene presa in considerazione l'ipotesi minima tra i limiti sopra indicati: se ad esempio il costo a notte è di lire e il pernottamento si prolunga per 20 giorni potranno essere rimborsate solo lire (costo a notte) per 15 giorni (limite temporale massimo), cioè lire; se invece il costo a notte è di lire per un soggiorno effettuato di 5 notti, si potranno rimborsare solo lire (limite massimo di spesa) per 5 notti, cioè lire. spese varie per ingresso a musei e/o biblioteche ed iscrizione a convegni. Tra le spese classificate come varie possono rientrare unicamente le spese sostenute per l'ingresso a musei e/o biblioteche e l'eventuale iscrizione a convegni, non altre tipologie quali spese per pasti, fotocopie, etc. Si precisa inoltre che:

4 VIAGGI DI STUDIO DEGLI STUDENTI Opuscolo informativo a cura del Gruppo semplificazione amministrativa 4 - nel caso di ingresso a musei e/o biblioteche lo studente può presentare tali spese unicamente se inerenti allo scopo del viaggio. Esempio: non si può chiedere il rimborso del biglietto di ingresso alla casa/museo di Shakespeare se il viaggio ha come finalità la raccolta di documentazione per la stesura di una tesi su argomenti economici; - anche per quanto riguarda l iscrizione a convegni o seminari sussiste il vincolo dell'attinenza con le finalità del viaggio; in tal caso lo studente deve farsi rilasciare un documento (fattura o attestazione) comprovante la spesa sostenuta per l'iscrizione; se in tale quota di partecipazione sono compresi pasti e/o pernotti (e c è un accenno di questo sulla ricevuta) è necessario specificare gli importi per controllare la tipologia ed il limite spesa effettuata. 5. Come avviene il rimborso Al ritorno dal viaggio lo studente può chiedere il pagamento del contributo concesso. Per questo è necessario compilare l'apposito modulo "Richiesta di rimborso", fornito dalla Segreteria di Presidenza assieme al modulo già utilizzato per la richiesta di autorizzazione. Lo studente, dopo averlo compilato in ogni sua parte, deve quindi farlo firmare dal docente proponente, al quale spetta il compito di attestare il raggiungimento degli obiettivi prefissati ed esprimere quindi parere favorevole alla liquidazione del rimborso. Il modulo di richiesta rimborso firmato dal docente, assieme alla documentazione utile ad attestare le spese sostenute (purché ovviamente rimborsabili, come sopra sottolineato), va quindi consegnato, sempre a cura dello studente, alla Divisione bilancio che provvederà ad istruire la fase di pagamento. Lo studente vedrà quindi la somma accreditata direttamente sul proprio conto corrente bancario, normalmente entro giorni dalla richiesta di rimborso completa della documentazione di spesa. Infine alcune osservazioni utili per la compilazione del modulo di richiesta rimborso: - è importante, affinché l'università possa effettuare il pagamento, l'indicazione precisa e chiara del codice fiscale ; - si consiglia di usufruire, se possibile, del pagamento con accredito sul conto corrente perché più veloce e sicuro; a tal fine lo studente deve però essere l intestatario (o fra gli intestatari) del conto corrente e deve indicare molto chiaramente le coordinate bancarie specificando la filiale della banca ed indicando i codici ABI e CAB; - in alternativa rimane la possibilità di avvalersi del pagamento tramite assegno inviato al domicilio, anche se tale modalità è onerosa per lo studente (raccomandata con spese a suo carico) e comporta i rischi che derivano dall invio per posta (es. smarrimento); - gli studenti possono indicare senza problemi le spese effettuate in valuta estera senza dover fare calcoli di cambio; l importante è specificare il tipo di moneta utilizzato.

5 VIAGGI DI STUDIO DEGLI STUDENTI Opuscolo informativo a cura del Gruppo semplificazione amministrativa 5 6. A chi rivolgersi La procedura, sia per quanto riguarda la fase di autorizzazione del viaggio, sia per la fase di liquidazione del contributo, si compone di passaggi comuni a tutte le Facoltà e di "varianti" che sono invece specifiche dalle singole Facoltà in quanto espressione di diverse esigenze didattiche. Per questo si consiglia lo studente intenzionato ad intraprendere il viaggio di contattare anticipatamente la Segreteria di Presidenza della propria Facoltà che potrà fornire delle informazioni "mirate" per quanto riguarda la fase di autorizzazione alla partenza: Facoltà di Economia Via Inama, 5 Daniela Monte tel. 0461/ daniela@cs.unitn.it Cinzia Paolisso tel. 0461/ paolisso@gelso.unitn.it Facoltà di Giurisprudenza Via Rosmini, 33 Facoltà di Ingegneria Mesiano Facoltà di Lettere e Fil. Via S. Croce, 65 Facoltà di Scienze Pantè di Povo Alba Fiorellini tel. 0461/ fiorellini@jus.unitn.it Andrea Rigobello tel. 0461/ andrea.rigobello@ing.unitn.it Giorgia Nardon Tel 0461/ gnardon@gelso.unitn.it Lucia Osele tel. 0461/ osele@science.unitn.it Carli Mirella tel. 0461/ mirella@science.unitn.it Facoltà di Sociologia Via Verdi, 29 Daniela Cava tel. 0461/ dcava@soc.unitn.it Diploma in Servizio Sociale Via Verdi, 29 Emanuela Merisio tel. 0461/ manuela.merisio@soc.unitn.it Per quanto riguarda invece la richiesta di liquidazione del contributo, a conclusione del viaggio, la funzionaria competente è: Divisione Bilancio via Belenzani, 12 (III piano) Angela Granatiero tel. 0461/ agranatiero@amm.unitn.it

6 VIAGGI DI STUDIO DEGLI STUDENTI Opuscolo informativo a cura del Gruppo semplificazione amministrativa 6 7. Il regolamento di Ateneo Il testo integrale del regolamento di Ateneo dedicato ai viaggi di studio, emanato con D.R. 1 giugno 1992, n. 1159, è disponibile on-line all'indirizzo web: In alternativa può essere richiesto anche alle Segreterie di Presidenza delle Facoltà. A cura di Davide Modena Gruppo semplificazione amministrativa - Università degli Studi di Trento. Si ringraziano per la collaborazione Angela Granatiero, Silvana Mongioj e Patrizia Tomio. Maggio 1999