Gli obblighi per Amministrazioni pubbliche e le nuove opportunità per i fornitori delle Amministrazioni

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1 Gli obblighi per Amministrazioni pubbliche e le nuove opportunità per i fornitori delle Amministrazioni Sessione per le Imprese Vicenza, 12 Febbraio 2013 Ing. Francesco Porzio

2 La disciplina del Mercato Elettronico Dal 1 luglio 2007, le amministrazioni statali centrali e periferiche, ad esclusione degli istituti e delle scuole di ogni ordine e grado, delle istituzioni educative e delle istituzioni universitarie, per gli acquisti di beni e servizi al di sotto della soglia di rilievo comunitario, sono tenute a fare ricorso al mercato elettronico della pubblica amministrazione di cui all'articolo 328 del D.P.R. 207/2010. (art. 1, comma 450 L. 296/2006)

3 La disciplina del Mercato Elettronico Fermi restando gli obblighi previsti al comma 449 del presente articolo, le altre amministrazioni pubbliche di cui all'articolo 1 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, per gli acquisti di beni e servizi di importo inferiore alla soglia di rilievo comunitario sono tenute a fare ricorso al mercato elettronico della Pubblica Amministrazione ovvero ad altri mercati elettronici istituiti ai sensi del medesimo articolo 328 del D.P.R. 207/2010 (art. 1, comma 450 L. 296/2006 modificato dall art. 7 D.L. 52/2012)

4 Il Mercato Elettronico della P.A. (MEPA) E un marketplace con cui la Pubblica Amministrazione acquista forniture e servizi di importo fino a E dedicato a Piccole e Medie Imprese E gestito dal Ministero dell Economia e delle Finanze tramite Consip SpA Esiste dal 2003, ma il recente D.L. 52/2012 (Spending Review) obbliga tutta la Pubblica Amministrazione ad effettuare acquisti sul Mercato Elettronico

5 Le merceologie presenti sul MEPA Arredi Cancelleria, prodotti e servizi per ufficio Dispositivi di protezione individuale Fonti rinnovabili ed efficienza energetica Forniture specifiche per la Sanità Hardware, software e servizi ICT Manutenzione (antincendio, elettrici, termici, idraulici) Materiale elettrico Materiale igienico sanitario, servizi di pulizia Servizi per eventi e comunicazione Veicoli e mobilità sostenibile

6 Il Mercato Elettronico della PA Il Mercato Elettronico: è un area virtuale di incontro della domanda della PA con l offerta del mercato per effettuare acquisti di valore inferiore alla soglia di rilievo comunitario nel rispetto del DPR 207/2010 è un aggregazione di servizi applicativi per accelerare lo scambio di informazioni e concludere transazioni, indagini di mercato, verifiche di congruità dei prezzi è un nuovo canale di Business per le Imprese Fornitori Amministrazioni Fornitori Amministrazioni Mercato Elettronico della PA

7 Gli attori coinvolti

8 L abilitazione delle Imprese L abilitazione dei Fornitori avviene attraverso la pubblicazione di apposito bando Pubblicati i bandi, sul portale i fornitori possono scaricare la documentazione relativa al Bando di Abilitazione al quale vogliono partecipare Inseriscono i loro prodotti nel file Excel scaricato dal sito, predisposto per la creazione del catalogo Compilano on-line sul portale l apposita Domanda di Abilitazione, la scaricano sul PC, appongono sulla domanda e sulla Lista prodotti la firma digitale del legale rappresentante dell impresa e caricano il tutto a sistema L apposita Commissione di Abilitazione valuta la domanda e la lista prodotti, richiedendo eventuali chiarimenti, ed emette un provvedimento di abilitazione/diniego che viene notificato per posta elettronica al fornitore E predisposto il Catalogo elettronico dei beni/servizi offerti, che il Fornitore firmerà digitalmente prima della pubblicazione nel Mercato Elettronico.

9 Rischi e contromisure Tipici requisiti di abilitazione del Fornitore: Capacità professionale: iscrizione presso il R. I. per attività attinenti nulla osta antimafia assenza di cause di esclusione ex art. 38 D. Lgs. 163/2006 adempiere, all interno della propria azienda, agli obblighi di sicurezza Capacità economico-finanziaria fatturato specifico relativo all anno precedente alla presentazione della Domanda non inferiore a i requisiti sono autocertificati e non si prevede cauzione

10 L abilitazione delle Imprese Fonte: Consip

11 L abilitazione delle Imprese Che cosa è indispensabile avere: firma digitale dati relativi all Impresa da specificare nella procedura informatica di abilitazione scelta dei prodotti da abilitare una prima versione di catalogo elettronico Che cosa è consigliabile avere: consapevolezza che per vendere occorre una azione di promozione mirata strategia di marketing on line piano di comunicazione

12 Le dichiarazioni richieste da Consip per l Abilitazione

13 Il Mercato Elettronico della P.A. I Punti Ordinanti della PA possono acquistare da più Fornitori Punti Ordinanti pubblicano i cataloghi consultano i cataloghi inviano gli ordini e richiedono offerte MEF/CONSIP evadono gli ordini e presentano offerte trasmettono la documentazione e i cataloghi relativi ai propri prodotti abilitano i Fornitori e i prodotti Fornitori I PO sono i soggetti registrati sul Mercato Elettronico che possono impegnare l Amministrazione di appartenenza per l acquisto di beni e servizi

14 Il Mercato Elettronico della PA: il modello Il sistema consente di ricercare i prodotti rispondenti alle proprie esigenze nell ambito dei cataloghi elettronici e di effettuare confronti in base alle caratteristiche qualitative e commerciali I Punti Ordinanti possono utilizzare il Mercato Elettronico della P.A. per acquisti di importo inferiore alla soglia di rilievo comunitario secondo due modalità Ordini di Acquisto diretto (OdA) I beni presenti nel catalogo costituiscono offerte irrevocabili di vendita da parte dei fornitori e possono essere acquistati mediante emissione on-line di OdA Richieste di Offerta (RdO) È possibile inviare a Fornitori selezionati tra quelli abilitati RdO per prodotti con caratteristiche particolari o per condizioni di fornitura diverse da quelle standard

15 Il Mercato Elettronico della P.A. Benefici Trasparenza 4 agevole confronto dei prodotti e dei prezzi, anche al fine di rapide indagini di mercato 4 interazione con un ampia numerosità di fornitori che rispondono a requisiti di affidabilità. Efficienza 4 riduzione dei costi di contatto e dei tempi di contrattazione, grazie alla possibilità di richiedere offerte e di negoziare prezzi e condizioni agevolate in maniera estremamente rapida e automatizzata, senza inoltro di documentazione cartacea; 4 riduzione delle attività legate alla gestione documentale; 4 tracciamento degli acquisti eseguiti e monitoraggio delle diverse fasi; 4 possibilità per il personale, in parte liberato da alcune incombenze amministrativoburocratiche, di dedicarsi maggiormente ad attività quali analisi delle merceologie, programmazione dei fabbisogni, monitoraggio della spesa.

16 Il Mercato Elettronico della P.A. Benefici Flessibilità ulteriore canale cui le P.A. anche quelle di piccole dimensioni - possono ricorrere liberamente per acquistare in maniera: 4 rapida grazie alla gestione elettronica delle transazioni e alla presenza, a fianco dei fornitori di dimensioni maggiori, anche dei piccoli fornitori locali, che in particolari aree territoriali possono rivelarsi particolarmente competitivi; 4 personalizzabile grazie alla possibilità di richiedere offerte a più fornitori per prodotti con caratteristiche particolari o per condizioni di fornitura diverse da quelle standard; 4 mirata grazie alla presenza di più fornitori per la stessa tipologia di beni/servizi e di più prodotti per la stessa merceologia. Impulso alle Piccole e Medie Imprese locali 4 possibilità di proporsi anche per il territorio di una sola Provincia e requisiti di ingresso legati all affidabilità più che alla dimensione; 4 opportunità di adottare un nuovo canale di vendita complementare a quelli già attivati e di allargare il proprio bacino di clientela, senza bisogno di sostenere onerosi investimenti; 4 incremento di efficienza e recupero di competitività, grazie alla gestione informatizzata del processo di vendita e all eliminazione di supporti cartacei; 4 maggiore visibilità.

17 Il catalogo elettronico Archivio di articoli organizzati in categorie e sottocategorie merceologiche che consente l'accesso a: Convenzioni (negozio elettronico) Mercato Elettronico

18 Come funziona L inserimento dei prodotti avviene tramite un Catalogo Elettronico: archivio contenenti tutti gli articoli offerti dai Fornitori organizzati in bandi, categorie merceologiche, sottocategorie, metaprodotti (tipi di prodotti), articoli (Offerte) I Cataloghi prodotti a partire dalla documentazione inviata a Consip dal Fornitore abilitato (firmati digitalmente) costituiscono Offerte pubbliche di vendita. Il Fornitore invia la documentazione sui prodotti Il Gestore verifica il catalogo Il Fornitore firma digitalmente il catalogo Il Gestore pubblica il catalogo sul Mercato Elettronico

19 Come gli Enti ricercano i prodotti nel Mercato Elettronico È possibile anche utilizzare la ricerca semplice presente in tutte le pagine del portale accanto al menù di navigazione In alternativa il sistema propone altri 4 metodi possibili:

20 Come gli Enti ricercano i prodotti nel Mercato Elettronico L accesso dalla funzione Sfoglia Catalogo Fonte: Consip

21 Come gli Enti ricercano i prodotti nel Mercato Elettronico L accesso dalla funzione A-Z Prodotti Fonte: Consip

22 Come gli Enti ricercano i prodotti nel Mercato Elettronico L accesso dalla funzione Ricerca per Codice Fonte: Consip

23 Come gli Enti ricercano i prodotti nel Mercato Elettronico L accesso dalla funzione Trova Prodotti Fonte: Consip

24 Come funziona: l Ordine di Acquisto diretto (OdA) Individuati gli articoli di interesse, il PO può procedere direttamente all acquisto alle condizioni indicate Punto Ordinante 1 COMPOSIZIONE CARRELLO 2 VERIFICHE 3 COMPILAZIONE MODULO D ORDINE 4 FIRMA DIGITALE E INVIO Il PO compone il carrello selezionando gli articoli di interesse e specificandone le quantità richieste - Copertura area geografica? - Rispetto dell importo minimo per luogo di consegna? - Rispetto del lotto minimo ordinabile? Il PO inserisce online: -informaz. generali -dati di spedizione -dati di fatturazione Il PO scarica il modulo, appone la firma digitale e carica di nuovo il file a sistema

25 Come funziona: l Ordine di Acquisto diretto (OdA) 7 EVASIONE DELL ORDINE 6 VERIFICA CONTENUTI DELL ORDINE 55 NOTIFICA RICEZIONE DELL ORDINE NOTIFICA DELL ORDINE Fornitore Il fornitore evade l ordine (o, ad esito negativo della verifica, invia comunicazione firmata digitalmente) Il fornitore verifica i contenuti dell ordine, il rispetto dell importo minimo per luogo di consegna e del lotto minimo ordinabile. Il sistema invia in automatico al fornitore una notifica per posta elettronica

26 Come funziona: l Ordine di Acquisto diretto (OdA) I Cataloghi dei Fornitori contengono offerte vincolanti Il Punto Ordinante che intende acquistare un Bene o un Servizio direttamente da Catalogo concludendo un Contratto con il Fornitore deve predisporre ed inviare al Fornitore un modulo di Ordine Diretto il documento modulo di Ordine Diretto è generato dal sistema in seguito alla scelta dei prodotti nel catalogo Il modulo di Ordine Diretto deve essere sottoscritto con Firma Digitale Quando il modulo di Ordine Diretto è inserito nel sistema, il Contratto di prestazione dei Beni o Servizi indicati nel Catalogo si intende perfezionato, fatti salvi i limiti di lotto minimo di acquisto, importo minimo di consegna, area di consegna, disponibilità massima mensile garantita

27 Come funziona: la Richiesta di Offerta (RdO)

28 I contenuti di una Richiesta di Offerta (RdO) Il Punto Ordinante individua e descrive i Beni/Servizi oggetto della RDO Il Punto Ordinante definisce il criterio di aggiudicazione Il Punto Ordinante definisce i criteri di valutazione tecnica ed economica Il Punto Ordinante seleziona i Fornitori a cui invia la RdO, individualmente o su base territoriale La RdO può avere ad oggetto principale esclusivamente beni o servizi abilitati o abilitabili al Mercato Elettronico

29 I contenuti di una Richiesta di Offerta (RdO) Il Punto Ordinante può personalizzare: le caratteristiche degli articoli richiesti specifiche Condizioni Particolari di Contratto condizioni relative alla procedura ulteriori requisiti o garanzie richieste ai Fornitori eventuali modalità di comunicazione che il Punto Ordinante ammette nel corso del procedimento

30 L acquisto tramite Richiesta di Offerta Richiesta di Offerta (RdO)- compilazione Il Punto Ordinante deve sottoscrivere digitalmente l eventuale documento da allegare Il Punto Ordinante deve confermare la RDO ed inviarla ai Fornitori Abilitati prescelti Il Punto Ordinante deve indicare il termine entro il quale i Fornitori potranno inviare la loro Offerta ed il termine entro il quale l Offerta potrà essere accettata Più beni e servizi possono costituire unica RdO, ma possono essere suddivisi in lotti diversi

31 L acquisto tramite Richiesta di Offerta Richiesta di Offerta (RdO)- responsabilità del P.O. redazione del contenuto della RdO scelta e del numero dei Fornitori da invitre andamento della procedura proroghe dei termini previsti per l invio delle offerte accettazione di documentazione aggiuntiva o di offerte sostitutive da parte dei Fornitori facoltà di ritiro dell offerta da parte dei Fornitori revoca dell aggiudicazione

32 L acquisto tramite Richiesta di Offerta Richiesta di Offerta (RdO)- Risposta del Fornitore: non è sottoposta alle condizioni ed ai limiti di lotto minimo, area di consegna e Disponibilità Massima Garantita con l invio dell Offerta il Fornitore accetta le Condizioni di contratto previste dal Punto Ordinante nella RdO deve contenere solo articoli abilitati nel proprio catalogo o abilitabili se contiene articoli abilitabili, il Fornitore deve richiederne l abilitazione (i tempi per la valutazione della richiesta sono variabili e Consip non garantisce tempi rispetto ai termini di scadenza della RDO)

33 La Richiesta di Offerta (RdO) La risposta del Fornitore Non è sottoposta alle condizioni ed ai limiti di lotto minimo, area di consegna e Disponibilità Massima Garantita Con l invio dell Offerta il Fornitore accetta le Condizioni di Contratto previste dal Punto Ordinante nella RdO Deve contenere solo articoli presenti nel proprio catalogo o ivi inseribili I tempi per la valutazione della richiesta di inserimento di un prodotto a catalogo sono variabili e Consip non garantisce tempi rispetto ai termini di scadenza della RdO

34 Le dichiarazioni da rendere in risposta a una RdO

35 Le regole del Mercato Elettronico Accesso userid e password per l ingresso PIN per le disposizioni normalmente accessibile dal Lunedì al Venerdì (esclusi i giorni festivi), dalle ore 8.00 alle ore In ogni caso l accesso sarà consentito in qualsiasi momento in cui il Sistema risulterà accessibile e regolarmente funzionante

36 Le regole del Mercato Elettronico Abilitazione dei fornitori Consip abilita i fornitori ed i relativi articoli (beni/servizi) al Mercato Elettronico attraverso un apposito Bando il Bando indica i requisiti del fornitore (legali e finanziari) il Bando indica i requisiti degli articoli (specifiche tecniche e funzionali) I fornitori possono presentare Domanda di Abilitazione in qualunque momento per tutta la durata del Bando Per l abilitazione ad un bando occorre almeno un articolo Il fornitore può richiedere l abilitazione di altri articoli per ampliare il proprio catalogo per poter rispondere ad una specifica Richiesta di Offerta

37 Le regole del Mercato Elettronico Consip non è in grado di garantire la conformità di beni e servizi effettivamente consegnati o prestati con quelli offerti nel catalogo Consip non si assume responsabilità né fornisce garanzia sugli articoli, sulla loro conformità alla normativa applicabile e sul buon esito delle transazioni concluse nel Mercato Elettronico

38 Responsabilità di Consip mette a disposizione degli Utenti il Mercato Elettronico abilita i Fornitori ed i relativi articoli affida la conduzione tecnica al Gestore del Sistema che: controlla i principali parametri di funzionamento segnala eventuali anomalie è incaricato della conservazione dei documenti è responsabile della sicurezza informatica, logica e fisica è responsabile del trattamento dei dati personali non verifica né interviene in alcun modo nelle transazioni non è in grado di accertare o garantire che P. O. e Fornitori agiscano nell ambito del Mercato Elettronico nel rispetto della normativa vigente è estranea a qualsiasi controversia tra P.O. e Fornitori

39 I numeri del Mercato Elettronico , % Fonte: Consip