GESTIONE E UTILIZZO DEGLI AUTOVEICOLI AZIENDALI

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1 PROCEDURA OPERATIVA AUTOVEICOLI PROCEDURA OPERATIVA PO_02 Rev.1.0 Pag. 1 di 6 GESTIONE E UTILIZZO DEGLI AUTOVEICOLI AZIENDALI Riferimenti Normativi Norma ISO 9001 edizione 2008 BS OHSAS 18001:2007 Revisione Data Elaborata Verificata Approvata /02/2016 RSGSSL RSPP /02/2017 RSGSSL RSPP Revisione Descrizione Note 0.0 Creazione documento 1.0 aggiornate ragione sociale e struttura del documento; eliminato paragrafo carta carburante Doc creato da Procedura Vers. 2 del Sistema Gestione Qualità Sistema qualità certificato UNI EN ISO 9001:2008 CUP 2000 S.c.p.A. - Sede Legale Via del Borgo di S. Pietro, 90/c Bologna tel fax cup2000@cup2000.it - cup2000@cert.cup2000.it - C.F., P. IVA e Iscrizione al Registro delle Imprese di Bologna n Capitale Sociale ,00 i.v.

2 Sommario 1. SCOPO CAMPO DI APPLICAZIONE DEFINIZIONI RESPONSABILITÀ CONDIZIONI GENERALI DI UTILIZZO DELLE AUTO AZIENDALI COMPORTAMENTO GENERALE AUTORIZZAZIONE ALLA GUIDA CONTRASSEGNI DSI MULTE INFORMAZIONI TECNICHE MANUTENZIONI E TAGLIANDI FUEL CARD SINISTRI TRACCIABILITÀ DEI MEZZI AZIENDALI E DEGLI UTILIZZATORI NUMERI UTILI RECAPITI INTERNI NOLEGGIO LUNGO TERMINE (NLT) BLOCCO CARTE CARBURANTE... 6 CUP 2000 S.c.p.A. Pag. 2/6

3 1. SCOPO La presente procedura ha per scopo la definizione dei comportamenti da tenere durante l uso di autoveicoli acquistati o noleggiati da CUP CAMPO DI APPLICAZIONE La procedura viene applicata a tutte le sedi di CUP DEFINIZIONI Guidatori: persone autorizzate alla guida; devono osservare regole di comportamento generale e, nei casi previsti, hanno l obbligo di informare i soggetti specificati nella procedura. Ufficio Logistica: rappresenta il contatto aziendale per i guidatori dei veicoli. Ufficio contabilità: si occupa della parte contabile delle schede carburante e delle fuel card. 4. RESPONSABILITÀ L applicazione della presente procedura è compito di tutti gli utilizzatori dei mezzi aziendali; le azioni imprudenti sono responsabilità di chi le commette. 5. CONDIZIONI GENERALI DI UTILIZZO DELLE AUTO AZIENDALI 5.1 COMPORTAMENTO GENERALE Gli autorizzati alla guida NON devono utilizzare il veicolo per il trasporto di persone o cose verso compenso, per la sublocazione, per spingere o trainare oggetti, sotto l influenza di droghe, narcotici, alcolici o intossicanti ovvero di altre sostanze comunque idonee a menomare la capacità di intendere e di reagire; in corse, competizioni o prove di velocità o destrezza, per uno scopo contrario alla legge, per la circolazione in aree vietate e nelle aree di accesso o di servizio alle zone portuali e aeroportuali, a traffico limitato, per trasportare animali. 5.2 AUTORIZZAZIONE ALLA GUIDA Gli autoveicoli possono essere condotti solo da persone abilitate alla guida, il cui nominativo è inserito nell elenco posto in ciascuna auto. Per l abilitazione alla guida delle auto aziendali occorre inviare all indirizzo logistica@cup2000.it copia della patente in corso di validità e l autorizzazione del Responsabile di Funzione o di Business Unit di competenza. CUP 2000 S.c.p.A. Pag. 3/6

4 5.3 CONTRASSEGNI DSI Le vetture sono dotate di contrassegno DSI (Installatori) che permette l accesso all autorimessa aziendale, nonché al centro storico di Bologna esclusa la T. Il documento è dematerializzato. Il numero del DSI abbinato alla targa del veicolo, è riportato nell autorizzazione alla guida. 5.4 MULTE Le infrazioni al codice della strada sono totalmente a carico del guidatore il quale dovrà corrispondere l importo della contravvenzione e subire, quando prevista, la decurtazione dei punti dalla patente di guida. 6. INFORMAZIONI TECNICHE 6.1 MANUTENZIONI E TAGLIANDI Il guidatore che si accorga che l auto ha bisogno di interventi di manutenzione, cambio gomme, o riparazione, è tenuto a darne comunicazione scritta all indirizzo logistica@cup2000.it. Inoltre è tenuto a controllare lo spessore del battistrada e la pressione degli pneumatici. I tagliandi devono essere fatti ogni Km. Per gli pneumatici occorre: gonfiaggio ogni 2 mesi; inversione ogni 10/ km; cambio gomme ogni km. 6.2 FUEL CARD Tutti gli automezzi sono provvisti di fuel card. È strettamente utilizzabile per la sola fornitura di carburante presso le stazioni convenzionate e per il solo veicolo la cui targa è riportata nella predetta carta. Ogni altro eventuale o difforme utilizzo è vietato e pertanto il personale dei punti di vendita è autorizzato a ritirare le carte di cui sia stato tentato l utilizzo improprio, che risultino scadute di validità o revocate o sospese. Al momento dell erogazione, l addetto al punto vendita convenzionato richiede la card e il chilometraggio dell autoveicolo. L utilizzatore deve digitare il codice PIN (v. paragrafo successivo) e ritirare copia dello scontrino di pagamento che andrà conservato attentamente e consegnato alla Responsabile della Logistica PIN L utilizzatore deve digitare il Pin esclusivamente quando richiesto; sono possibili solo 5 tentativi consecutivi, oltre i quali la carta viene resa tecnicamente inutilizzabile. In questo caso il guidatore deve restituire la carta al servizio Logistica di CUP SMARRIMENTO / SOTTRAZIONE In caso di smarrimento o sottrazione della carta, il guidatore deve comunicare immediatamente alla Responsabile della Logistica numero di targa del veicolo, luogo e ora in cui è avvenuto il fatto. Successivamente DEVE sporgere denuncia all Autorità competente e consegnare il documento originale al servizio Logistica. CUP 2000 S.c.p.A. Pag. 4/6

5 6.3 SINISTRI INCIDENTE In caso di INCIDENTE, il conducente DEVE: - informare immediatamente il servizio Logistica (cell , tel , mail: logistica@cup2000.it); - compilare, sul luogo stesso dell incidente, il modulo CID in ogni sua parte e sottoscriverlo congiuntamente (sia il danneggiatore che il danneggiato). In mancanza del modulo di constatazione amichevole di incidente (CID), in conformità al modulo stesso, preparare una descrizione dettagliata della dinamica dei fatti, dei nomi/indirizzi/recapiti delle parti coinvolte, delle compagnie assicurative, degli eventuali testimoni e ogni altro dato rilevante ai fini del rimborso danni; - non rilasciare dichiarazioni di responsabilità in caso di incertezza sulla dinamica del sinistro; - trasmettere, ENTRO 12 ORE dal sinistro, via mail al servizio Logistica la descrizione dettagliata dell evento e la copia leggibile del CID FURTO / INCENDIO In caso di FURTO e/o INCENDIO - anche tentato - del veicolo o di sue parti, l utilizzatore DEVE denunciare immediatamente il fatto all Autorità competente e consegnare al servizio Logistica l originale della denuncia, entro 12 ore dall evento SMARRIMENTO / FURTO DI CHIAVI In caso di SMARRIMENTO/FURTO DI CHIAVI o congegni automatici di apertura porte del veicolo e/o dell autorimessa aziendale, l utilizzatore DEVE sporgere immediata denuncia all Autorità competente e consegnare il documento originale al servizio Logistica, che provvederà ad informare la Compagnia di Assicurazione entro 24 ore dall evento. 7. TRACCIABILITÀ DEI MEZZI AZIENDALI E DEGLI UTILIZZATORI La procedura per la tracciabilità dei mezzi è la seguente: Sede Bologna Per prenotare l auto aziendale occorre inoltrare all indirizzo logistica@cup2000.it una mail di richiesta completa di destinazione, data di utilizzo, nome del conducente, numero di passeggeri; il servizio provvederà a comunicare la disponibilità e a inserire la prenotazione nella Intranet aziendale, alla voce dedicata: Installazioni SOLE Gli installatori gestiscono autonomamente un calendario appuntamenti / mezzi / utilizzatore che produrranno al servizio Logistica se e quando ne farà richiesta. Minerbio I referenti locali verificano che gli utilizzatori compilino il registro auto aziendali di quella sede al momento di ritirare le chiavi dei mezzi. Il registro dovrà essere conservato presso la sede di Minerbio e una copia dovrà essere fornita al servizio Logistica se e quando ne farà richiesta. CUP 2000 S.c.p.A. Pag. 5/6

6 8. NUMERI UTILI 8.1 RECAPITI INTERNI UFFICIO LOGISTICA CUP Resp. servizio Alessandra Melò CENTRALINO CUP Rosa Pallotta (supporto installatori SOLE) ( dall esterno) Resp. servizio Marianna Larivera UFFICIO CONTABILITA CUP NOLEGGIO LUNGO TERMINE (NLT) Tra i documenti dell autovettura, è reperibile il manuale dell utilizzatore con indirizzi e recapiti telefonici della Società proprietaria del veicolo, dell assistenza autorizzata (officina, gommista, carrozziere, etc), del soccorso stradale. Si riportano di seguito i numeri del servizio assistenza clienti delle Società proprietarie dei veicoli a noleggio: ALD Automotive Car Server LeasePlan Leasys BLOCCO CARTE CARBURANTE Si riportano di seguito i numeri utili per bloccare le fuel card: AGIP API IP ENI ESSO Q CUP 2000 S.c.p.A. Pag. 6/6