Adeguamento del Sistema di gestione ai requisiti del D.lgs 231/2001

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1 28/02/2008 Studio Paratore Pasquetti & Associati 1 Studio Paratore Pasquetti & Associati Adeguamento del Sistema di gestione ai requisiti del D.lgs 231/2001 Dott. Livio Pasquetti

2 28/02/2008 Studio Paratore Pasquetti & Associati 2 Premessa: l obiettivo generale del Dlgs 231 Il D.Lgs 231/01 ha inserito un corpus di nuove regole tali da indurre un diverso modo di fare impresa, in cui occorre porre più attenzione ai processi di gestione e controllo che garantiscono la legalità nei comportamenti dell impresa.

3 La responsabilità amministrativa degli Enti 28/02/2008 Studio Paratore Pasquetti & Associati 3 Il D.lgs 231/01 ha infatti introdotto una forma di: responsabilità amministrativa degli Enti (con o senza personalità giuridica); per i reati commessi a loro vantaggio o nel loro interesse; dalle persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell ente (c.d. soggetti apicali) e dai soggetti sottoposti alla loro direzione o vigilanza. La responsabilità dell Ente si aggiunge a quella delle persone fisiche che hanno commesso il reato.

4 Il reale senso del D.Lgs. 231 Vedere il corpus normativo del D.Lgs. 231 come un insieme di ulteriori regole volte a burocratizzare le attività svolte a discapito del business è sbagliato. Il D.Lgs. 231 è in realtà un tassello della più ampia responsabilità sociale d impresa, che sempre più ne sta diventando un importante driver di creazione del valore. 28/02/2008 Studio Paratore Pasquetti & Associati 4

5 28/02/2008 Studio Paratore Pasquetti & Associati 5 Le principali fattispecie di reato Le principali ipotesi di reato per cui scatta la responsabilità amministrativa dell Ente sono: Reati commessi nei rapporti con la Pubblica Amministrazione (quali la corruzione o l indebita percezione di finanziamenti pubblici, ad esempio); Reati societari (quali le false comunicazioni sociali o l aggiotaggio); Reati di omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime, commessi con violazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell igiene e della salute sul lavoro

6 Altre fattispecie di reato specifiche Vi sono poi ipotesi di reato per cui scatta la responsabilità amministrativa dell Ente di portata più circoscritta: reati di abuso di mercato reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita reati di falsificazione monetaria reati con finalità di terrorismo delitti contro la personalità individuale (quali la pornografia o la prostituzione minorile) reati transnazionali (quali l associazione mafiosa) 28/02/2008 Studio Paratore Pasquetti & Associati 6

7 Le estensioni attese Il nucleo dei reati ricompresi nell ambito del D.lgs 231/01 è atteso comprendere anche: reati tributari reati ambientali 28/02/2008 Studio Paratore Pasquetti & Associati 7

8 L apparato sanzionatorio Il D.lgs 231/01 mira a colpire gli interessi economici dei soci degli Enti. Le tipologie di sanzioni amministrative comprendono: la sanzione pecuniaria (da a euro); le sanzioni interdittive, applicabili anche in via cautelare, quali la sospensione di una licenza, il divieto di contrattare con la P.A. o la revoca di un contributo ricevuto; la confisca la pubblicazione della sentenza. 28/02/2008 Studio Paratore Pasquetti & Associati 8

9 Il ruolo del modello organizzativo in presenza di reati commessi da soggetti in posizione apicale 28/02/2008 Studio Paratore Pasquetti & Associati 9 In presenza di reati commessi da soggetti in posizione apicale l ente non ne risponde se riesce a provare che: 1. è stato adottato ed attuato, prima della commissione del fatto, un efficace modello di organizzazione e di gestione idoneo a prevenire il reato verificatosi; 2. è stato affidato ad un organismo dell ente, dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo, il compito di vigilare sul funzionamento, l osservanza e l aggiornamento del modello di organizzazione e di gestione; 3. chi ha commesso il reato ha eluso fraudolentemente il modello di organizzazione e di gestione; 4. l organismo di vigilanza non ha omesso o svolto con insufficienza il controllo.

10 Il ruolo del modello organizzativo in presenza di reati commessi da soggetti sottoposti a direzione In presenza di reati commessi da soggetti sottoposti all altrui direzione, la società, ente o associazione è responsabile se l inosservanza degli obblighi di direzione e di vigilanza ha reso possibile la commissione del reato. Tale inosservanza è esclusa se è stato adottato ed attuato un efficace modello di organizzazione, gestione e controllo idoneo a prevenire il reato verificatosi e che prevede: 1. in relazione a natura, dimensione e tipo dell attività svolta, misure idonee a garantire lo svolgimento dell attività nel rispetto della legge e a scoprire ed eliminare tempestivamente situazioni di rischio; 2. una verifica periodica del modello, in presenza di violazioni delle prescrizioni o di cambiamenti nella natura, dimensione e tipo dell attività svolta; 3. un sistema disciplinare che sanzioni il mancato rispetto del modello. 28/02/2008 Studio Paratore Pasquetti & Associati 10

11 Il modello organizzativo quale unico strumento di esimente per l Ente 28/02/2008 Studio Paratore Pasquetti & Associati 11 La concreta ed efficace adozione di un modello di organizzazione, gestione e controllo idoneo a prevenire la commissione dei reati considerati dal Dlgs 231/01, pur non essendo obbligatoria, è dunque l unica modalità con cui l ente può difendersi dalle responsabilità e dalle sanzioni ivi previste.

12 Cosa intende per Modello organizzativo il Dlgs /02/2008 Studio Paratore Pasquetti & Associati 12 Possiamo definire tale modello come un sistema coordinato di regole, strumenti e controlli ragionevolmente idoneo ad individuare e prevenire le azioni penalmente rilevanti poste in essere dall ente stesso o dai soggetti sottoposti alla sua direzione/vigilanza. Il Modello Organizzativo richiamato dalla legge è quindi un tassello del sistema di controllo interno dell Ente, focalizzato a prevenire il rischio reato.

13 L integrazione del Modello organizzativo con gli altri Sistemi di Gestione 28/02/2008 Studio Paratore Pasquetti & Associati 13 E auspicabile integrare il modello di organizzazione e gestione richiesto dal Dlgs 231 con il sistema qualità Uni En Iso 9001:2000 eventualmente presente o con altri sistemi di gestione certificabili quali Iso o SA 8000).

14 28/02/2008 Studio Paratore Pasquetti & Associati 14 Il concetto di rischio accettabile La costruzione del sistema di controllo preventivo del rischio di commissione delle tipologie di reato previste dal Dlgs 231/2001 ha un presupposto chiave nella definizione del rischio accettabile. Il rischio è considerato accettabile quando il sistema preventivo di controllo non può essere aggirato se non fraudolentemente, cioè volontariamentente con artifizi e/o raggiri.

15 La costruzione del modello organizzativo RISK ANALYSIS PRELIMINARE RISK ASSESSMENT PREDISPOSIZIONE DEL MODELLO IMPLEMENTAZIONE DEL MODELLO 1. Il business 2. La struttura organizzativa 3. Responsabilità per funzioni 4. I processi: responsabili, documenti, risorse 5. Il sistema di deleghe e procure 6. Il sistema di controllo 1. Mappatura processi a rischio 2. Valutazione probabilità di realizzazione del rischio 3. Valutazione gravità del rischio 4. Determinazione matrice rischi 5. Confronto rischi e sistema controlli esistente 1. Codice etico 2. Sistema organizzativo: Organigramma per funzioni Mansionario Procedure Sistema di deleghe per funzioni Sistema di controlli Comunicazione e formazione 3. Organismo di vigilanza 4. Sistema sanzionatorio 1. Piano di comunicazione 2. Formale adozione 3. Piano di formazione 4. Piano di monitoraggio 28/02/2008 Studio Paratore Pasquetti & Associati 15

16 28/02/2008 Studio Paratore Pasquetti & Associati 16 Risk Analysis Preliminare RISK ANALYSIS PRELIMINARE 1. Il business 2. La struttura organizzativa 3. Responsabilità per funzioni 4. I processi: responsabili, documenti, risorse 5. Il sistema di deleghe e procure 6. Il sistema di controllo L analisi preliminare della realtà aziendale ha il fondamentale obiettivo di individuare le aree (attività, funzioni, processi) ed i soggetti (interni ed esterni) che risultano interessati dai potenziali casi di reato. Lo strumento utilizzato sono interviste preliminari e tutta la documentazione utile a comprendere l organizzazione e le attività dell Ente. L output di tale fase è la mappa preliminare delle aree di attività aziendale a rischio.

17 Risk Assessment RISK ASSESSMENT 1. Mappatura processi a rischio 2. Valutazione probabilità di realizzazione del rischio 3. Valutazione gravità del rischio 4. Determinazione matrice rischi 5. Confronto rischi e sistema controlli esistente La valutazione dei rischi potenziali parte dalla mappa delle aree aziendali a rischio definita nella fase precedente. Questa fase è funzionale alla corretta progettazione delle misure preventive. L output della fase è una mappa documentata di valutazione delle potenziali modalità di attuazione dei reati in relazione al concreto contesto operativo (interno ed esterno) aziendale (vicende passate, caratteristiche dei soggetti operanti) 28/02/2008 Studio Paratore Pasquetti & Associati 17

18 La matrice dei rischi GRAVITA MA A M B PROBABILITA MB MB B M A MA /02/2008 Studio Paratore Pasquetti & Associati

19 L adeguamento del sistema di controllo La matrice dei rischi si completa con una valutazione circa l adeguatezza del sistema di controllo esistente a ridurre ad un livello accettabile i rischi individuati di commissione dei reati. La correlazione rischi reato controlli ( quali controlli mitigano i potenziali effetti di un rischio reato e quali rischi reato sono mitigati da un controllo ) permette di valutare il grado di copertura dei rischi reato esistente in azienda. La verifica e il censimento delle procedure operative già esistenti per ciascuna area a rischio e l evidenziazione delle aree scoperte ovvero prive, in tutto o in parte, di strumenti tesi alla prevenzione del reato porta alla determinazione del modello complessivo di rappresentazione integrata e completa di processi, rischi operativi e controlli. 28/02/2008 Studio Paratore Pasquetti & Associati 19

20 28/02/2008 Studio Paratore Pasquetti & Associati 20 Processi, rischi e controlli Modello Processi Modello Rischi Presentazione di bonifico multiplo Elenco bonifici elettronici \ \ Relazioni tra Rischi e Attività (Processi) Errore di regolamento e di pagamento (flussi non certificati) Errore di regolamento e di pagamento dei bon./mancato reg. oper Mancanza di copertura Frode (su operazioni inviate in RNI tramite MERVA) Errore (operazioni inserite con dati errati o mancanti) Disallineamenti Messaggi da SIA Errore (su invio in RNI tramite MERVA) Frode BIR ricevuti (piazzatura) Frode su BIR in partenza/ arrivo Errore/ sconfino non autorizzati Errore contabile/frode (mancanza di autorizzazione) Errore (BIR disposti) BOM Inserire dati sintesi della Presentazione bonifico RISK Addetto Esecutivo Relazioni tra Rischi e Controlli BOM Verificare autorizzazioni CONTROL Nucleo Back Office Bonifici Verifica esistenza fondi Quadratura messaggi Verifica operazioni di trasferimento fondi tra soggetti diversi Verifica dati inseriti/ copertura finanziaria Verifica esistenza copertura finanziaria Quadratura Stanza Disponibilità fondi cliente da verificare Relazioni tra Controlli e Attività (Processi) Quadratura scadenziere (Bonifici in arrivo) Verifica DD/CC giornaliera (TCGSB1B9) Quadratura scadenziere (Bonifici in partenza) Verifica DD/CC (su TCGSB1B9 a fine mese) Verifica BIR eseguiti Verifica operazioni annullate (effettuato dal Resp. dell'uff. Bonifici) Modello Controlli

21 28/02/2008 Studio Paratore Pasquetti & Associati 21 Gli interventi Modello Controlli Una volta rilevati ed analizzati i rischi e stabiliti i controlli da effettuare devono essere formulati gli interventi necessari per la riduzione/ eliminazione dei potenziali effetti. Verifica esistenza fondi Verifica dati inseriti/ copertura finanziaria Quadratura scadenziere (Bonifici in arrivo) Quadratura messaggi Verifica esistenza copertura finanziaria Quadratura scadenziere (Bonifici in partenza) Verifica operazioni di trasferimento fondi tra soggetti diversi Quadratura Stanza Verifica BIR eseguiti Modello Rischi Errore di regolamento e di pagamento (flussi non certificati) Errore di regolamento e di pagamento dei bon./mancato reg. oper Mancanza di copertura Frode (su operazioni inviate in RNI tramite MERVA) Errore (operazioni inserite con dati errati o mancanti) Disallineamenti Messaggi da SIA Errore (su invio in RNI tramite MERVA) Frode BIR ricevuti (piazzatura) Frode su BIR in partenza/ arrivo Verifica DD/CC giornaliera (TCGSB1B9) Verifica DD/CC (su TCGSB1B9 a fine mese) Verifica operazioni annullate (effettuato dal Resp. dell'uff. Bonifici) Errore/ sconfino non autorizzati Errore contabile/frode (mancanza di autorizzazione) Errore (BIR disposti) IDENTIFICAZIONE E DEFINIZIONE DEGLI INTERVENTI VOLTI A MITIGARE I RISCHI E/O ADEGUARE I CONTROLLI E13-E5-DREG1- RM RC 7 E14-DREG2-P5- RM RC 11 E16-D11-P7 E17-DREG4'-F1-P6 E1 E3 E4 E6 E7- AC E9- AC E18- AC E11- F17-D16- DREG- AC E12-DREG8 DREG3 DREG4 DREG4' DREG5 DREG6 DREG9- AC DREG10-D-F-E D1 D2 D3-DREG D4 D6-F3 (?) D7- F4-RM D5 D8 D9 D13-DREG-F13-E-P D14-DREG-F16-E10-P13 D15-AC F1 D 11 D16-DREG-F17-E11-P12 Modello Interventi

22 28/02/2008 Studio Paratore Pasquetti & Associati 22 La predisposizione del modello PREDISPOSIZIONE DEL MODELLO 1. Codice etico 2. Sistema organizzativo: Sistema di procedure Sistema di deleghe Sistema di controlli Comunicazione e formazione 3. Organismo di vigilanza 4. Sistema sanzionatorio Le due fasi precedenti costituiscono il logico presupposto della predisposizione del modello organizzativo. Le componenti del modello di controllo preventivo sono infatti i protocolli citati dal Dlgs 231.