L applicazione del SISTEMA di GESTIONE per la QUALITA nella Provincia di Forlì-Cesena OGGI

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1 L applicazione del SISTEMA di GESTIONE per la QUALITA nella Provincia di Forlì-Cesena OGGI APRILE 2014 Barbara Ballardini Responsabile Gestione Qualità

2 COME la PROVINCIA DI FORLI - CESENA è arrivata alla CERTIFICAZIONE DI QUALITA APRILE 2004: G.P. APPROVA PROGETTO CERTIFICAZIONE QUALITA E COSTITUISCE G.D.L. interno MAGGIO 2005/FEBBRAIO 2006: - RILEVAZIONE e MAPPATURA PROCESSI - APPROVAZIONE PROCEDURE S.G.Q. E MANUALE QUALITA - CREAZIONE SITO S.G.Q. (rifatto nel 2012/2013) MARZO 2006: OTTENIMENTO CERTIFICAZIONE DI QUALITA UNI EN ISO 9001:2008 aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 2

3 OTTOBRE 2006 E 2007: FORMAZIONE AUDITOR INTERNI PER V.I.I. DA MARZO 2007 A MARZO 2011: VISITE ANNUALI DI MANTENIMENTO/RINNOVO DELLA CERTIFICAZIONE DI QUALITA DAL 2011: INTEGRAZIONE CON P.D.O. E SCARICO TEMPI MARZO 2012: SCADENZA CERTIFICAZIONE DI QUALITA E DECISIONE G.P. DI NON RINNOVO aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 3

4 ATTIVITA CORRELATE E CONNESSE dal 2006 Approvazione strumenti monitoraggio soddisfazione utente (Questionari di Customer Satisfaction) e Gestione Reclami dal 2006 Approvazione elenco procedimenti amministrativi e aggiornamento annuale gennaio 2008 Creazione SW misurazione tempi ottobre 2009 Implementazione sw misurazione tempi con interfacciamento verso l esterno -PROGETTO LA TUA PRATICA ON LINE - aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 4

5 VANTAGGI ORGANIZZAZIONE PROVINCIA Creare un nuovo linguaggio comune a tutta l organizzazione Dotare la Direzione Generale e i Dirigenti di strumenti di controllo Migliorare l efficienza dei servizi e la trasparenza con procedure predefinite, standardizzate e conosciute da tutta l organizzazione e dal cittadino/utente Orientarsi alla soddisfazione degli utenti aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 5

6 dopo la decisione della G.P. di non rinnovare il certificato COSA RIMANE OGGI DELLA CERTIFICAZIONE DI QUALITA? QUASI TUTTO tranne le visite dell ente terzo aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 6

7 PERCHE? per mantenere i vantaggi acquisiti nell organizzazione per dare risposta a nuovi adempimenti, mediante estrazione di dati già presenti nel S.G.Q., salvo opportune integrazioni, con un aggravio minimo per gli Uffici aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 7

8 quali sono i nuovi adempimenti? D.LGS. 27/10/2009 N. 150 Attuazione della legge 4 marzo 2009, n. 15, in materia di ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni introduce il ciclo di gestione della performance maggio 2011 la G.P. approva i NUOVI SISTEMI DI VALUTAZIONE DEL PERSONALE in attuazione di quanto previsto dal D.Lgs. 150/2009 settembre 2011 la G.P. approva il SISTEMA INTEGRATO DI GESTIONE DEL CICLO DELLA PERFORMANCE aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 8

9 28/11/2012 entra in vigore L. 6/11/2012 N. 190 Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell illegalità nella pubblica amministrazione G.P. approva Piano Triennale Prevenzione Corruzione - P.T.C.P. 2014/2016 (delibera n. 9168/31 del 28/1/2014) 20/04/2013 entra in vigore D.LGS. 14/3/2013 N. 33 Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni G.P. approva PROGRAMMA TRASPARENZA E INTEGRITA 2013 (delibera n /367 del 1/10/2013 poi modificato con delibere n /488 del 17/12/2013 e n. 8957/30 del 28/1/2014) aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 9

10 il D.Lgs. 27/10/2009 n. 150 e il Ciclo di Gestione della Performance Prevede lo sviluppo in ogni P.A. del ciclo della performance articolato nelle seguenti fasi: - Definizione obiettivi e indicatori - Monitoraggio in corso di esercizio - Misurazione e valutazione performance organizzativa e individuale - Utilizzo dei sistemi premianti - Rendicontazione pubblica risultati (Relazione performance) aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 10

11 S.MI.VA.P. - SISTEMA DI MISURAZIONE E VALUTAZIONE PERFORMANCE ORGANIZZATIVA - Il D.LGS. 150/2009 stabilisce che riguarda, fra le altre cose: - L attuazione di piani e programmi nel rispetto delle fasi e dei tempi previsti - L ottimizzazione dei tempi dei procedimenti amm.vi - La rilevazione del grado di soddisfazione dei destinatari delle attività e dei servizi - La qualità delle prestazioni e dei servizi erogati aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 11

12 SISTEMI DI VALUTAZIONE DEL PERSONALE 3 SISTEMI di VALUTAZIONE della PERFORMANCE INDIVIDUALE: - DIRIGENTI - P.O./A.P. - DIPENDENTI aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 12

13 SISTEMA VALUTAZIONE DIRIGENTI Il S.G.Q. è valutato sia nell ambito di attuazione del PDO che della performance individuale in rapporto alle competenze professionali e manageriali. aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 13

14 SISTEMA VALUTAZIONE P.O./A.P. Fra le COMPETENZE/CAPACITA è valutata anche la CAPACITA DI COLLABORARE, fra cui la collaborazione attiva allo sviluppo del S.G.Q. Fra i comportamenti organizzativi si fa riferimento al DECALOGO della CATEGORIA D allegato al manuale di valutazione, fra cui l AREA DELLA QUALITÀ aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 14

15 SISTEMA VALUTAZIONE DIPENDENTI La performance INDIVIDUALE è misurata in rapporto alla QUALITA della prestazione individuale, alle competenze e ai comportamenti professionali e organizzativi La QUALITA della prestazione e le competenze sono valutate in relazione ai DECALOGHI di CATEGORIA allegati al manuale di valutazione, divisi in AREE, fra cui l AREA DELLA QUALITA che prevede anche la collaborazione attiva allo sviluppo del S.G.Q. adottato dall Ente. aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 15

16 SISTEMA INTEGRATO DI GESTIONE DEL CICLO DELLA PERFORMANCE La misurazione della PERFORMANCE ORGANIZZATIVA fa riferimento a: - % realizzo obiettivi PDO - Risultati rilevazione customer satisfaction - Mantenimento S.G.Q. certificato dal riesame del D.G. previa relazione RGQ, di asseveramento delle risultanze positive delle V.I.I. - Raggiungimento obiettivi promozione P.O. e benessere organizzativo - Realizzazione iniziative previste nel Programma trasparenza e integrità aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 16

17 IL SISTEMA PREMIANTE Il fondo per gli incentivi da erogarsi in rapporto alla performance organizzativa è confermato integralmente a condizione che la percentuale di realizzazione degli obiettivi programmati sia non inferiore all 82%, ovvero al valore più elevato fissato dalla Giunta Provinciale. Qualora invece tale percentuale sia < all 82% (o al diverso valore fissato dalla G.P.), il budget dei Servizi interessati sarà decurtato in misura corrispondente al valore degli obiettivi non raggiunti o parzialmente raggiunti. aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 17

18 il D.Lgs. 33/2013 Art. 35 c. 1 D.Lgs. 33/2013 per ogni procedimento amministrativo PUBBLICAZIONE TEMPESTIVA (art. 8 D.LGS. 33/2013) e in ogni caso entro e non oltre 30 gg. successivi alla variazione/disponibilità del dato o da quando l atto è esecutivo di: descrizione procedimento e rif. normativi utili, nome e recapiti responsabile procedimento, termine finale per conclusione procedimento, strumenti di tutela, ecc Art. 24 c. 2 D.Lgs. 33/2013 Le amministrazioni pubblicano e rendono consultabili i risultati del monitoraggio periodico concernente il rispetto dei tempi procedimentali PUBBLICAZIONE del MONITORAGGIO del RISPETTO DEI TEMPI PROCEDIMENTALI aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 18

19 COSA E STATO FATTO in adempimento all art. 35 c. 1 D.Lgs. 33/2013 Pubblicazione su AMMINISTRAZIONE TRASPARENTE dell ELENCO dei PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI mediante estrazione in tempo reale dei processi con flag procedimento amministrativo - SI previa implementazione schede processo: NECESSITA DI AGGIORNAMENTO TEMPESTIVO E COSTANTE DEI RELATIVI CAMPI DA PARTE DEI RESPONSABILI DI PROCESSO/PROCEDIMENTO aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 19

20 COSA E STATO FATTO in adempimento all art. 24 c. 2 D.Lgs. 33/2013 Pubblicazione SEMESTRALE dei risultati (al 30/6 e al 31/12 di ogni anno) su AMMINISTRAZIONE TRASPARENTE del MONITORAGGIO del RISPETTO dei TEMPI PROCEDIMENTALI mediante estrazione dal sw Misurazione Tempi aggregata per Servizio Responsabile Processo delle pratiche chiuse e scadute aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 20

21 ESEMPIO aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 21

22 il P.T.P.C Strumenti di prevenzione del rischio sono classificati come segue (estratto): misure relative ai procedimenti amm.vi, ritardi sui tempi di conclusione e monitoraggio dei tempi di conclusione; obblighi di trasparenza e di pubblicità (RINVIO AL PROGRAMMA TRASPARENZA E INTEGRITA ) sistema integrato del ciclo di gestione della performance (parte integrante ed essenziale del ciclo è il PROGRAMMA TRASPARENZA E INTEGRITA e l attuazione degli obblighi ivi previsti) aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 22

23 COSA E STATO FATTO in adempimento al P.T.P.C MISURE RELATIVE AI PROCEDIMENTI AMM.VI Nel sito internet della Provincia Sezione AMMINISTRAZIONE TRASPARENTE Sottosezione ATTIVITA E PROCEDIMENTI - SISTEMA GESTIONE DELLA QUALITA del sito istituzionale comunicato ai soggetti (interessati) sono resi pubblici i dati riguardanti i procedimenti amministrativi, aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 23

24 SEZIONE PROCEDIMENTI AMM.VI E stata la prima -insieme a poche altre- ad essere oggetto di verifica ENTRO IL 30/9/2013 Questa sezione assume ancor più rilevanza dopo il D.L. 35/2013 su indennizzo a imprese in caso di inosservanza del termine di conclusione del procedimento a istanza di parte FOCUS OIV su: Nome Responsabile Procedimento e recapiti Termine per conclusione procedimento Nome sostituto in caso di inerzia Atti e documenti da allegare all istanza aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 24

25 COSA E STATO FATTO in adempimento al P.T.P.C MONITORAGGIO DEI TEMPI DI CONCLUSIONE Il monitoraggio sui tempi di conclusione dei procedimenti amministrativi da parte dei Dirigenti è effettuato attraverso il sistema di gestione della qualità aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 25

26 COSA E STATO FATTO in adempimento al P.T.P.C COMPITI DIPENDENTI/P.O./DIRIGENTI I Dirigenti, attraverso il sistema di gestione della qualità, provvedono mensilmente, con il supporto dei dipendenti che svolgono le attività a rischio corruzione, al monitoraggio del rispetto dei tempi procedimentali e alla tempestiva eliminazione delle anomalie aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 26

27 COSA E STATO FATTO in adempimento al P.T.P.C OBBLIGHI DI ATTESTAZIONE Il P.T.P.C. prevede che i Dirigenti, ogni quadrimestre, a partire dal 30/4/2014, ATTESTINO al Responsabile della prevenzione della corruzione IL RISPETTO DEI TEMPI PROCEDIMENTALI e diano informazioni in ordine ai procedimenti per i quali non siano stati rispettati i tempi e motivazioni di fatto e di diritto che giustificano il ritardo aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 27

28 COSA E STATO FATTO in adempimento al P.T.P.C ATTESTAZIONI O.I.V. L art. 14 c. 4 D.Lgs. 150/2009 prevede che gli OIV attestino l assolvimento obblighi relativi a trasparenza e integrità. PERIODICAMENTE a cadenze stabilite dall ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) l O.I.V. verifica le sezioni del sito Amministrazione Trasparente che sono oggetto di monitoraggio e ne dà comunicazione all ANAC e sul sito istituzionale. aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 28

29 Sanzioni L articolo 47 del d.lgs. n. 33/2013 prevede l irrogazione di sanzioni specifiche per la violazione degli obblighi di comunicazione e pubblicazione. Le sanzioni previste dal legislatore presentano diversa natura. Sono infatti disposte: sanzioni amministrative pecuniarie sia nei confronti dei soggetti tenuti a comunicare i dati previsti dall art. 14 (concernenti organi politici) e dall art. 47, c. 2, secondo periodo (concernenti le società pubbliche), che nei confronti dei soggetti tenuti a pubblicare i dati di cui all art. 22, c. 2 (concernenti gli enti pubblici vigilati e le società); sanzioni per la violazioni degli obblighi di trasparenza (trasmissione e/o pubblicazione dei dati) del d.lgs. n. 33/2013, previste dagli artt. 45 e 46 del medesimo decreto, che attengono i profili disciplinari e della valutazione della responsabilità dirigenziale, con eventuale causa di responsabilità per danno all'immagine dell'amministrazione e valutazione dell inadempimento anche ai fini della corresponsione della retribuzione di risultato e del trattamento accessorio collegato alla performance individuale dei responsabili. aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 29

30 COMUNICAZIONE INTERNA Al fine di semplificare il più possibile gli adempimenti a carico degli Uffici, è stato implementato il software delle schede processo del S.G.Q. con alcuni campi, la cui pubblicazione sul sito "Amministrazione trasparente" è obbligatoria (ai sensi dell'art. 35 del D.Lgs. n. 33/2013). La CIVIT (Commissione indipendente per la valutazione la trasparenza e l'integrità delle amministrazioni pubbliche), da ultimo con delibera n. 71 del 1/8/2013, ha selezionato alcuni obblighi di pubblicazione il cui adempimento dovrà essere certificato da parte degli O.I.V. (Organismi indipendenti di valutazione) di ogni Ente ENTRO IL 30/9/2013. In particolare le informazioni da pubblicare entro il 30/9/2013 sono le seguenti: procedimenti amministrativi: NOME RESPONSABILE PROCEDIMENTO, RECAPITI TELEFONICI E MAIL, TERMINI PROCEDIMENTALI, NOME SOGGETTO CON POTERE SOSTITUTIVO IN CASO DI INERZIA, ATTI E DOCUMENTI DA ALLEGARE ALL'ISTANZA. A tal fine sarà predisposta, da parte del Servizio Sistema Informativo, un'estrazione tabellare dei suddetti dati (e degli altri richiesti dalla norma che dovranno essere certificati entro il 31/12/2013 ma la cui pubblicazione deve essere "tempestiva", ovvero i seguenti campi: NOME PROCESSO, ATTIVITA', NORMATIVA, SERVIZIO, UFFICIO, RESPONSABILE PROCESSO, SILENZIO ASSENSO, DIA, SCIA, STRUMENTI DI TUTELA, LINK DI ACCESSO AL SERVIZIO ON LINE, COSTI A CARICO UTENTE, MODULISTICA UTENTE), che sarà pubblicata a cura del RGQ nel sito "Amministrazione trasparente". aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 30

31 COMUNICAZIONE INTERNA...continua Si chiede ai Responsabili di processo di procedere al più presto all'aggiornamento dei processi (limitatamente a quelli che sono PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI), comunque ENTRO IL 20/9/2013. Si sottolinea che l'implementazione della scheda processo riguarda i seguenti NUOVI campi, che ogni responsabile di processo dovrà compilare: - BOX CAMPI ISO 2001: SOGGETTO CON POTERE SOSTITUTIVO, sulla base di quanto deciso dalla G.P. con deliberazione n /324 del 26/8/2013; - BOX L. 241/90 - PRIVACY - STRUMENTI DI TUTELA; - BOX MODALITA' DI ACCESSO AL SERVIZIO ON LINE; - BOX COSTI A CARICO DELL'UTENTE E MODALITA' DI PAGAMENTO. Gli altri campi che verranno estratti (sopra elencati) dovrebbero essere già compilati. Si invitano comunque i Responsabili di processo a verificare ed eventualmente integrare i processi dei dati mancanti. Il 23/9 si procederà alla pubblicazione dell'estrazione (che comunque si aggiornerà automaticamente ad ogni modifica delle schede processo), al fine di consentire all'oiv di certificare quanto prescritto entro il 30/9. La RGQ si assume la responsabilità e l onere di pubblicazione, ma in caso di mancato popolamento dei dati la responsabilità resta a carico del diritente/responsabile di procedimento/responsabile di processo. aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 31

32 COSA E STATO FATTO IMPLEMENTAZIONE delle SCHEDE PROCESSO NUOVI CAMPI AI SENSI DEL D.Lgs. 33/2013 Art. 35 aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 32

33 aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 33

37 O G G I link: aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 37

38 DOCUMENTI DEL S.G.Q. MANUALE QUALITA ha lo scopo di descrivere le strategie adottate dall Ente per una gestione efficace ed efficiente della propria organizzazione, attraverso l adozione di un sistema qualità PROCEDURE sono documentate, cioè scritte, per la standardizzazione dei processi PROCESSI SONO ATTIVITÀ O INSIEME DI ATTIVITÀ CORRELATE TRA LORO E COMPIUTE IN MODO CONTINUATIVO DAL MEDESIMO UFFICIO FINALIZZATE A REALIZZARE PRODOTTI/SERVIZI A VALORE AGGIUNTO PER IL CLIENTE (INTERNO O ESTERNO) / UTENTE FINALE aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 38

39 STRUMENTI IN USO NELLA PROVINCIA DI FORLI -CESENA utilizzo strumenti S.G.Q. (customer satisfaction, schede processo, misurazione tempi, NC/AC/AP, gestione reclami, ecc ) visite ispettive interne relazione semestrale RGQ e riesame Direzione aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 39

40 LE PROCEDURE del Sistema Gestione Qualità aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 40

41 P_01 GESTIONE DOCUMENTAZIONE E SCOPO: REGISTRAZIONI Redigere, verificare ed approvare i documenti del SGQ (MQ, Procedure, Schede processi, modulistica, ecc ); Assicurare una corretta distribuzione degli stessi; Definire le modalità di modifica di tali documenti. In pratica: Come gestire la modulistica Come fare PRASSI OPERATIVE aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 41

42 P_02 GESTIONE NON CONFORMITA SCOPO: E RECLAMI identificare, registrare, gestire NC/disservizio (scostamento dai requisiti) e reclami utenti interni e esterni In pratica: - Gestire i reclami - Gestire NC aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 42

43 SCOPO: gestire: P_03 AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE Azione correttiva - azione tesa a rimuovere cause di non conformità o difetto esistenti o altre situazioni indesiderabili, per evitarne il ripetersi. Le AC possono comportare cambiamenti nelle procedure e nel sistema per conseguirne i miglioramenti in ciascuna fase del processo. Azione preventiva - azione tesa a prevenire cause di non conformità o altre tipologie d anomalie. aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 43

44 P_04 GESTIONE APPROVVIGIONAMENTI E FORNITORI SCOPO: definire modalità per verificare conformità beni/servizi acquistati e qualifica dei fornitori aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 44

45 P_04 GESTIONE APPROVVIGIONAMENTI E FORNITORI RINNOVO DELLA QUALIFICA DI FORNITORE: VERIFICA note negative nel data base Gestione Fornitori e MOTIVAZIONE nella determinazione dirigenziale di affidamento incarico aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 45

46 DATA BASE FORNITORI link nella pagina della P_04 all interno del sito SGQ Funzioni: - RICERCA a testo libero - Possibilità di inserire n note mediante autenticazione Dirigente - Visualizzazione libera su note, data inserimento e user aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 46

47 P_05 MISURAZIONE E MONITORAGGIO SODDISFAZIONE PARTI INTERESSATE (ultima modifica giugno 2013) SCOPO: rilevare e misurare la qualità percepita In pratica: Somministrare i questionari (MODELLO CUSTOMER SATISFACTION UTENTI o MODELLO SODDISFAZIONE ALTRI ENTI) non solo cartacei URP effettua monitoraggio e relazione G.P. periodica aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 47

48 P_05 MISURAZIONE E MONITORAGGIO SODDISFAZIONE PARTI INTERESSATE (ultima modifica giugno 2013) Modalità di somministrazione dei questionari: cartacea digitale Modalità di restituzione dei questionari: posta elettronica ordinaria posta elettronica certificata (Uff. Protocollo non dà luogo a protocollazione della pec) fax posta ordinaria, utilizzando la busta preaffrancata (solo in caso di somministrazione cartacea) aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 48

49 P_06 GESTIONE PROGETTAZIONE SCOPO: illustrare le attività, le modalità operative e gli strumenti con cui si tengono sotto controllo le diverse fasi della progettazione di nuovi servizi aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 49

50 SCOPO: P_07 GESTIONE PROCESSI definire le modalità per: Mappare i processi organizzativi; Documentare i processi organizzativi mappati; Monitorare e misurare e processi organizzativi; Controllare i processi organizzativi. In pratica: regole tecniche per creare, modificare, eliminare, validare, controllare i processi aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 50

51 P_08 PIANIFICAZIONE STRATEGICA SCOPO: definisce le modalità utilizzate dall Organizzazione per la gestione della pianificazione strategica e del miglioramento continuo sia in termini di efficienza interna, sia in termini di soddisfazione del cliente come obiettivo ultimo aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 51

52 SCOPO: P_09 GESTIONE STRUMENTI DI MISURA descrivere le modalità adottate dall Organizzazione per la gestione e la taratura delle apparecchiature di controllo, misura e collaudo, al fine di dimostrare la conformità dei servizi e dei processi ai requisiti specificati. In pratica: aggiornamento elenco strumenti di misura aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 52

53 P_10 VERIFICHE ISPETTIVE INTERNE SCOPO: (V.I.I. o AUDIT) verificare lo stato di APPLICAZIONE delle regole che ci siamo dati e la loro conformità (compresa la parte relativa all Amministrazione trasparente ) aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 53

54 P_10 VERIFICHE ISPETTIVE INTERNE (V.I.I. o AUDIT) CARATTERISTICHE delle Visite Ispettive: Pianificazione Check list Rapporto V.I. CHI SONO AUDITOR INTERNI personale interno qualificato (nr. 8) COSA NON SONO GLI AUDITOR INTERNI sorveglianti o controllori aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 54

55 P_11 GESTIONE VERIFICA E VALIDAZIONE PROGETTI SCOPO: definire le modalità utilizzate dall Ente per la gestione della validazione dei progetti di interventi di opere pubbliche, in attuazione di quanto previsto dal Codice dei Contratti (D.P.R. 163/2006) e dall art. 44 del Regolamento di attuazione del Codice dei Contratti (D.P.R. 207/2010) aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 55

56 la GESTIONE dei PROCESSI (P_07) aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 56

57 SCHEDE PROCESSO CARATTERISTICHE: Accorpamento PROCESSI x MACROPROCESSO Maschera principale + 8 sottomaschere: ATTIVITA - BANCHE DATI CONTROLLI MODULISTICA - CAMPI ISO - L. 241/90 PRIVACY TUTELE - SERVIZI ON LINE - COSTI A CARICO UTENTE APPROVAZIONE DIRIGENTE: sui contenuti APPROVAZIONE RGQ: verifica sulla conformità al S.G.Q. e all Amministrazione trasparente aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 57

58 ACCESSO ALLE SCHEDE PROCESSO IN VISUALIZZAZIONE: tutti, interni e esterni DA AREA RISERVATA: - mediante autenticazione - solo i ruoli definiti nel S.G.Q. aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 58

59 RUOLI SCHEDE PROCESSO DIR [DIRIGENTE] può accedere all'applicazione Gestione Processi vede tutti i processi del proprio Servizio può creare, modificare, cancellare, duplicare i Processi del proprio Servizio può approvare processi in attesa di approvazione da parte del Dirigente RSP [Responsabile Processo] può accedere all'applicazione Gestione Processi vede tutti i processi di cui è responsabile può creare, modificare, cancellare, duplicare i Processi di cui è responsabile aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 59

60 INTEGRAZIONE PDO/PROCESSI Dal 01/01/2014 le modifiche alle schede processo devono essere autorizzate preventivamente dall Ufficio di Controllo (poichè modifiche sostanziali PDO) quando riguardano: Creazione o cancellazione di Processo Spostamento di Processo ad altro Macroprocesso o ad altro Ufficio In mancanza dell autorizzazione: ripristino scheda processo precedente aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 60

61 Creazione di nuove schede processo quando viene creata una nuova scheda processo compare il seguente messaggio: "ATTENZIONE! Modifica effettuabile previa autorizzazione da parte dell'ufficio di Controllo" aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 61

62 Modifica di schede processo Quando le modifiche alle schede processo riguardano uno o più dei seguenti campi: Ufficio Decrizione Processo (CORRISPONDE ALL AZIONE NEL PDO) Codice Macroprocesso Descrizione Macroprocesso (CORRISPONDE ALL OBIETTIVO NEL PDO) compare il seguente messaggio "ATTENZIONE! Modifica effettuabile previa autorizzazione da parte dell'ufficio di Controllo e al momento del salvataggio viene automaticamente inviata una mail di notifica all'uff. di Controllo aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 62

63 Cancellazione di schede processo dal 01/03/2014 è possibile la cancellazione di schede processo per l allineamento con il PDO 2014 (dopo blocco Uff. di Controllo per chiusura 2013) nel momento in cui un processo viene cancellato compare il seguente messaggio: "ATTENZIONE! Modifica effettuabile previa autorizzazione da parte dell'ufficio di Controllo" aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 63

64 Riattivazione di schede processo cancellate il RSP chiede all Uff. Controllo la riattivazione del processo Uff. Controllo autorizza RGQ alla riattivazione RGQ riattiva il processo RSP trova la scheda processo in stato di "modifica" (rosso) e procede alle modifiche necessarie e all approvazione del Dirigente aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 64

65 MACROPROCESSI la gestione dei macroprocessi avviene direttamente dal relativo campo all'interno delle schede processo INSERIMENTO MACROPROCESSI è possibile inserire nuovi macroprocessi -il nuovo codice è attribuito automaticamente dal sistema- tramite il link "Inserisci" all'interno del campo Macroprocesso, previa autorizzazione dell'uff. di Controllo il Responsabile del macroprocesso deve coincidere con il Responsabile di Procedimento, qualora si tratti di procedimento amministrativo aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 65

66 MODIFICA MACROPROCESSI possibile modificare la descrizione o la responsabilità di un macroprocesso tramite il link "Modifica" all'interno del campo Macroprocesso, previa autorizzazione dell'uff. di Controllo attenzione a modifiche macro processo perchè se sono associati altri processi, le modifiche apportate all'interno di una sola scheda processo vengono automaticamente applicate anche a tutti gli altri IMPORTANTE: assicurarsi preventivamente che non ci siano altri processi collegati a quel macroprocesso; qualora ci siano altri processi associati, verificare se per tutti valgono le modifiche che si intendono apportare al macroprocesso se per alcuni dei processi associati occorre mantenere invariate le attuali descrizioni (nome macroprocesso e responsabilità macroprocesso), per quello/i da modificare è necessario inserire un nuovo macroprocesso con nuovo Responsabile aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 66

67 RIEPILOGANDO per inserimento o modifica nome macroprocesso cambio responsabilità macroprocesso spostamento macroprocesso ad altro Ufficio: è necessaria la preventiva autorizzazione dell Uff. di Controllo le modifiche non autorizzate non possono essere effettuate, e qualora vi sia già stato dato corso dovrà essere ripristinata la situazione preesistente mediante il reinserimento dei dati precedenti NON è possibile la cancellazione di macroprocessi aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 67

68 in sintesi: COME COMPORTARSI? quando le modifiche da apportare alle schede processo sono strettamente collegate ad obiettivi e/o azioni del PDO: concordare con Uff. Controllo le modifiche da apportare; procedere con le modifiche all'interno del SGQ, consentendo l'allineamento con il PDO aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 68

69 SW MISURAZIONE TEMPI Accessibile all interno del db SCHEDE PROCESSO mediante autenticazione E da utilizzare per il monitoraggio dei procedimenti amm.vi Può essere utilizzato anche per monitorare i processi che non si configurano come procedimenti amm.vi Manuale scaricabile dal sito SGQ aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 69

70 RUOLI MISURAZIONE TEMPI DIR [DIRIGENTE] - può accedere all'applicazione Misurazione Tempi - può abilitare utenti alla misurazione tempi su processi del proprio Servizio - vede le pratiche dei processi del proprio Servizio RSP [Responsabile Processo] - può accedere all'applicazione Misurazione Tempi - può abilitare utenti alla misurazione tempi su processi di cui è responsabile - vede le pratiche dei processi di cui è responsabile - può inserire e gestire solo le pratiche relative ai processi di cui è RP - se RSP è PO può vedere e gestire tutte le pratiche del Servizio TMP [Incaricato di Processo] - può accedere all'applicazione Misurazione Tempi - può inserire i tempi per le pratiche a cui è stato abilitato dal responsabile di processo - vede le pratiche dei processi a cui è abilitato - può inserire e gestire solo le pratiche di cui è TMP e RP un altra persona aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 70

71 MISURAZIONE TEMPI: MODALITÀ ABILITAZIONE UTENTI gli utenti che possono inserire le pratiche devono avere le seguenti caratteristiche: il proprio Responsabile di Processo deve aver chiesto a RGQ l'attribuzione del ruolo TMP essere abilitati dal rispettivo Responsabile di Processo per ciascun specifico processo, dal bottone ABILITAZIONE UTENTI all interno del sw MT tutti gli utenti abilitati per un singolo processo (compreso il RSP stesso) possono inserire e gestire tutte le pratiche relative a quel processo aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 71

73 MISURAZIONE TEMPI: ALCUNE REGOLE non si possono inserire o cancellare pratiche anteriori all 1 gennaio dell anno in corso i campi "data inizio conteggio" e "processo" sono campi obbligatori nel momento del salvataggio qualora non siano stati valorizzati almeno i campi obbligatori compare un messaggio di allerta le pratiche devono essere compilate e salvate entro 20 min. dalla creazione quando si clicca su NUOVA PRATICA viene attribuito un numero: qualora, per qualsiasi ragione, la pratica non venga compilata e salvata nei tempi è comunque stata creata, ma non è più gestibile e deve essere reinserita aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 73

74 MISURAZIONE TEMPI: ALCUNE REGOLE al numero di pratica viene assegnato un codice che corrisponde all'anno di inserimento della pratica può non esservi corrispondenza fra l'anno attribuito al codice pratica e la data di apertura/inizio conteggio tempi della pratica solo ed esclusivamente nel periodo comunicato dall'uff. di Controllo (per il 2014: fino al 7 febbraio) è possibile inserire pratiche relative all'anno precedente ancora da chiudere nel sistema di monitoraggio del PDO aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 74

76 MISURAZIONE TEMPI: ALCUNE REGOLE è previsto un controllo sulle date: - data inizio conteggio tempi: è consentito l'inserimento di un valore compreso fra la data del dell anno in corso e la data di inserimento della pratica (purchè corrispondente all'anno corrente); - data fine conteggio tempi: è consentito l'inserimento di un valore compreso fra la data del dell anno in corso e la data di inserimento della pratica (purchè corrispondente all'anno corrente) aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 76

77 MISURAZIONE TEMPI: ALCUNE REGOLE la cancellazione delle pratiche inserite per errore può avvenire solo nel periodo in cui le stesse sono ancora aperte e comunque fino alla data comunicata dall'uff. di Controllo (es. per il 2014: 7 febbraio) l'inserimento delle pratiche deve essere fatto con molta attenzione in modo da evitare errori di doppi inserimenti, pratiche lasciate aperte (e quindi scadute) oltre la data di effettiva chiusura, ecc. poichè il sistema di monitoraggio del PDO recepisce automaticamente le istanze caricate nella MT del SGQ indipendentemente dalla loro data di apertura, quindi anche se relative ad anni precedenti a quello corrente aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 77

78 MISURAZIONE TEMPI: GESTIONE delle PRATICHE NUOVA PRATICA - per creare nuove pratiche il programma imposta in automatico il codice pratica relativo all'anno in corso (se la creo oggi ho la pratica: 2014/xxx) MODIFICA PRATICA - possibile solo su pratiche non chiuse e sulle pratiche con inizio conteggio > 1 gennaio dell anno corrente CANCELLA PRATICA - possibile solo su pratiche non chiuse e sulle pratiche con inizio conteggio > 1 gennaio dell anno corrente SOSPENDI PRATICA - possibile solo sulle pratiche in corso, in scadenza e scadute CHIUDI PRATICA - possibile solo sulle pratiche in corso, in scadenza e scadute; non si possono chiudere pratiche con data di chiusura antecedente il 1/01 anno corrente DUPLICA PRATICA - possibile solo sulle pratiche in corso e chiuse; non è possibile su pratiche con codice pratica antecedente l anno corrente RIATTIVA PRATICA - possibile solo sulle pratiche sospese aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 78

79 LA TUA PRATICA ON LINE Nel 2008, nell ambito del miglioramento continuo dell efficacia del S.G.Q., è stato approvato un progetto riguardante l inplementazione del sw Misurazione Tempi con i seguenti scopi rendere sempre più trasparente l attività dell Amministrazione; consentire al cittadino la partecipazione all azione amministrativa; ed obiettivi informare l utente con un sms e/o una dell avvio della sua pratica e dei successivi stati di avanzamento (eventuale sospensione, riavvio, chiusura); rendere accessibili on line all utente i dati principali della propria pratica (Ufficio competente, Responsabile del Procedimento e relativi recapiti, tempi previsti, fasi del procedimento) mediante accesso ad una pagina web, previa autenticazione; semplificare gli adempimenti amministrativi a carico degli Uffici previsti dalla L. 241/90, poichè il messaggio sms o mail può essere sostitutivo della comunicazione di avvio del procedimento come previsto dall art. 10 c. 3 lettera a) del vigente Regolamento provinciale sul Procedimento Amministrativo, approcato con deliberazione C.P. n /38 del 9/03/2006. aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 79

80 LA TUA PRATICA ON LINE Attraverso il servizio denominato "LA TUA PRATICA ON LINE" gli utenti dei servizi provinciali possono verificare lo stato di avanzamento delle pratiche collegandosi al sito internet della Provincia di Forli-Cesena e digitando il codice pratica e password che la Provincia di Forli-Cesena provvederà a comunicare all apertura e ad ogni cambio di stato della pratica con SMS Il servizio è attivabile solo per i procedimenti che hanno come indicatore un "tempo" da rispettare e se l utente ha compilato il MODULO DI ADESIONE (scaricabile dal sito della Provincia) che autorizza la Provincia 1397 le pratiche attivate dal 2009 con livello di soddisfazione 95% aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 80

81 STATISTICHE aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 81

82 ALCUNE STATISTICHE NR. PROCESSI: attualmente 536 contro i 581 del 2006 MISURAZIONE TEMPI: nr. pratiche chiuse 30506, di cui FT 100 = 0,32% nr. pratiche chiuse 67876, di cui FT 641 = 0,94% nr. pratiche chiuse 38332, di cui FT 146 = 0,38% RECLAMI: nr nr nr nr nr nr nr nr. 1 aprile 2014 Provincia di Forlì-Cesena 82