VERIFICA DI ASSERZIONI VOLONTARIE RELATIVE AGLI INVENTARI DI GAS A EFFETTO SERRA

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1 PAG. 1 / 16 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE La presente istruzione definisce la modalità di verifica di asserzioni volontarie relative agli inventari di gas a effetto serra di un Organizzazione, in accordo alla norma ISO e agli eventuali standard/programmi relativi ai GHG addizionali cui l organizzazione aderisce. La presente istruzione si applica a tutte le Unità Operative di Services S.p.A. (). 2 PRINCIPALI RIFERIMENTI E RIMANDI AD ALTRI DOCUMENTI - UNI EN ISO Gas ad effetto serra - Parte 1: Specifiche e guida, al livello dell'organizzazione, per la quantificazione e la rendicontazione delle emissioni di gas ad effetto serra e della loro rimozione. - UNI EN ISO Gas ad effetto serra - Requisiti per gli organismi di validazione e verifica dei gas ad effetto serra per l'utilizzo nell'accreditamento o in altre forme di riconoscimento - UNI EN ISO Gas ad effetto serra - Parte 3: Specifiche e guida per la validazione e la verifica delle asserzioni relative ai gas ad effetto serra - ISO Greenhouse gases competence Competence requirements for greenhouse gas validation teams and verification teams - IAF MD 6:2009 Application of ISO 14065: Regolamento per la validazione e la verifica di asserzioni sui gas ad effetto serra - IS-CERTI-GHGINV-01 - Qualifica e relativo mantenimento dei verificatori di asserzioni volontarie relative agli inventari di gas a effetto serra 3 DEFINIZIONI E ABBREVIAZIONI CAR: Non Conformità o Richiesta di azione correttiva Categoria di emissioni: classificazione delle emissioni facenti parte dell inventario. CL: Richiesta di chiarimento CRM: Software usato per registrare le informazioni sui clienti Dati di attività relativa ai GHG: misure quantitative di attività che risultano dalle emissioni o rimozioni di GHG DM: Decision Maker, chi prende la decisione finale Flusso di fonti: un tipo specifico di energia (es.: elettricità, combustibile, vapore, calore,..) e/o consumo (es. km percorsi) GHG: Gas a effetto serra Installazione: Singola installazione, insieme di installazioni o processi produttivi (fissi o mobili), che possono essere definiti all interno di un singolo confine geografico, di un unità organizzativa o di un processo produttivo (UNI EN ISO , p.to 2.21) IPCC: Intergovernmental Panel on Climate Change

2 PAG. 2 / 16 ITR: Riesame tecnico indipendente ITRP: Personale incaricato del Riesame tecnico indipendente Livello di garanzia: grado di assicurazione che l organizzazione richiede nella verifica. Ci sono due livelli di garanzia (ragionevole e limitata). Organizzazione: Cliente Organizzazione multi-sito: un'organizzazione che ha una funzione centrale identificata (di seguito ci si riferirà a un ufficio centrale, ma non deve necessariamente trattarsi della sede centrale) nella quale vengono pianificate, controllate o gestite determinate attività, e una rete di uffici o filiali (siti) locali in cui tali attività vengono svolte interamente o parzialmente OU: Unità operativa Piano di monitoraggio: Procedure di gestione delle informazioni relative ai GHG Programma relativo ai GHG: Sistema o schema volontario od obbligatorio, internazionale, nazionale o subnazionale che registra, contabilizza o gestisce le emissioni, le rimozioni, le riduzioni delle emissioni o gli aumenti della rimozione di GHG al di fuori dell organizzazione. QI: Questionario informativo, documento compilato dall Organizzazione, contenente tutti gli elementi utili per l elaborazione dell offerta CCPLS: Unità Sustainability and Food Certification Compliance R: Raccomandazione SL, Responsabile di Schema: Responsabile della gestione dello specifico schema Rilevanza: concetto che implica che singoli errori, omissioni, rappresentazioni non veritiere o loro aggregazioni possono influenzare l asserzione relativa ai GHG. Sistema di informazione relativo ai GHG: politiche, processi e procedure per stabilire, gestire e mantenere aggiornate le informazioni relative ai GHG. Sito: sito è luogo permanente in cui un organizzazione svolge un lavoro o un servizio UO: Unità Operativa 4 REGOLE Le attività relative all iter di verifica delle asserzioni degli inventari di gas a effetto serra sono riportati nel diagramma di flusso di cui al punto 6.1 seguente e in tabella di cui al punto 6.2.

3 PAG. 3 / 16 5 DESCRIZIONE DEL PROCESSO E DELLE ATTIVITÀ 5.1 DIAGRAMMA DI FLUSSO PER LA VERIFICA DELLE ASSERZIONI VOLONTARIE RELATIVE AGLI INVENTARI DEI GAS A EFFETTO SERRA FASI Fasi sequenziali Passaggio da una fase all altra La riga riportata in testa alle colonne del diagramma di flusso riporta la responsabilità operativa delle fasi che si sviluppano lungo le colonne del diagramma. Ogni fase è collocata nella colonna adeguata a seconda della responsabilità assegnata. Il Diagramma di flusso si legge in corrispondenza con la Tabella 1. Le decisioni sono rappresentate dai rombi. Il rombo divide il flusso originario in 2 flussi, quello principale orientato al raggiungimento del risultato finale e quello secondario che è costituito da una o più fasi che bisogna eseguire preventivamente per confluire nel flusso principale. Ogni fase o decisione rappresentata sul diagramma di flusso è numerata per creare una corrispondenza tra il diagramma di flusso e la Tabella 1, che riporta la descrizione dettagliata di ogni singola fase, con la definizione delle responsabilità, degli input, degli output, delle criticità e delle registrazioni.

4 PAG. 4 / 16 DIAGRAMMA DI FLUSSO: FASI PRINCIPALI PROCESSO DI CLIENTE/ ORGANIZZAZIONE CERTIFICATION MANAGER (CM) SEGRETERIA (SEG) RESPONSABILE DI PRATICA (PR) GRUPPO DI AUDIT (GVI) CTAgr/CCPLS/ INIZIO INVIO QI 1 REDAZIONE OFFERTA EVENTUALE RICHIESTA PREAUDIT 2 EMISSIONE OFFERA OFFERTA ACCETTATA? SI 3 CONTROLLO ORDINE / FIRMA CONTRATTO / APERTURA PRATICA / ASSEGNAZIONE PR 4 ASSEGNAZIONE DEL GVI 5 ANALISI STRATEGICA E DEI RISCHI NO FINE NO 5 SI PROCEDE CON LA VERIFICA? SI 6 ESAME DOCUMENTALE 7 PREPARAZIONE ED INVIO PIANO DI AUDIT 8 AUDIT ON-SITE 9-10 PREPARAZIONE BOZZA E RAPPORTO FINALE 11 RIESAME TECNICO INDIPENDENTE NO ITR / DOCUMENTI OK? SI 12 PREPARAZIONE DICHIARAZIONE 14 VERIFICA COMPLETEZZA DOCUMENTAZIONE E CHIUSURA PROCESSO 13 EMISSIONE RAPPORTO E DICHIARAZIONE FIRMATI

5 INVENTARI DI GAS A EFFETTO SERRA PAG. 5 / 16 Tabella 1 - Descrizione delle fasi principali del processo di verifica di asserzioni volontarie relative agli inventari di gas a effetto serra. FASI DESCRIZIONE DELL ATTIVITA CRITICITA REGISTRAZIONI 1 REDAZIONE OFFERTA 1 QI compilato dal cliente Il responsabile dell OU OPN coadiuvato da persona che abbia seguito un corso sulla ISO e sulle procedure o dal Responsabile di Schema esegue le seguenti attività: - analizza il QI e ottiene i dati necessari alla preparazione dell offerta - verifica l esistenza delle risorse e delle competenze necessarie per effettuare le verifiche nei tempi previsti - determina il livello di rischio iniziale, tenendo conto delle informazioni a disposizione (vedi par. 6) eventualmente compilando il form GHGINV_RISK per - compila il form GHGINV_CRW per effettuare il riesame dell offerta e ottenere il man days e il costo della verifica, - registra i dati del potenziale cliente su CRM, CAI-C - redige l offerta. 2 - Offerta redatta - Offerta redatta - La durata della verifica e l estensione del campionamento si basano in questa fase sulle informazioni fornite dall organizzazione sul QI - A seguito di analisi strategica e di rischio, i tempi di verifica e i siti da campionare potrebbero essere modificati rispetto a quanto definito in fase riesame contratto. - L asserzione deve essere chiaramente definita dall organizzazione/cliente - Per la verifica di organizzazioni multi-sito si dovrebbe fare riferimento a quanto definito al par. 8 - Form: GHG_IQ compilato dal cliente - GHGINV_RISK compilato da - Form: GHG_CRW & PriceList - Registrazione dei dati del potenziale cliente su CRM, CAI-C - Form:GHG_OFFERTA_ compilato da 2 EMISSIONE OFFERTA 3 STIPULA CONTRATTO Il responsabile dell OU OPN o di CCPLS controlla l offerta e la firma. La segreteria spedisce l offerta al cliente. - Offerta firmata da personale autorizzato - Offerta inviata all Organizzazione - Richiesta di verifica su modulo oppure ordine dell organizzazione Il responsabile dell OU OPN o di CCPLS coadiuvato da persona che abbia seguito un corso sulla ISO e sulle procedure o dal Responsabile di Schema esamina la Richiesta/Ordine per verificare che sia congruente con l offerta inviata. In caso negativo, contatta l organizzazione per i chiarimenti necessari. La segreteria OPN o CCPLS registra l accettazione dell offerta su CAI-C. Solo personale autorizzato può firmare l offerta. - Richiesta/Ordine completi e congruenti con l offerta - Offerta firmata da personale autorizzato - Apertura contratto su CAI-C - Richiesta_verifica compilata e firmata dall Organizzazione oppure Ordine - Modulo Conferma di accettazione 1 Input: Evento iniziale di una fase 2 Output/Obiettivo: Risultato della fase, motivo per il quale la fase si attiva

6 INVENTARI DI GAS A EFFETTO SERRA PAG. 6 / 16 FASI DESCRIZIONE DELL ATTIVITA CRITICITA REGISTRAZIONI Il responsabile dell OU OPN o di CCPLS controlla e firma la Conferma d accettazione. La segreteria invia la Conferma d accettazione al cliente contenente il numero di contratto e la richiesta dei documenti necessari per l attività di verifica dell inventario: -rapporto GHG che descrive l inventario GHG -fogli di calcolo. I fogli di calcolo possono essere visionati anche on site a discrezione del. - Richiesta/Ordine completi e congruenti con l offerta- - Stipula del contratto -Organizzazione - Richiesta documenti relativi all inventario GHG - Contratto -Organizzazione 4 DEFINIZIONE TEAM Il responsabile dell OU OPN o di CCPLS coadiuvato da persona che abbia seguito un corso sulla ISO e sulle procedure o dal Responsabile di Schema seleziona uno o più persone incaricate per l attività di verifica in accordo all IS-CCPLS-GHGINV-01 e le comunica all Organizzazione che può ricusarli. Il personale incaricato dell attività di verifica deve essere qualificato secondo l istruzione IS- CCPLS-GHGINV-01, deve essere indipendente dall attività di verifica e almeno un componente del team deve essere qualificato come team leader. - Indipendenza e qualifica del team di verifica. - L esperto tecnico non deve condurre attività di verifica senza l affiancamento di un verificatore. - Lista personale qualificato disponiblle sul portale Comunicazione all Organizzazione. team - Team di verifica definito e comunicato al cliente 5 ANALISI STRATEGICA/RISCHI - Documenti relativi all inventario GHG inviati dall Organizzazione: a) rapporto GHG che descrive l inventario GHG b) fogli di calcolo. - Team di verifica definito e comunicato al cliente Il Team, tramite un riesame dei documenti ed eventuali interviste/visite, conduce un analisi strategica finalizzata a valutare: - la natura, la dimensione e la complessità dell attività di verifica, - la fiducia nelle informazioni e nell asserzione relativa ai GHG, - la completezza delle informazioni e dell asserzione. Successivamente conduce un analisi dei rischi finalizzata a valutare le fonti e l ordine di grandezza di potenziali errori, omissioni e rappresentazioni non veritiere e a classificare tali rischi nelle seguenti categorie: L analisi strategica dovrebbe considerare almeno i seguenti fattori: - Il sistema di controllo dell organizzazione per l identificazione e controllo dei rischi nell elaborazione dei dati che potrebbe risultare in dati errati nell asserzione GHG; - Eventuali modifiche all installazione durante l anno (struttura dell organizzazione, cambiamenti di prodotto o di produzione o di processi) qualora l inventario dell organizzazione sia già stato precedentemente verificato; - Qualsiasi sistema di gestione (ambientale o altro) che l organizzazione adotta relativo alla gestione o all elaborazione dei dati di emissione; Form: GHGINV_RISK compilato da Team di verifica (non obbligatorio)

7 INVENTARI DI GAS A EFFETTO SERRA PAG. 7 / 16 FASI DESCRIZIONE DELL ATTIVITA CRITICITA REGISTRAZIONI - rischio inerente che si manifesti una discrepanza rilevante, - rischio che i controlli dell organizzazione o del progetto non prevengano o non rivelino una discrepanza rilevante, - rischio che il verificatore non rilevi ogni discrepanza rilevante che non sia stata corretta dai controlli dell organizzazione A seguito di analisi strategica e di rischio, il Team verifica se i tempi di verifica e i siti da campionare debbano essere modificati rispetto a quanto definito in fase riesame contratto. In tal caso comunica al responsabile dell OU OPN o di CCPLS i dati necessari per la revisione dell offerta/contratto. Livello di rischio confermato - Documenti relativi all inventario GHG inviati dall Organizzazione: a) rapporto GHG che descrive l inventario GHG b) fogli di calcolo. - Tipologia, scopo e complessità delle apparecchiature ed i processi usati per generare emissioni, inclusi i metodi di calcolo; - Il livello di rilevanza definito dall organizzazione. - Per la verifica di organizzazioni multi-sito si dovrebbe fare riferimento a quanto definito al par. 8 - Se nella verifica è coinvolto più di un gruppo di verifica, deve essere designato un responsabile unico della verifica che abbia la responsabilità di mettere insieme le risultanze provenienti da tutti i gruppi di verifica. 6 ESAME DOCUMENTALE 7 PREPARAZIONE PIANO DI VERIFICA Il Team esamina i documenti per garantire che soddisfino i criteri di verifica della ISO , degli eventuali standard/programma addizionali cui l organizzazione aderisce. I rilievi emersi in fase di esame documentale devono essere riportati nella bozza del Rapporto di verifica in modo che l Organizzazione possa apportare le necessarie modifiche alla documentazione. Quando la numerosità e la gravità dei rilievi emersi da tale esame potrebbero inficiare il buon esito delle fasi successive ed il team ritiene necessario che l Organizzazione apporti le modifiche prima del proseguimento dell attività, l esito dell esame documentale è comunicato già in questa fase all Organizzazione. - Comunicazione esito esame documentale a organizzazione (a discrezione del team) - Documentazione esaminata - Rilievi dall esame documentale Esame documentale effettuato Il team leader, almeno 1 settimana prima della data della verifica: - prepara il piano di verifica che dettaglia in modo chiaro le attività da svolgere presso l organizzazione, i siti da visitare e le persone da intervistare. - concorda con l organizzazione la data della visita - Invia all organizzazione il piano di verifica Piano di verifica inviato all Organizzazione - La verifica documentale può essere svolta off site o on site (occorre specificare se l esame documentale è svolto on site o off site). - Possono essere richiesti all'organizzazione altri documenti ed informazioni supplementari o, se del caso, può essere richiesto di apportare correzioni o modifiche ai documenti forniti prima del proseguimento dell attività. - Il Piano di verifica dovrebbe essere congruente con il Piano di campionamento, che resta un documento ad uso interno - Il campionamento si dovrebbe basare sul livello di garanzia richiesto dal cliente (ragionevole o limitato) e sulla base delle risultanze dell esame documentale. - Comunicazione esito esame documentale a organizzazione (a discrezione del team) - Form: GHG_INVPLAN compilato da Team di verifica

8 INVENTARI DI GAS A EFFETTO SERRA PAG. 8 / 16 FASI DESCRIZIONE DELL ATTIVITA CRITICITA REGISTRAZIONI -Piano di verifica inviato all Organizzazione 8 VISITA ON SITE 9 PREPARAZIONE BOZZA RAPPORTO 10 PREPARAZIONE RAPPORTO Il Team verifica on site: - che l asserzione e il rapporto GHG relativi all inventario GHG non contengano inesattezze rilevanti, omissioni o rappresentazioni non veritiere (attività, fonti di emissioni e tipologie), - che l asserzione e il rapporto GHG relativi all inventario GHG non contengano inesattezze rilevanti, omissioni o rappresentazioni non veritiere, - che i sistemi e le procedure di monitoraggio siano adeguati e siano conformi ai sistemi ed alle procedure di monitoraggio descritte nel piano di monitoraggio e (metodologie di misurazione utilizzate, posizionamento contatori di energia e carburante, modalità di utilizzo degli strumenti di misura, inclusa la taratura), - che i dati e le informazioni sui GHG siano attendibili e che ci siano evidenze a supporto delle emissioni monitorate e riportate nel rapporto GHG (certificati d analisi, fatture, evidenze documentali, ecc...), - che il livello di garanzia definito nel piano di monitoraggio, incluse le procedure per la taratura dei contatori e la gestione dei documenti relativi alla misurazione e registrazione dei dati di GHG sia adottato dall organizzazione, - Evidenze della visita on site utili per la stesura del rapporto. - Elenco degli intervistati. - Azioni successive di controllo effettuate - Visita on site effettuata Il Team prepara la bozza del Rapporto di verifica che riepilogherà i rilievi che devono essere risolti dall Organizzazione prima del completamento dell attività di verifica. I rilievi sono presentati sotto forma di Non conformità chiamate anche Richieste di azioni correttive (CAR) Sul rapporto possono essere riportate anche Richieste di chiarimento (CL) o spunti di miglioramento sotto forma di Raccomandazioni (R). Una copia della bozza del Rapporto di verifica è fornita all organizzazione in modo che possa fornire ulteriori chiarimenti o apportare le necessarie correzioni ai documenti relativi all inventario GHG. - Bozza del Rapporto di verifica - Documenti dell Organizzazione modificati e risposte inviati al Team di Verifica L Organizzazione inoltra al le risposte ai rilievi e la documentazione modificata a seguito dei rilievi. - Occorre tracciare i dati per trovare omissioni o errori di trascrizione e ricalcolare le emissioni e le formule nei fogli di calcolo per confermare i calcoli. - Attenzione al doppio conteggio. - Verificare che siano incluse tutte le sorgenti di GHG (anche unità d emergenza) e tutti i GHG. - Nel caso di organizzazioni multi-site il numero e tipo di siti da visitare tramite una verifica on-site sono deciso sulla base del piano di campionamento - Non conformità o Richieste di azioni correttive (CAR): mancato soddisfacimento di uno o più requisiti nei confronti della ISO , degli eventuali standard/programma addizionali cui l organizzazione aderisce, del proprio piano di monitoraggio GHG, di altri requisiti relativi all inventario GHG o della mancata documentazione di dati e di informazioni relative all inventario. - Il rapporto può essere relativo a più installazioni. - I rilievi devono essere conclusi sul rapporto in modo trasparente- - La conclusione finale può essere fondato su - Form: GHGINV_CHK compilate dal Team di verifica (facoltativa) - Evidenze della visita on site utili per la stesura del rapporto. - Elenco degli intervistati. Form: GHGINV_VER_REP compilato dal Team Leader senza la conclusione finale sulla conformità ai requisiti della verifica Form: INV_REP_VER Rapporto di Veriifca

9 INVENTARI DI GAS A EFFETTO SERRA PAG. 9 / 16 FASI DESCRIZIONE DELL ATTIVITA CRITICITA REGISTRAZIONI 11 RIESAME TECNICO INDIPENDENTE Al ricevimento delle risposte e dei documenti modificati, il team revisiona la Bozza del rapporto di verifica includendo le risposte dell Organizzazione e i commenti del team in relazione ad ogni rilievo. Se tutti i rilievi sono stati risolti in modo soddisfacente a giudizio del team, il team include nel Rapporto la conclusione finale sulla conformità ai requisiti della verifica. Altrimenti inoltra nuovamente all Organizzazione la Bozza del Rapporto di verifica con lo stato dei rilievo aggiornato. Se i rilievi non sono risolti e accettati dal in modo soddisfacente: - dopo 3 mesi dalla emissione della prima bozza del rapporto di verifica, o - con un numero di revisioni superiore a tre. La OU di OPN/CCPLS ha la facoltà di recedere dal contratto o di procedere con l emissione del rapporto finale e di una dichiarazione di verifica negativa. Il Team Leader inoltra il rapporto al Responsabile di schema Rapporto di verifica finale prima del riesame tecnico indipendente - Piano di verifica, - Rapporto GHG che descrive l inventario GHG - Fogli di calcolo - Documentazione di verifica. Il Responsabile di Schema invia tutti i documenti al personale tecnico autorizzato a svolgere l esame tecnico indipendente (stessi criteri necessari per essere qualificati verificatori team leader, vedi IS-CCPLS-INV-01). L ITRP verifica i seguenti aspetti: - qualifica del team; - il piano di verifica; - l adeguatezza della documentazione di verifica; - gli elementi portati in evidenza dal team qualora abbiano portato ad una valutazione negativa; - le Non conformità o Richieste di azioni correttive (CAR) chiuse in modo trasparente sul rapporto; - conferma the tutte le attività di verifica sono state completate; - conclude o meno se l asserzione GHG è priva di discrepanze materiale. I commenti dell ITR devono essere recepiti dal Team. Una volta che il riesame tecnico indipendente ha avuto esito positivo, l ITRP invia il Rapporto finale di verifica al responsabile di schema. un ragionevole o limitato livello di garanzia. - Una dichiarazione (conclusione positiva) significa che la dichiarazione delle emissioni non contiene errori rilevanti, mentre una dichiarazione di verifica negativa indica che l informazione non è in conformità con gli specifici requisiti. - Concetto di rilevanza, vedi 7.1 Competenza e indipendenza del personale che esegue il riesame tecnico indipendente Form: GHGINV_VER_REP compilato dal Team Leader con commenti da parte dell ITRP chiusi dal Team di Verifica o registrazione dei commenti dell ITRP in una registrazione a parte ed evidenza della chiusura sul rapporto. Form: GHGINV_ITR compilato dal ITRP come evidenza/registrazione della revisione tecnica indipendente della documentazione relative all inventario GHG.

10 INVENTARI DI GAS A EFFETTO SERRA PAG. 10 / 16 FASI DESCRIZIONE DELL ATTIVITA CRITICITA REGISTRAZIONI Rapporto di Verifica con commenti da parte dell ITRP chiusi dal Team di verifica inviati al Responsabile di Schema Revisione tecnica indipendente della documentazione relativa all inventario GHG - Rapporto Finale con conclusione positiva 12 PREPARAZIONE DICHIARAZIONE Il responsabile di schema dopo aver controllato la presenza di tutta la documentazione e l esito positivo del Riesame tecnico indipendente prepara una dichiarazione di verifica contenente le seguenti informazioni: - nome, indirizzo ed altre informazioni rilevanti relative all organizzazione; - riferimenti alle installazioni; - riferimento all asserzione GHG (data e numero di revisione); - quantificazione delle emissioni o rimozione di GHG; - conformità con i criteri/requisiti di verifica di un sistema/schema approvato, inclusi i principi - ed i requisiti della serie di standard ISO e di questa Linea Guida; - la convalida o la data della dichiarazione di verifica; - firma autorizzata (CEO); - il livello di garanzia raggiunta; - conclusioni sull asserzione GHG, incluse eventuali riserve o limitazioni. Il responsabile di schema sigla la dichiarazione. Dichiarazione di verifica - Rapporto Finale di Verifica - Dichiarazione di verifica Numerazione progressivo delle dichiarazioni 13 FIRMA RAPPORTO E DICHIARAZIONE DI VERIFICA 14 INVIO DOCUMENTI CHIUSURA PROCESSO Il Responsabile di schema sottopone il rapporto e la dichiarazione al Responsabile CCPLS per la firma. Il Responsabile CCPLS approva e firma la dichiarazione e il Rapporto finale di verifica e lo invia al Responsabile di Schema. - Rapporto Finale approvato e firmato dal Responsabile CCPLS - Dichiarazione di verifica approvata e firmata dal Responsabile CCPLS - Rapporto Finale di Verifica - Dichiarazione di conformità firmata da parte del Responsabile CCPLS Il Rapporto finale deve essere ripulito di tutti i commenti dell ITRP e del Team Leader - Rapporto Finale approvato e firmato dal Responsabile CCPLS - Dichiarazione di verifica approvata e firmata dal Responsabile CCPLS

11 INVENTARI DI GAS A EFFETTO SERRA PAG. 11 / 16 FASI DESCRIZIONE DELL ATTIVITA CRITICITA REGISTRAZIONI Il Responsabile di Schema restituisce al Team Leader il Rapporto finale di verifica approvato e la dichiarazione. Il Team Leader, col supporto della segreteria del Ufficio locale OPN/CCPLS invia il Rapporto finale di verifica e la Dichiarazione approvati all Organizzazione. Una copia della dichiarazione viene archiviata dal Responsabile di schema. - Rapporto Finale approvato e firmato dal Responsabile CCPLS inviato all Organizzazione - Dichiarazione di verifica approvata e firmata dal Responsabile CCPLS inviata all Organizzazione

12 PAG. 12 / 16 6 CONDUZIONE DELL ATTIVITA DI VERIFICA Il Team è chiamato ad esprimere un giudizio che può essere fondato su un livello di garanzia ragionevole o limitato. Questo non corrisponde ad un livello di garanzia totale ma significa che i requisiti di certezza assicurino che la dichiarazione delle emissioni non contenga errori rilevanti. Una dichiarazione di verifica negativa indica che l informazione non è in conformità con gli specifici requisiti. Il Team durante l attività di verifica è tenuto a: - capire le attività dell installazione, il sistema di monitoraggio adottato, le metodologie basate sulle misurazioni, l acquisizione dei dati e la loro gestione; - capire tutte le attività eseguite dall installazione, le fonti di emissioni, le attrezzature di misurazione, i fattori di emissione e di ossidazione utilizzati e altri dati utilizzati per determinare le emissioni; - capire tutte le attività dell ambiente di controllo e il sistema di controllo per assicurare la conformità delle emissioni GHG con l asserzione; - valutare il rischio che la dichiarazione di verifica ed i dati contenuti in essa possano essere fuorvianti; - assicurare che ulteriori attività di verifica siano chiaramente connesse ai rischi identificati tramite attività di ispezione, osservazione, conferma, calcolo, ripetizione, procedure analitiche. Tale attività di verifica aggiuntiva può anche contenere procedure eseguite indipendentemente dall organizzazione e comprendere anche le misure di controllo; - verificare l adeguatezza e la pertinenza delle informazioni. 6.1 LIVELLO DI GARANZIA - RILEVANZA La rilevanza è definibile in quanto singoli errori, omissioni, rappresentazioni non veritiere o loro aggregazioni possono influenzare l asserzione relativa ai gas a effetto serra e le decisioni degli utilizzatori previsti. Il livello di rilevanza dovrebbe essere considerato e documentato durante la pianificazione e l esecuzione della verifica e la presenza o meno di errori rilevanti dovrà essere successivamente comunicato nella dichiarazione di verifica. La verifica del livello di rilevanza ha un impatto sulla verifica del rischio di errori, omissioni ed altri errori nei dati relativi alle emissioni. Una conclusione sulla rilevanza comprende tutti i risultati dell analisi del rischio, l analisi strategica e l analisi dei processi. La soglia di rilevanza può essere così stabilita: 1) livello di garanzia ragionevole Categoria Definizione Soglia di rilevanza A Pari o < a tcoe/anno 5% B > tcoe/anno e pari o < a tcoe/anno 4% C > a tcoe/anno 3% Il team durante l attività di verifica ha la facoltà di prevedere l abbassamento del livello di garanzia richiesto dal cliente qualora gli elementi disponibili non sono tali da poter consentire il mantenimento di garanzia ragionevole.

13 PAG. 13 / 16 2) livello di garanzia limitata Categoria Definizione Soglia di rilevanza A Pari o < a tcoe/anno 10% B > tcoe/anno e pari o < a tcoe/anno 8% C > a tcoe/anno 5% 7 PIANO DI CAMPIONAMENTO Il piano di campionamento dovrebbe tenere conto di quanto segue: - Livello di garanzia concordato con il cliente - Campo di applicazione della verifica - Criteri della verifica - Quantità e tipo di evidenze (qualitative e quantitative) necessarie per raggiungere il livello concordato di garanzia - Metodologie per determinare i campioni rappresentativi - Rischi di potenziali errori, omissioni o rappresentazioni non veritiere. Il piano di campionamento è utilizzato come dato di ingresso per lo sviluppo del piano di verifica in modo da raccogliere evidenze adeguate per supportare il livello di garanzia. La verifica deve dare adeguata fiducia sulla conformità dell inventario ai criteri/requisiti di verifica propri degli schemi concordati e deve essere funzionale e attuabile dal punto di vista economico e operativo. Il presente paragrafo si occupa delle condizioni per cui questo sia accettabile, ivi compreso la definizione del livello di campionamento. Si identificano, per ogni singola categoria emissiva, i seguenti flussi: - Flussi di fonti di minore entità: flussi di fonti compresi tra lo 0% e il 10% delle emissioni dell intera categoria considerata; - Flussi di fonti De Minimis: sono flussi di minore entità compresi tra lo 0% e il 5% delle emissioni dell intera categoria considerata; - Flussi di fonti di maggiore entità: sono quelli che non rientrano nelle due classificazioni precedenti. Tabella 2 - Campionamento dati. Item Campionamento flussi maggiori (Scope 1, Scope 2, Scope 3) Campionamento flussi minori (Scope 1, Scope 2, Scope 3) Rischio Alto (da analisi strategica/dei rischi) Rischio Medio (da analisi strategica/dei rischi) Rischio Basso (da analisi strategica/dei rischi) 100% 100% 100% 80% 50% 10%

14 PAG. 14 / 16 Campionamento flussi de minimis (Scope 1, Scope 2, Scope 3) Campionamento dei sistemi di misura (Scope 1, Scope 2, Scope 3) Campionamento formule di calcolo(scope 1, Scope 2, Scope 3) 50% 10% 0% 70% 40% 10% 70% 40% 10% Il sistema di campionamento dati sopra descritto è applicabile anche in sede di multi-sito. Livello di incertezza sui dati Si definisce un unica fonte di incertezza nella stima delle riduzioni delle emissioni o degli aumenti delle rimozioni di GHG: incertezza sui dati. Si tratta di incertezze tecniche associate alla determinazione ed alla misura dei parametri necessari per la stima delle riduzioni delle emissioni o degli aumenti delle rimozioni dei GHG. Ci potrebbero essere anche degli errori accidentali collegati agli errori umani o problemi nelle procedure correnti di rendicontazione. Incertezza tecnica (da strumenti di misura) Incertezza da errori accidentali In caso di errore identificato durante la taratura la seguente formula deve essere applicata: dato di attività (1+% di errore massimo permesso/dato di attività) 90% livello di confidenza 7.1 DETERMINAZIONE DEL LIVELLO DI CAMPIONAMENTO DEI DATI Il Team, tramite un riesame dei documenti ed eventuali interviste/visite, conduce un analisi strategica e una valutazione dei rischi, utilizzando il foglio di calcolo opportunamente predisposto (GHGINV_RISK). L analisi strategica e valutazione dei rischi assicurano di aver identificato la complessità e l entità delle attività coperte dal sistema di informazione relativo ai GHG sottoposto a verifica, usando tutto questo come base per determinare il livello di campionamento dei dati (fattori di calcolo). In funzione del livello di rischio, basso, medio o alto, è definita l estensione del campionamento dei dati, Più è esteso il livello di campionamento, maggiore è il numero dei dati da verificare (TABELLA A). Il campione deve essere selettivo. Per evitare che il giudizio personale possa influenzare la selezione del campione, la scelta deve essere effettuata congiuntamente da tutti i membri del team e deve essere adeguatamente giustificata in un piano di campionamento predisposto ad hoc.

15 PAG. 15 / 16 ALLEGATO 1 DEFINIZIONE DEI TEMPI DI AUDIT 1 CALCOLO GIORNI/UOMO I tempi globali, in MDs, è determinato sulla base di un analisi di rischio associata alla probabilità che la documentazione relativa all inventario GHG contenga errori, omissioni e rappresentazioni non veritiere e si aggirano mediamente attorno ai valori indicati nella seguente tabella in funzione del rischio associato. HO ACRONYMS Project Management da parte di Head Office DVRP Preparazione della bozza di rapporto Project Management da parte del Team Leader DFVR Preparazione del rapporto finale DR Esame documentale ITR Riesame tecnico indipendente FA Visita on-site MDs Giorni-uomo TT Tempo di viaggio SOTTO- ATTIVITA' HO DR FA TT DVRP Rischio Basso ITR/HO DFVR ITR/HO HO MDs - - 1,0 1,0 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 6 0,0% 0,0% 16,7% 16,7% 8,3% 8,3% 8,3% 8,3% 8,3% 8,3% 8,3% 8,3% Progressivo 0,0% 0,0% 16,7% 33,3% 41,7% 50,0% 58,3% 66,7% 75,0% 83,3% 91,7% 100,0% MDs SOTTO- ATTIVITA' HO DR FA TT DVRP Rischio Medio ITR/HO DFVR ITR/HO HO MDs - 0,5 1,0 1,0 0,5 1,0 1,0 0,5 1,0 0,5 0,5 0,5 8 0,0% 6,3% 12,5% 12,5% 6,3% 12,5% 12,5% 6,3% 12,5% 6,3% 6,3% 6,3% Progressivo 0,0% 6,3% 18,8% 31,3% 37,5% 50,0% 62,5% 68,8% 81,3% 87,5% 93,8% 100,0% MDs SOTTO- ATTIVITA' HO DR FA TT DVRP Rischio alto ITR/HO DFVR ITR/HO HO MDs 0,5 0,5 2,0 1,0 0,5 1,5 1,0 0,5 1,5 1,0 0,5 0,5 11 4,5% 4,5% 18,2% 9,1% 4,5% 13,6% 9,1% 4,5% 13,6% 9,1% 4,5% 4,5% Progressivo 4,5% 9,1% 27,3% 36,4% 40,9% 54,5% 63,6% 68,2% 81,8% 90,9% 95,5% 100,0% MDs I valori indicati in tabella sono però esclusivamente di riferimento e possono essere ridotti o incrementati riportando nel modulo di riesame del contratto (Form: GHGINV_CRW-IT) le adeguate giustificazioni. Il livello di rischio può essere determinato compilando il modulo GHGINV_RISK. Ad ogni singolo fattore di rischio del modulo dovrebbe essere associato un valore numerico come di seguito riportato: A. valore di rischio basso: 1; B. valore di rischio medio: 2;

16 PAG. 16 / 16 C. valore di rischio alto: 3; L assegnazione del rischio è dato dalla media aritmetica (la somma dei valori ottenuti per ogni singolo fattore di rischio applicabile diviso il numero dei fattori di rischio applicabili), nel caso il risultato dell operazione non sia un numero intero questo dovrà essere arrotondato all intero superiore nel caso la cifra decimale sia superiore o = a 5 e all intero inferiore nel caso la cifra decimale risulti inferiore a 5. 2 ORGANIZZAZIONI MULTISITO Quando in presenza di organizzazioni multisito si ritenga di non effettuare l audit on site presso una o più dei siti oggetto di verifica, il team di audit dovrebbe dare opportuna giustificazione all interno del rapporto di verifica. Le giustificazioni per le quali è possibile non effettuare il sopralluogo on site sono: - i siti svolgono lo stesso tipo di attività e l azienda dispone di un sistema di raccolta e gestione dati ben strutturato. In particolare per questo particolare caso verranno selezionati uno o più siti che contribuiscano per almeno il 90% delle emissioni di GHG dell inventario; - rischi per la salute e la sicurezza; - zone di conflitto; - logistica molto complicata; - distribuzione geografica. - area geografica in cui si trovano. Se ci sono siti che sono localizzati in aree geografiche che sono limitate per pericolosità, situazione politica e/o economica il Team ha la facoltà di escluderli per ciò che riguarda la visita on-site e verrà effettuata una verifica solo di tipo documentale.