MQ 05. Responsabilità della Direzione

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1 MQ 05 N. Revisione e data Motivo della modifica Rev. 02del Adeguamento dello scopo Redatto Verificato Approvato RD RD DS 5.0. SCOPO RESPONSABILITÀ DELLA DIREZIONE Scopo del presente capitolo è quello di stabilire le responsabilità e le attività della Direzione in base a quanto previsto dalla norma UNI EN ISO 9001:2000 e DM Rev. 02 del 03/03/2008 Pagina 1 di 12

2 166/Segr/01 relativo all Accreditamento delle strutture operanti nel settore dell istruzione e della formazione Vengono altresì definiti gli aspetti organizzativi e di pianificazione fondamentali per il raggiungimento degli obiettivi previsti dal SGQ IMPEGNO DELLA DIREZIONE Responsabilità La Direzione nell ambito dei vincoli ordinamentali, dell assetto organizzativo e della mission dell Istituto si impegna alla realizzazione, allo sviluppo ed al costante aggiornamento di un sistema di gestione per la qualità in conformità alla Norma UNI EN ISO 9001: 2000 e del D.M. n. 166/Segr/01 A tal fine, la Direzione si assume l obbligo: a. di responsabilizzare l intera organizzazione dell Istituto e le sue componenti interne ed esterne nel processo di sviluppo del sistema di gestione per la qualità al fine di ottenere il raggiungimento degli obiettivi pianificati; b. di sviluppare l informazione nei confronti dei Utenti e di tutte le parti interessate ed in particolare nei confronti del personale perché ne possa essere garantito un costante coinvolgimento nelle problematiche e nei processi che attengono al SGQ; c. di definire e pubblicizzare, nelle forme istituzionali (POF) previste dalla normativa in vigore, una politica di qualità, volta alla soddisfazione del UTENTE, che evidenzi gli obiettivi formativi che l istituzione intende perseguire; Organi e/o Funzioni coinvolte Dirigente Scolastico (DS); Organi collegiali: Consiglio d Istituto (CdI), Collegio dei Docenti (CdD); Direttore Servizi Generali ed Amministrativi (DSGA), Rappresentante della Direzione per la qualità (RD) Attività a. La Direzione ha identificato come parti coinvolte nel proprio SGQ: gli Utenti i Dipendenti i Fornitori La Direzione assicura: per gli Utenti: l erogazione dei servizi, e dei processi ad essi correlati, di Istruzione/Formazione e di Integrazione/Orientamento. Rev. 02 del 03/03/2008 Pagina 2 di 12

3 per i Dipendenti: la diffusione a tutti i livelli di responsabilità delle prescrizioni contenute nel presente la verifica che la politica è adeguatamente compresa, applicata e sostenuta a tutti i livelli il coinvolgimento costante nel raggiungimento degli obiettivi pianificati, attraverso l informazione puntuale sull'andamento del SGQ (vd. prf ) ed appositi interventi di formazione (vd. prf ) per i Fornitori (MQ 07 prf. 7.2) la messa a disposizione di tutte le informazioni necessarie, il coinvolgimento nel SGQ per quanto di interesse e competenza dei fornitori medesimi, il supporto tecnico per l adeguamento delle loro prestazione agli obiettivi aziendali con riunioni di coordinamento per le specifiche attività. b. La Direzione ha definito le modalità di comunicazione con tutte le parti interessate così come definito nella sezione MQ06 per quanto riguarda le risorse interne, e nella sezione MQ05, p.to 5.2 per quanto riguarda l UTENTE c. Per quanto riguarda la politica per la qualità, gli obiettivi e la loro pianificazione si rimanda alla sezione MQ05 p.ti 5.3 e 5.4. La Direzione assicura, infine, l analisi puntuale degli impegni assunti, in fase di riesame del SGQ (vd. MQ05 p.to 5.6) ATTENZIONE FOCALIZZATA ALL UTENTE Responsabilità La Direzione, al fine di migliorare l efficienza e l efficacia del SGQ: identifica i propri Utenti; assicura la rilevazione dei loro fabbisogni, la traduzione degli stessi in requisiti, la loro coerente attuazione, e la misura della loro soddisfazione, definendo anche le modalità di ascolto ed analisi dei loro suggerimenti, proposte e reclami. Organi e/o Funzioni coinvolte DS; CdI; CdD; DSGA; RD; Attività La Direzione, in relazione al contesto economico e sociale di riferimento, si assume la responsabilità primaria di: Rev. 02 del 03/03/2008 Pagina 3 di 12

4 1. identificare l UTENTE che, nella fattispecie, assume le caratteristiche di un target articolato; 2. definire gli impegni da soddisfare, in funzione dei fabbisogni e delle aspettative Il sistema UTENTE dell istituzione educativa/formativa investe una pluralità di soggetti e per essi diversi impegni: a) gli Utenti - allievi rappresentati dai giovani e dagli adulti che fruiscono dell offerta formativa dell Istituto; per essi la Direzione si impegna a soddisfare le necessità fondamentali attraverso l erogazione puntuale dei servizi di Istruzione/Formazione e di Integrazione/Orientamento b) gli Utenti - destinatari rappresentati: dalle famiglie, direttamente interessate e coinvolte nell azione formativa dell istituto, la Direzione per esse si impegna a: - promuovere la partecipazione alle attività dell Istituto; - migliorare la comunicazione e l informazione (anche in via telematica) - definire un attività coordinata in materia di integrazione culturale e di Lifelong Learning; - sviluppare servizi e interventi di sostegno sociale (mense, baby- sitting, sport, ecc.); dal sistema formativo ulteriore (istituti di livello superiore, università, centri di formazione) per esso la Direzione si impegna a: - promuovere attività di orientamento in collaborazione con le istituzioni interessate; - pubblicizzare, all interno dell Istituto, gli standard d accesso ai diversi livelli di formazione ulteriore, con particolare riferimento a quelli coerenti con i programmi di Istruzione/Formazione svolti dall Istituto; - supportare, in ordine a percorsi alternativi a quelli seguiti, ed, eventualmente, definire attività di formazione ulteriori da sviluppare per accedere a specifici percorsi formativi di livello superiore. dagli organismi istituzionali rappresentativi della società civile (Stato, Regioni, Province e Comuni, ecc.), per essi la Direzione si impegna a: - realizzare attività da essi finanziate; - promuovere intese per attuare obiettivi di interesse istituzionale, sociale e di sviluppo specificamente indicati e finanziati. dal sistema produttivo, in modo particolare le istituzioni formative più direttamente finalizzate allo sviluppo di conoscenze, competenze ed abilità spendibili sul lavoro, per esso la Direzione si impegna a: Rev. 02 del 03/03/2008 Pagina 4 di 12

5 - attivare o migliorare il servizio di orientamento professionale con particolare riferimento alle aziende operanti nel territorio di competenza; - realizzare intese per lo sviluppo di esperienze formative aziendali reali e/o simulate; - coinvolgere i giovani in uscita nelle attività di orientamento e consulenza anche ai fini della pubblicizzazione delle competenze e abilità di cui sono portatori POLITICA PER LA QUALITÀ Responsabilità La politica per la qualità costituisce la più importante espressione della Direzione dell Istituto nel suo complesso in funzione del soddisfacimento delle necessità e delle aspettative degli Utenti dell Istituto. Organi e/o Funzioni coinvolte DS; CdI; CdD; DSGA POLITICA PER LA QUALITA In relazione alla sua funzione di istituzione pubblica di istruzione secondaria superiore, l IPSSAR Michelangelo BUONARROTI di FIUGGI riconosce come elemento essenziale della propria funzione istituzionale l attivazione di una Politica della qualità finalizzata al MIGLIORAMENTO dei risultati, dei processi e dell organizzazione dell offerta formativa. In particolare la Direzione, impegnandosi a rispettare: il principio di UGUAGLIANZA, per il quale nessuna discriminazione nell erogazione del servizio scolastico può essere compiuta per motivi riguardanti sesso, razza, etnia, lingua, religione, opinioni politiche, condizioni psico fisiche e socio economiche, il principio di IMPARZIALITA e REGOLARITA, per il quale i soggetti del servizio scolastico agiscono secondo criteri di obiettività ed equità; CONSAPEVOLE - delle responsabilità derivanti dalle funzioni istituzionali stabilite dalle leggi nazionali e regionali in materia di istruzione e formazione; Rev. 02 del 03/03/2008 Pagina 5 di 12

6 - degli impegni assunti nei riguardi dei Clienti con il Piano dell Offerta Formativa e con la Comunicazione all Utente; - della necessità di ampliare e sviluppare le possibilità di intervento dell Istituto valorizzando il know how acquisito, sia sul piano tecnico che su quello gestionale; HA DECISO di garantire la Qualità dei propri servizi, in particolare per i Clienti/Utenti, conseguendo la Certificazione di Qualità ISO 9001: 2000, ed impegnandosi a : - effettuare costanti indagini sulla soddisfazione dei clienti /utenti per recepire al meglio le esigenze dell utenza circa i servizi erogati e di adeguarli e migliorarli costantemente in termini sia qualitativi che quantitativi - adeguare costantemente il livello di preparazione del personale attraverso un piano organico di addestramento e formazione in servizio - sviluppare l offerta di servizi di istruzione e formazione, e di sostegno e orientamento, ricercando forme di collaborazione sia con altre istituzioni scolastiche che con altri Enti e/o aziende OBIETTIVI DELLA QUALITÀ All interno di tali finalità generali l IPSSAR Michelangelo BUONARROTI di FIUGGI: = identifica come obiettivi generali della qualità: l elevazione della qualità del prodotto - inteso come valore aggiunto in termini di competenze e abilità acquisite dai clienti allievi, nel processo di apprendimento intercorrente tra la fase iniziale e quella conclusiva del percorso formativo considerato - valutata in termini di miglioramento dei parametri di valutazione secondo gli indicatori di cui a MQ 08, par. 8.4 c); l elevazione della qualità dei servizi erogati, valutata in base agli indicatori quantitativi e qualitativi indicati in MQ 08, par. 8.4 a); Rev. 02 del 03/03/2008 Pagina 6 di 12

7 l elevazione della qualità dell Istituto, in relazione alla sua presenza nell ambito territoriale di riferimento, valutata sulla scorta degli indicatori quantitativi e qualitativi indicati in MQ 08, par. 8.4 b); = si impegna a realizzare, all interno di tali obiettivi generali, come obiettivi specifici di miglioramento per l a.s : una sistematizzazione più efficace della valutazione del gradimento dei Clienti/utenti circa il servizio scuola, attraverso l estensione delle indagini per campione di customer satisfaction anche ai genitori degli allievi e al personale docente; un approfondimento della rilevazione dei bisogni formativi del personale, soprattutto docente, in ordine ai nuovi compiti derivanti dalle innovazioni istituzionali in corso ( estensione dell obbligo di istruzione al biennio della s.s.s.; sperimentazione di formazione integrata per i trienni iniziali; sviluppo dell alternanza scuola-lavoro ecc.) ; sistematizzazione ulteriore e sviluppo qualitativo dei processi di accoglienza e orientamento degli allievi ; sviluppo dell informazione relativa al SGQ attraverso la revisione e il potenziamento del sito web dell Istituto. Gli impegni dichiarati coinvolgono la responsabilità della Direzione, delle Funzioni responsabili a vari livelli e di tutto il personale, e richiedono la consapevolezza e la collaborazione dei Clienti utenti e destinatari. Attività Gli obiettivi sono identificati nel: l elevazione della qualità del prodotto, inteso come valore aggiunto in termini di competenze e abilità acquisite dagli allievi (Utenti), nel processo di apprendimento intercorrente tra la fase iniziale e quella conclusiva del percorso formativo considerato (vd. MQ 08). l elevazione della qualità dei servizi erogati, valutati sulla scorta di adeguati parametri quantitativi e qualitativi (vd. MQ 08) l elevazione della qualità dell Istituto, in relazione alla sua presenza nell ambito territoriale di riferimento. I parametri di valutazione della qualità dell Istituto sono definiti nella sezione MQ 08 La Politica per la Qualità, è verificata in termini di adeguatezza in occasione del riesame del SGQ (vd.mq05 p.to 5.6). Rev. 02 del 03/03/2008 Pagina 7 di 12

8 La divulgazione della Politica, validata e approvata in sede di CdD e CdI, é assicurata in forma controllata alle parti coinvolte La sua comprensione da parte del personale viene verificata in occasione delle Verifiche Ispettive Interne (vd. MQ08 p.to 8.2) PIANIFICAZIONE Responsabilità La Direzione assicura la pianificazione degli obiettivi per la qualità e garantisce la misurazione del grado di raggiungimento degli stessi. Organi e/o Funzioni coinvolte DS; CdI; CdD; DSGA; Funzioni obiettivo e docenti collaboratori del DS e Team Qualità Attività Pianificazione degli obiettivi per la Qualità La pianificazione degli obiettivi per la qualità si attua tramite il Piano dell Offerta Formativa - POF. Il POF, redatto nel quadro della normativa generale che lo regola e in quello dell autonomia formativa e gestionale dell Istituto, garantisce: - il rispetto degli obiettivi istituzionali e della normativa primaria e secondaria di riferimento per quanto riguarda i servizi di Istruzione/Formazione e di Integrazione/Orientamento; - la realizzazione di una offerta formativa che corrisponda alle esigenze ed alle aspettative dell Utente. Tali obiettivi sono perseguiti: - sul piano dell informazione, collettiva e/o individuale, attraverso: l individuazione nell ambito della Direzione di responsabili addetti alla diffusione dell informazione lo sviluppo di opportunità di informazione (incontri, convegni, seminari, etc.) la messa a disposizione degli strumenti necessari - sul piano operativo, attraverso: Rev. 02 del 03/03/2008 Pagina 8 di 12

9 il più ampio coinvolgimento del personale nell attuazione dei processi di erogazione dei servizi individuati effettuato attraverso sistemi premianti assicurati solo con la piena conformità al SGQ; la definizione, a tutti i livelli, dei ruoli e delle responsabilità; - sul piano culturale e professionale attraverso: la pianificazione di interventi di aggiornamento e riqualificazione inerenti gli aspetti operativi e gestionali dell Istituto compreso il sistema di gestione per la qualità Tutti gli elementi indicati dovranno essere verificati in coincidenza del Riesame del SGQ tenendo anche conto degli indicatori di efficienza ed efficacia previsti alla sez. 8.4 del presente Manuale Pianificazione del SGQ La pianificazione del SGQ facilita: - l azione propositiva nelle varie fasi dei processi decisionali - la definizione di formule di snellimento e accelerazione del processo decisionale La pianificazione si realizza attraverso: - la predisposizione di idonee procedure e regolamenti, inerenti la pianificazione sistemica dei processi dell Istituto - l elaborazione del Piano di Offerta Formativa POF per la pianificazione ciclica delle attività DEFINIZIONE DELLE RESPONSABILITÀ, AUTORITÀ E COMUNICAZIONE Responsabilità La Direzione: - definisce le responsabilità e le loro interazioni all'interno dell Istituto (Mod. 05-A e Mod. 05-B); - divulga l organigramma dell Istituto - nomina il Rappresentante della Direzione per la qualità; - identifica gli strumenti di comunicazione interna. Organi e/o Funzioni coinvolte DS; CdI; CdD; DSGA; Rev. 02 del 03/03/2008 Pagina 9 di 12

10 Attività Responsabilità ed autorità Conformemente alla normativa in vigore, l assetto direzionale dell Istituto è così articolato: - Dirigente Scolastico - DS; - Organi collegiali (Consiglio d Istituto - CdI; Collegio dei Docenti - CdD ) - Direttore Servizi Generali e Amministrativi - DSGA; E compito della Direzione applicare la normativa vigente in relazione alla attribuzione delle responsabilità, che si esplica attraverso la definizione dei relativi organigrammi e mansionari. Nel presente Manuale, il termine di Direzione comprende tutte le funzioni e gli organi precedentemente elencati, fermo restando che, a norma delle disposizioni vigenti, la responsabilità operativa della Direzione è propria del Dirigente Scolastico Rappresentante della Direzione per la Qualità La Direzione nomina il Rappresentante della Direzione per la Qualità attribuendogli la responsabilità e l'autorità per gestire, monitorare, valutare e coordinare il SGQ dell Istituto. Le responsabilità dell RD sono principalmente: - assicurare l'individuazione, l attuazione e l aggiornamento dei processi del SGQ, attraverso la verifica della corretta applicazione delle procedure - riferire alla Direzione sulle prestazioni del SGQ e su ogni eventuale esigenza di miglioramento, al fine di garantirne il miglioramento continuo - coinvolgere il personale, e tutta l organizzazione, nella conoscenza dei requisiti dell Utente e delle modalità attuative dei servizi ad esso destinati - interfacciarsi con le realtà esterne all Istituto, quali l'organismo di Certificazione, in relazione alle tematiche della qualità. I compiti principali dell RD sono riportati nel relativo mansionario Comunicazione interna Per consentire all Istituto di operare in modo controllato ed armonizzato e al fine di coinvolgere il personale nell attuazione e nel miglioramento del SGQ con proposte e suggerimenti (consapevolezza), la Direzione ha individuato i seguenti strumenti di comunicazione: Riunioni periodiche (almeno trimestrali), alle quali partecipa il personale interessato (suddiviso per processi), per la verifica: Rev. 02 del 03/03/2008 Pagina 10 di 12

11 - dell'efficienza e dell'efficacia dei singoli processi sia in termini di ottimizzazione delle sequenze operative che in termini di impiego ed impegno delle risorse; - del grado di raggiungimento degli obiettivi programmati. Rete informatica interna, utilizzata essenzialmente per la messa a disposizione comune di informazioni / documenti. Divulgazione delle deliberazioni degli organi collegiali Affissione all albo Ordini di servizio Sito web Incontri informativi 5.6. RIESAME DA PARTE DELLA DIREZIONE Responsabilità La Direzione, consapevole che il SGQ è suscettibile di eventuali adeguamenti nel tempo ed è soggetto al miglioramento continuo, ha stabilito di effettuare il riesame del SGQ con cadenza almeno annuale e a questo scopo definisce gli elementi in ingresso ed in uscita al riesame. Organi e/o Funzioni coinvolte La responsabilità della pianificazione della riunione di Riesame è del RD La fase di preparazione della documentazione che fornisce gli elementi in ingresso al Riesame è del Team Qualità coordinato dal RD Attività Generalità Con periodicità almeno annuale, ma con frequenza maggiore in presenza di rilevanti impegni di sviluppo organizzativo e/o aziendale, la Direzione procede ad un riesame dell'organizzazione e delle modalità con cui vengono svolte tutte le attività. Gli obiettivi del riesame della Direzione sono principalmente quelli di verificare il grado di applicazione, delle prescrizioni contenute nel presente e di identificare in caso di carenze le azioni da intraprendere. Le attività relative al Riesame del Sistema Qualità sono descritte nella PGE Elementi in ingresso al Riesame Le posizioni specificate nelle Funzioni coinvolte inviano al RD i dati elaborati e/o i documenti necessari per la predisposizione degli elementi in ingresso al riesame. Rev. 02 del 03/03/2008 Pagina 11 di 12

12 Il RD coordina l attività di raccolta ed elaborazione di tali documenti, da parte del Team Qualità, in modo da predisporre gli elementi in ingresso per il Riesame Elementi in uscita dal Riesame Le valutazioni effettuate e le eventuali azioni / decisioni prese nel corso del riesame costituiscono gli elementi in uscita del riesame, al fine di migliorare le prestazione dei servizi offerti e sono soggetti alla registrazione nell'apposito verbale (Mod. PGE 04 A). Il RD provvede all'archiviazione del verbale, da utilizzarsi anche nei successivi riesami DOCUMENTAZIONE A RIFERIMENTO - PGE 04 Riesame della Direzione - PGE 03 Gestione documentazione e registrazioni - Mod. MQ 06 A Organigramma funzionale e matrice delle responsabilità - Mansionario Rev. 02 del 03/03/2008 Pagina 12 di 12