INDICE INTRODUZIONE... 3 I. REGISTRAZIONE ED ACCESSO... 4 I.1. Primo accesso... 4 I.2. Accesso standard... 5 II. DESCRIZIONE DELL APPLICAZIONE...

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1 BIMPRENDO

2 INDICE INTRODUZIONE... 3 I. REGISTRAZIONE ED ACCESSO... 4 I.1. Primo accesso... 4 I.2. Accesso standard... 5 II. DESCRIZIONE DELL APPLICAZIONE... 6 II.1. Home page ed area Bacheca, pulsanti comuni II.2. Area Prodotti Nuovo Prodotto... 8 II.2. Area Contatti II.3. Area Documenti II.4. Area Incassi II.5. Area Pagamenti II.6. Area Note II.7. Area Report II.8. Area Backup II.9. Area Configurazione II.9.1. Gestione intestazione Fattura II.9.2. Gruppi numerazione Fatture II.9.3. Tipologia di Imposte II.9.4. Modelli di stampa II.9.5. Tipologie di Pagamento II.9.6. Area prodotti II.9.7. Parametri di configurazione II.10. Impostazioni

3 INTRODUZIONE

4 I. REGISTRAZIONE ED ACCESSO L'accesso all'applicazione Bimprendo si ottiene impostando l'indirizzo URL nella barra degli indirizzi del browser a: oppure tramise la sezione ACCEDI del sito Una volta aperto la pagina dell applicazione compare una scheda come indicata nella Figura 1. I.1. Primo accesso Figura 1 La pagina iniziale di Bimprendo Al primo accesso all'applicazione è necessario creare nuovo utente cliccando Nuovo Utente? Registra un Dominio nella pagina iniziale dell applicazione tramite il pulsante REGISTRATI nella sezione ACCEDI del sito Figura 2 Pagina di registrazione

5 I Campi con * sono obbligatori. Dominio/Gruppo è il nome dell azienda (deve contenere solo le lettere). Sotto lo stesso Dominio/Gruppo è possibile creare più di un utente. Il Dominio/Gruppo viene automaticamente inserito con le lettere maiuscole. Nome utente UserName di accesso, può contenere anche numeri e altri simboli. Password La parola si sicurezza Verifica password per verificare la password inserita precedentemente. Termini di utilizzo Termini da leggere ed accettare Privacy - Note sulla privacy Accetto i termini di utilizzo Casella per l accettazione dei termini di utilizzo Dopo aver inserito tutti i dati richiesti, bisogna cliccare su Invia registrazione per procedere con l attivazione. Al termine della procedura verrà inviata una all indirizzo indicato durante la registrazione con le istruzioni per terminare l attivazione. Dopo aver aperto il link, indicato nella mail, e aver cliccato Attiva Dominio, apparirà una finestra che permette di compilare tutte le informazioni riguardo il Dominio; queste informazioni sono necessarie per l utilizzo dell applicazione e vengono utilizzate durante le fari Figura 3 Pagina Informazioni Dominio Dopo aver compilato tutte le informazioni necessarie è sufficiente premere. Al termine dell operazione verrà aperta la sezione Bacheca. I.2. Accesso standard Per entrare nell applicazione bisogna inserire le credenziali (Dominio, Utente e Password) impostate al momento della registrazione.

6 II. DESCRIZIONE DELL APPLICAZIONE II.1. Home page e area Bacheca Dopo aver effettuato l accesso appare la Home page dell applicazione, rappresentata dall area Bacheca. Figura 4 Home Page e Bacheca Funzioni generali: Nell angolo superiore a destra si trovano i seguenti pulsanti: Figura 5 Pulsanti generali Anno: L anno di riferimento selezionato. Utente: L utente che ha eseguito l accesso. Guida: Il Manuale utente. Impostazioni. o Gestione Utente: per la gestione delle utenze e dei permessi di accesso alla piattaforma. Esci: Comando per uscire dall applicazione.

7 Menu: L applicazione è composta di diverse aree: Bacheca Anteprima e resoconto delle principali informazioni dell anno corrente Prodotti Listino e/o elenco prodotti Contatti Clienti e Fornitori Documenti Preventivi, Proforma, Fatture e Ricevute Incassi Incassi Pagamenti Acquisti, Pagamenti e Tributi Note Note varie Report Reportistica Backup Backup di Documenti e Pagamenti su Cloud personale Configurazioni Impostazioni della piattaforma Ogni area contiene pulsanti il cui funzionamento è comune avendo una struttura di navigazione del tutto simile 1) Utilizzato per creare nuovo elemento. 2) Utilizzato per salvare l elemento creato/modificato. 3) Utilizzato per aprire l elemento selezionato per fare le modifiche. 4) Utilizzato per eliminare l elemento selezionato. 5) Utilizzato per aggiornare la pagina. 6) Utilizzato per uscire dalla pagina di dettaglio, permette eventualmente di poter scegliere se salvare o meno le modifiche effettuate. Area Bachea: L area Bacheca contiene le seguenti informazioni: - Entrate ed Uscite del periodo scelto - Panoramica IVA e Ritenute del periodo scelto - Elenco dei documenti in scadenza - Resoconto dei documenti del periodo scelto E possibile selezionare il periodo (anno e/o trimestre) nella parte in alto a destra per visualizzare i dati aggregati per il periodo selezionato.

8 II.2. Area Prodotti. L area Prodotti serve per creare il database dei prodotti venduti e dei servizi erogati dall azienda/imprenditore. Figura 6 Area Prodotti 1. Nuovo Prodotto Dopo aver cliccato il pulsante apparirà la nuova pagina. Figura 7 Nuovo elemento Prodotto/Listino I campi che si possono compilare per ogni prodotto (servizio) sono: 1. Codice: l applicazione dà la possibilità di assegnare ad ogni tipo del prodotto/servizio un codice. 2. Nome (campo obbligatorio): in questo campo viene inserita una breve descrizione del prodotto/servizio che verrà indicato nella fattura. 3. Descrizione: una descrizione più ampia del prodotto/servizio. 4. Prezzo: il prezzo unitario. 5. Valuta: la valuta.

9 6. IVA predefinita: L IVA associata a questo prodotto/servizio. 7. Area predefinita: L Area associata a questo prodotto/servizio. Dopo aver compilato tutti i campi necessari è sufficiente selezionare salva per salvare l articolo. Elimina Prodotto/Servizio Per eliminare un articolo è sufficiente ricercare l elemento nella tabella, selezionarlo ed eliminarlo tramite il pulsante Ricerca e modifica Prodotto/Servizio E possibile ricercare un prodotto utilizzando il filtro posizionano nella parte superiore della tabella, per modificare un elemento invece è sufficiente selezionarlo e premete il pulsante dettaglio

10 II.2. Area Contatti. L area Contatti si usa per creare il database dei clienti/fornitori/dipendenti e altri tipi di contatti. Figura 8 Home page dell area Contatti Dopo aver cliccato il pulsante apparirà la nuova pagina. Figura 9 La pagina per creare il nuovo prodotto/servizio Il campo Tipo rappresenta il campo obbligatorio che permette impostare un nuovo tipo di contatto, scegliendo tra seguenti opzioni com è indicato nella Figura 10.

11 Figura 10 Menù a tendina per scegliere il tipo del contatto Al momento della creazione del campo viene segnato automaticamente. Nel caso in cui, per diversi motivi il contatto non è più attivo, la crocetta viene tolta. Altri campi che possono essere compilati per ogni contatto sono: 1. Informazioni di fatturazione (Denominazione (campo obbligatorio), Codice Fiscale, Indirizzo, CAP, Città, Paese (campo obbligatorio, al momento della creazione del contatto viene indicato come ITALIA )). 2. Contatti ( , PEC, Telefono, Cellulare) 3. Informazioni aggiuntive (Sito web, Note) Vengono evidenziati nella fattura. Dopo aver compilato tutti i campi necessari clicca per salvare il contatto. Una volta creato, il contatto può essere modificato scegliendo la posizione da modificare e cliccando il pulsante. Dopo aver fatto tutte le modifiche clicca. Per eliminare il contatto bisogna cliccare sulla posizione da eliminare e poi il pulsante.

12 II.3. Area Documenti. L area Documenti si utilizza per creare e gestire i seguenti tipi di documenti (Figura 11). Figura 11 Menu a tendina per scegliere il tipo di documento da creare Lo logica di creazione di un documento nuovo è uguale per ogni tipo di documento. La creazione e la gestione dei documenti verrà descritta nella area Fattura. Figura 12 Home page dell area Documenti/Fattura Dopo aver cliccato il pulsante appare la nuova pagina.

13 In alto a destra si trovano i pulsanti Figura 13 La pagina per creare nuovo documento/fattura Figura 14 I pulsanti comuni per l area Documenti 1) Il pulsante Crea nuovo dà la possibilità di creare il documento nuovo, scegliendone uno nel menu a tendina sulla base del documento aperto. Figura 15 Menu a tendina del pulsante Crea nuovo 2) Il pulsante Anteprima si usa per visualizzare l anteprima della stampa del documento in base al modello di stampa selezionato. Nota bene che è possibile vedere l anteprima solo dopo aver compilato l intestazione del documento. 3) Il pulsante Emissione si usa per emettere il documento. Nota bene che dopo aver emesso il documento non è più possibile apportare modifiche allo stesso. (E comunque possibile utilizzare la funzionalità di sblocco documenti che permette di portare in stato Bozza un documento. DA COMPILARE!!!!!!) Descrizione di alcune sezioni da compilare per creare il documento. I. Nella sezione Tipo è possibile selezionare una delle due opzioni: Figura 16 Menu a tendina della sezione Tipo Standard il documento viene creato da zero usando l applicazione Sist.Esterno viene caricato il documento creato usando il sistema esterno. La differenza tra i due tipi consiste nella compilazione della parte posteriore.

14 Figura 17 Pagina per creare un documento dal sistema estero Nel caso del Sist.Esterno bisogna compilare gli spazi obbligatori e caricare il documento creato dal sistema esterno in formatto PDF nella parte posteriore. Invece lo Standard verrà spiegato successivamente. II. La sezione Cliente permette di scegliere un cliente nel database dei clienti creato, usando l area Contatti. III. Nella sezione Modello stampa è possibile scegliere il modello di stampa tra quelli già esistenti (con logo dell emittente o senza esso) oppure creandone uno tramite l area Configurazione (verrà spiegato successivamente). Figura 18 Menu a tendina della sezione Modello Stampa IV. La sezione Pagamento permette di scegliere il tipo di pagamento assegnato al documento: Figura 19 Menu a tendina della sezione Pagamento V. Sezioni Numerazione e Numero permette DA COMPILARE!!!!!! VI. Sezioni Data Emissione e Data Scadenza possono essere compilati sia manualmente sia usando il pulsante calendario a destra. La data di emissione viene assegnata automaticamente usando la data odierna. DA COMPILARE!!!!!!

15 Figura 20 Sezioni Data Emissione e Data Scadenza VII. La sezione Stato prevede due opzioni: BOZZA e DA COMPILARE!!!!!! Dopo aver compilato tutte le sezioni nella parte superiore, viene riempita la parte inferiore e il contenuto del documento, che consiste delle seguenti sezioni: Totale Prodotti consiste delle descrizioni dei prodotti venduti e servizi/lavori erogati dall emittente del documento; Totale Compensi include Totale Prodotti più imposte tipo Contributo Gestione separata INPS 4% ; Totale Imponibile include Totale Compensi più imposte, tipo Contributo cassa previdenziale 4%, etc.; Altri elementi (non vengono evidenziati direttamente) Figura 21 Sezioni da compilare per creare il documento/fattura Per riempire le sezioni sopra indicate generalmente si usano due pulsanti: - per aggiungere uno nuovo elemento - per eliminare l elemento selezionato. Per ogni sezione a sinistra del pulsante si trova un menu a tendina che permette di scegliere un elemento già esistente (con alcune particolarità). La sezione Totale Prodotti può essere compilata in due modi. 1) Premendo il pulsante e compilando tutti i spazi a mano.

16 Figura 21 Sezione Totale Prodotti 2) scegliendo il prodotto tra quelli esistenti nel database dei prodotti e premendo il pulsante. Figura 22 Menu a tendina per scegliere un prodotto/servizio Tutta l informazione del prodotto viene inserita automaticamente per la quantità 1 che può essere impostata manualmente (doppio click sulla casella Quantità ): Figura 23 Modifica della riga del prodotto/servizio Anche altre caselle possono essere modificate a mano. Le somme dell IVA, raggruppate per l aliquota d'imposta, appaiono dopo il Totale Imponibile.

17 Figura 24 Esempio di compilazione della sezione Totale Prodotti La sezione Totale Compensi può essere compilata solo scegliendo le varianti proposte nel menu a tendina e premendo del pulsante. Figura 25 Menu a tendina per scegliere il tipo di compenso La sezione Totale Imponibile può essere compilata solo scegliendo le varianti proposte nel menu a tendina e premendo del pulsante. Figura 25 Menu a tendina per scegliere il tipo di contributo Figura 26 Esempio della compilazione del documento/fattura Emissione: dopo aver inserito tutti i dati necessari il documento può essere salvato, lasciato come bozza e emesso subito, oppure dopo, cliccando il pulsante. Prima dell emissione è possibile anche vedere l anteprima del documento cliccando il pulsante. L anteprima apparirà in una finestra separata (Figura 27):

18 Figura 27 Esempio dell anteprima del documento/fattura Dopo l emissione del documento, esso avrà lo stesso aspetto della pagina principale dell area Documenti. Figura 28 Esempio del documento/fattura emesso/a nella Home page Premendo il pulsante è possibile visualizzare l anteprima del documento. Se è necessario, il documento emesso può essere sbloccato per apportare le modifiche premendo il pulsante. Al documento emesso è possibile assegnare l incasso aprendo il documento e premendo il pulsante, dopodiché apparirà la finestra: Figura 29 Finestra dell impostazione della data dell Incasso La data del pagamento viene assegnata come la data odierna, comunque essa può essere cambiata. Dopo l incasso del pagamento lo status del documento cambia.

19 Figura 30 Esempio del documento/fattura emesso/a e incassato/a nella Home page Nella sezione Incassi apparirà l informazione relativa al pagamento di questo documento (un altro modo per creare un pagamento verrà descritto nel punto II.4 del Manuale. Figura 31 Esempio di informazione nell area Incassi relativa all incasso assegnato al documento/fattura Attenzione! Al momento dello sblocco del documento l informazione sull incasso viene eliminata. Per eliminare il documento già emesso bisogna prima sbloccarlo e poi procedere all eliminazione. Il documento emesso può essere inviato tramite sistema premendo il pulsante finestra.. Apparirà una nuova Figura 31 Esempio delle informazioni nell area Incassi relativa all incasso assegnato al documento/fattura DA COMPILARE!!!!!! II.4. Area Incassi. L area Incassi si usa per registrare gli incassi ricevuti.

20 Figura 32 Home page dell area Incassi Ci sono due modi per registrare gli incassi nel sistema. Il primo è descritto nel punto II.3 del Manuale. Dopo aver cliccato il pulsante apparirà una nuova finestra. Figura 33 La pagina per creare un nuovo pagamento Il pagamento può essere registrato come Incasso generico o assegnato a un documento emesso (Figura 34). Figura 34 Menu a tendina per scegliere il tipo d incasso La data può essere sia odierna, che di uno dei giorni precedenti. Scegliendo l opzione Incasso generico tutta l informazione viene inserita manualmente. Scegliendo un documento emesso tutti i campi, tranne Data, vengono compilati automaticamente. DA COMPILARE!!!!!!

21 II.5. Area Pagamenti. Nell area Pagamenti si usa per registrare due tipi dei pagamenti (Figura 35): Figura 35 Menu a tendina per scegliere il tipo del pagamento La sott area Acquisti/Pagamenti si usa per registrare documenti e pagamenti relativi ad operazioni con diversi tipi di fornitori, tranne fisco e istituti simili. Per registrare operazioni con essi, si usa la sotto area Tributi. Visto che il procedimento è uguale (tranne la scelta del fornitore nella sott area Acquisti/Pagamenti ), esso verrà descritto nella sott area Acquisti/Pagamenti. Figura 36 Home page dell area Pagamenti/Acquisti Dopo aver cliccato il pulsante apparirà una nuova pagina.

22 Figura 37 La pagina per creare un nuovo pagamento/acquisto L area Pagamenti permette non solo di registrare l informazione relativa all acquisto/tributo, ma anche caricare il file del documento nel formatto *.pdf, usando i seguenti pulsanti: Figura 38 Pulsanti per caricare un documento riguarda l acquisto Al momento del caricamento del file da sistema vengono proposte due opzioni: Figura 39 Pagina per scegliere il tipo di documento Originale è il documento DA COMPILARE!!!!!! Copia è il documento scansionato DA COMPILARE!!!!!! Comunque è possibile cambiare il tipo di documento mettendo o meno un flag nel checkbox nella apposita riga ( Originale, Figura 40). Dopo aver caricato il file l immagine del documento viene visualizzata a destra:

23 Figura 40 Pagina per creare un nuovo acquisto/pagamento con il documento caricato Al momento del caricamento del documento, la descrizione e la data dello stesso vengono assegnati automaticamente dal sistema (Figure 40), ma possono altresì essere cambiati manualmente. Attenzione! Il Fornitore può essere scelto solo tra quelli già registrati nel database dei contatti. Usando il menu a tendina (Figura 41) bisogna scegliere la tipologia di documento caricato: Figura 41 Menu a tendina per scegliere la tipologia del documento caricato Per le fatture i campi obbligatori non sono solo Descrizione, Tipologia e Data Documento, ma anche IVA, Ritenuta e Totale. Attenzione! Il campo IVA prevede l inserimento della somma dell IVA indicata nel documento, ma NON l aliquota. Dopo aver inserito tutti i dati necessari, il documento viene salvato cliccando il pulsante.

24 Figura 42 Home page dell area Pagamenti/ con il documento segnalato dal sistema Il documento può essere segnalato dal sistema (Figura 42, evidenziato di rosa ) per i seguenti motivi: Mancanza della data di scadenza della fattura non ancora pagata; La data del pagamento è scaduta. Per impostare il documento come pagato bisogna scegliere e cliccare il pulsante pagamento verrà assegnata con la data odierna.. La data del II.6. Area Note. L area Note si usa per registrare i diversi tipi dei documenti, tranne quelli descritti negli articoli precedenti. Dopo aver cliccato il pulsante apparirà la nuova pagina (Figura 43). Dopo aver inserito tutti i dati necessari il documento viene salvato cliccando il pulsante. II.7. Area Report. Figura 42 La pagina per caricare un nuovo documento. L area Report si usa per creare diversi tipi di rapporti proposti dal sistema (Figura 43):

25 Figura 43 Home page dell area Report. L applicazione permette di creare i seguenti report informativi (tranne Commercialista che verrà descritto per ultimo): Il report Fornitori mostra la percentuale di ogni fornitore sul totale acquisti effettuati nel periodo interessato (Figura 44): Figura 44 La pagina del report Fornitori. Il report IVA & Ritenuta visualizza importi di IVA Incassata e Ritenuta emessa in fattura durante il periodo interessato (Figura 45):

26 Figura 45 La pagina del report IVA & Ritenuta. Il report Costi & Ricavi consiste in due grafici (Figura 46): 1) Il grafico di sopra indica le tendenze dei seguenti indicatori: - Incassi la quantità dei pagamenti verso l utente dai clienti per prodotti venduti, servizi erogati e lavori svolti durante il periodo interessato; - Costi la quantità totale dei pagamenti verso i fornitori effettuati dall utente per acquisti e anche verso il fisco e istituti simili (tributi); - Profitto (finanziario) la differenza tra Incassi e Costi descritti sopra. 2) Il grafico di sotto dimostra l andamento dei pagamenti verso fornitori dei servizi, prodotti e lavori ( Acquisti), il Fisco e istituti simili ( Tributi ) e la loro sommatoria ( Totale ).

27 Figura 46 La pagina del report Costi & Ricavi. Il report Scadenze visualizza l elenco dei documenti in scadenza fino al 15 Gennaio dell anno successivo (Figura 47): Figura 47 La pagina del report Scadenze. Il report Commercialista permette di visualizzare e poi preparare tutta la documentazione mensile o trimestrale da inviare al commercialista (Figura 48): Figura 48 La pagina del report Commercialista. Tutti i documenti del periodo scelto vengono raggruppati in modo indicato nella Figura 48. Cliccando una delle righe è possibile vedere l elenco dei tutti i documenti inclusi nel gruppo scelto (ad esempio, come Fatture emesse nella Figura 49).

28 Figura 49 Esempio del contenuto del gruppo Fatture Emesse. Per creare l archivio del formatto *.zip clicca il pulsante dopodiché apparirà la nuova finestra: Figura 50 Finestra per creare archivio del formatto *.zip. Includi Pagamenti Ricevuti : DA COMPILARE!!!!!! Includi Pagamenti Tributi : DA COMPILARE!!!!!! Genera PDF Unico Originali/Copie : DA COMPILARE!!!!!! Dopo aver scelto tutte le caratteristiche necessarie e cliccato OK è possibile scaricare lo ZIP. II.8. Area Backup. L area Backup si usa per registrare due tipi di pagamento (Figura 51):

29 Per Figura 51 Home page dell area Backup. II.9. Area Configurazione. L area Configurazione include seguenti sotto aree (Figura 52): II.9.1. Gestione intestazione Fattura Figura 52 Home page dell area Backup. La sotto area Gestione intestazione Fattura (Figura 53) si usa per DA CONCLUDERE!!! Figura 53 Pagina del sottooarea Gestione intestazione Fattura. Dopo aver inserito tutti i dati necessari le informazioni vengono salvate cliccando il pulsante.

30 II.9.2. Gruppi numerazione Fatture La sotto area Gruppi numerazione Fatture (Figura 54) si usa per DA CONCLUDERE!!! Figura 54 Pagina del sotto area Gruppi numerazione Fatture. Per creare una nuova numerazione clicca sul pulsante,dopodiché apparirà la finestra: Figura 55 La pagina per creare nuova numerazione delle fatture. DA COMPILARE!!!!!! Dopo aver inserito tutti i dati necessari la numerazione viene salvata cliccando il pulsante. II.9.3. Tipologia di Imposte La sotto area Tipologia di Imposte (Figura 56) si usa per. DA COMPILARE!!!!!! Figura 56 La pagina per creare una nuova numerazione delle fatture. Per creare una nuova imposta clicca il pulsante, dopodiché apparirà la finestra:

31 Figura 57 La pagina per creare una nuova tipologia d imposta. Figura 58 Menu a tendina per scegliere. Figura 59 Menu a tendina per scegliere. Dopo aver inserito tutti i dati necessari, l imposta viene salvata cliccando il pulsante. Cliccando il pulsante è possibile ripristinare le tipologie di Imposte preimpostate dal sistema. II.9.4. Modelli di stampa La sotto area Modelli di stampa (Figura 56) si usa per. DA COMPILARE!!!!! Figura 56 Pagina del sotto area Modelli di stampa.

32 II.9.5. Tipologie di Pagamento La sotto area Tipologie di Pagamento (Figura 56) si usa per. DA COMPILARE!!!!!! Figura 56 Pagina del sotto area Tipologie di Pagamento. II.9.6. Area prodotti La sotto area Area prodotti (Figura 56) si usa per. DA COMPILARE!!!!! Figura 56 Pagina del sotto area Tipologie di Pagamento. II.9.7. Parametri di configurazione La sotto area Parametri di configurazione (Figura 56) si usa per. DA COMPILARE!!!!!!

33 Figura 56 Pagina del sotto area Parametri di configurazione. II.10. Impostazioni. Come è stato già descritto nella prima sezione II.1. Home page ad area Bacheca, cliccando il pulsante (Impostazioni) appariranno due opzioni: Gestione Utente Impostazioni Sistema Gestione Utente permette di creare, aggiornare ed eliminare utenti che possono accedere al sistema sotto lo stesso Dominio. Ci sono due tipi di Utenti: ADMIN USER (non può né creare nuovi elementi né cambiare quelli già esistenti, ma può preparare il report per Commercialista). Figura 56 Pagina Gestione Utente. Per creare uno nuovo utente (può essere effettuato solo dall utente del tipo ADMIN ) bisogna cliccare il pulsante e apparirà la nuova pagina.

34 Figura 56 Pagina per creare uno nuovo utente Dopo aver compilato tutte le informazioni necessarie clicca. Attenzione! E possibile cambiare il tipo d utente anche dopo aver creato e salvato il suo profilo. DA COMPILARE!!!!!!(descrizione dei ruoli, ma tutti e due possono vedere la stessa cosa e anche quello non ADMIN può cambiare configurazioni e sbloccare documenti emessi dagli altri???)