Codice di Etica Aziendale

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1 Codice di Etica Aziendale

2 Indice Pagina INTRODUZIONE 3 Sezione A DICHIARAZIONE GENERALE DI INTENTI 4 Sezione B STANDARDS DI ETICA PROFESSIONALE E CONDOTTA 5 1. Usi aziendali 5 2. Conflitto d'interesse 6 3. Proprietà intellettuale e informazioni riservate 7 4. Politiche di impiego 8 5. Computer, e politiche di comunicazione 8 Sezione C SEGNALAZIONI DI SOSPETTE VIOLAZIONI 9 DI LEGGE O DI POLITICHE AZIENDALI 1. Politica generale 9 2. La Procedura di Segnalazione 9 3. Indagini 10 Sezione D L'INFORMAZIONE DEI DIPENDENTI RIGUARDO 10 AL CODICE ETICO AZIENDALE Sezione E APPENDICE X: LINEE GUIDA LOCALI E DISPOSIZIONI 11 Istruzioni per il Servizio di Ethics Compliance Hotline 11 DICHIARAZIONE DEL DIPENDENTE 12 2

3 Introduzione Il nostro modo di affrontare le attività commerciali, sia come individui che come società, rappresenta la chiave del nostro duraturo successo. Il nostro modo di operare con integrità in tutte le nostre attività è prioritario al mantenimento e al miglioramento della nostra reputazione, poiché è un valore generalmente condiviso da tutte le nostre società collegate. Esso rappresenta la pietra angolare del nostro successo a lungo termine ed è un ingrediente vitale nella costruzione e nel mantenimento di brillanti rapporti professionali fondati sulla fiducia, tanto all interno che all esterno. Evidentemente, dobbiamo sempre osservare i requisiti di legge previsti nei Paesi in cui operiamo. In tutto quello che facciamo, tuttavia, dovremo altresì impegnarci a rispettare le politiche interne e a migliorare la cultura nella quale operiamo. La nostra reputazione aziendale aumenta o diminuisce in base alle decisioni e alle azioni personali di ogni singolo all interno delle nostre società collegate, ed è pertanto importante a livello tanto individuale quanto collettivo la nostra comprensione di ciò che ci viene richiesto, nello sforzo di raggiungere i migliori standards possibili di etica aziendale. Soltanto osservando tali principi, il nostro successo sarà assicurato nel futuro. Ciascuno di noi dovrebbe essere consapevole del potenziale impatto che le nostre decisioni e azioni possono avere sugli altri e sulla reputazione dell impresa nella quale lavoriamo. Di conseguenza, nel presente documento sono esposti i principi guida per tutti noi. I particolari sottesi a questi principi possono in ogni caso essere trovati in altri documenti, più esaurienti, relativi al Suo rapporto di lavoro. Pertanto Lei dovrà fare riferimento alla documentazione pertinente. Inoltre, tali principi sono infusi nella nostra cultura attraverso una serie di mezzi diversi, ivi compresi i programmi di accoglienza e di formazione. La esorterei a seguire attivamente i principi contenuti nel presente documento e a sforzarsi di metterli in pratica in tutto ciò che fa. (Firmato dal competente Direttore Generale nazionale) E, ove sia amministratore della società locale, da MARCO FILIPPINI 3

4 a. Dichiarazione generale di intenti Sia i singoli che la Società nell insieme devono in ogni circostanza comportarsi conformemente alle leggi esistenti nel Paese nel quale essa opera e sempre eticamente. Tutti i nostri dipendenti dovranno uniformarsi agli standards di gestione e di etica aziendale qui illustrati. I singoli riceveranno istruzioni circa cosa questo comporti per loro in pratica e circa il modo in cui assolvere i propri doveri. Pertanto, il nostro obiettivo dichiarato è quello di essere considerati come soggetti che abbiano un impatto positivo in tutte le aree delle nostre attività, vale a dire, per esempio, presso le autorità di governo o presso gli organi che regolamentano l attività industriale, presso coloro che ci forniscono servizi, presso coloro ai quali noi forniamo servizi, e anche presso i pazienti che ricevono benefici dai nostri prodotti. Il presente documento riassume una dichiarazione di principio relativa alle nostre operazioni commerciali, mentre i particolari concernenti queste politiche possono essere trovate in diverse disposizioni e nelle Procedure Standard di Gestione (PSG) della Società, che sono elencate nell appendice. La Società pretende che ogni dipendente, chiunque altro lavori all interno delle nostre imprese e tutti coloro con cui facciamo affari aderiscano ai principi qui illustrati. 4

5 b. Standards di Etica professionale e di Condotta 1. USI AZIENDALI 1.1 Onestà e correttezza Avendo rapporti d affari con altre parti esterne, sia come singoli sia come società, ci sforzeremo di assicurare che tutte le operazioni siano intraprese onestamente, senza alcuna intenzione di indurre in errore o di fornire informazioni errate. Se Lei è coinvolto, anche indirettamente, nella vendita di prodotti della Società, dovrà sottolineare la loro efficacia, la loro sicurezza, il loro costo e la loro utilità in modo corretto e accurato. La promozione dei nostri prodotti deve rispettare le disposizioni applicabili in materia di pubblicità e le procedure interne di approvazione. Non deve fare dichiarazioni inesatte, esagerate o denigratorie nei confronti dei prodotti o dei servizi di un concorrente e qualsiasi dichiarazione relativa al rendimento dei prodotti o dei servizi di un concorrente deve essere precedentemente esaminata e approvata. 1.2 Qualità e sicurezza dei prodotti Come Società, ci siamo impegnati a produrre, distribuire e vendere prodotti farmaceutici che corrispondono agli standards più elevati relativamente al design, alle specifiche di fabbricazione e alla sicurezza dei pazienti. Ci siamo impegnati a rispettare rigorosamente i requisiti legali stabiliti dalle autorità di regolamentazione del nostro Paese e degli altri Paesi in cui i nostri prodotti sono esportati, e a conformarci agli appropriati standards industriali, clinici, di laboratorio e di marketing. 1.3 Responsabilità in materia di ambiente, salute e sicurezza La Società si è impegnata a gestire le operazioni e a controllare i propri prodotti in modo da tutelare l ambiente, la salute e la sicurezza dei suoi dipendenti, dei suoi clienti e del pubblico. Ci adopereremo per rispettare tutte le disposizioni rilevanti per garantire che ciò avvenga. 1.4 Rispetto delle norme Come Società, ci siamo impegnati a rispettare tutte le disposizioni normative applicabili. Una di queste consiste nell obbligo di dichiarare tempestivamente e meticolosamente tutti gli effetti avversi dei farmaci. Tutti i nostri dipendenti devono impegnarsi a raggiungere questo obiettivo. 5

6 1.5 Registrazioni esatte e complete Per garantire il rispetto di elevati standards etici ed evitare violazioni di legge dobbiamo, sia individualmente sia collettivamente, registrare correttamente le nostre operazioni commerciali. Tutte le transazioni devono essere registrate in modo preciso, completo e tempestivo, e archiviate secondo le rilevanti procedure standard di gestione. 1.6 Comportamento etico Come impresa, ci siamo impegnati a operare eticamente. Perciò ci aspettiamo che Lei, come singolo, durante tutto il Suo rapporto di lavoro con la Società, mantenga il più alto grado di professionalità e si comporti eticamente quando interagisce e ha rapporti d affari con altri. Ciascuno di noi deve garantire, sotto la propria responsabilità, che siano prese misure adeguate per sostenere e mantenere la reputazione etica della Società. 1.7 Concorrenza e antitrust La concorrenza e la legislazione antitrust tutelano la libera iniziativa. Tali leggi vietano le restrizioni agli scambi commerciali, che rappresentano una particolare condotta che coinvolge i concorrenti, i clienti o i fornitori sul mercato. Il loro obiettivo è quello di assicurare che i mercati dei beni e dei servizi operino in modo competitivo ed efficiente. Tali norme vietano gli accordi restrittivi della concorrenza, come ad esempio le pratiche concordate di fissazione dei prezzi, e altre condotte, come le pratiche predatorie tese all eliminazione dei concorrenti. La Società osserverà tali disposizioni. Le violazioni della legislazione antitrust sono spesso considerate quali atti penalmente rilevanti che possono risultare in una sentenza penale di condanna penale nei confronti sia della Società che dei singoli. 1.8 Trattamento delle sostanze controllate I dipendenti devono rispettare scrupolosamente tutte le procedure concernenti il trattamento e il magazzinaggio delle sostanze controllate. Tutti i dipendenti devono segnalare qualsiasi circostanza, di cui siano a conoscenza o di cui sospettino, concernente il trattamento improprio, la perdita o la distrazione di sostanze controllate. 2. CONFLITTO D INTERESSI 2.1 Accettazione di doni, forme d intrattenimento e altri favori La Società tratterà in modo obiettivo e imparziale tutti i singoli e le imprese con cui intrattiene relazioni commerciali. Tali relazioni saranno basate esclusivamente sui loro meriti, nei migliori interessi della società, senza tener conto di considerazioni estranee agli affari. 6

7 L accettazione di doni, le forme di intrattenimento, i favori, gli sconti personali, i prestiti e altre simili regalie potrebbero influenzare o sollevare dubbi sull imparzialità del beneficiario, oltre a violare la legge. Pertanto nessun dipendente dovrà ricevere, sollecitare od accettare un dono, fornire intrattenimenti o fare favori personali che si potrebbe ragionevolmente ritenere abbiano un influenza, anche indiretta, su una transazione commerciale. Non si dovrebbe formulare o accettare un offerta di intrattenimento a meno che essa non rientri nei limiti degli atti di cortesia commerciale generalmente accettati. I doni che non rispondono a tale criterio dovranno essere segnalati conformemente alla Sezione C del presente Codice. Laddove applicabile, il Decreto Legislativo 219 (DLvo n. 219 del 24/04/2006 e successive modifiche e integrazioni) dove sono definiti i requisiti relativi ai doni e agli atti di cortesia nei confronti dei professionisti sanitari. 2.2 Attività esterne e conflitti d interesse Come dipendente, durante l orario di lavoro, Lei dovrà consacrare totalmente il Suo tempo e la Sua attenzione alle attività della Società. È vietato senza il previo esplicito consenso scritto della Società lo svolgimento di qualsiasi altro lavoro, impiego o attività commerciale che possa in qualunque modo contrastare con le attività della nostra impresa. Similmente, Lei dovrà in ogni circostanza evitare qualsiasi partecipazione, investimento o associazione che si possa considerare interferire con l espressione indipendente di un giudizio equo, nei migliori interessi della Società, come ad esempio la proprietà azionaria di fatto nelle società con cui la Società fa, o tenta di fare, affari. 2.3 Confidenzialità delle Informazioni Lei dovrà fare ogni sforzo per salvaguardare le informazioni confidenziali della Società. Allo stesso modo, i dipendenti, i contraenti e i consulenti non dovranno mai né ricevere né accettare da altri informazioni e materiali contenenti segreti commerciali di un concorrente la cui divulgazione non sia stata autorizzata. 3. PROPRIETÀ INTELLETTUALE E INFORMAZIONI RISERVATE Proprietà intellettuale è un termine utilizzato per designare i diritti d autore e i marchi di fabbrica, i brevetti e i segreti commerciali. La confidenzialità della proprietà intellettuale della Società è cruciale per il successo della nostra impresa, e deve essere rigidamente mantenuta. 7

8 In caso di violazione di brevetti, dell uso illegittimo di marchi di fabbrica, della riproduzione di opere protette dal diritto d autore o dall uso non autorizzato di segreti commerciali, la Società può incorrere in serie responsabilità, e persino in procedimenti penali. Pertanto Lei non dovrà utilizzare in alcun modo proprietà intellettuale che non appartenga alla Società, senza aver prima stabilito se è stata data un autorizzazione per quel determinato uso. 4. POLITICHE DI IMPIEGO 4.1 Lavoratore e rapporti di lavoro La Società si è impegnata a garantire un ambiente di lavoro in cui tutti gli individui sono trattati con rispetto e dignità. A ciascuno dovrà essere permesso di lavorare in un atmosfera efficiente in grado di promuovere le pari opportunità di impiego e di vietare qualsiasi pratica discriminatoria. La Società quindi si aspetta che tutte le relazioni interpersonali nel luogo di lavoro siano efficienti e senza parzialità, pregiudizi e molestie. 4.2 Selezione del personale e carriera La Società si propone di assumere gli individui che sono maggiormente qualificati per la propria attività e di gestire la loro carriera all interno dell impresa in modo che possano beneficiarne entrambe le parti. Ciò avverrà conformemente alla legislazione esistente e alle politiche interne. 4.3 Sicurezza e salute La Società si è impegnata a fornire un ambiente di lavoro sicuro e sano per tutti coloro che lavorano nella nostra impresa. Lei dovrà seguire attentamente tutte le istruzioni in materia di sicurezza e le procedure adottate dalla Società. Inoltre si dovrà assicurare che le attività da Lei svolte siano conformi alle disposizioni relative ad un ambiente di lavoro sicuro e sano. 5. COMPUTER, E POLITICHE DI COMUNICAZIONE La società ha stabilito politiche specifiche in materia di sicurezza delle informazioni, dell uso dell e dei sistemi connessi, di internet, dei documenti elettronici, delle firme elettroniche, delle telefonate e delle s personali e dell uso del voic . Le informazioni archiviate nei sistemi della Società sono di proprietà della Società. 8

9 c. Segnalazioni di Sospette Violazioni di Legge o di Politiche Aziendali 1. POLITICA GENERALE Come parte del proprio impegno a garantire comportamenti etici e legali, la Società si aspetta che tutti i suoi dipendenti portino all attenzione della Società qualsiasi informazione in loro possesso concernente sospette violazioni di legge o di politica aziendale da parte di qualsiasi dipendente o rappresentante della Società. Lei dovrà presentarsi senza indugio con tali informazioni senza aver riguardo per l identità o la posizione del sospetto trasgressore. La Società tratterà le informazioni fornite in modo confidenziale, entro i limiti in cui la confidenzialità sia compatibile con una valutazione e un indagine appropriate. La Società si sforzerà inoltre di assicurare che non sia presa alcuna misura di punizione o di ritorsione nei confronti di chiunque fornisca tali informazioni, e che nessuno soffra alcun pregiudizio in conseguenza della segnalazione effettuata in buona fede. Qualsiasi forma di ritorsione nei confronti del singolo che, in buona fede, segnali una violazione di legge o di politica aziendale, o nei confronti di chi collabora nell indagine sulla violazione segnalata, sarà considerata come una violazione di questa politica generale. La Società non lo tollererà e qualsiasi azione del genere dovrà essere immediatamente segnalata e sarà trattata secondo la procedura disciplinare della Società. Laddove una violazione coinvolga attività potenzialmente criminali, la mancata segnalazione potrà essere ritenuta, ai sensi di legge, come acquiescenza al reato. Sottolineiamo pertanto l importanza della segnalazione. 2. LA PROCEDURA DI SEGNALAZIONE La struttura gerarchica della segnalazione è determinata dalla struttura organizzativa della Società e delle Procedure Standard di Gestione. Tuttavia, se Lei si sente più a Suo agio può effettuare la segnalazione al suo Direttore Generale, o al Direttore delle risorse umane o al Direttore dell Ufficio Legale. Ciò che è importante è che Lei la porti alla loro attenzione. 9

10 3. INDAGINI Le segnalazioni di sospette attività illegali saranno immediatamente esaminate a fondo e in modo imparziale, sotto la supervisione dell Ufficio Legale. L indagine potrà includere interviste con le persone coinvolte e, laddove necessario, con le persone che possono avere osservato il presunto comportamento o averne avuto altrimenti conoscenza. Ciascuno dovrà cooperare nell indagine. d. L informazione dei Dipendenti riguardo al Codice Etico Aziendale La Società garantisce un appropriata e tempestiva formazione a tutti i suoi dipendenti nel rispetto dei principi e dei dettagli del presente codice di etica aziendale. Tutti i dirigenti sono responsabili, sia individualmente che collettivamente, dell impegno a garantire una condotta etica e rispettosa della legge. Essi hanno il dovere di assicurare il mantenimento di tali standards nella loro area di responsabilità e di prendere le misure adeguate qualora ciò non si verifichi. Inoltre, ciascuno è individualmente responsabile del rispetto di tali principi e dovrà chiedere chiarimenti quando appropriato. 10

11 e. Appendice X: Linee Guida locali e Disposizioni Al fine di comprendere le specifiche politiche sottese alle dichiarazioni incluse in questo Codice di etica aziendale. Lei dovrà fare riferimento ai seguenti documenti: Contratto di assunzione Procedure aziendali Codice Deontologico dell Associazione Nazionale dell Industria Farmaceutica Decreto Legislativo 219 (DLvo n. 219 del 24/04/2006 e successive modifiche e integrazioni) ISTRUZIONI PER IL SERVIZIO DI ETHICS COMPLIANCE HOTLINE 1. digitare il seguente codice telefonico di sicurezza: dopo aver ascoltato il messaggio registrato da Global Compliance Services comporre il seguente numero: una volta scelta la lingua, si sentirà un messaggio registrato standard. Aspettare fino a quando non si viene collegati ad un operatore 4. comunicare all operatore per quale azienda si lavora e il proprio ruolo. L operatore potrebbe farvi alcune domande e vi darà il numero di Report e il PIN, che solo voi saprete 5. l'operatore vi chiederà se il vostro problema richieda attenzione urgente e se debba essere segnalato immediatamente 6. l'operatore vi chiederà di scegliere una delle tre persone in azienda che potrebbe ricevere il rapporto. Questo significa che sarete voi a decidere chi riceverà la relazione della vostra chiamata e, quindi, chi la porterà a termine. 7. se ci sono stati dei problemi segnalati, il Direttore Generale passerà le informazioni al Consiglio di Amministrazione nella relazione trimestrale. Le informazioni includono tutti i problemi registrati, le azioni che sono state intraprese e come i problemi sono stati risolti. 11

12 Dichiarazione del Dipendente Lei è pregato di indicare di aver ricevuto, letto, compreso e di tener fede in futuro a questo Codice di Etica Aziendale, sottoscrivendo con il suo nome e datando questa Dichiarazione di Dipendente, come indicato nel seguito. Questa dichiarazione verrà quindi controfirmata dal Dirigente/Trainer responsabile del suo training. Questa pagina firmata dovrà quindi essere resa al Dipartimento di Human Resources. Firma: Data: Nome stampato: Titolo professionale: Firma (Dirigente/Istruttore): Data: Nome stampato: Titolo professionale: 12

13 Dichiarazione del Dipendente

14 Mundipharma Pharmaceuticals s.r.l. Via Filippo Turati Milano ITALIA Tel Fax Version 1