Manuale d uso Scopri in modo semplice e veloce SMART POINT.

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1 Manuale d uso Scopri in modo semplice e veloce SMART POINT.

2 INDICE IL VOUCHER CARTACEO SI DEMATERIALIZZA LA DEMATERIALIZZAZIONE COME SI PROCEDE PER LA FUNZIONE DEMATERIALIZZA? VUOI SAPERE QUALI SONO LE ALTRE FUNZIONI A TE UTILI DEL SISTEMA EASY-CHECK RIFERITI ALLA DEMATERIALIZZAZIONE? FUNZIONE DI CONTROLLO FUNZIONE DI STORNO FUNZIONE DI RIEPILOGO FUNZIONE PREFATTURA FUNZIONE STAMPA COME GENERARE UNA DISTINTA GENERAZIONE DISTINTA COME FARE PER INVIARE I VOUCHER AL RIMBORSO E ADESSO PUOI MANDARE I TUOI VOUCHER AL RIMBORSO! VUOI SAPERE QUALI SONO LE ALTRE FUNZIONI A TE UTILI DEL SISTEMA EASY-CHECK PER LA FUNZIONE GENERA DISTINTA? LEGGI QUI! FUNZIONE DI CONTROLLO FUNZIONE DI STORNO FUNZIONE DI RIEPILOGO ERRORI SMART POINT CHE COMPAIONO SUL DISPLAY ASSISTENZA SEMPRE AL TUO FIANCO

3 IL VOUCHER CARTACEO SI DEMATERIALIZZA Da oggi Edenred, inventore del Ticket Restaurant, presenta la soluzione SMART POINT: l unico POS in grado di leggere anche i voucher cartacei attraverso la funzione EASY- CHECK. Grazie alla pistola a scanner che legge il codice a barre sul voucher che ti viene consegnato dal Cliente, la gestione e il controllo dei voucher cartacei diventa per te più facile. LEGENDA DEL POS: 1) Bottone rosso: schermata iniziale 2) Bottone F3: menù principale 3) Bottone F2: menù Easy-Check LEGENDA DELLA PISTOLA A SCANNER: 1) INDICATORE ACCESO/SPENTO: di colore blu quando è acceso 2) INDICATORE STATO: di colore verde se la pistola a scanner sta leggendo il voucher 3) SELETTORI: pulsanti ai lati della pistola a scanner da premere (solo uno) per iniziare la lettura del voucher 4) FINESTRA DI LETTURA A RAGGI INFRAROSSI: da appoggiare al codice a barre del voucher per iniziare l operazione di lettura. 3

4 1.0 LA DEMATERIALIZZAZIONE Leggi i voucher con la pistola a scanner ed è già tutto pronto per chiedere il rimborso. NON DOVRAI PIU MANDARE FISICAMENTE I VOUCHER AL RIMBORSO. Con il sistema EASY-CHECK: A. Mai più fatture da preparare! I dati dei voucher sparati vengono mandati direttamente ad Edenred. Ogni mese, il 2 e il 17, troverai la prefettura sul POS. Con l apposito MENÙ PREFATTURA inserisci il numero e la data. Dopo aver premuto il tasto OK il documento fiscale sarà entrato nei sistemi Edenred e ti verrà inviata la copia a mezzo posta elettronica per la tua archiviazione contabile. I voucher cartacei li potrai distruggere e non dovrai più conservarli. Riceverai direttamente il rimborso. B. Mai più conteggi: tutte le informazioni vengono salvate sul POS. C. Mai più voucher da conservare per mandare al rimborso. D. Mai più voucher da spedire. Nessun costo di spedizione. 1.1 COME SI PROCEDE PER LA FUNZIONE DEMATERIALIZZA? 1. Premi il bottone rosso, schermata iniziale 2. Premi il bottone F3 Menù principale 3. Premi il bottone F2 per accedere al Menù Easy-Check e scegli la dicitura DEMATERIALIZZA (1). 4

5 Prendi il voucher ritirato e con la pistola a scanner spara il codice a barre. A questo punto il POS si collega ad Edenred e dopo pochi secondi, riceverai la riposta sulla validità del voucher. Se l esito della schermata è VOUCHER VALIDO significa che è stato riconosciuto dal sistema e puoi distruggerlo. Successivamente puoi ripetere l operazione per ogni voucher. 5

6 1.2. VUOI SAPERE QUALI SONO LE ALTRE FUNZIONI A TE UTILI DEL SISTEMA EASY-CHECK RIFERITI ALLA DEMATERIALIZZA- ZIONE? LEGGI QUI! FUNZIONE DI CONTROLLO Vuoi solo controllare se i voucher sono validi o scaduti? Usa la funzione CONTROL- LO! Attraverso questa operazione puoi verificare SOLO la validità dei voucher che ricevi dal Cliente. Per accedere alla funzione CONTROLLO: 1) Premi il bottone rosso, schermata iniziale 2) Premi il bottone F3 Menù principale 3) Premi il bottone F2 per accedere al Menù Easy-Check e scegli la dicitura CON- TROLLO (2). Prendi il voucher in tuo possesso e con la pistola a scanner spara il codice a barre. A questo punto il POS si collega ad Edenred e dopo pochi secondi, riceverai la riposta sulla validità del voucher. 6

7 Se l esito della schermata è positivo significa che è stato riconosciuto dal sistema. Ora puoi ritiralo. A questo punto puoi ripetere l operazione per ogni voucher. Poche semplici azioni per sapere se il voucher ritirato può essere rimborsato o conoscere il motivo per cui non ritirarlo! ATTENZIONE! I voucher letti con funzione di CONTROLLO non vengono calcolati nel conteggio del riepilogo FUNZIONE DI STORNO Un Cliente ti richiede il suo voucher e l hai già sparato? Con la funzione STORNO, puoi risolvere il problema! Per accedere alla funzione STORNO: 1) Premi il bottone rosso, schermata iniziale 2) Premi il bottone F3 Menù principale 3) Premi il bottone F2 per accedere al Menù Easy-Check e scegli la dicitura STORNO (3). Prendi il voucher in tuo possesso e con la pistola a scanner spara il codice a barre. A questo punto il POS si collega ad Edenred e dopo pochi secondi, riceverai la risposta sulla validità del voucher. 7

8 A questo punto puoi ripetere l operazione per ogni voucher che possiedi. Con poche semplici azioni puoi stornare il voucher già sparato che ti richiedono! ATTENZIONE! I voucher STORNATI, vengono rimossi dal conteggio del riepilogo FUNZIONE DI RIEPILOGO Vuoi sapere quanti voucher hai già sparato durante il giorno? Puoi utilizzare la funzione RIEPILOGO per avere il resoconto della giornata. Per accedere alla funzione RIEPILOGO: 1) Premi il bottone rosso, schermata iniziale 2) Premi il bottone F3 Menù principale 3) Premi il bottone F2 per accedere al Menù Easy-Check e scegli la dicitura RIEPILOGO (4). Attraverso questa operazione il POS mostra in ordine cronologico decrescente, le giornate per le quali è disponibile il riepilogo: selezionare la data desiderata e premere OK. 8

9 ESEMPIO DI SCONTRINO DI RIEPILOGO Lo scontrino mostra il riepilogo suddiviso per ragione sociale. I voucher scansionati sono raggruppati per valore. Dallo scontrino stampato, puoi verificare la sintesi dei voucher letti durante il periodo selezionato. Il POS memorizza le ultime 30 giornate di lettura dei voucher. 9

10 FUNZIONE PREFATTURA Perché non dovrai più pensare alla fattura? Scoprilo con la funzione PREFATTURA, sarà tutto più semplice. Ogni 2 e 17 del mese troverai le prefetture sul POS. Potrai stampare lo scontrino che avrà la seguente dicitura: Gentile affiliato, sono presenti sul POS le prefatture qui elencate: Per stampare: menu PREFATTURA > STAMPA per inviare numero e data fattura: menu PREFATTURA > FATTURAZIONE. Poche semplici azioni. Per accedere alla funzione PREFATTURA: 1) Premi il bottone rosso, schermata iniziale 2) Premi il bottone F3 Menù principale 3) Premi il bottone F2 per accedere al Menù Prefattura e scegli la dicitura FATTURAZIONE (2) Premere il bottore verde per proseguire. A questo punto ti apparrà la seguente schermata: 10

11 Una volta digitato il numero di fattura, premere il tasto verde per la conferna. ATTENZIONE! Bisogna inserire il NUMERO DELLA FATTURA. ATTENZIONE! Verificare che i dati inseriti siano corretti. Il POS chiederà SEMPRE la conferma a procedere. Successivamente vi viene chiesto di inserire la data secondo la modalità evidenziata nel display del POS. Digitare i dati e premere il tasto verde per la conferma. 11

12 La dicitura SMART POINT F15 si riferisce alla MODALITÀ DI RIMBORSO da te scelta per il pagamento ovvero Formula15 per il pagamento in 15 giorni mentre FRECCIAZZURRA per il rimborso in soli 5 giorni. Digitare i dati e premere il tasto verde per la conferma. A questo punto tutti i dati inseriti vengono inviati ai sistemi di Edenred per la creazione della fattura. ESEMPIO DI SCONTRINO DOPO INVIO DEI DATI 12

13 ATTENZIONE! Ti verrà inviata la copia della fattura a mezzo posta elettronica per la tua archiviazione contabile FUNZIONE STAMPA Cosa bisogna fare per stampare lo scontrino relativo ai dati della prefettura? Per accedere alla funzione STAMPA: 1) Premi il bottone rosso, schermata iniziale 2) Premi il bottone F3 Menù principale 3) Premi il bottone F2 per accedere al Menù Prefattura e scegli la dicitura STAMPA (1) Scegliere stampa e poi premere il bottone verde per dare conferma a procedere. Sullo scontrino NON FISCALE ci sono tutte le informazioni di riepilogo relativo alle prestazioni effettuate. Dopo la stampa vi appare questa dicitura sul display del POS. Premere il bottone verde per dare conferma e iniziare, se si desidera, il procedimento per la fatturazione. 13

14 ESEMPIO DI SCONTRINO DI PREFATTURA 14

15 2.0 COME GENERARE UNA DISTINTA Da oggi, con il POS in tuo possesso (che non dovrai MAI spegnere), puoi controllare SUBITO se ritirare o meno i voucher che ti vengono consegnati dal Cliente. IN CHE MODO? Con SMART POINT che ti permette di: A. Controllare la validità dei voucher. Le diciture che compaiono possono essere: VOUCHER VALIDO, VOUCHER NON VALIDO, VOUCHER RUBATO, VOUCHER SCADUTO; B. Verificare al momento che tu abbia la convenzione per il ritiro dei voucher che stai sparando ; C. Inviare a rimborso i voucher fisici accompagnati dalla distinta seguendo il calendario rimborsi dell anno in corso, che hai ricevuto. Se non lo possiedi, richiedilo ad Edenred. 2.1 GENERAZIONE DISTINTA Per accedere alla funzione GENERA DISTINTA: 1) Premi il bottone rosso, schermata iniziale 2) Premi il bottone F3 Menù principale 3) Premi il bottone F2 per accedere al Menù Easy-Check e scegli la dicitura GENERA DISTINTA (1). Da questo momento il sistema Easy-Check è pronto per essere utilizzato. Prendi il voucher cartaceo che ti ha consegnato il cliente, prendi la pistola a scanner e spara sul codice a barre (di solito alla destra del voucher). 15

16 Sul display del tuo POS compare la seguente schermata: A questo punto il POS si collega ad Edenred e dopo pochi secondi, riceverai la riposta sulla validità del voucher. Se il VOUCHER È VALIDO, dicitura che compare sul display del POS, puoi procedere con le altre operazioni per la creazione della distinta. ATTENZIONE! Attendi la riposta del POS prima di continuare le attività. Prosegui poi con la scansione di altri voucher ritirati. ATTENZIONE! Alcuni voucher potrebbero essere NON VALIDI. Il POS ti dà un messaggio diverso a seconda del motivo per cui il voucher non può essere valido e quindi ritirato. 16

17 ESEMPIO DI DICITURA VOUCHER SCADUTO Nel caso di voucher scaduto compare il seguente messaggio: Per l elenco completo degli errori vai all ultima pagina. 3.0 COME FARE PER INVIARE I VOUCHER AL RIMBORSO Il POS nella modalità GENERAZIONE DISTINTA ti fornisce tutte le informazioni necessarie per compilare la distinta per ottenere il rimborso. 1) Premi il bottone rosso, schermata iniziale 2) Premi il bottone F3 Menù principale 3) Premi il bottone F2 per accedere al Menù Easy-Check e scegli la dicitura RICHIEDI DISTINTA (5). 17

18 Premi F2 per il SI per procedere con la stampa. Se invece NON VUOI RICHIEDERE LA DISTINTA, premi il bottone F1. Puoi selezionare la data della richiesta per la STAMPA DELLA DISTINTA: Sulla distinta che esce dal POS compare la seguente dicitura: Gentile affiliato, sono presenti sul POS le distinte richiesta: - In data giorno/mese/anno Per stampare: menù EASY CHECK > STAMPA DISTINTA. 18

19 ATTENZIONE! La distinta sarà disponibile sul POS il giorno successivo alla richiesta. Sulla distinta stampata compaiono le indicazioni per proseguire con le operazioni di rimborso: Dati da riportare su DISTINTA FRECCIAZZURRA e da consegnare a mano insieme ai voucher presso gli Uffici Regionali Edenred. Per consultare il documento di dettaglio visiti il sito La modalità di rimborso rispecchia quella da te scelta come da convenzione stipulata con Edenred (esempio FrecciAzzurra per il rimborso in soli 5 giorni, Formula15 con cui ricevi il pagamento in 15 giorni). ESEMPIO DI DISTINTA 19

20 4.0 E ADESSO PUOI MANDARE I TUOI VOUCHER AL RIMBORSO! Per le modalità di rimborso, consulta le Istruzioni per il rimborso del calendario che hai ricevuto. Se non in tuo possesso, richiedilo ad Edenred. ATTENZIONE! Puoi richiedere al massimo 2 distinte al mese. Infatti se superi il numero di richieste consentite, ti appare questa schermata sul display: 20

21 5.0 VUOI SAPERE QUALI SONO LE ALTRE FUNZIONI A TE UTILI DEL SISTEMA EASY-CHECK PER LA FUNZIONE GENERA DISTIN- TA? LEGGI QUI! FUNZIONE DI CONTROLLO Vuoi solo controllare se i tuoi voucher sono validi o scaduti? Usa la funzione CONTROLLO! Attraverso questa operazione puoi verificare SOLO la validità dei voucher che ricevi dal Cliente. Per accedere alla funzione CONTROLLO: 4) Premi il bottone rosso, schermata iniziale 5) Premi il bottone F3 Menù principale 6) Premi il bottone F2 per accedere al Menù Easy-Check e scegli la dicitura CONTROLLO (2). Prendi il voucher in tuo possesso e con la pistola a scanner spara il codice a barre. 21

22 A questo punto il POS si collega ad Edenred e dopo pochi secondi, riceverai la riposta sulla validità del voucher. Se l esito della schermata è VOUCHER VALIDO, è stato riconosciuto dal sistema e puoi ritirarlo. A questo punto puoi ripetere l operazione per ogni voucher. Poche semplici azioni per sapere se il voucher che hai ritirato può essere rimborsato o conoscere il motivo per cui non ritirarlo! ATTENZIONE! I voucher letti con funzione di CONTROLLO non vengono calcolati nel conteggio del riepilogo. 22

23 FUNZIONE DI STORNO Un Cliente ti chiede il suo voucher e l hai già sparato? Con la funzione STORNO, risolvi il problema! Per accedere alla funzione STORNO: 1. Premi il bottone rosso, schermata iniziale 2. Premi il bottone F3 Menù principale 3. Premi il bottone F2 per accedere al Menù Easy-Check e scegli la dicitura STORNO (3). Prendi il voucher in tuo possesso e con la pistola a scanner spara il codice a barre. A questo punto il POS si collega ad Edenred e dopo pochi secondi. Se la risposta sarà positiva, puoi stornare il voucher e restituirlo al cliente. 23

24 A questo punto puoi ripetere l operazione per ogni voucher. Con poche semplici azioni puoi stornare il voucher già sparato che ti richiedono! ATTENZIONE! I voucher STORNATI, vengono rimossi dal conteggio del riepilogo FUNZIONE DI RIEPILOGO Vuoi sapere quanti voucher hai già sparato durante il giorno? Puoi utilizzare la funzione RIEPILOGO per avere il resoconto della giornata. Per accedere alla funzione RIEPILOGO: Premi il bottone rosso, schermata iniziale Premi il bottone F3 Menù principale Premi il bottone F2 per accedere al Menù Easy-Check e scegli la dicitura RIEPILOGO (4). Attraverso questa operazione il POS mostra in ordine cronologico decrescente, le giornate per le quali è disponibile il riepilogo: selezionare la data desiderata e premere OK. 24

25 ESEMPIO DI SCONTRINO DI RIEPILOGO Lo scontrino mostra il riepilogo suddiviso per ragione sociale. I voucher scansionati sono raggruppati per valore. Con poche semplici azioni puoi vedere sullo scontrino stampato la sintesi dei voucher letti durante il periodo selezionato. Il POS memorizza le ultime 30 giornate di lettura dei voucher. 25

26 6.0 ERRORI SMART POINT CHE COMPAIONO SUL DISPLAY MESSAGGIO NO CONTRATTO,NON RITIRARE! NON VALIDO,NON RITIRARE! GIA RIMBORSATO,RENDERE ILLEGALE,NON RITIRARE SCADUTO, NON RITIRARE NESSUN BUONO LETTO TROPPE DISTINTE NEL MESE COSA DEVI FARE CONTATTA SUBITO EDENRED per avere informazioni sulla convenzione. Prova nuovamente a sparare il codice a barre sul voucher, se il problema persiste NON RITIRARLO. Il voucher che hai appena sparato risulta essere speso in un altro esercizio. NON RITIRALO. Il voucher che hai appena sparato NON è da RITIRARE. Il voucher non può essere ritirato perché la data di scadenza non è più valida. Nessun voucher è presente per generare la distinta. Hai superato il numero di richieste delle distinte. Sono due al mese. 26

27 7.0 ASSISTENZA SEMPRE AL TUO FIANCO Servizi al Network Per richieste amministrative contattare il Numero Verde nei seguenti giorni e orari: lunedì venerdì Servizio Assistenza A tua disposizione per eventuali problemi tecnici legati al POS. Il servizio è attivo sempre dalle 8.30 alle

28 28 P.Iva Tel