SISTEMI E APPLICAZIONI PER L AMMINISTRAZIONE DIGITALE

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1 Università degli Studi di Macerata Dipartimento di Giurisprudenza Scienze dell amministrazione pubblica e privata (Classe LM-63) SISTEMI E APPLICAZIONI PER L AMMINISTRAZIONE DIGITALE Fogli Elettronici Esercitazioni Pratiche di Laboratorio slide essenziali ottobre novembre 2014 A.A primo semestre biennio Luca Ricciotti PhD

2 Introduzione (1-3) Quando due studenti americani nel 1979 si accorsero (per modo di dire) che il computer poteva, fra l'altro, anche e soprattutto calcolare, pensarono di dividere lo schermo in tante caselle, nelle quali mettere soprattutto numeri e formule ed effettuare calcoli automaticamente fra i numeri contenuti nelle caselle. Era nato il primo foglio elettronico che si chiamava VisiCalc. Da quel tempo molta strada è stata fatta. I moderni fogli di calcolo, pur conservando l'idea di base, sono divenuti davvero potenti. Addirittura, oltre che fare calcoli, possono essere programmati per eseguire procedure anche molto complesse. Il più conosciuto foglio elettronico oggi è senz'altro Microsoft Excel, ma molti altri sono stati e sono presenti attualmente sul mercato (come Lotus 123, Quattro Pro etc.). Il motivo per cui Excel si è imposto dipende in particolar modo dalla sua perfetta integrazione con gli altri programmi Microsoft (Word, Power Point, Access) e con il mondo di Internet. La suite Open Office (open source e non EULA) con l applicazione dedicata ai fogli elettronici possiede sostanzialmente le medesime funzionalità di Excel.

3 Introduzione (2-3) Che cos è un foglio elettronico? Un foglio elettronico o foglio di calcolo (in inglese spreadsheet) è costituito da una tabella in cui è possibile disporre dati, formule e valori. La principale attrattiva del foglio di calcolo non consiste comunque nell'ordinare i dati secondo parametri differenti, ma riguarda soprattutto la possibilità di creare tabelle dinamiche, in cui compiere operazioni e istituire relazioni tra i dati.

4 Introduzione (3-3) Il foglio di calcolo è uno strumento che permette di organizzare dati di qualsiasi genere secondo criteri di gestione personali trasformarli in grafici e diagrammi oppure utilizzarli per formulare ipotesi di sviluppo e costruire modelli previsionali. Le celle della tabella non servono solo a presentare i dati ma a contenere formule che li mettono in relazione. È possibile creare una cella dove si sommano tutti i valori di spesa e ottenere il budget complessivo, un'altra cella invece può servire a mettere in relazione tutte le spese per l'auto in modo da ricavare il valore della spesa media mensile destinata ai trasporti. Qualora si modifichi uno solo dei valori all'interno del foglio non è necessario effettuare di nuovo tutti i calcoli in quanto il programma provvede automaticamente ad aggiornare tutti i valori in base alle formule impostate dall'utente. La possibilità di trasformare le informazioni numeriche in grafici e diagrammi può aiutare a comprendere i dati ed elaborarli ulteriormente. Ordinare i dati in modo chiaro e articolato permette inoltre di interpretarli più facilmente facilitando i processi decisionali.

5 Funzioni e formule riferimenti (1 di 3) Un riferimento identifica una cella o un intervallo di celle in un foglio di lavoro e viene utilizzato per la ricerca dei valori che si desidera includere in una formula. Grazie ai riferimenti in una sola formula sarà possibile utilizzare i dati contenuti in diverse parti di un foglio di lavoro oppure il valore di un'unica cella in più formule. Sarà inoltre possibile fare riferimento a celle di altri fogli della stessa cartella di lavoro, ad altre cartelle di lavoro e a dati presenti in altri programmi. I riferimenti a celle in altre cartelle di lavoro sono denominati riferimenti esterni e i riferimenti ai dati di altri programmi sono denominati riferimenti remoti. In base all'impostazione predefinita, in Excel viene utilizzato lo stile di riferimento A1, incuile colonne sono identificate da lettere (da A a IV,perun totale di 256 colonne) e le righe sono identificate da numeri (da 1 a 65536). Tali lettere e numeri costituiscono le intestazioni di riga e di colonna. Per fare riferimento a una cella, basterà immettere la lettera della colonna seguita dal numero di riga. D50 si riferisce ad esempio alla cella posizionata all'intersezione tra la colonna D e la riga 50.

6 Funzioni e formule riferimenti (2 di 3) Per fare riferimento a un intervallo di celle, è necessario immettere il riferimento della cella nell'angolo superiore sinistro dell'intervallo, i due punti (:), quindi il riferimento della cella nell'angolo inferiore destro. Di seguito sono riportati alcuni esempi di riferimenti. Per fare riferimento a Cella all'intersezione della colonna A e della riga 10 Utilizzare A10 Intervallo di celle delimitato dalla colonna A e dalle A10:A20 righe da 10 a 20 Intervallo di celle delimitato dalla riga 15 e dalle B15:E15 colonne da B a E Tutte le celle della riga 5 5:5 Tutte le celle delle righe da 5 a 10 5:10 Tutte le celle della colonna H Tutte le celle delle colonne da H a J Intervallo di celle delimitato dalle colonne da A a E e dalle righe da 10 a 20 H:H H:J A10:E20

7 Funzioni e formule riferimenti (3 di 3) I riferimenti possono essere assoluti e relativi. Se in una formula scriviamo per esempio =somma(a1:d1) e la formula viene inserita nella cella E1, in questa cella comparirà la somma dei contenuti delle celle da A1 a D1. Se copiamo la formula nella cella E2 Excel intenderà che il riferimento alle celle è relativo, cioè, dato che la formula si trova in E2, l'intervallo della formula diventerà A2:D2 e la formula copiata sarà =somma(a2:d2); e così via copiando la formula in altre celle. Questo tipo di riferimento si chiama relativo. Se, al contrario, in una formula vogliamo che il riferimento ad una cella o ad un intervallo sia assoluto, e cioè che la cella o l'intervallo rimanga sempre lo stesso copiando la formula, allora dobbiamo far precedere i nomi di cella dal simbolo $. Così, se scriviamo =somma($a$1:$d$1), anche se copiassimo la formula, verrà sempre riportata la somma relativa alle celle da A1 a D1. Questo tipo di riferimento si chiama assoluto. Digitando F4 (sulla barra della formula) si otterranno le differenti possibili combinazioni di riga/colonna assoluta/relativa

8 Funzioni e formule Focus su Riferimento Relativo (1-2) Per riferimento relativo s intende l indirizzo di cella rappresentato dalla lettera e dal numero. In fase di copia si modifica e si aggiorna automaticamente. =A2*C2

9 Funzioni e formule Focus su Riferimento Relativo (2-2) Esempio di riferimento relativo Inserendo in D2 la formula =A2*C2 Excel interpreta in questo modo: Esegui il prodotto del dato contenuto nella cella A2 per quello presente nella cella C2. Poiché nelle celle successive il calcolo da eseguire è interpretato allo stesso modo, si può procedere con la copia in maniera più efficiente ricordando che, nella formula avremo: ad ogni spostamento verso il basso si incrementano i numeri che si individuano la riga; ad ogni spostamento verso destra si incrementano le lettere che individuano la colonna.

10 Funzioni e formule Focus su Riferimento Assoluto (1-2) Per riferimento assoluto s intende un indirizzo di cella che, in fase di copia, rimane inalterato fornendo sempre la stessa posizione di cella in cui ricercare i dati. =$B$2*B4

11 Funzioni e formule Focus su Riferimento Assoluto (2-2) Esempio di riferimento assoluto Esaminando la prima tabella, vediamo che la cella B2 contiene il coefficiente di riparto che sarà utilizzato per determinare la quota di utile spettante a ciascun socio in base al capitale conferito. Per calcolare tale importo la formula da impostare in C4 è la seguente: =B2*B4. La regola vale anche per le celle successive, quindi si può eseguire la copia per trascinamento per replicare la formula. Tuttavia, poiché le coordinate di riferimento (B2) nella formula devono mantenere la posizione fissa, è necessario bloccarle con il riferimento assoluto.

12 Funzioni e formule Focus su Riferimento Misto (1-2) Per riferimento misto s intende un indirizzo di cella in cui è presente un riferimento assoluto e un riferimento relativo. =D3*E$2

13 Funzioni e formule Focus su Riferimento Misto (2-2) Esempio di riferimento misto Esaminando la prima tabella, vediamo che la cella E2 contiene l aliquota che sarà applicata a tutti i prodotti della tabella. Per eseguire questo calcolo la formula da impostare in E3 è la seguente: =D3*E$2. Poiché la copia della formula avviene all interno della stessa colonna, è sufficiente bloccare il riferimento della riga, inquestocasola2.eseguiamo quindi la copia per trascinamento e poi, nella Barra della formula, possiamo verificare che in ogni cella il riferimento di riga del primo indirizzo si aggiorna, mentre il secondo rimane inalterato.

14 Funzioni e formule Definizioni (1-2) Una formula è un insieme di costanti e riferimenti uniti da operatori matematici. Una formula in Excel inizia con = (uguale). Ad esempio =(A1*235*B3+C5) è una formula che inserisce nella cella il risultato delle operazioni contenute in essa. Gli operatori matematici riconosciuti da Excel sono + Somma - Sottrazione * Moltiplicazione / Divisione % Percentuale ^ Elevamento a potenza = Uguale a > Maggiore di < Minore di >= Maggiore di o uguale a <= Minore di o uguale a <> Diverso da & Concatenamento di testo

15 Funzioni e formule Definizioni (2-2) Una funzione è una procedura che Excel richiama ogni volta che la incontra e che fornisce un valore (numerico o di stringa) calcolato dalla procedura stessa. Ad esempio somma(intervallo) è una funzione che calcola la somma dei contenuti dell'intervallo di celle specificato; Adesso() è una funzione che calcola la data odierna. Excel contiene moltissime funzioni per tutte le esigenze di calcolo (Funzioni matematiche e trigonometriche, statistiche, del database, etc. etc.) Una funzione termina sempre con aperta e chiusa parentesi () anche se fra di esse non vi sono parametri.

16 Funzione somma =SOMMA(A1:B1) Formula per sommare i duepunti (o il punto) tra le due celle servono per ricomprendere tutto l intervallo da A1 a B1 =SOMMA(A1;C1) Formula per sommare il punto e virgola tra le due celle serve per ricomprendere solamente le celle A1 e C1 tralasciando quindi la B1

17 Funzione max e min =MAX(A1;C1) Formula per calcolare il valore massimo richiede intervalli ( : ) o singole celle ( ;) =MIN(A1;C1) Formula per calcolare il valore minimo richiede intervalli ( : ) o singole celle ( ; )

18 Funzione se e media =SE(A1>=9; vero ; falso ) Formula per eseguire un test se ad esempio la cella A1 contiene il valore 6 che non è né maggiore né uguale a 9 quindi il risultato del test sarà falso. =MEDIA(A1;C1) Formula per calcolare la media tra intervalli richiede intervalli ( : ) o singole celle ( ; )

19 Sottrazione moltiplicazione divisione =(A1-C1) Formula per la sottrazione non richiede intervalli ( : ) o singole celle ( ; ) =(A1*C1) Formula per la moltiplicazione non richiede intervalli ( : ) o singole celle ( ; ) =(A1/C1) Formula per la divisione non richiede intervalli ( : ) o singole celle ( ; )

20 Messaggi di errore Gli errori più ricorrenti, che compaiono in una cella che contiene una formula errata, sono questi: Errore ##### Errore #VALORE! Errore #DIV/0! Errore #NOME? Errore #N/D Errore #RIF! Errore #NUM! Errore #NULLO! Un valore di errore ##### si verifica quando la cella contiene un numero, una data o un'ora che non rientra nella cella oppure quando contiene una formula di data e/o di ora che genera un risultato negativo. Il valore di errore #VALORE! viene visualizzato quando viene utilizzato un tipo di argomento o di operando errato oppure se la caratteristica Correzione automatica formula non è in grado di correggere la formula. Il valore di errore #DIV/0! viene visualizzato quando il divisore di una formula è uguale a 0 (zero). Il valore di errore #NOME? viene visualizzato quando il testo contenuto in una formula non viene riconosciuto. Il valore di errore #N/D viene visualizzato quando il valore che occorre a una funzione o a una formula non è disponibile. Se certe celle del foglio di lavoro sono destinate a contenere dati non ancora disponibili, immettere il valore #N/D in queste celle. In tal modo le formule che fanno riferimento a esse non calcoleranno alcun valore e restituiranno semplicemente il valore #N/D. Il valore di errore #RIF! viene visualizzato quando un riferimento di cella non è valido. Il valore di errore #NUM! viene visualizzato quando si verifica un problema con un numero contenuto in una formula o in una funzione. Il valore di errore #NULLO! viene visualizzato quando si specifica un'intersezione di due aree che non si intersecano.

21 Esercitazioni

22 Grafici e diagrammi serie di dati (1-2) Excel in quanto foglio elettronico strutturato in righe e colonne permette di configurare delle serie di dati che possono essere trasformati in un grafico. Quando si costruisce un grafico, i valori di ogni riga o colonna del foglio di lavoro diventano una serie di dati. In un foglio relativo alle spese mensili di un'azienda, ad esempio, le singole colonne del foglio, come Trasporti, Affitto, Personale etc., costituiranno ciascuna una serie di dati che potrà essere visualizzata sotto forma di curva o barra nel grafico venendo contraddistinta da un colore o da un motivo differente. Si definisce serie di dati un gruppo di dati correlati tracciati in un grafico. Ad ogni serie di dati è possibile associare un colore o motivo unico. In un grafico è possibile tracciare una o più serie di dati, rappresentati nella legenda del grafico. Ogni valore di una singola cella costituirà un punto dati che andrà a formare la serie: l'andamento della serie è dato dai diversi valori, o punti dati, contenuti all'interno della colonna e descrive la variazione nel tempo per quella categoria di spesa.

23 Grafici e diagrammi serie di dati (2-2) I grafici sono composti da diversi elementi nell'asse delle ascisse sono contenute le categorie del foglio che si vogliono utilizzare come serie del grafico, per esempio le voci di spesa dell'azienda; nell'asse delle ordinate sono generalmente contenuti i valori in base ai quali varieranno le categorie. Sarà comunque possibile invertire tale impostazione in modo da ottenere un grafico con le categorie disposte in senso orizzontale. Nell'area fra l'asse delle ascisse e delle ordinate si trova il tracciato dei dati, che descriverà l'andamento delle categorie rispetto ai parametri stabiliti. Corredano il grafico gli elementi testuali, quali legende e titoli, che permetteranno di meglio interpretare il disegno. Le intestazioni di riga e colonna sono utilizzate come etichette di categoria e legenda. Se l'insieme da rappresentare non include le intestazioni, Excel genera delle intestazioni implicite.

24 Grafici e diagrammi impostazioni Con i fogli elettronici è possibile includere il grafico nel foglio di lavoro che contiene i dati oppure crearlo su un foglio dedicato. In entrambi i casi il grafico sarà collegato ai dati di origine e sarà costantemente ed automaticamente aggiornato in caso di variazione. Excel permetterà di realizzare vari tipi di grafici, ognuno dei quali potrà mettere in evidenza le differenti caratteristiche dei dati: avremo quindi la possibilità di creare grafici a linee, istogrammi, torte etc. etc.

25 Grafici e diagrammi creazione guidata (1-3) Excel è dotato di una procedura guidata che ha lo scopo di facilitare la costruzione di grafici anche agli utenti meno esperti. Dopo aver selezionato l'intervallo di celle contenente i dati necessari per la realizzazione del grafico, bisognerà cliccare sul pulsante Creazione guidata Grafico ( ), posto sulla barra degli strumenti (in alternativa, come sempre, sarà possibile scegliere il comando Grafico del menu Inserisci): Excel aprirà una serie di finestre di dialogo attraverso le quali sarà possibile scegliere il tipo di grafico che si vuole inserire, i dati che si vogliono utilizzare per creare il tracciato e la posizione del grafico all'interno della cartella di lavoro.

26 Grafici e diagrammi creazione guidata (2-3)

27 Grafici e diagrammi creazione guidata (3-3)

28 Grafici e diagrammi intervallo dei dati Se il grafico si trova nello stesso foglio di lavoro che contiene i dati, quando si seleziona l'area del grafico apparirà un bordo colorato intorno alle etichette e ai dati utilizzati. Sarà eventualmente possibile spostare il bordo in modo da ridefinire l'intervallo dei dati rappresentati nel grafico, per esempio per aggiungere una serie di dati. La procedura da seguire è molto semplice ma presuppone una certa domestichezza con il mouse: bisognerà prima di tutto digitare (nelle celle adiacenti ai dati esistenti) i dati e le etichette che si vogliono aggiungere e, in secondo luogo, selezionare l'area del grafico cliccando sull'area vuota tra il bordo del grafico e l'area del tracciato e quindi trascinate il quadratino nell'angolo in basso a destra del bordo di delimitazione fino a ricomprendere i nuovi dati nella selezione. Non appena verrà rilasciato il pulsante del mouse Excel visualizzerà il grafico che rappresenterà il nuovo intervallo di dati.

29 Grafici e diagrammi personalizzazione Un grafico può essere facilmente modificato anche dopo che è stato costruito Sarà possibile correggere i titoli, aggiungerne altri, cambiare i colori della legenda e così via. Gli elementi del grafico che possono essere modificati si chiamano oggetti. Di seguito si riepilogano gli oggetti principali che si trovano in un grafico: Area del grafico: il riquadro nel quale è rinchiuso il grafico, bordi inclusi. Area del tracciato: l'area costituita dal grafico vero e proprio. Asse delle categorie <asse X>: l'asse che contiene le categorie del tracciato. Asse dei valori <asse y>: l'asse che contiene i valori del tracciato. Legenda: il piccolo riquadro che descrive la serie dei dati del tracciato e che e spiega che cosa rappresenta ogni elemento del grafico. Titolo del grafico: il testo che descrive il grafico. Viene automaticamente centrato nella parte superiore dell'area del grafico Valori: gli elementi individuali di una serie di dati. Possono essere rappresentati come barre, punti su una linea, fetta di una torta ecc. Griglia: le linee che partono da un asse e attraversano il tracciato in modo da facilitare la lettura dei valori delle serie.

30 Grafici e diagrammi la barra degli strumenti La barra degli strumenti «grafico» permette di modificare gli elementi del grafico in maniera più efficiente Nella barra degli strumenti si trovano questi comandi Oggetti grafico: per selezionare uno degli elementi del grafico senza dover fare clic su di esso. Formatooggettoselezionato: per modificare la formattazione dell'elemento selezionato nell'elenco Oggetti grafico (le opzioni di formattazione disponibili dipendono dall'oggetto selezionato). Tipo di grafico: consente di scegliere il tipo di grafico desiderato. Legenda: per aggiungere/rimuovere una legenda a destra dell'area del tracciato. Tabella dati: per visualizzare una tabella che contiene i dati utilizzati. Per riga: per tracciare la serie di dati del grafico in base alle righe dei dati. Per colonna: per traccia la serie di dati del grafico in base alle colonne dei dati. Inclinailtestoinbasso/versol alto: per modificare l'aspetto delle etichette degli assi x in modo che appaiano inclinate verso il basso/l alto.

31 Esercitazioni

32 Fogli Elettronici Esercitazioni Pratiche di Laboratorio slide essenziali ottobre novembre 2014 A.A primo semestre biennio Luca Ricciotti Phd