Congressi ed Eventi. Un rapporto destinato a diventare sempre più stretto

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1 Congressi ed Eventi. Un rapporto destinato a diventare sempre più stretto Riusciranno due mondi, un tempo distanti, a parlare la stessa lingua? Modalità operative e competenze a confronto.

2 Intervengono: Fabio Verga Amministratore Unico Partis Manuela Micheli Direttore Clienti ISP Communication Diana Cora Tenderini Sales & Marketing Manager Firenze Convention Bureau Coordina: Andrea Gervasi, Account Director ADC

3 Fabio Verga Amministratore Unico Partis

4 CONVEGNI, CONVENTION, CONGRESSI E MEETING AZIENDALI La realtà tipica della convention nel passato

5 Elementi della convention ATTIVI: NON ATTIVI: Contenuti Tecnologia Coinvolgimento della platea Personale di servizio

6 ELEMENTI DELL EVENTO TUTTI GLI ELEMENTI SONO ATTIVI L inquadramento del personale di servizio diventa un fattore critico per l azienda o per l organizzatore

7 CASE HISTORY: CONVENTION AZIENDALE METIS A BOLOGNA Venerdì 23 maggio 2008 convegno Sabato 24 maggio 2008 evento

8 I TEMI DEL CONVEGNO Il Convegno Dialoghi sul futuro, Le nuove stagioni del lavoro, si è tenuto presso l'arena del Sole e ha rappresentato il tipico momento di dibattito da parte di ospiti interni ed esterni all'azienda sulle tematiche legate all ambito di attività dell azienda, in questo caso una Agenzia per il Lavoro che opera nel campo del lavoro somministrato.

9 L EVENTO L iniziativa 500 biciclette per Bologna, una passeggiata in bicicletta che Metis ha organizzato insieme al Comune di Bologna e all Associazione Culturale Altra Babele e che ha coinvolto i cinquecento dipendenti dell azienda ed alcuni testimonial (il campione del mondo di motociclismo Simoncelli, il campione europeo di basket Galanda) in un itinerario ciclabile all interno del centro storico.

10 Workshop

11 NUOVO SCENARIO: PROBLEMATICHE E SOLUZIONI Sicurezza dei partecipanti all evento Inquadramento del personale dedicato all evento

12 Manuela Micheli Direttore Clienti ISP Communication

13 Premessa sulla definizione di evento: un mezzo di comunicazione in grado di stabilire un rapporto diretto ed emotivo con il target di riferimento, attraverso una strategia specifica e mirata

14 Negli ultimi anni, il mercato degli eventi è cresciuto rispetto all intero mercato della comunicazione (ad es. l advertising classico), confermando la tendenza a un clamoroso sviluppo di questo comparto Comparto che presuppone e richiede una serie di elementi specifici e strategici in grado di rispondere alle necessità e alle esigenze aziendali

15 Se l evento è il mezzo di comunicazione che deve lasciare il segno, gli elementi essenziali che ne determinano il successo sono: UN FORTE CONCEPT CREATIVO in grado di comunicare i valori della company, del brand, del prodotto LA PROGETTUALITÀ LA LOCATION LA STRAORDINARIETÀ E L UNICITÀ Tutti elementi che richiedono forte professionalità, aggiornamenti continui e costanti, prontezza operativa, conoscenza delle tecnologie più avanzate e capacità di rispondere in maniera precisa e mirata alle richieste del cliente.

16 Creatività e differenziazione, location e tecnologia: questo è il mix che rende memorabile un evento. A supporto c è la spettacolarizzazione, necessariamente mirata, studiata ad hoc, in grado di integrarsi al momento istituzionale, creando emozione e attesa. L obiettivo è quello di creare effetti inattesi, in grado di sorprendere positivamente il target, favorendo l associazione del marchio o del prodotto alle sensazioni provate nel corso dell evento.

17 Partendo da un concept creativo, ideare, sviluppare e organizzare un evento presuppone la presenza di figure professionali altamente qualificate e responsabili. Figure in grado di garantire la qualità del prodotto e capaci di tenere sempre sotto controllo il budget di riferimento Ogni progetto presuppone il coinvolgimento di un team di lavoro composto da creativi, grafici e tecnici: partendo da un brainstorming hanno il compito di generare idee, contenuti e soluzioni in grado di rispondere alle esigenze specifiche aziendali.

18 Tanto più l evento è complesso e articolato, quanto più si presenta l esigenza di avvalersi di figure professionali atipiche esterne all agenzia. Figure provenienti da settori esterni (cinema, televisione, sport, nazionali e internazionali) capaci di offrire un contributo creativo e tecnico in grado di spingere l evento oltre i confini della comunicazione standardizzata.

19 Le connotazioni fondamentali di un agenzia che organizza eventi e che sono reputate di fondamentale importanza sono: Lavorare con creatività e innovazione Proporre progetti realistici e realizzabili Essere dei veri e propri consulenti di comunicazione Offrire affidabilità, competenza, professionalità ed esperienza Garantire capacità di lavorare in team con il cliente, capendone le esigenze Curare i dettagli e i particolari Assicurare servizi unici e personalizzati Riuscire a gestire nel migliore dei modi le risorse del cliente sia da un punto di vista amministrativo sia etico

20 PERCHE UN EVENTO? Per molteplici ragioni e obiettivi, diversi a seconda del settore merceologico, dell azienda e del target Per un unico comune denominatore: CREARE PROFITTO Le aziende investono nel campo degli eventi per premiare, incentivare, spingere e promozionare. Il committente sceglie l idea più creativa e con il migliore rapporto qualità prezzo per avere lo strumento più adatto a generare business

21 CONCLUSIONE Seguito a questo sunto su ragion d essere e modalità organizzative degli eventi, (e agli interventi dei colleghi che ci occupano di congressi) si evince che i punti di contatto fra i due mondi si trovano in alcuni approcci ma che, concettualmente, ci troviamo di fronte a due entità abbastanza separate, fattore assolutamente POSITIVO e caratterizzate, soprattutto in un epoca di omologazione e livellamento globale.

22 Le peculiarità di eventi e congressi e le relative valenze positive nascono anche dalle differenze intrinseche di ciascuno dei due mondi. Riusciremo a parlare la stessa lingua, quindi? Il ceppo linguistico è e sarà sempre lo stesso, la parentela etimologica esisterà sempre, ma la caratteristica vincente di ognuna delle due lingue, sarà da ricercare nelle differenze sintattiche e ortografiche.

23 Diana Cora Tenderini Sales & Marketing Manager Firenze Convention Bureau

24 Workshop

25 Competitività globale nel mercato congressuale Alleanza Pharma settembre Autunno 2008, crollo delle borse EVENTI STRAORDINARI CAMBIANO IL MODO DI VEDERE LE COSE

26 TERRAFUTURA ovvero come comunicare l idea di sostenibilità attraverso un esperienza

27 TERRAFUTURA 2008 Quinta edizione Firenze, Fortezza da Basso, maggio 2008 Workshop organizzata da Fondazione Culturale Responsabilità Etica Onlus per il Sistema Banca Etica, Regione Toscana e Adescoop-Agenzia dell economia sociale s.c.

28 IDEA CREATIVA Comunicare la sostenibilità e diffondere la cultura della salvaguardia dell ambiente attraverso uno strumento esperienziale come un evento

29 OBIETTIVI Trasmettere il valore di un approccio etico al sociale, all economia e all ambiente Creare sinergie e progetti per diffondere la cultura dell etica e della responsabilità sociale

30 OBIETTIVI Coinvolgere attraverso l esperienza Terrafutura per una progettualità innovativa Far vivere l esperienza di ciò che può essere fatto quotidianamente per promuovere nuove politiche

31 IL PUBBLICO DI RIFERIMENTO TARGET ETEROGENEO E TRASVERSALE organizzazioni senza scopo di lucro responsabili di aziende eticamente orientate educatori operatori economici amministratori pubblici cittadini, giovani, studenti, famiglie

32 MODALITA DI SVOLGIMENTO TRE GIORNATE DI INCONTRI ALL INSEGNA DELL IDEA DI CANTIERE DELLA SOSTENIBILITA

33 GLI STRUMENTI PROPRI DEL CONVEGNO Conferenze Tavole Rotonde Seminari Forum Simposi

34 GLI STRUMENTI PROPRI DELL EVENTO Contaminazione culturale della città Laboratori interattivi Esposizione fieristica destrutturata Ristorazione equosolidale

35 I RISULTATI visitatori 550 espositori realtà rappresentate 220 appuntamenti culturali Un laboratorio permanente

36 I MEZZI 850 relatori e ospiti per veicolare i messaggi 160 momenti fra animazioni e laboratori di buone prassi

37 LA COMPONENTE GREEN Un evento sostenibile CARTA GADGET RISTORAZIONE E STOVIGLIE ANNULLAMENTO DELLE EMISSIONI CO 2 RICICLAGGIO DI MOQUETTE E ALLESTIMENTI DIFFERENZIAZIONE DEI RIFIUTI PREMIO ITALIA FOR EVENTS 2008 Meeting Green

38 IL FUTURO La sesta edizione si terrà a Firenze dal 29 al 31 maggio 2009

39 Intervengono: Fabio Verga Amministratore Unico Partis Manuela Micheli Direttore Clienti ISP Communication Diana Cora Tenderini Sales & Marketing Manager Firenze Convention Bureau Coordina: Andrea Gervasi, Account Director ADC