PIANO DI INFORMATIZZAZIONE Comune di VERGIATE

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1 PIANO DI INFORMATIZZAZIONE Comune di VERGIATE (ex art.24 DL 90/2014) SOMMARIO 1. Cronologia revisioni 2. Inquadramento e obiettivi del piano 3. Architettura di riferimento 4. Piano attuativo 4.1. Individuazione responsabilità 4.2. Attività previste 5. Governance del Piano 6. Condizioni per la realizzazione 6.1. Sistemi esterni all Ente 6.2. Regolamenti da definire 6.3. Risorse dell Ente 6.4. Formazione 7. Riferimenti

2 1. Cronologia revisioni Data Versione Provvedimento di approvazione 16/02/ Del.Giunta n. 12 del 10/02/2014 Descrizione Versione iniziale Sintesi delle modifiche rispetto alla revisione precedente

3 2. Inquadramento e obiettivi del piano Il piano nasce in risposta a quanto disposto dal DL 90/2014 convertito in Legge 114/2014 (Decreto PA), che oltre all obbligo di comunicazione delle banche dati all AgID, ha sancito altri obblighi per le Pubbliche amministrazioni, in tema di piani di informatizzazione e di catalogo dei dati in loro possesso. A ciò si affianca l atteso DPCM 13 novembre 2014 contenente le Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo n. 82 del Tale DPCM completa le regole che permettono una effettiva attuabilità del Codice dell Amministrazione Digitale. Oltre ad ottemperare al dettato normativo la redazione del presente piano, in realtà risponde a obiettivi propri dell Ente in materia di: Ridisegno dell architettura ICT dei servizi al cittadino e alle imprese che, in mancanza degli strumenti centralizzati previsti dall AgID di prossima attivazione (SPID e ANPR), si è evoluta con soluzioni diversificate dalle funzionalità specifiche. Rianalisi dei procedimenti amministrativi per la gestione di istanze e richieste on line del cittadino, predisponendo la digitalizzazione dei passi e delle attività previste, a partire dall istanza on line fino alla conclusione del procedimento e all emissione del provvedimento finale nell ottica di semplificare e rendere maggiormente fruibili i servizi. Pianificazione degli interventi a scadenza programmata in attesa che AgID svolga un effettivo ruolo di armonizzazione per la PA Digitale. Incremento della diffusione delle competenze digitali fra il personale dell Ente facendo si che i sistemi informativi diventino un repository del patrimonio di conoscenze della PA e un serbatoio di soluzioni facilmente replicabili in altri contesti. Si sottolinea che il Piano di Informatizzazione è vincolato dalla realizzazione dei sistemi centralizzati proposti da AgID e da vincoli organizzativi e di risorse che potrebbero rallentarne l esecuzione. A tal fine si prevede di predisporre un sistema di monitoraggio del Piano che permetta una puntuale verifica di attuazione e di efficacia degli interventi al fine di porre in atto le azioni correttive necessarie.

4 3. Architettura di riferimento Il sistema informativo del Comune di Vergiate si è evoluto negli anni in risposta alle esigenze dell Ente nell ambito del progetto della digitalizzazione della Pubblica Amministrazione. A livello documentale e di automazione dei servizi offerti al cittadino, il Comune di Vergiate ha informatizzato la quasi totalità dei suoi servizi avvalendosi di soluzioni software evolute nell ottica di operare sempre più un integrazione tra gli stessi. In questa prospettiva l orientamento nella scelta dei sistemi informatici si concentra su scelte architetturali di tipo platform indipendent, ovvero piattaforme hardware e software indipendenti che permettano l attivazione di sistemi gestionali su scala geografica, sfruttando le reti di comunicazione standard (intranet, extranet, Internet). A tale proposito si sono già realizzate: - Migrazione degli applicativi gestionali APSystems WinSicNT alla piattaforma APS HyperSIC, suite applicativa nativa nell'ambiente web. la cui architettura del sistema e l'ingegneria applicata al software consentono la PIENA INTERCONNESSIONE fra tutti i moduli inseriti, nello specifico: Gestione degli atti amministrativi (delibere, determine, atti di liquidazione, ecc...): integrata con tutti i movimenti di bilancio che lo richiedono; Integrazione della cassa economale con la procedura Ordini: consente di poter pagare un buono d'ordine attraverso la cassa economale; Integrazione della cassa economale con la Contabilità Integrata: facilita la possibilità di pagare una fattura per cassa, di utilizzare lo stesso archivio della finanziaria per i debitori/beneficiari, fatture, impegni, mandati, reversali, atti amministrativi; Il modulo Inventario si integra alla procedura di Contabilità per le variazioni al patrimonio provenienti da documenti contabili; Il modulo Stipendi si integra per mandati e reversali con la contabilità, per gli straordinari (e altre voci variabili) con il Rilevamento Presenze; Il modulo Rilevazione Presenze si integra con la procedura Stipendi per i dati anagrafici del dipendente e il passaggio straordinari; Il modulo Protocollo, con la gestione del workflow, si integra con tutti gli altri moduli della suite. Allo stato attuale le principali aree gestite dalla suite sono: Servizi Demografici (Anagrafe, Elettorale, Risultati elettorali, Stato Civile) Contabilità integrata e nuova contabilità armonizzata (Finanziaria, Bilanci Armonizzati Ex DL 118, Contabilità Analitica ed Economico patrimoniale) Controllo di gestione Economato (Cassa economale, Ordini, Magazzino) Inventario e Patrimonio Tributi (Gestione IUC, ICI, IMU, TASI, TRSU, TIA, TARES, TARI, Tributi Minori ICP/OSAP, RISCOSSIONE DIRETTA, CATASTO, Simulazioni Gettito) Gestione del Personale (Economica, Giuridica, Rilevazione presenze) Amministrazione Trasparente (Delibere, Determinazioni, Ordinanze, Albo Pretorio Elettronico, Pubblicazioni OPEN DATA e AVCP, Conservazione Sostitutiva) Protocollo informatico e workflow documentale Portale E-Gov per il cittadino (Cittadino e imprese, Amministrazione Aperta, Albo Pretorio on line, Atti Amministrativi) Area Tecnica (Pratiche Edilizie, Concessioni cimiteriali)

5 - Attivazione dei progetti per la realizzazione di servizi online che prevedono il processo di informatizzazione della presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni tramite compilazione on line da parte del cittadino e delle imprese, tra cui lo "Sportello unico per le attività produttive" e le "Segnalazioni on line". In particolare buona parte dei procedimenti di "Sportello unico per le attività produttive" risulta informatizzata attraverso la piattaforma SUAP-Malpensa Nord Ticino in attuazione del D.P.R. n. 160/2010, che opera in modalità telematica attraverso il portale Segnalazioni on line raggiungibile attraverso il sito comunale servizio integrato alla piattaforma ECM8, permette ai cittadini di compilare uno specifico modulo di invio/raccolta segnalazioni o reclami. consentendo l'avvio del processo interno di gestione della segnalazione o del reclamo. - Predisposizione dei procedimenti di interscambio digitale definiti in modo standard a livello centrale di: dati anagrafici con Ina Saia Cnsd anagrafe e elettorale con altri Comuni dati contabili con il Ministero Interno dati con il Ministero dell Economia e delle Finanze dati contabili con la Tesoreria (mandati di pagamento, ecc) dati con l Agenzia delle Entrate (F24, ecc.) dati con l Agenzia del Territorio (dati catastali, cartografie, ecc. e dati per tributi) contratti digitali con sistema Siatel dati utenze, locazioni, successioni, ecc. con sistema Siatel dati statistici con sistema Istatel I documenti sono formati e gestiti in parte in modo digitale ed in parte analogico. La realizzazione di progetti nazionali centralizzati come il Sistema Pubblico di Identificazione (SPID) per l identità di cittadini, professioni e imprese, e Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente (ANPR) pongono problematiche di ridisegno di parte dei processi informatizzati e costituiscono fondamentali specifiche per quelli ancora da informatizzare. L architettura che si verrà a costituire pertanto sarà la cornice entro la quale si inquadrano tutte le attività di sviluppo e completamento previste nel presente piano. Tralasciando la descrizione di SPID e ANPR, gli elementi che la compongono sono: 1. Presentazione moduli, pratiche, istanze costituisce l interfaccia online che permette al cittadino e alle imprese di presentare istanze e di ricevere risposte sotto forma di comunicazioni formali della PA. 2. Protocollo è la finestra tramite la quale le istanze vengono acquisite dall Ente ed è strutturato in modo da poter acquisire automaticamente le informazioni necessarie al protocollo direttamente dal modulo online ricevuto. 3. Motore di workflow per la gestione dei procedimenti e per il ritorno dell informazione sullo stato al richiedente (cittadino o impresa). 4. Motore Pagamenti costituisce l interfacciamento con il sistema bancario e con sistemi di pagamento online. 5. Applicativi verticali tematici che interagendo con il motore di workflow contengono la logica specifica della materia e realizzano le fasi previste nel workflow amministrativo. 6. Archiviazione sostitutiva è il motore di archiviazione dei dati digitali

6 7. Altri soggetti che intervengono nel workflow del procedimento amministrativo (es. parere Vigili del Fuoco, parere ASL, etc.). 4. Piano attuativo In riferimento ai procedimenti attivi dell Ente, va innanzitutto sottolineato che l elenco dei medesimi è pubblicato nella sotto-sezione Tipologie di Procedimento della sezione Amministrazione Trasparente (ai sensi dell art. 35 c. 1 d.lgs. 33/2013) del sito istituzionale Lo stesso è in fase di aggiornamento. Va sottolineato che il piano attuativo prevede di agire su diversi fronti e presuppone quindi un notevole coinvolgimento dell intera struttura dell Ente sugli ambiti: - organizzativo l informatizzazione dei procedimenti comporta inevitabilmente la loro rianalisi, occorre considerare che i futuri procedimenti saranno monitorabili dai soggetti che li avviano, per cui l ente deve innanzitutto fare chiarezza sui propri processi di gestione per rispondere adeguatamente a tale innovazione; - documentale l informatizzazione comporta che l amministrazione sappia gestire adeguatamente il processo telematico di presentazione e gestione delle istanze, per cui dovrà intervenire sui manuali di conservazione e di gestione per tenere conto delle regole tecniche sul protocollo informatico, la conservazione dei documenti e la formazione dei documenti informatici; - tecnologico l informatizzazione dei procedimenti comporta necessariamente un ripensamento delle soluzioni gestionali in uso presso l ente; - umano gli operatori, i funzionari e i dirigenti dovranno affrontare un cambiamento epocale nel loro modo di gestire i procedimenti amministrativi. Occorrerà un cambiamento importante, che andrà accompagnato attraverso un affiancamento formativo mirato. 4.1.Individuazione responsabilità La definizione del piano e l attuazione del medesimo comporta l individuazione delle relative responsabilità all interno dell Ente.

7 4.2.Attività previste Nel seguito sono dettagliate, in forma tabellare, le macroattività che fanno parte del piano con la pianificazione temporale. FASI PIANO Analisi e aggiornamento dei procedimenti amministrativi pubblicati sul sito istituzionale nella sezione Amministrazione Trasparente. Definizione della priorità dei procedimenti da informatizzare. Verifica ed individuazione delle strutture responsabili necessaria per l eliminazione del flusso cartaceo; ciò comporta un riesame dell organizzazione delle strutture responsabili dei vari procedimenti oltre all assegnazione di responsabilità rispetto ai singoli obiettivi del Piano. Individuazione e analisi della modulistica necessaria e dei procedimenti di workflow che attualmente regolano gli iter procedurali. Modifiche alla modulistica esistente e/o interventi correttivi dei regolamenti comunali Analisi delle soluzioni software attualmente in uso allo scopo di verificarne l adattabilità al sistema SPID e più in generale a quanto richiesto dalla norma. Analisi del sistema di front-office (per cittadini e imprese) attualmente utilizzato e prevederne le opportune modifiche. Questa fase costituisce un elemento chiave con il quale i cittadini e le imprese si rapportano con l ente sia in fase di presentazione delle istanze che durante il relativo iter per avere informazioni sullo stato. Analisi ed individuazione delle soluzioni tecnologiche percorribili, integrate il sistema SPID che siano: interfacciate con l applicativo per la gestione del protocollo informatico dell ente; dotate di meccanismi che consentano l invio in archiviazione ed in conservazione sostitutiva dei documenti; integrate ai sistemi di workflow per permettere la tracciabilità dello stato di avanzamento delle pratiche e delle basi dati ed applicativi già in uso presso l ente.; integrate con tutti gli strumenti già previsti: PEC, firma elettronica, carta nazionale dei servizi nonché con i sistemi di pagamento telematico ivi compresa l infrastruttura VINCOLI Attivazione SPID Disponibilità del Nodo Nazionale dei pagamenti SPC

8 tecnologica messa a disposizione dall AgID denominata Nodo dei pagamenti-spc e dovranno supportare l apposizione del bollo virtuale sulle istanze soggette a tale disciplina.; basate su piattaforme sufficientemente elastiche per supportare future necessità in termini di interfacciabilità con sistemi esterni e di capacità di poter modellare al loro interno nuovi schemi e iter procedurali. Valutazione in merito all impatto in termini di costi economici e di riorganizzazione. Verifica delle disponibilità finanziarie e realizzazione delle soluzioni 5. Governance del Piano L efficacia degli interventi proposti deve essere misurata attraverso i benefici ottenuti dalla Pubblica Amministrazione, dai cittadini e dalle imprese. Per aumentare il ritorno degli investimenti in iniziative digitali occorre: - un monitoraggio costante dei risultati - una governance complessiva dei sistemi informativi interoperanti tra cui: o Responsabile dei Sistemi Informativi o Responsabile del Protocollo o Responsabile della Gestione Documentale o Responsabile dell Archivio o Responsabile della Conservazione Documentale o Responsabile della Comunicazione o Responsabili di area coinvolti nei procedimenti e nella formazione degli utenti interni o Tecnici informatici o Utenti interni all ente (dipendenti) o Utenti esterni (cittadini e imprese che inoltrano istanze, dichiarazione e segnalazioni) I responsabili dovranno garantire sia la stesura del piano sia la sua implementazione focalizzando l attenzione sulla revisione dei procedimenti coinvolti.

9 Le varie fasi si possono tradurre nei successivi 6 passaggi: 1. Stesura del piano ( o revisione) 2. Approvazione 3. Comunicazione 4. Avvio dei progetti 5. Monitoraggio 6. Valutazione Il piano dovrà essere periodicamente aggiornato. 6.Condizioni per la realizzazione Per poter garantire la realizzazione del Piano di Informatizzazione sono determinanti alcune condizioni che possono influenzare sia il contenuto delle singole fasi sia la loro realizzazione temporale; nel seguito vengono illustrate a grandi linee. 6.1.Sistemi esterni all Ente Come accennato nelle premesse la realizzazione degli interventi per l informatizzazione dei processi deve tener conto dell integrazione con alcune componenti infrastrutturali e applicative oggi ancora in fase di sviluppo, quali ad esempio SPID, a cui le pubbliche amministrazioni dovranno aderire entro i ventiquattro mesi successivi all accreditamento del primo gestore dell identità digitale stimato entro aprile-maggio 2015, e ANPR che costituirà l ossatura delle informazioni anagrafiche del cittadino. 6.2.Regolamenti da definire Nonostante il quadro normativo nazionale sia già abbastanza completo è possibile che le operazioni di razionalizzazione e semplificazione dei procedimenti necessitino di provvedimenti normativi e regolamentari per rendere operativi i nuovi procedimenti. 6.3.Risorse dell Ente Il Piano proposto richiede importanti investimenti economici, al momento non facilmente quantificabili, necessari per la riprogettazione delle infrastrutture e delle componenti applicative che dovranno essere integrate con quanto previsto a livello nazionale, garantendo al contempo la gestione informatizzata delle istanze e dei procedimenti. In mancanza di tali risorse economiche il raggiungimento di tali obiettivi potrà subire delle rimodulazioni. 6.4.Formazione Per il successo del Piano di Informatizzazione è fondamentale lo sviluppo di un piano formativo che informi e aggiorni i dipendenti dell Ente ponendo l accento sugli obiettivi condivisi e rinforzando la base di conoscenze digitali per un utilizzo più cosciente ed evoluto della tecnologia.

10 7.Riferimenti Normative - DL 90/2014 convertito in Legge 114/2014 (Decreto PA) - DPCM 13/11/2014 Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni - DL 82/2005 Codice dell'amministrazione digitale e successive modifiche e integrazioni - L.r. 9/2009 e della successiva DGR n.8 del 30 novembre Circolare n.63 del 6 dicembre 2013 dell'agenzia per l'italia Digitale. - Piano di informatizzazione ex art 24 DL 190/2014 v