VITALE COSTRUZIONI S.P.A. MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO EX DECRETO LEGISLATIVO N. 231/01

Transcript

1 MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO EX DECRETO LEGISLATIVO N. 231/01 1

2 Il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo della Vitale Costruzioni s.p.a. è composto dalle seguenti parti: 1. Analisi del D.Lgs.vo 8 giugno 2001 n. 231 <<<<<<<<<<<. p Codice di comportamento <<<<<<<<<<<<<<<<<< p Principi generali del Modello <<<<<<<<<<<<<<<<... p Norme operative e di gestione <<<<<<<<<<<<<<<<. p Protocollo <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<.. p. 97 2

3 ANALISI DEL D.LGS.VO N. 231/2001 3

4 1. Il D.Lgs.vo 8 giugno 2001 n Principi generali. a) Il D.Lgs.vo 8 giugno 2001 n. 231 ha introdotto, nel sistema giuridico italiano, la responsabilità delle persone giuridiche, società ed associazioni, anche prive di personalità giuridica, in caso di commissione di reati da parte di soggetti che hanno un rapporto qualificato con l ente. La responsabilità, ai sensi dell art. 5, comma primo, e, conseguentemente, l applicazione di sanzioni, è configurabile in relazione a taluni reati, denominati reati-presupposto, commessi nell interesse dell ente o a suo vantaggio, da persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale nonché da persone che esercitano, anche di fatto, la gestione ed il controllo dello stesso (definiti soggetti in posizione apicale o apicali ); persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti sopraindicati. b) L ente non è ritenuto responsabile qualora le predette persone abbiano agito nel loro esclusivo interesse o nell interesse di soggetti terzi. La responsabilità è autonoma rispetto alla responsabilità penale delle persone fisiche, autori del reato-presupposto, e si affianca a questa ultima. c) Le fattispecie rilevanti ai fini della responsabilità dell ente sono solo quelle espressamente individuate dal legislatore ed inserite nel contesto del decreto, in conformità al principio di legalità previsto dall articolo 2. Esse hanno subito nel tempo un ampliamento e possono essere così elencate: 4

5 I Reati contro la pubblica amministrazione (artt. 24 e 25). Trattasi del primo gruppo di reati originariamente individuato dal decreto e, in particolare, dei reati di cui agli articoli: 316 bis c.p. - Malversazione a danno dello Stato o dell Unione Europea. L ipotesi si configura qualora non si proceda all utilizzo di somme ottenute per gli scopi cui erano destinate. 316 ter c.p. - Indebita percezione di erogazioni a danno dello Stato o dell Unione Europea. L ipotesi si configura nei casi in casi in cui si ottengano senza averne diritto, contributi, finanziamenti, mutui agevolati o altre erogazioni dello stesso tipo concessi o erogati dallo Stato, da altri enti pubblici o dalle Comunità Europee. 317 c.p. - Concussione. L ipotesi si configura nel caso in cui un pubblico ufficiale o un incaricato di pubblico servizio, abusando della sua posizione, costringa taluno a procurare a sé o ad altri, denaro o alter utilità. 318 c.p. - Corruzione per un atto di ufficio 319 c.p. - Corruzione per un atto contrario ai doveri di ufficio. L ipotesi si configura qualora un pubblico ufficiale ricerca, per sé o per altri, denaro o altri vantaggi per compiere, omettere o ritardare atti del suo ufficio, determinando un vantaggio in favore dell offerente. 5

6 319 ter c.p. - Corruzione in atti giudiziari. L ipotesi si configura nel caso in cui i fatti di corruzione sono commessi per favorire o danneggiare una parte in un processo civile, penale o amministrativo; 320 c.p. - Corruzione di persona incaricata di un pubblico servizio. L ipotesi si configura qualora il fatto è commesso da persona incaricata di pubblico servizio. 322 c.p. - Istigazione alla corruzione. L ipotesi si configura nel caso in cui, in presenza di un comportamento finalizzato alla corruzione, il pubblico ufficiale rifiuti l offerta illecitamente avanzatagli. 322 bis c.p. - Peculato, concussione, corruzione e istigazione alla corruzione di membri degli organi delle Comunità europee e di funzionari delle Comunità europee e di Stati esteri. L ipotesi si configura nel caso i cui i nominati reati siano commessi nei confronti di uno dei soggetti indicati nel titolo della norma. art. 640 c.p. comma 2, n. 1 - Truffa ai danni dello Stato, di altro ente pubblico, o dell Unione Europea. L ipotesi si configura nel caso in cui per realizzare un ingiusto profitto siano posti in essere degli artifici o raggiri tali da indurre in errore e di recare un danno allo Stato (oppure ad altro ente pubblico o all Unione Europea). 640 bis c.p. - Truffa aggravata per il conseguimento di erogazioni pubbliche. L ipotesi si configura qualora la truffa sia posta in essere per conseguire indebitamente erogazioni pubbliche. 6

7 640 ter c.p. - Frode informatica in danno dello Stato o di altro ente pubblico. L ipotesi si configura nel caso in cui taluno, alterando in qualsiasi modo il funzionamento di un sistema informatico o intervenendo senza diritto con qualsiasi modalità su dati, informazioni o programmi contenuti in un sistema informatico o telematico o ad esso pertinente, procuri a sé o ad altri un ingiusto profitto con altrui danno. Ai fini della legge penale, è considerato Ente della Pubblica Amministrazione qualsiasi persona giuridica (Stato, Regioni, Province, Comuni, concessionari, amministrazioni aggiudicatrici, società miste, ecc.) che abbia la cura di interessi pubblici o svolga attività giurisdizionale, legislativa, amministrativa o funzioni pubbliche nell interesse della collettività. Pubblico Ufficiale, ai sensi dell art. 357 c.p. è colui che esercita una pubblica funzione legislativa, giudiziaria o amministrativa. Agli stessi effetti (ovvero quelli penali) è pubblica la funzione amministrativa disciplinata da norme di diritto pubblico e da atti autoritativi e caratterizzati dalla formazione e dalla manifestazione della volontà della pubblica amministrazione o dal suo svolgersi per mezzo di poteri autoritativi o certificativi. Incaricato di Pubblico Servizio, ai sensi dell articolo 358 c.p., è colui il quale, a qualunque titolo, presta un pubblico servizio. Con tale termine deve intendersi un attività disciplinata nelle stesse forme della pubblica funzione, ma caratterizzata, dalla mancanza dei poteri tipici di quest ultima, e con esclusione dello svolgimento di semplici mansioni d ordine e della prestazione di opera meramente materiale. 7

8 II Reati informatici e trattamento illecito dei dati (art. 24 bis). L ente, in base a tale articolo, aggiunto con la legge n. 48/08, può essere ritenuto responsabile e sanzionato in relazione ai delitti informatici e di trattamento illecito di dati. III Reati contro la fede pubblica (art. 25 bis) In tale categoria rientrano delitti quali falsità in monete, in carte di pubblico credito e in valori di bollo e in strumenti o segni di riconoscimento. IV Reati societari (art. 25 ter) Nell ambito della riforma del diritto societario è stata prevista l estensione del regime della responsabilità amministrativa degli enti anche a seguito della commissione di determinati reati societari (quali, tra l altro, le false comunicazioni sociali, il falso in prospetto, la falsità nelle relazioni o nelle comunicazioni delle società di revisione, l impedito controllo, l indebita ripartizione dei beni sociali, la formazione fittizia di capitale, l indebita restituzione di conferimenti, l illecita influenza sull assemblea). V Reati in materia di terrorismo e di eversione dell ordine democratico (art. 25 quater) Trattasi di delitti aventi finalità di terrorismo o di eversione dell ordine democratico previsti dal codice penale e dalle leggi speciali. 8

9 VI Reati contro la personalità individuale (art. 25 quinquies) Trattasi di un gruppo di reati, tra i quali si annoverano la riduzione o il mantenimento in schiavitù o servitù, prostituzione minorile, pornografia minorile, detenzione di materiale pornografico. VII Reati di abuso di informazioni privilegiate e di manipolazione di mercato (art. 25 sexies) Trattasi di ipotesi delittuose introdotte con il D. Lgs. 58/98, con le quali si stabilisce, tra l altro, il divieto di acquistare, vendere o compiere altre operazioni utilizzando informazioni privilegiate ovvero comunicare a terzi tali informazioni (abuso di informazioni privilegiate) ovvero si punisce l aggiotaggio cd. informativo (diffusione di notizie false idonee a provocare una sensibile alterazione del prezzo di strumenti finanziari) o cd. manipolativo (compimento di operazioni simulate od altri artifici idonei a provocare una sensibile alterazione del prezzo di strumenti finanziari). VIII Reati in materia di salute e sicurezza (art. 25 septies). La responsabilità dell ente è collegata alla commissione dei reati di omicidio colposo e lesioni colpose gravi e gravissimi commessi in violazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell igiene e della salute sul lavoro. 9

10 IX Reati in materia di ricettazione (art. 25 octies) L ente può essere sanzionato in relazione ai delitti di ricettazione, riciclaggio o impiego di beni o denaro di provenienza illecita previsti dagli artt. 648, 648 bis e 648 ter c.p.. X Reati contro l amministrazione della giustizia Trattasi di reati inseriti con la legge 3 agosto 2009 n. 116 che prevede una responsabilità della società nella ipotesi di induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all autorità giudiziaria. XI Reati transnazionali La responsabilità dell ente è collegata alla commissione di alcuni dei reati contemplati all articolo 10 della Legge 146/06, qualora detti reati abbiano la natura di transnazionalità, definita dalla medesima legge. XII Reati di abbandono e deposito incontrollato di rifiuti sul suolo e nel sottosuolo Trattasi di reati introdotti con il D.Lgs.vo n. 152/ Le sanzioni amministrative. Le sanzioni per gli illeciti amministrativi dipendenti da reato previste dal D.Lgs.vo n. 231/01, sono: a) la sanzione pecuniaria; b) le sanzioni interdittive; c) la confisca del profitto che l ente ha tratto dal reato; 10

11 d) la pubblicazione della sentenza di condanna. Le sanzioni interdittive comprendono: l interdizione dall esercizio dell attività; la sospensione o la revoca delle autorizzazioni, licenze o concessioni funzionali alla commissione dell illecito; il divieto di contrattare con la P.A.; l esclusione da agevolazioni finanziamenti, contributi o sussidi ed eventuale revoca di quelli concessi; il divieto di pubblicizzare beni o servizi; 3. La esenzione da responsabilità. a) Il D.Lgs.vo 231/01 prevede la possibilità per l ente di andare esente da responsabilità. In caso di reato commesso da soggetto in posizione apicale, l ente, ai sensi dell art. 6, comma primo, non risponde se prova che: l organo dirigente ha adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, un Modello idoneo a prevenire reati della specie di quello verificatosi; il compito di vigilare sul funzionamento e l osservanza del Modello e di curarne l aggiornamento è stato affidato ad un Organismo di Vigilanza dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo; le persone hanno commesso il reato eludendo fraudolentemente il Modello; non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell Organismo di Vigilanza. 11

12 b) In caso di reati commessi da soggetto sottoposto all altrui vigilanza, l ente è responsabile se la commissione del reato è stata resa possibile dall inosservanza degli obblighi di direzione o vigilanza. In ogni caso precisa il secondo comma dell articolo 7 - è esclusa la responsabilità se l ente, prima della commissione del reato, ha adottato ed efficacemente attuato un Modello idoneo a prevenire reati della specie di quello verificatosi. c) L adozione del Modello determina una presunzione in favore dell ente e comporta l inversione dell onere della prova in quanto è la pubblica accusa che deve dimostrare la mancata adozione e l efficace attuazione di un Modello idoneo a prevenire il reato della specie di quello verificatosi. d) Il Modello, in particolare, deve rispondere alle esigenze specifiche previste nell articolo 6, comma secondo, cioè: individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi i reati (cd. attività sensibili); prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l attuazione delle decisioni dell ente in relazione ai reati da prevenire; individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione dei reati; prevedere obblighi di informazione nei confronti dell organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l osservanza dei modelli; introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello. 12

13 IL CODICE DI COMPORTAMENTO 13

14 Il Modello, di cui sono destinatari tutti coloro che operano per il conseguimento dello scopo e degli obiettivi della Vitale Costruzioni s.p.a.. è stato adottato sulla base dei principi contenuti nel Codice Etico della società. Onde assicurare la massima diffusione e conoscenza dei principi in esso contenuti da parte di dipendenti e di terzi, il Codice Etico è reperibile sul sito: Esso, in ogni caso, è stato consegnato ai dipendenti. * * * Questi, in sintesi, i suoi principi fondamentali. Il rispetto delle leggi. La Società rispetta le leggi ed i regolamenti in materia di esecuzione diretta od indiretta, dei servizi come esposti nell oggetto sociale. Ogni dipendente della Società dovrà perciò impegnarsi al rispetto delle leggi ed in particolare delle norme vigenti sul territorio italiano. Tale impegno vale anche per i consulenti, fornitori, clienti, partners in ATI e per chiunque abbia rapporti con la Società. Quest ultima non inizierà o proseguirà nessun rapporto con chi non intenda rispettare tale principio. I dipendenti dovranno essere a conoscenza delle leggi e dei comportamenti conseguenti; qualora esistessero dei dubbi su come procedere, dovranno essere richieste specifiche informazioni e chiarimenti all azienda. Soggetti destinatari Il Codice Etico è indirizzato a tutti coloro che intrattengono rapporti di lavoro, collaborazione, consulenza o fornitura con la Società, ed in particolare: dipendenti; collaboratori; consulenti e professionisti; fornitori di beni e di 14

15 servizi; clienti Pubblici e Privati; partners in ATI e chiunque, per qualsiasi ragione o attività, operi in nome e per conto della Società. La Società assicura ai propri dipendenti e collaboratori una adeguata informazione sulle problematiche attinenti al Codice Etico. La Società provvede alla pubblicazione del Codice Etico sul proprio sito ufficiale al fine di rendere noto a chiunque e, particolarmente, a Clienti e collaboratori tutti, l esistenza ed il contenuto del medesimo. Comportamento della società Ogni operazione e transazione dovrà essere autorizzata, registrata, verificabile, legittima, coerente e congrua. Autorizzazione: ogni operazione dovrà essere autorizzata da chi ha la responsabilità del singolo fatto, della specie dell operazione, della funzione aziendale preposta all operazione, ovvero, dall Amministratore. Poteri e responsabilità delle operazioni compiute saranno ascrivibili a ciascun soggetto, sulla base dell organigramma aziendale. Registrazione: ogni operazione dovrà trovare idonea ed intelligibile registrazione in uno dei Libri o dei Registri della Società o dovrà essere riportata, anche in forma di memoria o di nota informativa, sebbene possa non avere evidenza finanziaria ed economica. Verificabilità: ogni operazione dovrà essere verificabile da parte del responsabile, cui è gerarchicamente subalterno colui che ha operato, nonché dagli organi di controllo interno (Organismo di Vigilanza e Collegio Sindacale). Legittimità: ogni operazione dovrà essere svolta nel rispetto sia delle Leggi e dei Regolamenti dello Stato in cui si opera che dei Regolamenti e delle procedure della Società. 15

16 Coerenza: tutte le azioni ed operazioni dovranno essere indirizzate univocamente alla produzione di valore ed allo sviluppo della Società nel pieno rispetto delle leggi. Congruità: ogni operazione decisa ed adottata dovrà essere economicamente valida. Tale principio include il nesso causa effetto, per cui sono considerati congrui atti ed operazioni che, pur conseguendo un utilità negativa (finanziaria o sociale), sia eticamente corretta ed adottata al fine di evitare utilità negative di maggior danno. Informazioni rilevanti e confidenziali: tutti i dipendenti, collaboratori, consulenti e partners in ATI sono tenuti alla protezione dei dati aziendali, inclusi i softwares gestionali, e delle informazioni rilevanti e confidenziali che la Società utilizza nelle sue attività di impresa. La Società, al fine di garantire la conforme condotta aziendale, potrà conferire incarichi a professionisti esterni, quali revisori, avvocati, sindaci ed altri consulenti, di accertare le situazioni relative ai risultati finanziari ed alle registrazioni contabili, nonché ai contratti stipulati. Interlocutori della società I principi enunciati nel Codice Etico sono riferibili ai rapporti, commerciali, operativi e non, intrattenuti con: enti della P.A.; dipendenti e collaboratori della P.A.; funzionari che agiscono per conto della P.A.; enti, e suoi dipendenti, di Concessione di pubblici servizi; fornitori e partners in ATI. In tutti i rapporti relazionali esterni intrattenuti da dipendenti e collaboratori 16

17 della Società per atti od operazioni svolte in nome e per conto della Società, occorrerà avere principale riguardo alle Leggi ed ai Regolamenti. Sono espressamente vietati quei comportamenti che, sebbene di uso commerciale, siano in aperta violazione di Leggi e di Regolamenti, qualora tenuti nei confronti della P.A. e di suoi dipendenti. Nei rapporti relazionali non sarà consentito offrire denaro o doni, in forma diretta o indiretta, a dirigenti, funzionari o dipendenti della P.A. o a loro parenti, sia italiani che di altri Paesi, salvo che si tratti di doni o utilità di modico valore e fiscalmente ammessi. Si considerano atti di corruzione i pagamenti illeciti fatti direttamente dalla Società o dai suoi dipendenti ovvero per il tramite di persone esterne che agiscono per conto della Società. Si proibisce di offrire o di accettare qualsiasi oggetto, servizio, prestazione o favore di valore economico, per ottenere un trattamento più favorevole in relazione a qualsiasi rapporto intrattenuto con la P.A.. Quindi è vietato: esaminare o proporre opportunità di impiego e commerciali, che possano avvantaggiare dipendenti della P.A. a titolo personale; offrire o promettere omaggi in alcun modo ed attraverso alcun mezzo; sollecitare od ottenere informazioni riservate illecite o che possano compromettere l integrità e la reputazione di una o di entrambe le parti o che possano alterare l equilibrio decisionale; promettere, offrire od avallare richieste della P.A. intese ad assumere alle dipendenze della Società ex dipendenti od ex impiegati della P.A., che abbiano partecipato personalmente ed attivamente alle trattative d affari sia in sede di 17

18 offerta che di eventuale conclusione del contratto. Nel caso specifico dell effettuazione di una gara con la P.A., la Società dovrà operare nel rispetto della legge e della corretta pratica commerciale. Se la Società utilizzerà un consulente o un soggetto terzo per essere rappresentata nei rapporti verso la P.A., si applicheranno, nei confronti del consulente e del suo personale o nei confronti del soggetto terzo, le stesse direttive valide anche per i dipendenti della Società. 18

19 PRINCIPI GENERALI DEL MODELLO 19

20 1. Adozione, attuazione, aggiornamento, diffusione a) La Vitale Costruzioni s.p.a. (di seguito indicata come la società ), nell ottica della pianificazione e gestione delle attività aziendali tese all efficienza, alla correttezza, alla trasparenza ed alla qualità, attua le misure organizzative, di gestione e di controllo descritte nel presente documento, in conformità alle indicazioni contenute nel Codice di Comportamento dell Impresa di Costruzione adottato dall Associazione Nazionale dei Costruttori Edili, cui la società aderisce tramite l iscrizione alla Sezione di Napoli. b) Il Modello mira a garantire lo svolgimento delle attività societarie nel rispetto della normativa vigente e delle previsioni del Codice Etico della Società. c) Il Modello per prevenire il rischio di commissione di reati dai quali possa derivare la responsabilità della società, ai sensi del d.lgs. n. 231/2001, prevede: l individuazione delle attività nel cui ambito possono essere commessi reati; le specifiche norme dirette a programmare la formazione e l'attuazione delle decisioni della società in relazione ai reati da prevenire; gli obblighi di informazione nei confronti dell'organismo incaricato di vigilare sul funzionamento e sull'osservanza del Modello; l introduzione di un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello. d) Il Modello è sottoposto a verifica periodica e sarà modificato nel caso in cui siano scoperte significative violazioni delle prescrizioni o si verifichino mutamenti dell organizzazione o delle attività della società ovvero delle norme di riferimento. e) E fatto obbligo a chiunque operi nella società o collabori con essa di attenersi alle indicazioni del Modello e, in particolare, di osservare gli obblighi 20

21 informativi dettati per consentire il controllo della conformità dell operato alle prescrizioni stesse. f) Copia del Modello, dei documenti ad esso allegati e dei suoi aggiornamenti, è depositata presso la sede della società sita in Napoli, Via Marino Turchi n. 31, ed è a disposizione di chiunque abbia titolo a consultarla. g) La società provvede a comunicare o, comunque, a rendere conoscibile a ciascun soggetto tenuto a rispettare il Modello le pertinenti prescrizioni riferite alla specifica attività o funzione. In particolare, allo scopo di assicurare un adeguata conoscenza, comprensione ed applicazione del Modello da parte dei dipendenti e dei dirigenti, provvede all organizzazione di corsi di formazione la cui frequenza è obbligatoria. L Organismo di vigilanza determinerà il contenuto dei corsi e i sistemi di controllo di frequenza. h) L Associazione Nazionale dei Costruttori Edili è stata informata dell adozione del Modello tramite la Sezione di Napoli. 2. Individuazione delle attività a rischio di commissione di reati La società, a seguito di specifica analisi, ha individuato le seguenti aree o settori funzionali nel cui ambito possono manifestarsi fattori di rischio relativi alla commissione di violazioni delle norme penali indicate dal D.lgs.vo n. 231 del 2001 o, in generale, del suo Codice Etico. AREA 1 - Lavori privati L area presenta fattori di rischio in relazione alle attività che presuppongono il rilascio di titoli abilitativi edilizi e, in genere, autorizzazioni nonché a quelle connesse alla formazione degli strumenti urbanistici e alle loro varianti o da questi derivanti. 21

22 AREA 2 Edilizia residenziale pubblica L area presenta fattori di rischio in relazione a quelle descritte al punto Area 1 nonché a quelle che implicano la concessione di agevolazioni pubbliche. AREA 3 - Appalti pubblici Nella partecipazione a pubbliche gare o trattative per l affidamento di lavori pubblici in appalto o in concessione, l area in esame presenta fattori di rischio in relazione alle fasi delle procedure selettive, di autorizzazione del subappalto, di gestione dell eventuale contenzioso con il committente, di collaudo delle opere eseguite. AREA 4 Rapporti con la pubblica amministrazione L area presenta fattori di rischio in relazione alle attività che implicano un rapporto diretto con pubblici uffici, organi ispettivi, enti pubblici erogatori di contributi titolari di poteri autorizzativi, concessori od abilitativi. AREA 5 Comunicazioni sociali e controlli L area presenta fattori di rischio in relazione alla non corretta o incompleta rilevazione, registrazione e rappresentazione dell attività della società nelle scritture contabili, nei bilanci e nei documenti ad uso informativo, sia interno che esterno. L area presenta ulteriori fattori di rischio in relazione ai comportamenti idonei ad ostacolare da parte dei soggetti e delle autorità competenti i controlli preventivi sulla attività e sulla rappresentazione contabile dell attività della società. 22

23 AREA 6 Rapporti con soci, creditori e terzi L area, nella ipotesi di situazioni di conflitto di interessi, presenta fattori di rischio potendo provocare anche solo potenzialmente comportamenti pregiudizievoli dell interesse dei soci, dei creditori e dei terzi. L area presenta ulteriori fattori di rischio relativi alla attuazione di operazioni di gestione o organizzative interne a condizioni svantaggiose per la società od alla omissione di decisioni vantaggiose per la società. AREA 7 Attività produttiva L area presenta fattori di rischio in relazione a comportamenti che costituiscono violazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell'igiene e della salute sui luoghi di lavoro. L area presenta ulteriori fattori di rischio in relazione alle attività che possono comportare inquinamento, danno ambientale o alterazione del patrimonio naturale, della flora e della fauna. 3. Processi sensibili relativi alle aree a rischio La società ha i seguenti processi sensibili, comuni allo svolgimento delle sue attività nelle aree o settori funzionali di cui al precedente punto: processo di approvvigionamento; processo commerciale; processo finanziario; processo amministrativo (registrazione, redazione e controllo dei documenti contabili ed extra contabili); processo di gestione dei sistemi informativi; processo di gestione delle risorse umane; processo di gestione per la sicurezza; 23

24 processo di gestione per l ambiente. Il Modello prevede, per ciascun processo sensibile individuato, le modalità di svolgimento delle relative attività ed indica, ove rilevanti, le specifiche procedure cui attenersi, stabilendo in particolare le norme per la formazione e l attuazione delle decisioni nonché gli obblighi di informazione all Organismo di Vigilanza. 4. Norme per la formazione e l attuazione delle decisioni La società, in ragione dell articolazione delle attività e della complessità organizzativa, adotta un sistema di deleghe di poteri e funzioni. Ogni delega, formalizzata e consapevolmente accettata dal delegato, prevede, in termini espliciti e specifici, l attribuzione degli incarichi a persone dotate di idonea capacità e competenza, assicurando al delegato l autonomia ed i poteri necessari per lo svolgimento della funzione. L Organigramma della società, con l indicazione delle funzioni attribuite a ciascuna posizione, è allegato al Modello e viene aggiornato in occasione di ogni sua variazione significativa. Il Modello, con riferimento alle attività relative ai processi sensibili espressamente individuate, prevede specifiche norme contenenti la descrizione formalizzata: delle procedure interne per l assunzione e l attuazione delle decisioni di gestione (incluso il normale svolgimento delle relative attività), con l indicazione delle modalità relative e dei soggetti titolari delle funzioni, competenze e responsabilità; delle modalità di documentazione e di conservazione degli atti delle procedure, in modo da assicurare trasparenza e verificabilità delle stesse; 24

25 delle modalità di controllo della conformità tra le procedure previste e la loro attuazione e documentazione. Le procedure interne previste dalle norme del Modello assicurano la separazione e l indipendenza gerarchica tra chi elabora la decisione, chi la attua e chi è tenuto a svolgere i controlli. Sono stabiliti limiti all autonomia decisionale per l impiego delle risorse finanziarie, mediante fissazione di puntuali soglie quantitative in coerenza con le competenze gestionali e la responsabilità organizzative affidate a singole persone. Il superamento dei limiti quantitativi può avere luogo nel rispetto delle procedure di autorizzazione e di rappresentanza stabilite, sempre assicurando separazione e indipendenza gerarchica tra coloro che autorizzano la spesa, coloro che la devono attuare e coloro ai quali sono affidati i controlli. Nel caso in cui siano previste modalità di rappresentanza congiunta è assicurato il principio di indipendenza gerarchica tra coloro che sono titolari del potere di rappresentanza in forma congiunta. Deroghe alle norme ed alle procedure previsti nel Modello sono ammesse in caso di emergenza o di impossibilità temporanea di attuazione delle stesse. La deroga, con l espressa indicazione della sua ragione, è immediatamente comunicata all Organismo di Vigilanza. Le norme del Modello possono essere oggetto di aggiornamento anche su proposta o segnalazione dell Organismo di Vigilanza. 25

26 5. Obblighi di informazione Il Modello prevede, per le attività relative ai processi sensibili espressamente individuate, specifici obblighi di informazione nei confronti dell Organismo di Vigilanza. In ogni caso l Organismo di Vigilanza ha accesso a tutta la documentazione relativa ai processi sensibili indicati al punto 3. E assicurata piena libertà a tutto il personale della società di rivolgersi direttamente all Organismo di Vigilanza, per segnalare violazioni del Modello o eventuali irregolarità. 6. Sistema disciplinare a) Principi generali L applicazione dei principi enunciati nel Modello sarà fatta rispettare dalla Società attraverso un sistema sanzionatorio nel rispetto di quanto previsto dalla L. n. 300/70 e dalla contrattazione collettiva applicabile. La Vitale Costruzioni s.p.a., a tal fine, ha adottato un Sistema Disciplinare il quale possiede natura di norma interna dell azienda e opera nel rispetto delle norme vigenti, ivi incluse, laddove applicabili, quelle previste nella contrattazione collettiva. Sono preposti all irrogazione delle sanzioni: il Responsabile di funzione da cui gerarchicamente dipende il soggetto che ha violato i principi contenuti nel Codice Etico; l amministratore della Società. Eventuali violazioni delle singole regole di comportamento contenute nel Modello e delle correlate procedure aziendali, costituiscono pertanto oltre che 26

27 un inadempimento delle obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro, anche un illecito disciplinare e saranno regolate come di seguito specificato. L attivazione della procedura disciplinare prevista dalla legge e dalla contrattazione collettiva per l adozione di eventuali provvedimenti di carattere disciplinare avviene, di norma, sulla base della segnalazione effettuata dai Responsabili di Area nonché dai rapporti predisposti dall Organismo di Vigilanza deputato ai controlli, ovvero dalle altre strutture aziendali o, ancora, sulla base di rappresentazioni dettagliate fornite da soggetti terzi (clientela, ecc.). Oggetto di sanzione sono, in particolare, sia le violazioni del Modello commesse dai soggetti posti in posizione apicale in quanto titolari di funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell ente ovvero titolari del potere, anche solo di fatto, di gestione o di controllo dell Ente; sia le violazioni perpetuate dai soggetti sottoposti all altrui direzione o vigilanza operanti in nome e/o per conto della Società. L instaurazione di un procedimento disciplinare, così come l applicazione delle sanzioni, prescindono dall eventuale instaurazione e/o dall esito di eventuali procedimenti penali aventi ad oggetto le medesime condotte rilevanti ai fini del presente Sistema Disciplinare. Le previsioni contenute nel Sistema Disciplinare non precludono la facoltà dei soggetti destinatari di esercitare tutti i diritti, ivi inclusi quelli di contestazione o di opposizione avverso il provvedimento disciplinare, loro riconosciuti da norme di legge o di regolamento, nonché dalla contrattazione, inclusa quella collettiva e/o dai regolamenti aziendali. 27

28 Per tutto quanto non previsto nel Sistema Disciplinare, troveranno applicazione le norme di legge e di regolamento vigenti, nonché le previsioni della contrattazione, inclusa quella collettiva, e dei regolamenti aziendali, laddove applicabili. Il codice disciplinare e il codice di comportamento adottati dalla Società sono portati a conoscenza di tutto il personale anche mediante affissione nella apposita bacheca aziendale, affinché ne sia garantita la piena conoscenza in luogo accessibile a tutti i lavoratori. b) Le sanzioni nei confronti del personale dipendente L osservanza delle disposizioni e delle regole comportamentali previste dal Modello costituisce adempimento da parte dei dipendenti degli obblighi previsti dall art cod. civ., obblighi dei quali il contenuto del medesimo Modello rappresenta parte sostanziale ed integrante. La violazione da parte dei dipendenti delle singole disposizioni e regole comportamentali previste dal Modello costituisce illecito disciplinare. Ai fini dell applicazione dei provvedimenti sanzionatori, vengono presi in considerazione i seguenti aspetti: l intenzionalità del comportamento; il grado di negligenza, di imprudenza o di imperizia; il comportamento complessivo del dipendente anche in relazione ad eventuali precedenti disciplinari di portata simile; le mansioni svolte dal lavoratore e la posizione dallo stesso ricoperta; il coinvolgimento di altre persone; la rilevanza o meno esterna in termini di conseguenze negative per la società del comportamento illecito. 28

29 Fermi restando gli obblighi a carico della Società derivanti dallo Statuto dei Lavoratori, i comportamenti che costituiscono violazione del Modello, sono così sanzionati: 1) incorre nel provvedimento di richiamo verbale il lavoratore che violi una delle procedure interne previste dal Modello (ad esempio, che non osservi le procedure prescritte; ometta di dare comunicazione all Organismo di Vigilanza delle informazioni prescritte; ometta di dare comunicazione o di svolgere controlli, ecc.) o che, in ogni caso, nell espletamento di attività nelle aree sensibili incorra in una lieve violazione per la prima volta delle disposizioni del Modello; 2) incorre nel provvedimento di ammonizione scritta il lavoratore che violi più volte le procedure previste dal Modello o che, in ogni caso, nell espletamento di attività di aree sensibili, adotti un comportamento più volte non conforme alle prescrizioni del Modello prima ancora che le dette mancanze siano state singolarmente accertate e contestate; 3) incorre nel provvedimento di multa, da 500,00 (cinquecento/00) ad 5.000,00 (cinquemila/00), il lavoratore che, nel violare le procedure interne previste nel Modello, o adottando nell espletamento di attività nelle aree sensibili un comportamento non conforme alle prescrizioni del Modello, esponga l integrità dei beni aziendali ad una situazione di oggettivo pericolo. Tali comportamenti, posti in essere con la mancata osservanza delle disposizioni impartite dalla Società determinano una situazione di pericolo per l integrità dei beni della Società e/o costituiscono atti contrari agli interessi della stessa; 29

30 4) incorre nel provvedimento della sospensione dal lavoro fino a cinque giorni e nella proroga del termine per l aumento dello stipendio, il lavoratore che, nel violare le procedure interne previste dal Modello, arrechi un danno alla società compiendo atti contrari all interesse della stessa. Tali comportamenti, posti in essere con la mancata osservanza delle disposizioni impartite da Vitale Costruzioni S.p.A., determinano un danno ai beni della società e/o costituiscono atti contrari agli interessi della stessa; 5) incorre nel provvedimento del licenziamento il lavoratore che, nell espletamento delle attività nelle aree sensibili, ponga in essere un comportamento palesemente in violazione delle prescrizioni del Modello, diretto in modo univoco alla commissione di uno dei reati contemplati dal D.Lgs.vo 231/01. La Vitale Costruzioni S.p.A. si riserva, nella predetta ipotesi, di chiedere il risarcimento dei danni derivanti dalla violazione del Modello. Esso, nella ipotesi in cui l indicata facoltà venga esercitata, sarà commisurato: al livello di responsabilità ed autonomia del dipendente autore dell illecito disciplinare; all eventuale esistenza di precedenti disciplinari; al grado d intenzionalità del comportamento; alla gravità degli effetti, con ciò intendendosi il livello di rischio cui la società ritiene di essere stata esposta- ai sensi e per gli effetti del D.Lgs.vo 231/01 - a seguito della condotta censurata. 30

31 c) Le sanzioni nei confronti dei soggetti apicali Le norme ed i principi contenuti nel Modello e nei Protocolli ad esso connessi devono essere rispettati, in primo luogo, dai soggetti che rivestono, in seno all organizzazione, una posizione apicale. Rientrano in questa categoria, ai sensi dell art. 5, comma primo, lett. a) del Decreto, i soggetti che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale nonché quelli che esercitano, anche di fatto, la gestione o il controllo della società. Dirigenti I dirigenti della Società, nello svolgimento della propria attività professionale, hanno l obbligo sia di rispettare sia di far rispettare ai propri collaboratori le prescrizioni contenute nel Modello. In caso di violazione del Modello e nei casi più gravi di commissione di reati da parte dei dipendenti, la Vitale Costruzioni S.p.A. adotta nei confronti dei responsabili la misura sanzionatoria ritenuta più idonea. Se la violazione del Modello fa venire meno il rapporto di fiducia, la sanzione è individuata nel licenziamento per giusta causa. Amministratori In caso di violazione delle disposizioni e delle regole di comportamento del Modello da parte dell Amministratore e, nei casi più gravi, di commissione di reati da parte dei dipendenti, l Organismo di Vigilanza e ciascun socio potrà assumere, secondo quanto previsto dallo Statuto, gli opportuni provvedimenti tra cui, ad esempio, la convocazione dell assemblea, al fine di adottare le misure sanzionatorie ritenute più idonee. 31

32 d) Le misure nei confronti dei fornitori, agenti, collaboratori autonomi e consulenti. La violazione da parte dei fornitori, degli agenti, dei collaboratori autonomi, dei consulenti o di altri soggetti aventi rapporti contrattuali con Vitale Costruzioni S.p.A, delle disposizioni e delle regole di comportamento previste dal Modello o l eventuale commissione dei reati contemplati dal D. Lgs. n. 231/01 da parte degli stessi, sarà sanzionata secondo quanto previsto nelle specifiche clausole contrattuali che saranno inserite nei relativi contratti. La Vitale Costruzioni S.p.A. si riserva, nella predetta ipotesi, di richiedere il risarcimento dei danni derivanti dalla violazione delle disposizioni e delle regole di comportamento previste dal Modello da parte dei suddetti soggetti terzi. 7. Organismo di Vigilanza E costituito un organismo interno, denominato Organismo di Vigilanza, cui è affidato il compito di vigilare con continuità sull efficace funzionamento e sull osservanza del Modello nonché di proporre o segnalare la necessità di aggiornamento. L Organismo di Vigilanza è monosoggettivo ed è composto da un soggetto esterno. Le funzioni di Organo di Vigilanza possono essere esercitate da professionisti iscritti nell Albo degli Avvocati abilitati al patrocinio presso le Magistrature superiori o da Revisori di Conti che, comunque, posseggano una specifica esperienza nel settore societario, amministrativo e fiscale o, comunque, abbiano una specifica competenza in tema di attività ispettiva e consulenziale. 32

33 Non possono assumere le funzioni di Organo di Vigilanza i soggetti che abbiano riportato condanne penali anche non definitive o nei cui confronti l organo di appartenenza abbia applicato sanzioni disciplinari. L Organismo di Vigilanza dura in carica tre anni. La revoca degli specifici poteri propri dell Organismo di Vigilanza potrà avvenire soltanto per giusta causa, previa delibera dell'amministratore, sentito il parere del Collegio Sindacale. All Organismo, che risponde della propria attività direttamente all amministratore della società, sono riconosciuti autonomi poteri di iniziativa e di controllo nell esercizio delle sue funzioni e non possono essere attribuiti compiti operativi o poteri decisionali, neppure di tipo impeditivo, relativi allo svolgimento delle attività della Società. L Organismo vigila costantemente sull effettiva attuazione del Modello ed a tal fine: svolge periodica attività ispettiva e di controllo, di carattere continuativo e a sorpresa. Nello svolgimento di tale attività può accedere liberamente presso qualsiasi direzione e unità della società senza necessità di alcun consenso preventivo per richiedere e acquisire informazioni, documentazioni e dati ritenuti necessari per lo svolgimento dei compiti previsti dal D.Lgs.vo 231/2001; ha accesso a tutti i documenti riguardanti il Modello; può chiedere informazioni a chiunque operi per conto della società nell ambito delle aree a rischio individuate al punto 2 e dei processi sensibili indicati al punto 3, anche senza preventiva autorizzazione dell amministratore; 33

34 riceve le informazioni specificamente indicate come obbligatorie dal Modello; propone l attivazione delle procedure sanzionatorie; sottopone il Modello a verifica periodica e ne cura l aggiornamento, proponendo all organo dirigente le opportune modifiche; esprime parere in merito alla adeguatezza ed idoneità delle modifiche del Modello elaborate d iniziativa dell organo dirigente, prima della loro adozione; determina il contenuto dei corsi di formazione diretti alla conoscenza, comprensione e applicazione del Modello da parte dei dipendenti e dei dirigenti; attua controlli di frequenza secondo le modalità ritenute più opportune; disciplina il proprio funzionamento anche attraverso l introduzione di un regolamento delle proprie attività che preveda la calendarizzazione delle attività; la determinazione delle cadenze temporali dei controlli; l individuazione dei criteri e delle procedure di analisi; la disciplina dei flussi informativi provenienti dalle strutture aziendali; assicura la conoscenza delle condotte che devono essere segnalate e delle modalità di effettuazione delle segnalazioni. All esito di ogni attività ispettiva l Organismo redige verbale analitico il cui contenuto è riportato in apposito libro e comunicato all amministratore. L Organismo redige, con periodicità regolare (almeno semestrale), una relazione scritta dell attività svolta, inviata all organo dirigente e riportata in apposito libro. 34

35 Al fine dello svolgimento della sua attività, l Organismo può avvalersi di consulenti esterni, limitatamente al compimento di operazioni tecniche. 35

36 NORME OPERATIVE E DI GESTIONE 36

37 a) I principi di carattere generale che caratterizzano tutti gli strumenti organizzativi della società sono: la separazione tra il soggetto che assume la decisione, il soggetto che esegue la decisione ed il soggetto deputato al controllo ( principio della separazione di funzioni ); la conservazione ed archiviazione di ciascun passaggio rilevante ( principio della tracciabilità ); la formalizzazione; la conoscibilità dei poteri autorizzativi e di firma sia all interno che all esterno della società e la loro coerenza con le singole responsabilità organizzative e gestionali, prevedendo eventuali soglie di approvazione delle spese. Il sistema delle deleghe e delle procure sarà caratterizzato da elementi di certezza e l Organismo di Vigilanza potrà verificare periodicamente il predetto sistema, evidenziando eventuali anomalie. b) Il Modello è rappresentato da procedure ed adempimenti specifici che consentono di presidiare le aree a maggior rischio, riferite ai reati indicati dal D.lgs. 231/01, che, in sintesi, riguardano: corruzione e concussione (quest'ultimo, insieme a quello di corruzione passiva, quando chi agisce per l ente, che svolga una pubblica funzione o eserciti un pubblico servizio, abbia la qualifica di pubblico ufficiale o di incaricato di pubblico servizio); truffa aggravata ai danni dello Stato; frode informatica ai danni dello Stato; reati in tema di erogazioni pubbliche; 37

38 reati societari; delitti di falsità in monete, carte di credito e valori di bollo; delitti contro la personalità individuale; reati di abuso di mercato; reati di omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime, commessi con violazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell'igiene e della salute sul lavoro; reati ambientali; ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita criminalità informatica e trattamento illecito dei dati personali. L individuazione degli ambiti nei quali il rischio può presentarsi in maggiore misura mette in evidenza trattarsi di tipologie che possono realizzarsi in molte aree aziendali ed a tutti i livelli organizzativi. I controlli devono, quindi, riguardare i seguenti macroprocessi: processo di approvvigionamento; processo commerciale; processo finanziario; processo amministrativo (registrazione, redazione e controllo dei documenti contabili ed extra contabili); processo di gestione dei sistemi informativi; processo di gestione delle risorse umane; processo di gestione per la sicurezza; processo di gestione per l ambiente. 38

39 Per ciascuno di tali processi sono, di seguito, esposte le procedure e le principali attività che ne fanno parte. In particolare ogni procedura è individuata attraverso: lo scopo; il campo d'applicazione; la descrizione delle attività; la disciplina. 39

40 PROCESSO DI APPROVVIGIONAMENTO 40

41 1. Scopo Creazione, all'interno del processo di approvvigionamento, di sistemi di controllo per l'adeguamento della struttura organizzativa della società riferiti, in particolare, ai rischi connessi ai reati: di truffa aggravata ai danni dello Stato; di erogazioni pubbliche di danaro; di omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime, commessi con violazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell'igiene e della salute sul lavoro, derivanti da: inadeguatezza dei macchinari, delle attrezzature e degli apprestamenti, con riferimento alle loro caratteristiche intrinseche di sicurezza; inadeguatezza dei subappaltatori, con riferimento alla loro capacità di gestire gli aspetti relativi alla sicurezza del cantiere; ambientali derivanti da inadeguatezza dei subappaltatori, con riferimento alla loro capacità di gestire gli aspetti ambientali relativi al cantiere; di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita. 2. Campo d'applicazione Approvvigionamenti di: materiali; attrezzature, macchinari ed apprestamenti; servizi di manutenzione; prestazioni professionali; appalti e subappalti. 41

42 3. Descrizione delle attività Le principali attività del processo hanno per oggetto: la valutazione e qualificazione dei fornitori; la richiesta di offerta; la selezione del fornitore; l emissione dell ordine; il ricevimento dei materiali o effettuazione delle prestazioni; il ricevimento della fattura passiva e la contabilizzazione; il pagamento e la contabilizzazione; gli obblighi di informazione. 4. Valutazione e qualificazione dei fornitori a) Dichiarazione di operare sulla base dei principi contenuti nel Codice Etico. Il responsabile della valutazione e della qualificazione dei fornitori decide l inserimento del fornitore nell Albo Fornitori accertando, oltre il rispetto delle caratteristiche previste dalla norma UNI EN ISO 9001:2000, che il fornitore dichiari di operare sulla base dei principi contenuti nel Codice Etico. b) La valutazione della capacità di operare in sicurezza Il responsabile della valutazione e qualificazione dei fornitori decide l inserimento del fornitore nell Albo Fornitori accertando la sua capacità di operare nel rispetto dei requisiti di sicurezza e di salute sul lavoro anche sulla base anche dell esistenza di un sistema gestionale per la sicurezza e/o degli indicatori di incidentalità dichiarati dallo stesso fornitore. Il rispetto dei requisiti di sicurezza e salute sul lavoro in fase di esecuzione della fornitura è requisito per il mantenimento della qualificazione. 42

43 c) La valutazione della capacità di operare nel rispetto dell ambiente Il responsabile della valutazione e qualificazione dei fornitori decide l inserimento del fornitore nell Albo Fornitori accertando la sua capacità di operare nel rispetto dei requisiti ambientali anche sulla base della esistenza di un sistema gestionale per l ambiente e/o di una dichiarazione dello stesso fornitore relativa ad eventuali procedimenti amministrativi o penali, in giudicato o in corso, relativi a reati di natura ambientale. Il rispetto dei requisiti ambientali in fase di esecuzione della fornitura è requisito per il mantenimento della qualificazione. 5. La richiesta di offerta a) Programma dei lavori e delle forniture, dei noleggi e dei subappalti Il responsabile del programma dei lavori e delle forniture o il responsabile del cantiere definisce, in modo chiaro e completo, i requisiti delle forniture, dei noleggi e dei subappalti relativi ai prezzi di acquisto anche con riferimento agli aspetti di sicurezza ed ambiente. Il responsabile del programma dei lavori e delle forniture o il responsabile del cantiere definisce altresì, in modo chiaro e completo, i requisiti delle forniture di materiali, noleggi e subappalti, con particolare riguardo ai prezzi di acquisto. b) Il budget di commessa Il responsabile del programma dei lavori e delle forniture o il responsabile del cantiere definisce il budget di commessa, il quale deve esprimere indicatori, specifici e generali, per la valutazione degli importi da negoziare. Il responsabile del programma dei lavori e delle forniture o il responsabile del cantiere, all atto della consegna dell offerta di acquisto, la confronta con il Budget di commessa. 43

44 c) Il soggetto firmatario La richiesta di offerta è firmata dal Responsabile di cantiere. Il Direttore Tecnico firma l ordine di acquisto. d) Programma di gestione e manutenzione La società dispone di un programma di gestione e manutenzione dei mezzi operatori e delle attrezzature, finalizzato a consentire al responsabile del programma dei lavori e delle forniture o al responsabile del cantiere di svolgere gli opportuni controlli all'atto della ricezione della richiesta d'acquisto dei servizi di manutenzione. 6. La selezione dei fornitori a) La selezione Il responsabile degli acquisti, per importi superiori alla soglia determinata in 500,00 (cinquecento/00) seleziona un numero di fornitori ai quali far pervenire la richiesta d offerta e controlla che gli importi offerti siano congruenti ai valori medi di mercato. b) Ricerca di mercato Il responsabile del programma dei lavori e delle forniture o il responsabile del cantiere individua il fornitore all interno dei fornitori qualificati o, nella ipotesi in cui non sia inserito nell Albo dei fornitori, dà avvio alla procedura di qualificazione del nuovo fornitore, richiedendo, sin da questa fase la disponibilità dello stesso ad operare secondo il Codice etico della Società e, per i subappaltatori, le evidenze della capacità di operare nel rispetto dei requisiti di sicurezza e di salute sul lavoro e dei requisiti ambientali applicabili. 44