Fondazione Teatro del Maggio Musicale Fiorentino. Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex d.lgs. 231/01

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1 Fondazione Teatro del Maggio Musicale Fiorentino Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex d.lgs. 231/01 Approvato dal Consiglio di Indirizzo il 26 gennaio

2 Definizioni...5 Parte Generale Il Decreto Legislativo 8 Giugno 2001 n Il regime di responsabilità amministrativa previsto a carico delle persone giuridiche Sanzioni Delitti tentati e delitti commessi all estero Condizioni che determinano l esclusione dalla responsabilità amministrativa.13 2 Linee Guida Il Modello della Fondazione Premessa Modello di governance Assetto organizzativo Motivazioni e finalità del Modello della Fondazione Elementi del Modello Il processo di predisposizione del Modello Struttura del Documento Modifiche ed aggiornamento del Modello della Fondazione Destinatari del Modello 27 4 Organismo di Vigilanza Nomina dei membri dell Organismo di Vigilanza Requisiti di eleggibilità Revoca, sostituzione, decadenza e recesso Poteri Flussi informativi da e verso l Organismo di Vigilanza Sistema sanzionatorio Principi generali Sanzioni e misure disciplinari Procedimento disciplinare La fase istruttoria Procedimento per violazioni commesse dai dipendenti non dirigenti Procedimento per violazioni commesse dai dirigenti Procedimento per violazioni commesse da Componenti del Consiglio di Indirizzo, del Collegio dei Revisori dei conti e dal Sovrintendente Procedimento per violazioni commesse da terzi (collaboratori, fornitori, revisori, consulenti, partner ed altri soggetti esterni) Comunicazione e formazione Parte Speciale A..41 Reati contro la Pubblica Amministrazione, Corruzione tra privati, Induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all autorità giudiziaria (Articoli 24, 25, 25-ter lett. s-bis e 25-decies del Decreto) 1 Premessa Principi generali di comportamento e di attuazione del processo decisionale nelle aree di attività a rischio.43 3 Aree potenzialmente a rischio reato.45 Parte Speciale B.. 61 Reati Societari 2

3 (Articolo 25-ter del Decreto) 1 Premessa Principi generali di comportamento e di attuazione del processo decisionale nelle aree di attività a rischio.63 3 Aree potenzialmente a rischio reato.64 Parte Speciale C..68 Delitti in materia di falsità in monete, in carte di pubblico credito in valori in bollo o e in strumenti o segni di riconoscimento e delitti contro l'industria e il commercio (Articoli 25-bis e 25-bis.1 del Decreto) 1 Premessa Principi generali di comportamento e di attuazione del processo decisionale nelle aree di attività a rischio.70 3 Aree potenzialmente a rischio reato.71 Parte Speciale D..74 Delitti di criminalità organizzata, terrorismo, contro la personalità individuale, reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare, transnazionali. (Art. 24-ter, art. 25-quater, art. 25-quinquies, art. 25-octies, art. 25-duodecies, art. 10 della legge 16 marzo 2006 n.146). 1 Premessa Principi generali di comportamento e di attuazione del processo decisionale nelle aree di attività a rischio.76 3 Aree potenzialmente a rischio reato.78 Parte Speciale E..85 Delitti in violazione del diritto d autore (Articoli 25-novies del Decreto) 1 Premessa Principi generali di comportamento e di attuazione del processo decisionale nelle aree di attività a rischio.87 3 Aree potenzialmente a rischio reato.90 Parte Speciale F..93 Omicidio colposo o lesioni gravi o gravissime commesse con violazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell igiene e della salute sul lavoro (Articolo 25-septies del Decreto) 1 Premessa Aree potenzialmente a rischio reato.95 3 Protocolli di prevenzione e sistemi di controlli 96 Parte Speciale G Reati ambientali. (Articolo 25-undecies del Decreto). 1 Premessa Aree potenzialmente a rischio reato Protocolli di prevenzione e sistemi di controlli..106 Parte Speciale H 112 Delitti informatici e trattamento illecito dei dati (Articoli 24-bis del Decreto) 1 Premessa.113 3

4 2 Principi generali di comportamento e di attuazione del processo decisionale nelle aree di attività a rischio Aree potenzialmente a rischio reato Allegato Reati Presupposto 1 Reati commessi nei rapporti con la pubblica amministrazione (artt. 24 e 25 del Decreto) Delitti informatici e trattamento illecito di dati (art 24-bis del Decreto) Delitti di criminalità organizzata (art. 24-ter del Decreto) Reati di falsità in monete, in carte di pubblico credito e in valori di bollo (art. 25-bis del Decreto) Delitti contro l industria e il commercio (art. 25-bis.1 del Decreto) Reati societari (art. 25-ter del Decreto) Delitti con finalità di terrorismo o di eversione dell'ordine democratico (art. 25-quater del Decreto) Pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili (art. 25-quater.1 del Decreto) Delitti contro la personalità individuale (art. 25-quinquies del Decreto) Abusi di mercato (art. 25-sexies del Decreto) Omicidio colposo o lesioni gravi o gravissime commesse con violazione delle norme sulla tutela della salute e sicurezza sul lavoro (art. 25-septies del Decreto) Ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, nonché autoriciclaggio (art. 25-octies del Decreto) Delitti in materia di violazione del diritto d autore (art. 25-novies del Decreto) Induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all autorità giudiziaria (art. 25-decies del Decreto) Reati ambientali (art. 25-undecies del Decreto) Impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare (art. 25-duodecies del Decreto) Reati transnazionali (artt. 3 e 10, legge 146/2006) Inosservanza delle sanzioni interdittive (art. 23 del Decreto) 173 Allegato Tabella sinottica 4

5 Definizioni Attività sensibili: sono le attività della Fondazione nel cui ambito sussiste il rischio, anche potenziale, di commissione di reati di cui al D.Lgs. n. 231 del Consulenti: sono i soggetti che in ragione delle competenze professionali prestano la propria opera intellettuale in favore o per conto della Fondazione Teatro del Maggio Musicale Fiorentino. D.Lgs. 231/01 o Decreto: il Decreto Legislativo dell 8 giugno 2001 n. 231 e successive modificazioni o integrazioni. Dipendenti: sono i soggetti aventi con la Fondazione un contratto di lavoro subordinato o parasubordinato. Fondazione: Fondazione Teatro del Maggio Musicale Fiorentino (di seguito anche Fondazione ). Incaricato di un pubblico servizio: colui che a qualunque titolo presta un pubblico servizio, intendendosi un attività disciplinata nelle stesse forme della pubblica funzione, ma caratterizzata dalla mancanza di poteri tipici di questa (art. 358 c.p.). Linee guida Confindustria: documento-guida di Confindustria (approvato il 7 marzo 2002 ed aggiornato a marzo 2014) per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo di cui al Decreto. Modello: Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.Lgs. 231/01. Organi sociali: Presidente, Consiglio di Indirizzo, Sovrintendente e Collegio dei Revisori dei conti della Fondazione. Organismo di Vigilanza o O.d.V.: l organismo previsto dall art. 6, comma 1, lettera b) del D.Lgs. 231/01, preposto alla vigilanza sul funzionamento e sull osservanza del Modello. P.A.: la Pubblica Amministrazione o incaricato di pubblico servizio. Partner: sono le controparti contrattuali della Fondazione, persone fisiche o giuridiche, con cui la Fondazione addivenga ad una qualunque forma di collaborazione contrattualmente regolata. Pubblico ufficiale: colui che esercita una pubblica funzione legislativa, giudiziaria o amministrativa (art. 357 c.p.). Reati: sono le fattispecie di reato alle quali si applica la disciplina prevista dal D.Lgs. 231/01, anche a seguito di sue successive modificazioni o integrazioni. Soggetti apicali: persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione della Fondazione o di una sua unità dotata di autonomia finanziaria e funzionale, nonché persone che esercitano, anche di fatto, la gestione o il controllo della Fondazione. 5

6 Soggetti subordinati: persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti di cui al punto precedente. TUS: Decreto Legislativo 09 aprile 2008, n. 81 c.d. Testo unico sulla sicurezza. Vertice della Fondazione: Presidente, Consiglio di Indirizzo, Sovrintendente, Direttori della Fondazione. 6

7 Parte Generale 7

8 1 Il Decreto Legislativo 8 Giugno 2001 n Il regime di responsabilità amministrativa previsto a carico delle persone giuridiche In attuazione della delega di cui all art. 11 della Legge 29 settembre 2000 n. 300, in data 8 giugno 2001 è stato emanato il Decreto Legislativo n. 231 (di seguito denominato il Decreto ), entrato in vigore il 4 luglio 2001, con il quale il legislatore ha adeguato la normativa interna alle convenzioni internazionali in materia di responsabilità delle persone giuridiche, alle quali l Italia aveva già da tempo aderito. Il Decreto, recante la Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, ha introdotto nell ordinamento giuridico italiano un regime di responsabilità amministrativa (equiparabile sostanzialmente alla responsabilità penale), a carico di società, fondazioni, associazioni con o senza personalità giuridica, enti pubblici economici ed enti privati concessionari di un servizio pubblico (di seguito denominati Enti ), per alcuni reati commessi, nell interesse o a vantaggio degli stessi, da: persone fisiche che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione degli Enti stessi o di una loro unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale, nonché da persone fisiche che esercitino, anche di fatto, la gestione e il controllo degli Enti medesimi; persone fisiche sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti sopra indicati. La responsabilità amministrativa della persona giuridica si aggiunge a quella (penale) della persona fisica che ha materialmente commesso il reato e sono entrambe oggetto di accertamento nel corso del medesimo procedimento innanzi al giudice penale. Peraltro, la responsabilità dell Ente permane anche nel caso in cui la persona fisica autrice del reato non sia stata identificata o non risulti punibile. La responsabilità prevista dal Decreto comprende anche i reati commessi all estero, alle condizioni che saranno di seguito precisate, purché per gli stessi non proceda lo Stato in cui è stato commesso il reato. L Ente può essere chiamato a rispondere esclusivamente nel caso di commissione delle seguenti tipologie di reati (c.d. reati presupposto), individuati dal Decreto, nonché dalle leggi che espressamente richiamano la disciplina del Decreto (per una descrizione dettagliata dei c.d. reati presupposto si veda Allegato 1 Reati Presupposto) e non è sanzionabile per qualsiasi altra tipologia di reato commesso durante lo svolgimento delle proprie attività. I reati presupposto appartengono alle categorie indicate di seguito: I. reati nei rapporti con la Pubblica Amministrazione (articoli 24 e 25 1 del Decreto); II. delitti informatici e trattamento illecito di dati (articolo 24-bis del Decreto); 1 Art. 25 del Decreto come modificato dalla Legge 6 novembre 2012, n. 190 recante Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell illegalità della pubblica amministrazione. 8

9 III. delitti di criminalità organizzata (articolo 24-ter del Decreto); IV. reati in tema di falsità in monete, carte di pubblico credito, valori in bollo e in strumenti o segni di riconoscimento (articolo 25-bis del Decreto); V. delitti contro l industria e il commercio (articolo 25-bis.1 del Decreto); VI. reati societari (articolo 25-ter 2 del Decreto); VII. delitti con finalità di terrorismo o di eversione dell ordine democratico (articolo 25- quater del Decreto); VIII. reati contro l incolumità fisica, con particolare riferimento all integrità sessuale femminile (articolo 25-quater.1 del Decreto); IX. delitti contro la personalità individuale (articolo 25-quinquies del Decreto); X. reati ed illeciti amministrativi in materia di market abuse (articolo 25-sexies del Decreto e, all interno del TUF, articolo 187-quinquies Responsabilità dell ente 3 ); XI. reati colposi di omicidio o lesioni gravi o gravissime commessi in violazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell igiene e della salute sul lavoro (articolo 25- septies del Decreto); XII. reati di ricettazione, riciclaggio ed impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, nonché autoriciclaggio (articolo 25-octies del Decreto 4 ); XIII. delitti in materia di violazione del diritto d autore (articolo 25-novies del Decreto); XIV. delitto di induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all autorità giudiziaria (articolo 25-decies del Decreto); XV. reati ambientali (articolo 25-undecies del Decreto 5 ); XVI. reato di impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare (art. 25-duodecies del Decreto); XVII. reati transnazionali introdotti dalla Legge 16 marzo 2006, n. 146, Legge di ratifica ed esecuzione della Convenzione e dei Protocolli delle Nazioni Unite contro il crimine organizzato transnazionale. Si ritiene che dei reati previsti nel Decreto, fino all introduzione della Legge 190/2012, possano potenzialmente riguardare la Fondazione Teatro del Maggio Musicale Fiorentino (di seguito, anche Fondazione) quelli riportati sub I), II), III), IV), V), VI), VII), IX), XI), XII), XIII), XIV), XV), XVI) e XVII). Per quanto concerne le altre tipologie di reati, la Fondazione ha adottato un complesso di presidi organizzativi e procedurali volto ad assicurare il corretto svolgimento delle attività aziendali ed astrattamente idoneo ad eliminare o minimizzare il rischio di commissione anche di tali 2 Art. 25-ter del Decreto come modificato dall art. 12 della Legge 27 maggio 2015, n. 69 recante Disposizioni in materia di delitti contro la pubblica amministrazione, di associazioni di tipo mafioso e di falso in bilancio. 3 L articolo 187-quinquies del TUF disciplina la responsabilità dell ente in relazione ad alcuni illeciti amministrativi previsti nello stesso Capo del TUF, secondo criteri analoghi a quelli previsti dal Decreto. 4 Art. 25-octies del Decreto, come modificato dall art. 3, comma 5 della Legge 15 dicembre 2014, n. 186 recante Disposizioni in materia di emersione e rientro di capitali detenuti all'estero nonché per il potenziamento della lotta all'evasione fiscale. Disposizioni in materia di autoriciclaggio. 5 Art. 25-undecies del Decreto, come modificato dall art. 1, comma 8 della Legge 22 maggio 2015, n. 68 recante Disposizioni in materia di delitti contro l'ambiente. 9

10 illeciti, richiamandosi, anzitutto, ai principi espressi nel vigente Codice Etico, oltre che a quanto dettagliato nelle procedure dettate con specifico riguardo alla prevenzione dei reati indicati nelle Parti Speciali del Modello. 1.2 Sanzioni Le sanzioni previste per gli illeciti amministrativi dipendenti da reato sono: sanzioni pecuniarie; sanzioni interdittive; confisca; pubblicazione della sentenza. 1) La sanzione pecuniaria La sanzione pecuniaria è sempre applicata qualora il Giudice ritenga l ente responsabile. Essa è determinata dal Giudice sulla base di un sistema dimensionato in quote in numero non inferiore a cento e non superiore a mille e di importo variabile fra un minimo di Euro 258,23 ed un massimo di Euro 1.549,37. L entità della sanzione pecuniaria dipende dalla gravità del reato, dal grado di responsabilità dell Ente, dall attività svolta per eliminare o attenuare le conseguenze del reato o per prevenire la commissione di altri illeciti. Il Giudice, nel determinare il quantum della sanzione, tiene anche in considerazione le condizioni economiche e patrimoniali dell Ente. Sono tuttavia previsti casi di riduzione della sanzione pecuniaria. In particolare, la sanzione può essere ridotta: della metà, e non può essere superiore a euro, se l'autore del reato ha commesso il fatto nel prevalente interesse proprio o di terzi e l'ente non ne ha ricavato vantaggio o ne ha ricavato un vantaggio minimo e il danno patrimoniale cagionato è di particolare tenuità; da un terzo alla metà se, prima della dichiarazione di apertura del dibattimento, l ente ha risarcito integralmente il danno e ha eliminato le conseguenze dannose o pericolose del reato, ovvero se è stato adottato e reso operativo un Modello idoneo a prevenire la commissione di ulteriori reati. Nel caso in cui concorrono entrambe le condizioni previste dalle lettere del precedente comma, la sanzione è ridotta dalla metà ai due terzi. 2) Le sanzioni interdittive 10

11 Le sanzioni interdittive possono essere applicate in aggiunta alle sanzioni pecuniarie, ma soltanto se espressamente previste in relazione al reato per cui si procede e nel caso in cui ricorra almeno una delle seguenti condizioni: l ente ha tratto dal reato un profitto di rilevante entità e il reato è stato commesso da un soggetto apicale, o da un soggetto subordinato, ma solo qualora la commissione del reato sia stata determinata o agevolata da gravi carenze organizzative; in caso di reiterazione degli illeciti. Le sanzioni interdittive previste dal Decreto sono: l interdizione, temporanea o definitiva, dall esercizio dell attività; la sospensione o la revoca delle autorizzazioni, licenze o concessioni funzionali alla commissione dell illecito; il divieto di contrattare con la Pubblica Amministrazione, salvo che per ottenere le prestazioni di un pubblico servizio; l esclusione da agevolazioni, finanziamenti, contributi o sussidi e l eventuale revoca di quelli già concessi; il divieto, temporaneo o definitivo, di pubblicizzare beni o servizi. Eccezionalmente applicate con effetti definitivi, le sanzioni interdittive sono usualmente temporanee, in un intervallo che va da tre mesi a due anni, ed hanno ad oggetto la specifica attività alla quale si riferisce l illecito dell ente. Esse possono essere applicate anche in via cautelare, prima della sentenza di condanna, su richiesta del Pubblico Ministero, qualora sussistano gravi indizi della responsabilità dell ente e vi siano fondati e specifici elementi da far ritenere concreto il pericolo che vengano commessi illeciti della stessa fattispecie di quello per cui si procede. Le sanzioni interdittive, tuttavia, non si applicano qualora l ente, prima della dichiarazione di apertura del dibattimento di primo grado: abbia risarcito il danno ed eliminato le conseguenze dannose o pericolose del reato (o, almeno, si sia efficacemente adoperato in tal senso); abbia messo a disposizione dell autorità giudiziaria il profitto del reato; abbia eliminato le carenze organizzative che hanno determinato il reato, adottando e rendendo operativi modelli organizzativi idonei a prevenire la commissione di nuovi reati della specie di quello verificatosi. 3) La confisca Consiste nell acquisizione da parte dello Stato del prezzo o del profitto del reato o di un valore ad essi equivalente. Per profitto del reato si intende il vantaggio di natura economica che deriva 11

12 dall illecito, con la precisazione che per vantaggio economico non si deve intendere né l utile netto né il reddito, bensì un beneficio aggiuntivo di natura patrimoniale. Il Decreto prevede altresì l applicabilità di misure cautelari reali in capo all ente. In particolare: in forza dell art. 53 del Decreto, il Giudice può disporre il sequestro preventivo delle cose di cui è consentita la confisca a norma dell art. 19 del Decreto medesimo; in forza dell art. 54 del Decreto, il Giudice può disporre, in ogni stato e grado del processo di merito, il sequestro conservativo dei beni mobili e immobili dell ente o delle somme o cose allo stesso dovute, se vi è fondata ragione di ritenere che manchino o si disperdano le garanzie per il pagamento della sanzione pecuniaria, delle spese del procedimento e di ogni altra somma dovuta all erario dello Stato. 4) La pubblicazione della sentenza di condanna Consiste nella pubblicazione della condanna una sola volta, per estratto o per intero a spese dell ente, in uno o più giornali indicati dal Giudice nella sentenza nonché mediante affissione nel Comune ove l ente ha la sede principale. Sebbene applicate dal Giudice penale, tutte le sanzioni sono di carattere amministrativo. Il quadro delle sanzioni previste dal Decreto è molto severo, sia per l elevato ammontare delle sanzioni pecuniarie, sia perché le sanzioni interdittive possono limitare di molto l esercizio della normale attività dell Ente, precludendone una serie di affari. Le sanzioni amministrative a carico dell ente si prescrivono al decorrere del quinto anno dalla data di commissione del reato. 1.3 Delitti tentati e delitti commessi all estero L Ente risponde anche degli illeciti dipendenti da delitti commessi o tentati all estero. In base al disposto dell art. 4 del Decreto, allo scopo di sanzionare condotte criminose di frequente verificazione e di evitare facili elusioni dell intero impianto normativo, l Ente che abbia sede in Italia può essere chiamato a rispondere, in relazione a reati contemplati dallo stesso Decreto commessi all estero, al fine di non lasciare sfornita di sanzione una condotta criminosa di frequente verificazione, nonché al fine di evitare facili elusioni dell intero impianto normativo in oggetto. I presupposti su cui si fonda la responsabilità dell Ente per reati commessi all estero sono: il reato deve essere commesso all estero da un soggetto funzionalmente legato all Ente, ai sensi dell art. 5, comma 1, del Decreto; l Ente deve avere la propria sede principale nel territorio dello Stato italiano; l Ente risponde qualora ricorrano i presupposti di cui agli artt. 7, 8, 9, 10 c.p.. 12

13 Se sussistono i casi e le condizioni di cui ai predetti articoli del codice penale, l Ente risponde purché nei suoi confronti non proceda lo Stato del luogo in cui è stato commesso il fatto. Infine, ai sensi dell art. 23 del Decreto, l Ente risponde anche nel caso in cui, essendo destinatario di sanzioni interdittive, abbia, nel proprio interesse o vantaggio, trasgredito agli obblighi o ai divieti inerenti a tali misure o sanzioni. 1.4 Condizioni che determinano l esclusione dalla responsabilità amministrativa Gli artt. 6 e 7 del Decreto prevedono tuttavia forme specifiche di esonero dalla responsabilità amministrativa dell Ente per i reati commessi nell interesse o a vantaggio dello stesso sia da soggetti apicali sia da soggetti sottoposti alla direzione o alla vigilanza dei soggetti apicali. In particolare nel caso di reati commessi da soggetti in posizione apicale o che esercitino, anche di fatto, la gestione ed il controllo dell Ente, esso non risponde se dimostra che: l organo dirigente abbia adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo idoneo a prevenire reati della specie di quello verificatosi (di seguito, in breve, anche Modello ); il compito di vigilare sul funzionamento, sull osservanza e sull aggiornamento del Modello sia stato affidato ad un Organismo di Vigilanza (di seguito, in breve, anche O.d.V. ), dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo; le persone che hanno commesso il reato abbiano agito eludendo fraudolentemente il suddetto Modello; non vi sia stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell O.d.V.. Il Decreto prevede, inoltre, che il Modello: individui le attività nel cui ambito esiste la possibilità che siano commessi reati; preveda specifici protocolli diretti all adozione di idonee decisioni in relazione ai reati da prevenire; individui modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione di tali reati; preveda un obbligo di informazione nei confronti dell O.d.V.; introduca un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello. Per quanto concerne i dipendenti, l art. 7 prevede l esonero dalla responsabilità nel caso in cui l Ente abbia adottato ed efficacemente attuato prima della commissione del reato un Modello idoneo a prevenire reati della specie di quello verificatosi. 13

14 Il Modello prevede, in relazione alla natura e alla dimensione dell organizzazione nonché al tipo di attività svolta, misure idonee a garantire lo svolgimento dell attività nel rispetto della legge e a scoprire ed eliminare tempestivamente situazioni di rischio. L efficace attuazione del Modello richiede: una verifica periodica e l eventuale modifica dello stesso quando sono scoperte significative violazioni delle prescrizioni ovvero quando intervengono mutamenti nell organizzazione o nell attività; un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello. Il Decreto prevede, inoltre, che i Modelli possano essere adottati sulla base dei codici di comportamento redatti dalle associazioni rappresentative di categoria, la cui idoneità ed efficacia sia stata approvata dal Ministero della Giustizia di concerto con gli altri Ministeri competenti. Con riferimento ai reati ed illeciti amministrativi in materia di market abuse, tale valutazione di idoneità viene compiuta dal Ministero della Giustizia, sentita la Consob. E infine previsto che, negli Enti di piccole dimensioni, il compito di vigilanza possa essere svolto direttamente dall organo dirigente. 14

15 2 Linee Guida La predisposizione del presente Modello tiene conto anche delle Linee Guida emanate da Confindustria il 7 marzo 2002 (di seguito le Linee Guida ), integrate in data 3 ottobre 2002 con l Appendice integrativa in tema di reati societari e successivamente aggiornate in data 31 marzo 2008 e in data marzo I punti fondamentali enunciati dalle Linee Guida, possono essere così brevemente riassunti: attività di individuazione delle aree di rischio, volta a evidenziare le funzioni aziendali nell ambito delle quali sia possibile la realizzazione degli eventi pregiudizievoli previsti dal Decreto; predisposizione di un sistema di controllo in grado di prevenire i rischi attraverso l adozione di appositi protocolli. Le componenti più rilevanti del sistema di controllo ideato da Confindustria sono: - Codice Etico; - sistema organizzativo; - procedure manuali ed informatiche; - poteri autorizzativi e di firma; - sistemi di controllo integrato; - comunicazione al personale e sua formazione. Le componenti sopra descritte devono integrarsi organicamente nell architettura del sistema che deve rispettare una serie di principi di controllo, fra cui: verificabilità, documentabilità, coerenza e congruenza di ogni operazione, transazione e azione; applicazione del principio di separazione delle funzioni (nessuno può gestire in autonomia un intero processo); documentazione dei controlli; previsione di un adeguato sistema sanzionatorio per la violazione delle norme del Codice Etico e delle procedure previste dal Modello; individuazione dei requisiti dell Organismo di Vigilanza, riassumibili in: - autonomia e indipendenza; - professionalità; - continuità di azione. E opportuno evidenziare che il mancato rispetto di punti specifici delle Linee Guida non inficia la validità del Modello. Il singolo Modello, infatti, dovendo essere redatto con riferimento alla 15

16 realtà concreta della Fondazione, ben può discostarsi dalle Linee Guida, aventi per loro natura carattere generale. Nell opera di costante aggiornamento e verifica del Modello, la Fondazione tiene conto anche dell evoluzione della best practice di riferimento e delle migliori esperienze a livello internazionale. 16

17 3 Il Modello della Fondazione 3.1 Premessa La Fondazione Teatro del Maggio Musicale Fiorentino, avente sede a Firenze, svolge dal 1928 attività di teatro in Italia e all estero, anno di fondazione e inizio delle rappresentazioni teatrali. Per trasformazione dell Ente Autonomo Teatro Comunale di Firenze, attuata ai sensi dell art. 2, commi 57 e seguenti della Legge 28 dicembre 1995 n. 549 e dell art. 2 del D.Lgs. 29 giugno 1996 n. 367, è stata costituita la Fondazione Teatro del Maggio Musicale Fiorentino. La trasformazione dell ente lirico in fondazione di diritto privato è avvenuta in attuazione del D.Lgs. 29 giugno 1996, n. 367, avente ad oggetto: Disposizioni per la trasformazione degli enti che operano nel settore musicale in fondazioni di diritto privato, e degli ulteriori provvedimenti normativi, modificativi ed integrativi. Inoltre, il D.Lgs. n. 367/1996, all articolo 2, riconosce alle fondazioni derivanti dalla trasformazione degli enti autonomi lirici di cui alla legge n. 800/1967, la natura di enti di prioritario interesse nazionale operanti nel settore musicale. Pertanto ad oggi, la Fondazione è costituita con il concorso dello Stato, della Regione Toscana, del Comune di Firenze e dei soci fondatori ordinari, soci sostenitori, benemeriti e junior. Le attività della Fondazione sono disciplinate dallo statuto, dall art. 11 del Decreto Legge del 9 agosto 2013 n. 91, dal D.Lgs. 29 giugno 1996 n. 367 e sue successive modificazioni ed integrazioni e, per quanto non espressamente previsto, dalle norme del codice civile e dalle disposizioni di attuazione del medesimo. La Fondazione persegue, senza scopo di lucro, la diffusione e lo sviluppo dell arte musicale e della conoscenza della musica, del teatro lirico e della danza, la formazione professionale dei quadri artistici e tecnici e l educazione musicale della collettività. Nell ambito ed in conformità allo scopo istituzionale, la Fondazione può svolgere ogni attività consentita dalla legge, ivi comprese attività commerciali ed accessorie e ogni operazione ritenuta necessaria, utile o comunque opportuna per il raggiungimento delle proprie finalità e quindi ogni attività economica, finanziaria, patrimoniale, immobiliare o mobiliare, ivi compresa, nell ambito delle stesse finalità, la partecipazione non totalitaria in società di capitali, ovvero la partecipazione ad enti diversi dalle società. 3.2 Modello di governance Gli Organi sociali della Fondazione sono rappresentati da: Consiglio di Indirizzo; Presidente; Sovrintendente; Collegio dei Revisori dei conti. 17

18 Il Consiglio di Indirizzo è composto da un numero variabile tra cinque e sette membri, in rappresentanza dei soci fondatori e dei soci privati. I componenti del Consiglio durano in carica cinque anni e sono rieleggibili. Il Consiglio di Indirizzo ha, tra i compiti principali, il potere di: a) approvare il Bilancio preventivo triennale; b) approvare il Bilancio d esercizio annuale; c) approvare la stagione artistica predisposta dal Sovrintendente; d) proporre il nominativo per il ruolo di Sovrintendente; e) approvare la pianta organica; f) esprimere parere preventivo non vincolante sulle assunzioni a tempo indeterminato, le promozioni ed i licenziamenti per giusta causa, nonché su quelli per giustificato motivo oggettivo o soggettivo; g) approvare gli eventuali regolamenti interni. Il Presidente del Consiglio di Indirizzo ha la rappresentanza legale della Fondazione, convoca e presiede il Consiglio stesso e vigila sull esecuzione degli atti deliberati. In caso di assenza od impedimento del Presidente, le sue funzioni sono esercitate dal Vice Presidente. Il Sovrintendente, proposto dal Consiglio di Indirizzo e nominato dall Autorità statale competente in materia di spettacolo (oggi individuabile ed individuata nel Ministro dei Beni e delle Attività Culturali e del Turismo), ha il compito di: a) tenere i libri e le scritture contabili della Fondazione; b) predisporre il Bilancio preventivo e il Bilancio d esercizio annuale con la relativa relazione; c) predisporre i programmi dell attività artistica, di concerto con il Coordinatore Artistico; d) dirigere e coordinare l attività di produzione artistica della Fondazione, le attività connesse e strumentali e il personale dipendente; e) nominare e liberamente revocare propri consulenti e collaboratori tra cui il Coordinatore Artistico e il Direttore amministrativo; f) compiere tutti gli atti di ordinaria e straordinaria amministrazione. Il Collegio di Revisori dei conti è composto di tre membri, nominati con decreto del Ministro dell Economia e delle Finanze di concerto con il Ministro dei Beni e delle Attività Culturali e del Turismo. Il Collegio dei Revisori dei conti vigila sull osservanza della legge e dello Statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione ed in particolare sull adeguatezza dell assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla Fondazione e sul suo corretto 18

19 funzionamento. Il controllo contabile sulla Fondazione, nei termini di cui all art ter del codice civile, è esercitato da una società di revisione iscritta nel registro istituito presso il Ministero della Giustizia. 3.2 Assetto organizzativo Ai fini dell attuazione del presente Modello, riveste inoltre fondamentale importanza l assetto organizzativo della Fondazione. Le principali aree della Fondazione sono: Coordinatore Artistico; Direzione Operativa; Direzione Amministrazione, Finanza e Controllo; Direzione Risorse Umane; Direzione Affari Legali; Direzione Tecnica e Sicurezza; Marketing e Relazioni Istituzionali; Comunicazione e Immagine. 3.3 Motivazioni e finalità del Modello della Fondazione La Fondazione, al fine di assicurare che il comportamento di tutti coloro che operano per conto o nell interesse della stessa sia sempre conforme ai principi di correttezza e di trasparenza nella conduzione degli affari e delle attività aziendali, ha ritenuto opportuno procedere all adozione di un Modello in linea con le prescrizioni del Decreto e sulla base delle Linee Guida emanate da Confindustria. Tale iniziativa, unitamente all adozione del Codice Etico, è stata assunta nella convinzione che l adozione di tale Modello al di là delle prescrizioni del Decreto, che indicano il Modello stesso come elemento facoltativo e non obbligatorio possa costituire un valido strumento per la definizione delle linee di condotta riguardanti tutti coloro che operano per conto della Fondazione. Il presente documento costituisce regolamento interno della Fondazione, vincolante per la medesima. I soggetti ai quali il Modello è rivolto sono tenuti a rispettarne puntualmente tutte le disposizioni che scaturiscono dai rapporti giuridici instaurati con la Fondazione. La Fondazione condanna qualsiasi comportamento difforme, oltre che dalla legge, dalle previsioni del Modello, anche qualora il comportamento sia realizzato nell interesse della Fondazione ovvero con l intenzione di assicurare ad essa un vantaggio. 19

20 I valori fondamentali per Fondazione sono: legalità, integrità ed imparzialità; onestà, trasparenza e lotta alla criminalità; promozione della cultura; responsabilità verso la collettività. Il Modello si propone, inoltre, le seguenti finalità: essere uno strumento di sensibilizzazione per tutti i dipendenti e per tutti gli stakeholder (fornitori, partner commerciali, ecc.), chiamati ad adottare comportamenti corretti e trasparenti, in linea con i valori etici a cui si ispira la Fondazione nel perseguimento del proprio oggetto sociale; diffondere una cultura organizzativa che sia basata sulla legalità, in quanto la Fondazione condanna ogni comportamento, sia pur realizzato nell interesse o a vantaggio della stessa, non conforme alla legge o alle disposizioni interne, ed in particolare alle disposizioni contenute nel proprio modello organizzativo; diffondere una cultura del controllo, che deve governare tutte le fasi decisionali e operative dell attività sociale, nella piena consapevolezza dei rischi derivanti dalla possibile commissione di reati; conseguire un efficace ed efficiente organizzazione aziendale, idonea a prevenire la commissione di reati, ponendo l accento in particolar modo sui processi di formazione ed attuazione delle decisioni e sulla loro trasparenza, sulla previsione di controlli, preventivi e successivi, nonché sulla gestione dell informazione interna ed esterna; adottare misure idonee a migliorare l efficienza nello svolgimento delle attività della Fondazione e ad assicurare il costante rispetto della legge e delle regole, individuando ed eliminando tempestivamente situazioni di rischio. 3.4 Elementi del Modello Le componenti (protocolli) del sistema di controllo preventivo che devono essere attuati a livello aziendale per garantire l efficacia del Modello possono essere strutturate come segue: sistema di principi etici e regole di comportamento finalizzati alla prevenzione dei reati previsti dal Decreto; sistema organizzativo sufficientemente formalizzato e chiaro; sistema autorizzativo inteso come poteri autorizzativi e di firma coerenti con le responsabilità organizzative e gestionali definite; sistema di controlli interni: 20

21 - procedure operative, manuali od informatiche, volte a regolamentare le attività nelle aree a rischio definendone gli opportuni punti di controllo; - sistema di deleghe e procure; - segregazione dei compiti tra chi esegue operativamente un attività, chi la controlla e chi la autorizza; - tracciabilità e documentabilità ex-post: modalità attraverso cui le attività e i controlli condotti nell ambito delle Aree Sensibili trovano adeguata formalizzazione; sistema di controllo di gestione in grado di fornire tempestiva segnalazione dell esistenza e dell insorgere di situazioni di criticità, attraverso presidi manuali e automatici idonei a prevenire la commissione dei reati o a rilevare ex-post eventuali irregolarità che potrebbero contrastare con le finalità del Modello; sistema di gestione della documentazione; sistema di comunicazione e formazione del personale, avente ad oggetto tutti gli elementi del Modello, compreso il Codice Etico; sistema disciplinare adeguato a sanzionare la violazione delle norme del Codice Etico e delle altre indicazioni del Modello; sistema di informazione e segnalazione tra i soggetti coinvolti in ciascun processo. Di seguito vengono descritti i principi su cui si fondano alcuni protocolli del Modello della Fondazione aventi caratteristiche comuni in relazione a tutte le fattispecie di reato previste dal Decreto, mentre fatto comunque salvo quanto prescritto nel presente paragrafo si rinvia alle Parti Speciali per quanto concerne i protocolli aventi caratteristiche specifiche per ciascuna tipologia di reati. Sistema di principi etici e regole di comportamento I destinatari rispettano i principi etici e le regole generali di comportamento nello svolgimento delle proprie attività e nella gestione dei rapporti con colleghi, partner, fornitori e con la Pubblica Amministrazione. Tali norme sono formulate in vari documenti aziendali come di seguito elencati: Codice Etico; principi e regole di comportamento contenute nel presente Modello; procedure (limitatamente ai soggetti destinatari definiti nelle procedure stesse). Il Codice Etico, pur differendo per natura, funzioni e contenuti dal presente documento, ne costituisce parte integrante e ha come fine l indicazione delle regole di comportamento e dei valori etico-sociali di cui deve essere permeata la Fondazione, in parallelo col perseguimento del proprio oggetto sociale e dei propri obiettivi, coerentemente con quanto riportato nel Modello. 21

22 Il Modello presuppone infatti il rispetto di quanto previsto nel Codice Etico, formando con esso un corpus di norme interne finalizzate alla diffusione di una cultura improntata sull etica e sulla trasparenza. Sistema Organizzativo Il Sistema organizzativo della Fondazione (strutture/posizioni organizzative, obiettivi ed aree di responsabilità) viene approvato dal Consiglio di Indirizzo e definito attraverso l emanazione di Ordini di Servizio. Sistema Autorizzativo I requisiti essenziali del sistema di deleghe e procure sono i seguenti: tutti coloro che intrattengono per conto della Fondazione rapporti con la P.A. devono essere delegati in tal senso e ove occorra essere muniti anche di procura; le deleghe e le procure sono coerenti con le relative responsabilità organizzative e gestionali assegnate; ciascuna procura deve definire, in modo specifico ed inequivoco, i poteri conferiti precisandone i limiti; il sistema delle deleghe e delle procure deve essere tempestivamente aggiornato. Sistema di controlli interni: principi generali di controllo Il sistema di controllo è caratterizzato dai seguenti principi generali, posti a base degli strumenti e delle metodologie utilizzate per strutturare i principi di controllo specifici presenti nelle singole Parti Speciali del Modello: segregazione dei compiti: si richiede, coerentemente con la struttura organizzativa della Fondazione, l applicazione del principio di separazione delle attività tra chi autorizza, chi esegue e chi controlla; esistenza di procedure formalizzate: devono esistere disposizioni aziendali e/o procedure formalizzate, idonee a fornire principi di comportamento, modalità operative per lo svolgimento delle attività sensibili nonché modalità di archiviazione della documentazione rilevante; esistenza di un sistema di deleghe e procure coerente con le responsabilità organizzative assegnate: nell ambito delle disposizioni aziendali e/o procedure formalizzate, i poteri autorizzativi e di firma devono essere coerenti con le responsabilità organizzative e gestionali assegnate; essere definiti e conosciuti all interno della Fondazione; essere preferibilmente esercitati in forma congiunta e comunque circoscritti a limiti di valore definiti. 22

23 tracciabilità e verificabilità ex-post delle transazioni tramite adeguati supporti documentali/informatici: ogni operazione relativa all area a rischio deve essere adeguatamente registrata. Il processo di decisione, autorizzazione e svolgimento dell attività sensibile deve essere verificabile ex-post, anche tramite appositi supporti documentali (da archiviare in modo adeguato e per un periodo di tempo di almeno 5 anni) e, in ogni caso, devono essere disciplinati in dettaglio i casi e le modalità dell eventuale possibilità di cancellazione o distruzione delle registrazioni effettuate. Controllo di gestione e flussi finanziari Il sistema di controllo di gestione adottato dalla Fondazione è articolato nelle diverse fasi di elaborazione del budget annuale e di revisione delle previsioni a livello di Fondazione. Il sistema garantisce: la pluralità dei soggetti coinvolti ed un idonea segregazione delle funzioni aziendali interessate nell elaborazione e nella trasmissione delle informazioni; la tempestiva segnalazione dell insorgenza di situazioni critiche attraverso idonei flussi informativi e di reporting. La gestione dei flussi finanziari deve avvenire nel rispetto dei principi di tracciabilità e documentabilità delle operazioni effettuate, nonché di coerenza con i poteri e le responsabilità assegnate. Gestione della documentazione Tutta la documentazione, interna ed esterna, della Fondazione viene gestita con modalità che disciplinano, a seconda dei casi, l aggiornamento, la distribuzione, le registrazioni, l archiviazione. Comunicazione e formazione Al personale deve essere garantita adeguata comunicazione e formazione in relazione ai processi rilevanti ai fini della conoscenza e dell applicazione del Modello e dei protocolli ad esso relativi. Sistema disciplinare Si rimanda a quanto descritto nel successivo capitolo 5. Informazione e segnalazione 23

24 I flussi di informazione e segnalazione tra i soggetti coinvolti in ciascun processo devono essere efficaci, documentati e tempestivi in modo da assicurare l effettiva e concreta applicazione del Modello e dei protocolli ad esso relativi. 3.5 Il processo di predisposizione del Modello La Fondazione, in considerazione delle esigenze poste dal Decreto ha avviato un progetto finalizzato a garantire il costante aggiornamento del Modello. Conseguentemente, la predisposizione del presente documento è stata preceduta da una serie di attività, suddivise in differenti fasi dirette alla costruzione di un sistema di prevenzione e gestione dei rischi, che vengono di seguito descritte. 1) Mappatura delle attività a rischio Obiettivo di questa fase è stata l analisi del contesto aziendale, al fine di mappare le aree di attività della Fondazione in cui possono in astratto essere commessi i reati previsti dal Decreto. L identificazione delle attività aziendali e delle aree a rischio è stata attuata attraverso il preventivo esame della documentazione aziendale (organigrammi, processi principali, procure, procedure, ecc.) e l effettuazione di interviste con i Process Owner delle attività, le cui risultanze sono state formalmente validate dai Responsabili di primo livello e condivise infine con il Vertice della Fondazione. Il risultato di tale attività è stato rappresentato in un documento contenente la mappa di tutte le attività aziendali a rischio. 2) Analisi dei rischi potenziali Con riferimento alla mappatura delle attività, effettuata sulla base dello specifico contesto in cui opera la Fondazione ed alla relativa rappresentazione delle aree sensibili o a rischio, sono stati individuati i reati potenzialmente realizzabili nell ambito dell attività della Fondazione. La Fondazione ha proceduto alla valutazione dei profili di rischio e alla definizione dei conseguenti opportuni presidi, con riferimento ai reati previsti dal Decreto. 3) As-is analysis Individuati i rischi potenziali, si è proceduto con l analisi del sistema dei controlli preventivi esistenti nelle diverse aree a rischio, volta a formulare un giudizio di idoneità sullo stesso finalizzato alla prevenzione dei rischi di reato. In tale fase, si è pertanto provveduto alla rilevazione degli attuali presidi di controllo interno esistenti (procedure formali e/o prassi adottate, verificabilità, documentabilità o tracciabilità 24

25 delle operazioni e dei controlli, separazione o segregazione dei compiti, ecc.) attraverso le informazioni fornite dalle aree aziendali e l analisi della documentazione raccolta. Con riferimento alle aree a rischio come sopra individuate, si è quindi proceduto ad effettuare interviste ai responsabili delle relative funzioni, formalizzate in appositi verbali, con il duplice obiettivo di verificare e meglio definire l ambito delle attività a rischio e di analizzare il sistema di controllo preventivo esistente, al fine di individuare, ove necessario, le opportune azioni migliorative. Nell ambito delle attività di risk assessment, sono state analizzate le seguenti componenti del sistema di controllo preventivo: sistema organizzativo; procedure operative; sistema autorizzativo; sistema di controllo di gestione e relativi flussi informativi; sistema di monitoraggio e di gestione della documentazione; principi etici formalizzati; sistema disciplinare; comunicazione al personale e relativa formazione. La documentazione predisposta nell ambito del risk assessment (oggetto del presente paragrafo) al fine della formalizzazione delle analisi e valutazioni condotte, è disponibile presso l archivio della Fondazione. 4) Gap Analysis Sulla base dei risultati ottenuti nella fase precedente e dal confronto con un modello teorico di riferimento (coerente con il Decreto, con le Linee Guida di Confindustria e con le migliori pratiche nazionali ed internazionali), la Fondazione ha individuato una serie di aree di integrazione e/o miglioramento nel sistema dei controlli, a fronte delle quali sono state definite le opportune azioni da intraprendere. Tali elementi sono stati formalizzati in un documento denominato Action Plan e sono riconducibili ai gap ed agli interventi necessari, rilevati nell ambito delle attività di risk assessment descritte in precedenza. Per quanto riguarda gli output del processo di risk assessment, i dettagli delle tipologie di controlli investigati e i risultati della Gap Analysis, si rimanda alle relative schede, nella loro ultima revisione, incluse nell archivio della Fondazione. 25

26 5) Predisposizione del Modello Nel corso del 2014 è stato dato avvio al progetto di predisposizione del Modello della Fondazione. Il processo ha tenuto conto del nuovo assetto organizzativo, che ha impattato sulle attività, sui processi e sulle logiche organizzative e di gestione, determinando di conseguenza la necessità di avviare un processo di risk assessment volto alla predisposizione del Modello adottato dalla Fondazione. Oltre ai cambiamenti di natura organizzativa descritti in precedenza, va sottolineato anche come il contesto normativo abbia subito significative evoluzioni. 3.6 Struttura del Documento Il presente documento (Modello) è costituito da una Parte Generale e dalle Parti Speciali A, B, C, D, E, F, G, H, predisposte per le diverse categorie di reato contemplate nel Decreto e considerate di potenziale rischio per la Fondazione, così strutturate: Parte Generale, dopo un richiamo ai principi del Decreto, illustra le componenti essenziali del Modello, con particolare riferimento all Organismo di Vigilanza, alla formazione del personale e alla diffusione del Modello nel contesto aziendale ed extraaziendale, al sistema disciplinare e alle misure da adottare in caso di mancata osservanza delle prescrizioni dello stesso; la Parte Speciale A è relativa alle tipologie specifiche di reati previste ai sensi degli articoli 24, 25, 25-ter, comma 1, lettera s-bis) e 25-decies del Decreto, ossia per i reati realizzabili in danno della Pubblica Amministrazione o dell Amministrazione della Giustizia (Induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all autorità giudiziaria) e per il reato di corruzione tra privati; la Parte Speciale B è relativa alle tipologie specifiche di reati ai sensi dell articolo 25- ter del Decreto, cioè per i c.d. reati societari; la Parte Speciale C è relativa alle tipologie specifiche di reati previste ai sensi dell articolo 25- bis e 25-bis.1, ossia i delitti in materia di falsità in monete, in carte di pubblico credito in valori in bollo e in strumenti o segni di riconoscimento e delitti contro l'industria e il commercio; la Parte Speciale D è relativa alle tipologie specifiche di reati previste ai sensi dell articolo 24-ter, art. 25-quater, art. 25-quinquies, art. 25-octies, art. 25-duodecies, art. 10 della legge 16 marzo 2006 n.146, ossia i delitti di criminalità organizzata, terrorismo, delitti contro la personalità individuale, reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare, transnazionali ; la Parte Speciale E è relativa alle tipologie specifiche di reati previsti ai sensi dell articolo 25-noviess, ossia i delitti in materia di violazione del diritto d autore; 26