AIAD COMITATO QUALITÀ

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1 Federazione Aziende Italiane per l Aerospazio, la Difesa e la Sicurezza Via Nazionale, Roma - Tel.:+39 (06) Fax: +39 (06) Internet: AIAD COMITATO QUALITÀ Procedura di Gestione della documentazione dello Schema di Certificazione del Settore Aerospaziale Document Management Procedure for the Aerospace Sector Certification Scheme Questo documento fornisce le indicazioni per la preparazione, classificazione, verifica, approvazione, diffusione, aggiornamento, archiviazione e conservazione della documentazione del CBMC ed AAB. Questo documento fornisce le indicazioni per la preparazione, classificazione, verifica, approvazione, diffusione, aggiornamento, archiviazione e conservazione della documentazione del CBMC ed AAB. 25 Marzo 2012 Questo documento è di proprietà dell AIAD che si riserva i diritti sanciti dalla Legge

2 Pagina 2 di 12 INDICE DEI CONTENUTI / INDEX OF CONTENTS INDICE DEI CONTENUTI / INDEX OF CONTENTS 2 STATO DI AGGIORNAMENTO E RELATIVA APPROVAZIONE / REVISIONS AND APPROVALS 3 1. FINALITÀ / SCOPE 4 2. RIFERIMENTI / REFERENCES 4 3. DEFINITIONI / DEFINITIONS 5 4. ACRONIMI / ACRONYMS 6 5. RESPONSABILITÀ / RESPONSIBILITY 6 6. MODALITÀ OPERATIVE / OPERATIVE MODALITIES PREDISPOSIZIONE E RICEZIONE / PREPARATION AND RECEIPT PREDISPOSIZIONE / PREPARATION RICEZIONE E GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE DI ORIGINE ESTERNA E INTERNA / RECEIPT AND MANAGEMENT OF EXTERNAL AND INTERNAL DOCUMENTATION IDENTIFICAZIONE / IDENTIFICATION DISTRIBUZIONE DELLE PROCEDURE / PROCEDURE DISTRIBUTION PROCEDURE OPERATIVE / OPERATIVE PROCEDURES REVISIONE DELLE PROCEDURE / PROCEDURE REVISION ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE / ARCHIVING AND CONSERVATION ALLEGATI / ANNEXES 12

3 Pagina 3 di 12 STATO DI AGGIORNAMENTO E RELATIVA APPROVAZIONE / REVISIONS AND APPROVALS Ediz. Issue Data Date Motivo della revisione Reason of revision Emissione base Edizione bilingue Bilingual issue Sostituito AECMA con ASD, corretto traduzione inglese Allegato B, aggiunto Allegato C a seguito visita di Sorveglianza EU OPMT Replaced AECMA with ASD modified English translation of Annex B, added Annex C following EU OPMT oversight visit Aggiornamento a seguito rilievi e opportunità di miglioramento Internal Audit CBMC-AAB-TPAB del e OPMT Oversight del Update following Internal Audit CBMC-AAB-TPAB dated and OPMT Oversight dated findings and OFI Aggiornamento a seguito rilievi e opportunità di miglioramento Internal Audit CBMC-AAB-TPAB del Update following Internal Audit CBMC-AAB-TPAB dated Adeguamento ai nuovi requisiti della EN Updated to the new EN requirements Paragrafi e pagine interessati Interested paragraph and page Tutte All , 13 1, 4, 5, 6, 12 Firma Signature

4 Pagina 4 di FINALITÀ / SCOPE Lo scopo di questa procedura è di precisare le modalità di redazione, emissione, controllo, approvazione, revisione, archiviazione e distribuzione della documentazione relativa al sistema di accreditamento, al fine di non lasciare indeterminata alcuna fase critica del processo relativo : Accreditamento e sorveglianza degli Enti di Certificazione operanti nel settore aerospaziale, dei sistemi della difesa e dello spazio; Gestione dell'autenticazione, riautenticazione dei Valutatori aerospaziali; Approvazione degli Enti di Formazione e dei relativi corsi previsti dalla EN Si applica alla gestione delle procedure AIAD che si riferiscono al funzionamento del CBMC Italiano, nel suo insieme. Disciplina la formalizzazione delle attività di redazione, archiviazione, conservazione e distribuzione della documentazione correlata al processo di gestione dello schema di certificazione, sia che si tratti di documenti prodotti internamente dal CBMC o da AIAD o da EAQG, sia che si tratti di documenti di origine esterna o delle registrazioni risultanti dalle relative attività La corretta applicazione della procedura consente di mantenere adeguatamente aggiornata la documentazione del sistema di accreditamento, al fine di rendere disponibile, ove serve, un supporto di conoscenza, aggiornato ed idoneo, sui processi critici per la Qualità. The purpose of this procedure is to specify the formalities of editing, issue, control, approval, revision, filing and distribution of the documentation related to the accreditation system, with the purpose not to leave any critical phase of the process of : Accreditation and oversight of the Certification Bodies working in the aerospace sector, of the defence and space systems; Management of the authentication, reauthentication of the Aerospace Auditor; Approval of Training Providers and related training courses foreseen by EN Is applicable to the management of AIAD procedures related to the operation of the Italian CBMC, in its whole. Regulates the formalization of the activities of preparation, filing and distribution of the correlated documentation to the accreditation process, both for documents internally produced by the CBMC or by AIAD or by ASD, both for documents of external origin. The correct application of the procedure allows to adequately maintain updated the documentation of the accreditation system, with the purpose to make available, where necessary, a support of knowledge, updated and suitable, on the critical processes for the Quality. 2. RIFERIMENTI / REFERENCES EN Serie Aerospaziale Sistemi di gestione per la Qualità Requisiti per il programma di Certificazione / Accreditamento dei Sistemi di Gestione per la Qualità per Aviazione, Spazio and Difesa EN Serie Aerospaziale - Sistemi di gestione per la Qualità Parte 002 Requisiti per la Sorveglianza dei programmi di Certificazione / Accreditamento dei Sistemi di Gestione per la Qualità Aerospaziali. EN Aerospace Series Quality Management Systems Requirements for Aviation, Space and Defence Quality Management Systems Certification / Registration Programs EN Aerospace Series Quality Management Systems Part 002 Requirements for Oversight of Aerospace Quality Management System Registration / Certifications Programs.

5 Pagina 5 di 12 EN Serie Aerospaziale - Sistemi di gestione per la Qualità Parte 003 Requisiti dei Corsi per la Formazione e la Competenza dei Valutatori Aerospaziali. Procedura EAQG-OPMT 500 Controllo dei documenti delle procedure EAQG- OPMT. Procedura EAQG-OPMT 501 Compiti e responsabilità EAQG-OPMT, procedu-ra operativa e requisiti generali. Procedura EAQG-OPMT 502 Processo di Sorveglianza EAQG-OPMT. Procedura EAQG-OPMT 503 Processo di autenticazione dei valutatori (AAB) EAQG-OPMT. Procedura EAQG-OPMT 504 Processo del gruppo di lavoro EAQG-OPMT per la formazione. Procedura EAQG-OPMT 505 Politiche e processi del Travel Provider. AIAD/CBMC/001 Organizzazione, ruolo, responsabilità e attività del Certificazione (CBMC) nel Settore Aerospaziale e del. AIAD/AAB/001 Criteri di applicazione della procedura per l Autenticazione dei Valutatori con Esperienza Aerospaziale. AIAD/TPAB/001 Processo di Approvazione degli Enti di Formazione (TP) EN Aerospace Series Quality Management Systems Part 003 Requirements for Aerospace Auditor Competency and Training Courses. EAQG-OPMT Procedure 500 Document Control of EAQG OPMT Procedures EAQG-OPMT Procedure 501 Term of reference, operating procedure and general requirements. EAQG-OPMT Procedure 502 EAQG-OPMT Oversight Process. EAQG-OPMT Procedure 503 EAQG-OPMT Auditor Authentication Body (AAB) Process. EAQG-OPMT Procedure 504 EAQG OPMT Training Working Group (WG) Process. EAQG-OPMT Procedure 505 EAQG OPMT Travel Provider Policy and Process. AIAD/CBMC/001 Organisation, role, responsibility and activity of the Italian Certification Bodies Management Committee (CBMC) in the Aerospace Sector and by the Auditor Authentication Board (AAB). AIAD/AAB/001 Procedure for the Authentication of the Aerospace Experienced Auditors (AEA) application criteria. AIAD/TPAB/001 Training Providers (TP) Approval Process 3. DEFINITIONI / DEFINITIONS Le definizione incluse nelle : norme delle serie ISO 9000, ISO 17000, ISO 19011, EN 9104; procedure della serie EAQG-OPMT 500; procedure AIAD/CBMC/001, AIAD/AAB/001 e AIAD/TPAB/001 sono applicabili a questo documento. Definitions included in : ISO 9000, ISO 17000, ISO 19011, EN 9104 series of standards; EAQG-OPMT 500 series of procedures; AIAD/CBMC/001, AIAD/AAB/001 and AIAD/TPAB/ 001 procedures are applicable to this document.

6 Pagina 6 di ACRONIMI / ACRONYMS AAB Comitato di Autenticazione dei Valutatori Aerospaziali AIAD Federazione Aziende Italiane per l Aerospazio, la Difesa e la Sicurezza CB Ente di Certificazione CBMC Comitato di Gestione Enti di Certificazione EAQG European Aerospace Quality Group IAQG International Aerospace Quality Group RCQ AIAD Referente del Comitato Qualità dell AIAD. AAB Auditor Approval Body AIAD The Aerospace, Defence & Security Trade Federation CB Certification Body CBMC Certification Body Management Committee EAQG European Aerospace Quality Group IAQG International Aerospace Quality Group AIAD QCR AIAD Quality Committee Referent. 5. RESPONSABILITÀ / RESPONSIBILITY L elaborazione e la preparazione di ciascuna Procedura Operativa, così come di ogni altro documento relativo al funzionamento del CBMC è compito del Referente del Comitato Qualità dell AIAD (RCQ AIAD), che ne cura l adeguatezza del contenuto, richiedendo il supporto e la collaborazione del Segretario del CBMC e, per gli aspetti decisionali, al Presidente del CBMC in modo da produrre documenti congruenti con le esigenze dello stesso CBMC e di altri eventuali dispositivi prescrittivi che dovessero entrare a far parte del Sistema Qualità di fatto esistente per la gestione del CBMC. I documenti esterni (leggi e regolamenti, ecc.) sono tenuti in ordine e aggiornati dal RCQ AIAD. L esigenza di distribuzione interna della documentazione necessaria al funzionamento del CBMC è definita dal RCQ AIAD e dalla Presidenza, che approvano la lista di distribuzione. The elaboration and the preparation of every Operational Procedure, as of every other document related to the operation of the CBMC is performed of the AIAD Quality Committee Referent (AIAD QCR), that takes care of the adequacy of the content of it, asking for the support and the collaboration of the CBMC Secretary and, for the decisional aspects, to the President of the CBMC in order to produce congruent documents with the CBMC needs and others possible prescriptive devices that had to belong to the existing Quality System for the management of the CBMC. The external documents (laws and rules, etc.) are kept in order and adjourned by the AIAD QCR. The demand of inside distribution of the documentation needed to the operation of the CBMC is defined by the AIAD QCR and from the Presidency, that approve the list of distribution. 6. MODALITÀ OPERATIVE / OPERATIVE MODALITIES L'estensione e la natura del processo di documentazione delle attività del CBMC e di predisposizione delle relative registrazioni è stata sviluppata in modo adeguato ai processi gestiti dagli Enti di Certificazione e alle prescrizioni di ACCREDIA (NAB). Sono state predisposte delle procedure di tipo cartaceo, ma la distribuzione a tutti i membri del CBCM e dell AAB avviene tramite l'accesso ad un apposito sito Internet o tramite invio per posta elettronica. Il RCQ AIAD provvede a mantenere aggiornato l'indice di distribuzione dei documenti emessi. The extension and the nature of the process to document CBMC s activities and predisposition of the relative records has been developed in a suitable way with the processes managed by Certification Bodies and ACCREDIA s (NAB) prescriptions. Some procedures have been prepared on paper format, but the distribution to all the members of the CBCM occurs through the access to a special Internet site or through dispatch of electronic mail. The AIAD QCR maintain the index of distribution of the issued documents updated.

7 Pagina 7 di PREDISPOSIZIONE E RICEZIONE / PREPARATION AND RECEIPT PREDISPOSIZIONE / PREPARATION La predisposizione della documentazione del CBMC è curata dal RCQ AIAD con la collaborazione delle parti interessate ai processi disciplinati, tenendo conto delle prescrizioni ASD e di quelle derivanti dalle attività del CBMC stesso. Al termine di questa fase, il RCQ AIAD sottopone alla Presidenza la bozza dei documenti prodotti per un analisi critica (revisione) e per la successiva approvazione. In occasione della revisione dei documenti, prima della loro emissione, viene valutata anche la leggibilità degli stessi, in particolare quando si tratta di traduzioni da originali in lingua diversa dall'italiano. La documentazione descrittiva e la modulistica predisposta per consentire le registrazioni del sistema di accreditamento si basano sull analisi dei: Processi del CBMC e le relative attività Regolamenti, norme e leggi nazionali, e tecniche relative. L approvazione della documentazione prodotta è documentata dalla firma della stessa Presidenza, apposta nei documenti originali (le altre sono copie). Date le contenute dimensioni del CBMC, la figura del RCQ AIAD, attualmente coincide con quella del Responsabile di analoga funzione dell'aiad. Ogni Procedura, sulla prima pagina (copertina), riporta i seguenti elementi: Logo e indirizzo dell AIAD, seguito da AIAD Comitato Qualità Titolo del documento. Indicazioni sul contenuto del documento Codice identificativo documento Numero della Edizione e della Revisione The predisposition of the documentation of the CBMC is taken care of by the AIAD QCR with the collaboration of the interested parts to the disciplined processes, keeping track of the ASD prescriptions and of those derived from CBMC activities. At the end of this phase, the AIAD QCR submits the draft of the documents produced for a critical analysis (revision) and for the following approval to the Presidency. When a revision of the documents occurs, before their issue, the legibility of the same is also appraised, particularly when are translations from originals in different language from Italian. The descriptive documentation and the predisposed forms to allow the record keeping of the accreditation are based on the analysis of the: CBMC Processes and the related activities Rules, norms and national laws and relative techniques. The approval of the produced documentation is documented by the signature of the same Presidency, on the original documents (the other ones are copies). Considering the relative small dimensions of the CBMC, the figure of the AIAD QCR, currently coincides with that of the Responsible of analogous function of the AIAD. Every Procedure, on first page (cover sheet), brings the following elements: AIAD logo and address followed by AIAD Quality Committee Title of the document. I Information on the content of the document Document identification code Issue and Revision number

8 Pagina 8 di 12 Data di emissione Issue date La prima pagina (copertina) non riporta l indicazione della pagina pur costituendo la pagina 1. La pagina due delle procedure riporta l indice dei contenuti. La pagina tre delle procedure riporta lo stato di aggiornamento con : Oggetto della revisione Tabella delle firme di approvazione Tutte le pagine successive alla prima devono contenere: Nel riquadro in alto a sinistra, la data della edizione o della revisione e l indicazione del numero di pagina e del numero delle pagine totali del documento. Nel riquadro in alto, al centro, il titolo del documento. Nel riquadro in alto. a destra, il logo AIAD. A piè di pagina, al centro, il codice identificativo del documento ed il numero della edizione o della revisione. Eventuali allegati (moduli o figure) richiamano il documento di appartenenza, con il numero indicativo della procedura stessa, ed ordinati con lettera. The first page (cover sheet) does not report page number although it constitutes page 1. Page two of the procedures report the Index of Contents. Page three of the procedures bring the revisions status with: Reason of the revision Approvals signature table All the following pages to the first one have to contain: In the top left box, the issue of revision date and the indication of the page number and the total number of pages of the document. In the top middle box, the title of the document. In the top right box, the AIAD logo. In the middle of the footer, the identification code of the document and the issue or revision number. Possible attachments (forms or figures) recall the document of affiliation, with the indication of the same procedure number, ordered by letter RICEZIONE E GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE DI ORIGINE ESTERNA E INTERNA / RECEIPT AND MANAGEMENT OF EXTERNAL AND INTERNAL DOCUMENTATION Per lo svolgimento delle attività del CBMC, è ovviamente necessaria della documentazione prodotta esternamente, come, ad esempio, le procedure originali EAQG o documenti di agreement con enti esterni. Tutti i documenti di origine esterna sono archiviati dal RCQ AIAD di AIAD in un apposito contenitore e registrati nel Registro di carico delle pubblicazioni CBMC / AAB. Lo stesso RCQ AIAD provvede, su base semestrale, ad effettuare un controllo sullo stato di aggiornamento di tali documenti, acquisendo gli eventuali aggiornamenti ed eliminando quelli obsoleti. For the carrying out of the CBMC activities, it is obviously necessary documentation externally produced as, for instance, the EAQG original procedures or documents of agreement with external bodies. All the documents of external origin are filed by the AIAD QCR in a special container and recorded in the CBMC / AAB documentation register. The same AIAD QCR provides, on half yearly base, to control the updating status of such documents, acquiring the possible updatings and eliminating those obsolete.

9 Pagina 9 di IDENTIFICAZIONE / IDENTIFICATION Ogni documento prodotto per conto del CBMC o di AIAD per il CBMC dovrà essere identificato in modo univoco dal codice del documento stesso. Di tutta la documentazione relativa al funzionamento del CBCM esiste un registro di carico che indica lo stato di revisione e relativa data, originatore e numero delle copie distribuite. Every document product on behalf of the CBCM or by AIAD for the CBCM shall be identified in univocal way with the code of the same document. A register of the whole documentation related to the operation of the CBCM exists, that points out the state of revision and the relative date, the originator and the number of the copies distributed. 6.3 DISTRIBUZIONE DELLE PROCEDURE / PROCEDURE DISTRIBUTION Alla distribuzione delle Procedure Operative provvede il RCQ AIAD, con le seguenti modalità: la documentazione cartacea superata viene ritirata a cura della Segreteria durante la distribuzione della documentazione aggiornata. La documentazione disponibile sul sito Internet del CBMC, o distribuita per , è da considerare valida solo dopo comunicazione ad hoc da parte dell RCQ AIAD. In tal modo si evita l impiego accidentale di documenti obsoleti. The AIAD QCR provides for the distribution of the Operational Procedures with the following formalities: the superseded paper documentation is withdrawn by the Secretariat office during the distribution of the updated documentation. The documentation available on the CBMC Intranet website or distributed via , can be considered valid only after a dedicated memo issued by the AIAD QCR. In such way the accidental use of obsolete documents is avoided PROCEDURE OPERATIVE / OPERATIVE PROCEDURES Le Procedure Operative sono distribuite solamente in forma controllata, salvo precise disposizioni della Presidenza. Le Procedure Operative sono distribuite e registrate in apposito registro. Le eventuali richieste di Enti esterni, interessati alla ricezione di documenti del CBMC, ne debbono fare richiesta formale, che viene registrata dalla Segreteria dello stesso CBMC. L autorizzazione alla distribuzione è concessa dalla Presidenza con comunicazione all RCQ AIAD. The Operational Procedures are only distributed in controlled way, except precise dispositions of the Presidency. The Operational Procedures are distributed and recorded on a dedicated register. Possible needs from external Bodies, interested to the receipt of CBMC documents, shall be formally requested and recorded by the CBCM Secretariat. The authorization for the distribution is granted by the Presidency with formal notification to the AIAD QCR. La Segreteria provvede alla distribuzione solo dopo l autorizzazione dell RCQ AIAD che, nel frattempo, ha assegnato il numero di copia. The Secretariat provides for the distribution only after AIAD QCR who, in the meantime, assign the copy number. 6.4 REVISIONE DELLE PROCEDURE / PROCEDURE REVISION Ogniqualvolta se ne prospetta la necessità, il RCQ AIAD provvede alla revisione delle Procedure Operative o degli altri documenti prodotti, secondo Every time is deemed necessary, the AIAD QCR handles the revision of the Operational Procedures or of the other documents produced in accordance

10 Pagina 10 di 12 le stesse modalità adottate per la prima emissione. In occasione delle riunioni del CBCM, la Segreteria provvede alla predisposizione ed all'invio dell'ordine del Giorno, alla verbalizzazione delle posizioni dei membri e delle decisioni adottate, alla registrazione ed invio dei verbali approvati. Per la predisposizione di documenti di sistema si attiva il RCQ AIAD con il Segretario del CBMC ed il Presidente. Lo stato di revisione o il numero dell edizione dei documenti deve essere indicato sulla prima pagina del documento stesso, con indicazione, a pagina tre, delle cause della stessa revisione o edizione. I verbali di riunione riporteranno la data di approvazione o lo stato di bozza da approvare. Il testo revisionato è riportato in carattere rosso. Dove e se possibile il documento deve indicare la natura della modifica apportata. Nel caso in cui la revisione di un documento riguardi la modifica di aspetti significativi dello stesso, oppure porti ad un documento carente in chiarezza, ad esempio a causa della sovrapposizione di successive modifiche e correzioni, il documento stesso deve essere riemesso in una nuova edizione. Il destinatario del documento revisionato è tenuto a distruggere immediatamente la copia superata. Solo il RCQ AIAD può (e deve) mantenere una copia della documentazione obsoleta, dopo averla adeguatamente contrassegnata con il timbro [COPIA ANNULLATA]. to the same formalities adopted for the first issue. During CBMC meetings, the CBMC Secretariat handles the predisposition and the dispatch of the agenda, to minute the positions of the members and the decisions taken, to the recording and dispatch of the approved minutes. For the predisposition of documents of system the AIAD QCR is activated with the CBMC Secretary and the President. The revision or issue status of the documents has to be suitable on the first page of the same document, with indication, on page three, of the reasons of the same revision or issue. The minutes of meetings will bring the date of approval or the state of draft to be approved. The revised text is written in red. Where and if possible the document has to point out the nature of the introduced change. In the case where the revision of a document is related to the change of significant aspects of the same, or will carry to a poor unclear document, for instance because of the overlap of following changes and corrections, the same document has to be reissued in a new edition. The recipient of the revised document is obliged to immediately destroy the superseded copy. Only the AIAD QCR can (and shall do it) maintain an obsolete copy of the documentation, after properly marked it with the stamp [CANCELLED COPY]. 6.5 ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE / ARCHIVING AND CONSERVATION La documentazione di funzionamento del CBMC viene conservata a cura degli interessati che la hanno ricevuta in copia. Una copia master (gli originali firmati per approvazione dalla Presidenza), viene conservata a cura della Segreteria. I documenti di origine esterna, sono conservati dal RCQ AIAD, che li protocolla e li prende a carico. Tutti i documenti afferenti il processo di accreditamento e le attività del CBMC, sono conservati in locali protetti contro danni per cause naturali, in armadi e classificatori, onde facilitare sia l archiviazione, sia la loro rintracciabilità. The CBMC operational documentation is preserved by the involved parties that have received a copy. A master copy (the original ones signed for approval by the Presidency), is preserved by the Secretariat office. The documents of external origin, are preserved by the AIAD QCR, that registers and keep them. All the documents related to the accreditation process and CBMC activities, are preserved in places protected against damages for natural causes, in closets and classifiers, to facilitate both the filing and their traceability.

11 Pagina 11 di 12 I documenti relativi alle persone fisiche gestiti dall'aab, sono archiviati e conservati, nel rispetto delle leggi nazionali, dal RCQ AIAD. Tutti i documenti di tipo elettronico sono conservati in copia di backup in luogo diverso da quello di normale archiviazione, a cura della Segreteria AIAD. Nell Allegato C della presente procedura sono elencati i moduli utilizzati per la gestione delle attività che, una volta compilati, costituiscono le registrazioni attestanti il loro corretto svolgimento in accordo alle procedure applicabili. In aggiunta a quanto sopra, sono anche considerate registrazioni : Verbali di riunione del CBMC; Verbali di riunione dell AAB; Lettere AIAD associate al processo di autenticazione dei valutatori (esempio : lettera di autenticazione ed invio Certificato); Lettere AIAD associate al processo di approvazione dei TP e ai relativi corsi; Appelli e reclami. Le registrazioni sono archiviate e conservate presso gli uffici AIAD per un periodo minimo di 6 anni. Tutte le registrazioni conservate presso gli uffici AIAD sono accessibili unicamente a : personale sia AIAD che facente parte del CBMC e dell AAB che abbia preventivamente firmato il modulo Accettazione di carica, impegno di riservatezza e dichiarazione di imparzialità; Nota : Le registrazioni relative all accreditamento e alla Sorveglianza di un CB non sono accessibili ai rappresentanti degli altri CB facenti parte del CBMC, per ovvie ragioni di riservatezza. OP Assessors facenti parte dei team di sorveglianza EAQG / IAQG in possesso di Annex I (rif. EN ) debitamente compilato. I verbali di riunione del CBMC, dell AAB e tutti i report relativi alle attività di Oversight sono inoltre disponibili, tramite modalità di accesso controllato, nell area riservata del sito web di AIAD. The documents related to the physical people managed by the AAB, are filed and preserved, in respect of the national laws, from the AIAD QCR. All the electronic type documents are preserved in backup copy in a different place from that of normal filing, edited by the AIAD Secretariat office. Annex C of these procedure list all forms used for the management of the activities that, when compiled, represent the records showing compliance of their correct application in accordance with the applicable procedures. In addition to what above, are also considered records : CBMC meeting minutes; AAB meeting minutes; AIAD letters associated with auditor authentication process (e.g. : authentication letter and submittal of the Certificate); AIAD letters associated with the approval of TP s and related training courses; Appeals and Compliants. Records are filed and kept at AIAD offices for a minium period of 6 years. All records maintained at AIAD offices are available only to : AIAD personnel or members of CBMC and AAB that has previously signed the Accettazione di carica, impegno di riservatezza e dichiarazione di imparzialità form; Note: Records related to a CB accreditation and oversight are not available to the other CB representatives in the CBMC, for obivious confidentiality reasons. OP Assessors members of the EAQG / IAQG oversight teams holding an Annex I (Ref. EN ) duly compiled. CBMC, AAB meetings minute and all report related to oversight activities are also available, through controlled access, in the private area of the AIAD web site.

12 Pagina 12 di ALLEGATI / ANNEXES Allegato A Elenco generale dei documenti AIAD-CBMC Annex A AIAD-CBMC documents master list

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