PROCEDURA REGISTRAZIONI

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1 REGISTRAZIONI Rev. 1 Pagina 1 di 14 REGISTRAZIONI COPIA N Unica DISTRIBUITA A CED n. revisione 0 1 Data Emissione Redatto Firma Resp. data REVISIONI Descrizione Prima emissione Precisazione in merito alla distribuzione controllata della documentazione del SGQ. Inserita esemplificazione della PO Precisazione in riferimento all utilizzo dei documenti master forniti da terzi Introduzione codici identificativi della modulistica da utilizzare Verificato Firma RGQ data Rif. paragrafo Approvazione Rif. pagina - 7 di di di di 14 Firma COORD data

2 REGISTRAZIONI Pagina 2 di 14 INDICE 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE RIFERIMENTI ACRONIMI LEGENDA FLOW CHART DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA FLOW CHART PROCESSO DOCUMENTI Descrizione processo tenuta sotto controllo dei documenti FLOW CHART PROCESSO DI IDENTIFICAZIONE DOCUMENTI Descrizione processo di identificazione documenti MODULISTICA...14

3 REGISTRAZIONI Pagina 3 di 14 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Lo scopo della presente procedura è quello di descrive le modalità, le responsabilità e le azioni relative alla gestione dei seguenti processi: tenuta sotto controllo dei documenti; identificazione dei documenti. In tale momento INCA-CGIL intende verificare la fattiva applicazione delle modalità operative in conformità alla documentazione di sistema qualità ed alla norma di riferimento, monitorando e valutando così la capacità dei processi di raggiungere gli obiettivi posti. 2 RIFERIMENTI Norma UNI EN ISO 9001:2000 p.to ACRONIMI DIR COORD RES OPE RGQ RSPP CED COF COT CPR CVO Direzione provinciale Coordinatore regionale Responsabile di Zona (operatore) Operatore Resp. Gestione Qualità regionale/provinciale Resp. Servizio Prevenzione e Protezione regionale/provinciale Centro Elaborazione Dati Commissione formazione regionale/provinciale Commissione tecnica regionale/provinciale Collaboratore a progetto regionale/provinciale Collaboratore Volontario regionale/provinciale

4 REGISTRAZIONI Pagina 4 di 14 4 LEGENDA FLOW CHART INPUT/OUTPUT DECISIONE DOCUMENTO ATTIVITA' PROCESSO INTERCONNESSIONE INIZIO/FINE CONNESSIO NE FLUSSO

5 REGISTRAZIONI Pagina 5 di 14 5 DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA 5.1 Flow chart processo tenuta sotto controllo dei documenti Inizio task 1 Redazione documento 1 task 2 Modifiche documento no Verifica documento check1 si no Approvazione documento check2 si task 3 Distribuzione documento task 4 Revisione documento task 5 Gestione documento

6 REGISTRAZIONI Pagina 6 di Descrizione processo tenuta sotto controllo dei documenti Task 1 Preparazione documento: L attività di preparazione consiste nella scrittura del documento da parte di RGQ attraverso la descrizione delle attività interessate, con l indicazione delle responsabilità delle persone che sono coinvolte nello svolgimento delle attività stesse. La preparazione è il frutto della raccolta di informazioni e dati, realizzata da RGQ con la collaborazione dei Responsabili di Funzione e di tutto il personale interessato, la quale consente di descrivere in modo dettagliato e comprensibile la realtà organizzativa, attraverso l esposizione delle modalità di svolgimento delle attività. Il documento viene redatto in bozza, per l identificazione si rimanda alla connesione 1. Check 1 Verifica documento: L attività di verifica, viene eseguita da RGQ e i Responsabili individuati e consiste nel controllo di: correttezza e congruenza dei contenuti del documento rispetto ai requisiti delle normative di riferimento; coerenza e congruenza rispetto alla realtà organizzativa. Ad esito negativo segue il task 3 relativo alle modifiche, altrimenti si prosegue nel check 2 di approvazione. Check 2 Approvazione documento: DOCUMENTAZIONE DI ORIGINE INTERNA L attività di approvazione, a carico di COORD, avviene a seguito della verifica effettuata dal RGQ, attraverso il controllo della coerenza dei contenuti con gli input che l hanno originata e con le caratteristiche della struttura organizzativa. DOCUMENTAZIONE DI ORIGINE ESTERNA L approvazione all utilizzo dei documenti di origine esterna (norme, leggi, regolamenti,ecc) avviene tramite comunicazione scritta o attraverso l attività di formazione diretta (l evidenza oggettiva è rappresentata dalla registrazione dell attività svolta sulla scheda di formazione presente sul sistema informativo). Se il documento di origine esterna è presente sul sistema informativo (SIINCA ed altri strumenti) la presenza in esso/i attesta il controllo del documento stesso. Ad esito negativo si attiva il task 2 modifiche, altrimenti si prosegue al task 3 distribuzione. Task2 Modifiche documento: A seguito dei controlli di verifica ed approvazione può essere opportuno dare luogo a modifiche alla documentazione, prima di renderla ufficialmente in vigore, in questo caso sulla bozza si dà evidenza del contenuto modificato; in seguito si ripercorrono i check di verifica ed approvazione sopra esposti.

7 REGISTRAZIONI Pagina 7 di 14 Task3 Distribuzione documento: La distribuzione dei documenti può avvenire in forma controllata o non controllata (es., su richiesta di enti). In caso di distribuzione non controllata, RGQ non è obbligato a tenere aggiornato il ricevente sulle modifiche effettuate in date successive alla consegna. In caso di distribuzione controllata,(manuale,procedure,ecc) verso soggetti esterni è cura di RGQ della sedi regionale/provinciale utilizzare il modulo Lista di Distribuzione sempre compilata con le seguenti informazioni: - Codice identificativo del documento; - Indice di revisione; - Numero di copia; - Destinatario; - Data di distribuzione; - Firma del destinatario per ricevuta. Di tale Lista di Distribuzione, ne viene redatta una per la gestione dei seguenti documenti: a) Il Manuale Qualità; b) Le Procedure gestionali; c) Ogni altro eventuale documento sia interno che esterno (Norme,regolamenti,ecc) che necessiti di distribuzione per uso. Al momento in cui un documento del sistema qualità viene superato da una revisione, il CED su indicazione del COORD della sede regionale ha il compito di sostituirlo dal sistema informativo con il documento ultimo. Si considera distribuzione controllata la documentazione del sistema qualità presente sulla rete intranet accessibile dal sito in versione di sola lettura.

8 REGISTRAZIONI Pagina 8 di 14 Task4 Revisione documento: Qualora sorga l esigenza di modificare la documentazione in vigore (es.: a seguito del riesame del sistema, mutamenti organizzativi, mutamenti normativi,...), la proposta di modifica viene presentata dal personale o dal RGQ regionale/provinciale. COORD verificata la necessità di revisione della documentazione del sistema assegna al personale interessato l incarico; successivamente il RGQ verifica la coerenza con i contenuti della norma di riferimento. Se l esito del controllo effettuato dal RGQ è positivo COORD procede alla verifica della fattibilità a livello organizzativo apponendo se positiva la firma di approvazione sul documento stesso. Per la redazione del documento il RGQ e il COORD provvedono ad assicurare la sospensione totale o parziale dell utilizzo dei documenti in corso di revisione, al fine di verificare l impatto organizzativo/tecnico delle modifiche, che aggiorneranno il documento e la sua identificazione iniziale, sia in intestazione di pagina che al piè di pagina. Si aggiornano poi i documenti del sistema ove si richiama l indice e stato di revisione del documento, vedi identificazione documenti e qualora sia stato distribuito si aggiorna la Lista di distribuzione. Quando la revisione interessa un documento di origine esterna, il CED provvede all aggiornamento dei documenti sul sistema informativo. Task5 Gestione documento: A seguito dell approvazione il CED conserva una copia (master o file di back up) di tutti i documenti in uso (manuale della qualità, procedure gestionali e operative, modulistica e documenti di origine esterna). Per i documenti di origine esterna RGQ effettua una continua ricerca delle informazione tramite internet, contatti con associazioni, contatti con enti committenti o direttamente dal personale dell organizzazione. Per tutti i documenti master si predispone back-up periodico a cura del CED.

9 REGISTRAZIONI Pagina 9 di 14 Flow chart processo di identificazione documenti 1 Inizio task 1 Identificazione documento task 2 task 3 task 4 task 5 Manuale Procedure ed istruzioni Moduli Documentidiorigineesterna, normeleggieregolamenti task 6 Archiviazione Descrizione processo di identificazione documenti Task 1 Identificazione documento: I documenti di S.Q. devono essere identificati in maniera tale da renderli prontamente verificabili, da coloro che li utilizzano come linee guida o strumenti nell applicazione delle modalità operative definite. Le tipologie individuate nel nostro S.Q. sono: Documenti della qualità: essi sono prescrittivi per le attività operative e sono generati all interno dell organizzazione (si veda manuale della qualità, procedure gestionali e

10 REGISTRAZIONI Pagina 10 di 14 operative, modulistica). Si considerano documenti della qualità anche quei documenti che provengono dall esterno quali norme, leggi e regolamenti, prescrizioni del cliente/utente, che impattano sulla qualità del servizio reso. Registrazioni della qualità: sono le evidenze documentali che dimostrano l effettiva applicazione delle modalità operative definite, considerando come tali anche le registrazioni che devono essere redatte a seguito di prescrizioni normative, prescrizioni del cliente/utente. Nell eventuale fase di sperimentazione i documenti, ove possibile, sono identificati con la dicitura bozza. Task 2 Manuale della Qualità: Il Manuale della Qualità, MQ è costituito da sezioni o capitoli da 0 a 8. Abbiamo un fronte pagina con l indicazione di : - estremi dell organizzazione in tutte le sue sedi; - normativa di riferimento (UNI EN ISO 9001:00); - firma del RGQ della sede regionale; - firma del COORD; - indicazione dell indice di edizione e data(ogni 10 revisioni il manuale viene riemesso nella successiva edizione); La prima pagina deve riportare l indice del manuale. Di seguito deve essere indicato lo stato delle revisione dei paragrafi del manuale della qualità. L intestazione di ogni sezione del manuale deve riportare le seguenti informazioni: MANUALE DELLA QUALITA Titolo MQ 00 Rev. 00 Pag. X di Y

11 REGISTRAZIONI Pagina 11 di 14 Task 3 Procedure gestionali e/o operative: La procedura si definisce per descrivere il flusso di attività che costituiscono il o i processi, qualora si ritenga necessario si possono realizzare istruzioni in cui vengono dettagliate le attività. Ogni prima pagina di singola procedura o istruzione viene cosi identificata: PROCEDURA PG 00 GESTIONALE TITOLO Rev. Data Pagina x di y - per le procedure gestionali la codifica è la seguente PG 00: PG indica la procedura gestionale della qualità; 00 indica il numero progressivo della procedura. n. revisione Data Emissione REVISIONI Descrizione Rif. paragrafo Rif. pagina Redatto Verificato Approvazione Firma Resp. Firma RGQ data Firma COORD data Il contenuto minimo di ogni procedura gestionale è così strutturato: a) scopo e campo di applicazione, ovvero l oggetto delle modalità operative; b) riferimenti alla norma ISO 9001:00; c) acronimi, indicanti i responsabili di funzione in organigramma; d) legenda flow chart; e) descrizione del processo, attraverso un diagramma di flusso, flow chart, e la successiva descrizione delle singole attività costituenti il processo: possono essere task, ovvero descrizione di attività, o check, descrizione di attività di verifica e controllo a seguito dei task; f) modulistica.

12 REGISTRAZIONI Pagina 12 di 14 Una procedura gestionale può avere come oggetto più processi indicati nello scopo e campo di applicazione. La revisione di una procedura gestionale si mantiene sotto controllo attraverso l aggiornamento degli elementi di cui sopra che identificano il documento. Procedura PO.00_xy Processo: Servizio: Responsabile Processo: Rev. Data: Pagina - per le procedure operative la codifica è la seguente PO 00_XY: PO indica la procedura operativa della qualità; 00 indica il riferimento alla procedura da cui nasce la procedura operativa; _XY indica il codice ministeriale del servizio. L intestazione a pie di pagina deve riportare i seguenti campi: Redatto Operatore/Responsabile Firma Data: Verificato Responsabile Firma Data: Approvato Coord Firma Data: Il contenuto minimo di ogni procedura operativa è così strutturato: a) numero attività; b) descrizione attività; c) responsabile attività; d) dati ingresso attività; e) dati uscita attività; f) monitoraggio attività; g) responsabile monitoraggio. La revisione di una procedura operativa si mantiene sotto controllo attraverso l aggiornamento degli elementi di cui sopra che identificano il documento. Task 4 Modulistica: La modulistica in uso presso l organizzazione viene così identificata: a) logo dell organizzazione; b) nome del documento; c) codice alfa numerico così strutturato: mod. 00-PGXY (00 indica il numero progressivo della modulistica collegata alla procedura gestionale e XY indica il riferimento alla procedura);

13 REGISTRAZIONI Pagina 13 di 14 d) Revisione e data. Possono essere utilizzati nel corso dei processi operativi anche documenti master forniti da terzi (enti previdenziali, assistenziali, ecc), in questo caso si utilizza l identificazione già presente sugli stessi; ricordiamo però che essi qualora siano documenti di evidenza delle nostre attività, devono essere prelevati dagli Enti di riferimento e archiviati come registrazioni della qualità. Una modifica ad un modello genera l aggiornamento dello stesso. Task 5 Documenti di origine esterna: I documenti di origine esterna sono identificati tramite la codifica e titolo dell ente emittente, per l uso interno dell organizzazione vengono validati dalle procedure operative. Task 6 Archiviazione: Durante l applicazione delle modalità operative di sistema il personale dell organizzazione genera le registrazioni della qualità, tali documenti devono essere archiviati dai responsabili individuati per fornire evidenza dell applicazione del S.Q. L archiviazione deve avvenire in luoghi tali da evitarne il danneggiamento, il deterioramento o lo smarrimento e garantirne la pronta rintracciabilità. Nella definizione dei tempi si tenga conto di quanto previsto da normative applicabili alla singola documentazione. Per l archiviazione mediante supporti informatici, si predisponga un periodico back-up di salvataggio dati. Per i documenti della qualità, almeno una copia di ogni documento superato da successiva revisione, deve essere archiviato per un periodo minimo di 2 anni, tale documento deve essere identificato mediante dicitura SUPERATO ed archiviato in una cartella personale del RGQ. 5.2 Gestione delle registrazioni Le registrazioni sono quei documenti necessarie per fornire l evidenza oggettiva: a) al Cliente della conformità del servizio ai requisiti contrattuali; b) agli enti di controllo della conformità del sistema di gestione per la qualità alle norme di riferimento; c) al COORD per verificare l efficace funzionamento del sistema di gestione per la qualità e del conseguimento degli obiettivi e della politica della qualità.

14 REGISTRAZIONI Pagina 14 di 14 Tali documenti sono richiamati nel Mod. 01-PG05 Elenco dei documenti e delle registrazioni in cui si indica da chi e dove le registrazioni sono archiviate, quali sono i tempi di archiviazione previsti in conformità alla normativa applicabile ed alle esigenze interne. I responsabili dell archiviazione devono: verificare che le registrazioni siano leggibili e prontamente identificabili; garantirne la pronta rintracciabilità; conservarle in condizioni ambientali idonee a prevenire danni, deterioramenti o smarrimenti; eliminare fisicamente le registrazioni il cui tempo di conservazione sia scaduto, a meno di esplicite richieste da parte del COORD. 6 MODULISTICA Mod. 01-PG05 Elenco dei documenti e delle registrazioni