Ricevere la posta elettronica

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1 5 Ricevere la posta elettronica In questo capitolo: Ricevere la posta elettronica Leggere la posta elettronica Gestire la Posta in arrivo Lavorare con gli allegati Inoltrare e rispondere ai messaggi Gestire la posta indesiderata Lavorare con la Creazione guidata Regole Contrassegnare un messaggio Per ricevere i messaggi di posta che ti vengono inviati, Microsoft Outlook 00 si connette a un server di posta nel quale sono conservati i messaggi (per esempio server che si trovano nella rete locale o su Internet) e scarica i messaggi o copie di essi nella tua cartella Posta in arrivo. Da qui, puoi leggere un messaggio, rispondere, inoltrarlo a qualcun altro, contrassegnarlo per un azione successiva e aprire i file allegati. Nella maggior parte dei casi, dopo essere stati scaricati, i messaggi vengono automaticamente eliminati dal server. Outlook può inoltre filtrare la posta indesiderata bloccando i messaggi che contengono particolari parole o frasi o che provengono da determinati indirizzi. Puoi modificare questi filtri in modo da bloccare i messaggi provenienti da mittenti sgraditi e lasciare passare i messaggi che desideri leggere. Inoltre puoi impostare le Regole di Outlook, che ti aiutano a gestire i messaggi spostandoli in determinate cartelle, contrassegnandoli o elaborandoli in altri modi secondo regole da te definite. Questa sezione mostra come ricevere, leggere, rispondere, contrassegnare e inoltrare i messaggi in Outlook. Imparerai come gestire la Posta in arrivo eliminando, salvando e stampando i messaggi. Infine, imparerai come occuparti della posta indesiderata, impostare regole per personalizzare il tuo lavoro con la posta e lavorare con gli allegati ai messaggi. 69

2 Ricevere la posta elettronica Con Outlook è semplice ricevere i messaggi in arrivo. Puoi impostare Outlook per scaricare i nuovi messaggi a intervalli fissi, oppure scaricarli manualmente quando lo desideri. Scaricare la posta automaticamente Fai clic su Opzioni nella scheda File. Fai clic su Avanzate. Fai clic su Invio/Ricezione. 4 Seleziona l opzione Pianifica invio/ ricezione automatica ogni X minuti. 5 Digita il numero di minuti desiderato per il periodo tra un download e un altro. 6 Fai clic su Chiudi e chiudi la finestra di dialogo Opzioni Outlook. 7 I messaggi che compaiono in grassetto sono quelli che non sono ancora stati letti. 8 La prossima volta che avvierai Outlook, verranno scaricati tutti i nuovi messaggi. Potrai visualizzarli facendo clic sulla cartella Posta in arrivo Ricevere la posta elettronica

3 Ricevere la posta elettronica Scaricare la posta automaticamente Fai clic su Invia/Ricevi in tutte le cartelle nella scheda Invia/Ricevi della barra multifunzione. Fai clic sull icona Posta in arrivo nel riquadro di spostamento per vedere i nuovi messaggi. Se hai configurato Outlook per diversi servizi di posta, per esempio un server di Microsoft Exchange e un servizio di posta Internet, oppure due diversi server di posta Internet, facendo clic su Invia/Ricevi in tutte le cartelle nella barra multifunzione verranno scaricati i nuovi messaggi da tutti i server. Se vuoi scaricare i messaggi da un solo server, fai clic sul pulsante Gruppi di invio/ricezione della scheda Invia/Ricevi della barra multifunzione e poi seleziona un server dal menu. Il numero totale dei messaggi contenuti nella cartella Posta in arrivo è indicato nella barra di stato, e il numero di messaggi non letti compare nella barra di stato e a fianco dell icona Posta in arrivo nel riquadro di spostamento. Ricevere la posta elettronica 7

4 Leggere la posta elettronica Dopo aver ricevuto un messaggio nella Posta in arrivo, puoi visualizzarlo in anteprima o leggerne i contenuti. La cartella Posta in arrivo visualizza il nome del mittente, l oggetto del messaggio, la data di ricezione, le dimensioni del messaggio e gli eventuali allegati. Individuare i nuovi messaggi Fai clic sull icona Posta elettronica nel riquadro di spostamento per vedere i nuovi messaggi. Seleziona Riquadro di lettura nella scheda Visualizza della barra multifunzione, quindi fai clic su In basso nel sottomenu. Fai clic sulla colonna Ricevuto per ordinare i nuovi messaggi secondo la data di ricezione. I messaggi non letti sono visualizzati in grassetto. Prova questo! Fai clic una volta sulla colonna Ricevuto. Se la data più recente è in cima all elenco, l ordinamento va dalla data più recente alla meno recente. Fai clic nuovamente sulla colonna Ricevuto per invertire l ordinamento, dal meno recente al più recente. Per trovare un messaggio inviato da un mittente specifico, fai clic sulla colonna Da. I messaggi vengono ordinati alfabeticamente in base al nome del mittente. Se il riquadro di lettura è visualizzato a destra, puoi fare clic su Più recente all inizio o Meno recente all inizio per cambiare l ordine dei messaggi nella Posta in arrivo. 7 Leggere la posta elettronica

5 Ricevere la posta elettronica Aprire i messaggi Fai clic sull icona Posta in arrivo nel riquadro di spostamento per vedere i nuovi messaggi. Fai clic sul messaggio che vuoi leggere. Visualizza i contenuti nel riquadro di lettura. 4 Fai doppio clic sul messaggio per aprirlo. 5 Visualizza il messaggio nella sua finestra. 4 5 Prova questo! Puoi fare in modo che Outlook mostri qualche riga di ogni messaggio se scegli Anteprima dal pulsante Cambia visualizzazione posto sulla scheda Visualizzazione della barra multifunzione. In questo modo le prime righe del messaggio sono visualizzate nella cartella Posta in arrivo. Per disattivare il riquadro di lettura, seleziona Riquadro di lettura dalla scheda Visualizza e scegli Disattivato dal sottomenu. Per riattivarlo, seleziona A destra o In basso dal menu Riquadro di lettura. Leggere la posta elettronica 7

6 Gestire la Posta in arrivo Dopo qualche tempo, la tua Posta in arrivo si riempirà con centinaia di messaggi. Trovare i messaggi diventerà più difficile, e lo spazio occupato su disco crescerà. Puoi arginare questi problemi con una buona gestione della Posta in arrivo. Per esempio puoi eliminare i messaggi che non servono, salvare i messaggi importanti e stampare una copia cartacea di un messaggio per leggerlo o conservarlo in uno schedario. Eliminare i messaggi che non servono Fai clic sull icona Posta in arrivo nel riquadro di spostamento per vedere i messaggi contenuti. Seleziona il messaggio che vuoi eliminare. Fai clic su Elimina nella scheda Home della barra multifunzione. Attenzione Outlook non ti chiede se sei sicuro di voler eliminare un messaggio. Assicurati di voler eliminare il messaggio prima di premere CANC o scegliere il comando Elimina. Puoi premere CTRL+Z per annullare l eliminazione. I messaggi eliminati vengono spostati nella cartella Posta eliminata e possono essere riportati nella cartella Posta in arrivo, se necessario. Se elimini dei messaggi dalla cartella Posta eliminata, invece, vengono persi per sempre (a meno che non li avessi prima copiati in un altra cartella). Se utilizzi Exchange Server, però, puoi recuperare gli elementi eliminati entro un periodo impostato dall amministratore. Vedi anche Per saperne di più sulla gestione di elementi e cartelle, vedi la sezione, Gestire elementi e cartelle, a partire da pagina Gestire la Posta in arrivo

7 Ricevere la posta elettronica Salvare i messaggi importanti Fai clic sull icona Posta in arrivo nel riquadro di spostamento per vedere i messaggi contenuti. Seleziona il messaggio che vuoi salvare facendo clic su di esso. Fai clic sulla scheda File e scegli Salva con nome. 4 Se vuoi salvare il messaggio con un nome diverso dall oggetto del messaggio, fai clic sulla casella Nome file e digita un nuovo nome. 5 Scegli una cartella in cui conservare il messaggio. 6 Fai clic su Salva Attenzione Quando salvi un messaggio in un formato diverso da.msg, la formattazione potrebbe cambiare. In questo caso, potresti avere difficoltà a leggere il messaggio senza modificarlo. Per salvare il messaggio in un formato diverso da.msg, fai clic sull elenco Salva come e seleziona il formato. Puoi salvare i messaggi come testo, HTML, MHT, modello di Outlook e due formati messaggio. Può essere utile se vuoi aprire il messaggio in un altra applicazione, come un elaboratore di testi o un browser Web. Nota che non puoi salvare un messaggio di testo normale come HTML. Gestire la Posta in arrivo 75

8 Stampare una copia di un messaggio Visualizza o seleziona un messaggio nella cartella Posta in arrivo. Fai clic su Stampa nella scheda File. Fai clic sull elenco a discesa Stampante e seleziona la stampante che vuoi utilizzare. 4 Fai clic sull opzione Stile di stampa che desideri. 5 Fai clic su Stampa. 5 4 Con un messaggio aperto, fai clic su Stampa immediata dalla barra di accesso rapido per stampare con la stampante predefinita. Se Stampa immediata non è presente nella barra di accesso rapido, puoi personalizzare la barra per aggiungere questa opzione. Utilizza i pulsanti nell angolo in basso a destra della pagina Stampa per controllare le opzioni di anteprima di stampa. 76 Gestire la Posta in arrivo

9 Ricevere la posta elettronica Lavorare con gli allegati Quando ricevi un allegato in un messaggio, puoi aprirlo direttamente dal messaggio, salvarlo nel disco rigido per aprirlo da lì, oppure stamparlo direttamente dal messaggio. I messaggi contenenti allegati mostrano un icona a forma di graffetta a sinistra del nome dell autore del messaggio o sotto la data di ricezione del messaggio, in base alla posizione e alle dimensioni del riquadro di lettura. Aprire un allegato Fai clic sull icona Posta in arrivo nel riquadro di spostamento per vedere i messaggi contenuti. Fai clic sul messaggio contenente l allegato. Fai doppio clic sull allegato nel riquadro di lettura. Vedi anche Per informazioni su come allegare file ai messaggi che invii, vedi Inviare un file per posta elettronica a pagina 6. Per aprire un allegato, devi avere un applicazione che supporti quel tipo di file. Per esempio, se ricevi un file di PowerPoint (.ppt o.pptx), devi avere nel tuo computer PowerPoint, Visualizzatore di PowerPoint o un applicazione simile per vedere il file. Attenzione Alcuni file che ricevi da un altro utente, come programmi, pagine Web e file di script, possono contenere virus. Dovresti salvare tutti i file eseguibili nel tuo sistema e utilizzare un programma antivirus che controlli il file prima di aprirlo. Se ricevi un allegato da qualcuno che non conosci (come spesso capita con la posta indesiderata) non dovresti mai aprirlo. Limitati a cancellare il messaggio. Lavorare con gli allegati 77

10 Salvare un allegato Fai clic sull icona Posta in arrivo nel riquadro di spostamento per vedere i messaggi contenuti. Fai clic sul messaggio contenente l allegato. Fai clic con il pulsante destro del mouse sull allegato nel campo Allegati. 4 Seleziona Salva con nome dal sottomenu. 5 Seleziona la cartella in cui vuoi salvare il fi l e. 6 Apporta le modifiche necessarie al nome del file. Il nome predefinito è quello assegnato dal mittente quando ha allegato il file al messaggio. 7 Fai clic su Salva Lavorare con gli allegati

11 Ricevere la posta elettronica Inoltrare e rispondere ai messaggi Quando ricevi un messaggio, puoi rispondere direttamente al mittente, oppure inoltrare il messaggio ad altri o inviare una risposta a chiunque abbia ricevuto il messaggio. Quando rispondi a un messaggio, Outlook mantiene il testo originale e ti fa aggiungere il testo nuovo sopra quello originale. Il nome del mittente diventa il nome del destinatario, e davanti all oggetto viene anteposto R: per indicare che il messaggio è una risposta. Rispondere a un messaggio di posta elettronica Fai clic sull icona Posta in arrivo nel riquadro di spostamento per vedere i messaggi contenuti. Fai clic sul messaggio a cui vuoi rispondere. Fai clic su Rispondi nella scheda Home della barra multifunzione. 4 Fai clic nello spazio sopra la riga del messaggio originale, e digita la risposta. 5 Fai clic su Invia. 5 4 Quando rispondi a messaggi che contengono allegati, la risposta non conterrà il file allegato. Per rispondere a tutti i destinatari del messaggio, fai clic su Rispondi a tutti nella scheda Home della barra multifunzione. Inoltrare e rispondere ai messaggi 79

12 Inoltrare un messaggio di posta elettronica Fai clic sull icona Posta in arrivo nel riquadro di spostamento per vedere i messaggi contenuti nella cartella Posta in arrivo. Fai clic sul messaggio che vuoi inoltrare. Fai clic su Inoltra nella scheda Home della barra multifunzione. 4 Aggiungi l indirizzo a cui vuoi inoltrare il messaggio. 5 Fai clic nello spazio sopra la riga del messaggio originale, e digita un messaggio, se lo desideri. 6 Fai clic su Invia Vedi anche Per informazioni su come selezionare i destinatari dei messaggi, vedi Scrivere un messaggio di posta elettronica a pagina 46. Quando inoltri dei messaggi che contengono allegati, il messaggio inoltrato conterrà l allegato. 80 Inoltrare e rispondere ai messaggi

13 Ricevere la posta elettronica Gestire la posta indesiderata Proprio come succede nella tua cassetta delle lettere di casa, è possibile che nella tua Posta in arrivo giungano molti messaggi di posta indesiderata (detta anche spam). Con Outlook puoi impostare dei filtri che selezionano la posta in arrivo in modo che la posta indesiderata venga spostata in una cartella separata, contrassegnata o eliminata. Inoltre Outlook ti permette di attivare dei filtri di posta per visualizzare nella Posta in arrivo solo dei messaggi specifici. Attivare i filtri di posta indesiderata Fai clic su Posta indesiderata nella scheda Home della barra multifunzione. Seleziona Opzioni posta elettronica indesiderata. Seleziona un livello di protezione per la posta indesiderata. 4 Se lo desideri, scegli altre opzioni di protezione. 5 Fai clic su OK. 4 Vedi anche Per maggiori informazioni su come impostare regole e filtri, vedi Lavorare con la Creazione guidata Regole a pagina Gestire la posta indesiderata 8

14 Bloccare un mittente Nella cartella Posta in arrivo, fai clic su un messaggio inviato da qualcuno che vuoi aggiungere all elenco dei mittenti di posta indesiderata. Fai clic su Posta indesiderata nella scheda Home della barra multifunzione. Seleziona Blocca mittente dal sottomenu. Potrebbe comparire una finestra che indica che il mittente è stato aggiunto all elenco di posta indesiderata. Fai clic su OK. Un modo per diventare bersaglio di posta indesiderata è compilare questionari e altri moduli online sui siti Web. Normalmente, questi moduli richiedono l indirizzo di posta elettronica. Per ridurre la quantità di posta indesiderata ricevuta, puoi evitare di compilare moduli online oppure fornire l indirizzo di un account di posta creato appositamente. Attenzione Se aggiungi per errore un mittente all elenco Mittenti bloccati, tutti i messaggi di questo mittente potrebbero essere eliminati appena sono ricevuti da Outlook. Se pensi che un mittente attendibile sia stato aggiunto al filtro della posta indesiderata, vedi la procedura seguente per rimuoverlo dall elenco. 8 Gestire la posta indesiderata

15 Ricevere la posta elettronica Impostare il filtro della posta indesiderata Fai clic su Posta indesiderata nella scheda Home e seleziona Opzioni posta elettronica indesiderata. Fai clic sulla scheda Mittenti bloccati. Per rimuovere un mittente dall elenco Posta indesiderata, seleziona un nome e fai clic su Rimuovi. 4 Per aggiungere un mittente all elenco Mittenti bloccati, fai clic su Aggiungi. 5 Digita l indirizzo di posta o il dominio del mittente di posta indesiderata. 6 Fai clic su OK. 7 Fai clic su OK Se necessario, puoi bloccare un intero dominio. Facendolo, blocchi tutti i messaggi provenienti da tutti gli indirizzi di quel dominio. Gestire la posta indesiderata 8

16 Lavorare con la Creazione guidata Regole Le regole sono azioni che Outlook esegue sui messaggi per organizzarli. Una volta impostate le regole, molte azioni di organizzazione verranno eseguite automaticamente da Outlook non appena arrivano i nuovi messaggi. Per facilitare Creare una regola basata su un messaggio l uso delle regole, Outlook offre la Creazione guidata Regole, che ti accompagna attraverso il processo di creazione di una regola facendo riferimento a un messaggio che hai già ricevuto. Puoi anche creare una regola da zero. Nella cartella Posta in arrivo, fai clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio su cui vuoi basare la nuova regola. Fai clic su Regole, Crea regola dal menu di scelta rapida per visualizzare la finestra di dialogo Crea regola. Scegli la condizione da applicare alla regola. 4 Seleziona l azione che vuoi fare eseguire ad Outlook sui messaggi che soddisfano la condizione. Per esempio, seleziona l opzione Sposta elemento nella cartella. 5 Fai clic su Selezione cartella. 6 Scegli la cartella in cui vuoi spostare i messaggi. 7 Fai clic su OK per chiudere le due finestre Le condizioni e le azioni disponibili nella finestra di dialogo Crea regola sono solo alcune tra quelle disponibili in Outlook. La Creazione guidata Regola, a cui puoi accedere facendo clic su Regole, Gestisci regole e avvisi dalla scheda Home della barra multifunzione, offre molte altre condizioni e azioni per le regole dei messaggi. Puoi selezionare più condizioni in cui applicare la nuova regola. Quando lo fai, però, la regola non si applica a meno che siano soddisfatte tutte le condizioni. 84 Lavorare con la Creazione guidata Regole

17 Ricevere la posta elettronica Creare una regola da zero Con la Posta in arrivo aperta, fai clic su Regole, poi seleziona Gestisci regole e avvisi dalla scheda Home. Fai clic su Nuova regola. Fai clic su Applica regola ai messaggi ricevuti sotto Crea nuova regola. 4 Fai clic su Avanti. (continua alla pagina seguente) Prova questo! Per eseguire le regole manualmente, fai clic su Applica regole nella finestra Regole e avvisi. Seleziona le regole che vuoi eseguire e fai clic su Applica. 4 Lavorare con la Creazione guidata Regole 85

18 Creare una regola da zero (continua) 5 Scegli la condizione in base a cui applicare la regola. 6 Se la condizione richiede una configurazione aggiuntiva, fai clic sul collegamento nel campo Passaggio e inserisci le informazioni. 7 Fai clic su Avanti. 8 Seleziona le azioni da eseguire sul messaggio. 9 Se l azione richiede una configurazione aggiuntiva, fai clic sul collegamento nel campo Passaggio e inserisci le informazioni. 0 Fai clic su Avanti. Seleziona le eccezioni alla regola. Fai clic su Avanti. Digita un nome per la regola. 4 Seleziona Attiva regola. 5 Fai clic su Fine Lavorare con la Creazione guidata Regole

19 Ricevere la posta elettronica Contrassegnare un messaggio Quando ricevi un messaggio, potresti non avere il tempo o le informazioni necessarie per dare subito una risposta. In questi casi, puoi contrassegnare un messaggio per ricordarti di completarlo più tardi. Puoi impostare Contrassegnare un messaggio per il completamento diversi tipi di contrassegno, per esempio per ricordarti di rispondere per posta elettronica, di inoltrare il messaggio ad altri o di rispondere telefonicamente. Nel riquadro della Posta in arrivo, fai clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio su cui vuoi ritornare. Seleziona Completa. Seleziona l azione per il completamento, oppure fai clic su Aggiungi promemoria per aprire la finestra di dialogo Personalizza. 4 Seleziona la casella di controllo Promemoria. 5 Seleziona una data per il promemoria. 6 Seleziona un ora per il promemoria, quindi fai clic su OK. 4 Prova questo! Nella finestra di dialogo Contrassegna per il completamento, imposta un contrassegno con scadenza oggi 0 minuti dopo l ora attuale. Allo scadere del tempo, Outlook ti ricorda di completare il messaggio. 5 6 Vicino a un messaggio contrassegnato compare una bandierina. Contrassegnare un messaggio 87

20 Impostare lo stato di completamento Nel riquadro della Posta in arrivo, fai clic sul contrassegno di completamento per eliminarlo o impostarlo. Altrimenti, fai clic con il pulsante destro sul messaggio e fai clic su Segna come completata. Quando elimini un contrassegno di completamento, vicino all oggetto del messaggio compare un segno di spunta. Se in seguito deciderai di voler rimettere il contrassegno, fai clic con il pulsante destro sul messaggio, seleziona Completa dal sottomenu, deseleziona l opzione Segna come completata e fai clic su OK. Vedi anche Per informazioni su come rispondere ai messaggi, vedi Inoltrare e rispondere ai messaggi a pagina Contrassegnare un messaggio