GESTIONE DEGLI ESAMI PER PAZIENTI INTERNI

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1 CEDURA 1 GESTIONE DEGLI ESAMI PER PAZIENTI INTERNI REDAZIONE VERIFICA ED APVAZIONE NOME FUNZIONE NOME FUNZIONE FIRMA Schiavon LRS Piaserico DL LRS: LAUREATO RESPONSABILE DI SETTORE RGQ: RESPONSABILE GESTIONE QUALITÀ DL: DIRETTORE LABORATORIO Zardo RGQ REVISIONE DATA NOME FUNZIONE FIRMA Zardo RGQ Zardo RGQ N.B. IL DOCUMENTO È DI ESCLUSIVA PRIETÀ DELL'AZIENDA U.L.S.S. N 8 ASOLO E NON PUÒ ESSERE RIDOTTO IN ALCUN MODO E/O DIVULGATO A TERZI SENZA AUTORIZZAZIONE SCRITTA. N.B. IL DOCUMENTO PUÒ SUBIRE MODIFICHE E/O AGGIORNAMENTI. È IMPORTANTE PERTANTO CHE L'UTILIZZATORE SI ACCERTI DI ESSERE IN POSSESSO DELL' ULTIMA EDIZIONE EMESSA. Laboratorio Presidio Ospedaliero di Castelfranco Veneto Via dei Carpani n. 16/z - tel fax Laboratorio Presidio Ospedaliero di Montebelluna Via Togliatti n. 1 tel fax

2 CEDURA 2 INDICE Pag 1 SCOPO CAMPI DI APPLICAZIONE GENERALITA' MODALITA' DI ACCETTAZIONE DELLE RICHIESTE IN DnWeb Emergenze Celere Routine POCT RACCOLTA ED IDENTIFICAZIONE DEI CAMPIONI TRASFERIMENTO DELLE RICHIESTE INFORMATICHE DA DnWeb AL SISTEMA INFORMATICO DEL LABORATORIO MODIFICHE ALLA RICHIESTA DI ESAME TRASPORTO DEI CAMPIONI Dai reparti di degenza al laboratorio analisi Dal P.O. di Montebelluna a quello di Castelfranco... 7

3 CEDURA 3 1. SCOPO Lo scopo della presente Procedura è quello di definire le modalità di accettazione per la corretta gestione delle richieste di esami dei pazienti seguiti presso i reparti di diagnosi e cura dei P.O. di Castelfranco Veneto e Montebelluna che afferiscono al Laboratorio Analisi. 2. CAMPI DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica a tutte le richieste di esami provenienti dai reparti di diagnosi e cura dei Presidi Ospedalieri di Castelfranco Veneto e Montebelluna. 3. GENERALITA' Per inserire una richiesta l'operatore deve accedere, tramite programmi appositi, all'anagrafica del paziente ed inserire i dati quali: data ed ora di esecuzione del prelievo, medico richiedente, gli esami richiesti ed eventualmente in 'nota' le informazioni cliniche. Le richieste di analisi per i pazienti ricoverati sono programmate direttamente dai reparti attraverso il programma DNWeb. Gli esami di pazienti che afferiscono a: Pronto Soccorso, o sono in Osservazione Breve (OBI), vengono immatricolati con AIRO Ambulatori specialistici di reparto gestiti vengono immatricolati con TCup in quanto da un punto di vista informatico sono considerati come esterni e la gestione è definita da procedure interne ai reparti. La spiegazione del funzionamento di AIRO e di TCup è descritta nei relativi manuali reperibili nel sito intranet aziendale a cui si rimanda. 4. MODALITA' DI ACCETTAZIONE DELLE RICHIESTE IN DnWeb Una volta aperto il programma l'operatore deve inserire la password personale che permette l'accesso alla lista dei reparti di degenza e degli ambulatori. L'utente seleziona il reparto desiderato cliccando sull'icona: la finestra che si apre riporta la lista dei pazienti ricoverati nel reparto. X

4 CEDURA 4 Da questa schermata è possibile accedere a: : Dati Anagrafici del Paziente : Richieste (sono consultabili le richieste effettuate precedentemente e già trasferite) : Nuova Richiesta (per inserire una nuova richiesta di esami) Cliccando su Nuova Richiesta si apre una schermata che permette all'operatore di scegliere la modalità di immatricolazione dell'esame, a seconda della tempistica con cui è necessario avere il risultato, in relazione alla gravità del caso: 4.1 Emergenze. Questa modalità di accettazione va riservata alle EMERGENZE, casi in cui la gravità della situazione clinica mette a rischio la vita del paziente Gli esami vengono immatricolati come ESAMI EMERGENTI, caratterizzati come LIVELLO DI PRIORITA' 2, vengono accettati dal laboratorio 24 ore su 24 per tutti i giorni dell anno, il referto viene fornito il prima possibile, compatibilmente coi tempi di analisi, al massimo entro 60 minuti. Il pannello di esami richiedibili in urgenza è fisso, una eventuale richiesta di esame non compreso nel pannello urgenze deve essere assolutamente concordata tra il medico di reparto ed il laboratorio nella figura del laureato responsabile che valuta la richiesta in base al caso e alla possibilità tecnica/strumentale di eseguire l'esame. 4.2 Celere. Gli esami vengono immatricolati come ESAMI PRIORITARI O CELERI, caratterizzati come LIVELLO DI PRIORITA' 1, il pannello di esami richiedibili con questa modalità corrisponde a quello degli esami urgenti e la refertazione garantita entro 3-4 ore dall'arrivo del campione in laboratorio. Per far questo è

5 CEDURA 5 necessario che i campioni celeri (C) giungano in laboratorio dal lunedì al sabato entro le 09:00 o essere segnalati al personale dello smistamento se in ritardo, per garantire la loro pronta processazione. Questo livello di priorità deve essere utilizzato qualora sia necessario avere dei risultati più velocemente che in routine (es paziente in dimissione). 4.3 Routine. Gli esami vengono immatricolati come ESAMI DI ROUTINE, caratterizzati come LIVELLO DI PRIORITA' 0, con questa modalità di accettazione si possono richiedere tutti gli esami presenti nel Vademecum presente sul sito intranet aziendale, documento che riporta varie informazioni tra cui la tempistica di esecuzione e di refertazione. A seconda che si debba richiedere un esame microbiologico o uno dell'area della patologia clinica si seleziona l'icona corrispondente. Le accettazioni di esami con priorità routine (livello 0) devono essere effettuate entro la mattinata. Il prelievo del campione deve essere effettuato tassativamente il giorno corrispondente alla data dell'accettazione ATTENZIONE: si ricorda che le immatricolazioni di routine effettuate nel pomeriggio prendono automaticamente la data del giorno successivo e che se l'accettazione viene fatta il sabato pomeriggio, la data assunta è del lunedì successivo. Se il prelievo va eseguito, bisogna correggere la data proposta automaticamente con quella del giorno in corso. Questo vale anche per i campioni di esami microbiologici, che sono richiedibili solo come esami di routine, quali le emocolture che, per essere caricate e processate immediatamente dagli analizzatori automatici, devono essere immatricolate con la data del giorno in corso ed inviate in laboratorio il prima possibile. Nei casi di esami microbiologici urgenti si consiglia di accordarsi telefonicamente col personale reperibile del Laboratorio Analisi sulla gestione del campione. 4.4 POCT. Alcuni reparti sono abilitati alla gestione dei POCT cioè esami esami eseguiti su strumentazione presente in reparto e controllata dal Laboratorio secondo la procedura Analisi Decentrate Istat ( POCT 01). Questi esami sono caratterizzati dal LIVELLO DI PRIORITA' 5 e questa priorità va utilizzata solo per gli esami POCT: esami eseguiti in laboratorio ed immatricolati con questa priorità vanno reimmatricolati con altra priorità (0, 1, 2) in quanto queste richieste non possono essere né evase (il campione non viene riconosciuto) né modificate dal laboratorio.

6 CEDURA 6 5. RACCOLTA ED IDENTIFICAZIONE DEI CAMPIONI Informazioni specifiche su un particolare esame si possono ottenere consultando in DnWeb l'icona a fianco di ogni esame ( ). Le modalità di raccolta particolari dei campioni biologici sono descritte nel Manuale Prelievi (IST 01) reperibile nel sito intranet aziendale. Una volta completato il processo di accettazione, il programma DnWeb genera le etichette per l'identificazione del prelievo bioumorale: è necessaria l'esatta corrispondenza tra paziente e campione bioumorale. 6. TRASFERIMENTO DELLE RICHIESTE DA DnWeb AL SISTEMA INFORMATICO DEL LABORATORIO (LIS) Quando l'inserimento dei test da richiedere è concluso, la richiesta di esami in DnWeb assume lo stato 'Da Inviare' cioè necessita che il personale infermieristico effettui la 'Trasmissione' al laboratorio della richiesta: solo a questo punto il laboratorio vede la richiesta esami nel LIS. Un campione non trasferito, che non compare nel LIS, non potrà essere analizzato in quanto non recepito dagli analizzatori. E' importante che il trasferimento della richiesta venga fatta il più possibile contestualmente all'esecuzione del prelievo in quanto la data e l'ora del trasferimento assumono il valore di data e ora di prelievo nel LIS di laboratorio. 7. MODIFICHE ALLA RICHIESTA DI ESAMI Dopo il trasferimento della richiesta informatica non è più possibile effettuare delle modifiche in DnWeb ad esempio per aggiungere esami: è necessario effettuare una nuova accettazione ed un nuovo prelievo. Nel caso di pazienti pediatrici, critici, oncologici o con evidenti difficoltà di reperire un accesso venoso è possibile richiedere l'aggiunta di esami contattando telefonicamente il settore di esecuzione del test: l'aggiunta dell'esame alla pratica già trasferita è possibile solo se la richiesta è ancora aperta nel LIS di laboratorio l'esecuzione dell'esame è subordinata alla possibilità di reperire un campione adeguato nel rispetto delle norme preanalitiche 8. TRASPORTO DEI CAMPIONI 8.1 Dai reparti di degenza al laboratorio analisi Il materiale biologico va trasportato secondo le direttive della procedura aziendale Procedura per il trasporto di materiale biologico. Il personale del Gruppo Trasporti, sotto la responsabilità dell'ufficio Infermieristico, ha il compito di effettuare il giro di tutti i reparti del P.O., raccogliere i campioni bioumorali e trasportarli presso il settore smistamento del Laboratorio Analisi, diversamente i campioni dovranno essere trasportati ad opera del personale di reparto. Gli orari di seguito riportati sono indicativi. Castelfranco: lunedì-venerdì 1 giro alle 07:30 con arrivo in laboratorio per le 08:15 circa 2 giro alle 08:20 con arrivo in laboratorio alle 09:15 circa sabato un giro dopo le 08:00

7 CEDURA 7 Montebelluna: lunedì-venerdì 1 giro alle 07:00 con arrivo in laboratorio per le 08:00 circa 2 giro alle 09:00 con arrivo alle 10:00 circa sabato un giro dopo le 07:30 circa ATTENZIONE: NON LASCIARE IL MATERIALE SSO I SETTORI SMISTAMENTO SENZA AVER AVVISATO IL PERSONALE DI LABORATORIO 8.2 Dal P.O. di Montebelluna a quello di Castelfranco I campioni dei reparti di Montebelluna devono giungere al Laboratorio Analisi di sede il prima possibile in modo che i campioni che devono essere inviati a Castelfranco per essere analizzati vengano trasportati celermente. Il trasporto viene effettuato da personale sotto la responsabilità della Direzione Amministrativa. Un prospetto dei trasporti con relativi orari è reperibile nella Tabella Programma trasporti navetta tra i P.O. di Castelfranco e Montebelluna (ALL SMI 01). I campioni che arrivano in laboratorio dopo le 14:00 vengono spediti a Castelfranco col primo corriere del giorno dopo. Nel caso in cui vi siano dei campioni microbiologici la cui processazione è urgente per le condizioni cliniche del paziente (es emocolture) è possibile organizzare un trasporto urgente del materiale contattando il personale tecnico del laboratorio.