FatturaPA e modalità aggiornamento PCC

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1 PROVINCIA AUTONOMA di TRENTO FatturaPA e modalità aggiornamento PCC Trento, 1 marzo 2016

2 FatturaPA e modalità di aggiornamento PCC Obiettivi dell incontro - Necessità di fare il punto della situazione - Rivedere i concetti generali - Annunciare le novità

3 FatturaPA e modalità di aggiornamento PCC - Obiettivi della PCC - Piattaforma Certificazione dei Crediti - Modalità di aggiornamento - Monitoraggio stato fatture - Punti di attenzione

4 Contesto di riferimento: Il SISTEMA di INTERSCAMBIO (SDI) Fornitori delle SCUOLE e degli altri enti pubblici SISTEMA DI INTERSCAMBIO NAZIONALE INTERMEDIARIO DELL ENTE Informatica Trentina ENTI PUBBLICI DEL SISTEMA INFORMATIVO DEGLI ENTI TRENTINI (SINET) Integrazione Dati Piattaforma Certificazione dei crediti 4

5 OBIETTIVI della PCC: INDICATORE dei PAGAMENTI della PA La PCC ha ampliato i suoi obiettivi. Oltre a certificare i crediti scaduti la PCC consente ai fornitori di monitorare le fatture inviate allo SDI e i pagamenti delle PA in un unico punto allo Stato di derivare automaticamente i tempi medi di pagamento il debito delle PA relativamente all acquisto di beni e servizi (debito commerciale) 5

6 Contesto di riferimento: Popolamento Dati FatturePA nella PCC Dal 31 marzo 2015 il Sistema di Interscambio (SDI) sistematicamente ogni giorno popola automaticamente la Piattaforma della Certificazione dei Crediti (PCC) con i dati delle fatture elettroniche inviate dai fornitori e l eventuale loro rifiuto. La SCUOLA, cosi come gli altri enti pubblici, provvede a completare sistematicamente i dati riguardanti la fase di pagamento, aggiornare le scadenze o comunicare gli stati delle fatture non pagate. 6

7 Gestione del Cambiamento: DATA SCADENZA CERTA DATA SCADENZA CERTA 7

8 TIPO OPERAZIONE = CS) Modalità di AGGIORNAMENTO della PCC MANUALE ELABORAZIONI MASSIVE DATI IDENTIFICATIVI FATTURA* (SDI 2.1 DatiGenerali) IDENTIFICATIVO 1 IDENTIFICATIVO 2 (da compilare solo se IDENTIFICATIVO 1 = NA) Numero Progressivo di Registrazione Importo totale documento (SDI - attribuito dal sistema PCC in fase di Numero fattura (SDI Data emissione (SDI Ricezione (se non disponibile Numero) Data) ImportoTotaleDocumento) specificare NA) COMUNICAZIONE SCADENZA (i campi con * sono da ritenersi obbligatori solo per Importo - Specificare l'importo a cui si Comunica scadenza* - riferisce la scadenza. Se Specificare SI omesso, s'intende l'importo totale della fattura COMUNICAZIONE PAGAMENTO (i campi con * sono da ritenersi obbligatori solo per TIPO OPERAZIONE = CP) Mandato di pagamento* Id Fiscale IVA del Natura di Capitoli di spesa Data scadenza - Se Beneficiario* - Codice Descrizione - spesa* - / Conto - Codice CIG* - non specificata sarà Specificare il numero di CUP* - Indicare una Importo Specificare CO: Specificare i Estremi Codice assunta la data di identificazione fiscale Codice descrizione pagato* Spesa Corrente Capitoli di spesa Impegno Numero Data Identificativo scadenza riportata del beneficiario ai fini Unitario aggiuntiva del / CA: Conto o Conti separati della gara nella fattura IVA nel formato Progetto movimento Capitale da vigola IT /04/ ,57 118,50 CA /05/2015 IT Z9612C18DC NA /04/ ,47 120,87 CO /05/2015 IT Z7A12C2BC9 NA /04/ ,99 150,81 CO /05/2015 IT Z7A12C2BC9 NA 2 08/04/ ,38 CA /05/2015 IT NA NA F ,65 CO /05/2015 IT NA NA 136/PA 21/04/ ,00 CA /05/2015 IT NA NA F ,90 CO /06/2015 IT ZF NA F ,35 CO /05/2015 IT NA NA F ,49 CO /05/2015 IT NA F ,64 CO /05/2015 IT NA NA 41 PA 01/04/ ,31 581,40 CO /06/2015 IT NA NA /04/ ,02 141,00 CO /05/2015 IT NA NA /04/ ,86 233,49 CO /06/2015 IT Z9A0C28C38 NA /04/ ,31 637,96 CO /06/2015 IT Z9A0C28C38 NA /04/ , ,66 CO /06/2015 IT ZDD13A26B5 NA /04/ ,04 438,56 CO /06/2015 IT Z9A0C28C38 NA /04/ ,06 475,46 CO /06/2015 IT Z9A0C28C38 NA /04/ ,2 491,15 CO /06/2015 IT Z9A0C28C38 NA /04/2015 2,88 2,40 CO /06/2015 IT B1 NA /04/ , ,99 CO /06/2015 IT B1 NA /04/ ,9 194,18 CO /06/2015 IT B1 NA /04/ ,2 54,26 CO /06/2015 IT B1 NA /04/ ,72 37,71 CO /06/2015 IT B1 NA /04/ ,22 680,51 CO /06/2015 IT B1 NA /04/ ,58 243,10 CO /06/2015 IT Z9A0C28C38 NA /04/ ,66 661,20 CO /06/2015 IT Z9A0C28C38 NA /04/ ,97 16,34 CO /06/2015 IT Z7113A28F9 NA /04/ , ,01 CO /05/2015 IT Z7113A28F9 NA /04/ ,1 282,05 CO /06/2015 IT Z9A0C28C38 NA /04/ ,04 481,18 CO /06/2015 IT Z9A0C28C38 NA /04/ ,49 83,19 CO /06/2015 IT Z9A0C28C38 NA /04/ ,16 268,98 CO /06/2015 IT Z9A0C28C38 NA /04/ ,76 108,00 CO /07/2015 IT ZD214096DA NA /04/ ,00 CO /05/2015 IT NA NA WEB SERVICES (o FTP) 8

9 ELABORAZIONI MASSIVE: la PCC offre la possibilità di aggiornare in modo massivo le fatture ricevute e non rifiutate Con la funzione di RICERCA FATTURE la PCC permette di scaricare una tabella con diverse colonne colorate in modo diverso secondo lo scopo dei dati contenuti: Colonne PRECOMPILATE riportanti i - Dati generali della fattura (numero, data, importo totale, PIva, CFiscale, ) Colonne DA COMPILARE per comunicare i dati relativi - al tipo di comunicazione (AZIONE) - alla DATA di SCADENZA - allo STATO DEL DEBITO (sospesa, in attesa di liquidazione, liquidata, ) - al PAGAMENTO della fatturapa 9

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11 TIPO OPERAZIONE Azione* - Specificare RC: Ricezione/RF: Rifiuto/CO: Contabilizzazione/RI: Ricontabiliz./CS:Comunicazione scadenza/cp: Com. pagamento/cof: Contabiliz. Forzata/RIF: Ricont. Forzata/SC: Storno Contabiliz./SP: Storno Pagamento IDENTIFICATIVO 1 Numero Progressivo di Registrazione - attribuito dal sistema PCC in fase di Ricezione (se non disponibile specificare NA) DATI IDENTIFICATIVI FATTURA* (SDI 2.1 DatiGenerali) IDENTIFICATIVO 2 (da compilare solo se IDENTIFICATIVO 1 = NA) Numero fattura (SDI Numero) Data emissione (SDI Data) CP /04/ ,47 CP /04/ ,99 CP 2 08/04/ CP F CP 136/PA 21/04/ CP F CP F CP F CP F CP 41 PA 01/04/ ,31 CP /04/ ,02 CP /04/ ,86 CP /04/ ,31 CP /04/ ,09 CP /04/ ,04 CP /04/ ,06 CP /04/ ,2 CP /04/2015 2,88 CP /04/ ,09 CP /04/ ,9 CP /04/ ,2 CP /04/ ,72 CP /04/ ,22 CP /04/ ,58 CP /04/ ,66 CP /04/ ,97 CP /04/ ,51 CP /04/ ,1 CP /04/ ,04 CP /04/ ,49 CP /04/ ,16 Importo totale documento (SDI ImportoTotaleDocume nto) COMUNICAZIONE SCADENZA (i campi con * sono da ritenersi obbligatori solo per TIPO OPERAZIONE = CS) Comunica scadenza* - Specificare SI Importo - Specificare l'importo a cui si riferisce la scadenza. Se omesso, s'intende l'importo totale della fattura Data scadenza - Se non specificata sarà assunta la data di scadenza riportata nella fattura Importo pagato* Natura di Capitoli di spesa spesa* - / Conto - Specificare CO: Specificare i Spesa Corrente Capitoli di spesa / CA: Conto o Conti separati Capitale da vigola COMUNICAZIONE PAGAMENTO (i campi con * sono da ritenersi obbligatori solo per TIPO OPERAZIONE = CP) Estremi Impegno Mandato di pagamento* Numero Data Id Fiscale IVA del Beneficiario* - Specificare il numero di identificazione fiscale del beneficiario ai fini IVA nel formato IT Codice CIG* - Codice Identificativo della gara Codice CUP* - Codice Unitario Progetto Descrizione - Indicare una descrizione aggiuntiva del movimento 11

12 TIPO OPERAZIONE IDENTIFICATIVO 1 Azione* - Specificare RC: Ricezione/RF: Rifiuto/CO: Numero Progressivo Contabilizzazione/RI: di Registrazione - Ricontabiliz./CS:Comunic attribuito dal sistema azione scadenza/cp: PCC in fase di Com. pagamento/cof: Ricezione (se non Contabiliz. Forzata/RIF: disponibile specificare Ricont. Forzata/SC: NA) Storno Contabiliz./SP: Storno Pagamento DATI IDENTIFICATIVI FATTURA* (SDI 2.1 DatiGenerali) IDENTIFICATIVO 2 (da compilare solo se IDENTIFICATIVO 1 = Numero fattura (SDI Numero) Data emissione (SDI Data) Importo totale documento (SDI ImportoTotaleDo cumento) COMUNICAZIONE SCADENZA (i campi con * sono da ritenersi obbligatori solo per TIPO OPERAZIONE = CS) Comunica scadenza* - Specificare SI Importo - Specificare l'importo a cui si riferisce la scadenza. Se omesso, s'intende l'importo totale della fattura Data scadenza - Se non specificata sarà assunta la data di scadenza riportata nella fattura Importo pagato* Natura di Capitoli di spesa spesa* - / Conto - Specificare CO: Specificare i Spesa Corrente Capitoli di spesa / CA: Conto o Conti separati Capitale da vigola COMUNICAZIONE PAGAMENTO (i campi con * sono da ritenersi obbligatori solo per TIPO OPERAZIONE = CP) Estremi Impegno Mandato di pagamento* Numero Data Id Fiscale IVA del Beneficiario* - Specificare il numero di identificazione fiscale del beneficiario ai fini IVA nel formato IT Codice CIG* - Codice Identificativo della gara Codice CUP* - Codice Unitario Progetto Descrizione - Indicare una descrizione aggiuntiva del movimento CP /04/ ,47 120,87 CO /05/2015 IT Z7A12C2BC9 NA CP /04/ ,99 150,81 CO /05/2015 IT Z7A12C2BC9 NA CP 2 08/04/ ,38 CA /05/2015 IT NA NA CP F ,65 CO /05/2015 IT NA NA CP 136/PA 21/04/ ,00 CA /05/2015 IT NA NA CP F ,90 CO /06/2015 IT ZF NA CP F ,35 CO /05/2015 IT NA NA CP F ,49 CO /05/2015 IT NA CP F ,64 CO /05/2015 IT NA NA CP 41 PA 01/04/ ,31 581,40 CO /06/2015 IT NA NA CP /04/ ,02 141,00 CO /05/2015 IT NA NA CP /04/ ,86 233,49 CO /06/2015 IT Z9A0C28C38 NA CP /04/ ,31 637,96 CO /06/2015 IT Z9A0C28C38 NA CP /04/ , ,66 CO /06/2015 IT ZDD13A26B5 NA CP /04/ ,04 438,56 CO /06/2015 IT Z9A0C28C38 NA CP /04/ ,06 475,46 CO /06/2015 IT Z9A0C28C38 NA CP /04/ ,2 491,15 CO /06/2015 IT Z9A0C28C38 NA CP /04/2015 2,88 2,40 CO /06/2015 IT B1 NA CP /04/ , ,99 CO /06/2015 IT B1 NA CP /04/ ,9 194,18 CO /06/2015 IT B1 NA CP /04/ ,2 54,26 CO /06/2015 IT B1 NA CP /04/ ,72 37,71 CO /06/2015 IT B1 NA CP /04/ ,22 680,51 CO /06/2015 IT B1 NA CP /04/ ,58 243,10 CO /06/2015 IT Z9A0C28C38 NA CP /04/ ,66 661,20 CO /06/2015 IT Z9A0C28C38 NA CP /04/ ,97 16,34 CO /06/2015 IT Z7113A28F9 NA CP /04/ , ,01 CO /05/2015 IT Z7113A28F9 NA CP /04/ ,1 282,05 CO /06/2015 IT Z9A0C28C38 NA CP /04/ ,04 481,18 CO /06/2015 IT Z9A0C28C38 NA CP /04/ ,49 83,19 CO /06/2015 IT Z9A0C28C38 NA CP /04/ ,16 268,98 CO /06/2015 IT Z9A0C28C38 NA 12

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14 Modalità di AGGIORNAMENTO della PCC: ELABORAZIONI MASSIVE estraendo dati da SAP Per le fatture che hanno un processo standard e lineare, che si validano seguendo le linee guida indicate nel manuale utente l aggiornamento della PCC può essere parzialmente automatizzato tramite l estrazione dei dati direttamente da SAP 14

15 ELABORAZIONI MASSIVE partendo dai dati di SAP: Funzione VALIDAZIONE FATTURA La funzione Validazione fattura elettronica riporta 4 nuove informazioni necessarie per l'aggiornamento automatico dei dati nella Piattaforma della Certificazione Crediti (PCC): numero identificativo SDI: il numero che viene assegnato dal Sistema di Interscambio nazionale a ciascuna fattura elettronica la partita iva del cedente/prestatore (il fornitore); la data di scadenza della fattura: il sistema, mano a mano che carica una nuova fattura in SAP, calcola in automatico la data di scadenza aggiungendo 30 gg alla data di registrazione della fattura in Pitre; se invece il fornitore ha riportato nella fatturapa una data scadenza > di quella calcolata, il sistema riporterà la data indicata dal fornitore e non quella calcolata. lo stato del debito: viene valorizzato quando la fattura non viene pagata alla scadenza prevista; serve per comunicare alla PCC i motivi del mancato pagamento entro tale data. 15

16 Aggiornamento Massivo della PCC: Nuova FUNZIONE SAP di ESTRAZIONE DATI 16

17 Aggiornamento Massivo della PCC: Quali informazioni estrae da SAP? la Data di SCADENZA lo STATO del Debito in attesa di Liquidazione (contenzioso, documentazione obbligatoria, ) Non liquidabile (è il caso della Nota di Accredito) il PAGAMENTO della fatturapa 17

18 0 0 0 Codice del modello UTENTE PA - OPERAZIONI i campi SU FATTURE contrassegnati ESISTENTI da * sono obbligatori Versione del modello 1 Utente che trasmette NCLPLA59C11L378N il file (Codice Fiscale) DATI AMMINISTRAZIONE (SDI 1.4 CessionarioCommittente) DATI FORNITORE (SDI TIPO 1.2 CedentePrestatore) OPERAZIONEDATI IDENTIFICATIVI FATTURA* (SDI 2.1 DatiGenerali) COMUNICAZIONE PAGAMENTO (i campi con * sono da ritenersi obbligatori solo per TIPO OPERAZIONE = CP) Codice Fiscale* - Codice Specificare Ufficio* il Codice - Specificare Codice Fiscale Fiscale* Id il della Codice Amministrazione - Specificare IVA* Univoco Azione* - Specificare Ufficio - il Specificare Codice destinataria il IDENTIFICATIVO numero IPA Fiscale RC: oppure Ricezione/RF: di del identificazione Fornitore il documento Codice 1 IDENTIFICATIVO Ufficio Rifiuto/CO: che (SDI ha fiscale PCC emesso (SDI Contabilizzazione/RI: 2 ai (da CodiceFiscale) fini documento compilare IVA Importo nel CodiceDestinatario) CUP* formato pagato* solo -(SDI Ricontabiliz./CS:Comunicazione se Natura IT IDENTIFICATIVO Unitario CodiceFiscale) Capitoli spesa* Progetto (SDI - 1 Specificare = spesa NA) Estremi / Conto IdFiscaleIVA) CO: scadenza/cp: ImpegnoMandato - Spesa Specificare Corrente Com. i di Capitoli / pagamento* pagamento/cof: CA: Conto di spesa Capitale o Contabiliz. Conti Id separati Fiscale Forzata/RIF: da IVA vigola del Beneficiario* Ricont. Forzat - Numero Progressivo Numero di Registrazione fattura (SDI attribuito Numero) dal sistema PCC in fase di Ricezione (se non disponibile Numero specificare Data NA) VLNMTN79R48A390Y IT CP FATTPA 2_15 05/06/ , /06/2015 IT NA NA IT CP /06/ /07/2015 IT NA NA IT CP 2015/ /05 31/05/ , /06/2015 IT NA NA IT CP ED/566 11/06/ , /06/2015 IT NA NA IT CP ED/567 11/06/ /06/2015 IT NA NA MTTMCN57L50L378Z IT CP 1 05/06/ , /06/2015 IT NA NA IT CP F /06/2015 IT Z7E13DCDF6 NA IT CP F /06/2015 IT Z7E13DCDF6 NA IT CP F /06/2015 IT Z7E13DCDF6 NA IT CP F /06/2015 IT Z7E13DCDF6 NA NDOMRC41D19F205O IT CP FATTPA 2_15 12/06/ , /06/2015 IT ZD313CFE76 NA IT CP 1/PA 17/06/ /06/2015 IT Z7E147912D NA IT CP /06/ /06/2015 IT z2f14c7197 NA IT CP /06/ /06/2015 IT ZD514A64AE NA IT CP 18-mag 19/06/ /06/2015 IT Z00142F025 NA IT CP E 04/06/ /06/2015 IT NA NA IT CP 2 04/06/ , /06/2015 IT ZD214A4384 NA BGGFRN77C09Z129P IT CP 1/E 10/06/ /06/2015 IT ZDE NA IT CP /06/ /07/2015 IT Z4114F075B NA MRSCLD68L42H612Q IT CP E 18/06/ , /06/2015 IT Z0914A4344 NA CGLLSN67M02L378K IT CP 6/PA /06/ , /06/2015 IT D3B NA CGLLSN67M02L378K IT CP 7/PA /06/ /06/2015 IT ZC414B9106 NA IT CP ED/696 11/06/ /07/2015 IT NA NA IT CP /VS/49 24/06/ , /07/2015 IT ZE61466D93 NA PFFPLA57E10L378L IT CP E CT 21/05/ /07/2015 IT Z F NA IT CP /2015/PA 30/06/ /07/2015 IT NA NA IT CP /PA 30/06/ , /07/2015 IT NA NA IT CP /07/ , /07/2015 IT NA NA TMBDTR83P11L378A IT CP /PA 21/06/ /07/2015 IT Z E2 NA FRNVNN61B52Z114J IT CP /E 15/06/ , /07/2015 IT Z831390E8C NA FRNVNN61B52Z114J IT CP /E 15/06/ , /07/2015 IT NA NA FRNVNN61B52Z114J IT CP /E 15/06/ , /07/2015 IT NA NA DPLNMR61L66L781V IT CP /07/ , /07/2015 IT Z8D14A4291 NA IT CP /PA 29/05/ /07/2015 IT Z7614B3954 NA IT CP /PA 29/05/ /07/2015 IT Z641432D6A NA IT CP /PA 12/06/ , /07/2015 IT NA NA

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20 AGGIORNAMENTO Massivo della PCC: Sistematico e almeno una volta al mese Estrarre i dati da SAP e aggiornare la PCC con la procedura ELABORAZIONI MASSIVE in 3 step: 1) le SCADENZE delle fatturepa ricevute, 2) gli STATI DEL DEBITO delle fatture non pagate entro la scadenza 3) i dati del MANDATO di PAGAMENTO delle fatturepa pagate 20

21 MONITORAGGIO delle FatturePA presenti in PCC: FASE MOLTO IMPORTANTE e INDISPENSABILE Sistematicamente, almeno una volta al mese, ogni scuola dovrebbe controllare se ci sono fatturepa che sono a fine iter da un punto di vista contabile ma nella PCC risultano essere nello stato di ricevuta o in lavorazione 21

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25 MONITORAGGIO delle FatturePA presenti in PCC: FASE MOLTO IMPORTANTE e INDISPENSABILE 1. Estrarre dalla PCC le fatture Ricevute o in lavorazione (Esporta Lista Fatture) 2. Verificare perché la fattura ha ancora importi sospesi 3. Completare le informazioni nelle idonee colonne del Modello Aggiornare con la funzione Elaborazioni Massive 25

26 FatturePA non lineari che presentano eccezioni: Casi d uso Fatture pagate parzialmente Arrotondamenti Ritenute d acconto Contabilizzare nello stato NON LIQUIDABILE la parte di fattura che si trova in PCC nello stato di SOSPESO con l azione CO per l importo sospeso 26

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28 PUNTI di ATTENZIONE: 1. L info relativa allo SPLIT PAYMENT deve essere corretta!!! (se l info non è corretta si deve rifiutare la fattura) 2. Utilizzare i tipi documento HF o HL altrimenti salta il raccordo tra SAP e FatturaPA e l aggiornamento non è automatico 3. Monitorare mensilmente la PCC per verificare lo stato del debito delle fatturepa 28

29 Modalità di AGGIORNAMENTO della PCC: ELABORAZIONI MASSIVE con dati fonte SAP o fonte PCC Aggiornamento massivo della PCC (processo semi-automatico) 1) Per le fatture che hanno un processo standard e lineare l aggiornamento della PCC può essere automatico e la fonte è SAP (si estraggono i dati da SAP) 2) Per le fatture che presentano eccezioni (arrotondamenti, deduzioni, ritenute fiscali, ) e per aggiornare le situazioni evidenziate nell attività di monitoraggio è necessario estrarre i dati dalla PCC (Esporta Dati per Modello 003) e con l aiuto del Report delle fatture completare i dati nella tabella 29

30 GESTIONE del CAMBIAMENTO: Gruppo di supporto multidisciplinare Sito Ufficiale PCC Raccolte GUIDE Vivoscuola (Comunità scolastica / Segreterie / Nucleo di controllo amministrativo contabile / Manuali e guide) Manuale Utente FatturaPA Vademecum per aggiornamento e monitoraggio Fatture nella PC Casella di posta Fatturaelettronica@provincia.tn.it Supporto Dipartimento della conoscenza per la parte amministrativo-contabile: Ufficio rapporto di lavoro e mobilità personale scuola - Dora Curci per la parte informatica: Ufficio Innovazione e Informatica - Franca Panizza e Chiara Vitale