FATTURAZIONE ELETTRONICA: PIATTAFORMA WEBCARE DIABETE

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1 FATTURAZIONE ELETTRONICA: PIATTAFORMA WEBCARE DIABETE CONTENUTO DEL FILE XML FATTURA ELETTRONICA: Il file verrà prodotto con i dati minimi obbligatori, in particolare: - Dati anagrafici del mittente e del destinatario; - Un progressivo univoco di invio (diverso dal numero di fattura) le cui prime tre lettere sono sempre WBC; - L elenco delle categorie erogate con i valori economici totali alla pari del riepilogo per categoria che compare oggi sulla fattura cartacea; - I riepiloghi IVA, così come compaiono oggi sulla fattura cartacea; - Regime di Scissione dei Pagamenti (Split Payment). Il file sarà nominato secondo il seguente formalismo: IT<PartitaIva>_W<nnnn>.xml dove: - IT: siglia del paese - <Partita Iva>: Partita Iva dell utente - _W: fisso - <nnnn>: sequenza di 4 lettere/numeri univoci In aggiunta a questi dati, nel file sarà incluso sotto forma di allegato anche la versione pdf della fattura cartacea, comprensiva delle varie pagine con i vari riepiloghi (per assistito e/o per movimento e/o per prodotto), così che il destinatario possa comunque continuare ad eseguire eventuali verifiche. In quanto erogazioni non conseguenti a procedure concorsuali od emesse a fronte di specifici ordini o DDT, nel file XML NON saranno invece valorizzate le seguenti informazioni: - codice identificativo di gara (CIG); - codice unico di progetto (CUP); - data e numero d ordine di acquisto (associato a ciascuna riga fattura); - data e numero del DDT per i beni consegnati con tale documento (associato a ciascuna riga fattura);. NUOVE INFORMAZIONI ANAGRAFICHE Le specifiche richiedono che nel file XML vengano valorizzate le seguenti nuove informazioni di tipo anagrafico: Per il Destinatario (CessionarioCommittente ASL): - Codice Univoco Ufficio Questa informazione verrà gestita unicamente da Studiofarma le farmacie non dovranno fare nulla.

2 Per il Mittente (CedentePrestatore Farmacia) - Regime Fiscale (preimpostato per tutti in Regime Ordinario ) - In caso di società iscritte nel registro imprese: Sigla provincia dell ufficio presso cui è stata registrata la società; Numero iscrizione registro imprese (Codice REA); Capitale Sociale (Nei soli casi di società di capitali Spa, SApA, SRL ); Socio Unico o più soci (nei soli casi di società per azioni e a responsabilità limitata); Se la società si trova in stato di liquidazione oppure no. Queste nuove informazioni dovranno essere gestite autonomamente dai singoli utenti tramite la funzionalità Modifica Dati Anagrafici, valorizzando i nuovi campi. I dati sopra elencati sono reperibili dalla visura camerale della farmacia. NUMERAZIONE DELLA FATTURA Con l attivazione della fattura elettronica, è richiesto a tutte le farmacie di utilizzare una nuova numerazione specifica, diversa dalle fatture cartacee. Attualmente il sistema WebCare consente tre diverse modalità di numerazione fattura, a seconda delle varie situazioni locali: 1. modalità numerazione fattura nessuna : il numero viene scritto manualmente sulla fattura cartacea; 2. modalità numerazione fattura manuale : il numero viene inserito dall utente tramite tastiera durante l operazione di contabilizzazione; 3. modalità numerazione fattura automatica : il numero viene determinato automaticamente da WebCare durante l operazione di contabilizzazione, secondo il formalismo INTnnn. Per le farmacie che utilizzano la numerazione automatica, WebCare è stato modificato in modo tale che tutte le fatture prodotte dal 31/3 in poi, indipendentemente dalla data fattura, abbiano una nuova numerazione secondo un nuovo formalismo E/INT-nnn con la numerazione che si azzererà all inizio di ogni nuovo anno. ATTENZIONE: la nuova numerazione si applicherà anche in caso di fattura generata il 31/3 con data fattura antecedente (es: 30/3). Per le farmacie in cui è utilizzata la modalità nessuna, WebCare è stato modificato in modo tale che, prima del download del file XML, venga richiesto l inserimento di numero e data fattura. Nel caso di utilizzo delle modalità manuale o nessuna, sarà cura dell utente assicurarsi di utilizzare una nuova numerazione separata.

3 VERIFICA DEI DATI ANAGRAFICI Prima di eseguire la contabilizzazione, si raccomanda di verificare ed eventualmente completare i nuovi dati anagrafici richiesti. Dal menù principale di WebCare, tramite il pulsante Modifica Dati Anagrafici si accede alla relativa funzionalità, dove, in coda alla pagina, sono presenti i dati da verificare: Una volta compilati, cliccare sul tasto Salva per registrare i dati, quindi sul tasto Torna indietro per tornare al menù principale. CONTABILIZZAZIONE La procedura di contabilizzazione rimane esattamente quella attuale, con l unica differenza che non è più necessaria la stampa su carta del documento prodotto; La possibilità di stampa rimane comunque a disposizione, nel caso la farmacia desiderasse avere una copia cartacea e/o per soddisfare particolari accordi locali. PRELIEVO DEL FILE XML CON LA FATTURA ELETTRONICA Completata la contabilizzazione, dal menù principale di WebCare cliccare sul pulsante Area Contabilità. In questa area, alle già esistenti possibilità di Consultazione delle contabilizzazioni passate e di Download del file (propedeutico per produzione Art.50 e compilazione dati DCR), è stata aggiunta una nuova sezione Download file per Fattura Elettronica, come da schermata:

4 L utente dovrà indicare il corretto periodo di competenza, quindi cliccare sul pulsante Download File ; WebCare controllerà la corretta presenza dei campi obbligatori e nel caso di qualche difformità verrà mostrato un opportuno messaggio, es: - CAP non corretto; - Codice Fiscale non presente; - ecc. Per eventuali correzioni relative ai dati anagrafici è sufficiente tornare al menù principale, cliccare su Modifica Dati Anagrafici, verificare e correggere le opportune informazioni come indicato al punto Verifica dei dati anagrafici ; fatto questo si potrà rieseguire la procedura di Download. Nei casi in cui sia prevista la modalità di numerazione fattura nessuna, WebCare mostrerà un riquadro in cui chiederà di completare i dati mancanti (Numero e/o data fattura) Continuando con l operazione di scarico, a seconda del tipo di browser utilizzato dall utente, verrà proposto se aprire o salvare il documento. La farmacia dovrà procedere scegliendo di salvare il documento in una posizione sul proprio PC da utilizzarsi per i successivi adempimenti necessari alla spedizione.

5 SPEDIZIONE DELLA FATTURA WebCare NON gestisce le successive operazioni di firma digitale, spedizione, conservazione sostitutiva. Tali attività dovranno essere eseguite dalla farmacia secondo le singole modalità scelte (utilizzo di un sistema di terze parti certificato, ecc.). ANNULLO FATTURA Qualora sia necessario annullare la fattura, la procedura da eseguire rimane invariata: La farmacia deve rivolgersi alla Federfarma Veneto richiedendo di annullare la fattura emessa; una volta applicate le eventuali correzioni/modifiche, si potranno rieseguire le operazioni di contabilizzazione e prelievo file XML nelle modalità già descritte. Nota: - in caso di annullo di una fattura già accettata dal Sistema di Interscambio (e quindi inoltrata alla PA di competenza), prima di spedire la nuova fattura è necessario procedere con l emissione della relativa Nota di Credito nel formalismo richiesto dalla normativa; tale operazione dovrà essere eseguita con programma diverso da WebCare (es gestionale); - In caso di annullo di una fattura che non è stata accettata dal Sistema di Interscambio (non inoltrata alla PA), è possibile procedere con l annullo e con la riemissione della nuova fattura senza produzione di Nota di Credito. Si ricorda che le operazioni di annullo fattura sono possibili solo nell ambito della finestra temporale di contabilizzazione prevista dall aplicativo.