II.5. Opportunità e progetti, parte II: L attività di progettazione a cura di Loris Favero

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1 II.5. Opportunità e progetti, parte II: L attività di progettazione a cura di Loris Favero II.5.1 APS, Onlus e progetti L esigenza di dedicare praticamente un intero modulo alla gestione dei progetti per le piccole organizzazioni, quali possono essere le Associazioni di Promozione Sociale e le ONLUS costituite da immigrati e finalizzate alla loro stessa promozione sociale, nasce ancora una volta dalla realtà. Fino a qualche anno fa, tanto in Italia come nel resto dell Europa, i gruppi, circoli, comunità, associazioni di immigrati sorgevano e svolgevano attività in favore dei loro connazionali in modo pressoché spontaneo, quasi a conduzione familiare, in regime di volontariato e senza la necessità di realizzare attività strutturate (progetti), vincolate a risorse, tempi ed obiettivi per poter garantire il loro sostentamento e l esistenza stessa del circolo o associazione. Alla base del successo di un organizzazione non profit, tanto ieri come oggi, rimane l impegno, la dedizione, la generosità delle persone che vi partecipano. Oggi, però, progettare, partecipare a progetti, gestire progetti, non è un optional, ma una vera e propria esigenza strutturale del terzo settore. Si racconta di un parroco, in un paesino dell interno del Brasile, che desiderava completare la costruzione della chiesa annettendole un campanile: il suo Vescovo, tuttavia, non disponeva dei mezzi necessari per la costruzione di un campanile; si dichiarò però disposto a contribuire alla costruzione di alcune sale per il catechismo, da annettere al piccolo centro parrocchiale; il parroco riuscì a raccogliere il denaro sufficiente e, utilizzando anche il contributo del Vescovo, realizzò il suo sogno ed edificò un bel campanile a fianco della chiesa. Quando in visita il Vescovo manifestò il suo disappunto per il cattivo uso del denaro affidatogli, il parroco gli spiegò che lui le sale del catechismo le aveva fatte costruire. Solo che, invece di essere l una accanto all altra, erano una sopra l altra! Questo aneddoto ci aiuta a capire quale dialettica si realizza quasi sempre nelle associazioni quando si tratta di ricavare i finanziamenti di cui si ha bisogno realizzando o concorrendo a realizzare progetti apparentemente sganciati dalle reali necessità dell organizzazione. Nell ambito dei progetti cofinanziati, per esempio, capita spesso che una piccola associazione necessiti di locali o dell adattamento/restauro degli stessi, e dall altra parte (quella dei committenti) viene fatto specifico divieto ad impiegare fondi a tale fine. Oppure, quando il progetto calza a pennello, l organizzazione non dispone della liquidità sufficiente ad eseguire la sua parte (quella che deve in ogni caso finanziarsi autonomamente) e si vede costretta a rinunciare o a ridimensionare drasticamente le proporzioni dell impresa. Infine, quando sembra esserci tutto e arriva l occasione perfetta, per esempio, per le associazioni di promozione sociale di immigrati, i bandi della Commissione Europea MAPID Materiali didattici programma formativo Mapid Italia 1

2 per l integrazione di cittadini terzi, si scopre che non si è eleggibili magari perché non si sono ancora maturati 3 anni di bilancio. Nel lavoro di concezione e stesura dei progetti, in tutte le fasi del ciclo del progetto, addirittura quando se ne deve constatare un parziale fallimento, in quasi tutti gli stakeholders si deve onestamente riconoscere un empowerment inteso non solo come acquisizione di beni non monetizzabili, ma anche come accresciuta capacità gestionale. II.5.2 Gestione del ciclo del progetto La Commissione Europea, nel 2004, ha prodotto le Project Cycle Management Guidelines, testo assunto dalla quasi totalità degli operatori in Europa come parametro standard di riferimento nella progettazione. Il testo in lingua inglese è liberamente scaricabile dal sito della Commissione Europea dal seguente link: La gestione del ciclo del progetto definisce le diverse fasi della vita di un progetto alle quali sono abbinate delle attività di gestione e delle procedure per permettere di prendere delle decisioni precise. Il ciclo del progetto Il Project Cycle Management - PCM è la metodologia e l'insieme di strumenti che la Commissione Europea ha introdotto agli inizi degli anni '90 per garantire una maggiore efficacia dei progetti e dei programmi e anche un miglioramento complessivo dei meccanismi di gestione dei programmi stessi. Il PCM (Project Cycle Management) scandisce le diverse fasi di un progetto. Trattandosi di un percorso ciclico, il PCM consente di sottoporre il progetto a verifica continua, sin dalla sua prima formulazione e di intervenire in itinere sull'attività progettuale, apportando modifiche e/o miglioramenti. La preparazione e realizzazione dei progetti in ottica PCM viene definita in fasi, dando vita al Ciclo del Progetto, che ha sei fasi standard: Programmazione. la fase delle decisioni "a monte" di un singolo intervento progettuale. Nella prassi oggi comune, questa è la fase in cui l'unione Europea, di concerto con gli Stati membri, definisce le linee guida di un programma o di un'iniziativa comunitaria ed emette quindi il bando. Identificazione. il momento in cui una prima idea-progetto, ancora non dettagliata, è definita o direttamente presentata da un soggetto promotore in un bando di gara. Formulazione. A seguito di uno studio di fattibilità, la proposta progettuale assume la sua veste definitiva di progetto esecutivo, con descrizione o previsione degli aspetti dettagliati (quantità, costi ecc.). Finanziamento. Viene sottoposta ed eventualmente contrattata la richiesta di finanziamento; quando approvata nell ordine di x% può essere avviato il progetto. Realizzazione. A questo punto si dà corso all'intervento progettuale, al cui interno di svolgono le azioni di monitoraggio e valutazione in itinere. Valutazione. In questa fase conclusiva si avvia una riflessione sui risultati raggiunti dal progetto, per indurre i responsabili della programmazione a definire programmi sempre migliori o fornire elementi utili per l'identificazione di ulteriori idee-progetto nell ambito del programma. MAPID Materiali didattici programma formativo Mapid Italia 2

3 Per approfondire gli elementi e i processi insiti in ogni fase, affianchiamo ad ogni obiettivo generale di ciascuna fase le relative procedure e i prodotti attesi: 1. Programmazione Quadro delle priorità stabilite, obiettivi a lungo termine Procedure analisi della situazione attuale analisi delle priorità inventario delle necessità e delle risorse scelte strategiche (partners, altri stakeholders) Prodotti piano operativo documento programmatico (in molti casi tale documento accompagna il bando) 2. Identificazione Selezione dei settori di intervento Vaglio delle diverse idee di progetto Procedure raccolta e analisi dei dati identificazione e selezione dei possibili settori di intervento scelta (decisione) di una idea generale di progetto Prodotti Documento di identificazione del progetto Termini di riferimento per la formulazione Eventuali studi di pre-fattibilità 3. Formulazione Concezione e stesura chiara del progetto Procedure Coinvolgimento di tutti i partners Definizione delle cooperazioni, delle attività, delle modalità di attuazione, dei tempi e dei costi Prodotti Accordo di partnership Eventuale Studio di Fattibilità Documento del progetto (serve come base alla/alle richieste di finanziamento) 4. Presentazione / Finanziamento Procedure Prodotti 5. Implementazione / Realizzazione Procedure Prodotti Sottomettere la proposta di progetto all esame del committente (entità erogatrice dei finanziamenti) Elaborazione del documento del progetto (prodotto nella fase precedente) Perfezionamento e presentazione della candidatura, adattamento ai formati richiesti, ecc. Richiesta di finanziamento (candidatura) Concessione del Finanziamento (lettera d approvazione,..) Attivazione pratica del progetto (implementazione delle attività previste) Contratti (attenzione ai tempi!) Esecuzione delle attività Monitoraggio (per es. osservatorio del progetto) Valutazione in itinere, eventuali aggiustamenti I prodotti previsti per ogni attività Rapporti intercalari e finali 6. Valutazione Verifica in itinere, finale ed eventualmente ex post Procedure Integrare valutazione interna ed esterna del progetto Chiari riferimenti alla coerenza, efficacia, impatto e sostenibilità del progetto Trarre conclusioni e formulare raccomandazioni Prodotti Rapporti di valutazione Indicazioni critiche, eventualmente Buone pratiche e proposte di mainstreaming 1. 1 Il concetto di mainstreaming fa riferimento al processo attraverso il quale le innovazioni sperimentate in un ambito circoscritto (sociale, economico ed istituzionale) vengono trasposte a livello di sistema. Si tratta di un percorso di acquisizione, da parte delle politiche e delle normative locali, nazionali e MAPID Materiali didattici programma formativo Mapid Italia 3

4 II.5.3 Il quadro logico È una metodologia per la pianificazione e la valutazione di programmi e progetti, applicata tramite l utilizzo di strumenti che permettono di rinforzare la partecipazione, di assicurare la trasparenza e di migliorare l orientamento del progetto al raggiungimento degli obiettivi. Il Quadro Logico è il principale strumento di progettazione e gestione nel contesto della Gestione del Ciclo del Processo: è una tecnica efficace che permette agli attori del processo di identificare ed analizzare questioni e problemi pertinenti, e di definire obiettivi e attività che devono essere portate avanti per risolvere i problemi individuati. Il Quadro Logico fornisce una struttura alla progettazione e al budget senza essere percepito come schema prefissato, rigido e costrittivo. Riunendo gli attori principali nella fase d'analisi per discutere di problemi, obiettivi e strategie, l applicazione di tale metodologia incoraggia a prenderne in considerazione le aspettative e il modo in cui soddisfarle. Affermando con chiarezza gli obiettivi ed ordinandoli secondo una scala d'importanza, il QL fornisce uno strumento di controllo della logica interna della bozza di progetto che assicuri che Attività, Risultati e Obiettivi siano interconnessi. I coordinatori di un progetto sono così obbligati a identificare le condizioni e i possibili rischi che possono influenzare la fattibilità del progetto, e a specificare gli indicatori e le fonti d'informazione che saranno usati per il Monitoraggio e la Valutazione. Questo insieme d'informazioni chiave è riunito in un unico documento (il QL) che fornisce un utile sommario. Il QL Consiste in una tabella o matrice, composta da quattro colonne e, nel formato base, quattro righe. Nelle colonne s'individua ciò che il progetto intende fare, si chiariscono i rapporti causali e si specificano condizioni e incertezze che esulano dal controllo della gestione diretta del progetto: Logica d'intervento, Indicatori Oggettivamente Verificabili, Fonti di Verifica, Condizioni. Nelle righe ci si riferisce alla misurazione degli effetti del progetto definiti con indicatori-chiave e mezzi di verifica, e alle risorse utilizzate: Obiettivi Generali, Obiettivo Specifico, Risultati ed Attività. La presentazione del Quadro Logico ad opera di F. Bussi, Progettazione e valutazione con il Quadro Logico, 2001; pagg (in mi è sembrata particolarmente chiara ed efficace: ne riporto in seguito i passaggi fondamentali: Come si è già detto, Il Quadro Logico è una matrice di progettazione, largamente usata nei programmi promossi dalla Commissione Europea e da altri organismi internazionali, molto utile per definire in maniera chiara i diversi elementi di un intervento progettuale e per visualizzarli in modo efficace, favorendo quindi anche una riflessione comune sul progetto. È frequente infatti nelle organizzazioni complesse che i singoli professionisti diano significati diversi agli stessi termini. Si pensi, per esempio, a come può essere inteso e usato in modo diverso il termine obiettivo o risultato o indicatore, senza che nessuno abbia torto o ragione : quel che manca è una convenzione logica e terminologica che stabilisca in modo condiviso che per noi questo significa questo e via dicendo. comunitarie, delle buone prassi sperimentate a livello di singolo progetto pilota, ovvero delle innovazioni che hanno dimostrato la loro efficacia. MAPID Materiali didattici programma formativo Mapid Italia 4

5 Prima di presentare il Quadro Logico nel suo formato standard completo, è opportuno spiegare qual è la logica di intervento: essa è articolata in quattro livelli, legati tra loro da un rapporto di causa-effetto in senso verticale, dal basso verso l alto, secondo il quale le attività portano ai risultati, i risultati conducono al raggiungimento dello scopo del progetto e lo scopo contribuisce al raggiungimento degli obiettivi generali. LOGICA DI INTERVENTO Obiettivi generali Scopo del progetto (obiettivo specifico) Risultati Attività DEFINIZIONE (Che cos è?) I benefici sociali ed economici di medio e lungo termine al raggiungimento dei quali il progetto contribuirà Il beneficio tangibile per i destinatari I servizi che i beneficiari riceveranno dal progetto Ciò che sarà fatto durante il progetto per garantire la fornitura dei servizi SIGNIFICATO (A che domanda risponde?) Perché il progetto è importante per la società? Perché i beneficiari ne hanno bisogno Cosa i beneficiari saranno in grado di fare, di sapere o di saper fare grazie alle attività del progetto Cosa sarà fatto nel corso del progetto Di seguito vengono illustrati con maggiore dettaglio i quattro livelli della logica di intervento di un progetto. Obiettivi Generali. Essi sono i benefici sociali e/o economici di lungo termine per la società in generale (non solo e non tanto quindi per i beneficiari del progetto) ai quali il progetto contribuirà. Questi obiettivi non vengono raggiunti esclusivamente tramite il progetto ma con il contributo di altri interventi o progetti o programmi. Essi sono attinenti a diversi aspetti di carattere sociale ed economico, pertanto il singolo progetto potrà prevedere più obiettivi generali. È importante sottolineare come il progetto non sia responsabile di raggiungere questi risultati. Scopo del progetto (anche definito come obiettivo specifico). Esso indica i benefici o il beneficio tangibile che i beneficiari otterranno mettendo a frutto i servizi che riceveranno nell ambito del progetto. In particolare, lo scopo del progetto definisce l aspetto o condizione della vita dei beneficiari che registrerà un miglioramento a seguito dell utilizzo dei servizi forniti nell ambito del progetto. Di norma, è opportuno che il progetto stabilisca un solo obiettivo specifico. A differenza degli obiettivi generali, a cui il progetto può contribuire insieme ad altri fattori, il progetto è direttamente responsabile del raggiungimento dell obiettivo specifico. Per beneficiari di un progetto si intendono gli individui i cui problemi sono affrontati dal progetto e non il personale delle organizzazioni impegnate nella sua realizzazione. Risultati. Questi si riferiscono ai servizi che i beneficiari, o altri soggetti facenti parte del contesto specifico, otterranno a seguito delle attività realizzate nell ambito del progetto. Essi definiscono cosa i beneficiari saranno in grado di fare, di sapere o di saper fare grazie alle attività del progetto. I risultati non riguardano le infrastrutture realizzate ma i servizi offerti nell ambito di tali infrastrutture. Attività. Tale termine indica le azioni che saranno realizzate nell ambito del progetto per fornire i servizi necessari ai beneficiari o ad altri soggetti. MAPID Materiali didattici programma formativo Mapid Italia 5

6 È importante sottolineare che mentre il progetto non è direttamente responsabile di raggiungere gli obiettivi generali (che ne costituiscono piuttosto la giustificazione sociale ), esso è responsabile di conseguire l obiettivo specifico, il cui raggiungimento determina l efficacia del progetto stesso. L obiettivo specifico di norma viene raggiunto dai beneficiari dopo che il progetto è stato portato a termine. Ciò che resta sul campo, a progetto appena terminato, sono i risultati, vale dire quello che i beneficiari sono in gradi di fare, di essere o di saper fare grazie alle azioni del progetto. Nella pratica corrente viene utilizzata una definizione di obiettivi generali e di obiettivi specifici diversa da quella qui proposta. Nella accezione più comune l obiettivo generale (spesso al singolare) è il fine ultimo, istituzionale del progetto (il macrobiettivo). Per obiettivi specifici si intendono poi quei sottobiettivi che tutti insieme portano al raggiungimento dell obiettivo generale o, in un'altra accezione, delle specificazioni più di dettaglio dell obiettivo generale. Evidentemente anche questa accezione più comune implica una logica di causa-effetto tra obiettivi specifici e obiettivo generale. Se volessimo tradurre in termini di Quadro Logico questa terminologia, potremmo dire che l obiettivo generale (il macro obiettivo) è quello che nel Quadro Logico si chiama scopo del progetto od obiettivo specifico (in generale questo macrobiettivo esprime probabilmente già un beneficio per i beneficiari) e che gli obiettivi specifici sono quelli che il Quadro Logico chiama Risultati, cioè gli effetti più immediati del progetto. Nulla vieta di utilizzare una terminologia piuttosto di un'altra. Il grande vantaggio del Quadro Logico è che la convenzione logica e terminologica è condivisa in partenza e ciò facilita la comunicazione tra chi deve progettare, valutare o comunque interagire sul progetto. Di norma il Quadro Logico è, nella sua versione completa, presentato secondo il seguente formato: LOGICA DI INTERVENTO Obiettivi generali Obiettivi specifici Risultati Attività INDICATORI OGGETTIVAMENTE VERIFICABILI FONTI DI VERIFICA IPOTESI / CONDIZIONI E PRESUPPOSTI Pre-condizioni per lo sviluppo del progetto Alcuni aspetti del quadro logico risultano più chiari procedendo nel lavoro di progettazione, tuttavia si fornisce qui una illustrazione sintetica del funzionamento di questa matrice 2. Per ciascuno dei quattro livelli già descritti, che insieme rappresentano la logica di intervento del progetto, si identificano gli indicatori di raggiungimento, le fonti presso le quali reperire i dati a essi relativi e soprattutto le ipotesi, definibili come quei fattori o condizioni esterni al progetto ma importanti per raggiungere i risultati e gli obiettivi del progetto. L esistenza delle ipotesi scaturisce dalla considerazione che gli interventi progettuali, spesso per mancanza di risorse o di competenza degli attori, non possono operare in più settori allo stesso tempo. Questo fa sì che per raggiungere certi obiettivi cosiddetti finali, il progetto debba appunto ipotizzare che altre condizioni, assolutamente esterne e indipendenti dal progetto, si verifichino. Un semplice esempio può aiutare a chiarire il 2 Possiamo trovare una matrice di quadro logico compilata nel materiale allegato. MAPID Materiali didattici programma formativo Mapid Italia 6

7 punto: i progetti formativi per i disoccupati sono finalizzati a aumentare l occupazione di costoro, tuttavia affinché questo obiettivo sia raggiunto questi progetti fanno implicitamente conto sull ipotesi che altre condizioni (es. costo del lavoro per le imprese ridotto, domanda di determinati beni o servizi in crescita ecc.) si verifichino ma in modo del tutto indipendente dal progetto di formazione. Questo rapporto tra elementi interni al progetto e condizioni esterne è ben visibile nella figura successiva: Obiettivi generali Obiettivi specifici Ipotesi Risultati Ipotesi Attività Ipotesi Precondizioni La figura si legge in questo modo: - lo scopo del progetto più le ipotesi al livello giallo portano a raggiungere gli obiettivi generali, - i risultati del progetto più le ipotesi a livello rosa portano a raggiungere lo scopo del progetto, - le attività più le ipotesi a livello bianco portano a raggiungere i risultati del progetto, - le precondizioni sono quelle condizioni che devono pre-esistere per rendere fisicamente fattibili le attività. In pratica le ipotesi sono un elemento di rischio per il progetto, essendo probabili ma non certe (sono ipotesi): se queste non si verificano il progetto rischia di non raggiungere i suoi obiettivi o i suoi risultati. Per approfondire gli argomenti correlati al ciclo del progetto e all approccio del quadro logico, oltre alle già citate Project Cycle Management Guidelines, (http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publications/manualstools/t101_en.htm), è utile consultare anche il Manuale prodotto dalla EUROPEAN COMMISSION Directorate-General for Humanitarian Aid ECHO: Manual - Project Cycle Management (si vedano i materiali allegati). Proprio da quest ultimo sussidio offerto dalla Commissione Europea riteniamo importante riportare anche in questa sede il glossario: si tratta di uno strumento essenziale per tutti coloro che, a qualsiasi titolo, partecipano o parteciperanno ai cofinanziamenti dell Unione Europea. MAPID Materiali didattici programma formativo Mapid Italia 7

8 Glossary of Terms Activities The actions (and means) that have to be taken / provided to produce the results. They summarise what will be undertaken by the operation. Activity Schedule A Gantt chart, a graphic representation similar to a bar chart, setting out the timing, sequence and duration of operation activities. It can also be used to identify milestones for monitoring progress, and to assign responsibility for achievement of milestones. Analysis of Objectives Identification and verification of future desired benefits to which the beneficiaries attach priority. The output of an analysis of objectives is the objective tree / hierarchy of objectives. Analysis of Strategies Critical assessment of the alternative ways of achieving objectives, and selection of one or more for inclusion in the proposed operation. Appraisal Analysis of a proposed operation to determine its merit and acceptability in accordance with established criteria. This is the final step before an operation is agreed for financing. It checks that the operation is feasible against the situation on the ground that the objectives set remain appropriate and that costs are reasonable. Term often synonymously used: Feasibility study / Ex ante evaluation. Appraisal Phase The third phase in the project cycle. It involves the establishment of the details of the operation on the basis of a feasibility study, followed by an examination by EC staff to assess the operation s merits and consistency with sectoral policies. Assumptions External factors which could affect the progress or success of the operation, but over which the operation manager has no direct control. They form the 4 th column of the logframe, and are formulated in a positive way, e.g.: Reform of penal procedures successfully implemented. Bar Chart See Gantt Chart. Beneficiaries Are those who benefit in whatever way from the implementation of the operation. Distinction may be made between: (a) Operation partners: those who are supported by EC funds in order to manage design and implementation of an operation, i.e. usually: ministries, implementation agencies; (b) Direct beneficiaries 1: those who are supported within the operation in order to better perform services to the target group(s), e.g. agricultural extension staff, benefiting from training measures to better perform their advisory services to female and male members of farm households ; (c) Direct beneficiaries 2 /Target group(s): the group / entity who will be positively affected by the operation at the Operation Purpose level and with whom the operation will work very closely, as well as for whom, e.g. the female and male members of farm households in the case of the above extension operation; (d) Indirect beneficiaries/catchment population: those who, beyond the level of the target groups, benefit from the operation in the long term at the level of the society or sector at large, e.g. children due to increased spending on health and education, consumers due to improved agricultural production and marketing, or the state as such due to increased export earnings from improved agricultural production and marketing Commission The European. Commission. Commitment A commitment is a formal decision taken by the Commission to set aside a certain amount of money for a particular purpose. No expenditure can be incurred in excess of the authorised commitment. Contractor The public or private organisation, consortium or individual with whom the contracting authority enters into a contract. The firm, individual or consortium to which a contract is awarded. MAPID Materiali didattici programma formativo Mapid Italia 8

9 Cost Costs are the translation into financial terms of all the identified resources ( Means ). Country Strategy Papers Country Strategy Papers (CSPs) are an instrument for guiding, managing and reviewing EC assistance programmes. The purpose of CSPs is to provide a framework for EU assistance programmes based on EU / EC objectives, the Partner Country government policy agenda, an analysis of the partner country s situation, and the activities of other major partners. CSPs are drawn up for all ACP, MEDA (except Cyprus, Malta and Turkey) and ALA countries. Country Support Strategy Term used as a synonym for Country Strategy Papers (CSP). DAC Development Assistance Committee of the OECD (Organisation for Economic Co-operation and Development). Delegation The diplomatic office representing the European Commission accredited to countries or international institutions at the level of an Embassy. The Head of Delegation is often called Delegate or Ambassador. Effectiveness An assessment of the contribution made by results to achievement of the operation purpose, and how Assumptions have affected operation achievements. Efficiency The fact that the results were obtained at reasonable cost, i.e. how well Means and Activities were converted into Results, and the quality of the results achieved. European Commission The executive arm of the European Union. It initiates European Union policy and implements programmes and policies established by the EU legislative and budgetary authorities. Evaluation A periodic assessment of the efficiency, effectiveness, impact, sustainability and relevance of an operation in the context of stated objectives. It is usually undertaken as an independent examination of the background, objectives, results, activities and means deployed, with a view to drawing lessons that may guide future decision-making. Evaluation Phase The sixth and final phase of the project cycle during which the operation is examined against its objectives, and lessons are used to influence future actions. Feasibility Addresses the issue whether the operation objectives can be really achieved. Feasibility Study A feasibility study, conducted during the Appraisal phase, verifies whether the proposed operation is well-founded, and is likely to meet the needs of its intended target groups / beneficiaries. The study should design the operation in full operational detail, taking account of all policy, technical, economic, financial, institutional, management, environmental, socio-cultural, genderrelated aspects. The study will provide the European Commission and partner government with sufficient information to justify acceptance, modification or rejection of the proposed operation for further financing. Financing Agreement / M(Ne.Am.o froarn EdCuHmO ) The document signed between the European Commission and the partner country or countries subsequent to a financing decision. It includes a description of the particular operation or programme to be funded. It represents the formal commitment of the European Union and the partner country to finance the measures described. Financing Memorandum See Financing Agreement. Financing Phase The fourth phase of the project cycle during which operations are approved for financing. Financing Proposal (ECHO decisions) Financing proposals are draft documents, submitted by the Commission s services to the relevant Financing Committee for opinion and to the Commission for decision. They describe the general background, nature, scope and objectives and modalities of measures proposed and indicate the funding foreseen. After having received the favourable opinion of the Financing Committee, they are the subject of the Commission s subsequent financing decision and of the Financing Agreement which is signed with the respective partner country. MAPID Materiali didattici programma formativo Mapid Italia 9

10 Gantt Chart A method of presenting information graphically, often used for activity scheduling. Similar to a bar chart. Gender The social differences that are ascribed to and learned by women and men, and that vary over time and from one society or group to another. Gender differs from sex, which refers to the biologically determined differences between women and men. Gender Analysis EU policy on gender mainstreaming in development co-operation requires the integration of gender analysis at macro, meso and micro levels, throughout the project cycle. A gender analysis allows the identification and integration of the dynamics of change in a given situation, as well as the monitoring of their evolution, particularly in relation to the disparities between women and men. A gender analysis includes attention to: the different roles (productive, reproductive, decision-making) of women and men; their differential access to and use of resources and their specific needs, interests and problems; and the barriers to the full and equitable participation of women and men in operation activities and to equity between women and men in the benefits obtained. Gender Equality The promotion of equality between women and men in relation to their access to social and economic infrastructures and services and to the benefits of development is vital. The objective is reduced disparities between women and men, including in health and education, in employment and economic activity, and in decision-making at all levels. All programmes and operations should actively contribute to reducing gender disparities in their area of intervention. Grant Agreement The document signed between the European Commission and the organisation subsequent to a financing decision. It includes a description of the particular operation to be funded. It represents the formal commitment of the European Community to finance the measures described and the organisation to implement them. Identification Phase The second phase of the project cycle. It involves the initial elaboration of the operation idea in terms of objectives, results and activities, with a view to determining whether or not to go ahead with a feasibility study. Impact The effect of the operation on its wider environment, and its contribution to the wider sectoral objectives summarised in the operation s Overall Objectives, and on the achievement of the overarching policy objectives of the EC. Implementation Phase The fifth phase of the project cycle during which the operation is implemented, and progress towards achieving objectives is monitored. Inception Period The period from project start-up until the writing of the inception report, usually two to three months. Inception Report The first report produced at the end of the inception period, which updates the project design and or the terms of reference and sets the workplan for the rest of the project. Indicative Programmes These are prepared by the European Commission in co-ordination with partner country governments. They provide general guidelines and principles for co-operation with the European Union. They specify focal sectors and themes within a country or region and may set out a number of project ideas. Inputs See Means. Integrated Approach The continuous examination of an operation throughout all the phases of the project cycle, to ensure that issues of relevance, feasibility and sustainability remain in focus. Intervention Logic The strategy underlying the operation. It is the narrative description of the operation at each of the four levels of the hierarchy of objectives used in the log-frame. Logframe The matrix in which an operation s intervention logic, assumptions, objectively verifiable indicators and sources of verification are presented. MAPID Materiali didattici programma formativo Mapid Italia 10

11 Logical Framework Approach (LFA) A methodology for planning, managing and evaluating programmes and operations, involving stakeholder analysis, problem analysis, analysis of objectives, analysis of strategies, preparation of the logframe matrix and activity and resource schedules. Means The boxes Means and Costs replace OVIs and SOV at the level of Activities. Means are physical and non-physical resources (often referred to as Inputs ) that are necessary to carry out the planned activities and manage the operation. A distinction can be drawn between human resources and material resources. Milestones A type of OVI providing indications for short and medium-term objectives (usually activities) which facilitate measurement of achievements throughout an operation rather than just at the end. They also indicate times when decisions should be made or action should be finished. Monitoring The systematic and continuous collecting, analysis and using of information for the purpose of management and decision-making. Objective Description of the aim of an operation or programme. In its generic sense it refers to activities, results, operation purpose and overall objectives. Objective Tree A diagrammatic representation of the situation in the future once problems have been remedied, following a problem analysis, and showing a means to ends relationship. Objectively Verifiable Indicators (OVI) Measurable indicators that will show whether or not objectives have been achieved at the three highest levels of the logframe. OVIs provide the basis for designing an appropriate monitoring system. Operation A series of activities with set objectives, designed to produce a specific outcome within a limited time frame. Operation Purpose The central objective of the operation. The purpose should address the core problem, and be defined in terms of sustainable benefits for the target group(s). The Purpose should also express the equitable benefits for women and men among the target group(s). There should only be one Operation Purpose per operation. Overall Objectives They explain why the operation is important to society, in terms of the longerterm benefits to final beneficiaries and the wider benefits to other groups. They also help to show how the programme fits into the regional/sectoral policies of the government / organisations concerned and of the EC, as well as into the overarching policy objectives of EC co-operation. The Overall Objectives will not be achieved by the operation alone (it will only provide a contribution to the achievement of the Overall Objectives), but will require the contributions of other programmes and operations as well. Pre-Conditions Conditions that have to be met before the operation can commence, i.e. start with activities. Pre-conditions (if any) are attached to the provision of aid. Pre-feasibility Study The pre-feasibility study, conducted during the identification phase, ensures that all problems are identified and alternative solutions are appraised, and selects a preferred alternative on the basis of Quality Factors. The study will provide the European Commission and partner government with sufficient information to justify acceptance, modification or rejection of the proposed operation for further appraisal. Problem Analysis A structured investigation of the negative aspects of a situation in order to establish causes and their effects. Problem Tree A diagrammatic representation of a negative situation, showing a cause-effect relationship. Programme A series of operations with a common overall objective. MAPID Materiali didattici programma formativo Mapid Italia 11

12 Programming Phase The first phase of the project cycle during which the Indicative Programme is prepared. See also Indicative Programme. Progress Report An interim report on progress of work on an operation submitted by the operation management / contractor to the partner organisation and the Commission within a specific time frame. It includes sections on technical and financial performance. Project Cycle The project cycle follows the life of an operation from the initial idea through to its completion. It provides a structure to ensure that stakeholders are consulted, and defines the key decisions, information requirements and responsibilities at each phase so that informed decisions can be made at each phase in the life of a operation. It draws on evaluation to build the lessons of experience into the design of future programmes and operations. Project Cycle Management A methodology for the preparation, implementation and evaluation of operations and programmes based on the integrated approach and the logical framework approach. Quality Factors Criteria that are known to have had a significant impact on the sustainability of benefits generated by operations in the past, and which have to be taken into account in the design and implementation of each operation (previously: Sustainability Criteria ): ownership by beneficiaries, policy support, economic and financial factors, socio-cultural aspects, gender, appropriate technology, environmental aspects, and institutional and management capacity. Recurrent Costs Costs for operation and maintenance that will continue to be incurred after the implementation period of the operation. Relevance The appropriateness of operation objectives to the real problems, needs and priorities of the intended target groups and beneficiaries that the operation is supposed to address, and to the physical and policy environment within which it operates. Resource Schedule A breakdown of the operation budget where means and costs are linked to activities, and detailed per time period selected. Results The products of the activities undertaken, the combination of which achieve the Purpose of the operation, namely a start of enjoyment of sustainable benefits for the target groups. Risks See also Assumptions. External factors and events that could affect the progress or success of the operation, and that are not very likely to hold true. They are formulated in a negative way, e.g.: Reform of penal procedures fails. Sources of Verification They form the third column of the logframe and indicate where and in what form information on the achievement of the Overall Objectives, the Operation Purpose and the Results can be found (described by the objectively verifiable indicators). Stakeholder Analysis Stakeholder analysis involves the identification of all stakeholder groups likely to be affected (either positively or negatively) by the proposed intervention, the identification and analysis of their interests, problems, potentials, etc. The conclusions of this analysis are then integrated into the operation design. Stakeholders Any individuals, groups of people, institutions or firms that may have a relationship with the operation / programme are defined as stakeholders. They may directly or indirectly, positively or negatively affect or be affected by the process and the outcomes of operations or programmes. Usually, different sub-groups have to be considered. Start-up Period The period of operation implementation immediately after the arrival of the contractor / technical assistance. Sustainability The likelihood of a continuation in the stream of benefits produced by the operation after the period of external support has ended. Sustainability Criteria See Quality Factors. MAPID Materiali didattici programma formativo Mapid Italia 12

13 SWOT Analysis Analysis of an organisation s Strengths and Weaknesses, and the Opportunities and Threats that it faces. A tool that can be used during all phases of the project cycle. Target Group(s) The group / entity who will be positively affected by the operation at the Operation Purpose level and with whom the operation will work very closely, as well as for whom. Technical Assistance Specialists, consultants, trainers, advisers, etc. contracted for the transfer of knowhow and skills and the creation and strengthening of institutions. Terms of Reference Terms of Reference define the tasks required of a contractor and indicate operation background and objectives, planned activities, expected inputs and outputs, budget, timetables and job descriptions. Workplan The schedule that sets out the activities and resources necessary to achieve an operation s results and purpose. MAPID Materiali didattici programma formativo Mapid Italia 13

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