MANUALE DELLE PROCEDURE

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1 MANUALE DELLE PROCEDURE IL FASCICOLO AZIENDALE Pag. 1/29

2 INDICE 1 PRINCIPI GENERALI QUADRO NORMATIVO DEFINIZIONI LA BASE DATI GESTIONE DEI FASCICOLI FRONT OFFICE IL MANDATO DI RAPPRESENTANZA Esercizio del mandato Revoca del mandato Rinuncia del mandato Costituzione del fascicolo Regole per il trattamento delle informazioni Particelle Titoli di conduzione GESTIONE E ARCHIVIAZIONE DEL FASCICOLO Gestione fascicolo aziendale Attività presso gli Uffici CAA sperimentali Costituzione del fascicolo Apertura Fascicolo Inserimento documenti nel fascicolo Archiviazione e custodia del fascicolo Trasferimento di Ufficio Chiusura del Fascicolo Cambio di CAA Attività presso l Ufficio CAA non sperimentali VALIDAZIONE DEL FASCICOLO CONTROLLI SUL FASCICOLO NUOVI PRODUTTORI GESTIONE DEGLI ACCESSI BACK OFFICE AGEA NAVIGAZIONE WEB ALLEGATI ALLEGATO A Documentazione costituente il fascicolo aziendale ed utile per l attività dell AGEA di back office, informazioni da acquisire nel fascicolo elettronico ALLEGATO B Modello di validazione del fascicolo aziendale ALLEGATO C Modalità di fornitura dell elenco informatizzato delle strutture operative e relativi addetti da abilitare per l accesso al sistema PAC superfici Codifica CAA Nazionali Dati del CAA (Mandatario) ALLEGATO D - Requisiti tecnico organizzativi ALLEGATO E Attività di back office...29 Pag. 2/29

3 1 PRINCIPI GENERALI L introduzione del fascicolo aziendale segna il passaggio da un sistema di aiuti per ambiti di intervento ad una visione globale dell azienda quale insieme delle unità di produzione gestite dall agricoltore. Inoltre, consente di organizzare le informazioni disponibili nelle banche dati AGEA, con particolare riferimento al Sistema Integrato di Gestione e Controllo, e rese disponibili da altre banche dati passando da un ambito di intervento settoriale a un contesto aziendale, di validare le informazioni disponibili nelle banche dati AGEA da parte dell imprenditore agricolo, di certificare il patrimonio produttivo globale dell azienda. Il fascicolo aziendale è costituito da: un fascicolo cartaceo un fascicolo elettronico Il fascicolo cartaceo è organizzato dal CAA e si compone di: documenti cartacei presentati al CAA dall imprenditore agricolo, protocollati, custoditi ed archiviati secondo le relative specifiche. Il fascicolo elettronico si realizza tramite: la definizione delle informazioni che devono essere memorizzate; la memorizzazione delle informazioni desunte dal fascicolo del produttore; l organizzazione delle basi grafiche (poligoni delle particelle catastali con l evidenziazione dell uso del suolo sulla base delle ortofoto); l accoppiamento delle basi alfanumeriche con i poligoni grafici mediante le chiavi catastali. Ogni azienda ha l obbligo di costituire ed aggiornare il proprio fascicolo aziendale. Tale obbligo è disciplinato in modo specifico in funzione dei procedimenti amministrativi attivati. Se l azienda, nei tempi e nei modi stabiliti non provvede alle variazioni/integrazioni al proprio fascicolo aziendale, non adempie ai requisiti richiesti per l attivazione di un procedimento amministrativo che si conclude con la definizione di un provvedimento di erogazione dell aiuto. In prima istanza, vengono rese disponibili le informazioni relative all OCM Seminativi. La base dati sarà progressivamente ampliata ed integrata, in funzione dell ingresso di altri OCM nel fascicolo aziendale. Pag. 3/29

4 2 QUADRO NORMATIVO Regolamento (CEE) n. 3508/92 del Consiglio del 27 novembre 1992 che istituisce un sistema integrato di gestione e di controllo di taluni regimi di aiuti comunitari Regolamento (CE) n. 2419/2001 della Commissione, dell'11 dicembre 2001, che fissa le modalità di applicazione del sistema integrato di gestione e di controllo relativo a taluni regimi di aiuti comunitari istituito dal regolamento (CEE) n. 3508/92 del Consiglio. D.P.R. 1 Dicembre 1999, n. 503 Regolamento recante norme per l istituzione della Carta dell agricoltore e del pescatore e dell anagrafe delle aziende agricole, in attuazione dell art. 14, comma 3, del decreto legislativo 30 aprile 1998, n.173. DECRETO del Ministero delle Politiche Agricole e Forestali 27 Marzo 2001 Requisiti minimi di garanzia e di funzionamento per le attività dei centri autorizzati di assistenza agricola. DELIBERAZIONE A.I.MA. n. 606/99 del 30 aprile Aiuti comunitari ai settori seminativi e della zootecnia per l'anno Adempimenti. CIRCOLARE AGEA 24 aprile 2001, n Istruzioni concernenti adempimenti specifici derivanti dalla vigente normativa comunitaria in ordine ai settori: seminativi, zootecnia, sviluppo rurale e settore vitivinicolo. Pag. 4/29

5 3 DEFINIZIONI Il Regolamento (CEE) N. 3508/92 fissa, all art. 1 comma 4, le seguenti definizioni: - imprenditore: il singolo produttore agricolo, persona fisica o giuridica o associazione di persone fisiche o giuridiche, indipendentemente dallo stato giuridico conferito secondo il diritto nazionale all'associazione e ai suoi membri, la cui azienda si trova nel territorio della Comunità; - azienda: l'insieme delle unità di produzione gestite dall'imprenditore che si trovano nel territorio di uno Stato membro; - parcella agricola: una porzione continua di terreno sulla quale un'unica coltura è effettuata da un unico imprenditore. Il medesimo regolamento, inoltre, all art. 4 recita: Il sistema alfanumerico di identificazione delle parcelle agricole viene elaborato in base a mappe e documenti catastali e altri riferimenti cartografici o su base di fotografie aeree o immagini spaziali o in base ad altri appropriati riferimenti giustificativi equivalenti o in base a parecchi di tali elementi. Il Regolamento (CE) n. 2419/2001 recita, nel punto 2 dei considerando : Ai fini di un efficace controllo e per evitare la presentazione di molteplici richieste di aiuti a diversi organismi pagatori dello stesso Stato membro, gli Stati membri devono predisporre un sistema unico per l'identificazione degli imprenditori agricoli che presentano domande di aiuto comprese nel sistema integrato. L art. 3 del citato regolamento dispone che: gli stati membri introducono un sistema unico per registrare l identità degli imprenditori che presentino una domanda di aiuto nell ambito del sistema integrato. L art. 4 del citato regolamento, Identificazione e dimensione minima delle parcelle agricole, recita: 1. Il sistema d'identificazione di cui all'articolo 4 del regolamento (CEE) n. 3508/92 è stabilito a livello delle parcelle agricole. Gli Stati membri possono prevedere l'utilizzazione di un'unità diversa dalla parcella agricola, come la parcella catastale o l'appezzamento. In tal caso, gli Stati membri garantiscono che le parcelle agricole siano identificate in modo attendibile, esigendo, in particolare, che le domande di aiuto per superficie siano corredate dagli elementi o dai documenti definiti dalle competenti autorità, al fine di localizzare e misurare ciascuna parcella agricola. 2. Ciascuno Stato membro determina la dimensione minima delle parcelle agricole che possono formare oggetto di una domanda di aiuto. Tale dimensione minima non può tuttavia superare 0,3 ha. L anagrafe delle aziende agricole è istituita dal D.P.R. 1 Dicembre 1999, n L art. 1, comma 2 del D.P.R. 1 Dicembre 1999, n. 503, individua nel codice fiscale il Codice Unico di identificazione delle Aziende Agricole (CUAA), mentre l art. 8 ne stabilisce le modalità di utilizzo: In ogni comunicazione o domanda dell'azienda trasmessa agli uffici Pag. 5/29

6 della pubblica amministrazione il legale rappresentante è obbligato a indicare il CUAA dell'azienda. Gli uffici della pubblica amministrazione indicano in ogni comunicazione il CUAA. Qualora nella comunicazione il CUAA fosse errato, l'interessato è tenuto a comunicare alla pubblica amministrazione scrivente il corretto CUAA. L art 1, comma 3 del D.P.R. 1 Dicembre 1999, n. 503, recita: A ciascuna azienda fa capo una o più unità tecnico-economiche (UTE), di seguito denominata unità; per unità si intende l'insieme dei mezzi di produzione, degli stabilimenti e delle unità zootecniche e acquicole condotte a qualsiasi titolo dal medesimo soggetto per una specifica attività economica, ubicato in una porzione di territorio, identificata nell'ambito dell'anagrafe tramite il codice ISTAT del comune ove ricade in misura prevalente, e avente una propria autonomia produttiva. Pag. 6/29

7 4 LA BASE DATI In prima istanza, vengono rese disponibili le informazioni di carattere alfanumerico (dati anagrafici e territoriali) e le informazioni di carattere grafico (superfici non seminabili, catasto dei terreni, ortofoto) relative all OCM Seminativi. La base dati sarà progressivamente ampliata ed integrata, in funzione dell ingresso di altri OCM nel fascicolo aziendale. La costituzione della base dati resa disponibile in questa prima fase (campagna 2003), per la definizione del fascicolo aziendale, si basa sulle dichiarazioni rese nelle domande di aiuto alle superfici della campagna 2002: Componente anagrafica Ai sensi di quanto disposto dal DPR 503/99 e dell articolo 3 del Reg. CE 2419/2001, sono rese fruibili le seguenti informazioni attraverso funzioni di visualizzazione, aggiornamento, inserimento: anagrafica aziendale validata (CUAA) dati relativi alla sede legale dell azienda ubicazione fisica dell azienda, dettagliata per singola UTE; estremi del rappresentante legale (ove esistente), codice aziendale attribuito dalla ASL. Componente territoriale A livello particellare sono rese disponibili le seguenti informazioni: superficie catastale; superficie aziendale (totale della superficie condotta delle particelle dall azienda; in fase di costituzione del fascicolo, tale superficie è quella derivata dalla domanda seminativi per il raccolto 2002); superficie seminabile, sulla base dei controlli AGEA; superficie non seminabile, sulla base dei controlli AGEA, ad esclusione delle particelle non ancora oggetto di un indagine specifica; superficie con vincoli amministrativi (art. 7 reg. (CE) n. 1251/99); superficie seminabile con restrizioni (pascolo e prato-pascolo); titolo di possesso (proprietà, affitto, ecc.) ed elementi ritenuti rilevanti, desunti dall esame della documentazione di supporto; Percentuale di possesso. Per la validazione del fascicolo aziendale, la componente territoriale è aggregata per consentire al dichiarante di visualizzare immediatamente le seguenti informazioni: superficie catastale su cui insiste l azienda, quale somma delle superfici catastali da cui è costituita l azienda stessa; superficie aziendale, quale somma delle superfici dichiarate a prescindere dalla loro utilizzazione (seminativi, fabbricati, foraggiere ed altre utilizzazioni); superficie non seminabile, quale somma delle superfici aziendali non compatibili con i seminativi, accertate dall AGEA; Pag. 7/29

8 Pag. 8/29 superficie seminabile, quale somma delle superfici aziendali decurtate le superfici non seminabili ; superficie con vincolo amministrativo per taluni premi seminativi; superficie in contestazione (sovrapposizione di superfici, particelle non identificate, frazionamenti, accorpamenti) per le quali è necessaria una attività di verifica e definizione da parte dell AGEA Componente grafica Sulla base dell elenco delle particelle catastali indicate nel fascicolo alfanumerico, viene costituito il limite dell azienda, espresso come aggregazione dei poligoni catastali delle particelle che compongono l azienda stessa, visualizzati sullo sfondo dell ortofoto più recente disponibile per il territorio oggetto della rappresentazione. E evidente che per le particelle con superficie in contestazione il limite proposto è suscettibile di variazioni sulla base degli elementi documentali forniti dall interessato e sulla base delle attività di verifica e validazione svolte da AGEA. Definizioni A chiarimento dei concetti sopra esposti vengono assunte le seguenti definizioni. Si definisce come superficie seminabile quella porzione di territorio destinata a: Seminativo: superfici che dalla consultazione a video evidenziano la seminabilità del terreno, che rappresenta una coltivazione in atto o l'esecuzione di lavorazioni meccaniche; queste superfici devono risultare libere da vegetazione arbustiva naturale. Possono essere considerate seminabili anche quelle aree nelle quali siano presenti delle piante sparse con una distribuzione inferiore alle 50 piante per ettaro (o frazioni di 50 piante per porzioni inferiori, ad es. 5 piante/1000 mq). Coltivazioni arboree non specializzate (consociabili): oliveti, vigneti e frutteti, ecc., consociabili con seminativi. In termini generali una coltura viene classificata "consociabile" quando siano verificate le seguenti condizioni: - nei terreni con sesto di impianto regolare la distanza tra i filari (interfila) è superiore a 5 metri e la distanza tra le chiome delle piante tra i filari è superiore a 3 metri al fine di consentire la semina; - negli impianti a sesto irregolare quando la densità di piante per ettaro o frazioni è compresa tra 100 e 400 piante per ettaro e la distanza media delle chiome sia maggiore di 3 metri. Si definisce come superficie seminabile con restrizioni quella porzione di territorio destinata a: - pascoli permanenti (terreni esclusi dall'avvicendamento colturale e destinati in modo permanente a produzioni erbacee naturali). Si definisce come superficie non seminabile quella porzione di territorio destinata a: - usi non agricoli (ad esempio: calanchi, rocce affioranti, laghi, fiumi, fabbricati, strade, manufatti, ecc.); - colture forestali;

9 - colture permanenti (ad esempio: colture arboree); In particolare la classificazione delle utilizzazioni del suolo riferita alla porzione non seminabile è: Fabbricati: - insediamenti urbani residenziali e commerciali; - fabbricati agricoli e loro pertinenze (stalle, fienili, aie, giardini, orti, ecc.); - manufatti, capannoni, fabbriche, opifici; - parchi, impianti sportivi, parcheggi; - aree estrattive, cave, miniere e discariche; - strade, ferrovie e loro pertinenze solo se di larghezza superiore a 5 metri. Acque corsi d'acqua (fiumi, torrenti, canali, ecc.) laghi, bacini artificiali, baie, lagune, ecc.. Boschi: superfici con copertura vegetale arborea naturale e non (superfici forestali, ecc.). Incolti sterili: superfici con evidenti segni di non coltivabilità, come rocce affioranti, calanchi, frane, dirupi, aree denudate per erosione, spiagge, greti fluviali, ecc. Coltivazioni arboree specializzate (non consociabili): oliveti, vigneti, frutteti, ecc. specializzati, non consociabili con seminativi. Una coltura sarà classificata specializzata quando: negli impianti a sesto regolare la distanza tra i filari (interfila) è inferiore a 5 m. oppure quando la distanza tra le chiome delle piante tra i filari è inferiore a 3 metri; negli impianti a sesto irregolare la densità di piante per ettaro è superiore a 400 piante o comunque la distanza media delle chiome sia inferiore a 3 metri. Nell individuazione delle zone arborate le aree vengono delimitate sulla ipotetica linea rappresentata dal piede dei tronchi e non dai limiti delle chiome, inoltre in prossimità dei limiti di boschi occorre tenere conto dell'eventuale ombra causata dalla proiezione delle chiome; la presenza di alberi disposti in fila, proprio sui confini degli appezzamenti/particelle non devono essere presi in considerazione. Le strade interpoderali, le case, le siepi, i fossi ed i canali all'interno delle particelle devono essere delimitate solo se la loro superficie è superiore ai 100 metri quadrati. In particolare le strade vengono prese in considerazione solo se con larghezza maggiore di 5 metri. Pag. 9/29

10 5 GESTIONE DEI FASCICOLI 5.1 FRONT OFFICE La base dati, grafica ed alfanumerica, predisposta come al punto precedente è messa a disposizione dei produttori attraverso i CAA, per via telematica. 5.2 IL MANDATO DI RAPPRESENTANZA Esercizio del mandato L art. 15 del D.M. 27 marzo 2001 recita: Il CAA è tenuto ad acquisire, dall utente, apposito mandato scritto ad operare nel suo interesse, da cui deve risultare l impegno, da parte dell utente stesso, di: a) fornire al CAA dati completi e veritieri; b) collaborare con il CAA ai fini del regolare svolgimento delle attività affidate; c) consentire l attività di controllo del CAA nei casi di cui all art. 2, comma 2 del presente decreto. L art. 2, comma 2 del citato D.M., recita: Il CAA ha, in particolare, la responsabilità della identificazione del produttore e dell accertamento del titolo di conduzione dell azienda, della corretta immissione dei dati, del rispetto di quanto di competenza delle disposizioni comunitarie, nonché la facoltà di accedere alle banche dati del SIAN esclusivamente per il tramite di procedure di interscambio dati. Il mandato esclusivo, conferito dal produttore al CAA, obbliga questo a costituire e mantenere aggiornato per conto del produttore il fascicolo aziendale, nonché ad adempiere agli obblighi inerenti qualsiasi procedimento amministrativo sottoscritto dal mandatario. Ai fini della predisposizione del fascicolo il produttore può recarsi e dare mandato di rappresentanza presso qualsiasi CAA riconosciuto e abilitato alla gestione del fascicolo stesso in base ad apposita convenzione e relativo atto esecutivo stipulato con AGEA. Propedeuticamente alla visualizzazione e verifica della consistenza territoriale dell azienda, il CAA deve raccogliere i mandati ed acquisirne a sistema gli estremi per poter fruire delle informazioni del fascicolo aziendale, messe a disposizione dall AGEA. Il CAA, a cui è delegato il servizio di costituzione ed aggiornamento del fascicolo aziendale, è vincolato da un rapporto convenzionale con l AGEA ed è tenuto a censire i profili ed i ruoli che i propri singoli operatori devono avere all interno del sistema informativo. La registrazione degli estremi del mandato in particolare consiste in 1. indicazione del CUAA del produttore delegante; Pag. 10/29

11 2. attesa della segnalazione di disponibilità all affiliazione da parte del S.I. (nessun altro CAA ha ricevuto analogo mandato); 3. segnalazione del mandato multiplo ai CAA interessati dall evento, con blocco ad operare per l azienda interessata finché non viene effettuata la revoca da parte dei CAA coinvolti; 4. inserimento della data di inizio del mandato, desumibile dal documento protocollato e inserito all interno del fascicolo cartaceo. Ai CAA saranno resi disponibili unicamente i fascicoli elettronici dei produttori dai quali hanno ricevuto mandato esclusivo Revoca del mandato Il mandato esclusivo a tempo indeterminato può essere revocato previo congruo preavviso. Tale operazione è necessaria per consentire al produttore (al quale verrà anche riconsegnato il proprio fascicolo cartaceo) di gestire autonomamente le proprie posizioni nei confronti dell Amministrazione. Copia dei documenti costituenti il fascicolo riconsegnato dovrà essere mantenuta a carico del CAA revocato fino a chiusura dei procedimenti amministrativi aperti durante il periodo di validità del mandato. I procedimenti amministrativi aperti durante la validità del mandato devono essere portati a compimento ai sensi e per gli effetti del I comma dell art c.c.. Gli atti, pertanto, compiuti per definizione dei predetti procedimenti non prorogano la validità del mandato revocato ma ne costituiscono il naturale adempimento. Il produttore può, comunque, espressamente derogare al predetto disposto dichiarando per iscritto di voler gestire autonomamente anche la fase di chiusura del procedimento amministrativo aperto in vigenza del mandato revocato Rinuncia del mandato La rinuncia del mandato può essere effettuata anche dal CAA nei confronti del produttore, laddove per comprovati motivi, il CAA stesso rescinde il contratto con il mandante. Anche in questo caso il CAA è tenuto a registrare sul SIAN l evento, percorrendo gli stessi passi sopra descritti, aggiungendo la notifica del recesso al produttore. Il produttore che incorra in questo caso viene dall AGEA considerato non affiliato a nessun CAA, quindi sarà cura dello stesso produttore adempiere agli obblighi e doveri imposti dalla normativa vigente per l aggiornamento del fascicolo cartaceo e del seguente invio dello stesso ad AGEA Costituzione del fascicolo I CAA devono raccogliere e conservare, sotto la loro responsabilità, tutti i documenti giustificativi per la costituzione del fascicolo cartaceo del produttore, così come espresso nell allegato A del presente manuale. Pag. 11/29

12 In particolare, nel citato allegato, sono elencati i documenti che devono essere raccolti dal CAA per tipologia evidenziando i casi in cui è obbligatorio o opzionale acquisirli. I CAA devono acquisire le informazioni desunte dai documenti giustificativi raccolti nel fascicolo cartaceo per costituire/aggiornare il fascicolo aziendale elettronico, attraverso applicazioni software fornite in via telematica, così come espresso nell allegato A del presente manuale Regole per il trattamento delle informazioni Particelle L inserimento di una particella in un fascicolo elettronico può essere effettuata dal CAA attraverso l acquisizione delle informazioni desunte dai documenti giustificativi. Al termine delle operazioni di acquisizione è possibile visualizzare il perimetro dell azienda. La determinazione del perimetro territoriale dell azienda avviene (in automatico) limitatamente alle particelle per le quali esiste un poligono nel sistema. Per le particelle per le quali risulta impossibile visualizzare i limiti (mancanza del poligono catastale), il CAA deve: indicare e/o confermare il centroide associato non rilevato dall AGEA; nei casi in cui non sia possibile rintracciare il centroide relativo, il CAA deve richiederne la lavorazione attraverso la trasmissione di una proposta grafica dei limiti dell appezzamento, che ha una valenza propositiva per il lavoro di validazione a carico dell AGEA. In particolare è possibile suddividere e ricondurre le attività relative al trattamento della consistenza territoriale a: a. Particelle vettorializzate: sono le particelle che hanno centroide e poligono catastale non corrispondente alle informazioni catastali in possesso del produttore b. Particelle non vettorializzate con centroide: sono le particelle per le quali non risulta un poligono catastale, ma per le quali esiste il centroide ed il grafo catastale sottostante è coerente con le informazioni catastali in possesso del produttore. c. Particelle non individuate con grafo catastale: sono particelle per le quali non esiste il centroide ma esiste il grafo catastale coerente con le informazioni catastali in possesso del produttore. d. Particelle non individuate senza grafo catastale: sono particelle per le quali non esiste il centroide e non esiste il grafo catastale coerente con le informazioni catastali in possesso del produttore, ovvero esiste un centroide ma il tematismo catastale e/o il grafo catastale relativo non sono coerenti con le informazioni in possesso del produttore. Pag. 12/29

13 E evidente che le superfici così determinate sono superfici sub judice (superfici in contestazione) fintanto che non si completa il lavoro di back office di validazione dell AGEA; a tale proposito i documenti giustificativi delle proposte grafiche inserite dai CAA devono pervenire ad AGEA propedeuticamente alla fase di validazione delle stesse. I documenti utilizzati dall AGEA per la risoluzione delle superfici in contestazione sono gli stessi elencati nell allegato A del presente manuale. Nella tabella che segue sono schematizzate le attività da effettuare da parte delle componenti del sistema (CAA e Back Office): CASO ATTIVITA CAA BACK OFFICE a. Attivazione funzione di frazionamento e trasmissione Propone Valida documentazione Ovvero Attivazione funzione di accorpamento e trasmissione documentazione b. Attivazione funzione di vettorializzazione della particella Attiva e valida c. Attivazione funzione di inserimento centroide; Propone Valida Attivazione funzione di vettorializzazione della particella; Trasmissione documentazione d. Attivazione funzione di inserimento centroide; Attivazione funzione di vettorializzazione della particella; Trasmissione documentazione Propone Valida Le particelle oggetto del presente capoverso devono essere acquisite esclusivamente per gli utilizzi e secondo la tempistica prevista al capoverso Resta inteso che il completamento dei limiti aziendali comporta anche la lavorazione delle particelle non oggetto di premio che dovranno essere introdotte successivamente all inserimento dei poligoni oggetto di lavorazione nell ambito di altre OCM (gis oleicolo e vitivinicolo) resi disponibili da AGEA Titoli di conduzione Le informazioni relative ai titoli di conduzione dei terreni devono essere acquisite in ogni caso entro il 31 ottobre di ciascun anno, soltanto per gli appezzamenti oggetto di richiesta di premio e rientranti tra le particelle con superfici in contestazione limitatamente ai casi di sovrapposizione di superfici. Per il 2003, in funzione degli utilizzi dichiarati nelle domande di premio, la tempistica di inserimento dei dati dovrà rispettare le seguenti scadenze: Seminativi entro il 31/10/2003; Leguminose entro il 31/10/2003; Risone entro il 31/10/2003; Foraggere entro il 30/11/2003; Pag. 13/29

14 Foraggi da destinare alla trasformazione entro il 30/11/2003; Sementi certificate entro il 30/11/2003. Successivamente alla costituzione del fascicolo elettronico, dovrà essere acquisita a sistema la documentazione a supporto di qualunque modifica relativa alla consistenza aziendale e/o alla titolarità di conduzione di una particella. 5.3 GESTIONE E ARCHIVIAZIONE DEL FASCICOLO Gestione fascicolo aziendale Il CAA deve dotarsi di una struttura operativa con apparecchiature atte a garantire l operabilità in ambiente WEB. Il CAA deve garantire la protocollazione dei documenti raccolti sul territorio in modalità AIPA compatibile e comunicare ad AGEA dove questa attività viene svolta. Il CAA deve garantire l archiviazione e la custodia dei fascicoli raccolti e comunicare ad AGEA dove tali documenti sono archiviati e custoditi. Entro il 30 giugno i CAA devono dotarsi degli strumenti che gli consentano di lavorare in modalità WEB. I CAA, per l anno 2003, designeranno alcune sedi che opereranno in modalità sperimentale per la costituzione del fascicolo aziendale e la presentazione della domanda seminativi su WEB. Si descrivono di seguito le modalità di gestione dei documenti cartacei connessi con la costituzione del Fascicolo Aziendale, nonché le modalità di trattamento previste Attività presso gli Uffici CAA sperimentali Costituzione del fascicolo La Costituzione del Fascicolo Aziendale è propedeutica alla presentazione di un qualsiasi procedimento amministrativo e si sostanzia sulla base dei documenti presentati dai soggetti interessati. A tale fine un operatore dovrà connettersi al SIAN per l attivazione delle procedure di Costituzione del Fascicolo Aziendale. Ciascun operatore sarà attribuito ad un Ufficio CAA, individuato dai seguenti parametri: 1. Codice CAA; 2. Codice Provincia; 3. Codice Ufficio. Tale codifica rappresenta un AOO (Area Operativa Omogenea) che sarà riportata nelle stampigliature di protocollo, nonché nella numerazione dei singoli Fascicoli Aziendali. Superati i controlli di accesso ed attivata la procedura, l operatore sarà obbligato ad individuare l Azienda, sulla base del CUAA. Espletati i controlli di validità formale e gestita la comunicazione con la procedura di validazione, con le modalità indicate in altra sezione del documento, l operatore potrà gestire la casistica seguente: Pag. 14/29

15 Apertura Fascicolo Al fascicolo aziendale è attribuito dal sistema un numero univoco nell ambito della sede del CAA connessa. Tale numerazione sarà riprodotta su apposita etichetta adesiva, con il formato seguente: 1. CAA: codice CAA; 2. Provincia: sigla automobilistica; 3. Ufficio: num. Progressivo Ufficio; 4. Fascicolo: num. Progressivo Fascicolo. L etichetta è apposta sul contenitore dei documenti che costituiranno il fascicolo in modo da garantire l immediata reperibilità degli stessi anche ad archiviazione avvenuta ai sensi del reg. (CE) 1663/95. La numerazione evidenziata sulla stampa è finalizzata a consentire di gestire in maniera univoca l archiviazione dei fascicoli cartacei Inserimento documenti nel fascicolo L inserimento dei documenti nel fascicolo, per un soggetto di competenza dell Ufficio CAA, deve essere completata, al più tardi, entro il 31 ottobre 2003 e prevede: 1. classificazione del documento la classificazione è operata sulla base delle codifiche di cui all allegato A. Tali codifiche saranno successivamente integrate sulla base delle indicazioni normative riguardanti i regimi di premio connessi con la gestione del Fascicolo Aziendale. 2. assegnazione del numero di protocollo il numero di protocollo, automaticamente assegnato dal SIAN, risulterà progressivo nell ambito dell ufficio CAA operante. La stampigliatura sarà riportata su una etichetta adesiva da apporre sul documento interessato, nell angolo superiore destro del fronte della prima pagina o del retro dell ultima pagina. La stampigliatura riporterà i dati seguenti: - numero progressivo del documento; - codice CAA; - sigla Provincia; - codice ufficio; - data di protocollazione (GG/MM/AAAA) Il numero progressivo sarà opportunamente evidenziato. 3. rilevazione numero traccia Qualora sia necessario acquisire nel Fascicolo Aziendale documentazione standardizzata, emessa dall AGEA, si dovrà imputare il numero traccia esistente sul documento. Tale numero individuabile sul frontespizio del documento, in posizione Alto- Destra, risulta rappresentato con codifica a barre. 4. Acquisizione immagine Qualora sia determinata l esigenza di acquisire l immagine informatica del documento, tale operazione potrà essere richiesta in questa fase. In tal caso, la nomenclatura degli archivi costituiti, uno per ciascuna pagina prodotta, dovrà attenersi agli elementi seguenti: Pag. 15/29

16 - annualità; - numero protocollo (Ufficio CAA Progressivo); - num. progressivo del foglio. Il CAA deve garantire che l immagine acquisita sia conforme al documento originale e che tali documenti siano resi disponibili a richiesta. 5. Riepilogo documenti del Fascicolo Al termine delle operazioni di inserimento, viene prodotta la distinta dei documenti costituenti il Fascicolo Aziendale. Tale distinta riporterà le informazioni seguenti: - data dell operazione; - numerazione del Fascicolo Aziendale (Ufficio CAA, progressivo); - intestatario del Fascicolo Aziendale ; - elenco dei documenti presenti l elenco, in ordine anno - numero protocollo (Ufficio CAA - progressivo), per ciascun documento riporta le informazioni seguenti: - numero progressivo nell ambito del fascicolo - numero protocollo (progressivo Ufficio CAA); - data protocollo - tipologia documento - eventuale numero traccia AGEA Archiviazione e custodia del fascicolo La funzione di archiviazione consente l immissione dei riferimenti di localizzazione dei singoli Fascicoli Aziendali. In particolar modo, è consentita l indicazione di un Ufficio CAA di archiviazione e custodia, diverso dall Ufficio CAA di competenza. In tal modo è garantita la concentrazione dei fascicoli di più uffici in una unica struttura, afferente ad un Ufficio CAA, adeguata al mantenimento della documentazione, secondo la normativa vigente in tema di sicurezza, controllo degli accessi e di dotazione antiincendio. In tale contesto le informazioni richieste risultano: Ufficio CAA rappresenta l ufficio in cui il Fascicolo Aziendale risulta reperibile. Settore Consente l indicazione delle aree separate in cui un archivio esteso può essere organizzato. Armadio Rappresenta una unità organizzativa dell archivio che possa essere chiusa da sportelli oppure compattata, unendosi ad un armadio che precede, così da interdire l accesso ai documenti. Piano rappresenta il ripiano nell ambito dell armadio, contato dal basso verso l alto, in cui il fascicolo è ubicato. Nel caso di armadiature composte da colonne, la numerazione dei piani prosegue progressivamente incrementandosi, passando dallo ultimo alto di una colonna al primo basso della colonna successiva. Locazione rappresenta la posizione progressiva nell ambito del piano da sinistra verso destra. Pag. 16/29

17 Se i fascicoli vengono archiviati all interno dello stesso armadio in modo progressivo rispetto al numero univoco del fascicolo, e questi è ben visibile sul dorso del fascicolo stesso, tale da essere facilmente rintracciabile, è possibile omettere l indicazione del piano e della locazione Trasferimento di Ufficio La dinamica nella gestione degli Uffici CAA consente il trasferimento delle competenze inerenti la gestione di fascicoli Aziendali già esistenti, ad un nuovo Ufficio CAA. A tale riguardo, il CAA comunica all AGEA i fascicoli da trasferire, nonché gli Uffici coinvolti. A trasferimento effettuato, la nuova documentazione apportata sarà connotata con i riferimenti di protocollo del nuovo Ufficio, mentre la documentazione già esistente conserva i dati già esistenti Chiusura del Fascicolo Rappresenta l atto formale con cui un soggetto economico definisce la propria Cessazione di Attività. In tal caso, si opererà l acquisizione agli atti del fascicolo di un documento che ne rappresenti l ufficializzazione a fini istituzionali, con le modalità precedentemente esposte. L indicazione di tale tipologia di documento, inoltre, impedirà l ulteriore aggiornamento del Fascicolo Aziendale Cambio di CAA Il cambiamento di CAA è una operazione diversa dal Trasferimento di Ufficio-CAA. Il CAA che riceve una revoca dal mandato esclusivo deve consegnare al produttore il proprio fascicolo aziendale, mantenendo nei propri archivi una copia conforme di tutta la documentazione consegnata, ove ritenuto necessario Attività presso l Ufficio CAA non sperimentali Si riferisce alle sedi operative CAA non sperimentali e che abbiano scelto di non operare in modalità WEB fino al 30 giugno Pertanto, per i produttori con riferimento a tali strutture la composizione del Fascicolo Aziendale sarà operata con modalità asincrona, a partire dalle informazioni riportate nella Domanda Seminativi - Raccolto Tali strutture provvederanno alla compilazione delle domande di premio in argomento utilizzando gli strumenti informatici di ausilio, descritti nell apposito manuale reso disponibile. Le modalità operative prevedono la predisposizione di un modello cartaceo di domanda, su cui il produttore dovrà apporre la propria firma di convalida. Tale documento sarà conservato presso l Ufficio, unitamente alla documentazione allegata, che dovrà confluire nel Fascicolo Aziendale, previa convalida con il SIAN. Le informazioni saranno trasmesse al SIAN in via telematica. Pag. 17/29

18 Presso il SIAN saranno selezionate le informazioni del Fascicolo Aziendale e sarà, quindi, precostituito un Fascicolo Aziendale in attesa di Validazione, attribuendo una numerazione di Fascicolo Aziendale, con le caratteristiche definite nel paragrafo Unitamente saranno attivate le garanzie affinché ciascun soggetto interessato da tale modalità possa essere trattato dall Ufficio CAA di competenza. I titoli indicati nell allegato A dovranno essere registrati nel SIAN nei tempi e nelle modalità indicati nel paragrafo L utente potrà effettuare le operazioni seguenti: 1. produrre l etichetta del Fascicolo Aziendale; introdurre le informazioni di dettaglio di ciascun allegato, per il quale il sistema assegnerà il numero di protocollo, con il formato già definito. 2. produrre l etichetta di protocollo e effettuare la stampa su etichetta adesiva dei dati di protocollo; 3. attivare l eventuale scansione del documento - tale operazione sarà effettuata con le modalità precedentemente descritte; 4. produrre la distinta dei documenti del Fascicolo 5. archiviare il Fascicolo. 5.4 VALIDAZIONE DEL FASCICOLO Per la validazione del fascicolo aziendale da parte del produttore, il CAA provvede alla stampa ed alla sottoscrizione dello stesso, secondo il formato riportato nell Allegato B. La stampa, sottoscritta dal produttore, deve essere inserita nel fascicolo cartaceo del produttore da parte del CAA. La validazione del fascicolo è registrata anche nel sistema informativo, annotando la data in cui è stato consolidato lo stesso, tenendo conto che finché non intervengano altri eventi (ad es.: modifiche sul territorio successive alla validazione del fascicolo aziendale), le informazioni dichiarate e sottoscritte dal produttore costituiscono la base per la presentazione della domanda di aiuto alle superfici. Secondo quanto disposto dall art. 10 del DPR 503/99, Le informazioni relative ai dati aziendali, compresi quelli relativi alle consistenze aziendali ed al titolo di conduzione, risultanti dal fascicolo aziendale, costituiscono la base di riferimento e di calcolo valida ai fini dei procedimenti istruttori in tutti i rapporti con la pubblica amministrazione centrale o locale in materia agroalimentare, forestale e della pesca, fatta comunque salva la facoltà di verifica e controllo dell'amministrazione stessa. 5.5 CONTROLLI SUL FASCICOLO L AGEA rende disponibili informazioni derivanti da precedenti controlli amministrativi ed in loco, validati al momento del controllo, che riguardano: - Verifica e validazione dei soggetti dichiaranti e dei rappresentanti legali attraverso gli incroci con l anagrafe tributaria e l utilizzazione del CUAA come elemento univoco di identificazione. - Verifica e validazione delle aziende con Partita IVA, attraverso l incrocio con l anagrafe tributaria e l incrocio tra i dati relativi al CUAA e alla Partita IVA. Pag. 18/29

19 - Verifica e validazione delle coordinate bancarie per il pagamento degli aiuti attraverso l ABI. - Verifica e validazione delle particelle catastali attraverso l incrocio con la base dati del catasto terreni e le attività di aggiornamento con i certificati catastali aggiornati forniti dai produttori in sede di contenzioso. - Verifica e validazione delle superfici dichiarate attraverso le attività di censimento delle superfici non seminabili e i controlli a campione. - Verifica e validazione degli utilizzi dichiarati attraverso le visite in campo rivolte all accertamento della coltura inserita in domanda. Sulla base di tali informazioni, il CAA è tenuto a farsi rilasciare una dichiarazione da parte del soggetto interessato che attesti l attualità e corrispondenza della propria situazione aziendale e che la superficie seminabile per ogni singola particella era destinata a seminativi al 31 dicembre 1991 (reg. (CE) n. 1251/99) Pag. 19/29

20 6 NUOVI PRODUTTORI I CAA che ricevono mandato esclusivo da parte di un produttore che per la prima volta presenti domanda nell ambito della PAC Seminativi 2003, devono provvedere a: Costituire il fascicolo cartaceo del produttore sulla base dei dettami dell allegato A; Inserire la componente anagrafica (controlli in linea - interconnessione con l Anagrafe Tributaria - coordinate territoriali, indirizzo, ecc.); Inserire la componente territoriale (controlli in linea catasto, vettori disponibili, ortofoto, ecc.); Determinare le superfici di pertinenza sulla base degli elementi disponibili; Validare il fascicolo aziendale e conservarne copia agli atti del CAA. Pag. 20/29

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