Centrale unica provinciale di prenotazione dei trasporti sanitari ordinari. Stato dell arte e attività dell ultimo anno

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1 Centrale unica provinciale di prenotazione dei trasporti sanitari ordinari Stato dell arte e attività dell ultimo anno Parma 18 aprile 2015

2 Caratteristiche generali È una Centrale operativa accreditata in base alla normativa regionale, promossa da un iniziativa del Coordinamento provinciale delle Assistenze Pubbliche di Parma. Sulla base dell esperienza della vecchia Centrale Operativa, è stata realizzata e viene gestita da Assistenza Pubblica - Parma Onlus (AP); vi opera personale dipendente di AP Parma. Ha a disposizione circa 12 ambulanze per fascia oraria diurna (mattino e pomeriggio). Organizza e gestisce ogni tipologia di trasporto (lunga percorrenza, trasporti assistiti, con presidi particolari ecc.) Gestisce tutti i servizi in modo completamente informatizzato.

3 Caratteristiche legate all informatizzazione È attiva una parte web che consente, tramite login, di verificare l assegnazione dei servizi alle ambulanze di ogni singola associazione e di scaricare, in formato tabellare, i dati di ogni trasporto effettuato, agevolando il lavoro di fatturazione/ rendicontazione. Grazie all accesso alle anagrafiche di Azienda Ospedaliero-universitaria (AO) e Azienda Unità Sanitaria Locale (AUSL), i dati dei trasportati sono verificati e sempre aggiornati.

4 90,0% 80,0% per servizi prenotati da AO Parma % Prenotazioni web sul totale gestito dalla CO 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% set-14 ott-14 nov-14 dic-14 gen-15 feb-15 mar-15 Le prenotazioni effettuate tramite il web sgravano la Centrale OTTO (CO) dal traffico telefonico, garantendo all operatore più tempo a disposizione per la gestione dei servizi e la loro organizzazione.

5 Percorso di sviluppo Analisi e studio di fattibilità per infrastruttura di gestione Sviluppo software di gestione Aumento posti operatore disponibili e formazione del personale Test delle funzionalità e parallelo con cartaceo Passaggio ad uso esclusivo del sistema informatico Sviluppo sistema di prenotazione web Formazione degli operatori AO Parma e avvio del sistema Ampliamento del numero di mezzi gestiti direttamente dalla Centrale OTTO Progressivo allargamento del sistema di prenotazione web ad altre strutture In via di completamento Studio di fattibilità per ampliamento di competenza verso trasporto disabili Adeguamento infrastruttura di prenotazione e gestione servizi Coinvolgimento di ulteriori associazioni per lo svolgimento dei servizi disabili gestiti dalla Centrale OTTO Possibili sviluppi futuri Studio di fattibilità per ampliamento di competenza verso trasporti interni su gomma AO Parma Adeguamento infrastruttura informatica e telefonica Gestione integrata e flessibile del trasporto sanitario e sociale di Parma e provincia

6 Servizi gestiti Da marzo 2014 a marzo 2015 (12 mesi) sono stati gestiti servizi. Di questi, (8,9%) sono stati annullati e, quindi, non eseguiti. Tra i servizi eseguiti, (8%) non sono stati gestiti dalla Centrale OTTO (perché fuori orario di operatività) (69,6% sul totale) servizi sono stati gestiti completamente con assegnazione diretta del servizio al mezzo.

7 Servizi gestiti con partenza dall Ospedale Maggiore di Parma Da marzo 2014 a marzo 2015 (12 mesi) i servizi con partenza dall Ospedale Maggiore di Parma sono stati (38,7% rispetto al totale gestito da Centrale operativa OTTO). Nel conteggio sono incluse le dimissioni e i servizi di rientro dall Ospedale, escluse le dialisi.

8 Suddivisione dei servizi Il sistema provinciale consente una distribuzione dei servizi sulle diverse realtà disponibili.

9 Ripartizione servizi gestiti da Centrale OTTO AP Traversetolo 2% CRI Parma 15% CRI Ponte Taro 2% CRI San Secondo 1% AP Parma 66% Altre associazioni prov. 5% AP Collecchio 1% AP Colorno 4% AP Langhirano 2%

10 Ripartizione servizi effettuati con partenza Azienda Ospedaliera Parma AP Traversetolo 4% CRI Parma 14% CRI Ponte Taro 3% CRI San Secondo 3% CRI Sorbolo 1% AP Parma 50% AP Colorno 6% AP Noceto AP Fornovo 1% AP Langhirano 2% 5% Altre associazioni prov. 3% AP Bardi 2% AP Borgotaro 1% AP Calestano 2% AP Collecchio 3%

11 Partecipazione delle altre associazioni provinciali Il trend di partecipazione delle associazioni della provincia, diverse da AP Parma, è in tendenziale aumento. Oggi circa il 20% dei servizi completamente gestiti dalla Centrale OTTO (quindi, per lo più ricadenti sull ambito urbano di Parma città) sono effettuati da associazioni diverse da AP Parma.

12 Analisi dei servizi gestiti Il software di gestione consente un analisi dei carichi di lavoro, sia in termini di prenotazioni che di servizi effettuati, per consentire una migliore programmazione e/o copertura di uomini e mezzi. Lo studio dell andamento dei servizi consentirà di concordare con le Aziende Sanitarie un ottimizzazione dell esecuzione di alcuni servizi (ad esempio, le dimissioni).

13 3000 Andamento mensile dei servizi prenotati ed effettuati Richieste di servizio Servizi effettuati mar-14 apr-14 mag-14 giu-14 lug-14 ago-14 set-14 ott-14 nov-14 dic-14 gen-15 feb-15 Numero servizi Andata + Ritorno ,9% Unico viaggio ,1%

14 5000 Servizi effettuati e prenotazioni per giorno della settimana (marzo-dicembre 2014) Servizi 3000 Prenotazioni lun mar mer gio ven sab dom

15 4500 Distribuzione dei servizi per orario di inizio prenotato Dialisi Altri servizi < >20

16 Ripartizione dei soggetti cui viene fatturato il servizio Case di cura/ altre strutture 6% AO Parma 8% Privato 36% AUSL dialisi 32% AUSL 18%

17 Qualità dei servizi offerti L analisi dei dati consente di verificare la qualità del servizio offerto. La puntualità rispetto all orario prenotato e la durata del servizio sono due indicatori importanti per determinare l efficacia del sistema.

18 55,0 Durata media del servizio e scostamento di assegnazione servizio rispetto al prenotato (minuti) Media scostamento Media durata servizio 55,0 Corrispondenza tra orario prenotato e assegnazione del servizio 45,0 35,0 45,0 35,0 Servizi assegnati in forte ritardo Servizi 6% assegnati in moderato ritardo 8% Orari incongruenti 4% 25,0 25,0 Servizi assegnati in anticipo 29% 15,0 5,0 15,0 5,0 Servizi assegnati in orario 53% ,0-15,0-5,0-15,0 Il servizio è considerato in orario, se l assegnazione avviene tra -10 e +30 minuti dall orario previsto.

19 Alcuni numeri Di seguito, il dettaglio dei servizi originati dai reparti ospedalieri che generano i volumi di servizi maggiori. Origine Tot. Servizi % sul tot. Puntualità (minuf) Tempo serv. (minuf) Pronto Soccorso ,3% 31,5 42,1 Barbieri ,1% 11,8 61,1 Ortopedia ,3% 22,5 66,0 Rasori 249 0,9% 19,7 64,0 Servizi urbani Durata media servizio 46,8 minuf Puntualità media 17,4 minuf Numero serv. durata >90' 635 3,0% sul totale Numero serv. durata >60' ,9% sul totale TrasportaF unici: ,7% rispeso al totale servizi

20 Conclusioni La Centrale OTTO consente un ottimizzazione e razionalizzazione delle risorse a disposizione. Le disponibilità di mezzi aggiuntivi, rispetto a quelli di Parma, a disposizione della Centrale sono in leggero aumento. Le prenotazioni tramite il web hanno sgravato di circa il 40% il traffico telefonico della Centrale. I trasporti annullati incidono per circa il 9% sul traffico della Centrale. Sono meno dell 1% i trasporti annullati già assegnati a un associazione (non determinano un aggravio significativo del carico di lavoro).

21 Possibili sviluppi futuri Quasi il 40% dei servizi effettuati ha origine dall Ospedale Maggiore di Parma: un coordinamento di tutti i mezzi che giungono o operano in ospedale a Parma consentirebbe di utilizzare le ambulanze ferme in attesa (per visite, terapie ecc.). Una gestione integrata, sotto un unico coordinamento, del trasporto ordinario in ambulanza con i trasporti interni e il trasporto disabili/sociale permetterebbe di convogliare le risorse dove vi è più necessità, disponendo l utilizzo del mezzo più idoneo per il trasporto. Un unico soggetto che coordini i trasporti consentirebbe alle Aziende Sanitarie di gestire tempestivamente e in maniera coordinata le situazioni di crisi/saturazione.

22 Opportunità Apertura della Centrale 24 ore al giorno per 7 giorni la settimana 365 giorni l anno. Gestione di ulteriori servizi (trasporto disabili, trasporti intraospedalieri, smistamento chiamate per altri servizi ecc.). Assegnazione dei servizi in via telematica (frontalini? tablet?) e compilazione delle bolle di trasporto in digitale.