GESTIONE DI PROGETTO E ORGANIZZAZIONE DI IMPRESA

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1 GESTIONE DI PROGETTO E ORGANIZZAZIONE DI IMPRESA Il project management nella scuola superiore di Antonio e Martina Dell Anna

2 2 PARTE VII APPENDICE I CASI DI STUDIO Servizi pubblici territoriali online GESTIONE DI PROGETTO E ORGANIZZAZIONE DI IMPRESA Il project management nella scuola superiore di Antonio e Martina Dell Anna

3 3 Prima di analizzare i casi di studio occorre studiare le unità didattiche 1 e 2, in particolare: organizzazione, processo e progetto; processi produttivi; strutture organizzative aziendali; redditività di progetto.

4 4 La descrizione del progetto può essere equiparata alla presentazione fatta dal project manager, nella prima riunione di avvio delle attività, al gruppo di lavoro coinvolto nella attività di pianificazione. Oltre al PM, che coordina, alla riunione solitamente sono presenti: progettisti esperti delle aree di interesse; sponsor (uno o più amministratori fortemente interessati al progetto); responsabili aziendali di riferimento.

5 5 Il progetto riguarda il settore ICT ma il modello descritto può essere facilmente adattato ad altri settori. E sufficiente sostituire la terminologia con quella del settore di interesse.

6 6 La descrizione iniziale del progetto fatta dal PM contiene i seguenti elementi: obiettivi strategici del proponente; descrizione generale della soluzione ipotizzata e da definire: contesto, infrastrutture, organizzazione, prodotti ecc; prima ipotesi di organizzazione del team di progetto; principali attività previste nell ambito del progetto; prima ipotesi di cronoprogramma o di vincoli temporali; prima generica ipotesi di costi o di vincoli economici; particolari attività o prodotti da realizzare come piani di gestione a regime o piano esecutivo del fornitore.

7 7 PRESENTAZIONE (1) Il progetto prevede la implementazione di servizi pubblici erogati on line a cittadini ed aziende. Soggetto proponente è una aggregazione di circa 20 comuni appartenenti ad un area territoriale (provincia, comunità montana, altro) con un totale di circa abitanti.

8 8 PRESENTAZIONE (2) I servizi non sono definiti nel dettaglio possono riguardare diverse aree del comune (diversi domini applicativi): i servizi per le attività economiche del SUAP (Sportello Unico per le Attività Produttive); i servizi per l edilizia del SUE (Sportello Unico per l Edilizia); il SIT (Sistema Informativo Territoriale); i servizi per la Gestione dei Tributi; altri servizi. I servizi possono riguardare più aree ed essere integrati tra loro.

9 9 PRESENTAZIONE (3) I servizi vengono attivati solitamente da una richiesta o da una comunicazione da parte del cittadino o da una impresa. La richiesta è corredata spesso da documentazione tecnica. Alla richiesta iniziale possono seguire altri scambi di documentazione tra l ente e il richiedente. La documentazione generalmente deve essere firmata e deve essere consegnata allo sportello comunale o tramite posta.

10 10 PRESENTAZIONE (4) Il nuovo codice dell amministrazione digitale (nuovo CAD, Decreto legislativo n. 235/2010) prevede che le comunicazioni con gli enti pubblici possano essere eseguite via web con l utilizzo di tecnologie come: firma digitale (FD); posta elettronica certificata (PEC); pagamenti online.

11 11 OBIETTIVI GENERALI Realizzazione di un sistema di gestione integrato per la erogazione di servizi pubblici in modalità online a cittadini e alle imprese. L utente potrà richiedere e ricevere tutti i servizi via web, da casa o dal posto di lavoro, in qualsiasi ora ed in qualsiasi giorno. I servizi miglioreranno sicuramente in efficienza, efficacia ed economicità. E necessaria una reingegnerizzazione dei processi interni all ente per adeguarli alle nuove modalità digitali.

12 12 SOLUZIONE (1) Hardware ed infrastrutture di rete Il progetto, dal punto di vista architetturale, dovrà prevedere una soluzione mista in parte centralizzata e in parte distribuita (nei comuni). La componente centrale, fisica o virtuale, sarà adibita alla installazione del software ed alla erogazione dei servizi. Le componenti periferiche nei comuni riguarderanno soprattutto postazioni di lavoro specializzate.

13 13 SOLUZIONE (2) Software Il software sarà scelto tra quelli disponibili sul mercato ed eventualmente potrà essere personalizzato sulla base di specifiche esigenze. Il software dovrà avere i seguenti requisiti tecnici: essere web based; essere realizzato con tecnologie open source per permettere il riuso delle soluzioni; essere dotato di funzionalità di interoperabilità e cooperazione applicativa per poter essere integrato con tutte le procedure gestionali e i portali degli Enti. I data base dovranno essere centralizzati ma concettualmente organizzati per singolo Ente.

14 14 SOLUZIONE (3) Riorganizzazione degli Enti I comuni dovranno avere la possibilità di: condividere competenze e risorse umane, trasferire le esperienze al loro interno; in generale condividere le best practice. Devono essere definiti degli standard territoriali riferiti sia alla modulistica sia alle procedure. Si prevede un ufficio centrale capace di erogare, per conto dei comuni associati, tutti o parte dei servizi implementati dal progetto.

15 15 SOLUZIONE (4) Attività di comunicazione Deve essere prevista una attività di comunicazione indispensabile sia per informare sia per formare gli interessati: il personale interno ai comuni coinvolto nell iniziativa; i cittadini e le imprese a cui sono diretti i servizi erogati.

16 16 SOLUZIONE (5) Piano di gestione a regime Nell ambito del progetto deve essere realizzato un piano di gestione a regime dei servizi implementati. Il piano deve contenere la previsione dei costi di gestione per almeno i primi tre anni. Il piano di previsione dei costi a regime è uno dei prodotti indispensabili per gli enti per poter valutare l incidenza della spesa dei nuovi servizi sui bilanci futuri.

17 17 SOLUZIONE (6) Progetto offerta dei fornitori I fornitori in fase di gara dovranno presentare un progetto offerta in cui potranno proporre delle soluzioni migliorative rispetto alla soluzione minima definita come base.

18 18 SOLUZIONE (7) Individuazione della soluzione La soluzione finale sarà individuata attraverso una gara pubblica effettuata secondo il codice degli appalti (DLgs 163/2006). L offerta migliore verrà individuata attraverso la valutazione: della soluzione proposta e degli aspetti migliorativi rispetto alla soluzione minima richiesta; della offerta economica calcolata sulla base del ribasso proposto dalle aziende rispetto ad un importo massimo stabilito come base d asta.

19 19 ORGANIZZAZIONE TEAM DI PROGETTO (1) L organizzazione del team di progetto sarà complessa perché il numero di risorse coinvolte è numeroso. Si prevede la partecipazione di: personale interno ai comuni; collaboratori esperti esterni; personale dei fornitori; portatori di interesse (stakeholder). Ogni comune dovrà mettere a disposizione del progetto strutture, servizi e personale.

20 20 ORGANIZZAZIONE TEAM DI PROGETTO (2) L organizzazione del team di progetto sarà a matrice: le funzioni saranno le aree: amministrazione, segreteria, suap, sue, sistemi e reti, sviluppo software, formazione, assistenza e supporto, manutenzione, altro; le divisioni saranno i gruppi di lavoro dedicati alla realizzazione delle fasi o attività; si prevede anche uno staff di esperti a disposizione del project manager. I gruppi di lavoro saranno misti, cioè composti da personale interno, esterno e dei fornitori in funzione delle necessità di ogni attività.

21 21 ORGANIZZAZIONE TEAM DI PROGETTO (3) Personale interno agli Enti: l assemblea dei sindaci o un altro amministratore per ogni comune (comitato di programma); tutti i responsabili di servizio interessati al progetto coadiuvati dal personale del loro ufficio; Gli uffici coinvolti saranni: sistemi informativi, segreteria, amministrazione, comunicazione e domini applicativi del progetto (suap, sue, sit, tributi, altro).

22 22 ORGANIZZAZIONE TEAM DI PROGETTO (4) Organizzazione interna agli Enti: Uno dei comuni fungerà da capofila come responsabile delle attività operative ed amministrative. Il sindaco del comune capofila fungerà da presidente del comitato dei sindaci (sponsor). Il responsabile del servizio sistemi informativi di uno dei comuni fungerà da project manager. Ogni comune avrà un suo responsabile comunale di progetto che coordinerà le attività tra il team di progetto e le componenti interne al comune.

23 23 ORGANIZZAZIONE TEAM DI PROGETTO (5) Collaboratori esperti esterni: La componente interna del team sarà integrata da consulenti esterni esperti con competenze non presenti all interno dei comuni. Gli esperti esterni opereranno a supporto del project manager. Probabili esperti esterni possono essere: un responsabile della qualità; un esperto di project management; un esperto del dominio applicativo; un esperto di aspetti organizzativi e di processi aziendali comunali; altri.

24 24 ORGANIZZAZIONE TEAM DI PROGETTO (6) Personale dei fornitori: Il personale dei fornitori farà parte dei gruppi di lavoro a tutti gli effetti e coopererà con gli altri membri del team. Il personale dei fornitori sarà coordinato da un project manager del fornitore e sarà organizzato in team. Ogni team sarà composto da figure con competenza e livello differenti: team leader, progettista, analista, specialista ecc. Il personale dei fornitori opererà soprattutto nelle attività di: installazione sistemi e reti, sviluppo software, creazione banche dati, formazione, supporto, assistenza tecnica e manutenzione.

25 25 ORGANIZZAZIONE TEAM DI PROGETTO (7) Esempio di organigramma

26 26 ATTIVITÀ (1) L idea e l avvio di progetto, concezione e definizione, avviene per differenti motivi: iniziativa di qualche portatore di interesse (stakeholder), solitamente un amministratore o dirigente di settore; per necessità come nuove normative; per cogliere opportunità come finanziamenti comunitari, nazionali ecc.

27 27 ATTIVITÀ (2) L amministratore particolarmente interessato probabilmente fungerà da sponsor del progetto e cercherà di acquisire la partecipazione degli altri enti dell area. Trovate le adesioni degli enti ed individuato un esperto (potenziale project manager o progettista) si parte con la definizione dell idea che comprende: rilevazione dello stato dell arte; studio di fattibilità.

28 28 ATTIVITÀ (3) Alla fase di definizione segue la fase di pianificazione che porta a: realizzazione del piano di progetto; approvazione del piano da parte del comitato dei sindaci; finanziamento del progetto; avvio della esecuzione del progetto.

29 29 ATTIVITÀ (4) Segue poi le fasi di progettazione e realizzazione che comprendono: la progettazione della soluzione; la gara di individuazione del fornitore e sottoscrizione del contatto; la redazione ed approvazione del progetto esecutivo; la fornitura ed installazione della soluzione tecnologica; la revisione dei processi; la formazione degli operatori; il collaudo del sistema.

30 30 ATTIVITÀ (5) Segue la fase di dispiegamento, detta anche di avvio o implementazione, che comprende: il completamento dell organizzazione interna; il coinvolgimento degli utenti: cittadini e aziende attraverso attività di informazione e formazione; l avvio del progetto con una fase iniziale di sperimentazione.

31 31 ATTIVITÀ (6) Il progetto si chiude con la fase di revisione finale che prevede: la chiusura di tutti i rapporti aperti con il progetto; il controllo della spesa e delle procedure applicate; l analisi dei risultati finalizzata a valorizzare l esperienza per iniziative future.

32 32 CRONOPROGRAMMA Una sola condizione: durata massima del progetto diciotto mesi.

33 33 COSTO GLOBALE (GUDGET) Il costo globale previsto per il progetto deve essere compreso tra un minimo di e un massimo di La spesa globale del progetto sarà ripartita tra gli enti in funzione di criteri da definire (es. in proporzione degli abitanti o altro). Se il progetto beneficia di finanziamenti di enti di livello superiore: regione, stato, comunità europea, gli enti partecipanti dovranno dividersi solo la parte di spesa non coperta dal finanziamento.

34 34 i i Quest opera è rilasciata con licenza Creative Commons BY-ND Tu sei libero di: Condividere riprodurre, distribuire, comunicare al pubblico, esporre in pubblico, rappresentare, eseguire e recitare questo materiale con qualsiasi mezzo e formato per qualsiasi fine, anche commerciale. Il licenziante non può revocare questi diritti fintanto che tu rispetti i termini della licenza. Alle seguenti condizioni: Attribuzione Devi riconoscere una menzione di paternità adeguata, fornire un link alla licenza e indicare se sono state effettuate delle modifiche. Puoi fare ciò in qualsiasi maniera ragionevole possibile, ma non con modalità tali da suggerire che il licenziante avalli te o il tuo utilizzo del materiale. Non opere derivate Se remixi, trasformi il materiale o ti basi su di esso, non puoi distribuire il materiale così modificato. Divieto di restrizioni aggiuntive Non puoi applicare termini legali o misure tecnologiche che impongano ad altri soggetti dei vincoli giuridici su quanto la licenza consente loro di fare. Note: Non sei tenuto a rispettare i termini della licenza per quelle componenti del materiale che siano in pubblico dominio o nei casi in cui il tuo uso sia consentito da una eccezione o limitazione prevista dalla legge. Non sono fornite garanzie. La licenza può non conferirti tutte le autorizzazioni necessarie per l'uso che ti prefiggi. Ad esempio, diritti di terzi come i diritti all'immagine, alla tutela dei dati personali e i diritti morali potrebbero restringere gli usi che ti prefiggi sul materiale.

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