Manuale utente per la pubblicazione di atti e documenti nella procedura Albo Pretorio online dell ASL Benevento

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1 Manuale utente per la pubblicazione di atti e documenti nella procedura Albo Pretorio online dell ASL Benevento Il presente documento è un piccolo manuale operativo ad uso degli addetti alla pubblicazione. Per quanto attiene alle norme e le regole che sovraintendono alla gestione dell Albo Pretorio online, gli operatori devono fare riferimento allo specifico Regolamento Aziendale adottato con deliberazione del Commissario Straordinario n. 72 del 17/02/2011.

2 Sul Desktop dei PC abilitati alla pubblicazione nell Albo Pretorio online, l utente autorizzato ha a disposizione le seguenti due icone: Selezionando l icona : si accede alla home page dell Albo Pretorio online come nella figura seguente:

3 Per i cittadini/utenti è possibile accedere all Albo Pretorio online dalla home page del sito aziendale selezionando il link Albo Pretorio nella sezione ASL INFORMA come nella figura seguente: Sono da notare le due sezioni principali della home page dell Albo Pretorio. La prima è quella di carattere informativo, nella quale l utente viene informato sui riferimenti normativi istitutivi dell Albo Pretorio online e di quali documenti l Azienda rende visibilità e notorietà: Nella home page sono da rilevare due aspetti: viene messo a disposizione degli utenti, che possono liberamente scaricarlo, il modello per la richiesta di accesso agli atti ai sensi della L. 241/90 (vedi art. 6 del regolamento aziendale); è pubblicata l avvertenza (ammonizione) agli utenti sulla legislazione italiana in materia di contraffazione di documenti informatici e blocco di sistemi informatici.

4 Sul lato destro della home page troviamo le categorie di documenti (sezioni di pubblicazione) che le diverse strutture aziendali mettono in pubblicazione (vedi figura seguente). Per accedere basta selezionare (cliccare) sulla descrizione della categoria desiderata. Il numero tra le due parentesi, presente sulla destra della categoria, sta ad indicare il numero di atti correnti in pubblicazione. Dove non sono presenti numeri, chiaramente, non ci sono atti in pubblicazione corrente. Il link in alto a destra HOME PAGE, permette di ritornare, dalla sezione dei documenti, alla pagina iniziale. Il numero e tipo di categorie può essere variato o aggiunto di ulteriori tipologie dal Responsabile dell Albo Pretorio, in funzione delle esigenze dell Azienda. Una volta selezionata la categoria, viene visualizzata, in ordine cronologico di pubblicazione, la lista degli atti come in figura seguente:

5 Per visualizzare tutti gli atti pubblicati nella specifica categoria, basta selezionare la barra di scorrimento laterale a destra della finestra del browser. Vediamo il dettaglio della pubblicazione. Sono visibili: il numero del registro generale di pubblicazione, l articolazione aziendale promanante l atto, il numero e la data dell atto, il periodo di pubblicazione, l oggetto e gli eventuali allegati in formato pdf contenenti la copia integrale dell atto medesimo. In funzione della dimensione e della complessità dell atto, possono essere presenti più allegati. Nel caso in cui venga omessa la pubblicazione integrale dell atto per motivi inerenti la protezione dei dati personali sensibili e/o giudiziari, in fase di pubblicazione, con l apposita funzione, viene abilitata la pubblicazione di una specifica annotazione (come nella figura seguente). Vedi in proposito anche l art. 10 del regolamento aziendale.

6 Pubblicazione degli atti L operatore addetto alla pubblicazione, selezionando l icona, utilizzando le proprie credenziali personali, accede all area riservata del modulo di amministrazione dell Albo Pretorio. Gli utenti vengono profilati in funzione della propria unità organizzativa, pertanto accedono alla procedura venendo abilitati solo per la pubblicazione di una determinata categoria preassegnata di atti e solo per l articolazione aziendale di appartenenza. Successivamente alla login avvenuta con successo, viene visualizzata la schermata seguente:

7 In alto al centro viene visualizzata in quarta riga l unità operativa di appartenenza dell utente: Sul lato sinistro, sopra il menu delle pagine selezionabili dall utente, viene visualizzato il nome (user id) dell utente seguito dal profilo assegnato: Nel caso specifico, relativamente alla sola propria articolazione aziendale, l utente è abilitato ad accedere: - alla pagina delle proprie Pubblicazioni in Corso (quella che viene visualizzata all accesso al sistema), dove è possibile effettuare le operazioni contenute nella barra di menu in alto sopra la lista: - alla pagina delle proprie Pubblicazioni Terminate, contenente gli atti che hanno terminato il periodo di pubblicazione; - alla pagina del proprio Registro di Pubblicazione, per visualizzarlo, stamparlo o salvarlo nel formato pdf. In basso alle pagine di Pubblicazione vi sono i comandi scorrere le diverse pagine di visualizzazione per

8 Il menu dei comandi della pagina Pubblicazioni in Corso Come abbiamo già visto, nella parte in alto a sinistra di questa sezione è contenuta la seguente barra di comandi: Selezionando l opzione seguente pagina: è possibile inserire una nuova pubblicazione compilando la

9 Selezionando il campo obbligatorio Unità Operativa, l utente sceglie l unità operativa promanante l atto. Fermo restante quella di appartenenza, è possibile, in caso di necessità, abilitare alcuni utenti ad effettuare pubblicazioni su più U.O. Selezionando il campo obbligatorio Tipo, l utente sceglie la categoria nella quale deve essere pubblicato l atto. Anche in questo caso l utente può essere abilitato alla pubblicazione di atti in più categorie. Nei campi obbligatori: Protocollo interno/numero Atto: inserire il numero attribuito all atto dalla U.O. promanante; Data: inserire la data dell atto o digitandola direttamente nel campo nella forma ggmmaaaa senza spazi o simboli di separazione, oppure selezionandola dalla funzione calendario La funzione calendario, comune a tutti i campi data, si richiama attivando il simbolo posto alla destra del campo Data. E possibile scorrere il calendario in avanti e indietro, sia per mesi, azionando i comandi o che per anno, azionando i comandi o. Una volta posizionati sul mese basta cliccare sul giorno desiderato per inserirlo nel campo data. Oggetto: inserire l oggetto dell atto da pubblicare; in questo campo è attiva la funzione copia/incolla che può facilitarne la compilazione copiando (Ctrl + C) la descrizione dell oggetto sull atto originale, in formato Open Office o MS Word, e incollandola (Ctrl + V) successivamente in questo campo. Data pubblicazione: inserire la data di inizio pubblicazione (affissione). Il sistema di default propone quella del giorno corrente e, nel caso venga impostata manualmente, controlla che la stessa non sia inferiore alla data del documento e alla data dell ultima pubblicazione inserita (anche da altre UO aziendali)

10 Data fine: se il campo viene lasciato vuoto, il sistema calcola in automatico la data di fine pubblicazione (defissione) al 15 giorno dalla data di pubblicazione (affissione), altrimenti inserire manualmente la data di fine pubblicazione Campi non obbligatori: No allegato privacy: nel caso in cui, anche come previsto dall art. 10 del regolamento aziendale, venga omessa la pubblicazione della copia integrale dell atto per motivi inerenti la protezione dei dati personali sensibili e/o giudiziari, selezionando questa casella viene abilitata la pubblicazione, nel campo Annotazioni, della seguente dicitura Ai sensi del D.Lgs. 196/2003 in materia di protezione dei dati personali, non viene pubblicata la copia integrale dell atto ; Annotazioni: nei casi diversi da quello precedentemente descritto, è possibile inserire un testo che verrà visualizzato sull Albo Pretorio in coda al relativo atto; Link: è possibile inserire un link, nel formato a documenti o atti esterni in riferimento alla pubblicazione corrente, ad esempio, come previsto dall art. 9 del regolamento aziendale, nel caso di pubblicazione da parte di altri enti o di pubblicazioni voluminose o di richiami e approfondimenti a pagine web esterne o del sito aziendale. Al termine dell inserimento dei dati, selezionando il pulsante viene effettuata la pubblicazione degli estremi dell atto nell Albo Pretorio online e che pertanto sarà pubblicamente visibile. Selezionando invece il pulsante si esce dalla fase di inserimento, senza alcun effetto di pubblicazione e senza memorizzare i dati inseriti, riposizionandosi sulla pagina Pubblicazioni in Corso.

11 Inserimento degli allegati (upload dei file) Una volta effettuata la dell inserimento degli estremi dell atto, per poter procedere alla pubblicazione dell /degli allegato/i, selezionare con il mouse, nella lista delle Pubblicazioni in Corso, la riga alla quale si vuole allegare il/i file del/dei documenti in formato pdf. Una volta selezionata, la riga diventerà di colore grigio scuro, come in figura: A questo punto, selezionando l opzione verrà visualizzata la seguente maschera: Selezionando si apre la finestra di Windows che permette di selezionare il file da caricare dal proprio PC, come in figura seguente.

12 Una volta selezionato il file e confermato con il comando nel campo alla sinistra di., il suo nome sarà visualizzato Selezionando è possibile effettuare la selezione di un ulteriore allegato: Selezionando viene eliminato il corrispondente file dalla selezione multipla. Una volta terminata la selezione del/i file, selezionando si procede alla pubblicazione del/degli allegati, e gli stessi saranno immediatamente visibili sull Albo Pretorio online, in coda agli estremi dell atto.

13 Stampa dell Avviso di pubblicazione Al termine della pubblicazione, selezionando è possibile visualizzare, stampare e/o salvare in formato pdf, l avviso di pubblicazione. Una volta stampato, l avviso va sottoscritto dall addetto alla pubblicazione e allegato all originale dell atto.

14 Modifica e Annullamento delle pubblicazioni Successivamente alla pubblicazione, per motivi diversi potrebbe essere necessario procedere alla modifica o all annullamento dall Albo Pretorio, di pubblicazioni già effettuate. L art. 5 del regolamento aziendale prevede, tra altro Le eventuali modifiche devono essere apportate con provvedimento formale di eguale grado (deliberazione con deliberazione e atto dirigenziale con atto dirigenziale) e risultare dal documento modificato mediante l apposizione di annotazione in calce allo stesso. Pertanto, selezionando l opzione, viene visualizzata una maschera riportante le stesse informazioni contenute in quella di inserimento, che sarà quindi possibile modificare, con l aggiunta dei campi relativi all inserimento degli estremi dell atto (numero e data) e della motivazione che dispone la modifica. I campi contrassegnati con sono obbligatori I dati relativi alla modifica vengono riportati nel registro di pubblicazione e in Albo saranno visualizzate le nuove informazioni con l aggiunta, nel campo Annotazioni, degli estremi dell atto e della motivazione della modifica.

15 Selezionando vengono visualizzati i campi obbligatori relativi all inserimento degli estremi dell atto (numero e data) e della motivazione che dispone l annullamento della pubblicazione. La pubblicazione annullata sarà visibile sul registro di pubblicazione in carattere barrato, completa dei dati relativi all annullamento. Con la conferma dell annullamento, la pubblicazione viene defissa dall Albo.

16 La pagina Pubblicazioni Terminate Nella pagina Pubblicazioni Terminate è possibile consultare gli atti relativi alla U.O. di appartenenza, che hanno terminato il periodo di pubblicazione. Su questi dati non è possibile effettuare alcuna operazione. Solo il Responsabile dell Albo Pretorio produce da questa pagina le certificazioni di avvenuta pubblicazione (relata).

17 Registro di pubblicazione Gli utenti abilitati possono visualizzare, stampare e/o salvare in formato pdf il registro di pubblicazione, completo o relativo alle diverse U.O. Dal menu a sinistra della pagina principale selezionando pubblicazione verrà visualizzato il Registro di E possibile selezionare il periodo di visualizzazione da data di pubblicazione a data di pubblicazione, filtrato per U.O. promanante.

18 Una volta impostato il filtro, dalla barra dei menù posta in alto al Registro, selezionando gli appositi comandi, è possibile: - sfogliare il Registro o - stampare il Registro, - esportare e/o salvare il Registro in vari formati (pdf di default)

19 Uscita dalla procedura Selezionando il link ESCI posto in alto a destra, si effettua il logout dal sistema riposizionando la procedura sulla maschera di autenticazione iniziale dell Area Riservata. Note finali Il formato dati prescelto per gli atti da pubblicare è il.pdf (Adobe Portable Document Format). Il convertitore dei file da pubblicare dal formato nativo al formato pdf è stato installato a cura del CED aziendale su tutte le postazioni abilitate alla pubblicazione. Le certificazioni di avvenuta pubblicazione saranno redatte e sottoscritte dal responsabile dell Albo Pretorio online e da questi trasmesse alle varie U.O. aziendali, in conformità all art. 7 del regolamento aziendale. In caso di problemi tecnici relativi all utilizzo della procedura e/o a cause ostative la pubblicazione, fare riferimento al Responsabile dell Albo Pretorio online, con le modalità previste dall art. 5 del regolamento aziendale.