FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

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1 Pubblicazione Web a cura della Dott.ssa Fabiola Frezza FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE La legge 24 dicembre 2007, n. 244, all art. 1, commi da 209 a 214, come modificata dalla lettera a) del comma 13-doudecies dell art. 10, D.L 201/2011, nel testo integrato dalla legge di conversione 214/2011, introduce nell ordinamento italiano l obbligo di fatturazione elettronica nei confronti della pubblica amministrazione. A tal fine istituisce il Sistema di interscambio (SdI) quale punto di passaggio obbligato di tutte le fatture dirette alla pubblica amministrazione. Il DM 55/2013 specifica le regole tecniche per l identificazione univoca degli uffici centrali e periferici delle amministrazioni destinatari della fatturazione e, all art. 3 comma 1, impone alle pubbliche amministrazioni destinatarie di fatture elettroniche di individuare i propri uffici deputati alla ricezione di dette fatture. Più in dettaglio, le pubbliche amministrazioni destinatarie di fatture elettroniche, così come identificate ai sensi del comma 209 dell articolo 1 della Legge 244/2007, sono chiamate ad inserire l anagrafica dei propri uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche nell Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). L IPA provvede quindi ad assegnare un codice univoco a ciascuno degli uffici e a renderlo pubblico tramite il proprio sito Il codice univoco assegnato all IPA è uno dei dati da riportare obbligatoriamente in ogni fattura elettronica emessa nei confronti della pubblica amministrazione. In assenza del codice univoco la fattura viene rifiutata dal Sistema di Interscambio. Risulta quindi evidente che il codice univoco è un elemento essenziale per la trasmissione delle fatture allo specifico ufficio dell amministrazione committente. Per tale ragione il termine entro il quale ciascuna pubblica amministrazione deve completare il caricamento in IPA dell anagrafica dei propri uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche precede di tre mesi la data di decorrenza dell obbligo di fatturazione elettronica. La ratio di tale previsione consiste proprio nel garantire che i codici univoci degli uffici destinatari delle fatture elettroniche siano già disponibili e possano essere impiegati alla data di decorrenza dell obbligo di fatturazione elettronica, e anzi siano resi disponibili con un anticipo sufficiente all adeguamento dei processi amministrativi e contabili, nonché dei sistemi gestionali, dei fornitori delle pubbliche amministrazioni interessate. Questa previsione si applica a tutte le pubbliche amministrazioni nei confronti delle quali è stabilito l obbligo di fatturazione elettronica. Conseguentemente, il termine entro il quale ciascuna pubblica amministrazione deve completare il caricamento in IPA dell anagrafica dei propri uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche deve - Pag.1

2 ritenersi definito come sopra specificato anche per le pubbliche amministrazioni per le quali non è ancora stata stabilita la decorrenza dell obbligo di fatturazione elettronica. Ciascuna amministrazione, una volta ottenuti dall IPA i codici ufficio di destinazione delle fatture elettroniche, è tenuta a darne comunicazione ai fornitori, unitamente alla relativa associazione con i contratti vigenti, che hanno obbligo di utilizzarli in sede di emissione delle fatture da inviare al Sistema di Interscambio. Infine, si evidenzia che per ogni Ufficio destinatario di fatturazione elettronica è pubblicata in IPA la data a partire dalla quale il servizio di fatturazione elettronica è attivo. L art. 2, comma quarto, del DM 55/2013, stabilisce che la fattura elettronica si considera trasmessa per via elettronica, ai sensi dell art. 21, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 633/1972, e ricevuta dalle amministrazioni solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna da parte del Sistema di Interscambio. Questa previsione è sicuramente coerente col disposto dell art. 21, comma 1, del DPR 633/1972, che prevede che la fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o del committente. Infatti la ricevuta di consegna viene rilasciata in un momento sicuramente successivo a quello in cui la fattura è nella disponibilità della pubblica amministrazione committente. In tal senso il rilascio, da parte del Sistema di Interscambio, della ricevuta di consegna è certamente sufficiente a provare sia l emissione della fattura elettronica, sia la sua ricezione da parte della pubblica amministrazione committente. La più volte richiamata legge 244/2007 prevede che le fatture non vengano inviate direttamente all amministrazione committente, ma siano veicolate tramite il Sistema di Interscambio, cui i fornitori delle pubbliche amministrazioni sono dunque tenuti a inviare le proprie fatture. Le regole tecniche prevedono che il Sistema di Interscambio, all atto della ricezione di una fattura elettronica e una volta superati i controlli previsti per la fattura stessa, provveda ad inoltrarla al competente ufficio dell amministrazione committente, identificato tramite il codice univoco riportato nella fattura medesima. In funzione dell esito di tale inoltro, il Sistema di Interscambio rilascia al soggetto che ha inviato la fattura una ricevuta di consegna, nel caso in cui l inoltro abbia avuto esito positivo, ovvero una notifica di mancata consegna, nel caso in cui l inoltro abbia avuto esito negativo. In nessun caso il Sistema di Interscambio rilascia un documento comprovante il mero ricevimento della fattura da parte del Sistema di Interscambio medesimo. Come sopra evidenziato, nel caso in cui l inoltro all amministrazione committente abbia avuto esito positivo, la conseguente ricevuta di consegna recapitata al soggetto che ha inviato la fattura è certamente sufficiente a provare sia l emissione della fattura elettronica, sia la sua ricezione da parte della pubblica amministrazione committente. - Pag.2

3 Nel caso in cui l inoltro all amministrazione committente abbia avuto esito negativo il soggetto che ha inviato la fattura riceve dal SdI una notifica di mancata consegna. Tale notifica di mancata consegna è sicuramente sufficiente a provare la ricezione della fattura da parte del SdI, e conseguentemente l avvenuta trasmissione della fattura da parte del soggetto emittente verso il SdI. Da tali elementi emerge quindi che la fattura elettronica può darsi per emessa anche a fronte del rilascio da parte del Sistema di Interscambio della notifica di mancata consegna. L art. 6, comma 6, del DM 55/2013 prevede che, trascorsi tre mesi dalla data di decorrenza dell obbligo di fatturazione elettronica, le pubbliche amministrazioni non possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all invio delle fatture in formato elettronico. Viene chiesto, al riguardo, se tale divieto si debba intendere esteso alle fatture in forma cartacea, emesse prima della data di decorrenza dell obbligo di fatturazione elettronica. A decorrere dal termine di tre mesi dalla data di entrata in vigore del regolamento, gli enti non possono accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all invio della fattura elettronica. La disposizione prevede in sostanza che l obbligo di emissione in forma elettronica preceda di tre mesi la corrispondente decorrenza del divieto di accettazione e pagamento di fatture in forma cartacea. Si tratta di un periodo di transizione, durante il quale le pubbliche amministrazioni possono ancora accettare e pagare fatture emesse entro il termine di decorrenza dell obbligo, mentre i fornitori, a partire dal suddetto termine di decorrenza dell obbligo, non possono più emettere fatture in forma cartacea. La ratio di questo periodo di transizione è da individuarsi nella constatazione che la trasmissione di una fattura cartacea non è istantanea. Sono ovviamente fatte salve tutte le disposizioni in merito ai termini di pagamento delle fatture previsti dalle leggi vigenti. In particolare il d.lgs. 192/2012, in recepimento della direttiva 2011/7/UE, fissa in 30 giorni il termine ordinario per il pagamento delle fatture, con decorrenza dalla data di ricevimento della fattura, trascorsi i quali sono dovuti al creditore gli interessi moratori sull importo dovuto senza che sia necessaria la costituzione in mora. Conseguentemente, ove allo scadere del termine di tre mesi una pubblica amministrazione stesse ancora processando una fattura emessa in forma cartacea prima dello scadere del termine, l amministrazione dovrà senz altro portare a compimento il relativo procedimento e, ove sussistano tutte le altre condizioni, procedere al pagamento. Si chiariscono poi alcuni aspetti del DM 55/2013 relativi ai casi in cui risulta impossibile recapitare la fattura elettronica all amministrazione committente. Più in dettaglio, tale evenienza si può presentare nel caso in cui, pur essendo l amministrazione presente in IPA, risulti non identificabile il codice ufficio da utilizzare, ovvero nel caso in cui l amministrazione non sia censita in IPA, ovvero nel caso in cui non sia possibile trasmettere all amministrazione la fattura correttamente ricevuta dal SdI. - Pag.3

4 a) CODICE UFFICIO DELL AMMINISTRAZIONE NON DEDUCIBILE DALL IPA Le Specifiche Operative relative all allegato D al DM 55/2013, prevedono che per ciascuna amministrazione presente in IPA sia reso disponibile un ufficio di fatturazione elettronica Centrale denominato Uff_eFatturaPA. Tale ufficio centrale potrà essere utilizzato dal fornitore per l invio della fattura elettronica esclusivamente nel caso in cui non abbia ricevuto la comunicazione del codice ufficio destinatario di fattura elettronica da parte dell amministrazione e, pur avendo riscontrato la presenza dell amministrazione in IPA non sia in grado di individuare in modo univoco, sulla base dei dati contrattuali in proprio possesso, l ufficio destinatario della fattura. Al fine di evitare l utilizzo improprio del Codice FE Centrale, nel caso in cui una fattura sia destinata ad un Ufficio di fatturazione elettronica Centrale, le regole tecniche di cui all allegato B al DM 55/2013 prevedono che il SdI verifichi sulla base dei dati fiscali di destinazione della fattura in essa contenuti l esistenza in IPA di uno e un solo ufficio di fatturazione elettronica deputato al ricevimento della fattura. Nel caso in cui sia possibile identificare univocamente tale codice ufficio il SdI respinge la fattura inviando al mittente una notifica di scarto, segnalando il codice ufficio identificato. In caso contrario il SdI inoltra all amministrazione la fattura ricevuta, che riporta l indicazione del Codice FE Centrale. b) AMMINISTRAZIONE NON CENSITA IN IPA Nel caso in cui il fornitore, non avendo ricevuto alcuna comunicazione da parte dell amministrazione, abbia rilevato l assenza in IPA dell amministrazione stessa, le Specifiche tecniche operative delle Regole tecniche indicano che il codice ufficio da inserire in fattura può assumere il valore di default indicato nelle Specifiche stesse. Al fine di evitare l utilizzo improprio del valore di default, le medesime Specifiche tecniche prevedono che nel caso in cui una fattura sia indicato tale valore di default, il SdI verifichi sulla base dei dati fiscali di destinazione della fattura in essa contenuti l esistenza in IPA di uno e un solo Ufficio di fatturazione elettronica deputato al ricevimento della fattura ovvero, nel caso siano individuati più Uffici di fatturazione elettronica, che questi siano afferenti alla stessa amministrazione. Nel caso in cui sia possibile identificare univocamente un Ufficio di fatturazione elettronica il SdI respinge la fattura inviando al mittente una notifica di scarto, segnalando il codice ufficio identificato. Nel caso in cui siano individuati più Uffici di fatturazione elettronica afferenti alla stessa amministrazione il SdI respinge la fattura inviando al mittente una notifica di scarto, segnalando il Codice FE Centrale all amministrazione individuata. In tutti gli altri casi il SdI rilascia al fornitore una Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito. Tale attestato consiste in un messaggio firmato elettronicamente, contenente la fattura ricevuta dal SdI, ed è sufficiente a dimostrare che la fattura in esso contenuta è pervenuta al SdI nel rispetto delle regole - Pag.4

5 tecniche di cui al DM 55/2013 e che non è stato possibile recapitarla all amministrazione committente per cause non imputabili al fornitore. Inoltre, in presenza di tale attestato, la fattura in esso contenuta può sicuramente darsi per emessa. Il fornitore che abbia ricevuto dal SdI una Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura al SdI con impossibilità di recapito si trova nella condizione di non poter recapitare la fattura regolarmente emessa all amministrazione committente tramite il SdI, e tale condizione si è determinata per cause non imputabili al fornitore stesso. Occorre quindi individuare una procedura che consenta al fornitore di recapitare comunque la fattura all amministrazione committente, e vedere soddisfatto il proprio diritto a percepire il corrispettivo contrattualmente previsto, ferme restando le verifiche cui l amministrazione deve in ogni caso sottoporre le fatture ricevute prima di procedere al pagamento. Una volta ricevuto l attestato, il fornitore, che ha già ottemperato all obbligo di emissione della fattura in forma elettronica previsto dall art. 1, comma 209, l. 244/2007, potrà comunque direttamente trasmettere all amministrazione committente o mettere a disposizione di quest ultima la fattura elettronica. È ad esempio possibile trasmettere l attestato inviato dal SdI, che come specificato è firmato elettronicamente e contiene la fattura elettronica, tramite un servizio di posta elettronica o altro canale telematico, ovvero di metterlo a disposizione dell amministrazione committente tramite portali telematici che consentono a quest ultima di effettuare il download dell attestato e della fattura elettronica nello stesso inclusa. Alla ricezione in formato elettronico dell Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura al SdI con impossibilità di recapito, l amministrazione committente può prendere visione della fattura in esso contenuta, e viene a conoscenza del fatto che la medesima fattura è stata correttamente inviata al SdI. La fattura elettronica contenuta nell attestato può pertanto ritenersi ricevuta dall amministrazione committente. Nel caso in esame non trova quindi applicazione il divieto di procedere al pagamento disposto dall art. 1, comma 209, della legge 244/2007, in quanto la fattura è stata emessa, inviata e ricevuta in forma elettronica. c) IMPOSSIBILITA DI INOLTRO AL DESTINATARIO PER CAUSE TECNICHE Questa fattispecie riguarda tutti i casi in cui la fattura elettronica sia correttamente pervenuta al SdI ma, per motivi tecnici, risulti impossibile l inoltro all amministrazione committente. Le Specifiche tecniche operative delle Regole tecniche di cui all allegato B al DM 55/2013 prevedono che, alla ricezione di una fattura elettronica, questa sia sottoposta ad una serie di controlli, superati i quali il SdI provvede ad inoltrarla all amministrazione committente. - Pag.5

6 In funzione dell esito di tale inoltro, il SdI rilascia al soggetto che ha inviato la fattura una ricevuta di consegna, nel caso in cui l inoltro abbia avuto esito positivo, ovvero una notifica di mancata consegna, nel caso in cui l inoltro abbia avuto esito negativo. In quest ultimo caso, la struttura di supporto del SdI contatta il referente del servizio di fatturazione elettronica dell amministrazione ricevente affinché provveda tempestivamente alla risoluzione del problema ostativo alla trasmissione e, a problema risolto, procede con l invio della fattura. Se, trascorsi dieci giorni dalla data di trasmissione della notifica di mancata consegna, il SdI non è riuscito a recapitare la fattura elettronica al destinatario, invia al soggetto trasmittente una Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura SdI con impossibilità di recapito. La circolare 18/E dell Agenzia delle Entrate chiarisce come l articolo 1, comma 325, della Legge di Stabilità 2013, nel recepire la disposizione sulla fatturazione elettronica della direttiva 2010/45/UE, ha introdotto rilevanti novità nella disciplina degli articoli 21 e 39 del DPR 633/1972, al fine di consentire, secondo la ratio delle stesse disposizioni comunitarie, la piena equiparazione della fattura elettronica a quella cartacea e la sua più ampia diffusione. In particolare, all art. 21 DPR 663/1972 viene introdotta la definizione di fattura elettronica. Da tale specifica previsione discende che, circostanza determinante per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee non è, di per sé, il tipo di formato originario elettronico o cartaceo utilizzato per la sua creazione bensì la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene trasmessa, ricevuta ed accettata dal destinatario. Così, ad esempio, non possono essere considerate elettroniche le fatture che, seppure create in formato elettronico tramite un software di contabilità o un software di elaborazione di testi, siano successivamente inviate e ricevute in formato cartaceo. Al contrario, possono essere considerate fatture elettroniche quelle che, seppure create in formato cartaceo, siano successivamente trasformate in documenti informatici per essere inviate e ricevute tramite canali telematici. Inoltre, l art. 21 nella sua nuova formulazione prevede che il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all accettazione da parte del destinatario. La circostanza che il destinatario della fattura elettronica, che riceve il documento elettronicamente, possa decidere o meno di accettare tale processo, non influenza l obbligo dell emittente di procedere comunque all integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, sempre che la fattura generata e trasmessa in via elettronica abbia i requisiti di autenticità dell origine (A), integrità del contenuto (I) e leggibilità (L) dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. In altri termini, laddove l emittente trasmetta o metta a disposizione del ricevente una fattura elettronica, anche se quest ultimo non accetti tale processo, la fattura rimarrà elettronica in capo al primo, con conseguente obbligo di conservazione elettronica. - Pag.6

7 I requisiti di autenticità dell origine ed integrità del contenuto possono essere garantiti mediante sistemi di controllo di gestione che assicurano un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l autenticità dell origine e l integrità dei dati. Il novellato art. 21 DPR 633/1972 pone, dunque, espressamente in capo al soggetto passivo l obbligo di assicurare gli specifici requisiti di A. I. L. dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. Con l espressione autenticità dell origine (A) si intende che l identità del fornitore/prestatore di beni/servizi o dell emittente della fattura devono essere certi. Con l espressione integrità del contenuto (I) si intende che il contenuto della fattura e, in particolare, i dati obbligatori previsti dall art. 21 DPR 633/1972 non possano essere alterati. Con l espressione leggibilità (L) si intende che la fattura deve essere resa leggibile per l uomo, conformemente a quanto previsto dalle note esplicative della direttiva 2010/45/UE, secondo cui la leggibilità della fattura elettronica è soddisfatta se: 1) il documento e i suoi dati sono resi prontamente disponibili, anche dopo il processo di conversione, in una forma leggibile per l uomo su schermo o tramite stampa; 2) è possibile verificare che le informazioni del file elettronico originale non siano state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato. L art. 21, comma 3, del DPR 633/1972 nella precedente formulazione, prevedeva che l attestazione della data, l autenticità dell origine e l integrità del contenuto della fattura elettronica fossero rispettivamente garantite mediante l apposizione su ciascuna fattura o sul lotto di fatture del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati che garantiscano i predetti requisiti di autenticità e integrità. La nuova formulazione dell art. 21, invece, rimette al soggetto emittente l utilizzo della tecnologia ritenuta più idonea a garantire i requisiti di autenticità e integrità, richiamando a titolo esemplificativo: 1) i sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile; 2) la firma elettronica qualificata o digitale dell emittente; 3) i sistemi EDI (Electronic Data Interchange) di trasmissione elettronica dei dati; 4) le altre tecnologie non specificate, lasciate alla discrezionalità del soggetto passivo. Vediamoli in dettaglio: 1) Il sistema di controllo di gestione è un processo con il quale un soggetto passivo crea, attua e aggiorna la garanzia riguardo l identità del fornitore/prestatore di beni/servizi o dell emittente della fattura (autenticità dell origine) e controlla che il contenuto della fattura non sia stato alterato (integrità del contenuto). - Pag.7

8 In ambito contabile, un corretto sistema di controllo di gestione struttura un percorso che documenta, passo per passo, la storia di un operazione dal suo inizio, rappresentato dal documento originario (ad esempio, un ordine di acquisto), fino al suo completamento (che può essere, ad esempio, la registrazione finale dei conti annuali), permettendo così di creare un collegamento logico tra i vari documenti di un processo. I componenti di tale percorso comprendono: a) i documenti originali; b) la lista delle operazioni eseguite; c) i dati identificativi delle varie operazioni che permettono di risalire alla fonte delle medesime e, quindi, di collegare i documenti alle operazioni che li hanno interessati e viceversa. Con specifico riferimento alla fattura, la direttiva 2010/45/UE richiama l uso di un percorso affidabile tra fatture e prestazioni sottostanti come un mezzo per dimostrare anche l autenticità e l integrità delle fatture elettroniche. Un esempio di sistema di controllo di gestione che rispetti i requisiti della citata direttiva è quello che prevede: a) un ERP (Enterprise Resource Planning, ovvero qualsiasi sistema applicativo che gestisca l elaborazione dei processi di business) che integra tutti i processi di business rilevanti di un azienda, creando e mantenendo nel tempo i riferimenti incrociati tra i documenti prodotti nel corso di tali processi; b) un registro di controllo delle modifiche apportate ai documenti creati e contenuti nell ERP durante il loro ciclo di vita; c) un registro di controllo delle modifiche apportate ai dati di business contenuti nell ERP che riguardano la fatturazione; d) un registro di controllo delle attività svolte dall ERP, come ad esempio l abbinamento di un ordine di acquisto ad una fattura. Questi elementi sono finalizzati a: a) verificare e confermare che una fattura è rappresentativa di una fornitura vera e propria; b) fornire una prova indipendente dell autenticità di una fattura e della sua rappresentazione nell ERP; c) fornire una prova indipendente dell integrità del contenuto di una fattura e della sua rappresentazione nell ERP. Quindi non deve essere conservata solo la fattura, ma per lo stesso periodo anche tutta la documentazione che ne garantisce l autenticità e l integrità. Questa documentazione comprende, ad esempio: a) le registrazioni di business interne create durante il processo di fatturazione: contratti, ordini ai fornitori, DDT di vendita, ecc.; b) documentazione esterna ricevuta durante il processo di fatturazione: ordini dei clienti, DDT di acquisto ecc.; c) dati principali di business storicizzati; d) prove dei controlli effettuati per verificare la qualità dei dati. - Pag.8

9 Per dimostrare l integrità dei suddetti componenti comuni della fattura l assunto è che il valore di un componente sia verificabile rispetto ad almeno una fonte indipendente. Per esempio, l importo complessivo lordo di una fattura dovrebbe essere riscontrabile sull estratto conto bancario. 2) In alternativa ai sistemi di gestione, i requisiti di autenticità dell origine ed integrità del contenuto possono essere garantiti mediante l apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell emittente. Qualora il cedente o prestatore abbia incaricato il proprio cliente o un terzo di emettere per suo conto la fattura, occorre che l origine e l integrità del documento elettronico siano garantiti dal soggetto emittente il quale è tenuto ad apporre firma elettronica qualificata o digitale. Al riguardo, occorre tener conto degli accordi intervenuti tra il cedente/prestatore ed il cliente/terzo, a secondo che questi prevedendo l invio del documento finale già redatto, oppure il semplice flusso di dati da aggregare per la compilazione del documento finale, ovvero la sua messa a disposizione. Nella prima ipotesi, l emittente è sempre il cedente/prestatore, che deve pertanto apporre la propria firma elettronica. Nella seconda e nell ultima ipotesi, invece, emittente è il cliente/terzo, che provvede ad aggregare i dati e, quindi, a generare il documento trasmettendolo al destinatario o mettendolo comunque a sua disposizione. È questi, di conseguenza, che dovrà apporre la propria firma elettronica. In ogni caso, occorre annotare in fattura che la stessa è stata compilata dal cliente ovvero, per conto del cedente o prestatore, del terzo. 3) Inoltre, i requisiti A. I. possono essere garantiti anche mediante sistemi EDI. Si tratta di un sistema di trasmissione dati caratterizzato dallo scambio di informazioni strutturate di tipo commerciale, amministrative e logistiche in un formato standard, a mezzo di reti di telecomunicazioni nazionali ed internazionali. Solitamente, al fine di sfruttare pienamente i vantaggi dello scambio strutturato di flussi di dati i soggetti interessati affidano a soggetti terzi (service provider) il compito di rendere interoperabili i diversi standard e formati di fattura. Come previsto dal novellato art. 21, anche in questo caso le procedure messe in atto nel processo EDI devono garantire la verifica dell autenticità del mittente e la verifica dell integrità del contenuto della fattura. Pertanto, nei processi EDI in cui viene effettuata una conversione di formato da parte di uno o più service provider è necessario che tale operazione non alteri il significato intrinseco del contenuto della fattura. In fase di conversione, sia il fornitore che il cliente dovranno conservare la fattura nel formato standard scambiato, garantendone entrambi la reperibilità e la leggibilità nel tempo. Ai sensi dell art. 21, con il termine fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. L utilizzo della fattura elettronica è subordinato all accettazione da parte del destinatario. Inoltre, la nuova disposizione precisa che la fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all atto della sua consegna, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente. L emissione della fattura non potrà comunque essere successiva al momento della sua consegna o spedizione (fattura analogica) ovvero al momento della sua trasmissione per via elettronica o messa a disposizione del cessionario o committente (fattura elettronica). - Pag.9

10 Con specifico riferimento a tale ultima modalità di emissione, si rappresenta che la fattura elettronica può essere messa a disposizione del destinatario, da parte dell emittente o di un suo delegato, tramite accesso ad un sito internet, server o altro supporto informatico, ove la stessa è reperibile, nonché tramite messaggio ( ) contenente un protocollo di comunicazione ed un link di collegamento che permetta, previo accordo delle parti, di effettuare in qualsiasi momento il download della fattura. L art. 21, comma 3, consente di trasmettere, per via elettronica, al medesimo destinatario, più fatture elettroniche raccolte in un unico lotto. In tal caso, i predetti requisiti ed i metodi con cui essi sono garantiti debbono riferirsi al lotto e non ad ogni singola fattura. Peraltro, la norma permette di inserire una sola volta le informazioni comuni, purché per ogni fattura sia possibile accedere alle generalità delle informazioni. Per quanto riguarda la conservazione della fattura elettronica la nuova disposizione stabilisce che: a) le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica; b) le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente. Dalla formulazione della novellata disposizione emerge che l emittente della fattura elettronica ne garantisce l origine informatica e l integrità del contenuto e procede con la diretta conservazione elettronica della fattura emessa. Il destinatario della fattura elettronica può decidere o meno di accettare tale processo. In particolare, qualora non lo accetti ai fini fiscali, potrà materializzare il documento garantendone la leggibilità invece di stabilizzarne la prova informatica attraverso un processo di conservazione elettronica. Pertanto, la stampa e la conservazione analogica del documento ricevuto elettronicamente rappresentano un comportamento concludente per esprimere l intenzione del destinatario di non accettare la fattura come elettronica (pur procedendo, viceversa, al suo pagamento e alla sua registrazione). Va peraltro precisato che, anche nel caso in cui il destinatario non accetti il documento elettronico, all emittente non è impedito di procedere all integrazione del processo di fatturazione con quello di conversione elettronica, sempre che la fattura generata e trasmessa in via elettronica abbia i requisiti di A. I. L. dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. Ai sensi dell art. 1, comma 209, della legge 244/2007, è obbligatorio conservare elettronicamente le fatture elettroniche emesse nei confronti della PA: ciò vale tanto per l emittente quanto per il destinatario della fattura, che, implicitamente, è vincolato ad accettare il processo di fatturazione elettronica. La norma, inoltre, specifica che il luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonché dei registri e degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altre disposizioni, può essere situato in un altro Stato, a condizione che con la stessa esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Il soggetto passivo stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l accesso automatizzato all archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l autenticità - Pag.10

11 e l integrità d3elle fatture di cui all art. 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico. Al riguardo, è appena il caso di sottolineare che, qualora il soggetto passivo scelga di conservare la propria documentazione presso altro Stato, dovrà, in ogni caso: a) applicare le regole di tenuta e conservazione previste dalle disposizioni italiane; b) consentire alle autorità competenti (Amministrazione finanziaria italiana) di accedere ai documenti e acquisirli anche per via elettronica. A tale fine, il soggetto passivo, residente o domiciliato nel territorio nazionale: 1) ai fini della comunicazione del luogo di conservazione elettronica dei documenti fiscalmente rilevanti, deve riportare gli estremi identificativi dei luoghi di giacenza fisica dei server dove sono conservati i documenti, anche se essi risiedono all estero; 2) ai fini dell esibizione, deve assicurare l accesso automatizzato all archivio, con ogni mezzo, in qualsiasi momento e dalla sede dove è effettuato il controllo ai sensi dell art. 52, DPR 633/1972. Il calendario predisposto dal legislatore prevede le seguenti date da cui decorrerà l obbligo di fatturazione elettronica per le PA: a) 6 giugno 2014, per Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza; b) 6 giugno 2015, per gli altri Enti nazionali. Mestre, 19 Luglio 2014 A cura del Dott. Stefano Tomadoni - Pag.11