LA FATTURA ELETTRONICA E I CHIARIMENTI DELL AGENZIA DELLE ENTRATE

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1 Area: TAX & LAW Periodico plurisettimanale TA n agosto 2014 ABSTRACT Non possono quindi essere considerate elettroniche le fatture che, seppure create in formato elettronico tramite un software di contabilità, siano poi inviate e ricevute in formato cartaceo. Al contrario, possono essere considerate fatture elettroniche quelle che, seppure create in formato cartaceo, siano poi trasformate in documenti informatici per essere inviate e ricevute tramite la posta elettronica. RIPRODUZIONE VIETATA PAG. 1 di 7 LA FATTURA ELETTRONICA E I CHIARIMENTI DELL AGENZIA DELLE ENTRATE Con CM n. 18/E/2014 l Agenzia delle Entrate è intervenuta sulla nuova disciplina della fatturazione elettronica, precisandone le relative modalità di emissione e conservazione. Contestualmente è stato emanato il DM in materia di conservazione elettronica dei documenti fiscali. LA DEFINIZIONE DI FATTURA ELETTRONICA Come noto l art. 1, c. 325, L. 228/2012, è intervenuto sugli artt. 21 e 39, DPR 633/1972, al fine di recepire nell ordinamento nazionale le disposizioni comunitarie volte a consentire la piena equiparazione della fattura elettronica a quella cartacea (si veda la TA n. 1/2013). Le modifiche intervenute sono state brevemente commentate dall Agenzia delle Entrate con la CM n. 12/E/2013. Con la recentissima CM n. 18/E/2014 l Agenzia delle Entrate è tornata sull argomento, rendendo importanti chiarimenti circa le modalità di emissione e conservazione della fattura elettronica. Sul punto si rammenta che dallo scorso 6.6 è entrato in vigore l obbligo di utilizzare la fattura elettronica per le operazioni nei confronti di Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti previdenziali e assistenziali nazionali. Sulla GU n. 146/2014 è stato inoltre pubblicato il DM che, sostituendo il previgente DM , semplifica notevolmente gli adempimenti connessi alla conservazione elettronica della documentazione fiscale, eliminando la comunicazione dell impronta degli archivi digitali, il vincolo temporale di 15 giorni per la conservazione delle fatture elettronica e introducendo procedure più snelle e veloci per l assolvimento dell imposta di bollo sui documenti informatici (l argomento sarà analizzato in una prossima informativa). DEFINIZIONE Ai sensi dell art. 21, c. 1, DPR 633/1972, per fattura elettronica s intende: la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. La disposizione precisa poi che: La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente. Sulla base di tale definizione l Agenzia delle Entrate ritiene che per distinguere la fattura elettronica da quella cartacea non rilevi il tipo di formato utilizzato per la sua creazione (elettronico o cartaceo) ma, piuttosto, la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene trasmessa (o messa a disposizione), ricevuta ed accettata dal destinatario.

2 L ACCETTAZIONE DA PARTE DEL DESTINATARIO L art. 21, c. 1, DPR 633/1972, prevede che: il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all accettazione da parte del destinatario. Sul punto l Agenzia delle Entrate precisa che il termine accettazione non presuppone necessariamente un accordo formale tra le parti, precedente o successivo alla fatturazione. Inoltre, la circostanza che il destinatario della fattura elettronica possa autonomamente decidere se accettare o meno il documento informatico, non influenza l obbligo per l emittente di procedere comunque all integrazione del processo di fatturazione con la conservazione elettronica. Pertanto, il fatto che il ricevente non accetti il processo elettronico (poiché, ad esempio, intende procedere alla stampa cartacea del documento), non assume alcuna rilevanza in capo all emittente: una volta trasmessa o messa a disposizione del destinatario in formato elettronico, la fattura è comunque considerata elettronica, con conseguente obbligo di conservazione elettronica per l emittente. L emittente e il ricevente della fattura elettronica possono quindi autonomamente scegliere se gestire il documento in formato elettronico o cartaceo. Tale scelta, tuttavia, influenza la successiva modalità di conservazione della fattura (analogica o elettronica). I REQUISITI DELLA FATTURA ELETTRONICA L art. 21, c. 3, DPR 633/1972, impone all emittente di assicurare l autenticità dell origine, l integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione e fino al termine del periodo di conservazione. In relazione ai requisiti di autenticità, integrità e leggibilità (c.d. A.I.L. ), l Agenzia delle Entrate ha precisato quanto segue. AUTENTICITÀ DELL ORIGINE L identità del fornitore dei beni o dei servizi, o dell emittente la fattura, deve essere certa. La garanzia dell autenticità dell origine di una fattura è obbligatoria sia per il fornitore, sia per l acquirente. Entrambi possono assicurare l autenticità dell origine indipendentemente l uno dall altro. INTEGRITÀ DEL DOCUMENTO È richiesto che il contenuto della fattura e, in particolare, i dati obbligatori previsti dall art. 21, DPR 633/1972, non possano essere alterati. Tale garanzia d integrità del contenuto della fattura è obbligatoria sia per l emittente, sia per il ricevente. Entrambi possono scegliere le modalità per ottemperare a tale obbligo, indipendentemente l uno dall altro o congiuntamente. A condizione che sia garantita l invariabilità del contenuto obbligatorio della fattura, il relativo formato può essere convertito in altri formati (ad esempio, da MS Word a XML). In tal modo il destinatario può convertire i dati elettronici al fine di adattarli al proprio sistema informatico. LEGGIBILITÀ DEL DOCUMENTO La fattura e i propri dati devono essere resi prontamente disponibili, anche dopo il processo di conversione, in una forma leggibile per l uomo su schermo o tramite stampa. Inoltre deve essere RIPRODUZIONE VIETATA PAG. 2 di 7

3 possibile verificare che le informazioni del file elettronico originale non siano state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato. Per garantire la leggibilità del documento è sufficiente disporre, per tutto il periodo di archiviazione, di un visualizzatore adeguato e affidabile del formato elettronico delle fatture. La fattura può essere resa leggibile anche solo in sede di accesso, ispezione o verifica degli organi accertatori. La leggibilità della fattura elettronica, dal momento della sua emissione e per tutto il periodo di conservazione, può essere garantita in qualsiasi modo; tuttavia, la firma elettronica avanzata e la trasmissione elettronica dei dati non sono di per sé sufficienti ad assicurare la leggibilità. LE MODALITÀ PER GARANTIRE IL RISPETTO DEI REQUISITI I requisiti di autenticità e integrità della fattura elettronica devono essere assicurati dall emittente, cui è rimessa la scelta della tecnologia ritenuta più idonea. MODALITÀ RICHIAMATE A TITOLO ESEMPLIFICATIVO DALL ART. 21 DPR 633/1972 Sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi a essa riferibile. Firma elettronica qualificata o digitale dell emittente. Sistemi EDI (Electronic Data Interchange) di trasmissione elettronica dei dati. Altre tecnologie in grado di garantire l autenticità dell origine e l integrità dei dati. SISTEMA DI CONTROLLO DI GESTIONE Tramite il sistema di controllo di gestione il soggetto passivo deve poter creare, attuare e aggiornare la garanzia circa l identità del fornitore o dell emittente la fattura (autenticità dell origine), nonché poter controllare che il contenuto della fattura non sia stato alterato (integrità del contenuto). In ambito contabile, un corretto sistema di controllo di gestione deve consentire la documentazione della storia di un operazione dall inizio, ossia dal documento originario (ad esempio, l ordine d acquisto), fino al suo completamento (ad esempio, la registrazione finale dell operazione nei conti annuali), consentendo così di individuare un collegamento logico tra i vari documenti di un processo. I componenti di tale percorso comprendono i documenti originali, la lista delle operazioni eseguite e i dati identificativi delle varie operazioni che permettono di risalire alla fonte delle medesime e, quindi, di collegare i documenti alle operazioni che li hanno interessati e viceversa. Con specifico riferimento alla fattura è richiesto l uso di un percorso affidabile tra le fatture e le operazioni sottostanti (vendita o acquisto di beni e/o servizi) come un mezzo per dimostrare anche l autenticità e l integrità della fattura elettronica. A titolo esemplificativo, un sistema di controllo di gestione che rispetti i requisiti della disciplina deve prevedere: RIPRODUZIONE VIETATA PAG. 3 di 7

4 un ERP (Enterprise Resource Planning, ovvero qualsiasi sistema applicativo che gestisca l elaborazione dei processi di business) che integri tutti i processi di business rilevanti di un azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità, ecc.), creando e mantenendo nel tempo i riferimenti incrociati tra i documenti prodotti nel corso di tali processi; un registro di controllo delle modifiche apportate ai documenti creati e contenuti nell ERP durante il loro ciclo di vita; un registro di controllo delle modifiche apportate ai dati di business contenuti nell ERP che riguardano la fatturazione; un registro di controllo delle attività svolte dall ERP (ad esempio, l abbinamento di un ordine di acquisto ad una fattura). Tali elementi sono finalizzati a: verificare e confermare che la fattura è rappresentativa di una fornitura vera e propria (l ERP non dovrà quindi contenere solo i dati della fattura ma anche altri dati supplementari come, ad esempio, il relativo ordine di acquisto o l identificativo del pagamento); fornire una prova indipendente dell autenticità della fattura e della sua rappresentazione nell ERP; fornire una prova indipendente dell integrità del contenuto della fattura e della sua rappresentazione nell ERP. Il sistema di controllo di gestione deve assicurare i requisiti della fattura per tutto il suo ciclo di vita ; non è quindi sufficiente conservare solo la fattura, ma è necessario conservare anche tutta la documentazione che ne garantisce l autenticità e l integrità. A titolo esemplificativo tale documentazione comprende: le registrazioni di business interne create durante il processo di fatturazione (contratti, ordini ai fornitori, DDT, avviso di spedizione beni, notifica di ricezione ai fornitori, ecc.); la documentazione esterna ricevuta durante il processo di fatturazione (ordini dei clienti, DDT, avviso di spedizione beni dai fornitori, notifica di ricezione merce dai clienti, documentazione bancaria, ecc.); i dati principali di business storicizzati; le prove dei controlli effettuati per verificare la qualità dei dati. Al fine di dimostrare l integrità dei suddetti componenti comuni della fattura, è richiesto che il valore di un componente sia verificabile rispetto ad almeno una fonte indipendente (ad esempio, l importo complessivo lordo di una fattura deve trovare riscontro sull estratto conto bancario). In definitiva, quindi, attraverso il sistema di controllo di gestione deve potersi verificare che l ordine di acquisto corrisponda a quanto inviato dal fornitore e a quanto effettivamente consegnato, che la fattura sia corretta e che il relativo pagamento sia stato eseguito e sia corrispondente alla fattura stessa. I sistemi di controllo di gestione devono essere adeguati alle dimensioni, all attività e al tipo di soggetto passivo emittente e devono tenere conto del numero e del valore delle operazioni e del numero e del tipo di fornitori / prestatori e di acquirenti / committenti. APPOSIZIONE DELLA FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA O DIGITALE DELL EMITTENTE I requisiti di autenticità dell origine e integrità del contenuto possono essere garantiti dall emittente anche mediante la firma elettronica qualificata o digitale (l apposizione della firma deve seguire le regole tecniche previste dal DPCM ). RIPRODUZIONE VIETATA PAG. 4 di 7

5 Nel caso in cui la fattura sia emessa da un terzo o dal cliente per conto del fornitore, l origine e l integrità del documento elettronico devono essere garantiti dal soggetto emittente, tenuto ad apporre la propria firma elettronica qualificata o digitale. In tale ipotesi al fine di individuare il soggetto emittente occorre aver riguardo agli accordi intervenuti tra le parti e, in particolare, alla modalità di messa a disposizione del documento elettronico da trasmettere: 1) se il fornitore invia un documento finale già redatto, l emittente coincide con il fornitore stesso; 2) se il fornitore invia un semplice flusso di dati da aggregare per la compilazione del documento finale, l emittente coincide con il cliente o il soggetto terzo. In ogni caso, è necessario annotare in fattura che la stessa è stata compilata dal cliente oppure, per conto del fornitore, dal soggetto terzo. SISTEMA EDI I requisiti di autenticità e integrità possono essere garantiti anche mediante sistemi EDI, ossia sistemi di trasmissione dati caratterizzati dallo scambio di informazioni strutturate di tipo commerciale, amministrativo e logistico in un formato standard, a mezzo di reti di telecomunicazioni nazionali ed internazionali. Siccome nel processo EDI lo standard e/o il formato con cui il fornitore genera una fattura è solitamente diverso da quello del suo cliente, le parti possono accordarsi in anticipo, anche per il tramite dei service provider, su quali standard e formati saranno utilizzati tra loro. Nei processi EDI in cui la conversione del formato è eseguita dai service provider, è necessario che non sia alterato il significato intrinseco del contenuto della fattura. I dettagli del processo di conversione possono essere sufficienti a dimostrare che sono state conservate l autenticità del mittente e l integrità della fattura. È poi richiesto l utilizzo di buone pratiche di sicurezza (ad esempio firewall, canali criptati, antimalware, ecc.), sia in fase di conversione, sia in fase di trasmissione del flusso informativo, al fine di garantire l affidabilità dei processi EDI. Infine, l emittente e il destinatario devono conservare la fattura nel formato standard scambiato, garantendone entrambi la reperibilità e la leggibilità nel tempo. INVIO DELLA FATTURA L art. 21, DPR 633/1972, stabilisce che la fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente. Pertanto, fermo restando che la fattura deve essere emessa al momento di effettuazione dell operazione, come individuato dall art. 6, DPR 633/1972 (alla consegna o spedizione per i beni mobili, al pagamento per le prestazioni di servizio, ecc.), l emissione della fattura non può comunque essere successiva al momento: 1) della sua consegna o spedizione, in caso di fattura analogica; 2) della trasmissione per via elettronica o messa a disposizione dell acquirente o committente, in caso di fattura elettronica. RIPRODUZIONE VIETATA PAG. 5 di 7

6 La fattura elettronica può essere messa a disposizione del destinatario attraverso: l accesso ad un sito Internet, a un server o a altro supporto informatico, ove la stessa sia reperibile; una contenente un protocollo di comunicazione ed un link di collegamento che consenta, previo accordo delle parti, di effettuare in qualsiasi momento il download della fattura. Le parti possono comunque individuare altri strumenti idonei alla messa a disposizione della fattura elettronica, pur nel rispetto delle vigenti disposizioni. La trasmissione elettronica della fattura, ossia l invio tramite procedure informatizzate (ad esempio, sistema di trasmissione EDI, posta elettronica, PEC, telefax, modem), richiede soltanto l accettazione da parte del destinatario del mezzo di trasmissione utilizzato (non è invece più richiesto il preventivo accordo delle parti). Se l emittente incarica un soggetto terzo della trasmissione della fattura, è richiesto uno specifico accordo tra le parti in tal senso, che potrà essere desunto, indirettamente, anche dal tipo d incarico conferito. INVIO DI PIÙ FATTURE L art. 21, c, 3, DPR 633/1972, contempla la possibilità di trasmettere, nei confronti di uno stesso destinatario, più fatture elettroniche in un unico lotto. In tale ipotesi, i requisiti di legge e le metodologie per garantirli devono essere riferiti al lotto e non alla singola fattura. È quindi possibile inserire una sola volta le informazioni comuni (ad esempio, le generalità dell emittente e del ricevente, la partita IVA, la residenza o il domicilio, la data di emissione, ecc.), purché per ogni fattura sia possibile accedere alla generalità delle informazioni. LA CONSERVAZIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA L autonomia concessa al destinatario di considerare o meno quale fattura elettronica il documento informatico ricevuto, si riflette sulle relative modalità di conservazione. L art. 39, c. 3, DPR 633/1972, prevede che le fatture elettroniche siano conservate esclusivamente in modalità elettronica, in base alle disposizioni del DM Per le fatture create in formato elettronico (e per quelle cartacee), invece, la conservazione elettronica rappresenta soltanto una facoltà e non un obbligo. Se il destinatario della fattura non accetta il processo elettronico, può materializzare il documento mediante la stampa e procedere alla sua conservazione in modalità analogica (o elettronica garantendo il rispetto dei requisiti di autenticità, integrità e leggibilità). Se, invece, accetta il processo elettronico, il destinatario è tenuto alla conservazione elettronica. A seguito della stampa e della connessa conservazione cartacea della fattura, il destinatario manifesta, tramite comportamento concludente, la volontà di non accettare la fattura elettronica (in tale ipotesi la stampa della fattura rappresenta copia analogica del documento informatico ex art. 23, D.Lgs. 82/2005). CONSERVAZIONE IN ALTRO STATO Il soggetto che intende conservare la documentazione fiscale presso un altro Stato è comunque tenuto a osservare le regole di tenuta e conservazione previste dalle disposizioni italiane. È inoltre RIPRODUZIONE VIETATA PAG. 6 di 7

7 necessario garantire l accesso ai documenti, anche in via elettronica, all Amministrazione finanziaria italiana. A tal fine, nei modelli AA7 e AA9 devono essere indicati gli estremi identificativi dei luoghi di giacenza fisica dei server dove sono conservati i documenti. Ai sensi dell art. 52, DPR 633/1972, deve essere assicurato anche l accesso automatizzato all archivio, con ogni mezzo, in qualsiasi momento e dalla sede in cui è effettuato il controllo. RIPRODUZIONE VIETATA PAG. 7 di 7