CORSO DI ARCHIVISTICA Prof.ssa Cecilia Tasca Tutor: Dott.ssa Eleonora Todde a.a SOMMARIO

Transcript

1 SOMMARIO 1. IL CONCETTO DI ARCHIVISTICA 2. IL CONCETTO DI ARCHIVIO 3. IL CONCETTO DI DOCUMENTO 4. LA STORIA DELL ARCHIVISTICA 5. IL VINCOLO ARCHIVISTICO 6. LA SITUAZIONE DEGLI ARCHIVI ITALIANI NEL XIX SECOLO 7. L ORGANIZZAZIONE ARCHIVISTICA NAZIONALE ITALIANA 8. GLI ARCHIVI E I SINGOLI DOCUMENTI CONSERVATI NEGLI ARCHIVI DI STATO 9. GLI ARCHIVI NON STATALI 10. LE TRE FASI DI VITA DELL ARCHIVIO 11. L ARCHIVIO CORRENTE E IL PROTOCOLLO 12. L ARCHIVIO DI DEPOSITO 13. L ARCHIVIO STORICO 14. I MEZZI DI CORREDO ARCHIVISTICI 15. I MEZZI DI CORREDO PRIMARI: GLI ELENCHI 16. I MEZZI DI CORREDO PRIMARI: LE GUIDE 17. I MEZZI DI CORREDO PRIMARI: L INVENTARIO 18. GLI STANDARD INTERNAZIONALI DI DESCRIZIONE: ISAD (G) 19. GLI STANDARD INTERNAZIONALI DI DESCRIZIONE: ISAAR (CPF) 1

2 IL CONCETTO DI ARCHIVISTICA Disciplina che si occupa della individuazione e della definizione della natura degli archivi, delle procedure di formazione, di organizzazione e di conservazione della documentazione prodotta dai vari soggetti produttori; inoltre si occupa della realizzazione dei mezzi di corredo e degli strumenti di ricerca utili per la fruizione del patrimonio documentario. Quindi oggetto della materia sono i complessi documentari formati da testimonianze, prevalentemente scritte, originariamente connesse fra loro e prodotte spontaneamente durante l espletamento di una attività amministrativa. La disciplina viene generalmente suddivisa in: - teorica (o archivologia) che affronta le tematiche di base, quali il concetto di documento, le diverse tipologie documentarie, i caratteri costitutivi di un archivio, le fasi di esistenza e le funzioni principali; - tecnica (o archiveconomia) studia gli strumenti, i mezzi, i sistemi di conservazione e di tutela del materiale documentario; - archivografia affronta il tema dell inventariazione e produce i mezzi di corredo (inventari, repertori e indici); - archiveuristica si occupa dei procedimenti da adottare nella fase di ricerca; - legislazione archivistica che analizza le leggi e gli enti preposti alla conservazione e alla tutela. Sin dall epoca romana gli studiosi hanno cercato di identificare e classificare la disciplina archivistica. Le discussioni teoriche e metodologiche, a partire dal Cinquecento, si basano principalmente sull individuazione degli elementi distintivi dell archivio, con particolare attenzione alle divergenze tra gli archivi in formazione (aventi quindi delle necessità pratiche e amministrative) e gli archivi ormai già formati (utili ai fini della ricerca). Tra Seicento e Settecento la disciplina viene identificata come scienza ausiliaria della storia, assieme alla paleografia, che studia le antiche scritture, e alla diplomatica che invece si occupa delle forme dei documenti. Il Settecento è l epoca dell Encyclopédie e della concezione ordinatoria del sapere, quindi anche nella gestione della documentazione viene introdotto l inventariazione per materia. Poiché la ricerca archivistica segue le amministrazioni e la documentazione prodotta durante la loro 2

3 attività, questo sistema di gestione è particolarmente dannoso perché non tiene assolutamente conto della naturale sedimentazione delle carte e del vincolo reciproco che le lega. Tra Ottocento e Novecento si diffondono quei principi che sono alla base della disciplina: - il rispetto dei fondi archivistici, ossia il concetto del documento non come unità separata ma legata alle altre del medesimo fondo; - il principio di provenienza, che nella classificazione delle carte stabilisce la massima priorità alla provenienza, quindi all ente che le ha create e ordinate originariamente; - il concetto del vincolo archivistico che lega i documenti prodotti da un amministrazione. 3

4 IL CONCETTO DI ARCHIVIO Un archivio nasce nel momento in cui un soggetto produttore ha la volontà di conservare il materiale che testimonia le sue azioni. Quindi l archivio è costituito dalla naturale sedimentazione della documentazione prodotta da un amministrazione nello svolgimento delle sue attività. Volgarmente archivio viene utilizzato per indicare un insieme di carte, non più utili a chi le ha prodotte, che vengono conservate per un possibile utilizzo futuro. Oltre a questa accezione negativa troviamo la correlazione tra archivio e insieme di informazioni, oggi generalmente legata al linguaggio informatico in cui archivio corrisponde appunto a un insieme di dati raccolti in contenitori virtuali (database). Nel linguaggio archivistico odierno per archivio si intende ogni complesso di messaggi/documenti, realizzato da un soggetto produttore a seguito della naturale attività svolta nell esercizio delle sue funzioni verso la società esterna. Il materiale prodotto si distingue per la presenza di uno specifico vincolo naturale, un collegamento organico tra tutti gli elementi. Fondamentale capire che i documenti che formano un archivio sono sia le carte inviate di cui rimane traccia attraverso delle copie o le minute, che le carte ricevute durante lo svolgimento delle proprie funzioni. Altro concetto fondamentale è la presenza di una amministrazione: quindi l archivio è prodotto da un ente e quando si avvia una ricerca non si deve cercare per materia ma l istituzione che ha prodotto determinato materiale. L origine della parola deriva dal greco archeion che stava ad indicare la sede dei magistrati o del governo, in cui erano conservati i documenti della magistratura ecco quindi la prima accezione del termine archivio ossia luogo di conservazione. Da qui nasce il dualismo nel concetto di archivio, inteso come: 1. documentazione (contenuto) 2. luogo di conservazione (contenente). L archivio viene anche identificato come luogo di conservazione e questa accezione si rifà alla teoria romana che lega questo elemento al principio della sacralità, della giuridicità, della fides e del carattere pubblico della documentazione. Per tutto il Medioevo rimarrà centrale il principio di sacralità derivato dall epoca imperiale: sacralità del luogo che fornisce alla documentazione le stesse 4

5 caratteristiche, sacralità della memoria che reciprocamente qualifica anche il contenitore. L organizzazione delle cancellerie dimostra la particolare attenzione di questo periodo ai documenti. La qualificazione giuridica dell archivio medievale era suffragata dalla presenza dello jus archivi, ossia l autorità sovrana o chi ne avesse ricevuto l investitura. In epoca comunale per il riconoscimento della pubblica fede ai documenti d archivio erano imprescindibili alcuni requisiti: - che ad esso fosse preposto un pubblico ufficiale; - che l archivista fosse nominato da un superiore con il potere di farlo; - che all archivio fosse riconosciuto il potere di dar fede alle scritture e di costituire mezzo di prova; - che l ufficiale preposto all archivio, qualora qualche scrittura fosse estratta, attestasse con la sottoscrizione che provenivano realmente dall archivio medesimo. La caratteristica comune degli archivi dell epoca classica, medievale e in parte anche moderna era l assenza dell idea di complesso di documenti: ognuno veniva considerato separatamente, aveva la propria rilevanza giuridica, indipendentemente dagli altri. A partire dal XVI- XVII secolo in Germania e in Italia inizia la pubblicazione di trattati di archivistica. La storiografia archivistica si sviluppò lungo tre direttive: 1. coloro che facevano coincidere l archivio con la fase corrente, proponendo una netta distinzione tra la registratura e archivio (in questo caso indica l ultima fase di vita, ossia quella storica); area dei registratori tedeschi 2. coloro che raffiguravano l archivio con il momento di valenza culturale più importante, quindi nello storico; archivisti storici 3. coloro che non distinguevano i due periodi contrapposti, ma avevano una visione unitaria e identificavano l archivio con un unica realtà documentaria. archivisti italiani Oltre alla definizione di archivio, il dibattito tentò di dare una definizione anche del soggetto produttore: fino a quando rimase in vita lo ius archivi le carte private non venivano considerate archivi poiché il soggetto produttore privato non veniva riconosciuto titolare di quel diritto, attribuito solitamente alle istituzioni pubbliche territoriali. 5

6 Durante il Settecento e l Ottocento il concetto lentamente si evolve da luogo di conservazione a materiale documentario e a complesso organico di documenti, stentando ancora l inclusione degli archivi privati, che avverrà solamente nel L Ottocento porta delle innovazioni a seguito alle modificazioni introdotte dalla rivoluzione francese: - consultabilità - metodi di riordinamento che mettono in crisi il criterio della pertinenza a favore di quello della provenienza questi cambiamenti interessarono in prevalenza la documentazione riconosciuta storica. Alla fine del secolo un sostanziale contributo alla disciplina viene dagli archivisti olandesi, che mutarono radicalmente la dottrina tedesca allora preminente. L archivio è l intero complesso degli scritti, disegni e stampe, ricevuti o redatti in qualità di ufficiale da qualunque autorità o amministrazione, purché conformemente alla loro funzione, rimanessero presso la stessa autorità o amministrazione. Analizzando la definizione si arriva a questi cambiamenti: - la natura dell archivio è individuabile negli atti in via ufficiale redatti o ricevuti da un ufficio o da un suo funzionario; - non ci sono limitazioni formali del contenuto; - per l aspetto organizzativo la definizione si adatta solamente alle registrature costituite secondo il principio della provenienza; - non si fa menzione di alcuna determinazione del fine. In questo modo il metodo storico, portato avanti dai teorici italiani, trova un riscontro nell opera degli archivisti olandesi. La svolta decisiva nel corso del Novecento viene dagli studi di Giorgio Cencetti e la sua definizione di vincolo archivistico e dalla pubblicazione del manuale di Brenneke. Cencetti definisce l archivio come il complesso degli atti spediti e ricevuti da un ente o individuo per il conseguimento dei propri fini o per l esercizio delle proprie funzioni. Ritorna quindi il concetto di complesso, definisce il vincolo necessario (cioè che le carte siano prodotte o ricevute dal medesimo soggetto) e determina la finalità, non in funzione conservativa, ma in correlazione al momento formativo dell archivio. 6

7 La dottrina tedesca a questo punto si orienta prevalentemente al momento storico dell archivio, tralasciando le prime due fasi qualificate appunto con il termine di registratura. Si arriva così alla definizione di Brenneke che afferma: l archivio è la totalità di scritti e altri documenti che si sono formati presso persone fisiche o giuridiche in base alla loro attività e che, quali fonti documentarie e prove del passato, sono destinate a permanente conservazione in un determinato luogo. Le nozioni si susseguono; è comunque un dato ormai acquisito che l archivio nasce per una necessità pratica, giuridica, amministrativa, e che le scritture che lo compongono vengono conservate al di là del termine della necessità che le ha poste in essere. La natura originaria del materiale documentario, per un fine pratico, giuridico e amministrativo, non viene mai meno; anche una volta divenuto bene culturale, conserva quel carattere di autenticità e produttività di effetti giuridici che aveva nell ordinamento originario. Da questa affermazione, come diretta conseguenza, si stabilisce che l unico metodo per l ordinamento di un archivio è quello che ricostituisce l ordine originario delle carte (l ordine che avevano al momento della loro creazione e rispecchia il funzionamento dell ente che le ha prodotte). Gli altri metodi (cronologico, alfabetico, geografico, decimale e per materia) non danno l ordine originale, spezzano il vincolo originario fra le carte e fanno venire meno la condizione preliminare e basilare per l esistenza stessa dell archivio. 7

8 IL CONCETTO DI DOCUMENTO Il documento ha due aspetti: 1. uno materiale, si tratta di qualcosa generalmente mobile prodotta su un supporto tramite un mezzo scrittorio o un dispositivo tecnico che si può conservare nel tempo; 2. uno contenutistico, come testimonianza dell attività giuridico-amministrativa. Il documento è il mezzo di espletamento dell attività non il fine: è il mezzo con il quale si compie un ipotetico progetto. Solo una volta finito il carattere amministrativo e giuridico delle carte subentra la conservazione e la concezione del documento come strumento di testimonianza che tramanda la memoria dell attività svolta. I documenti archivistici hanno dunque due caratteri fondamentali: - sono il risultato dell attività di un ente produttore determinato - hanno una sequenza stabilita dall ordine stesso della loro produzione nel corso dell attività dell ente. Quindi le componenti essenziali e necessarie di ogni documento sono il contenuto (il messaggio comunicato), il supporto materiale (pergamena, carta, film, nastro, hard drive) e la forma. Contenuto il documento è la manifestazione di un atto giuridico, un atto volontario diretto a produrre un determinato effetto giuridico. È atto di diritto privato l atto compiuto da un privato per perseguire una propria finalità, al quale il diritto riconosce effetti giuridici; mentre è atto di diritto pubblico quello emanato da un ufficio pubblico o provato ma abilitato all esercizio di una pubblica funzione. Documento in Diplomatica studia essenzialmente le forme del documento, in particolare di quello medievale. Il documento medievale perché venisse considerato pubblico doveva necessariamente essere emesso da una pubblica autorità, che si avvaleva di un apposito ufficio chiamato cancelleria per la redazione e la spedizione del documento. Inoltre venivano adottate delle determinate forme per la redazione dell atto. I documenti privati venivano redatti da amanuensi che potevano avere la veste di pubblici ufficiali, di conseguenza tramandare in publicam formam l atto giuridico compiuto. Viene definito pubblico anche l atto notarile, in quanto il notaio 8

9 era un pubblico ufficiale con la capacità appunto di redigere in publicam formam. Inizialmente il notaio redigeva l atto che poi veniva autenticato dai testimoni, poi ciascun notaio si distingue con il signum tabellionis (un logo), quindi diviene una figura pubblica riconosciuta dalle autorità che gode di pubblica fede (ossia la fiducia di tutti) e la sua sottoscrizione conferisce valore ufficiale all atto. Documento in Archivistica il termine prende un accezione più ampia: sia documenti ufficiali dello Stato, sia tutta la documentazione che si è formata nel corso del procedimento. Forma fisica del documento: caratteri estrinseci, le materie e i mezzi usati nella formazione. Forma intellettuale del documento: caratteri intrinseci, la struttura compositiva del documento. Il documento, pur variando nel contenuto, presenta degli elementi essenziali senza i quali l atto amministrativo non avrebbe validità giuridica: - soggetto - oggetto - volontà - causa - forma I fattori che concorrono alla formazione del documento sono: 1. autore dell azione (persona fisica o giuridica) 2. il destinatario (persona fisica o giuridica a cui è diretta l azione) 3. il promotore, il richiedente l azione che può coincidere con il destinatario 4. la causa, il motivo che determina l azione 5. il redattore del documento, ad esempio il notaio 6. il copista o dattilografo, colui che stende materialmente l atto Inoltre il documento può essere costituito da più elementi: - l atto che rappresenta l azione giuridica contenuta in esso - l allegato, un elemento aggiuntivo a una pratica utile come prova, chiarimento o integrazione di notizie - la scrittura aggiuntiva, tutto quello che si aggiunge da parte degli ufficiali sull atto (numero di protocollo, la collocazione archivistica, annotazioni). Caratteri intrinseci uguali sia nel documento medievale che in quello moderno: protocollo, testo, escatocollo. 9

10 Protocollo correntemente identifica il registro su cui si riportano alcuni dati di un documento e il numero di registrazione del documento. In realtà identifica l insieme delle formule con cui inizia ogni documento ed è generalmente composto da: - intestazione: la persona fisica o giuridica che pone in essere il documento (l autore), solitamente posto in alto a sinistra o al centro - datazione: data topica (luogo) e data cronica (giorno, mese, anno) - destinazione: la persona fisica o giuridica a cui è diretto l atto (il destinatario) - posizione archivistica allegati: il numero di segnatura sul registro di protocollo assegnato al documento (numero di protocollo) - riferimenti: le scritture al quale il documento è allacciato introdotte dalla formula in risposta alla lettera n. del - oggetto: o regesto, l enunciazione sommaria del contenuto del documento. Testo la parte sostanziale del documento e si articola in: - premessa: l apertura del testo, che generalmente segue uno schema formale offrendo riferimenti a norma di legge, i motivi che determinano l azione, le ragioni di opportunità e di utilità dell azione - dispositivo, il nucleo del documento che ne esprime l oggetto. Sono di vari tipi a seconda della natura giuridica della scrittura - clausole, sono le modalità in cui attuare il dispositivo o atte al perfezionamento dell atto. Escatocollo parte finale del documento con le formule di chiusura: - sottoscrizione: la firma dell autore - timbri: riproduzione di annotazioni di carattere archivistico ed elementi quali ad esempio la qualifica dell autore - data (quando non presente nel protocollo). Per gli approfondimenti: - A. PRATESI, Genesi e forme del documento medievale, Roma P. CARUCCI, Il documento contemporaneo: diplomatica e criteri di edizione, Roma

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12 Riepilogando Cosa è un archivio? - Nel linguaggio archivistico l archivio è individuabile in ogni complesso di scritture, realizzate dai singoli soggetti produttori, a seguito e come diretta conseguenza della sua attività. Il materiale prodotto si differenzia per la necessaria presenza di uno specifico vincolo naturale che contribuisce a creare un collegamento organico tra tutti i suoi elementi. - Oltre a questa definizione prettamente tecnica e specialistica della materia, esiste una definizione di archivio attinente a discipline affini. In questo linguaggio l archivio viene individuato come l insieme di documenti che sono stati riuniti occasionalmente o per finalità prestabilite, nella quale il vincolo, se è presente, non ha un carattere naturale/originario ma è direttamente collegato alla volontà del soggetto. Se prendessimo come punto di riferimento la nozione di archivio elaborata dal linguaggio archivistico, noteremo che questa accezione manca del carattere fondante per la nascita di un archivio, ossia il legame che lega le carte originariamente, poiché appunto questo viene creato successivamente e per volontà del soggetto. - Nel linguaggio informatico il termine archivio corrisponde un insieme di dati che sono raccolti in contenitori virtuali: principalmente sono utilizzati in predeterminate esigenze. Nell ambito dell archivio tecnologico si distinguono due diverse tipologie: Archivio informatico: nato direttamente su supporto informatico e quindi conservato direttamente su tale supporto. Archivi informatizzati: che nascono originariamente su supporti cartacei e che vengono poi trasferiti a scopo conservativo su supporti informatici. - Nell uso corrente archivio viene anche utilizzato per indicare il luogo, l edificio dove si conserva la documentazione. Questa accezione si rifà alla concezione romana, alla definizione giustiniana dell archivio quale locus in quo acta publica asservantur e al principio della sacralità, della giuridicità, della fides e del carattere pubblico della documentazione. Inoltre questa concezione si lega 12

13 perfettamente allo jus archivi, ossia l autorità sovrana o chi ne avesse ricevuto l investitura. - L archivio viene anche identificato con l istituzione che ha prodotto la documentazione o con l istituzione che ha il compito di conservazione del materiale. In questo modo l archivio ha un legame diretto con chi lo ha prodotto. Non esistono solamente archivi in cui la corrispondenza reciproca tra istituzione produttrice e archivio è così immediata: esistono archivi provenienti da vari soggetti produttori e per questo vengono chiamati archivi aggregati. Solitamente gli archivi aggregati hanno la caratteristica di essere morti, in quanto il soggetto produttore che gli ha posti in essere ha cessato la propria attività, non è quindi più attivo. - L archivio viene anche riconosciuto come bene culturale. Il primo riconoscimento nella normativa internazionale la troviamo nella convenzione dell Aja del 14 maggio 1954 che in Italia viene confermata con la legge del 7 febbraio Questa prima normativa viene introdotta per la salvaguardia dei beni culturali successivamente a conflitti bellici, secondo il principio che stabilisce che l attacco verso un bene culturale di qualunque popolo sia comunque una violenza al patrimonio dell intera comunità internazionale. In Italia si formano diverse commissioni con il compito di definire il bene culturale, fino alla costituzione nel 1974 del Ministero per i Beni culturali e ambientali. In un primo momento gli archivi, che dall epoca della Commissione Cibrario erano sotto le direttive del Ministero dell Interno ed erano separati dai beni artistici, archeologici, librari, non erano stati presi in considerazione. A seguito di una presa di posizione della maggior parte degli archivisti degli Archivi di Stato, l anno seguente, vennero riconosciuti appunto come bene culturale. 13

14 LA STORIA DELL ARCHIVISTICA Se come elemento principale per la nascita della disciplina archivistica prendiamo l edizione a stampa dei primi trattati sugli archivi, allora fissiamo l origine della materia nel XVII secolo con una accezione via via sempre più stringente a partire dalla seconda metà del XVIII secolo. Se invece ci indirizziamo verso un accezione più larga del termine archivistica allora bisogna tornare indietro fino al Medioevo e al valore conferito ai documenti conservati all interno degli archivi. Sin dai tempi più remoti abbiamo testimonianze della volontà dell essere umano di registrare la memoria: basti pensare ai segni grafici costituiti dalle figurazioni rupestri della Val Camonica risalenti all Età del ferro (I millennio a.c.). Per ritrovare la figura di veri archivi bisognerà aspettare il VII-VI secolo a.c. nella Magna Grecia, in Etruria e nell Umbria. Per quanto riguarda l età repubblicana l archivio era custodito presso il tempio di Saturno: il Cencetti ha ipotizzato che l archivio fosse organizzato secondo il principio di provenienza o storico, che verrà formulato solo nel XIX secolo, e perciò il suo interno fosse diviso in fondi prodotti da diversi uffici, e quindi fosse formato da serie distinte di documenti. Solamente nel I secolo a.c. venne creato il tabularium cioè un edificio in cui i documenti erano concentrati: sia per la conservazione che per garantire la loro autenticità. In questo periodo gli archivi venivano principalmente utilizzati per motivi giuridici. L epoca imperiale vide sorgere archivi distinti. Abbiamo quindi: - senatorio - imperiale - delle province ciascuno però manteneva inalterata la sua duplice funzione: Conservazione della memoria Assicurare la pubblica fede dei documenti (codificata nel Corpus juris civilis di Giustiniano) 14

15 In questo periodo gli archivi erano utilizzati non solo per funzioni pratiche e giuridiche, ma venivano utilizzati anche dagli storici come ad esempio Tacito, Svetonio. È accertato anche che non esisteva ancora una differenziazione tra la gestione dei documenti presso gli uffici e la conservazione degli atti antichi. Oltre agli archivi pubblici si affiancavano anche quelli familiari. Gli atti privati erano redatti dai tabelliones e per godere di pubblica fede dovevano essere depositati presso gli uffici, attraverso una procedura chiamata insinuatio. Inoltre esisteva l archivio della Chiesa romana e dal II secolo anche archivi delle chiese locali. Per quanto riguarda il modo in cui veniva identificato troviamo due termini: 1. Tabularium che deriva da tabula, ossia il documento scritto su tavolette di legno, e poi documento in genere 2. Archivum a partire dal II secolo, rimanendo inalterato per tutto il periodo medievale e moderno indicava anche il luogo di conservazione dei documenti. Nel Medioevo ci si occupa principalmente proprio della pubblica fede dei documenti conservati negli archivi: si parte dalla definizione giustiniana dell archivio quale locus in quo acta publica asservantur con l aggiunta di ut fidem faciant. Si sviluppa quel concetto in cui l archivio è solamente quello costituito da chi gode dello jus archivi questo concetto è strettamente legato alla sovranità, poiché lo jus archivi spettava solo all imperatore e al pontefice, e a chi aveva ricevuto da essi la facoltà. Da questo principio nasce la pubblica fede per gli atti redatti dai notai e la costituzione degli archivi comunali. Il Comune nasce come organismo di fatto e la documentazione gode di pubblica fede solo perché redatta da una persona dotata di pubblica fede, ossia il notaio che è tale per volontà dell imperatore o del papa. Nel XIII secolo questo poter viene esteso ai re che all interno dei propri territori godevano di un potere uguale a quello degli imperatori, e poi ai Comuni liberi. Durante l evoluzione dell istituto comunale anche l archivio subisce un graduale mutamento fino a quando si arriva alla costituzione di un archivio in ciascun Comune. I documenti venivano custoditi in una cassa o in un armadio chiuso, talvolta con più chiavi affidate a magistrati diversi. Per quanto riguarda la conservazione, i documenti erano ordinati, suddivisi in caselle all interno degli armadi o in sacchi, corredati da elenchi-inventari da redigere annualmente. Il fine della conservazione è ancora essenzialmente giuridico. 15

16 Ancora nell età moderna il concetto di archivio rimane legato allo jus archivi, alla sovranità e alle maggiori autorità religiose quali arcivescovi, vescovi ma anche monasteri, conventi e chiese. I comuni italiani decretano la libera consultabilità degli atti da parte dei cittadini, le signorie e le monarchie invece ne stabiliscono la segretezza: ad esempio l Archivio di Cagliari viene dichiarato segreto con un provvedimento del 13 maggio Inizia quella blanda consultazione a fini culturali da parte di chi custodiva l archivio e da studiosi. Alla metà del 500 un mutamento nella metodologia storica ad opera di Francesco Patrizi da Cherso che afferma la centralità del documento nella ricerca, pone sotto una nuova luce l archivio, dotandogli appunto di un valore scientifico che fino ad allora risultava trascurato o comunque marginale rispetto alla valenza giuridica. Il 600 è il secolo in cui vengono pubblicati i primi scritti dedicati esclusivamente al mondo degli archivi: ricordiamo quello di Baldassarre Bonifacio e di Nicolò Giussani, e una storia degli archivi in epoca romana di Albertino Barisone. In entrambi gli scritti viene affermata la doppia valenza giuridica e culturale degli archivi. Il più famoso archivista italiano di epoca moderna è Ludovico Antonio Muratori che fu per 50 anni archivista del duca di Modena. Non portò nessun contributo teorico alla disciplina, ma si occupò principalmente della tecnologia archivistica: si occupò della qualità della carta e dell inchiostro. Il XVIII secolo è caratterizzato da una serie di riforme che vedono nascere il principio di separazione della gestione dei documenti presso gli uffici produttori dall ordinamento in senso stretto degli archivi. Si diffondono due criteri di ordinamento che stravolsero completamente i fondi e le serie originarie: 1. l ordinamento per materia sostenuto da Le Moine 2. l ordinamento cronologico sostenuto da Chevrières. In Italia prevalse l ordinamento per materia. Troviamo numerose modifiche istituzionali: alla fine dell antico regime scomparvero i vecchi uffici sostituiti da una nuova amministrazione, e successivamente alla Restaurazione alcune innovazioni dell amministrazione napoleonica vengono sostituite da altre, con conseguente nascita di nuovi uffici e leggi. Si formano grandi archivi con fondi archivistici di provenienza diversa, e istituzioni incaricate di gestire questi raggruppamenti. I fondi quindi perdevano il loro collegamento con l ufficio che li aveva prodotti e viene brutalmente operata quella separazione fra l archivio e la gestione dei documenti presso gli uffici. All interno 16

17 delle grandi masse documentarie non solo non si era più in grado di riconoscere le carte prodotte da un ufficio piuttosto che da un altro, ma vennero suddivise per argomento al di là della provenienza. L ordinamento per materia per chi non ha nessuna conoscenza archivistica è il più semplice, inoltre riprende la mentalità razionalistica e classificatoria del Settecento (enciclopedismo). Inoltre si pensava che l ordinamento per materia facilitasse le ricerche, sia per scopi amministrativi che per scopi di studio, comparando il fondo documentario al libro e alle biblioteche. L applicazione di questo metodo di ordinamento trova la sua applicazione ben oltre l Unità d Italia. Nel XIX secolo si contrappone un nuovo metodo di ordinamento, completamente in antitesi con il precedente: ossia secondo il principio di provenienza o metodo storico. Questo metodo presenta più livelli: - il primo prevede che fondi diversi non devono essere frammisti fra loro; - il secondo prevede la ricostituzione dell ordine originario. Non solo non bisogna unire fra loro documenti prodotti da uffici differenti, ma bisogna mantenere l ordine dato all atto della produzione dall ufficio, o cercare di ricreare quell ordine qualora sia stato modificato. questa concezione è ad opera di Francesco Bonaini, all istituzione dell Archivio di Stato di Firenze e della Soprintendenza degli Archivi del granducato di Toscana. Il principio storico quindi si basa su questi aspetti fondamentali: - principio di provenienza; - unità e inscindibilità dei fondi; - unico orientamento per la storia degli Istituti. Gli archivi si aprono ulteriormente alla consultazione, moltiplicando di fatto gli studi e le ricerche di carattere scientifico. Successivamente all Unità si dibatte sulla natura degli archivi: sulla possibilità di distinguere le carte recenti utili per fini amministrativi da quelle più antiche utili per fini storici. Da qui nasce anche la contesa tra l attribuzione degli Archivi di Stato alle dipendenze del Ministero dell Interno o di quello della Pubblica Istruzione. Nel 1870 viene istituita una Commissione dai ministri dell Interno e dell Istruzione, nota come Commissione Cibrario. Diede delle direttive in merito agli ordinamenti, alla natura degli archivi e alla loro dipendenza sotto un unico Ministero, quello dell Interno. 17

18 L ordinamento doveva essere rigorosamente legato al metodo storico e gli archivi vengono distinti fra parte antica e parte moderna. Inoltre affrontò il tema del versamenti, dello scarto, della consultabilità, della formazione del personale archivistico. La successiva legislazione pone un punto fermo sui pareri espressi dalla Commissione Cibrario. Il regolamento generale sugli Archivi (R.D. 27 maggio 1875 n. 2552) stabilisce: 1. non solo il rispetto dei fondi ma l ordinamento secondo il metodo di provenienza o di ricostituzione dell ordine originario dei documenti; 2. agli archivi spettassero tutti gli atti dello Stato che avessero carattere di documento pubblico o privato, mentre alle biblioteche gli scritti di carattere non documentario; 3. il divieto di scarti senza il consenso del Consiglio degli archivi; 4. l attivazione di nuove scuole degli archivi di Stato; 5. il principio di libera consultabilità dei documenti, con limitazioni parziali e temporali. Nel 1874 le scuole degli Archivi di Stato vengono unificate sia nell ordinamento che nella denominazione e diventano le Scuole di Paleografia e dottrina archivistica. Per gli approfondimenti sulla teoria archivistica italiana: - E. LODOLINI, Lineamenti di storia dell'archivistica italiana: dalle origini alla metà del secolo XX, Nuova Italia Scientifica, Roma D. TAMBLE', La teoria archivistica italiana contemporanea. Profilo storicocritico ( ), Nuova Italia Scientifica, Roma

19 IL VINCOLO ARCHIVISTICO Il vincolo crea un sistema di relazioni tra tutte le unità archivistiche che costituiscono la sedimentazione documentaria dell attività dell ente che genera l archivio. Il vincolo deve essere naturale ossia originario, spontaneo e determinato non può non esserci. È tipico dell archivio e non si trova in altri beni culturali (quando è presente il vincolo è sempre volontario). - Originario tutte le carte sono generate dal medesimo ente, quindi hanno una origine archivistica comune. Il vincolo nasce quando il singolo documento entra in relazione con l ente generatore. - Spontaneo non si istituisce per volontà dell ente generatore, ma come risultato naturale della sedimentazione documentaria che si forma nel corso dell attività dell ente. - Determinato è generato dall amministrazione nell esercizio delle sue funzioni ed è perciò determinato dalla natura e dalle competenze dell ente generatore e dalle modalità utilizzate per attuarle. Si possono definire quattro tipologie di vincolo: - vincolo istituzionale esterno, il collegamento che intercorre tra l entità produttrice dell archivio e la realtà istituzionale, a livello territoriale, nella quale tale soggetto opera (particolarmente importante nel riordinamento dell archivio di uno Stato, di una regione). La sua funzione risulta particolarmente significativa per la necessità di applicare il principio della provenienza territoriale, in contrapposizione a quello della pertinenza territoriale; - vincolo istituzionale interno, che si sviluppa nel rapporto tra entità produttrice e le altre realtà sociali che si pongono in collegamento con essa: questo vincolo è altrettanto importante in fase di riordinamento perché permette la valutazione di un contesto istituzionale complesso; - vincolo archivistico esterno, il rapporto tra unità produttrice, unità referenti e archivio prodotto ( è il motivo dell organizzazione dell archivio in riferimento alla struttura del soggetto produttore); 19

20 - vincolo archivistico interno, il nesso esistente nella documentazione realizzata e conservata dal soggetto produttore (il nesso che collega in maniera logica e necessaria la documentazione che compone l archivio prodotto da un ente). Per gli approfondimenti: - A. ROMITI, Riflessioni sul significato del vincolo nella definizione del concetto di archivio in Studi in onore di Arnaldo D Addario, Lecce 1995, p

21 LA SITUAZIONE DEGLI ARCHIVI ITALIANI NEL XIX SECOLO Periodo preunitario Alla fine del Settecento dalla concezione di archivio come memoria auto documentazione, ossia a disposizione di chi l ha prodotto (produzione-conservazioneuso) si arriva ad una rottura dei tre momenti di vita. La documentazione non viene più considerata come memoria per l esercizio delle pratiche politico-amministrative, ma fonte per chi, estraneo al processo di produzione, poteva avere interesse ad utilizzarla e conoscerla. Si afferma l uso pubblico degli archivi, contrapposto alla precedente segretezza. In questo periodo iniziano le formazioni di Archivi generali, necessari per la conservazione celle carte delle antiche magistrature. Tappe principali: a Napoli un Archivio generale, decretata da Gioacchino Murat; la Legge organica di Ferdinando I di Borbone unisce la conservazione delle carte il loro pubblico uso per la storia della patria; istituzione, a Firenze, di una Direzione generale degli archivi di Stato del Granducato, per cui, alla conservazione e concentrazione di Archivi, si univa l incremento degli studi storici. Questo esempio viene seguito anche nel Lombardo-Veneto, nel Regno di Sardegna e nel Granducato di Parma e Modena. All Unità d Italia troviamo la seguente situazione: 15 archivi di Stato sotto il Ministero dell Interno Torino, Genova, Cagliari, Milano, Brescia, Modena, Parma e Palermo. Sotto il Ministero della Pubblica Istruzione Firenze, Pisa, Lucca, Siena, Napoli, Venezia e Mantova Nel Regno di Sardegna viene creata una Direzione generale degli archivi, prima deputata alla conservazione degli archivi di corte, poi con competenze anche sugli archivi di Genova e di Cagliari. Periodo postunitario Nel 1870 viene nominata una Commissione per il riordinamento degli archivi di Stato (Commissione Cibrario). Nasce un vivace dibattito sull esigenza di sottoporre gli 21

22 archivi statali sotto un unico ministero, appunto quello dell Interno, per poter garantire il pieno controllo da parte dello Stato sia degli istituti che si occupavano di studi storici (come le Deputazioni di Storia patria) sia quelli che conservavano il materiale documentario. Viene inoltre creato un organo tecnico-culturale, il Consiglio superiore per gli Archivi, con competenza di esprimere pareri su problemi legislativi, tecnicoscientifici e amministrativi. 22

23 Sintesi della situazione del Sistema Archivistico italiano archivi di Stato 1870 Commissione Cibrario 1871 Archivio di Stato di Roma 1874 Archivio di Stato di Bologna Consiglio Superiore degli Archivi 1874 Istituzione di 10 Sovrintendenze archivistiche (organi di decentramento amministrativo) 1875 Archivi sotto il Ministero dell Interno 1887 Archivio di Stato di Massa 1892 Archivio di Stato di Reggio Emilia Soppressione delle Sovrintendenze archivistiche 1926 Archivio di Stato di Trento e Trieste 1928 Archivio di Stato di Zara 1930 Archivio si Stato di Bolzano 1932 Archivi Provinciali Statali 1939 Legge che stabilisce l istituzione di un Archivio di Stato in ogni capoluogo di provincia: 23 Archivi di Stato + 19 Archivi Provinciali Statali Nuova istituzione delle Sovrintendenze archivistiche (organi di decentramento amministrativo ma senza funzioni di controllo e coordinamento sull attività svolta dagli Archivi di Stato; si occupano di documentazione appartenente a enti territoriali, non territoriali e a privati) 1953 Archivio Centrale dello Stato 1963 Le Sovrintendenze archivistiche diventano 18 e la loro circoscrizione ricalca quella delle attuali regioni passano sotto l amministrazione statale 19 istituti: Agrigento, Bari, Caltanisetta, Campobasso, Catania, Catanzaro, Chieti, Cosenza, Foggia, L Aquila, Lecce, Messina, Potenza, Reggio Calabria, Salerno, Siracusa, Teramo, Trapani. 23

24 L ORGANIZZAZIONE ARCHIVISTICA NAZIONALE ITALIANA Generalmente nelle nazioni a struttura unitaria esiste un unica amministrazione archivistica, strutturata così: - un Archivio centrale ubicato nella capitale; - una rete di archivi periferici siti nei capoluoghi delle circoscrizioni territoriali in cui lo stato è suddiviso. Nelle nazioni a struttura federale invece pur esistendo un Archivio federale nella capitale, esso non è il centro del sistema archivistico. Ogni stato ha una propria organizzazione archivistica indipendente da quella federale e diversamente strutturata. In Italia l amministrazione centrale archivistica è ministeriale: - prima sotto il ministero degli Interni - poi il Ministero dei Beni Culturali e ambientali - infine il Ministero per i Beni e le Attività Culturali. Le norme che attualmente regolano l amministrazione degli archivi sono: 1. il R.D. 2 ottobre 1911, n il D.P.R. 30 settembre 1963, n la legge 29 gennaio 1975, n. 5 (legge di conversione con modifiche del D.L. 14 dicembre 1974, n. 657) dicembre 1974 istituzione del Ministero dei Beni Culturali e Ambientali 4. il D.P.R. 3 dicembre 1975, n il D.P.R. 30 dicembre 1975, n. 854 La legge sugli archivi del 1963 contiene le disposizioni sull organizzazione centrale e periferica dell amministrazione archivistica; inoltre contiene disposizioni inerenti ai compiti istituzionali dell amministrazione. Visto che non è stato emanato il regolamento per l esecuzione di questa legge, è ancora in vigore il regolamento per gli Archivi di Stato emanato nel Con l istituzione del Ministero dei Beni Culturali e Ambientali e la legge del 1975 n. 805 proprio sull organizzazione del nuovo ministero sono state abrogate alcune norme del precedente D.P.R. 1963/1409 sugli organi centrali e consultivi dell amministrazione archivistica. Rimangono invece in vigore le disposizioni inerenti agli organi periferici e ai compiti istituzionali. 24

25 Il decreto del 1975 n. 854 regola le competenze rimaste al Ministero dell Interno proprio in materia di archivi dopo il passaggio dell amministrazione archivistica dal Ministero dell Interno al Ministero per i Beni Culturali e Ambientali. Troviamo norme in materia di consultabiltà dei documenti riservati e di commissioni di sorveglianza. L organo del Ministero dell Interno preposto a questo compito è l ispettorato centrale per i servizi archivistici. Con l entrata in vigore del D.P.R. 24 novembre 2009 n.210, è anche preposto alla tutela dei documenti contenenti dati sensibili personali, dati relativi a provvedimenti di natura penale e dati relativi alla politica estera o interna dello Stato, sottratti alla libera consultabilità per lassi di tempo predeterminati per legge, conservati nell Archivio Centrale dello Stato, negli Archivi di Stato e negli archivi storici e di deposito degli enti pubblici, nonché negli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico dalle competenti Soprintendenze Archivistiche. Il Ministero dei Beni Culturali e Ambientali viene istituito nel dicembre 1974 a seguito dell unione in un unico dicastero della Direzione generale antichità e belle arti, di quella delle biblioteche e accademie (sotto il Ministero della Pubblica Istruzione) e l amministrazione degli Archivi di Stato (ministero dell Interno). Nel nuovo ministero (organizzazione centrale) viene istituita: - un unica Direzione generale per gli affari generali amministrativi e del personale - uffici centrali (per i beni ambientali, architettonici, archeologici, artistici e storici; per i beni librari e gli istituti culturali; per i beni archivistici) definire gli standard per l inventariazione e la formazione di nuove tecnologie; ricerca, studio e applicazione di nuove tecnologie - Consiglio nazionale per i beni culturali e ambientali (91 membri e presieduto da un ministro) - sei comitati di settore (per i beni ambientali e architettonici; per i beni archeologici; per i beni storico artistici; per i beni archivistici; per i beni librari; per gli istituti culturali) composto da 9 membri, di cui tre archivisti eletti nel Consiglio Nazionale e il direttore generale dell Ufficio centrale per i Beni archivistici, che non fa parte del Consiglio Nazionale - Istituti centrali (per il catalogo e la documentazione; per il Catalogo unico; per la patologia del libro; per il restauro; nazionale per la grafica). Organizzazione periferica: - Comitato regionale per i BB. CC. (con funzioni di vigilanza e tutela) 25

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27 Fanno capo all Ufficio centrale per i Beni Archivistici: 1. Archivio Centrale dello Stato (creato nel 1953), custodisce gli atti dei dicasteri centrali dal 1861, dall Unità in poi. 2. Archivio di Stato e le Sezioni di Archivio di Stato (creazione definitiva sancita dalla legge archivistica 1963/1409). Il compito degli archivi di Stato è quello di conservare il patrimonio documentario ereditato dallo Stato preunitario di cui la Provincia faceva parte, quello prodotto dagli organi periferici dello Stato presenti nella Provincia (versato dopo 40 anni dalla sua produzione), quello di origine non statale di cui venga in possesso per donazioni, deposito o acquisto (sempre nell ambito provinciale). 3. Soprintendenze archivistiche: hanno sede nei capoluoghi regionali e hanno la funzione di vigilanza sugli archivi non statali, di enti pubblici e di privati che conservano documentazione molto antica ed estremamente rilevante. Hanno una gestione separata: 1. Archivio del Senato della Repubblica e della Camera dei deputati conservano i loro archivi; così come la Presidenza della Repubblica e la Corte Costituzionale la gestione separata di questi archivi è motivata dalla tutela dell autonomia dei massimi organi costituzionali dello Stato. 2. Archivio della Presidenza del Consiglio dei ministri previsto dal Codice dei beni culturali e del paesaggio del Ha generato grande stupore anche tra gli addetti al lavoro poiché la disposizione è in contrasto con la dottrina archivistica: l attività della Presidenza è strettamente collegata con quella delle altre amministrazioni centrali, nei confronti delle quali esercita funzioni di direzione e di coordinamento. 3. Archivio del Ministero degli Esteri (sin dal 1902) 4. Archivi degli Stati Maggiori della Difesa 1853 viene costituito a Torino l Ufficio Storico dello stato maggiore dell esercito, nel 1913 nasce l Ufficio storico della Marina militare e nel 1927 l Ufficio storico dell Aeronautica. Nel 2000 si è aggiunto l Ufficio storico dell arma dei Carabinieri. 5. Archivi notarili distrettuali: hanno sede in ogni capoluogo di distretto notarile e conservano per 100 anni tutti gli atti e i repertori dei notai cessati dall esercizio. Dipendono dall Ufficio centrale degli archivi notarili del ministero della Giustizia. Trascorsi 100 anni dalla data di cessazione dell attività del notaio versano la documentazione agli Archivi di Stato competenti. 6. Archivi ecclesiastici sono sotto la giurisdizione del Vaticano e lo Stato non ha mai esercitato una competenza diretta su di essi. Dal Concordato del 1984 è 27

28 previsto che la Santa Sede e lo Stato italiano possano concludere degli accordi per migliorare la conservazione e la consultazione degli archivi che appartengono alla Chiesa. Con l intesa conosciuta come intesa Melandri- Ruini del 2000 si è giunti all accordo in cui si stabilisce che lo Stato, attraverso le Soprintendenze archivistiche, collabori con le organizzazioni ecclesiastiche per la tutela e la valorizzazione del loro patrimonio documentario. Per gli approfondimenti sulle vicende che dalla formazione dello stato unitario hanno portato alla vigente organizzazione archivistica: - A. D ADDARIO, L organizzazione archivistica italiana, Roma 1960; - E. LODOLINI, Organizzazione e legislazione archivistica italiana dall unità d Italia alla costituzione del ministero per i beni culturali e ambientali, Bologna

29 Ufficio centrale per i beni archivistici Archivio centrale dello Stato Archivio di Stato + 36 sezioni di Archivio di Stato in città non capoluogo di provincia (dipendono gerarchicamente dall Archivio di Stato competente per territorio) che conservano fondi di particolare pregio Soprintendenze archivistiche Archivi delle Regioni Archivi delle Province Archivi dei Comuni Archivi privati (famiglie, associazioni, sindacati, partiti politici, imprese) 29

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31 Compiti degli Archivi di Stato (oltre a quello conservativo): - ordinamento degli archivi e compilazione dei relativi inventari, di indici alfabetici, di elenchi di consistenza, di guide particolari e tematiche (mezzi di corredo, strumenti che rendono possibile la consultazione); - uso dell elaborazione elettronica agli archivi tradizionali; - operazioni attinenti al versamento degli archivi degli uffici statali negli Archivi di Stato, alla compilazione dei massimari di scarto, e allo scarto dei documenti che non vengono ritenuti meritevoli di conservazione; - sorveglianza sugli archivi correnti e di deposito degli organi centrali e periferici dello Stato; - edizione di fonti; - attività promozionale e didattica. Compiti della Soprintendenza archivistica (oltre alla vigilanza): - ispezioni sugli archivi non statali; - individuazione degli archivi esistenti nella Regione e loro censimento; - dichiarazione di notevole interesse storico degli archivi privati; - consulenza sulla tenuta degli archivi, sull ordinamento e sull inventariazione eventualmente richiesta da enti pubblici e privati e da famiglie; - nulla osta per lo scarto degli archivi degli enti pubblici e di quelli privati dichiarati di notevole interesse storico; - interventi di varia natura in caso di inadempienza degli obblighi stabiliti a carico degli enti pubblici e dei privati; - formulazione di un parere sulle richieste di deposito volontario dell archivio nel competente Archivio di Stato da parte di enti pubblici e di privati; - trasmissione delle richieste di consultazione di documenti agli enti e ai privati; - recupero di archivi e singoli documenti dello Stato che si trovino fuori degli Archivi di Stato. I compiti fondamentali dell amministrazione archivistica: 1. conservazione degli archivi degli organi centrali e periferici dello Stato, preunitari e postunitari, e degli archivi e singoli documenti che lo Stato - Archivio centrale dello Stato - Archivi di Stato - Sezioni di Archivio di Stato abbia in proprietà o in deposito 31

32 2. vigilanza sugli archivi degli enti pubblici e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico (su archivi che vengono conservati al di fuori delle strutture statali - Soprintendenze archivistiche Versamento della documentazione gli organi centrali e periferici dello Stato versano nei competenti Archivi di Stato i documenti relativi agli affari esauriti da oltre quarant anni; per le liste di leva o di estrazione è previsto il termine di 70 anni dalla data di nascita della classe cui si riferiscono. I documenti sono liberamente consultabili ad eccezione di quelle di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato che divengono consultabili 50 anni dopo la loro data, e di quelli riservati relativi a situazioni puramente private di persone, che lo divengono dopo 70 anni. I documenti dei processi penali sono consultabili 70 anni dopo la data della conclusione del procedimento. 32

33 GLI ARCHIVI E SINGOLI DOCUMENTI CONSERVATI NEGLI ARCHIVI DI STATO Archivi di Stato conservano gli archivi degli Stati preunitari, gli archivi degli organi centrali e periferici italiani, gli archivi notarili e tutti gli altri archivi e singoli documenti che lo stato abbia in proprietà o in deposito per disposizione di legge o per altro titolo. La Guida generale degli Archivi di Stato italiani è articolata in cinque volumi: quattro sono dedicati all Archivio centrale dello Stato e agli Archivi di Stato posti in ordine alfabetico (di seguito troviamo anche le Sezioni di Archivio di Stato), l ultimo volume a repertori delle magistrature periferiche degli Stati preunitari e dello Stato italiano e agli indici. Struttura dell Archivio centrale dello Stato: - serie originali delle leggi e dei decreti e originale della Costituzione italiana; - inchieste parlamentari, pareri e decisioni del Consiglio di Stato; - atti di governo e decreti registrati dalla Corte dei Conti; - Real casa; - le memorie difensive dei senatori colpiti da epurazione: - il complesso dei ministeri collocati in ordine alfabetico; - archivi della segreteria particolare di Mussolini e quelli del partito nazionale fascista; - archivi della Corte suprema di cassazione e dei tribunali militari; - archivi eterogenei relativi alla seconda guerra mondiale; - archivi di enti pubblici (tra cui l Opera nazionale per gli invalidi di guerra e l Istituto per la ricostruzione industriale); - archivi privati di personalità politiche; - microfilm di archivi italiani e di archivi stranieri, acquistati a Londra e a Washington. Voci per gli Archivi di Stato articolate in tre parti: 1. gli archivi degli archivi degli organi e uffici statali preunitari distinti in archivi degli antichi regimi, archivi del periodo napoleonico (manca per la Sicilia e la Sardegna), archivi della Restaurazione; 2. archivi degli uffici periferici italiani; 33

34 3. gli archivi non statali che lo Stato ha in proprietà o in deposito, o quelli statali non periodizzabili cronologicamente (feudi, Comuni, Province, archivi fascisti, comitati di liberazione nazionale, archivi notarili, catasti, atti demaniali, stato civile, università, arti e collegi e ordini professionali, camere di commercio, opere pie istituzionali di assistenza e beneficienza e ospedali, enti ecclesiastici, corporazioni religiose, archivi di famiglie e persone, archivi diversi, raccolte e miscellanee). 34

35 GLI ARCHIVI NON STATALI Archivi degli enti pubblici (territoriali e non territoriali) Archivi privati Archivi non statali Archivi ecclesiastici e religiosi Archivi stranieri e internazionali Archivi non statali (archivi di enti pubblici e archivi privati) sono affidati agli enti stessi e ai privati che li pongono in essere, mentre lo Stato, attraverso le Soprintendenze archivistiche, esercita solo compiti di vigilanza. ENTI PUBBLICI Obblighi degli enti pubblici: - procedere alla conservazione e all ordinamento dei propri archivi; - istituire sezioni separate di archivio per la conservazione dei documenti relativi agli affari esauriti da oltre 40 anni; - eseguire le operazioni di scarto prima di trasferire i documenti dall archivio corrente alla separata sezione d archivio; - di consentire la consultazione dei documenti a chi ne faccia richiesta. Per quanto riguarda la consultabilità dei documenti riservati valgono le stesse norme per i documenti conservati negli Archivi di Stato. Lo stesso vale per gli archivi privati, solamente nel caso in cui siano stati dichiarati di notevole interesse storico dalla soprintendenza archivistica di competenza territoriale. I principali problemi che bisogna affrontare negli archivi pubblici non statali sono essenzialmente due: 1. eterogeneità nell organizzazione e nella tenuta degli archivi correnti; 2. estrema varietà di situazioni per l ordinamento, l inventariazione e la consultabilità della documentazione anteriore di 40 anni. 35

36 Enti pubblici: - territoriali Comune, Provincia e Regione (godono di autonomia garantita dalla Costituzione e di poteri per certi aspetti analoghi a quelli dello Stato; operano in un determinato territorio che indica l ambito in cui si dispiega la potestà dell ente) - non territoriali caratterizzati da fini determinati e quindi hanno un patrimonio documentario destinato ad un preciso scopo, sono costituiti da un complesso di persone accomunate da una stessa professione o attività; alcune enti hanno competenze nazionali e altri hanno competenze locali (in numero uguale agli enti che hanno fini sociali, economici, culturali, etc.) ARCHIVI DEI COMUNI il d.p.r. 1963/1409 ha stabilito che gli archivi di questi enti (compresi quelli delle Province e delle Regioni) sono soggetti al regime del demanio pubblico, e prescrive la conservazione e ordinamento dei propri archivi. Inoltre prescrive la vigilanza su questi archivi da parte della soprintendenza archivistica competente per territorio; e la creazione di una sezione separata per gli atti esauriti da oltre 40 anni. Chi gestisce questi archivi deve possedere il diploma della Scuola di Archivistica, Paleografia e Diplomatica. Conservano sia documenti del periodo preunitario sia del periodo postunitario. L'archivio preunitario conserva gli atti delle magistrature delle comunità e degli organi che operavano nella stessa comunità. Fino al 1897 il materiale è stato ordinato e classificato in base alle particolarità locali. Con la circolare del 1 marzo 1897 del Ministero dell'interno viene stabilito un sistema di classificazione (titolario), basato su un numero di 15 categorie corrispondenti ai principali settori delle attività comunali: - Amministrazione; - Assistenza e beneficienza; - Polizia urbana e rurale; - Sanità e igiene; - Finanze; - Governo; - Grazia, giustizia e culto; - Leva e truppa; - Istruzione pubblica; - Lavori pubblici; - Agricoltura, industria e commercio; - Stato civile, censimento, statistica; - Esteri; 36

37 - Varie; - Sicurezza pubblica. Con il d.p.r. 445 del 2000 per la gestione degli archivi comunali correnti, al posto del precedente titolario, viene creato un nuovo Piano di Classificazione con 14 titoli adattati alle nuove competenze del Comune: - Amministrazione generale; - Organi di governo, gestione, controllo; - Risorse umane; - Risorse finanziarie e patrimonio; - Affari legali; - Pianificazione e gestione del territorio; - Servizi alla persona; - Attività economiche; - Polizia locale e sicurezza pubblica; - Tutela della salute; - Servizi demografici; - Elezioni ed iniziative popolari; - Affari militari; - Oggetti diversi. Il Codice dell amministrazione digitale, istituito con d.lgs. del 2005, stabilisce l informatizzazione obbligatoria degli archivi degli enti pubblici a partire dal 1 gennaio ARCHIVI DELLE PROVINCE conservano carte relative al periodo postunitario, e rispecchiano pienamente le funzioni dell ente. Attualmente le Province, come i Comuni, rivestono un ruolo diverso e hanno assunto la gestione diretta di alcuni servizi in materia di sanità, opere pubbliche, istruzione, trasporti. ARCHIVI DELLE REGIONI si sono iniziate a formare nel 1971 a seguito della legge del 16 maggio 1970 n Con d.p.r. n. 616 del 1977 lo Stato trasferiva alle Regioni l ordinamento e l organizzazione di alcune funzioni amministrative, sociali, economiche del territorio di competenza. Attualmente la fase gestionale degli archivi è in fase progettuale e l accesso alla consultazione è poco agevole. 37

38 Enti pubblici non territoriali sono chiamati anche parastatali, possono avere competenza locale o nazionale, sono caratterizzati dal perseguire finalità pubbliche e sono legati con lo Stato da un rapporto di controllo. A seguito dell Unità avevamo istituzioni di assistenza e di beneficienza, istituti bancari, università e ordini professionali. All inizio del secolo si sviluppano in diversi settori quali le opere pubbliche, l industria e le assicurazioni. Con il fascismo si sviluppano principalmente enti a carattere assistenziale, propagandistico, con finalità sociali e nel settore creditizio-economico. Nel dopoguerra spiccano gli enti per lo sviluppo dell artigianato, della piccola industria e dell assistenza mutualistica. Con l istituzione delle Regioni e il conseguente trasferimento di determinate funzioni a questi enti, il panorama degli enti non territoriali si è ridimensionato e si è provveduto alla progressiva soppressione degli enti inutili. ARCHIVI PRIVATI Sono regolamentati dal d.p.r del 1973 e dal decreto legge del 1999 e del 2004 stabiliscono che chi è in possesso di un archivio privato riconosciuto di notevole interesse dalla soprintendenza archivistica competente per territorio ha l obbligo di ordinarlo, inventariarlo e renderlo fruibile. In questa categoria rientrano gli archivi: - familiari; - di persone fisiche; - di partiti; - di sindacati; - di associazioni; - di società e imprese; - di banche; - di giornali. Archivi familiari vengono detti nobiliari in caso di famiglie illustri e blasonate, vengono detti domestici in caso di famiglie senza titoli nobiliari. Nonostante ciascuna famiglia abbia avuto una storia diversa, all interno degli archivi familiari si trovano alcune serie comuni, tra cui: - documenti di tipo amministrativo; - atti processuali; 38

39 -gestione economica; - materiale prodotto durante rapporti sociali. Archivi delle persone fisiche sono di recente istituzione, XIX-XX secolo. Solitamente sono molto disordinati e per riordinarlo bisogna ricercare delle caratteristiche costanti, ossia: - professione dell individuo; - attività svolta nel corso della sua vita; - metodo di lavoro o di studio. All interno di questa tipologia possiamo trovare archivi propri (in cui il vincolo è naturale, scritture di carattere giuridico) e archivi impropri (in cui il vincolo è volontario, come nelle raccolte di lettere). Gli Archivi societari (di aziende, partiti, sindacati, banche) sono di estrema importanza per la storia economica e finanziaria di un paese. ARCHIVI ECCLESIASTICI E RELIGIOSI Gli archivi ecclesiastici nascono con la formazione e lo sviluppo delle comunità cristiane: di questi non si ha memoria ma sappiamo della loro esistenza grazie agli scritti dei padri della Chiesa. Con l editto di Milano (313) si ha la ristrutturazione delle chiese locali e il conseguente rinnovo degli archivi. Si ha una organizzazione della chiesa in province ecclesiastiche, diocesi e pievi e l attività non è semplicemente spirituale ma anche cittadina, poiché inizia l assunzione di poteri pubblici da parte dei vescovi. In epoca medievale si sviluppano anche gli archivi dei monasteri, dei conventi, dei capitoli delle cattedrali. Con il Concilio di Trento (1545) e la riorganizzazione centralistica della chiesa viene mostrata una particolare attenzione alla tenuta degli archivi, prescrivendo la tenuta in ogni parrocchia dei libri di battesimo e di matrimonio (pone le basi delle moderne registrazioni anagrafiche). Con San Carlo Borromeo, nella seconda metà del Cinquecento, si arriva alla comprensione della necessità di conservare ordinatamente le carte e all elaborazione di una sorta di titolario, applicabile a vari archivi, diviso in categorie: - Luoghi pii; 39

40 - Beni ecclesiastici; - Anagrafe; - Indulgenze; - Altari-campane-cimiteri; - Monasteri femminili; - Foro ecclesiastico; - Archivio della fabbrica del Duomo e del Seminario; - Visite pastorali; - Ordinanze sacre. All inizio del Settecento con papa Benedetto XIII si ha l emanazione della costituzione apostolica Maxima vigilantia: un trattato riguardante l amministrazione, l organizzazione e il riordinamento degli archivi ecclesiastici. In tempi più recenti abbiamo il Codice del diritto canonico del 1917 in cui viene prescritto l archivio per ogni diocesi, chiesa cattedrale e collegiata e i responsabili di tali archivi sono le rispettive autorità ecclesiastiche (vescovi, parroci ). Il nuovo Codice del 1983 è praticamente identico, salvo per una novità sulla prescrizione di istituire in ogni diocesi l archivio storico, distinguendolo da quello amministrativo. Con il Concordato del 1984 tra il cardinale Casaroli e Bettino Craxi è previsto che la Santa Sede e lo Stato italiano possano concludere degli accordi per migliorare la conservazione e la consultazione degli archivi che appartengono alla Chiesa. Con l intesa del 2000 si è giunti all accordo in cui si stabilisce che lo Stato, attraverso le Soprintendenze archivistiche, collabori con le organizzazioni ecclesiastiche per la tutela e la valorizzazione del loro patrimonio documentario. Archivio Segreto Vaticano conserva i fondi dei dicasteri ecclesiastici centrali (può essere assimilato all Archivio Centrale dello Stato). Viene fondato nel 1610 da papa Paolo IV. Una parte della documentazione dello Stato pontificio è custodita presso l Archivio di Stato di Roma: si tratta dei documenti conservati fuori dalle mura vaticane, sostanzialmente si tratta della parte più consistente relativa all amministrazione dello Stato pontificio. Archivio secolare diocesano complesso documentario che fa capo all amministrazione vescovile e si produce nell attività di governo del vescovo all interno dell ambito territoriale di competenza. Archivio secolare capitolare rispecchiano l attività del capitolo della cattedrale. 40

41 Archivio secolare collegiatizio archivi di chiese collegiate, composte da più parrocchie sotto un unico vicario. Archivio secolare parrocchiale dovrebbero conservare, secondo le disposizioni del Concilio di Trento, i registri dei battezzati e dei morti, e qualche volta anche gli stati d anime (censimenti della popolazione della parrocchia strada per strada). Archivi regolari viene usato per indicare gli archivi delle società religiose cattoliche disciplinate da una regola: ossia gli archivi dei conventi e dei monasteri e di tutte quelle confraternite laiche che operano disciplinati da una regola precisa. GLI ARCHIVI STRANIERI E INTERNAZIONALI Per archivi stranieri si intendono tutti gli archivi delle ambasciate, dei consolati e delle rappresentanze straniere presenti nel territorio italiano. Questi archivi appartengono allo Stato di appartenenza e vige il principio di extraterritorialità. Gli archivi delle rappresentanze italiane all estero vengono periodicamente versati nell archivio del Ministero per gli Affari Esteri (che non versa la propria documentazione nell Archivio centrale dello Stato, ma mantiene un proprio archivio storico). L Italia ospita anche diverse tipologie di archivi (quelli dell Unione Europea) conservati in un unico archivio centrale, fondamentale per la ricerca sulla storia delle comunità europee. I fondi presenti sono: - Parlamento europeo (unico per le tre comunità europee a partire dal 1958) - Consiglio dei Ministri (a partire dal 1977) - Commissione delle comunità europee (dell Alta autorità della CECA dal 1952 al 1967, e delle commissioni della CEE e della CECA dal 1958 al 1973) - Corte dei conti (istituita nel 1975, minute di verbali di incontri e di rapporti annuali dal 1958 al 1977) - materiale prodotto dall OECE (Organizzazione Europea di cooperazione economica), dall OCSE (Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico) e l ASE (Agenzia Spaziale Europea). 41

42 LE TRE FASI DI VITA DELL ARCHIVIO Perché un archivio nasca, si formi e si conservi è necessaria la presenza dei seguenti elementi: - l esistenza di un soggetto produttore; - l attività del soggetto produttore; - una particolare tipologia dell attività del soggetto produttore; - la conservazione della memoria e la qualità del supporto; - la volontà della conservazione della memoria; - che la memoria sia legata da un particolare vincolo. - Si è soliti distinguere gli archivi in due grandi gruppi: 1. archivi vivi vita delimitata dal periodo cronologico di svolgimento dell attività del soggetto produttore 2. archivi morti il soggetto produttore cessa di esistere, la documentazione entra in una situazione di staticità venendo a mancare le condizioni di un possibile accrescimento. La vita dell archivio si articola in tre fasi: 1. archivio corrente: la fase della produzione e dell attribuzione dell ordine originario dei documenti (si inaugura con l inizio della pratica e si con conclude con la chiusura della stessa); non esiste un preciso limite temporale sancito dalla normativa, potrebbe essere un anno se consideriamo il protocollo. 2. archivio di deposito, la fase conservativa, della durata di quaranta anni, dei documenti che hanno progressivamente visto diminuire la funzione pratica, amministrativa e giuridica e sono soggetti ad una scelta; in questa fase bisogna assegnare al materiale una struttura organizzativa organica attraverso il Titolario di Classificazione; si ricostituisce il vincolo naturale e si operano delle selezioni dirette a conservare le memorie essenziali. 3. archivio storico, in cui i documenti vengono conservati permanentemente e sono utili per fini storico-culturali. compiti primari ed essenziali: garantire alla documentazione una corretta conservazione permanente, effettuare il 42

43 riordinamento del materiale, realizzare i mezzi di corredo e gli eventuali strumenti per la ricerca, consentire la fruizione della documentazione. Tipologia documentaria Attività Archivio corrente Archivio di deposito Archivio storico Documenti attivi, necessari alle attività quotidiane dell ente - produzione, acquisizione, distribuzione dei documenti - organizzazione, classificazione dei documenti - tenuta e uso dei documenti Documenti semiattivi, non consultati frequentemente dall ente - trasferimento dei documenti al deposito - identificazione e organizzazione dei documenti - gestione dell accesso e della consultazione - distruzione periodica, secondo le norme di conservazione e di scarto Documenti inattivi, che hanno esaurito l utilità legale e amministrativa - acquisizione dei documenti destinati a conservazione permanente - inventariazione dei documenti acquisiti - conservazione dei documenti - gestione dell accesso e della consultazione Concezione italiana Concezione tedesca Concezione anglo-americana Prima fase Seconda fase Terza fase Archivio corrente Archivio di Selezione Archivio Storico deposito o scarto Registratura Registratura Archivio corrente di deposito Records management La dottrina tedesca prevede una fase pre-archivistica all interno della cancelleria in cui le carte compiono il loro iter fino a quando sono concluse (registratura corrente) e una seconda fase in cui vengono alla registratura di deposito (depositati secondo un ordinamento). Infine la fase archivistica vera e propria corrispondente al nostro archivio storico. La dottrina anglo-americana invece prevede il records management per individuare l insieme dei criteri organizzativi e dei sistemi di gestione dell archivio corrente e di deposito, ossia la gestione dei documenti prima che entrino a far parte dell archivio storico. 43

44 Conservazione: 1. prima fase, archivio corrente le procedure di conservazione competono al soggetto produttore il quale interviene più o meno autonomamente la scelta di come, dove, quanto e fino a quanto mantenere la propria memoria scritta 2. seconda fase, archivio di deposito un periodo di 40 anni in cui viene operata una prima verifica e riorganizzazione del materiale da parte del soggetto produttore, nell intento di conservare le carte essenziali e di eliminare quelle che sono ritenute inutili e superflue. 3. terza fase, archivio storico conservazione definitiva. 44

45 L ARCHIVIO CORRENTE E IL PROTOCOLLO I documenti che costituiscono una pratica formano un fascicolo e sono collocati all interno di una copertina (camicia) secondo l ordine di archiviazione: in questo modo il documento più recente è il primo aprendo la camicia, mentre il più vecchio è appunto l ultimo. Sulla camicia sono riportate alcune indicazioni necessarie: data, oggetto, numero. Più fascicoli sono generalmente riuniti in un contenitore di cartone che viene chiamato busta (chiamato anche faldone) costituito da due parti laterali e chiusi solitamente da tre lacci sui lati. Il fascicolo è l unità organica, l unità di base indivisibile di un archivio l unità archivistica. La busta è l unità di conservazione e permette di indicare la consistenza quantitativa dell archivio. Più fascicoli con caratteristiche omogenee (natura e oggetto dei documenti che li costituiscono) formano una serie. Il raggruppamento di serie tra loro affini costituisce il fondo. (il fondo indica anche il complesso dei documenti prodotti da un ente/soggetto produttore = archivio) Ogni amministrazione deve dotarsi di un sistema di archiviazione dei documenti ad essa più funzionale (cronologico, alfabetico, per materia, geografico o per toponimi). Per esigenze più complesse troviamo un sistema di classificazione, ossia un metodo di organizzazione dell archivio che dispone l ordinamento cronologico e sistematico dei documenti in classi e categorie identificate da codici (numeri e lettere) in base a un titolario. Il titolario è un quadro di classificazione costituito da un determinato numero di categorie contrassegnate da un numero romano o una lettera e poi articolato in sottopartizioni che si chiamano classi. Per titolario di classificazione si intende un quadro alfanumerico di riferimento per l archiviazione, la conservazione e la individuazione dei documenti. Svolge diverse funzioni: - individuare ogni documento, attribuendogli un preciso inquadramento nel contesto archivistico; - riorganizzare l archivio, già dalla fase di deposito; - creare il collegamento tra i vari elementi della memoria, è infatti lo strumento fondamentale per la creazione del vincolo archivistico. 45

46 Si suddivide in titoli, i quali si suddividono in classi, le quali si suddividono in fascicoli. La classificazione risponde all esigenza di organizzare logicamente i documenti, associandoli a categorie astratte che si riferiscono ad uno stesso argomento. I titoli e le classi sono nel numero prestabilito dal titolario di classificazione e non sono modificabili né nel numero né nell oggetto, se non attraverso particolari procedure. Ogni classe ha un numero variabile di fascicoli, cioè dipendente dagli affari e dai procedimenti amministrativi istruiti che, all interno della medesima classe, vengono numerati progressivamente e annotati nel repertorio dei fascicoli. Il titolario di classificazione è modificato oppure riconfermato periodicamente con decreto del direttore amministrativo. È un sistema individuato in base alle funzioni dell ente produttore per consentire la sedimentazione dei documenti secondo un ordine logico che rispecchi fedelmente e storicamente lo sviluppo dell attività svolta. Il sistema deve rispettare determinati principi: - deve includere tutti i documenti prodotti dall ente nel corso della sua attività; - deve basarsi sulle funzioni dell ente produttore: una funzione è l insieme di attività aventi uno scopo comune, ad ogni funzione deve corrispondere una categoria; - deve conservare l aggregazione documentaria (deve tener conto delle relazioni con gli altri documenti dello stesso gruppo). Lo strumento per facilitare il reperimento dei fascicoli è il repertorio, compilato presso l ente che produce l archivio. È un registro in cui vengono annotati con un numero progressivo i fascicoli secondo l ordine cronologico in cui si costituiscono all interno del titolario (permette di riprodurre le suddivisioni del titolario). La registrazione dei documenti prevede l inserimento di dati identificativi in appositi spazi (colonne di un registro). Il fine della registrazione non è la compilazione di uno strumento di ricerca ma di testimonianza dell esistenza del documento, quindi è un fine rigorosamente giuridico-amministrativo. Avviene attraverso il registro di protocollo: - esistenza dell atto; - certifica le date di acquisizione e produzione dei documenti; - offre elementi di veridicità dell esistenza, della data, del contenuto di un documento andato smarrito; - è elemento probante (oltre all esistenza ne sancisce l autenticità). 46

47 Il protocollo può essere di due tipi: analitico, in cui si registra ogni documento in arrivo e in partenza, e sintetico, in cui il numero assegnato al primo documento di una pratica contrassegnerà tutti i documenti relativi a quella pratica. Il registro di protocollo è annuale. Si compone di due parti: quella a sinistra è destinata ai documenti in arrivo, quella a destra invece ai documenti in partenza. DOCUMENTI IN ENTRATA numero di registrazione data di arrivo del documento presso l ente (va eseguita in giornata) data del documento (di partenza) nome e indirizzo del mittente oggetto o contenuto del documento ufficio a cui il documento viene inoltrato eventuali allegati codice di classificazione numero di registrazione dei documenti immediatamente precedente e successivo DOCUMENTI IN USCITA numero di registrazione data del documento posto in spedizione nome e indirizzo del destinatario oggetto del documento ufficio che tratta l affare modo di trasmissione del documento eventuali allegati codice di classificazione numero di registrazione dei documenti immediatamente precedente e successivo Registrazione di protocollo, elementi obbligatori: - numero progressivo - data di registrazione - mittente/destinatario - oggetto + - codice di classificazione Per approfondire il concetto di protocollo: - L. GIUVA, Gli strumenti archivistici per la gestione dei documenti: la registrazione di protocollo, la classificazione, i piani di conservazione, «Rassegna degli Archivi di Stato», LIX (1999) 47

48 L ARCHIVIO DI DEPOSITO L archivio di deposito è destinato a gestire quei fascicoli che non sono più sufficientemente attivi per essere tenuti nei singoli uffici che gli hanno posti in essere per altri 40 anni. In questo lasso di tempo i documenti possono essere richiesti dall ufficio produttore e in questo caso riacquistano una funzione amministrativa; in ogni caso in questo periodo non hanno ancora assunto quel valore storico-culturale che sarà prerogativa della terza fase di vita dell archivio. Fino a quando le pratiche hanno una qualche valenza amministrativa non possono essere né trasferite né distrutte ci deve essere sempre la possibilità di consultare il procedimento. La gestione del archivio di deposito deve basarsi su alcuni principi fondamentali: - i documenti in esso custoditi rimangono di proprietà dell ente produttore che mantiene il diritto di consultare le pratiche quando meglio crede e di riattivarle; - l accesso ai documenti deve poter essere rapido, quindi la distanza fisica tra l ente produttore e l archivio di deposito deve essere il più breve possibile (solitamente si trovano nello stesso edificio); - è indispensabile che il personale che gestisce l archivio mantenga l ordine in cui i documenti sono stati ricevuti, per facilitare la ricerca qualora l amministrazione ne faccia richiesta assai raro - il trasferimento dei documenti dall ente produttore all archivio di deposito presuppone la compilazione di un elenco di trasferimento: è un modulo con i dati dell ente, il codice di classificazione della serie di appartenenza del documento, gli estremi cronologici. Operazioni che si effettuano dal passaggio dall archivio corrente all archivio di deposito: - prima risistemazione dei fascicoli, con la ricostituzione dell ordine cronologico (il primo documento corrisponde al primo ricevuto o prodotto e l ultimo alla conclusione della pratica); - eliminazione delle carte (copie della stesse carte, stampati e moduli non utilizzati, fotocopie di testi di legge); 48

49 - conservazione delle minute, anche manoscritte, per permettere di ricostituire l iter della pratica; - eliminazione di punti metallici, graffette, elastici, buste di plastica e tutto quello che può danneggiare materialmente la carta; Situazioni in cui può trovarsi un archivio di deposito: 1. l archivio può trovarsi nello stesso ordine in cui si è formato non richiede l intervento dell archivista 2. l archivio presenta un ordine dato da successivi rimaneggiamenti portati dall ufficio stesso al proprio archivio si deve rispettare in linea di massima l ultimo ordinamento 3. l archivio può essere suddiviso in vari versamenti eseguiti da uno stesso ente oppure in spezzoni che corrispondono a nuclei di documenti che costituiscono quanto resta di un archivio si deve procedere ad un riordinamento globale cercando di ricostituire l ordine originario delle serie pervenute frammentariamente 4. l archivio risulta suddiviso in fondi diverso formati da enti diversi l archivista deve studiare l ordinamento originario e capire il motivo che ha portato al passaggio di documentazione in archivi di enti diversi (ordinamento sulla carta) 5. l archivio è in disordine può andare dal semplice disordine cronologico all interno di un fascicolo allo scompaginamento totale dell intero fondo: la difficoltà è data dall approssimazione con cui originariamente si era provveduto alla classificazione dei documenti 6. archivi che contengono documentazione di uffici con competenze analoghe oppure archivi di enti diversi (archivi aggregati) se fanno parte della stessa amministrazione saranno inseriti nello stesso inventario Attività dell archivista durante il periodo di giacenza della documentazione presso l archivio di deposito in prospettiva del futuro trasferimento all archivio storico: - i documenti vengono posti in forma di documenti sciolti o di registri: possono essere raccolti in buste, in filze, in pacchi legati con lo spago, rilegati in volume, oppure in incartamenti o fascicoli costituiti secondo criteri propri dell ente produttore riordinamento: consiste nell organizzazione sistematica delle unità archivistiche che compongono l archivio in modo da ricostituire, secondo il principio di provenienza, l ordinamento originale dato dall ente produttore dell archivio. 49

50 Nel passaggio dall archivio di deposito all archivio storico abbiamo un'operazione fondamentale, che è quella della selezione del materiale da conservare e il conseguente scarto. Sulla scelta del materiale da conservare intervengono interessi diversi rispetto a quelli che sono intervenuti nella nascita della documentazione: principalmente vengono valutati gli interessi di ordine storico e culturale. A facilitare le operazioni di scarto abbiamo i massimari di scarto, ossia delle schematizzazioni utili alla normalizzazione dei comportamenti in fase di scarto in particolar modo degli archivi dei soggetti pubblici utilizzati dallo Stato italiano a partire dal Le indicazioni dei massimari relative ai documenti da conservare hanno un valore tassativo, mentre quelle sulla documentazione da scartare sono indicative e vengono vagliate di volta in volta dalla commissione, esaminando direttamente l archivio. L operazione che porta alla distruzione del materiale si chiama scarto. Lodolini «compromesso fra l esigenza teorica di conservare per intero la documentazione prodotta e l impossibilità pratica di soddisfare tale esigenza» tutte le carte andrebbero conservate ma è impossibile per la mancanza di spazio Carucci «operazione qualificante dell attività archivistica» esigenza di scegliere per la conservazione quei documenti che ai contemporanei sembrano essenziali per la comprensione della propria epoca Lo scarto può entrare in conflitto con il vincolo archivistico: questo in quanto nesso logico tra la documentazione determina la struttura dell archivio a prescindere dal contenuto dei documenti, invece lo scarto interviene proprio sul giudizio del valore del contenuto dei documenti. Nelle operazioni di scarto l archivista opera su due livelli, tendenti: - alla conservazione del documento, affinché non ci sia la distruzione del vincolo, la conservazione della documentazione deve essere garantita in modo assoluto per quanto riguarda il materiale originario e primario (vengono escluse le copie e gli atti preparatori); - alla conservazione della notizia, un certo materiale originale e primario può essere selezionato per l eliminazione se è presente altro materiale primario che 50

51 contiene la notizia, le indicazioni che permettano di risalire alla fonte primaria. Da un punto di vista redazionale, il massimario si compone di due parti, strettamente dipendenti l una dall altra: - massimario: contiene le disposizioni di massima, i criteri di selezione, le serie prese in considerazione e i casi particolari che l archivista ha affrontato come tipologia documentaria, da inserire nel piano di costruzione critica della memoria del soggetto produttore; - prontuario: contiene l elenco di dettaglio delle tipologie documentarie e il riferimento all affare/procedimento amministrativo con i relativi tempi di conservazione. Il massimario è uno strumento di utilizzo quasi dell archivista, nel quale vengono improntate le guide fondamentali della ricostruzione storica. Il prontuario è uno strumento utilizzato da tutti gli operatori addetti al protocollo informatico, i quali, attraverso una tabella collegata alla classificazione, assegnano in modo meccanico e automatico anche il tempo di conservazione dei documenti in ciascuna registrazione. La logica sottesa all attività di selezione si fonda sul concetto che un atto può essere eliminato solo se riflette un interesse puramente immediato, quindi non permanente, e nel momento in cui tale interesse è estinto, e soltanto se la sua conservazione non è utile per la ricerca storica. Ci sono alcune categorie di materiali archivistici che, indipendentemente dall attività del soggetto produttore, potrebbero essere sempre eliminati. Si tratta di documenti in copia, documenti ridondanti, documentazione contabile, ad esempio nel caso di procedura di spesa la documentazione intermedia, documenti di controllo sulla produzione o spedizione di altri documenti, come distinte e ricevute. Data l irreversibilità dello scarto, gli archivi si dotano di strumenti che consentono di conoscere tutto ciò che è stato scartato, cioè i cosiddetti correttivi dello scarto : - l elenco dello scarto, di cui restano copie presso la Soprintendenza e l ente produttore, che consente di sapere cosa e quando è stato eliminato; - il campionamento, in quanto lo scarto non è mai di tutta una serie archivistica, ma di essa si conserva sempre una percentuale. Tutte le funzioni di sorveglianza sullo scarto sono esercitate da commissioni di scarto. Sono istituite con decreto ministeriale e durano in carica tre anni. Solitamente sono composte dal capo dell ufficio che ha prodotto l archivio o un suo delegato, l archivista dell ente produttore, l archivista capo dell archivio che riceve il versamento, un esperto di archivistica, uno storico. Per gli Archivi di Stato la commissione esamina la proposta, la approva integralmente o la modifica, e poi allega un elenco di scarto. Successivamente chiede il nulla osta alla divisione competente dell Ufficio centrale per i beni archivistici. 51

52 Per gli archivi pubblici non statali (es. quelli comunali) e quelli privati di notevole interesse storico l elenco di scarto viene inviato alla Soprintendenza archivistica competente per territorio, che rilascerà il relativo nulla osta. L esecuzione dello scarto consiste nell invio al macero del materiale, un tempo questo era ritirato dalla Croce Rossa Italiana. In caso di carte riservate vengono distrutte direttamente nell archivio con apposite apparecchiature. La commissione può non essere d accordo sulla scelta del materiale da scartare: nascono così gli archivi intermedi nel quale il materiale predisposto per lo scarto resta in sospeso per un periodo e la decisione definitiva viene rinviata ad un momento successivo. Scarti arbitrari effettuati principalmente negli archivi societari di enti economici, ecclesiastici e politici. Sono archivi difficilmente controllabili da parte degli enti di sorveglianza. Approfondimenti: - A. ROMITI, Alcune considerazioni sugli archivi di deposito, in Per la storiografia italiana del XXI secolo. Seminario sul progetto di censimento sistematico degli archivi di deposito dei ministeri realizzato dall Archivio centrale dello Stato (Roma, 20 aprile 1995), Roma 1998 (Pubblicazione degli Archivi di Stato. Saggi, 46), pp P. CARUCCI, Lo scarto come elemento qualificante delle fonti per la storiografia, «Rassegna degli Archivi di Stato», XXXV (1975) - P. CARUCCI, Dall archivio corrente all archivio di deposito: la selezione come momento essenziale per la salvaguardia della memoria storica in Per la storiografia italiana del XXI secolo. Seminario sul progetto di censimento sistematico degli archivi di deposito dei ministeri realizzato dall Archivio centrale dello Stato (Roma, 20 aprile 1995), Roma 1998 (Pubblicazione degli Archivi di Stato. Saggi, 46), pp

53 L ARCHIVIO STORICO Il materiale archivistico destinato a conservazione permanente viene versato dall'amministrazione produttrice all'archivio storico competente. Tutti i documenti che entrano nell'archivio storico dovrebbero essere formalmente registrati in un registro dei versamenti. L'archivista deve ricevere un modulo di versamento che deve riassumere i dati relativi ai documenti versati e contenga l'autorizzazione o notifica di versamento. In linea generale deve essere predisposto un verbale con un elenco di consistenza realizzato secondo uno preciso schema: - numero progressivo - titolo - numero dei pezzi - tipologia del materiale - estremi cronologici. I documenti acquisiti vengono ordinati secondo il principio di provenienza (non confondere i documenti di un fondo con quelli di un altro fondo) e il principio dell'ordine originario (in conformità all'ordine dato dall'ente produttore). Una volta presa coscienza del materiale e aver fatto l'ordinamento si procederà alla sua descrizione in modo da fornire gli strumenti di ricerca e consultazione. L ordinamento tende a ristabilire le connessioni interne alla struttura di un archivio che conferiscono un significato specifico ai singoli documenti. Fasi del riordinamento: 1. attraverso i registri di protocollo si verificherà l esistenza dei documenti protocollati e la loro corretta collocazione archivistica, segnando con un foglietto quelli assenti; 2. la schedatura delle singole unità con l indicazione di alcuni dati essenziali (denominazione dell ente che ha posto in essere il volume/fascicolo/registro, indicazione dell oggetto o della natura del documento, date estreme, segnature archivistiche originali); 3. il raggruppamento delle schede per ente; 4. la ricostituzione della serie in base alle segnature archivistiche; 53

54 5. spostamento materiale delle unità archivistiche dal fondo esaminato alla riorganizzazione sulla base delle segnature archivistiche, secondo l ordine istituito nelle schede; 6. quando una serie è costituita da documenti sciolti, per cui non risulta un criterio originario di aggregazione, i documenti si dispongono in ordine cronologico; 7. disposizione delle serie secondo l ordine originario qualora questo sia mai esistito ed è fondatamente ricostruibile. Qualora non sia possibile ricostituire l ordine delle serie si seguirà un ordine di massima: - le disposizioni di carattere generale sull organizzazione e sul funzionamento dell ente - le decisioni degli organi deliberanti - gli atti amministrativi (atti conclusivi redatti secondo le forme prestabilite) o le sentenze per gli organi giudiziari, o gli atti conclusivi di qualsiasi istituzione si tratti - il complesso delle pratiche che costituiscono l attività istituzionale dell ente - la documentazione di natura finanziaria, fiscale o contabile (se si tratta di un organo con funzioni finanziarie queste serie costituiranno l attività istituzionale dell ente) - i fascicoli del personale - i registri di protocollo e le rubriche - le serie complete precedono gli spezzoni e le miscellanee. 8. sostituzione dei vecchi faldoni con buste nuove, riportando nella costa anche le vecchie segnature archivistiche operazione chiamata condizionatura. Per approfondimenti: - P. CARUCCI, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma

55 I MEZZI DI CORREDO ARCHIVISTICI I mezzi di corredo si dividono in: - mezzi di corredo primari (si riferiscono agli archivi propri e si attengono compiutamente alla descrizione archivistica) elenchi, guide, inventari - mezzi di corredo sussidiari (forniscono un sostegno a livello di gestione delle registrazioni effettuate) indici, rubriche, repertori - mezzi di corredo complementari (utili per la paleografia e la diplomatica) sunti, regesti, trascrizioni - mezzi di corredo atipici (attengono a scritture per le quali non è possibile verificare la sussistenza del vincolo naturale, vengono considerati come raccolte) schedari, data base, cataloghi Gli strumenti per la ricerca: possono descrivere, spesso analiticamente, parti o settori di un archivio senza un intervento complessivo o nel rispetto della struttura organica dell'archivio stesso (concetto serie) ma i documenti vengono raggruppati per temi, derivanti dalle esigenze specifiche delle ricerche. 55

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57 I MEZZI DI CORREDO PRIMARI: GLI ELENCHI L'elenco è una lista con indicazione più o meno sommaria della documentazione compresa in ciascuna busta o dei registri di un fondo non riordinato, secondo l'ordine in cui di fatto si trovano le singole unità. definizione della Carucci L'assenza di ordine come elemento distintivo e indispensabile per la creazione dell'elenco non è sempre un aspetto così fondamentale: infatti esistono archivi che pur essendo riordinati presentano il solo elenco al posto della guida o dell'inventario. Il carattere di provvisorietà che sembra venire dalla definizione della Carucci non è legittimato se pensiamo agli elenchi di consistenza, di deposito, di versamento che nascono per determinate esigenze archivistiche e rimangono immutate. Si può accettare questa provvisorietà solo se vediamo l'elenco come un mezzo scientifico di primo livello e che successivamente troviamo un mezzo più solido come l'inventario. Tra le varie tipologie di elenchi una prima distinzione viene effettuata tra gli elenchi generali e gli elenchi speciali: i primi sono realizzati in modo autonomo e hanno lo scopo di descrivere sia singolarmente (in modo analitico) sia in raggruppamenti (in modo sommario) le unità archivistiche; i secondi hanno una funzione di completamento di alcune pratiche definite principali. Elenchi generali è un mezzo in prevalenza descrittivo, che si riferisce a documentazione archivistica ordinata o disordinata, il cui fine fondamentale è quello di consentire all archivista tutte quelle attività in grado di capire la consistenza del materiale. Solitamente hanno, quindi, un uso interno e una finalità pratica e di ricerca per gli operatori del settore. Elenchi speciali essendo creati come supporto e completamento di pratiche documentarie considerate primarie, hanno una caratterizzazione strumentale e non vengono prodotti esclusivamente per la descrizione del materiale a fini consultativi. Tra gli elenchi speciali abbiamo diverse tipologie: - elenchi di consistenza: sono maggiormente autonomi, rispondono alla primaria necessità di comprendere l intera struttura dell archivio nelle sue varie articolazioni. Si tratta sostanzialmente di un elemento descrittivo provvisorio (un primo passo verso la compilazione di un mezzo di corredo più completo come l inventario). - elenchi di trasferimento: vengono realizzati in occasione dello spostamento della documentazione sia all interno dello stesso soggetto produttore che all esterno. Anche questi sono considerati provvisori in quanto la loro funzione principale è di fornire l ordine del materiale durante lo spostamento. È auspicabile che siano realizzati in forma analitica (ogni singola unità), perché una modalità sommaria non garantirebbe la stessa precisione nell individuazione dei pezzi. - elenchi di deposito: sono parte integrante dei verbali di deposito del materiale 57

58 archivistico che vengono compilati quando il proprietario di un archivio trasferisce ad un altro soggetto, che solitamente ha una differente natura giuridica, il solo possesso del bene, mantenendo invece la proprietà. Lo scopo è di conoscenza quantitativa del materiale. - elenchi di versamento: sono parte integrante dei verbali di versamento, ossia quell attività con cui si trasferisce sia il possesso che la proprietà del materiale archivistico tra due soggetti che, solitamente, hanno la stessa natura giuridica (sostanzialmente sono due settori dello stesso soggetto produttore). Sono strutturati per dare conoscenza quantitativa del materiale. - elenchi di donazione inter vivos : sono parte integrante di atti liberali (ad esempio le donazioni), cioè quelle operazioni in cui si trasferisce, a titolo gratuito, sia il possesso che la proprietà del materiale archivistico tra due soggetti, in seguito ad un loro accordo spontaneo. Anche questi elenchi hanno lo scopo di conoscenza quantitativa della documentazione. - elenchi di trasferimento mortis causa : sono parte integrante di quegli atti relativi all espressione delle ultime volontà (ad esempio i testamenti) in cui si può trasferire sia il possesso che la proprietà. Il loro scopo è di conoscenza quantitativa del materiale. - elenchi di alienazione: sono parte integrante degli atti contrattuali, nei quali si trasferisce, a titolo oneroso, sia il possesso che la proprietà di un bene archivistico. Lo scopo dell elenco è di descrizione quantitativa del materiale. - elenchi di scarto: sono inseriti nei verbali predisposti per ottenere l eliminazione del materiale archivistico. 58

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