DOCUMENTO PROGRAMMATICO sulla SICUREZZA Rev. 0 Data ELENCO DEI TRATTAMENTI DI DATI PERSONALI

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1 1 di 9 ELENCO DEI TRATTAMENTI DI DATI PERSONALI In questa sezione è descritto l elenco dei trattamenti effettuati dal Titolare, direttamente o attraverso collaborazioni esterne, con l indicazione della natura dei dati trattati e della struttura, interna o esterna, che effettua operativamente il trattamento. Il trattamento avviene su: - schedari e altri supporti cartacei - elaboratori elettronici, dotati di accesso a internet Tipologia dei Dati Per le sue attività, in particolare, l Istituto tratta i seguenti tipi di dati: dati relativi a bambini, di tipo ordinario (ad es. schede di iscrizione e documentazione da produrre in allegato) e sensibile (ad es. certificati medici e di vaccinazione) trattati per obblighi e a norme di legge. Su supporto cartaceo i dati sono raccolti in un fascicolo personale del bambino e archiviati in armadi chiusi a chiave, accessibili al solo personale dell Amministrazione e della Segreteria Didattica. Su supporto elettronico, i dati permettono la produzione della documentazione relativa ai bambini, ad esempio per la loro trasmissione a scuole di ordine superiore. dati relativi a famigliari dei bambini, di tipo ordinario (ad es. ricevute emesse per il pagamento di rette, partecipazione a attività scolastiche extra curriculari e relativa corrispondenza). Su supporto cartaceo i dati sono raccolti in un fascicolo personale archiviato in armadi chiusi a chiave, accessibili al solo personale

2 2 di 9 dell Amministrazione e della Segreteria Didattica. Su supporto elettronico i dati permettono la produzione dei bollettini per le rette di iscrizione e il controllo dell avvenuta regolazione delle stesse, per la registrazione delle operazioni ai fini della tenuta della contabilità legale. dati relativi al personale dipendente, di tipo ordinario e sensibile (es. adesione ad associazioni sindacali e certificati medici). Su supporto cartaceo i dati sono relativi alla documentazione raccolta dal momento dell assunzione del dipendente, riguardano lo sviluppo del rapporto contrattuale, degli sviluppi retributivi, della presenza al lavoro, delle assenze, degli eventuali aspetti disciplinari, sino all interruzione del rapporto di lavoro. I dati sono raccolti in un fascicolo personale e archiviato in armadi chiusi a chiave accessibile al solo personale dell Amministrazione. Su supporto elettronico, i dati permettono la produzione della documentazione relativa alo stato di servizio e per l emissione dei cedolini di pagamento degli stipendi, delle attestazioni annuali delle retribuzioni (C.U.D.), delle dichiarazioni fiscali dei sostituti di imposta, ecc. dati relativi ai fornitori, di tipo ordinario. Su supporto cartaceo è trattata la documentazione necessaria alla stipula del contratto di fornitura, all accertamento della prestazione effettuata o della merce arrivata, e delle fatture. I documenti relativi allo sviluppo della fase contrattuale sono raccolti in fascicoli e archiviati in armadi chiusi a chiave a disposizione di ciascuno degli impiegati dell Amministrazione abilitati a fare acquisti. I documenti riguardanti gli aspetti fiscali, contabili, finanziari dei fornitori sono raccolti in armadi chiusi a chiave a disposizione degli addetti all Amministrazione. Su supporto informatico, sono trattati i dati per la produzione della documentazione relativa al contratto in essere e per la registrazione delle operazioni ai fini della tenuta della contabilità legale. dati relativi a consulenti esterni, di tipo ordinario. Su supporto cartaceo è trattata la documentazione necessaria alla stipula del contratto di collaborazione e

3 3 di 9 dei suoi eventuali supporti. I dati sono raccolti in un fascicolo personale e archiviato in armadi chiusi a chiave accessibili al solo personale dell Amministrazione. Su supporto informatico sono trattati i dati per la produzione della documentazione necessaria allo sviluppo del rapporto di collaborazione e per la determinazione dei compensi. Strutture e Infrastrutture L Istituto è composto da un edificio principale destinato alle attività scolastiche: in esso si trovano i locali per lo svolgimento delle attività didattiche, i locali di servizio correlati, nonché gli uffici per la gestione didattica e amministrativa. L accesso all edificio principale avviene, di norma, tramite il portone principale, sorvegliato da un servizio di portineria. Per l accesso dei fornitori è attivo un passo carraio chiuso da un cancello dotato di citofono per l apertura e di camera di videosorveglianza. I locali nei quali avvengono i trattamenti sono elencati nelle tabelle seguenti. Tutti i locali sono dotati di porta di accesso con serratura, le chiavi sono custodite in portineria e sono consegnate al solo personale autorizzato all accesso al mattino; il personale stesso le deposita presso la portineria alla chiusura degli uffici. Tutti gli uffici sono dotati di armadi con serratura per la chiusura a chiave, gli uffici Amministrativi e la Segreteria Didattica sono altresì dotati di cassaforte. Alcuni locali, come la Segretaria Didattica o la portineria, sono a libero accesso da parte del pubblico. In queste zone l area di libero accesso è delimitata da un bancone e separata dalla zona di lavoro del personale; inoltre, è sempre garantita la presenza di un dipendente.

4 4 di 9 Ambito di Comunicazione e di Diffusione dei Dati Ambito Territoriale X Nazionale Unione Europea Altri Paesi Ambito Soggettivo (All. 1 - tab. 2) Categorie di interessati (All. 1 - tab. 8) personale dipendente lavoratori autonomi candidati consulenti e liberi professionisti clienti e utenti, potenziali clienti fornitori, commercianti, artigiani imprenditori soggetti e organismi pubblici bambini famigliari e tutori dei bambini Deroghe al consenso (All. 1 - tab.) I dati sono raccolti e detenuti per obblighi di legge Sono necessari per la stipula di contratti Provengono da fonti consultabili da chiunque Sono necessari per la salvaguardia della salute e dell incolumità delle persone

5 5 di 9 Struttura Responsabile Banca Dati Classificazione dei Dati Tipologia del Trattamento Dispositivi di accesso Direzione Suor Angelica Bianchi elettronico Dati relativi a personale dipendente cartaceo Dati relativi a personale dipendente Ordinari X Sensibili X X Dati ordinari con strumenti elettronici X Dati sensibili con strumenti elettronici X Dati ordinari manualmente X Dati sensibili manualmente PC 1 Trattamenti Consultazione Modalità del Trattamento Raccolta dati presso ufficio, via telefonica, tramite schede, via posta elettronica Registrazione ed elaborazione su supporto cartaceo e magnetico Organizzazione degli archivi in forma cartacea e elettronica Finalità del Trattamento Ubicazione supporti memorizzazione Interconnessione Dati elettronici su PC1 Copie di back-up su floppy archiviati in armadio chiuso a chiave In rete internet

6 6 di 9 Struttura Responsabile Banca Dati Classificazione dei Dati Tipologia del Trattamento Dispositivi di accesso Amministrazione Raffaella Verdi elettronico Dati relativi a personale dipendente Dati relativi a fornitori cartaceo Dati relativi a personale dipendente Dati relativi a fornitori Ordinari X Sensibili X X Dati ordinari con strumenti elettronici X Dati sensibili con strumenti elettronici X Dati ordinari manualmente X Dati sensibili manualmente PC 2 Trattamenti Consultazione Modalità del Trattamento Raccolta dati presso ufficio, via telefonica, tramite schede, via posta elettronica Registrazione ed elaborazione su supporto cartaceo e magnetico Organizzazione degli archivi in forma cartacea e elettronica Finalità del Trattamento Ubicazione supporti memorizzazione Interconnessione Dati elettronici su PC2 Copie di back-up su floppy archiviati in armadio chiuso a chiave In rete internet

7 7 di 9 Struttura Responsabile Banca Dati Classificazione dei Dati Tipologia del Trattamento Dispositivi di accesso Segreteria Didattica Suor Giovanna Marroni elettronico Dati relativi a personale dipendente cartaceo Dati relativi a personale dipendente Ordinari X Sensibili X X Dati ordinari con strumenti elettronici X Dati sensibili con strumenti elettronici X Dati ordinari manualmente X Dati sensibili manualmente PC 3 Trattamenti Consultazione Modalità del Trattamento Raccolta dati presso ufficio, via telefonica, tramite schede, via posta elettronica Registrazione ed elaborazione su supporto cartaceo e magnetico Organizzazione degli archivi in forma cartacea e elettronica Finalità del Trattamento Ubicazione supporti memorizzazione Interconnessione Dati elettronici su PC3 Copie di back-up su floppy archiviati in armadio chiuso a chiave In rete internet

8 8 di 9 Struttura Responsabile Banca Dati Classificazione dei Dati Tipologia del Trattamento Dispositivi di accesso Infermeria Suor Beatrice Azzurri elettronico Dati relativi a personale dipendente cartaceo Dati relativi a personale dipendente Ordinari X Sensibili X 7 X Dati ordinari con strumenti elettronici X Dati sensibili con strumenti elettronici X Dati ordinari manualmente X Dati sensibili manualmente PC 4 Trattamenti Consultazione Modalità del Trattamento Raccolta dati presso ufficio, via telefonica, tramite schede, via posta elettronica Registrazione ed elaborazione su supporto cartaceo e magnetico Organizzazione degli archivi in forma cartacea e elettronica Finalità del Trattamento Ubicazione supporti memorizzazione Interconnessione Dati elettronici su PC4 Copie di back-up su floppy archiviati in armadio chiuso a chiave In rete internet

9 9 di 9 Classificazione dei Dati: codici e descrizioni da All.1 tab.4 Trattamenti: codici e descrizioni da All.1 tab.7 Modalità del Trattamento: descrizioni da All.1 tab.6 Finalità del Trattamento: descrizioni da All.1 tab. 3 Ubicazione supporti memorizzazione: luogo dove risiedono fisicamente i dati, l elaboratore sui cui dischi sono memorizzati, i luoghi di conservazione dei supporti magnetici utilizzati per le copie di sicurezza (nastri, cd, ecc.)