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1 VISITORS 1

2 COPYRIGHT 2015 Tutti i diritti riservati. Nessuna parte di questa pubblicazione può essere riprodotta, fotocopiata, immagazzinata su un sistema di ricerca dell'informazione, o essere trasmessa senza il consenso scritto anteriormente espresso dell'editore. La NP TECHNOLOGY SLU, ha il diritto di aggiornare e/o cambiare il contenuto di questo documento senza preavviso. La NP TECHNOLOGY SLU, non si assume la responsabilità del contenuto di questo documento. La NP TECHNOLOGY SLU, non sarà responsabile per gli errori contenuti su questo documento o per i danni fortuiti o conseguenti in relazione alla fornitura, alla prestazione, o all'uso di questo materiale. NP Technology SLU - Carrer Josep Rossell, 1- AD400 La Massana PRINCIPAT D ANDORRA info@nptechnology.ad 2

3 Indice CONTENUTO Di cosa stiamo parlando? Perché abbiamo deciso di creare NP Visitors-? NP VISITORS «check-in» Flusso fisico check-in Le funzioni 1. Scansione del documento 2. Firma calligrafica elettronica e consenso privacy dati personali 3. Mail e altre info 4. Stampa del Badge NP VISITORS «Monitoring» Consultazione report visitatori Ricerca visitatori NP VISITORS «check-out» Riconsegna badge e dichiarazione di uscita

4 Indice ROLLING IMAGES Rolling Images SICUREZZA SOFTWARE Sicurezza Software

5 La grande opportunità offerta dai Makers è quella di essere contemporaneamente piccoli e globali. Artigianali e innovativi. High-tech e low-cost. 5

6 Di cosa stiamo parlando? Perché abbiamo deciso di creare NP VISITORS? 6

7 DI UN PROGRAMMA CHE ATTRAVERSO L USO DI STRUMENTI ELETTRONICI E PROCEDURE AVANZATE: 1 RIDUCE I TEMPI DI ATTESA PER LA REGISTRAZIONE AL DESK Con NP VISITORS, si elimina il trattenimento o la fotocopia del documento di identità del cliente e non si produce documentazione cartacea da firmare. Il visitatore consegna al personale di reception il proprio documento di identità che provvede a scansionare e a restituirlo al visitatore. Il visitatore, sulla tavoletta elettronica, firma la scheda di registrazione dell azienda, autorizzando il trattamento dei propri dati personali ai fini della privacy, accetta l informativa sul regolamento interno e risponde, in modo digitale, alle informazioni personalizzate richiesta ( , società appartenente, competenza, altro). Il programma in automatico, stampa il badge su etichetta adesiva removibile completo di nome e cognome, fotografia, ufficio e nominativo della persona da visitare (con eventuale indicazione del piano e del numero della stanza). All uscita il visitatore riconsegna il badge di ingresso al personale di reception che provvede a registrarne l uscita 7

8 2 ELIMINA L INSERIMENTO MANUALE DEI DATI ANAGRAFICI DEI CLIENTI Attraverso la scansione del documento di identità, il programma acquisisce i dati personali, registrando le informazioni in tempo reale nel software NP Visitors. L obiettivo è quello di raggiungere l affidabilità delle informazioni, creando un archivio digitale dei visitatori al fine di eliminare il vecchio registro accessi cartaceo. 8

9 3 MONITORA LE PERSONE E CONTROLLA LA SICUREZZA DELL AZIENDA Il Visitatore, obbligato all esposizione del badge, è facilmente riconoscibile. Attraverso le operazioni di chek in viene creato l archivio visitatori. Il personale dell azienda può consultare il suddetto archivio ed in tempo reale sapere quanti e quali visitatori sono presenti. Inoltre è possibile conoscere la loro posizione all interno dell azienda così che, in caso di situazioni che lo richiedano, permetterà alle squadre di emergenza un tempestivo e valido intervento. 9

10 All'inizio la gente rifiuta di credere che una nuova cosa strana possa essere fatta, poi iniziano a sperare che possa essere fatta, poi vedono che è possibile farla, poi è fatta e tutto il mondo si chiede perché non è stata fatta secoli prima. 10

11 NP VISITORS Check-in 11

12 Flusso fisico del check-in Ocr della scansione Scansione + Firma Tavoletta Ocr dati tavoletta Salvataggio dati nel Dbase Stampa Badge 12

13 LE FUNZIONI DI NP VISITORS «CHECK-IN» N.1: - SCANSIONE DOCUMENTO N.2: - FIRMA CALLIGRAFICA ELETTRONICA E CONSENSO N.3: - MAIL E ALTRE INFO N.4: - STAMPA DEL BADGE 13

14 1 SCANSIONE DOCUMENTO A) Il visitatore consegna al personale di reception il proprio documento di identità B) L operatore procede con la scansione del documento e lo restituisce immediatamente. Patente Carta d identità Passaporto 14

15 2 FIRMA CALLIGRAFICA ELETTRONICA E CONSENSO Il visitatore sulla tavoletta firma la scheda di registrazione dell azienda ed accetta il regolamento interno. 15

16 3 MAIL E ALTRE INFO Il visitatore risponde in modo digitale alle informazioni personalizzate richieste, quali ad esempio: E@mail, società appartenente, qualifica, altro. 16

17 4 STAMPA DEL BADGE Il programma acquisisce i dati personali in automatico, registrando le informazioni in tempo reale nel database e stampa il badge su etichetta adesiva removibile completo di nome e cognome, fotografia, ufficio e nominativo della persona da visitare con eventuale indicazione del piano e del numero della stanza. 17

18 NP VISITORS Monitoring 18

19 CONSULTAZIONE REPORT VISITATORI Il personale può consultare l archivio in tempo reale e sapere quanti e quali visitatori sono presenti in azienda. E possibile tramite la visualizzazione di vari report conoscere la posizione dei visitatori all interno dell azienda in modo tale che in caso di situazioni di emergenza permetterà agli incaricati un tempestivo e valido intervento. 19

20 RICERCA VISITATORI Il personale può ottenere informazioni riguardo l elenco dei visitatori ricevuti e presenti in ordine di orario ingresso, per piano, per ufficio, altro. L archivio visitatori contiene, inoltre, la ricevuta elettronica della scheda di registrazione e di uscita sottoscritta con la firma digitale. 20

21 NP VISITORS Check-out 21

22 RICONSEGNA DEL BADGE E DICHIARAZIONE USCITA All uscita il visitatore riconsegna il badge d ingresso al personale di reception che provvederà a registrarne l uscita. Il visitatore firmerà sulla tavoletta la dichiarazione di uscita. 22

23 ROLLING IMAGES 23

24 ROLLING IMAGES Il presente modulo consente di visualizzare immagini, foto e messaggi sulla tavoletta. Tale sequenza scorre automaticamente quando la tavoletta è in stand by, cioè quando non si stanno effettuando operazioni di check-in e check-out. 24

25 SICUREZZA SOFTWARE 25

26 SICUREZZA SOFTWARE Tutte le operazioni saranno memorizzate in un file di log, sia quelle risultate con accesso positivo che negativo. Ogni operatore potrà accedere ed eseguire operazioni solo inserendo le proprie credenziali La security del software «NP Visitors» è configurabile all interno di ogni modulo affinchè operi nel pieno rispetto delle policy indicate dal committente 26

27 FAI STORAGE Fai spazio all ambiente dai spazio all innovazione! 27