Come importare in Excel le liste

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1 Sistema Bibliotecario Area di Dalmine Come importare in Excel le liste Ottobre 2005 by

2 offre la possibilità di ottenere gran parte delle liste che produce in un formato importabile da altri applicativi tra cui Excel (ma anche Access, Word o un qualsiasi altro word processor), un programma abbastanza conosciuto, semplice da usare e sufficientemente diffuso anche in ambito bibliotecario. Tra le liste che è possibile gestire segnalo per la loro utilità: Solleciti Movimenti Attivi Movimenti Scaduti Registro ingresso Per ciascuna di queste liste ricordo che è possibile applicare i filtri resi disponibili dalle maschere per cui, se interessa ottenere l elenco delle opere NON catalogate (es: i periodici, il materiale multimediale, ) si potrà attivare la funzione Movimenti attivi dal menù Utilità di banco e impostare il Tipo Servizio a Prestito materiale non catalogato e premere [Cerca]: Non è purtroppo possibile ottenere liste relative a: Dati anagrafici degli utenti Risultati di ricerche fatte con l OPAC

3 Esempio pratico: elenco delle novità Per meglio spiegare il procedimento da seguire, propongo un esempio pratico: supponiamo di voler conoscere l elenco dei titolo catalogati per la propria biblioteca nell ultimo mese, perché voglio proporre l elenco delle novità ai miei utenti I passi da seguire sono i seguenti. Passo 1: ottenere l elenco Attivo la funzione Stampa registro di ingresso da Utilità di banco impostando i valori di Data dal 1 al 31 ottobre 2005: Premendo [Cerca] si ottiene una lista a video di questo tipo. Nella parte in altro a sinistra compare una scritta: File in formato.txt seguita da Regingre.txt: quest ultimo è un link che, premuto, ci permette di ottenere la stessa lista in formato esportabile, ovvero in formato txt (testo).

4 Ecco come appare la lista in formato testo Passo 2: salvare la lista sul proprio computer Ora faccio una copia dell elenco in formato testo sul mio computer: per farlo, utilizzo le funzioni del mio browser (nell esempio: Internet Explorer 6.0) e quindi: menù File->Salva con nome; mi posiziono nella cartella desiderata; inserisco un nome di file (nell esempio regingre.txt ); scelgo il tipo di file: File di testo (.txt); premo [Salva]; A questo punto ho finito: posso anche chiuderlo Passo 3: importare il file-lista in Excel Per proseguire è necessario che sul proprio computer sia installato il programma Excel: nell esempio si utilizza la versione di Office XP (presente anche nella distribuzione Home). Qundi avviare Excel e scegliere la funzione File->Apri: posizionarsi nella cartella in cui abbiamo salvato il file regingre.txt, impostare il Tipo File a File di testo e premere [Apri]

5 Non riconoscendo un file in formato Excel, il programma attiva la modalità di importazione di un file generico, prevista in 3 passaggi, ciascuno rappresentato da una maschera nelle quali bisogna impostare alcuni valori. Nel primo passaggio è sufficiente, rispetto ai valori di default, indicare che: I campi sono Delimitati ; Inizia ad importare alla riga 4;

6 Nel secondo passaggio bisogna impostare il Delimitatore: posizionarsi su Altro e inserire il carattere (in altro a sinistra nella tastiera ). Nel terzo ed ultimo passaggio, non si modifica niente e si da semplicemente [Fine] L operazione di importazione è terminata. Abbiamo un file in formato Excel, sul quale si possono fare ordinamenti in base a diverse colonne, eliminare dati e cosi via. Secondo le proprie conoscenze del programma Excel sarà possibile ora preparare per la stampa o per la diffusione su rete, un Bollettino delle novità : alcuni passaggi potrebbero essere: Eliminazione delle colonne Data, NRE e Prezzo; Impostazione del formato delle celle in modo che il testo possa andare a capo e che sia allineato in alto a sinistra

7 Impostazione dell intestazione in modo che compaia il nome della Biblioteca, il periodo di riferimento, il titolo ( Bollettino delle novità ) Impostazione delle note a piè di pagina (numerazione di pagina, )