GESTIONE DEI PROGETTI con ProjectLibre

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1 GESTIONE DEI PROGETTI con ProjectLibre Diagrammi di Gantt La costruzione di un diagramma di Gannt relativo ad un progetto richiede di individuare le attività componenti un progetto e la loro durata. Successivamente dovrai collegare tali attività stabilendo i collegamenti tra di esse. Il programma ti presenta il diagramma di Gannt lasciando alla tua iniziativa la valutazione di tale programma in modo da introdurre cambiamenti necessari al raggiungimento dell obiettivo che ti sei proposto. In questo esercizio ti proporrò un obiettivo personale, per renderti più facile il compito. Tuttavia ricordati che un progetto coinvolge parecchie persone. In tal caso la teoria della Gestione dei Progetti Projet Management richiede al Project Manager capacità che si possono acquisire con l esperienza e con lo studio della numerosa letteratura esistente. NOTA: volutamente non ho inserito un collegamento tra ricerca bibliografica e acquisto libri. Dopo aver fatto l esercizio come riportato nel testo, dovrai rifarlo inserendo il collegamento mancante: ovviamente l esame del progetto dovrà essere rifatto in questa nuova situazione. L informatica si impara lavorando al computer! Esercizio n. 1: Descrizione 1. Individua l obiettivo. In questo esercizio l obiettivo è presentare una relazione ad un docente per l esame; nel diagramma è inserita una linea particolare che comprenderà tutte le attività (titolo del progetto). 2. L individuazione delle attività necessarie a raggiungere l obiettivo. 3. Stabilire i tempi necessari allo svolgimento di ciascuna attività. 4. Fissare gli eventuali vincoli. a. Elenco delle attività ( Figura 1) i. Titolo del progetto comprende tutte le attività e si conclude prima dell ultima attività, si dice anche attività di riepilogo. ii. Ricerca bibliografica 3 giorni iii. Reperimento libri - 2 giorni iv. Lettura libro n. 1 5 giorni v. Lettura libro n. 2 8 giorni (ritarda 4 giorni dopo il reperimento libri) vi. Sintesi dei libri letti e specifica dell argomento scelto 2 giorni. vii. Presentazione al docente dell argomento per averne l approvazione 1 giorno. Nota: il docente riceve solo di martedì. viii. Stesura 1^ bozza. ix. Presentazione 1* bozza x. Stesura 2^ bozza xi. Presentazione xii. Stesura finale xiii. Stampa xiv. Consegna relazione stampata. 5. Collegare le attività stabilendo se vi siano attività che hanno antecedenti. (figura 2) 6. Valutare l insieme del progetto ed apportare le correzioni necessarie e possibili. 7. Individuare le risorse necessarie re le loro caratteristiche.. 8. Attribuire le risorse alle attività. 1

2 Impostazione del programma Apri ProjectLibre e crea un nuovo progetto dal nome "relazione" e inizio data odierna. Riporta nel testo le attività stabilendo inizialmente solo la loro durata (come in figura) Come prima attività inserisci una attività di riepilogo di tutto il progetto: ciò ti aiuterà nel caso di progetti complessi costituiti da vari progetti secondari che saranno individuati da una attività di riepilogo. Nel nostro caso inseriamo "obiettivo del progetto". Figura 1 Inserisci quindi le altre attività. NB: cliccando sulla casella per inserire la durata, se spunto "previsto" mi imposta il "?". I collegamenti. I collegamenti si possono fissare cliccando nella cella opportuna sotto predecessori. Nel caso del reperimento libri il predecessore è ricerca bibliografica.. Basta scrivere nella cella l?id (numero corrispondere alla riga di Ricerca Bibliografica) La reiterazione di tale procedura per tutte le attività del progetto permette di visualizzare il digramma di Gannt di tutto il progetto. L attività di riepilogo permette una prima visione del tempo necessario allo sviluppo dell intero progetto. Il collegamento può essere di vari tipi. Li posso selezionare con un doppio click sulla cella. FF - fine fine. le attività finiscono contemporaneamente FS - fine start. la seconda attività inizia dopo che la precedente è finita SF - start - fine. SS start - start. le attività iniziano contemporaneamente Imposta "reperimento libri" a SS, mentre tutti gli altri a FS (impostazione automatica). Nota come in automatico il programma ipotizza che il sabato e la domenica non siano lavorativi. 2

3 Figura 2: Inserimento delle attività N NOTA: il docente riceve SOLO di martedì. Ora devi esaminare il tuo progetto per verificarne la rispondenza alle tue esigenze. Se l'incontro col docente (proposta progetto al docente) avviene in un giorno diverso, devi modificare il diagramma senza però poter cambiare la durata delle attività. Puoi adottare uno dei seguenti comportamenti:. Figura 3 3

4 Figura 6 Puoi spostare l incontro al martedì successivo spostando in avanti manualmente la data di inizio di tale attività, trascinandola col mouse l attività fino al martedì successivo o cambiando la data di inizio (come prima volta scelta consigliabile) Puoi modificare l orario di lavoro inserendo come giornate lavorative i sabati e le domeniche (vai sul Calendario). Se operi un cambiamento al diagramma il programma ti chiede se conservare o meno il collegamento interessato o se annullare tale cambiamento. La risposta in questo caso è illustrata dalla figura 5. Controlla tutte le attività del progetto e valuta se rispondono alle tue esigenze. Puoi decidere qualche modifica, come ad esempio lavorare Figura 4 sabato e/o domenica. Puoi anche ridurre i tempi di svolgimento di qualche attività, modificando manualmente l orario di lavoro: il programma prevede 40 ore settimanali Come atto finale di questa prima parte devi stabilire la durata dell attività di riepilogo che è anche un predecessore dell attività finale. Le risorse. Metodo più semplice per introdurre le risorse è digitarne il nome nella apposita colonna del programma nella colonna a ciò dedicata nella visualizzazione del diagramma di Gannt. Questo metodo non permette un controllo sulle risorse, che potrebbero con la loro assenza al momento giusto render il raggiungimento dell obiettivo più difficile. E' preferibile utilizzare l apposita procedura di inserimento risorse che in seguito devi attribuire all attività cui competono con la procedura RISORSA Uso delle risorse, Figura 6.. Figura 5 Project considera due tipi di risorse. Materiale in cui è definita l unità di misura e che è.possibile attribuire ad un attività in un periodo opportuno e in quantità definite. o L etichetta è l unità di misura. o La tariffa il costo unitario. 4

5 Lavoro definita in unità massime (percentuale) o L unità massima rappresenta la disponibilità del soggetto o dello strumento nell attuazione del programma; un unità superiore al 100% indica che vi sono più soggetti o strumenti disponibili per il progetto, magari a tempo parziale se le disponibilità è ad esempio 150%. Ciò potrebbe indicare un elemento disponibile al 100% ed uno al 50%, oppure tre elementi disponibili ad esempio 75% - 50% - 25%, con una disponibilità totale del 150%. o La tariffa il costo orario (si può cambiare l unità). o Il gruppo individua a quale struttura appartiene la risorsa ad esempio nel caso di intervento di un gruppo professionale. o È possibile definire il calendario diu ciascuna risorsa lavoro, se prevsta nel <progetto. o Ecc. (prova!!) PS: per impostare come in figura, fare doppio click sulla riga da modificare. Vi si aprirà una casella come segue Dopo aver definito le risorse puoi assegnarle ad una attività posizionandoti sulla stessa e richiamando l assegnazione risorse come in figura. 5

6 Uso del calendario del progetto per l orario del docente Puoi segnalare la disponibilità limitata del docente (solo martedì nel caso illustrato), modificando l orario di lavoro del docente, relativamente al tuo progetto. u- sando la procedura Doppio click sulla risorsa professore, Generale -> calendario di base - > click sull'icona del calendario Nella tabella che compare, se hai previsto il docente come risorsa lavoro puoi scegliere. docente In tal caso il programma sposta automaticamente l incontro col docente al primo martedì disponibile, Devi valutare personalmente se accettare le imposta- Figura 7 zioni del programma o adottare il metodo di aggiungere giorni lavorativi: vedi pagina seguente in cui il diagramma è stato costruito senza tener conto delle limitazioni imposte dall orario di lavoro. 6

7 Esercizio n. 2: Viaggio in Emilia Romagna. Obiettivo Descrivere le attività necessaria per una visita a due città dell Emilia Romagna, introducendo barre di ricapitolazione che comprendano le singole attività. Impostazione Questo esercizio prevede: Una barra iniziale di ricapitolazione che comprende l intero viaggio contrassegnata da Una barra di ricapitolazione per i viaggi a Bologna ed a Piacenza. contrassegnate da Barre delle attività che si svolgono all interno delle barre di ricapitolazione. Collegamenti inizio-inizio tra le prime due barre di ricapitolazione e tra la barra raccolta prenotazioni e la seconda barra di ricapitolazione. Nota che le barre di ricapitolazione sono contrassegnate in modo particolare che puoi ottenere con click sulla barra e sul menu formato barra. Il collegamento fine-inizio tra la barre di ricapitolazione di ciascun viaggio. Il ritardo -1 tra la barra Stazione di Bologna e il soggiorno a Bologna e tra stazione di Piacenza e soggiorno a Piacenza. Il ritardo introdotto permette di pensare alla partenza alla sera di ciascun soggiorno. I collegamenti inizio-inizio evidenziati dal diagramma. Inizia al solito l esercizio segnando solo le attività e la loro durata. Indi fai i collegamenti indicati sopra. Dovrai stabilire la durata delle barre di ricapitolazione alla fine del progetto. Trattandosi di una vacanza tutti i giorni sono considerati lavorativi con l orario di default. Come d abitudine lo svolgimento dell esercizio è lasciato alla tua creatività ed iniziativa. La soluzione Figura 8 7

8 SOMMARIO COMPLEMENTI SU GESTIONE DEI PROGETTI... 1 Esercizio n. 1:... 1 Descrizione... 1 Impostazione del programma... 2 I collegamenti Le risorse Uso del calendario del progetto per l orario del docente... 5 Esercizio n. 2: Viaggio in Emilia Romagna Obiettivo... 7 Impostazione... 7 La soluzione