Allegato alla deliberazione di Giunta n. 103 del

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1 Allegato alla deliberazione di Giunta n. 103 del Piano della Comunicazione 2017 della Camera di Commercio di Pordenone e della Azienda speciale ConCentro

2 INDICE PAGINA Premessa 3 Obiettivi 3 Tipologia di comunicazione 4 Azioni di intervento 4 Strumenti operativi 4 Risorse impiegate 6 Monitoraggio 7 2

3 PREMESSA La Camera di Commercio di Pordenone riconosce la comunicazione come uno degli strumenti fondamentali al processo di innovazione e semplificazione dell organizzazione e agisce come veicolo di conoscenza e visibilità di tutte le iniziative della CCIAA e dell Azienda Concentro. Il Piano di comunicazione, introdotto dalla legge 150/2000 è lo strumento che consente di programmare e gestire azioni di comunicazione per il raggiungimento di specifici obiettivi strategici e di comunicazione dell Ente. Esso si propone di organizzare strategicamente le attività di informazione e comunicazione inserendole in un contesto omogeneo, in modo da rispettare i criteri di continuità, organicità, integrazione e sinergia tra le azioni di efficacia, attivazione di economie di scala, trasparenza e massima visibilità delle attività svolte. Il presente piano è un documento di indirizzo di natura dinamica, adattabile agli stimoli emergenti e in grado di integrare la spinta propulsiva proveniente dai diversi soggetti, interni ed esterni, coinvolti. Come avviene ormai da qualche anno, a causa dei tagli governativi ad opera dell art. 28 del DL n. 90/14 e a seguito delle recenti disposizioni sulla riforma del sistema camerale, anche per quest anno le risorse destinate alla comunicazione saranno conseguentemente razionalizzate. Tuttavia, all insegna della continuità e seppure con le nuove disponibilità economiche, si confermano, le principali direttrici di comunicazione che hanno caratterizzato l attività dell ente negli ultimi anni. Per quanto siano state valutate e programmate azioni concrete dell attività di comunicazione, il Piano potrà essere aggiornato ed integrato in corso d anno, per rispondere rapidamente ed efficacemente ai bisogni ed esigenze contingenti. Le attività di comunicazione e di informazione, in ottemperanza alla legge 150/2000, sono affidate all Ufficio Stampa e all Ufficio Relazioni con il Pubblico della Camera di commercio di Pordenone, entrambi in staff al Segretario Generale. Il personale di entrambi gli uffici lavora in sinergia per il perseguimento degli obiettivi sotto elencati, seguendo le Direttive DURP01 Modalità per la comunicazione con i clienti e DUS01 Modalità per la comunicazione esterna verso i mass media. OBIETTIVI In questo contesto, gli obiettivi relativamente alla comunicazione istituzionale sono: - mantenere e possibilmente migliorare la conoscenza dei servizi della Camera di Commercio e dell Azienda speciale ConCentro; - migliorare la percezione del ruolo della Camera di Commercio e dell Azienda speciale ConCentro sul territorio; - coordinare la diffusione dell informazione di base sui servizi erogati - divulgare le informazioni delle attività promozionali (internazionalizzazione, valorizzazione del territorio, formazione, innovazione ecc) - tendere alla semplificazione amministrativa e alla riduzione dei tempi 3

4 - facilitare e migliorare la circolazione interna delle informazioni al fine di trasmettere la conoscenza delle attività e favorire quindi la condivisione e la compartecipazione, aumentando l efficacia e l efficienza gestionale. - migliorare ed aumentare il senso di appartenenza dei dipendenti all organizzazione - diffondere la cultura della relazione TIPOLOGIA DI COMUNICAZIONE La comunicazione può essere suddivisa in diverse tipologie: - comunicazione istituzionale, relativa ai messaggi trasmessi dal Presidente e dalla Giunta camerale. - comunicazione tecnico-informativa, relativa ai servizi e agli uffici, agli obblighi per gli utenti, alle scadenze; - comunicazione promozionale, relativa alle attività e ai progetti promossi dalla CCIAA e dalla sua Azienda speciale ConCentro; AZIONI DI INTERVENTO L Ente individuerà gli strumenti più adatti per effettuare efficacemente tutte le tipologie di comunicazione. Il presente piano di comunicazione, attuerà le azioni di informazione principalmente tramite: - sito web, con l obiettivo primario di far convergere verso questo servizio un numero sempre maggiore di utenti - newsletter camerale, mailing, intranet - comunicazione via - comunicati e conferenze stampa - interviste - affissioni, bacheche del personale, cartelli per il pubblico, vetrofanie, display - pubblicazioni, depliant e brochure - convegni, seminari ed eventi speciali Inoltre, da inizio 2015 l ufficio stampa della Camera di commercio di Pordenone ha assunto anche l incarico di Ufficio Stampa Unioncamere regionale FVG per il quale: - Redige e dirama i comunicati stampa per conto del presidente di Unioncamere regionale alla mailing list del Triveneto. - Rielabora e diffonde, ove ritenuto utile, i comunicati stampa distribuiti da Unioncamere nazionale. - Organizza assieme al personale della CCIAA di Pordenone le conferenze stampa nelle varie sedi camerali del Friuli Venezia Giulia. - Cura rapporti e pubbliche relazioni con la stampa triveneta. STRUMENTI OPERATIVI Utilizzo dei marchi: l immagine coordinata La corretta applicazione e riproduzione del marchio CCIAA e ConCentro, da parte dei dipendenti o di soggetti terzi, sarà verificata dall Ufficio Stampa e URP dell Ente camerale. Entrambi i fascicoli con le regole di utilizzo, per il personale interno dei due Enti, sono scaricabili dalla intranet camerale. 4

5 Rassegna stampa Viene realizzata una rassegna stampa dei giornali locali e di alcuni giornali nazionali che viene messa a disposizione quotidianamente tramite l intranet camerale. Essa permette al Presidente e a tutto il personale della Camera di commercio e dell azienda speciale di avere un riscontro circa la diffusione mediatica delle attività svolte dall Ente e dalla azienda speciale ConCentro, sia direttamente che indirettamente. Sito internet L attività di aggiornamento del sito è costante. In particolar modo si presta attenzione alla ottimizzazione e all accessibilità del sito. Vari aspetti dello stesso vengono monitorati per sondare la facilità di consultazione e d uso dei documenti contenuti per consentire una più elevata interazione da parte dell utente. E ormai consolidato il sistema di adesione on-line alle iniziative promosse dalla CCIAA e da ConCentro (seminari, convegni, missioni). L aggiornamento del portale e il coordinamento degli strumenti di promozione ad esso legati, sarà effettuata da ConCentro. Newsletter La Newsletter camerale inviata via posta elettronica, con iscrizione tramite il sito internet, sta ottenendo sempre più consensi. Lo strumento con cadenza quindicinale, sarà promosso per incrementare il numero dei destinatari considerato che consente di far giungere le informazioni in modo economico e con maggiore efficacia ed efficienza rispetto ai mezzi informativi tradizionali. La newsletter viene utilizzata anche per la diffusione delle notizie rilevanti in relazione alle decisioni prese in Giunta. I testi della newsletter sono predisposti dall Ufficio Stampa/URP e trovano approfondimento nel link al sito camerale. Intranet camerale e comunicazione interna L intranet camerale si è dimostrato un utile strumento per rendere operativa la correlazione tra comunicazione interna ed esterna. L intranet è ormai potenziato da molteplici sezioni, grazie alle quali si è raggiunto l obiettivo di far giungere a tutti i dipendenti, direttamente dal proprio pc, le informazioni sull insieme delle attività dell ente. Oltre alle sezioni dedicate alle varie attività, dall intranet è possibile accedere ai comunicati stampa rilasciati dall ente in tempo reale, divulgare avvisi, comunicazioni e ordini di servizio. Comunicati stampa Per ogni iniziativa, evento, nuovo servizio, comunicazione di dati statistici, scadenza, decisione di Giunta o del Consiglio dell Ente camerale e della azienda speciale ConCentro, sarà valutata l opportunità di trasmettere un comunicato stampa ai mezzi di comunicazione specializzati e non, a diffusione provinciale, regionale, nazionale e del sistema camerale. Conferenze stampa Per iniziative di particolare rilevanza sarà valutata l opportunità di organizzare una conferenza stampa al fine di dare un informazione più articolata dell evento. Accanto alle tradizionali conferenze stampa potranno essere organizzati degli incontri stampa o delle interviste concordati con le singole testate. L unico ufficio preposto a convocare le conferenze stampa sarà l Ufficio Stampa dell Ente camerale in accordo con la Segreteria di presidenza e la direzione. 5

6 Spazi sulla stampa L Ente potrà curare la comunicazione istituzionale anche sulla stampa, tramite l eventuale acquisto di spazi redazionali sui quotidiani locali, valutando anche la possibilità di essere presenti magari quando essi sono dedicati a temi specifici - su quotidiani economici. Potranno essere eventualmente valutate anche le proposte da parte di concessionarie pubblicitarie in relazione al target e al budget individuato nel piano per le singole iniziative dell Ente camerale e della Azienda speciale. L Ufficio Stampa dell ente camerale è l unico ufficio preposto per la negoziazione con le concessionarie pubblicitarie. Televisione Eventuali collaborazioni specifiche con alcune emittenti verranno valutate di volta in volta in occasione di eventi particolari. Affissioni, display e vetrofanie In occasione di eventi speciali, potrà essere considerata l opportunità di predisporre striscioni promozionali da appendere all esterno dei palazzi dell Ente. Potranno essere realizzate delle vetrofanie, da affiggere all esterno, con QR code attraverso i quali linkare ad appositi video informativi realizzati per comunicare una novità, una scadenza, un servizio. Pubblicazioni, depliant e brochure In linea con l orientamento verso una digitalizzazione sempre più diffusa, l ente ha preferito optare per la realizzazione di materiale in formato file anziché cartaceo. I files delle pubblicazioni come ad esempio la Carta dei servizi, sono presenti sul sito camerale nell apposita sezione. Per particolari esigenze, l eventuale coordinamento della veste grafica di depliant, brochure, inviti e altro materiale, riferiti a servizi ed iniziative camerali è affidato all Ufficio Stampa e a URP. Il coordinamento si estende anche alla realizzazione di materiale dell azienda speciale ConCentro. Convegni e seminari La Camera di Commercio organizza convegni e/o seminari di studio su argomenti di interesse specifico per le aziende e gli operatori economici locali, anche in collaborazione con il sistema camerale o altri enti e organismi pubblici o privati operanti nel territorio. Il coordinamento di queste iniziative è affidato all Ufficio Stampa e URP. L organizzazione di convegni e seminari viene fatta quasi esclusivamente in formato elettronico attraverso gli inviti e le locandine che sono trasmesse via . Eventi speciali In occasione di eventi speciali, saranno individuate le modalità operative più idonee alla realizzazione dell evento (convegno, seminario, premio ecc) e verrà altresì preparata una adeguata campagna informativa per la promozione degli stessi. Il coordinamento di queste iniziative è affidato all Ufficio Stampa, URP e Segreteria. RISORSE IMPIEGATE Per quanto riguarda le risorse umane risultano attualmente in dotazione: all Ufficio Relazioni con il pubblico n. 1 addetto, all ufficio Stampa n. 1 addetto in possesso dell iscrizione all elenco dei giornalisti pubblicisti, entrambi coordinati e sotto la 6

7 responsabilità del responsabile dello Staff Gestione. Gli uffici sono posti in Staff al Segretario Generale. Per ogni singola iniziativa da realizzare con la collaborazione di altri uffici, verranno coinvolti i referenti e/o i responsabili degli stessi, adottando una specifica programmazione delle attività. Verrà, inoltre, predisposto un provvedimento che, oltre alla prenotazione della spesa, individua gli uffici coinvolti per i loro ambiti di competenza, descritti nel documento di programmazione. Il coordinamento della iniziativa fa capo agli uffici Stampa e Ufficio Relazioni con il Pubblico. Per quanto riguarda il budget, è necessario tenere conto di eventuali ulteriori disposizioni legislative in merito alla riforma delle Camere di commercio per valutare la possibilità di prevedere o meno la medesima cifra messa a disposizione l anno precedente. MONITORAGGIO L attività di monitoraggio costituisce elemento utile al fine di: - Verificare la corretta realizzazione del piano di comunicazione, attraverso l osservazione e, ove possibile, registrazione delle singole azioni dirette al raggiungimento dei risultati; - rilevare la crescita del livello di conoscenza e di soddisfazione delle azioni intraprese; - osservare e registrazione dei bisogni emergenti; - migliorare la percezione del ruolo istituzionale e la rilevazione delle ricadute delle iniziative sul territorio. Alcuni degli strumenti operativi adottati saranno: - tracciatura dei comunicati stampa emessi dall ente e valutazione della copertura mediatica degli stessi; - laddove ritenuto opportuno, saranno utilizzati questionari di valutazione, strutturati ad hoc, per valutare, nella percezione dei partecipanti, la qualità dell organizzazione della singola iniziativa/evento; IL SEGRETARIO IL PRESIDENTE 7