Schema di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva

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1 Schema di Disciplinare Tecnico per il servizio di conservazione sostitutiva Ente produttore: ParER: Polo archivistico regionale dell'emilia-romagna Versione 1.0 del 12 ottobre 2010

2 Versione Data Redatto da Verificato da Approvato da Modifiche rispetto alla precedente versione Riferimento Modifiche Note

3 Indice Sezione I Parte generale Premessa Referenti e responsabili di riferimento Referenti ParER Referenti dell'ente produttore Sistemi informatici utilizzati Identificazione nei sistemi informatici Invio in conservazione dei documenti Consultazione e restituzione dei documenti conservati Consultazione Restituzione... 6 Sezione II Strutture Strutture versanti Struttura Referenti Sistemi informatici Sistema informatico Formati file Tipologie di documenti Tipo Documento Identificativo univoco Metadati descrittivi Documenti con firme non valide Documenti non firmati Legami con altri documenti Struttura del documento e formati dei file Proprietà del file e relativi metadati Allegati Stima dei flussi e dei volumi Tipo Documento Gestione di documenti con firma non valida Gestione di documenti non firmati Controlli attivati in fase di versamento Criteri per la creazione dei blocchi di conservazione Gestione delle anomalie Accesso a fini amministrativi ai documenti conservati Struttura

4 Sezione I Parte generale 1. Premessa Il presente Disciplinare Tecnico è redatto, d'intesa con la Soprintendenza Archivistica per l'emilia-romagna, in riferimento all'art. 4 della Convenzione per lo svolgimento della funzione di conservazione dei documenti informatici (d'ora in poi Convenzione), sottoscritta in data... tra [Denominazione Ente] (d ora in poi Ente produttore) e IBACN, che regola nei suoi profili generali il rapporto tra l Ente produttore e IBACN per lo svolgimento della funzione di conservazione dei documenti informatici affidati dall'ente produttore a IBACN e più specificatamente al suo Servizio Polo archivistico regionale (d'ora in poi ParER). Finalità del presente Disciplinare tecnico (d'ora in poi Disciplinare) è definire in modo preciso e vincolante le modalità operative di erogazione dei servizi da parte di ParER nei confronti dell Ente produttore, in particolare per quanto riguarda le specifiche delle modalità tecniche per l'interoperabilità tra i sistemi dell'ente produttore e i sistemi di conservazione digitale, le specifiche operative di questi ultimi e le modalità tecniche di restituzione dei documenti ai fini di accesso e ricerca. In particolare, nel presente Disciplinare sono definiti i dati e i parametri che l'ente produttore e ParER utilizzeranno nel contesto dei web service per l'interoperabilità con il sistema di conservazione, le stime dei flussi e dei volumi dei processi coinvolti, le modalità di esercizio del diritto di accesso, le modalità di ricerca, recupero e restituzione dei documenti conservati, gli aspetti tecnologici necessari a consentire il corretto svolgimento del processo di conservazione. Definisce inoltre i referenti e i responsabili di riferimento sia dell'ente produttore sia di ParER per l'erogazione dei servizi e la verifica del corretto svolgimento del processo di versamento dei documenti e di conservazione. Definisce l'articolazione in Strutture (corrispondenti normalmente alle Aree Organizzative Omogenee, ma non escludendo altre ripartizioni) con cui l'ente produttore si rapporta con ParER per il versamento dei documenti. Conformemente a quanto previsto del comma 6 dell'art. 4 della Convenzione si limita per il momento a definire le modalità relative al servizio di conservazione sostitutiva. La definizione dei dati e dei parametri e in genere di tutti gli elementi necessari alla corretta esecuzione del servizio di conservazione sostitutiva avviene di norma a livello di singola struttura interessata. Nel caso in cui gli elementi siano descritti a livello di Ente produttore, questi si applicano anche a tutte le strutture interessate. Il Disciplinare costituisce, nelle sue versioni preliminari e non definitive, il documento di riferimento per lo svolgimento dei test che precedono l'attivazione del servizio di conservazione sostitutiva. Il Disciplinare è rivisto almeno annualmente e aggiornato ogniqualvolta intervengano modifiche o integrazioni relative agli oggetti trattati. [se si ritiene utile possibile inserimento di un glossario di definizioni di riferimento]

5 2. Referenti e responsabili di riferimento 2.1 Referenti ParER Per quanto attiene ai rapporti generali con l Ente produttore, ParER individua i seguenti referenti: Nominativo Competenza Contatti Nome e cognome Indicare qual è l ambito di riferimento del Telefono, , ecc. referente, se per la parte tecnologica/informatica, documentale/archivistica, ecc Eventuali referenti specifici per singola struttura sono indicati nei capitoli specifici (6.x.1). [E possibile specificare particolari responsabilità o funzioni o deleghe] 2.2 Referenti dell'ente produttore Per quanto attiene ai rapporti generali con ParER, l Ente produttore individua i seguenti referenti: Nominativo Competenza Contatti Nome e cognome Indicare qual è l ambito di riferimento del referente, se per la parte tecnologica/informatica, documentale/archivistica, ecc Telefono, , ecc. Eventuali referenti specifici per singola struttura sono indicati nei capitoli specifici (6.x.1) [E possibile specificare particolari responsabilità o funzioni o deleghe, oltre a eventuali gerarchie di responsabilità] 3. Sistemi informatici utilizzati ParER svolge il servizio di conservazione sostitutiva utilizzando l'applicativo Archive Service Center (d'ora in poi ASC), il quale espone dei web service tanto per il versamento, quanto per il recupero/restituzione dei documenti conservati. Le specifiche tecniche dei web service (inclusi i protocolli di comunicazione e le modalità di svolgimento delle sessioni di versamento) sono illustrate nel documento I web service di collegamento ad ASC per i servizi di conservazione sostitutiva (d'ora in poi Specifiche), pubblicati all'indirizzo: L accesso all area riservata avviene mediante credenziali che ParER fornisce ai referenti indicati nel presente Disciplinare e ad altri soggetti indicati dai referenti stessi. Il collegamento telematico tra l Ente produttore e ParER avviene attraverso la rete Lepida. ParER mette a disposizione dell Ente produttore e, su sua richiesta, degli sviluppatori dei

6 sistemi software versanti, un ambiente di test per effettuare le prove di versamento e recupero dei documenti. I sistemi informatici di produzione, gestione e versamento dei documenti dell'ente produttore sono descritti per singola struttura nei capitoli specifici (vedi 6.x2) 3.1 Identificazione nei sistemi informatici ParER è identificato, nell ambito delle chiamate ai web service, dal valore di Family, così come espresso nella tabella seguente. Family parer Valore predefinito L Ente produttore è convenzionalmente identificato - nell ambito dei web service esposti - dalla chiave Organizzazione, che assume il valore riportato di seguito. Organizzazione Stringa alfanumerica Denominazione dell Ente produttore basata su quella riportata nell Indice delle pubbliche amministrazioni 4. Invio in conservazione dei documenti L'Ente produttore invia i documenti in conservazione interfacciando i propri sistemi informatici mediante i web service descritti nelle Specifiche e utilizzando i dati, i parametri e le informazioni definite nel presente Disciplinare. 5. Consultazione e restituzione dei documenti conservati 5.1 Consultazione L Ente produttore può consultare i documenti versati in ParER tramite interfaccia web, collegandosi all indirizzo comunicato da ParER e autenticandosi tramite username e password preventivamente forniti da ParER. Gli utenti da abilitare per l accesso tramite interfaccia web al sistema di conservazione sono comunicati dai referenti dell Ente produttore a ParER, che provvede a inviare le credenziali di accesso via ai diretti interessati. L accesso web consente all Ente produttore di ricercare i documenti versati, di effettuarne il download e di acquisire le prove di conservazione. Inoltre, tramite l interfaccia web, è possibile accedere a un servizio di monitoraggio in tempo reale dei versamenti effettuati, sia andati a buon fine che falliti. 5.2 Restituzione L Ente produttore può richiedere i documenti conservati e i metadati di corredo utilizzando gli appositi web service, chiamati secondo le modalità indicate nelle Specifiche, nelle quali sono indicate anche le modalità con cui i documenti sono restituiti.

7 Sezione II Strutture 6. Strutture versanti Individuazione delle strutture cui afferisce la documentazione versata per la conservazione sostitutiva e loro identificazione nell ambito dei web service, così come riportata nella tabella (una riga per ogni struttura individuata). Di norma, le strutture corrispondono alle Aree Organizzative Omogenee (AOO) definite ai sensi del DPR 445/2000. La descrizione delle singole strutture e la definizione degli elementi necessari per la corretta esecuzione del servizio di conservazione sostitutiva sono contenute negli appositi capitoli. Struttura Stringa alfanumerica Denominazione della struttura (se coincide con un AOO, normalmente la denominazione è quella riportata nell Indice delle pubbliche amministrazioni) 6.1 Struttura 1 Descrizione sintetica della struttura: > come è individuata, cosa comprende e come è composta > quali tipologie di documentazione gestisce, con particolare riferimento alla documentazione in formato digitale > quali sono gli strumenti archivistici di cui è dotata (manuale di gestione, piano di classificazione, ecc.) Referenti Per quanto attiene ai rapporti della Struttura 1 con ParER, sono individuati i seguenti referenti: Nominativo Competenza Contatti Nome e cognome Indicare qual è l ambito di riferimento del referente, se per la parte tecnologica/informatica, documentale/archivistica, ecc Telefono, , ecc. Per quanto attiene ai rapporti generali con la Struttura 1, ParER individua i seguenti referenti: Nominativo Competenza Contatti Nome e cognome Indicare qual è l ambito di riferimento del referente, se per la parte tecnologica/informatica, documentale/archivistica, ecc Telefono, , ecc Sistemi informatici Individuazione dei sistemi informatici e/o documentali coinvolti nella produzione o gestione dei documenti oggetto di conservazione sostitutiva utilizzati dalla struttura. I sistemi informatici sono considerati come utenti con abilitazioni specifiche a chiamare i web

8 service. La denominazione di tali utenti (user id) deve essere indicata nei web service con i valori riportati nella tabella (una riga per ogni user id). User id Stringa alfanumerica Denominazione del sistema informatico della Struttura Sistema informatico 1 Descrizione sintetica del sistema informatico: > Denominazione del software, produttore e versione in uso presso la Struttura 1 > Procedure, procedimenti e processi gestiti, con particolare riferimento a quelli dematerializzati > Tipologie documentarie prodotte e/o gestite, con indicazione di eventuali registri, repertori o altre modalità di organizzazione dei documenti gestite > Architettura tecnologica (sistemi operativi utilizzati, modalità di archiviazione dei documenti e dei metadati, ecc.) > Modalità di interfacciamento con ParER per l invio dei documenti in conservazione Se si ritiene necessaria una descrizione più dettagliata dei sistemi informatici e delle loro caratteristiche si può rimandare a specifica documentazione tecnica che viene allegata al Disciplinare Formati file Individuazione dei formati dei file ammessi alla conservazione, indicazione delle modalità e delle tempistiche di riconoscimento effettuate da ParER. Formato file Descrizione Gestione Riconoscimento Indicazione Descrizione del dell estensione del file formato Indicazione se il formato è Accettato (idoneo alla conservazione), Gestito (migrabile in un formato accettato) o Non gestito (non migrabile in un formato accettato) Effettivo (sulla base dell analisi del bitstream) o Estensione (se si basa sull estensione del file) Tipologie di documenti Individuazione delle tipologie documentarie inviate in conservazione, sulla base dell appartenenza di ciascun documento oggetto di versamento a una classe generale, definita sulla base di caratteristiche materiali/intellettuali comuni a tutti i documenti ascrivibili alla medesima classe. Per ciascuna tipologia vanno identificati gli estremi riportati nella seguente tabella (una riga per ogni tipologia di documento): Chiave Tipo_documento 1 Valore Denominazione della tipologia del documento che identificherà nel sistema di conservazione tutti i documenti di quel tipo e rispetto a cui sono associati specifici set di metadati

9 Ogni singola tipologia documentaria è descritta e definita, in tutti gli elementi necessari a erogare il servizio di conservazione sostitutiva, in specifici sottocapitoli (6.x.4.x), uno per ogni tipologia documentaria individuata Tipo Documento 1 Descrizione sintetica del tipo documento e in particolare: > Definizione > Organizzazione nel contesto dell archivio dell Ente produttore: repertori utilizzati, registrazione nel protocollo, classificazione e fascicolazione, forme di pubblicazione, ecc. > Sistema informatico di produzione/gestione > descrizione del workflow di produzione con la sequenza delle principali fasi del processo: redazione, sottoscrizione, numerazione, pareri, esecutività, pubblicazione, registrazione nel repertorio di appartenenza, registrazione di protocollo, classificazione e fascicolazione, ecc. > riferimenti temporali generati nel processo di produzione e gestione del documento: data di sottoscrizione, data di adozione, data di esecutività, data di pubblicazione, data di registrazione di protocollo, ecc. > descrizione della struttura del documento: numero di file che compongono il documento principale, possibilità di allegati in file distinti da quello del documento principale, firme digitali utilizzate, legami con altri documenti > Modalità di annullamento e/o rettifica e possibili implicazioni per il processo di conservazione Identificativo univoco Definizione dell identificativo univoco (chiave) con cui ogni documento deve essere individuato all atto del invio in conservazione sostitutiva. La chiave è definita dalla terna numero-anno-registro così composta: Numero Numero intero Identificatore progressivo assegnato al documento all atto della sua acquisizione (registrazione) nel sistema di gestione documentale dell Ente produttore. Anno Anno (in quattro cifre) Contesto temporale cui fa riferimento la numerazione del registro (di norma si utilizza l anno solare) Registro Stringa alfanumerica Denominazione del registro, repertorio o simili in cui il documento è registrato Metadati descrittivi Definire il set di metadati descrittivi che formano il profilo archivistico per la specifica tipologia di documento. Per ciascun metadato deve essere indicato il formato, i possibili valori, il carattere obbligatorio o facoltativo. E possibile far riferimento a standard, linee guide o altra documentazione specifica che viene allegata al Disciplinare.

10 Obbligatorio Denominazione Valori ammissibili (formato, Descrizione del SI/NO del metadato lunghezza min/max, ecc.) metadato Documenti con firme non valide Indicare se è previsto l invio in conservazione di documenti con firma non valida e in quali casi questo avviene o potrebbe avvenire. Nel caso sia previsto l invio in conservazione di documenti con firma non valida, tra le proprietà del documento sarà presente il parametro forza accettazione valorizzato secondo il seguente schema. Chiave Valori possibili Descrizione forza_accettazione TRUE o FALSE I documenti con firma non valida saranno accettati (TRUE) o rifiutati (FALSE) in base al valore che l Ente produttore attribuisce al parametro nella specifica sessione di versamento Documenti non firmati Indicare se è previsto l invio in conservazione di documenti non firmati con firma non valida e in quali casi questo avviene o potrebbe avvenire. Nel caso sia previsto l invio in conservazione di documenti privi di firma, tra le proprietà del documento sarà presente il parametro forza conservazione valorizzato secondo il seguente schema Chiave Valori possibili Descrizione forza_conservazione TRUE o FALSE I documenti privi di firma saranno accettati (TRUE) o rifiutati (FALSE) in base al valore che l Ente produttore attribuisce al parametro nella specifica sessione di versamento Legami con altri documenti Descrivere, se esistono, i casi in cui è necessario preservare, nel sistema di conservazione, dei legami tra i documenti versati (ad esempio, l Ente produttore potrebbe voler gestire l annullamento o rettifica dei documenti anche nel sistema di conservazione). Sulla base di tale valutazione, si provvede quindi a definire la valorizzazione dei parametri targets (che indicano i documenti figlio, ovvero i documenti a cui punta il documento versato) e sources (che indicano i documenti padre, ovvero i documenti che puntano al documento versato). sources targests Chiave [numeroanno-registro] Chiave [numeroanno-registro] Chiave del documento che punta al documento che si sta versando Chiave del documento a cui punta il documento che si sta versando Struttura del documento e formati dei file Definizione della struttura dei documenti versati, indicando se il documento è (o può essere) formato da più file o da più parti. Di norma il documento è composto da una un unico file e da un unica parte, per cui i valori dei

11 formati versione/parte/file coincidono. Per quanto attiene ai formati file ammessi, si rimanda alla specifico capitolo (6.1.3). Lo schema seguente definisce i parametri di descrizione della struttura formale del documento (per i dettagli si rimanda alle Specifiche). Formato versione (rappresentazione) Concordato da ParER e dall Ente produttore, di norma coincide con il formato del file Formato parte Numero parte Formato file Concordato da ParER e dall Ente produttore, di norma coincide con il formato del file Numero di ordine della parte Per formati ammessi, vedi capitolo 6.x Proprietà del file e relativi metadati Definizione delle proprietà e dei metadati del file, secondo quanto riportato nella seguente tabella Nome file Stringa alfanumerica Nome del file originario nel sistema documentale dell Ente produttore. OBBLIGATORIO Id cliente Stringa alfanumerica Identificativo univoco del file utilizzato nel sistema di gestione documentale dell Ente produttore. Indicare come è definito e in quale sistema è utilizzato. OBBLIGATORIO Ordine presentazione hash urn Numero intero (0-Based compatto) Stringa alfanumerica Stringa alfanumerica Riferimento temporale Data (formato ISO 8601) Descrizione riferimento temporale Stringa alfanumerica Identifica l ordine di visualizzazione del file. Nel caso sia presente un unico file, il valore è 0 (zero) OBBLIGATORIO Hash del file, di norma calcolato da ParER al momento dell acquisizione FACOLTATIVO Urn del file, di norma è calcolato da ASC al momento dell acquisizione del documento FACOLTATIVO Data che rappresenta il riferimento temporale da utilizzare per le verifiche sulla validità della firma. FACOLTATIVO Descrizione del riferimento temporale utilizzato FACOLTATIVO

12 Allegati Descrivere i casi in cui è possibile che il documento abbia degli allegati, qualora si ritenga necessario specificare ulteriormente quanto indicato al punto Definire i metadati descrittivi dell allegato secondo la seguente tabella. chiave_allegato Stringa alfanumerica Descrizione dell allegato. Indicare in quale contesto è definita e gli eventuali valori che può assumere. tipo_allegato GENERICO Valore predefinito Stima dei flussi e dei volumi Stima dei flussi giornalieri e dei volumi annui complessivi dei documenti da versare. Nel dettaglio i valori da indicare sono: > il flusso medio giornaliero (in numero di documenti) > il flusso giornaliero massimo (in numero di documenti) > il volume annuo complessivo (in numero di documenti e di spazio occupato) Tipo Documento 2 Va replicato lo stesso schema del Tipo Documento 1, Gestione di documenti con firma non valida Indicare se ParER sulla base di quanto definito nei paragrafi precedenti deve abilitare il sistema ad accettare i documenti con firma non valida (forza accettazione). Inoltre deve essere definite le tipologie di invalidità accettate (le invalidità non accettate portano comunque alla non accettazione del versamento anche in caso di forzatura dell accettazione). Tipo invalidità Certificato scaduto Certificato not trusted Certificato revocato Certificato non ancora valido File corrotto Accettazione SI/NO SI/NO SI/NO SI/NO SI/NO Gestione di documenti non firmati Indicare se ParER sulla base di quanto definito nei paragrafi precedenti deve abilitare il parametro che consente di portare in conservazione anche documenti non firmati (forza conservazione) Controlli attivati in fase di versamento Definizione dei controlli che ASC è chiamato a effettuare in fase di accettazione delle singole richieste di versamento, secondo il seguente schema.

13 CONTROLLI Verifica scadenza certificato Verifica catena trusted Verifica revoca firma (CRL) Verifica integrità Verifica formato file Verifica struttura documento Verifica tipo documento Abilitazione sì/no sì/no sì/no sì/no sì/no sì/no sì/no Criteri per la creazione dei blocchi di conservazione Si definiscono i criteri in base a cui ASC provvede ad organizzare i documenti versati in blocchi di conservazione. Nel dettaglio si precisa: > l eventuale generazione dei blocchi in rapporto a ciascuna tipologia documentaria individuata e/o in ragione delle distinzioni tra documenti non firmati/documenti firmati validi/documenti firmati invalidi; > la cadenza temporale dei blocchi (l intervallo cronologico che intercorre tra l apertura e la chiusura del singolo blocco), prevedendo eventualmente delle cadenze temporali differenziate in riferimento alle diverse tipologie di blocchi previste; > la dimensione minima e massima in Kb dei file complessivamente presenti all interno dei singoli blocchi, prevedendo eventualmente dei range di memoria differenziati in rapporto alle diverse tipologie di blocchi previste; > l eventualità di introdurre, nei criteri di generazione dei blocchi, anche dei limiti legati alla numerosità dei documenti in essi contenuti; > ulteriori eventuali altri criteri attinenti alla generazione automatica dei blocchi Gestione delle anomalie Le anomalie che possono riscontrarsi nell operatività del servizio sono gestite secondo il seguente schema (per il dettaglio analitico delle casistiche si rimanda alle Specifiche): Tipo anomalia Descrizione Modalità di gestione Mancata risposta al versamento Errori temporanei È il caso in cui il documento viene correttamente versato ma, per vari motivi, la risposta di avvenuta ricezione non perviene all Ente produttore, che pertanto, erroneamente, lo reputa non versato. È il caso di errori dovuti a problemi temporanei che pregiudicano il versamento, ma si presume non si ripresentino a un successivo tentativo di versamento. Il caso più frequente è l impossibilità temporanea di accedere L Ente produttore lo trasmette nuovamente e il sistema ASC restituisce una risposta di esito negativo con l indicazione che il documento risulta già versato. Tale risposta deve essere usata dall Ente produttore come attestazione di avvenuto versamento e il documento deve risultare come versato. L Ente deve provvedere a rinviare il documento in un momento successivo. L operazione potrebbe dover essere ripetuta più volte qualora il problema, seppur temporaneo, dovesse protrarsi nel

14 Versamenti non conformi alle regole concordate Errori interni o dovuti a casistiche non previste o non gestite alle CRL degli enti certificatori. In questi casi ASC restituisce un messaggio di errore perché non riesce a completare le verifiche previste sulla validità della firma e il versamento viene quindi rifiutato. È il caso in cui il versamento non viene accettato perché non conforme alle regole concordate (firma non valida, formato file non previsto, file corrotto, mancanza di metadati obbligatori, ecc.). In alcuni casi è possibile che ASC risponda con un messaggio di errore generico che non indichi le cause dell anomalia riscontrata in quanto dovuta a un errore interno o perché legata a una casistica non prevista, non gestita o non gestibile da ASC. tempo. L Ente produttore e ParER possono concordare un numero massimo di tentativi di invio oltre i quali l Ente produttore segnala a ParER via il perdurare del problema. ParER invia via una segnalazione dell anomalia ai referenti dell Ente produttore, con i quali viene concordata la soluzione del problema. I referenti dell Ente produttore segnalano il problema via a ParER, che si attiverà per la sua risoluzione. [E comunque possibile definire procedure diverse qualora se ne ravvisasse l opportunità] Accesso a fini amministrativi ai documenti conservati Non è previsto da parte di ParER né il rilascio di copie cartacee conformi agli originali digitali conservati, né l accesso diretto alla documentazione da parte di colui che, dovendo tutelare situazioni giuridicamente rilevanti, abbia presentato istanza di consultazione. Di norma, è l'ente produttore a recuperare direttamente, mediante le modalità descritte ai paragrafi 5.1 e 5.2, la documentazione a cui deve accedere o a cui deve garantire l'accesso. Diversamente, qualora per motivi eccezionali l Ente produttore non sia in grado di agire direttamente, può richiedere via a ParER l invio di uno o più documenti, fornendo gli estremi necessari alla loro precisa e inequivocabile identificazione. ParER provvederà tempestivamente a inviare via all Ente produttore, senza ulteriori aggravi od oneri, i documenti richiesti e le relative prove di conservazione. Permane in carico allo stesso Ente produttore sia la responsabilità di valutare la fondatezza giuridica della domanda di accesso, sia l onere di far pervenire il documento (o sua eventuale copia cartacea conforme) al soggetto richiedente la consultazione. 6.2 Struttura 2 Descrizione sintetica della struttura: principali caratteristiche, riferimento ad AOO ex DPR 445/2000, ecc. NB: L articolazione della struttura 2 ricalca esattamente quella della Struttura 1. Qualora i dati, i parametri, le informazioni e ogni altro elemento utile a definire le modalità operative di svolgimento del servizio di conservazione siano gli stessi indicati in un altra Struttura, si fa semplicemente rinvio al corrispondente paragrafo. Da ciò ne discende che nelle strutture successive alla prima sono riportati solo gli elementi che differiscono da quelli indicati in altre strutture.