PAPERLESS EXPERIENCE.

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1 px PAPERLESS EXPERIENCE

2 BOLLETTINO PAPERLESS MAGGIO

3 Indice 10 Un miliardo La di documenti conservati 12 digitalizzazione della fatture passive e bolle doganali 15 Partecipazione al Lista Forum AgID della Conservazione 17di riscontro AgID per la conservazione dei documenti informatici 3

4 Indice Trasmissione Dati Fatture Un miliardo di documenti salvati Digitalizzazione Forum AGID Lista di riscontro AGID TRASMISSIONE DEI DATI FATTURE AL SISTEMA RI- CEVENTE DELL AGENZIA DELLE ENTRATE 4

5 In seguito alle recenti novità fiscali, i contribuenti, con riferimento alle operazioni rilevanti ai fini dell IVA effettuate a partire dal 2017, devono trasmettere i dati all Agenzia delle Entrate, anche mediante il Sistema di Interscambio, di tutte le fatture emesse nel corso del periodo d imposta, le fatture ricevute e registrate ai sensi dell art. 25 del D.P.R. n. 633/72, ivi comprese le bollette doganali, nonché le relative note di variazioni (art. 21 del D.L. n. 78/2010, così come modificato dall art. 4 comma 1 del D.L. n. 193/2016, e art. 1, comma 3, del D.Lgs. 127/2015). La Circolare n. 1/E del 7 febbraio 2017 ha fornito i primi chiarimenti in merito alla trasmissione dei dati delle fatture emesse e ricevute, nonché delle bollette doganali e delle relative variazioni. Più nel dettaglio, la Circolare n. 1/E ha confermato che se un soggetto passivo IVA trasmette o riceve fatture elettroniche mediante il Sistema di Interscambio i dati delle relative fatture saranno memorizzati ed acquisiti dall Agenzia delle Entrate quindi non sarà più richiesto di trasmetterli telematicamente all AE. Se, al contrario, le fatture non transitino tramite il Sistema di Interscambio, il contribuente dovrà trasmettere i dati relativi alle fatture mediante la trasmissione telematica dei dati fattura. Nella precedente newsletter Paperless Business di Doxee abbiamo approfondito gli incentivi fiscali per i contribuenti che esercitano l opzione, prevista dall art. 1 comma 3 del D.Lgs. 127/2015, e gli aspetti relativi alla modalità di trasmissione dei dati attraverso la fatturazione elettronica tra privati, scambiata tramite il Sistema di Interscambio, scenario in cui Doxee svolge il ruolo di intermediario e quindi offre tutta una serie di servizi di intermediazione tra gli operatori economici privati ed il Sistema di Interscambio. Nella presente newsletter, invece, intendiamo approfondire il secondo scenario e quindi quello della predisposizione e l invio all Agenzia delle Entrate dei file XML dei dati delle fatture emesse e ricevute. Ciò è interessante in quanto le nuove regole prevedono, diversamente dal passato, che sia possibile inviare i file Dati Fatture al Sistema Ricevente anche attraverso i canali trasmissivi già accreditati e in uso come appunto Doxee - seppure per altre finalità, come la trasmissione o la ricezione delle fatture elettroniche attraverso il Sistema di Interscambio. 5

6 Provvedimento attuativo dell adempimento Il Provvedimento del Direttore dell Agenzia delle Entrate n del 27 marzo 2017 ha definito le informazioni da trasmettere e le modalità per la comunicazione dei dati delle fatture emesse e ricevute valide dal 10 luglio 2017 in poi ed ha modificato i termini per la trasmissione dei dati delle fatture stabiliti dal precedente Provvedimento del Direttore dell Agenzia delle Entrate n del 28 ottobre Tempistiche di invio dei file Dati Fattura A regime la trasmissione dei file Dati Fatture deve essere ultimata entro l ultimo giorno del secondo mese successivo ad ogni trimestre (con gestione della pausa estiva di agosto con slittamento alla metà di settembre). La comunicazione relativa all ultimo trimestre è effettuata entro l ultimo giorno del mese di febbraio dell anno successivo. Solo per l anno 2017, le trasmissioni devono essere effettuate per il primo semestre entro il 16 settembre 2017 e per il secondo semestre entro il mese di febbraio La tabella riporta il riepilogo delle scadenze di trasmissione dei file Dati Fatture per il biennio : I Semestre 2017 Entro il 16 settembre 2017 II Semestre 2017 Entro il 28 febbraio 2018 I Trimestre 2018 Entro il 31 maggio 2018 II Trimestre 2018 Entro il 16 settembre 2018 III Trimestre 2018 Entro il 30 novembre 2018 IV Trimestre 2018 Entro il 29 febbraio 2019 Il Provvedimento n del 1 dicembre 2016 ha stabilito, inoltre, che entro quindici giorni successivi al termine di scadenza, è consentita la modifica di dati già trasmessi, relativi a fatture riferite al medesimo periodo (semestre o trimestre). 6

7 Specifiche di compilazione dei Dati Fatture L allegato al Provvedimento del 27 marzo 2017, denominato Specifiche tecniche e regole per la compilazione dei dati delle fatture, descrive le regole tecniche per la predisposizione del file XML dei dati delle fatture emesse e ricevute, da trasmettere all Agenzia delle Entrate. Il file è nel formato XML con un tracciato che presenta molte specifiche e caratteristiche similari con quello della fattura elettronica FatturaPA. La struttura del file è interamente delimitata dall elemento radice chiamato DatiFattura ed è composto da una sequenza di elementi complessi: DatiFatturaHeader: dati di testata; DTE: dati relativi alle fatture emesse; DTR: dati relativi alle fatture ricevute; ANN: dati di annullamento. In merito al contenuto del file XML Dati Fattura, è altresì necessario far riferimento alla Circolare n. 1/E del 7 febbraio 2017 in quanto riporta parecchi utili chiarimenti sulle informazioni da inserire nella compilazione del file Dati-Fattura. Più nel dettaglio, la circolare fornisce chiarimenti in merito: al dato Natura dell operazione; al campo Numero ; ai dati relativi alla percentuale di detraibilità o, in alternativa, alla deducibilità del costo riportato in fattura; ai dati relativi alla stabile organizzazione o al rappresentante fiscale; ai dati relativi alle importazioni (bollette doganali); al documento riepilogativo delle fatture di acquisto/vendita; ai dati relativi alle operazioni soggette a inversione contabile (intra-comunitarie e interne); ai dati relativi ad operazioni extra-comunitarie; al caso del regime forfettario ex lege n. 398/91, applicato dalle associazioni sportive dilettantistiche e da quelle assimilate; ai soggetti che si avvalgono del regime speciale per i produttori agricoli situati nelle zone montane; alle amministrazioni pubbliche; ai soggetti in regime forfetario; al regime fiscale di vantaggio per l imprenditoria giovanile e lavoratori in mobilità (cosiddetti minimi ); alle operazioni straordinarie o altre trasformazioni sostanziali soggettive (fusioni, scissioni, cessioni di azienda, conferimenti, ecc.). 7

8 Specifiche di trasmissione Una volta compilato il file XML Dati Fattura e firmato digitalmente, per il suo invio al Sistema Ricevente dell Agenzia delle Entrate, può essere utilizzato un canale di trasmissione già accreditato per il colloquio con il Sistema di Interscambio, come quello di Doxee, attraverso il quale possono essere trasmesse una o più comunicazioni di Dati Fatture firmate singolarmente con firma digitale ed eventualmente contenute in un file contenitore.zip. Si evidenzia che, a differenza dei telematici fiscali del passato, non è possibile trasmettere i file Dati Fattura attraverso la piattaforma Desktop telematico, che ha sostituito Entratel, ma lo si può fare solo tramite i canali di trasmissione che si interfacciano con il Sistema di Interscambio, come quello di Doxee. CONTRIBUENTE CANALE TRASMISSIVO Genera e trasmette il file XML Dati Fattura XML SISTEMA DI INTERSCAMBIO 8

9 Operativamente, è possibile trasmettere i file Dati Fattura all Agenzia delle Entrate, per il tramite del canale trasmissivo Doxee: un file in formato XML contenente i dati relativi ad una o più fatture emesse anche verso più cessionari/committenti; un file in formato XML contenente i dati relativi a una o più fatture ricevute anche da più cedenti/prestatori; un file in formato compresso ZIP contenente uno o più file dei tipi precedenti. I nome dei predetti file dovranno rispettare una nomenclatura convenzionale similare a quella della FatturaPA, ma la naming potrà essere assegnata da Doxee stessa. Dovendo essere il file XML firmato digitalmente, l estensione del file, in base al formato di firma adottato, può assume il valore.xml (nei casi di firma XAdES-BES) oppure.xml.p7m (nei casi di firma CAdES-BES). La notifica di esito Il Sistema Ricevente dell Agenzia delle Entrate, ricevuti i file XML, esegue dei controlli e produce le notifiche sull esito dell elaborazione dei file al fine di comunicare eventuali scarti o segnalazioni. Le notifiche di esito sono file XML firmati con firma elettronica avanzata dell Agenzia e vengono inoltrate al trasmittente attraverso lo stesso canale utilizzato per la trasmissione del file, in modo del tutto similare a quanto già avviene nel processo di fatturazione elettronica tramite il Sistema di Interscambio. XML 9

10 UN MILIARDO DI DOCUMENTI CONSERVATI 10

11 Doxee ha superato la soglia del miliardo di documenti conservati digitalmente a norma, confermando la sua leadership di mercato ed una user experience cross-market. Nel 2004 sono stati conservati i primi documenti informatici ed oggi dopo 13 anni la competenza, la qualità, la sicurezza e l erogazione del processo di conservazione erogato in outsourcing con il Servizio di Legal Electronic Archiving della piattaforma Doxee è cresciuta e migliorata, grazie alla collaborazione soprattutto dei nostri clienti, che ringraziamo!! Con l accreditamento AgID, la certificazione ISO 27011, la certificazione 9001 sul servizio di conservazione, oggi Doxee è in possesso dei requisiti di livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza nell erogazione del servizio. Nella soluzione proposta da Doxee un fattore distintivo è rappresentato dalla competenza e dalla conformità che i servizi di digitalizzazione, dematerializzazione, fatturazione elettronica e conservazione devono avere quali elementi di primaria importanza. Doxee ha costituito dal 2009 in poi un Centro di Competenza in ambito digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti tra i più autorevoli a livello nazionale, al fine di offrire una soluzione altamente specializzata in grado di soddisfare le esigenze di clienti eterogenei, proponendosi come fornitore, partner e consulente specializzato nella fornitura di servizi di consulenza ed aggiornamento normativo, supporto formativo e di prevendita, valutazioni su conformità alla normativa vigente ed attività di auditing. Una competenza trasversale alle diverse aree di applicazione e nei differenti contesti normativi e mercati di riferimento. Con il suo Centro di Competenza, Doxee organizza periodicamente workshop e sessioni formative e partecipa attivamente ad importanti tavoli di ricerca, commissioni tecnico-scientifiche, gruppi di lavoro e forum nazionali per la definizione di linee guida, standard, norme e casi utenti in ambito di dematerializzazione, conservazione digitale a norma, fatturazione elettronica e data certa elettronica. 11

12 LA DIGITALIZZAZIONE DELLA FATTURE PASSIVE E BOLLE DOGANALI 12

13 La risoluzione dell Agenzia delle Entrate n. 46/E del 10 aprile 2017 ha il pregio di definire un caso pratico e di riferimento per la digitalizzazione delle fatture passive e bolle doganali. Il quesito posto dalla società istante ha la finalità di evitare la stampa dei documenti (fatture e bolle doganali) ricevuti in formato digitale (esempio Pdf), con particolare riferimento a quei documenti per i quali la normativa vigente prevede a carico del cessionario/ committente specifici obblighi ai fini dell assolvimento dell imposta sul valore aggiunto mediante integrazione del documento. La procedura operativa descritta nella risoluzione dalla società istante, integrata dal parere dell Agenzia delle Entrate, è la seguente: 1 Numerare progressivamente i documenti in arrivo con un protocollo di arrivo formato da serie alfanumeriche ed univoche differenziate a seconda del formato del documento ricevuto: Per i documenti ricevuti in formato cartaceo il protocollo (Zl50FFnnnnnnnnnn) sarebbe così composto: Z150 prefisso che identifica la società istante; FF = sigla identificativa della fattura del fornitore o bolla doganale; nnnnnnnnnn = numero progressivo di dieci cifre. Per i documenti ricevuti in formato Pdf o altri formati digitali il protocollo (Zl50FEnnnnnnnnnn) sarebbe così composto: Z150 = prefisso che identifica la società istante; FE sigla identificativa della fattura del fornitore o bolla doganale; nnnnnnnnnn = numero progressivo di dieci cifre. Anche la protocollazione avverrà in maniera differente a seconda che il documento sia ricevuto in formato cartaceo o digitale (esempio Pdf): A. all arrivo di documenti (fatture e bolle doganali) in formato cartaceo, verrà apposto manualmente sugli stessi, un numero detto protocollo di arrivo. Una volta apposto il protocollo verrà acquisita, tramite apparecchiature elettroniche (scanner), l immagine dei documenti in questione, provvedendo a cestinare la copia cartacea solo una volta concluso il processo di conservazione sostitutiva. Sulla copia per immagine prodotta è necessario apporre una firma digitale ai sensi dell art. 4 comma 1 del D.M. 17 giugno 2014 prima della loro conservazione B. all arrivo di documenti in formato Pdf o altri formati digitali, onde evitare la stampa dei documenti in questione, sull immagine degli stessi verrà direttamente inserito, tramite apposito software, il protocollo di arrivo di cui sopra. Nel caso di autofatture, ad esempio per servizi prestati da soggetti passivi extra UE nei confronti della società istante, il protocollo di arrivo verrà apposto sulla fattura del prestatore extracomunitario, che sarà conservata in modalità sostitutiva unitamente all autofattura emessa dalla società istante ai fini dell assolvimento dell IVA. 13

14 2 Integrare i documenti ricevuti in formato Pdf, per i quali la normativa vigente in materia prevede l assolvimento dell IVA da parte del cessionario/committente (esempio fatture per acquisti intracomunitari e per altri acquisti in regime di reverse charge ), mediante la predisposizione di un altro documento, che verrà allegato all immagine della fattura in questione, contenente sia i dati necessari per l integrazione sia gli estremi della stessa. Detto documento sarà predisposto da un apposito software, che provvederà alla sua conservazione sostitutiva unitamente (allegato) alla fattura di riferimento, senza che entrambi vengano mai stampati in formato cartaceo. Su tutti i predetti documenti, nativi digitali (punti 1.b e 2) è possibile apporre una firma digitale al fine di garantire autenticità ed integrità, prima della loro conservazione digitale. 3 Adottare un registro dei protocolli di arrivo. nel registro IVA mediante assegnazione di un numero progressivo. 5 Annotare nel registro IVA acquisti gli elementi previsti dall articolo 25 del DPR n. 633 del 1972 ed il numero del protocollo di arrivo, in modo da correlare il protocollo Iva con il protocollo di arrivo. 6 Completare la procedura di conservazione sostitutiva dei documenti secondo quanto previsto dal D.M. 17 giugno Conservare anche il registro Iva acquisti ed il registro dei protocollo di arrivo. 8 Distruggere i documenti in formato cartaceo una volta completata la procedura di conservazione sostitutiva. 4 Registrare le fatture di acquisto 14

15 PARTECIPAZIONE AL FORUM AGID DELLA CONSERVAZIONE 15

16 Doxee ha partecipato il 5 aprile 2017 al terzo incontro dedicato al Forum sulla Conservazione dei documenti informatici, istituito dall Agenzia per l Italia Digitale. All incontro hanno partecipato conservatori accreditati, associazioni di categoria e consulenti di settore con l obiettivo di fare il punto sullo stato dell arte in ambito accreditamento dei conservatori e raccogliere spunti e best practice in materia di conservazione dei documenti informatici. Le attività dell incontro si sono articolate in quattro sessioni: Aggiornamento sullo stato dell arte in materia di accreditamento dei conservatori; Le esperienze e le iniziative della Pubblica Amministrazione in materia di conservazione; Aggiornamento dell Agenzia delle Entrate in merito alla fatturazione elettronica tra privati ed anticipazioni in merito alla Risoluzione n. 46/E del 10 aprile 2017; Aggiornamento attività dei gruppi di lavoro: Piano nazionale di comunicazione/formazione in materia di conservazione digitale; Contributo delle associazioni di categoria. 16

17 LISTA DI RISCONTRO AGID PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI IN- FORMATICI 17

18 L 8 maggio 2017 è stata pubblicata la lista di riscontro che AgID potrà utilizzare come strumento per effettuare verifiche ispettive presso i conservatori accreditati di documenti informatici, come Doxee. La lista di riscontro, elaborata sulla base dei requisiti di qualità e sicurezza per l accreditamento e la vigilanza, è lo strumento che supporta la verifica dei requisiti richiesti per i sistemi di conservazione adottati dai conservatori accreditati. Tale strumento elenca le attività di controllo che AgID, in collaborazione con Accredia e gli enti di certificazione certificati da Accredia stessa, può svolgere indicando gli specifici elementi da verificare ed è utilizzabile per effettuare visite ispettive. Doxee crede che questo percorso, costoso per i conservatori accreditati, possa rappresentare nel tempo un ulteriore elemento di fiducia e garanzia per i clienti ed utenti finali. 18