Che cos è un programma di presentazione

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1 Che cos è un programma di presentazione I programmi per la creazione di presentazioni, come PowerPoint, sono software che consentono di costruire documenti informatici multimediali, vale a dire una sequenza di diapositive o schermate che possono contenere testo, immagini, animazioni e suoni. Queste diapositive sono collegare tra loro in modo sequenziale oppure non sequenziale. Una presentazione deve essere progettata, in pratica deve essere preparata una mappa concettuale o storyboarding, raccolto e valutato il materiale occorrente, organizzata l interfaccia grafica (colori ed eventuali sfondi, tasti di navigazione, ecc.) ecc Ricordatevi che è fondamentale avere tutti i file esterni (foto, suoni, filmati) in una sola cartella, la stessa nella quale verrà salvata la presentazione. Questo percorso prevede la costruzione di una semplice presentazione sugli animali: ANIMALI Pesci Mammiferi Uccelli PESCI Murena carpa MURENA CARPA Creare una nuova presentazione (modello predefinito) Quando si entra in ambiente PowerPoint si apre una finestra che contiene quattro opzioni: Creazione guidata (autocomposizione) si entra in un percorso guidato che aiuta a definire le caratteristiche della presentazione; Modello struttura permette di scegliere tra una serie di modelli predefiniti; Presentazione vuota utilizza le impostazioni predefinite; Aprire una presentazione ci permette di aprire una presentazione precedentemente salvata; Quando scegliamo Presentazione vuota compare un altra maschera dove è possibile scegliere tra un layout precostituito o una pagina vuota. Scegliamo la pagina vuota. Modulo 6 Strumenti di presentazione pag.1

2 Compare l interfaccia standard di lavoro suddivisa in tre grosse zone A-B-C, le classiche barre di stato, menu, strumenti, disegno, ecc. La zona A è la zona destinata alla struttura della presentazione, dove è possibile modificare, cancellare e riordinare le diapositive. In basso in questa zona troviamo la barra delle visualizzazioni che ci permette di visualizzare, nell ordine: visualizzazione normale, visualizzazione struttura, visualizzazione diapositive, visualizzazione sequenza diapositive, presentazione. La zona B è la diapositiva sulla quale stiamo lavorando. La zona C è il riquadro per le note del relatore. Incominciamo a definire la prima diapositiva: E la dia di apertura, la copertina, la Home Page, dovrà contenere gli elementi grafici che caratterizzeranno il lavoro, esplicitare il contenuto, ecc. Per inserire il titolo della diapositiva conviene scriverlo nella zona sinistra di fianco alla dia n 1 e contemporaneamente viene inserito a destra all interno di una casella di testo. Ovviamente possiamo fare tutte le modifiche al nostro testo. Posso aggiungere linee ed elementi grafici così come posso definire un colore di sfondo: tasto destro SFONDO e poi decidere se deve essere applicato a tutta la presentazione oppure solo alla pagina attiva. Modulo 6 Strumenti di presentazione pag.2

3 COME INSERIRE UN TESTO Utilizzando lo strumento CASELLA DI TESTO creiamo le scritte degli argomenti: mammiferi pesci uccelli e ancora è possibile colorare, allineare, spaziare, ecc. Facciamo un primo salvataggio del lavoro.. e inseriamo la seconda dia >> menù INSERISCI NUOVA DIAPOSITIVA VUOTA Assegniamo il nome UCCELLI e definiamo il contenuto della prima pagina di questo capitolo. Questa pagina dovrà contenere una breve descrizione del mondo degli uccelli, una foto, e l indice dei volatili che ci interessa trattare. COME INSERIRE UN IMMAGINE stessa non c è quindi bisogno di memorizzarla separatamente. Per inserire un immagine si può procedere in diversi modi: Si può usare il solito sistema copia-incolla prelevando l immagine da internet, da un CD, da un enciclopedia, da un altro file, ecc. In questo caso l immagine viene inserita nella presentazione e farà parte integrante della Dal menu INSERISCI IMMAGINE, scegliendo poi se da file, da scanner o altro; anche in questo caso l immagine sarà incorporata. Modulo 6 Strumenti di presentazione pag.3

4 COME INSERIRE UN OGGETTO Altro metodo per inserire un immagine, ma anche un filmato, un testo ecc. è utilizzare la proprietà OGGETTO dal menu INSERISCI: Qui posso operare in diversi modi. Se seleziono la voce CREA NUOVO OGGETTO devo scegliere quale sarà l applicazione (programma) che voglio usare, chiaramente questo è riferito solo al mio PC, quest oggetto posso incorporarlo alla presentazione oppure visualizzare l icona in tal caso si aprirà il programma scelto attivando l opzione VISUALIZZA COME ICONA. Se seleziono la voce CREA DA FILE potrò scegliere un file già creato e importato all interno della presentazione, se scelgo invece COLLEGA il file non sarà incorporato. COME INSERIRE UN LINK Per inserire il testo bisogna prima è necessario creare un contenitore di testo usando una casella di testo. Creiamo i primi collegamenti ipertestuali link parole calde. Di norma in un programma di presentazione il passaggio avviene sequenzialmente e PowerPoint automaticamente inserisce il passaggio da una diapositiva all altra mediante il tasto invio o il tasto sinistro del mouse; questo significa che tutta la diapositiva e tutti gli oggetti inseriti diventano tasti, collegamenti alla diapositiva successiva. Se noi dobbiamo realizzare un ipertesto (quindi non sequenziale) conviene disattivare questa funzione e inserire i collegamenti (link) decisi da noi. Per disattivare: menu PRESENTAZIONE TRANSIZIONE DIAPOSITIVA togliamo la selezione Modulo 6 Strumenti di presentazione pag.4

5 in Con un clic del mouse e Applichiamo a tutte. Torniamo sulla prima dia, selezioniamo la casella UCCELLI, meglio ancora tasto destro sul bordo della casella di testo UCCELLI, e scegliamo IMPOSTA AZIONE (possiamo anche selezionare la casella di testo e poi menu DIAPOSITIVA IMPOSTA AZIONE. Nella finestra Imposta azione scegliamo EFFETTUA COLLEGAMENTO A: poi DIAPOSITIVA a questo punto si apre una nuova finestra che contiene l elenco delle dia già costruite, non dobbiamo far altro che sceglierla e dare OK. Il concetto è se clicco qui dove vado? quale finestra si apre? cosa succede al mio computer? quale azione dovrà seguire il mio clic?. Per visualizzare la presentazione basta premere il tasto F5 oppure spazio del contenitore di testo si sarà trasformato in un TASTO. tutto lo Selezioniamo ora la seconda dia per attivare gli altri collegamenti. Da questa dia possiamo: tornare sulla prima dia (home page) andare nella dia MARTIN PESCATORE andare nella dia AQUILA Prima di attivare i collegamenti è meglio creare le pagine che ci mancano. Dalla dia AQUILA e MARTIN possiamo: tornare sulla prima pagina (home page) tornare nella pagina capitolo UCCELLI Modulo 6 Strumenti di presentazione pag.5

6 Abbiamo bisogno quindi di due tasti che ci permettano di navigare liberamente: Tasto - HOME PAGE Tasto INDICE Una volta creati i tasti e inserito il collegamento basterà copiarli e incollarli in tutte le dia. Per velocizzare il lavoro non dobbiamo far altro che (sulla barra delle diapositive) selezionare una dia copiare e incollare ed in seguito modificare il testo le foto e i collegamenti, in questo modo la struttura grafica resterà costante. Tipi di collegamenti ipertestuali o LINK: Collegamenti su oggetti (la casella di testo che abbiamo usato prima) Collegamenti testuali, cioè selezionando un parola o frase, sono anche chiamate PAROLE CALDE (hotwords) SONO UN COLLEGAMENTO riconoscibile dalla diversa colorazione del testo e dalla sottolineatura. Link grafici, possiamo cioè utilizzare immagini o porzioni di immagini, icone, pulsanti, ecc. Esistono pulsanti preconfigurati che possono essere usati facilmente; menu PRESENTAZIONE PULSANTI DI AZIONE Modulo 6 Strumenti di presentazione pag.6

7 Link esterni a siti web; inserire il testo di riferimento, selezionare il testo, menu INSERISCI COLLEGAMENTO IPERTESTUALE Nella casella DIGITARE inserire l indirizzo web tipo SUONI E FILMATI Per inserire un suono ci sono due possibilità menu INSERISCI FILMATI E SUONI: inserire un file sonoro preesistente, IN QUESTO CASO IL FILE DOVRA ESSERE PRESENTE E PRELEVATO (COLLEGATO) NELLA DIRECTORY NELLA QUALE E MEMORIZZATA LA PRESENTAZIONE. Selezionare SUONO DA FILE Trovare la cartella e il file. Viene visualizzata una finestra di richiesta. Se si risponde SI il file musicale viene lanciato automaticamente appena visualizzata la dia; non c è nessun controllo sul suono. Se si risponde NO per ascoltare il brano bisogna cliccare sull icona e per terminare basta premere ESC. Modulo 6 Strumenti di presentazione pag.7

8 Sempre dal menu Filmati e Suoni è possibile registrare direttamente in PowerPoint selezionando REGISTRA SUONO. In questo caso il file sonoro viene integrato alla presentazione. Per questa operazione ho bisogno di un microfono. Per inserire un filmato si utilizza la stessa finestra e il meccanismo è lo stesso del suono. RICORDARSI SEMPRE DI COPIARE IL FILE MULTIMEDIALE NELLA CARTELLA DI LAVORO. >>> Se si desidera mettere un suono autopartente e che non si fermi al passeggio delle dia bisogna prima seguire i passaggi precedenti cioè inserire il file sonoro autopartente poi selezionare l icona e andare nel menu PRESENTAZIONE ANIMAZIONE PERSONALIZZATA. Nella sezione IMPOSTAZIONI MULTIMEDIALI dobbiamo selezionare la voce CONTINUA PRESENTAZIONE e decidere dopo quale dia deve terminare. TRANSIZIONE DIAPOSITIVE Il passaggio da una dia ad un altra è possibile effettuarlo con delle transizioni precostituite. La transizione può essere uguale per tutte le dia, differente per ogni dia, oppure far scegliere al programma una sequenza casuale. Menu PRESENTAZIONE TRANSIZIONE DIAPOSITIVE Nella zona ETTETTO si può scegliere il tipo di transizione (viene fatta vedere un anteprima) e la velocità. Nella zona AVANZAMENTO selezionando CON UN CLIC DEL MOUSE si avanza di una dia; se viene selezionato AUTOMATICAMENTE DOPO occorre dare anche il tempo espresso in secondi. Questo sistema permette ad esempio di realizzare una presentazione automatica una canzone abbinata a delle foto oppure animazioni. Nella zona suono si può scegliere un effetto sonoro da abbinare alla transizione. Modulo 6 Strumenti di presentazione pag.8

9 EFFETTI DI ANIMAZIONE E possibile attribuire animazioni ai singoli aggetti presenti su una diapositiva, dalla più semplice apparizione di un testo oppure delle colonne di un istogramma a vere e proprie animazioni con elementi grafici, parole e foto. Abbiamo la possibilità di scegliere tra animazioni predefinite oppure costruire noi l animazione. Bisogna in ogni caso prima selezionare l oggetto che ci interessa animare. Menu PRESENTAZIONE ANIMAZIONE PERSONALIZZATA Nella zona sinistra-alto è selezionato l oggetto attivo e a destra viene mostrato. Una volta che sono in questa mascherina posso selezionare altri oggetti e decidere l animazione senza dover ogni volta uscire. Nella parte bassa abbiamo: Ordine e intervalli posso decidere la sequenzialità delle animazioni e se queste devono iniziare ad un mio clic oppure automaticamente dopo un tot di tempo Modulo 6 Strumenti di presentazione pag.9

10 Effetti Nelle prime due caselle è possibile scegliere il tipo di animazione e il punto di partenza. E poi possibile scegliere il tipo di suono abbinato e l eventuale modifica di colori o altro dopo l avvenuta animazione, posso ad esempio decidere che il testo diventerà viola. Se animo un testo posso anche animare le singole lettere. Modulo 6 Strumenti di presentazione pag.10

11 Effetti grafici Gli effetti grafici sono applicabili solo ai grafici, pertanto devo già averne inserito uno. Anche qui si può scegliere il tipo di animazione, il suono ecc. Impostazioni multimediali In questa sezione, come abbiamo visto prima, si applicano le opzioni di esecuzione dei filmati e dei suoni. Modulo 6 Strumenti di presentazione pag.11

12 TABELLE E GRAFICI Per realizzare grafici e tabelle ci sono vari modi: 1. In una diapositiva vuota selezioniamo menu INSERISCI GRAFICO ci compare un grafico e una tabella. Modificando i valori della tabella si modifica anche il grafico Da notare il fatto che la barra dei menu e degli strumenti sono cambiate e ci permettono di lavorare con le funzioni dei grafici. Non appena si clicca fuori dal grafico tutto ritorna come prima con il nostro grafico inserito, per modificarlo basta un doppio clik sul grafico. 2. menu INSERISCI OGGETTO e scegliamo nella barra di scorrimento Tipo di oggetto FOGLIO DI LAVORO DI MICROSOFT EXCEL, anche in questo caso è cambiato il menu e gli strumenti e ti trovi a lavorare difatto in EXCEL. Modulo 6 Strumenti di presentazione pag.12

13 Questo è il risultato finale Organigrammi Su una diapositiva nuova scegliamo menu INSERISCI OGGETTO MICROSOFT ORGANIZATION CHART Questo è un vero e proprio programma in grado di generare qualsiasi organigramma, una volta terminato basta andare su menu FILE ESCI e l organigramma verrà inserito nel foglio. Modulo 6 Strumenti di presentazione pag.13

14 SALVARE UNA PRESENTAZIONE Si può salvare una presentazione in vari modi ma bisogna sempre ricordarsi di tenere all interno della cartella di lavoro tutti i file che si sono utilizzati. PPS In questa modalità si potrà solo visualizzare la presentazione, non sarà quindi possibile modificarla PPT Il questa modalità verrà aperto il programma PowerPoint HTML In questa modalità verrà creata la versione web corredata di una cartella al cui interno saranno presenti tutti i file necessari alla visualizzazione Nel caso PPS e PPT se dobbiamo far vedere la presentazione su un altro computer avremo certamente bisogno di portare con noi: - il file della presentazione - i file multimediali ma anche, se nell altro computer non è presente, - il VISUALIZZATORE POWERPOINT che dovrà essere installato prima di mostrare il nostro lavoro. Questo visualizzatore si trova a disposizione in internet o nei cd allegati a riviste di informatica. PRESENTAZIONE PORTATILE E possibile realizzare una presentazione PORTATILE, vale a dire una presentazione compressa contenente tutto il materiale occorrente: il file della presentazione, i file allegati e il visualizzatore. Occorre prima di tutto creare una cartella, io la chiamerò PORTATILE lanciare dal menu FILE PRESENTAZIONE PORTATILE scegliere il percorso dove memorizzare la presentazione La prima opzione garantisce che le eventuali immagini e i file multimediali collegati non Modulo 6 Strumenti di presentazione pag.14

15 incorporati, siano allegati alla presentazione. La seconda opzione garantisce che i caratteri usati nella presentazione vengano allegati Per sicurezza è sempre bene includere il visualizzatore Scegliendo fine il programma creerà nella cartella scelta da noi dei file compressi La cartella contenente questi file dovranno essere copiati e poi installati su un altro computer. Ovviamente i file sono molto grossi e pertanto dovremo utilizzare obbligatoriamente un cd. Per eseguire la copia (si parla di copia pertanto creerò una cartella e copierò tutti i file della presentazione nel computer di destinazione) faccio doppio clic su PNGSETUP.EXE, mi verrà chiesta la cartella di destinazione e poi OK Modulo 6 Strumenti di presentazione pag.15

16 Se sul computer non è presente PowerPoint devo lanciare PPVIEW32.EXE, cioè il visualizzatore, altrimenti doppio clic su ANIMALI.PPT In questa cartella c è tutto l occorrente per creare un CD autopartente. Già solo copiando questi file (senza cartella) su un CD posso visualizzare la presentazione senza copiare nulla sul computer ospite. Per creare il CD autopartente ho bisogno di tre file: start.exe - permette di lanciare il cd autorun.inf contiene le informazioni per far partire il cd dog.ico è l icona del cd. Il file autorun.inf contiene queste informazioni, non dobbiamo fare altro che inserire il nome del Modulo 6 Strumenti di presentazione pag.16

17 nostro file, il nome della nostra icona e salvare [Autorun] OPEN=start.exe ppview32.exe NOMEFILE.ppt icon=nomeicona.ico NUOVA VERSIONE CORRETTA [Autorun] OPEN=start.exe ppview32.exe animali.ppt icon=doghead.ico Quando noi inseriamo il cd nel lettore il computer andrà a leggersi le informazioni contenute nel file autorun.inf: Apri il programma start.exe e fai partire ppviev32.exe che lancerà animali.ppt Modulo 6 Strumenti di presentazione pag.17