Organismo Notificato Nr. 0051

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1 Organismo Notificato Nr PRESCRIZIONI DI FORNITURA DEI SERVIZI DI VALUTAZIONE DELLA CONFORMITÀ AI SENSI DELLE DIRETTIVE COMUNITARIE PER LE QUALI IMQ OPERA COME ORGANISMO NOTIFICATO DIRETTIVA 92/42/CEE CONCERNENTE I REQUISITI DI RENDIMENTO PER LE NUOVE CALDAIE AD ACQUA CALDA ALIMENTATE CON COMBUSTIBILI LIQUIDI O GASSOSI Indice Prescrizioni Generali Prescrizioni Particolari Modulo di Accettazione Questo fascicolo è composto dalle Prescrizioni generali per la fornitura di servizi di valutazione della conformità ai sensi delle direttive comunitarie per le quali IMQ opera come organismo notificato e dalle relative Prescrizioni particolari per la fornitura di servizi di valutazione della conformità ai sensi delle direttive comunitarie per le quali IMQ opera come organismo notificato. Vi preghiamo di apporre due firme e la data nel modulo di accettazione contenuto nella pagina finale.

2 Registro Imprese Milano PRESCRIZIONI GENERALI PER LA FORNITURA DI SERVIZI DI VALUTAZIONE DELLA CONFORMITÀ AI SENSI DELLE DIRETTIVE COMUNITARIE PER LE QUALI IMQ OPERA COME ORGANISMO NOTIFICATO 1. OGGETTO DEL SERVIZIO DI VALUTAZIONE DELLA CONFORMITÀ 1.1 Il presente documento stabilisce le Prescrizioni Generali (qui di seguito le Prescrizioni Generali ) per la fornitura, da parte di IMQ S.p.A. (qui di seguito IMQ ), di uno o più servizi di valutazione della conformità (qui di seguito il Servizio o i Servizi ) ai sensi delle direttive comunitarie per le quali IMQ è autorizzato ad operare in qualità di Organismo Notificato (qui di seguito ON ). 1.2 In qualità di ON, IMQ opera come organismo di certificazione di prodotto accreditato ai sensi della norma europea UNI CEI EN 45011:1999 e/o della norma internazionale UNI CEI EN ISO/IEC 17065:2012. Accreditamenti e Notifiche di IMQ sono disponibili sul sito web Le Prescrizioni Particolari applicabili per ciascuna direttiva comunitaria per la quale IMQ è autorizzato ad operare costituiscono parte integrante delle Prescrizioni Generali. 1.4 Il Committente affida a IMQ il relativo Servizio ai fini del rilascio dei pertinenti documenti di attestazione della conformità (per esempio: Attestato di Esame CE del Tipo, Dichiarazione di Approvazione del Sistema Qualità) previsti dalla specifica direttiva applicabile (qui di seguito, la Certificazione CE o le Certificazioni CE ). 1.5 IMQ affida il Servizio a personale, dipendente IMQ o legato da rapporto di collaborazione con IMQ, dotato di specifica competenza e preventivamente qualificato. 1.6 A conclusione del Servizio, IMQ rilascia al Committente la pertinente Certificazione CE richiesta. In caso di esito negativo, IMQ rilascia al Committente apposita comunicazione con la descrizione delle non conformità riscontrate. 2. ITER DEL PROCESSO DI VALUTAZIONE DELLA CONFORMITÀ 2.1 Ciascuna direttiva comunitaria specifica le procedure di valutazione della conformità applicabili. Per i requisiti da rispettare, compresa la documentazione tecnica richiesta e diritti e doveri del Committente, si rimanda alla specifica direttiva applicabile e ai relativi dispositivi legislativi di recepimento nazionale. 2.2 La richiesta di accedere al Servizio in oggetto, da parte del Committente, avviene mediante presentazione ad IMQ di apposita domanda, contenente almeno le seguenti informazioni: - generalità del Committente (ragione sociale, nome, indirizzo, stato giuridico, ecc.); - descrizione del prodotto da certificare; - direttiva comunitaria applicabile e procedura di valutazione prevista e/o scelta dal Committente; - dichiarazione da cui risulti che la stessa richiesta non è stata presentata ad alcun altro organismo notificato; - documentazione tecnica che permetta di valutare la conformità del prodotto alle prescrizioni applicabili della specifica direttiva. Per ciascuna direttiva per la quale opera in qualità di ON, IMQ rende disponibili, su richiesta, appositi moduli di Domanda di Certificazione da utilizzare a cura del Committente per richiedere il Servizio. La Domanda di Certificazione deve essere presentata redatta sul modello IMQ, compilata in tutte le sue parti, timbrata e firmata da un legale rappresentante del Committente. Il Committente può delegare un Rappresentante Autorizzato, mediante mandato scritto, che lo autorizza ad agire per suo conto in relazione a determinati compiti. 2.3 Nel caso in cui il Committente abbia già ottenuto da altro ON una o più Certificazioni CE e richiede a IMQ di subentrare come nuovo ON per le attività di sorveglianza, il Committente stesso è tenuto a fornire ad IMQ anche copia di tali Certificazioni CE. 2.4 All atto della ricezione della domanda presentata dal Committente, IMQ provvederà ad emettere un offerta, che costituisce parte integrante e sostanziale delle presenti Prescrizioni Generali, nella quale verranno riportate in particolare le seguenti informazioni: - la descrizione del Servizio; - le tempistiche di erogazione del Servizio; - l importo dovuto, come da Tariffario IMQ in vigore, dettagliato per le singole attività richieste; - le modalità di fatturazione e di pagamento. 2.5 Il contratto tra IMQ e il Committente (qui di seguito il Contratto ) si perfeziona con l'accettazione, da parte del Committente, di tale offerta e l invio ad IMQ: - dell offerta controfirmata per accettazione; - dell accettazione delle presenti Prescrizioni Generali (disponibili sul sito web - dell accettazione delle Prescrizioni Particolari della specifica Direttiva (disponibili sul sito web - dell'eventuale ordine d'acquisto, se richiesto dall amministrazione del Committente, Al perfezionamento del Contratto segue la fase di pianificazione dell attività da parte IMQ con la comunicazione al Committente di modalità, tempistiche e date di effettuazione delle attività, nomina del team di verifica, eventuali richieste specifiche da concordare. 2.6 L accettazione da parte IMQ della domanda presentata dal Committente resta subordinata all'esito positivo del riesame della domanda stessa da parte del personale competente IMQ; IMQ si riserva pertanto la facoltà di risolvere il Contratto nei Mod. 700DGEN/2 1/8

3 Registro Imprese Milano cinque (5) giorni lavorativi successivi alla ricezione dell ordine, tramite comunicazione scritta, nel caso in cui dovesse ravvisare elementi che possano inficiare la valutazione della conformità. 2.7 Il Contratto, è stipulato a tempo indeterminato, a partire dalla data di accettazione da parte del Committente dell offerta formulata da IMQ e dei documenti di cui all art. 2.5 che precede. IMQ e il Committente hanno la facoltà di recedere dal Contratto con un preavviso minimo di tre (3) mesi rispetto alla data di efficacia del recesso, mediante lettera raccomandata A.R. o altra modalità valida agli effetti di legge. 2.8 Esame CE del Tipo Nel caso in cui la procedura di valutazione della conformità scelta dal Committente preveda l Esame CE del Tipo, il Committente è tenuto a fornire ad IMQ i campioni rappresentativi della produzione prevista ed il Fascicolo Tecnico, indicando in particolare: - l elenco di norme armonizzate applicabili e/o di altre pertinenti specificazioni tecniche, applicate completamente o in parte, e le descrizioni delle soluzioni adottate per soddisfare le prescrizioni della direttiva, se tali norme armonizzate non sono state applicate. In caso di applicazione parziale delle norme armonizzate, la documentazione tecnica specifica delle parti che sono state applicate; - il progetto, le modalità di fabbricazione e di funzionamento del prodotto includendo una descrizione generale del prodotto, disegni relativi alla progettazione di massima e alla fabbricazione, schemi dei componenti, dei sottosistemi, dei circuiti, ecc.; - i risultati dei calcoli di progettazione effettuati, delle analisi svolte, ecc.; - i rapporti delle prove effettuate sul prodotto IMQ verifica che il Fascicolo Tecnico risponda ai requisiti della direttiva applicabile; qualora la documentazione ricevuta risulti incompleta, IMQ provvederà a richiedere al Committente un integrazione documentale. Al termine dell esame del Fascicolo Tecnico, IMQ esprime un parere positivo o negativo: nel primo caso l iter di valutazione prosegue con le fasi successive; nel secondo caso IMQ provvede a inviare al Committente, in forma scritta, le proprie osservazioni e richieste di documenti mancanti o integrazioni. Il Committente ha tre (3) mesi di tempo per inviare la documentazione mancante o integrativa; in caso contrario IMQ può decidere di bloccare l iter di valutazione e richiedere il pagamento dell attività svolta fino a quel punto Nel caso la valutazione del Fascicolo Tecnico abbia dato esito positivo, l Esame CE del Tipo viene condotto secondo quanto previsto dalla specifica direttiva e prevede le seguenti attività: - verifica che il Tipo sia stato fabbricato conformemente al Fascicolo Tecnico trasmesso e individuazione degli elementi che sono stati progettati conformemente alle disposizioni applicabili delle norme armonizzate, nonché degli elementi la cui progettazione non sia basata sulle disposizioni applicabili delle suddette norme; - effettuazione dei controlli, delle misurazioni e delle prove necessarie per verificare se le soluzioni adottate soddisfano i requisiti essenziali di sicurezza e di tutela della salute previsti dalla specifica direttiva, qualora non siano state applicate le norme armonizzate; - effettuazione dei controlli, delle misurazioni e delle prove necessarie per verificare, qualora siano state utilizzate le norme armonizzate, che tale applicazione sia effettiva IMQ provvede, se del caso, alla stesura di uno specifico protocollo di prova e comunica al Committente il numero di esemplari del tipo rappresentativi della produzione prevista che devono essere forniti gratuitamente per l'esame di conformità. IMQ può chiedere altri campioni dello stesso tipo se necessari a effettuare il programma di prove. I campioni da sottoporre a prova devono essere fatti pervenire, a cura del Committente, presso il laboratorio indicato da IMQ, accompagnati dai documenti prescritti dalla legislazione vigente. Qualora il Committente richieda ad IMQ di occuparsi direttamente del trasporto o dell importazione dei prodotti, le relative spese sostenute da IMQ saranno fatturate con la maggiorazione prevista dal Tariffario IMQ in vigore. Qualora prove e verifiche non potessero essere eseguite presso la sede ovvero un unità produttiva del Committente, le stesse verranno eseguite presso i laboratori IMQ o presso laboratori in subappalto (come da articolo 7 che segue). In questa eventualità, i prodotti selezionati dagli incaricati IMQ devono essere fatti pervenire, a cura del Committente, presso il laboratorio indicato dagli incaricati stessi. Il Committente deve prendere tutte le precauzioni affinché i prodotti arrivino a destinazione in buono stato ed entro sessanta (60) giorni dalla data della visita di sorveglianza. Qualora il Committente non ottemperasse a tale obbligo, IMQ si riserva di ripetere visite a scopo di controllo, a carico del Committente stesso. I campioni sottoposti a prova da IMQ devono essere ritirati dal Committente, nella condizione in cui si trovano dopo le prove, entro e non oltre due (2) mesi dalla comunicazione dell esito delle prove, salvo quando venga attivata la procedura di ricorso di cui all articolo 16 che segue. Qualora tali campioni non dovessero essere ritirati entro il termine indicato, IMQ è autorizzata, senza necessità di ulteriore avviso al Committente, a restituire i campioni gravati di spese di spedizione ovvero ad eliminare i campioni stessi mediante loro smaltimento, libera altresì dall onere di fornire la prova dell eliminazione medesima Nel caso in cui la valutazione abbia dato esito positivo, l iter procede con l emissione di un Attestato di Esame CE del Tipo. Nel caso di esito negativo, possono presentarsi i due seguenti casi: - il personale IMQ incaricato richiede o effettua delle prove/verifiche supplementari. I costi per lo svolgimento delle attività supplementari sono intesi a carico del Committente e comunicati tramite un opportuna offerta economica, come da Tariffario IMQ in vigore; l'iter prosegue quindi con l'effettuazione delle prove/verifiche supplementari; - sono state individuate situazioni tali per cui il prodotto non può in alcun modo essere considerato conforme ai requisiti della direttiva applicabile o non è fabbricato secondo quanto specificato dal Fascicolo Tecnico e quindi non si ritiene possibile procedere con il rilascio dell attestato di Esame CE del Tipo. IMQ comunica al Committente la conclusione negativa dell iter di certificazione, richiede il pagamento dell attività svolta fino a quel punto e dà corso alle comunica- Mod. 700DGEN/2 2/8

4 Registro Imprese Milano zioni alle Autorità e/o agli altri ON previste dalla specifica direttiva. 2.9 Valutazione Sistema Qualità Nel caso in cui la procedura di valutazione della conformità scelta dal Committente preveda la valutazione del sistema qualità (garanzia qualità nel processo di produzione, del prodotto o garanzia qualità totale), il Committente è tenuto a fornire la documentazione relativa al proprio sistema qualità IMQ provvederà a esaminare la documentazione del sistema qualità, che deve comprendere, in particolare, un adeguata descrizione: - degli obiettivi di qualità, della struttura organizzativa, delle responsabilità di gestione in materia di qualità della progettazione e di qualità dei prodotti; - delle specifiche tecniche di progettazione, incluse le norme che saranno applicate e, qualora non vengano applicate pienamente le norme armonizzate, degli strumenti che permetteranno di garantire che siano soddisfatti i requisiti essenziali previsti dalla specifica direttiva; - delle tecniche, dei processi e degli interventi sistematici in materia di, ove applicabile: controllo e verifica della progettazione, fabbricazione, controllo di qualità, garanzia della qualità; - dei controlli e delle prove che saranno effettuati prima, durante e dopo la fabbricazione, con l'indicazione della frequenza con cui si intende effettuarli; - della documentazione in materia di qualità, quali i rapporti ispettivi e i dati sulle prove, le tarature, i rapporti sulle qualifiche del personale coinvolto; - dei mezzi di controllo dell'ottenimento della qualità richiesta in materia di progettazione, nonché dell'efficacia di funzionamento del sistema qualità. Tale documentazione deve essere fornita in lingua italiana; eventuali altre lingue sono accettate solo se questo è stato previsto in fase di offerta. L esame della documentazione viene effettuato da un gruppo di valutazione composto da un valutatore di sistema e da un esperto della tecnologia del prodotto oggetto di valutazione, laddove le due figure non coincidano. Inoltre, sulla base del numero di addetti comunicato in fase di domanda, comprensivo del personale dipendente e dei collaboratori esterni, anche con contratto part-time, a tempo determinato, stagionale, ecc. impiegati nelle attività relative alla specifica direttiva, IMQ determinerà la durata delle visite ispettive negli impianti del fabbricante, adottando i criteri definiti in ambito internazionale per i sistemi di gestione (vedere in particolare documento IAF MD 5) Al termine dell esame della documentazione, in caso di esito positivo, l iter di valutazione della conformità procede con la visita ispettiva negli impianti del fabbricante; in caso di esito negativo IMQ provvede a comunicare al Committente, in forma scritta, le proprie osservazioni e richieste di documenti mancanti o integrazioni. A seguito di tale comunicazione, il Committente può scegliere di adeguare la propria documentazione o rinunciare al proseguimento dell iter di valutazione. In quest ultimo caso la rinuncia dovrà essere comunicata a IMQ in forma scritta. La rinuncia comporta la chiusura dell iter di valutazione e l addebito degli importi relativi alle attività effettuate. Qualora il Committente decida di proseguire con l iter di valutazione, dovrà procedere ad adeguare la propria documentazione, risolvendo i rilievi emersi, dandone comunicazione a IMQ entro un periodo di tempo non superiore a sei (6) mesi, pena la chiusura con esito negativo dell iter di certificazione La verifica ispettiva negli impianti del Committente viene condotta sulla base di quanto previsto dalla specifica direttiva. IMQ provvede ad inviare al Committente un piano di verifica ispettiva, con i nominativi del personale che effettuerà l attività; il Committente può ricusare i nominativi indicati secondo quanto previsto all art. 6 che segue. Qualora le motivazioni della ricusazione trovassero fondato riscontro, IMQ procederà a un nuovo affidamento d incarico, segnalando i nuovi nominativi al Committente A conclusione dell attività, viene emesso un rapporto di verifica ispettiva che riporta le evidenze riscontrate. Le situazioni non conformi, eventualmente rilevate nel corso della visita, sono classificate come segue: Non Conformità critica (C): situazione che potrebbe compromettere in maniera sostanziale l efficacia del Sistema Qualità, rendendo impossibile il soddisfacimento dei requisiti; può consistere in un numero elevato di Non Conformità classificabili come importanti ; Non Conformità importante (I): pur non essendo compromessa l efficacia complessiva del Sistema Qualità, sono presenti difformità che devono essere risolte per dichiarare la conformità. Il Committente deve impegnarsi ad eliminare le Non Conformità eventualmente rilevate nel corso della verifica ispettiva tramite adeguate Azioni Correttive. Le Azioni Correttive individuate, sottoscritte da un rappresentante del Committente, devono essere trasmesse a IMQ entro il termine indicato nel/i rapporto/i di Non Conformità, specificando tempi di attuazione e relative responsabilità; le Azioni Correttive proposte si intendono accettate qualora IMQ non provveda ad inviare all Organizzazione, entro un (1) mese dalla data di ricezione delle stesse, specifica richiesta di integrazione o modifica. La verifica dell attuazione delle Azioni Correttive volte a risolvere le Non Conformità critiche viene effettuata sulla base di evidenze documentali o tramite verifiche supplementari; l ottenimento/mantenimento della certificazione è subordinato all esito positivo di tale verifica. La verifica dell attuazione delle Azioni Correttive relative a Non Conformità classificate come importanti viene invece effettuata nel corso della visita successiva. Se il sistema qualità soddisfa i requisiti previsti, IMQ rilascia al Committente una Dichiarazione di Approvazione del Sistema Qualità. Al termine dell iter di valutazione, concluso con l emissione della Dichiarazione di Approvazione del Sistema Qualità, tutta la documentazione inviata dal Committente e quella prodotta da IMQ viene archiviata e resta a disposizione delle Autorità competenti Dopo avere rilasciato la Dichiarazione di Approvazione del Sistema Qualità, IMQ effettua ulteriori visite ispettive per assicurarsi che il fabbricante mantenga e utilizzi il sistema qualità approvato. Tali visite comprendono: - verifiche periodiche effettuate, di norma, con un intervallo di 12 mesi tra una verifica e la successiva. In base a partico- Mod. 700DGEN/2 3/8

5 Registro Imprese Milano lari esigenze, al volume della produzione nonché ai risultati delle verifiche precedenti, IMQ può aumentare o diminuire la periodicità suddetta; - verifiche di rivalutazione completa effettuate ogni 3 anni; - verifiche a sorpresa; - verifiche supplementari che possono essere necessarie nei casi di non conformità critiche. Tali verifiche hanno lo scopo di valutare la chiusura della non conformità emessa. I costi per lo svolgimento delle attività di verifica supplementare sono intesi a carico del Committente, previa accettazione di un apposita offerta formulata da IMQ, come da Tariffario in vigore. Per ognuna delle suddette verifiche, IMQ rilascia al Committente un rapporto di verifica. Qualora tale rapporto contenga dei rilievi che possono compromettere la conformità ai requisiti della direttiva applicabile, il Committente non è autorizzato ad apporre la marcatura CE sui prodotti coperti dalla Dichiarazione di Approvazione del Sistema Qualità fino a quando non saranno eliminate Altre procedure di valutazione della conformità Nel caso in cui la procedura di valutazione della conformità prevista dalla specifica direttiva e scelta dal Committente preveda la valutazione del Fascicolo Tecnico, si applica quanto previsto all art che precede, oltre a tutto quanto richiesto dalla direttiva applicabile Nel caso in cui la procedura preveda un prelievo di campioni da parte dell Organismo Notificato, IMQ preleva, sul luogo di fabbricazione o di deposito, esemplari di prodotti ai fini del controllo. IMQ valuta il numero di esemplari da prelevare, nonché la necessità di effettuare o far effettuare la verifica finale parzialmente o integralmente. Qualora prove e verifiche non potessero essere eseguite presso la sede ovvero un unità produttiva del Committente, le stesse verranno eseguite presso i laboratori IMQ o presso laboratori in subappalto (come da articolo 7 che segue). In questa eventualità, i prodotti selezionati dagli incaricati IMQ devono essere fatti pervenire, a cura del Committente, presso il laboratorio indicato dagli incaricati stessi. Il Committente deve prendere tutte le precauzioni affinché i prodotti arrivino a destinazione in buono stato ed entro sessanta (60) giorni dalla data della visita di sorveglianza. Qualora il Committente non ottemperasse a tale obbligo, IMQ si riserva di ripetere visite a scopo di controllo, a carico del Committente stesso. I campioni sottoposti a prova da IMQ devono essere ritirati dal Committente, nella condizione in cui si trovano dopo le prove, entro e non oltre due (2) mesi dalla comunicazione dell esito delle prove, salvo quando venga attivata la procedura di ricorso di cui all articolo 16 che segue. Qualora tali campioni non dovessero essere ritirati entro il termine indicato, IMQ è autorizzata, senza necessità di ulteriore avviso al Committente, a restituire i campioni gravati di spese di spedizione ovvero ad eliminare i campioni stessi mediante loro smaltimento, libera altresì dall onere di fornire la prova dell eliminazione medesima Nel caso in cui la valutazione abbia dato esito positivo, l iter procede con l emissione della pertinente Certificazione CE Nel caso di esito negativo, se sono state individuate situazioni tali per cui il prodotto non può in alcun modo essere considerato conforme ai requisiti della direttiva applicabile, IMQ comunica al Committente la conclusione negativa dell iter di certificazione, richiede il pagamento dell attività svolta fino a quel punto e dà corso alle comunicazioni alle Autorità e/o agli altri ON previste dalla specifica direttiva La decisione finale sul rilascio di una Certificazione CE compete ad un apposito Comitato di Delibera operante presso IMQ. Tutta la documentazione relativa alle attività di valutazione della conformità effettuate viene pertanto analizzata da tale Comitato che, sulla base delle risultanze contenute nella suddetta documentazione, nonché di ogni altra informazione pertinente, decide sul rilascio o meno della Certificazione CE Nel caso in cui una Certificazione CE non venga accordata, IMQ comunica per iscritto al Committente tale decisione, indicando le relative motivazioni e le condizioni minime per riavviare l iter di certificazione. Il Committente può richiedere una valutazione supplementare volta alla verifica del rispetto di tali condizioni minime, il cui costo è a carico del Committente stesso Nel caso in cui una Certificazione CE venga accordata, IMQ rilascia al Committente apposito attestato/certificato, a seconda della procedura di valutazione effettuata. La validità della Certificazione CE rilasciata è precisata nelle Prescrizioni Particolari applicabili a ciascuna direttiva. Tale periodo di validità della Certificazione CE rilasciata è definito in funzione di quanto indicato nella direttiva applicabile tenendo conto anche delle eventuali modifiche che possono intervenire nei requisiti normativi di riferimento. Se cambia il prodotto o i processi di produzione del Committente, la Certificazione CE rilasciata non risulta più valida. Per le dichiarazioni di approvazione dei Sistemi Qualità, in assenza di pertinente prescrizione legislativa, la validità è limitata a tre (3) anni, periodo coincidente con un ciclo di certificazione completo delle periodiche verifiche di sorveglianza, alla conclusione del quale si rende necessaria apposita verifica di rinnovo. 3. ADEMPIMENTI A CARICO DEL COMMITTENTE 3.1 Il Committente deve garantire al personale IMQ preposto, l accesso ai luoghi di progettazione, fabbricazione, ispezione, prove e deposito dei prodotti in oggetto, nonché fornire i mezzi e gli aiuti indispensabili affinché IMQ possa eseguire il Servizio richiesto. A tale riguardo, l impossibilità ad eseguire le attività per fatto e/o causa imputabile al Committente (per e- sempio impossibilità di accedere ai luoghi predetti, mancanza della documentazione), tale da compromettere l adempimento dell obbligazione a carico di IMQ, costituirà causa di risoluzione del contratto ai sensi dell art. 14 che segue. 3.2 Il Committente deve garantire al personale IMQ la possibilità di effettuare verifiche straordinarie, qualora se ne presenti la necessità. 3.3 Il Committente deve garantire agli ispettori ACCREDIA - Ente Italiano di Accreditamento e ad eventuali ispettori dell Autorità competente, la possibilità di accedere ai luoghi predetti, in accompagnamento al personale IMQ. Tali visite, il Mod. 700DGEN/2 4/8

6 Registro Imprese Milano cui scopo è la sorveglianza sull operato del personale IMQ e non del Committente, sono regolarmente comunicate con un congruo preavviso. 3.4 Il Committente si impegna ad informare IMQ di qualsiasi progetto di modifica del prodotto in oggetto, o del sistema qualità laddove applicabile. 3.5 Il Committente si impegna a restituire a IMQ le Certificazioni CE originali ottenute, nel caso in cui decidesse di rivolgersi ad altro ON per le attività di sorveglianza. 4. INDIPENDENZA, IMPARZIALITÀ E INTEGRITÀ 4.1 IMQ, operando come Organismo Notificato, non è - e s impegna a non essere - collegato ad una parte direttamente coinvolta in attività/situazioni di: progettazione, realizzazione, fornitura, installazione, acquisizione, commercializzazione, possesso, utilizzo e manutenzione dei prodotti verificati o simili a quelli verificati ed a questi concorrenziali. 4.2 In qualità di Organismo Notificato IMQ non fornisce in alcun modo servizi di consulenza inerenti al Servizio in oggetto. 5. RISERVATEZZA 5.1 Tutti gli atti relativi all attività di valutazione sono considerati riservati, salvo quanto previsto dalla legge o dalle regole di ACCREDIA. 5.2 L accesso e la consultazione dei documenti relativi all attività di valutazione sono riservati al personale IMQ che ne ha titolo. Nel caso in cui i suddetti documenti ovvero talune informazioni debbano essere comunicati o divulgati per obblighi di legge o derivanti dalle regole di ACCREDIA, IMQ ne darà avviso per iscritto al Committente. 6. DIRITTO DI RICUSAZIONE 6.1 Il Committente ha la facoltà di ricusare, per giustificati motivi, il personale IMQ incaricato per il relativo Servizio. La ricusazione deve essere inoltrata ad IMQ entro cinque (5) giorni lavorativi precedenti la data pianificata per l esecuzione della verifica. 7. SUBAPPALTO 7.1 Previa informativa al Committente, IMQ si riserva la possibilità di subappaltare a terzi parte del Servizio richiesto, per e- sempio l esecuzione di prove presso laboratori esterni. Il Committente, che sarà informato del dettaglio delle attività affidate all esterno nonché del nominativo del subappaltatore, ha la facoltà di rifiutare, per giustificati motivi, tale affidamento all esterno entro cinque (5) giorni lavorativi dalla data della comunicazione. 7.2 IMQ si assume la piena responsabilità per ogni attività di cui al precedente art. 7.1 e mantiene la responsabilità per rilasciare, mantenere, estendere, sospendere o ritirare la Certificazione CE. 7.3 IMQ garantisce che il soggetto a cui è affidato il subappalto sia competente e sia conforme alle disposizioni normative applicabili e non sia coinvolto con la progettazione e la fabbricazione del prodotto, per non compromettere l imparzialità di cui all art. 4. che precede. 8. CORRISPETTIVO E MODALITÁ DI PAGAMENTO 8.1 Il Committente dovrà corrispondere a IMQ il corrispettivo indicato nell offerta formulata da IMQ, che preciserà anche l ammontare di eventuali diritti annuali, il relativo frazionamento e frequenza di fatturazione, le modifiche agli importi relativi ai diritti annuali in base al piano di produzione. 8.2 In caso di variazione delle tariffe relative alle attività di sorveglianza, IMQ invierà una comunicazione al Committente, che avrà il diritto di rinunciare alla Certificazione CE rilasciata da IMQ, entro un mese dalla data della comunicazione. 8.3 Nel periodo di preavviso, al Committente che si avvale della facoltà di rinuncia di cui all art. 8.2 che precede, verranno praticate le tariffe anteriori alle variazioni. 8.4 I corrispettivi dovuti per il Servizio richiesto sono soggetti ad I.V.A. nella misura di legge (articolo 3, D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633). 9. APPOSIZIONE DELLA MARCATURA CE, UTILIZZO DELLE CERTIFICAZIONI CE ED EVENTUALI LOGHI 9.1 Per i prodotti che hanno ottenuto da IMQ le pertinenti Certificazioni CE, il Committente dovrà redigere apposita dichiarazione di conformità ed apporre la marcatura CE, laddove richiesto e secondo le prescrizioni della direttiva applicabile. 9.2 È vietato apporre sui prodotti marchi o iscrizioni che possano confondersi con la marcatura CE. Il Committente dovrà distinguere in modo inequivocabile i suoi prodotti provvisti di marcatura CE da quelli che non ne sono provvisti. 9.3 L uso delle Certificazioni CE rilasciate da IMQ è strettamente riservato al Committente e non è trasferibile, salvo nell'eventualità di cessione o trasformazione della società interessata. In questo caso, dovrà essere data tempestiva comunicazione a IMQ, che prenderà nota dell'intervenuta variazione, riservandosi di emettere - se del caso - una nuova Certificazione CE. Prima di procedere in tal senso, IMQ valuta la necessità di effettuare accertamenti supplementari, il cui costo è a carico del Committente, previa accettazione di un offerta formulata da IMQ, come da Tariffario in vigore. 9.4 Per l eventuale utilizzo del logo ACCREDIA si rimanda alla regolamentazione ACCREDIA (RG-09). Mod. 700DGEN/2 5/8

7 Registro Imprese Milano RINUNCIA, SOSPENSIONE, REVOCA DELLE CERTIFICAZIONI CE O DELL ATTIVITA DI SORVEGLIANZA 10.1 Rinuncia Qualora il Committente desideri rinunciare alla sorveglianza continua da parte di IMQ, ne dovrà dare comunicazione scritta con preavviso di almeno due (2) mesi, impegnandosi inoltre a: - cessare di apporre la marcatura CE corredata con il numero identificativo IMQ (0051) e comunque di fare riferimento ad IMQ come ON; - a comunicare, in un termine non superiore a quindici (15) giorni dalla data della rinuncia, le giacenze nei propri luoghi di produzione e magazzini dei prodotti che riportino riferimenti ad IMQ come ON (numero identificativo 0051); - ad esaurire nei propri luoghi di produzione o magazzini detti prodotti entro il termine, successivo alla scadenza, che gli verrà indicato da IMQ Qualora il Committente desideri rinunciare ad una Certificazione CE rilasciata da IMQ, ne dovrà dare comunicazione scritta. Tale comunicazione comporta automaticamente l annullamento della relativa attività di sorveglianza, se condotta da IMQ; in questa eventualità, vale quanto indicato all art che precede IMQ provvede ad annullare le Certificazioni CE rilasciate informando della rinuncia, se necessario, la competente Autorità nazionale, gli altri Stati membri e gli altri ON Sospensione L'attività di sorveglianza continua può essere sospesa da parte di IMQ a seguito di inadempienza del Committente, e in particolare: - nel caso di fallimento del Committente; - nel caso di mancato versamento degli importi dovuti a IMQ; - nel caso di inadempimento degli obblighi a carico del Committente di cui all art. 3. che precede; - nel caso di non conformità gravi ovvero in numero elevato; mancata adozione di azioni correttive e, in generale, esito negativo delle visite di sorveglianza; non osservanza, comportante negligenza grave, degli impegni assunti per quanto attiene al mantenimento della conformità della produzione; - nel caso di segnalazioni dal mercato, previo accertamento della relativa gravità; - nel caso di apposizione indebita della marcatura CE (vedere art. 9. che precede) La validità delle Certificazioni CE rilasciate da IMQ può essere sospesa nei casi di inadempienza di cui all art che precede Il provvedimento di sospensione è comunicato al Committente in forma scritta. La comunicazione riporta il motivo della sospensione e le scadenze temporali entro cui il Committente deve attuare le azioni correttive richieste. Il Committente ha cinque (5) giorni di tempo per comunicare a IMQ la presa in carico del provvedimento, l adeguamento alle prescrizioni, le tempistiche di attuazione, che non devono essere superiori ai sei (6) mesi, e qualsiasi altra informazione utile sulle modalità di soluzione dei rilievi contestati. La comunicazione deve avvenire in forma scritta Il provvedimento di sospensione terrà conto del principio di proporzionalità e potrà essere annullato non appena il Committente dimostrerà di avere adottato le opportune misure correttive Qualora il Committente non ottemperi alle comunicazioni richieste o non provveda a rimuovere le cause contestate per la sospensione entro il periodo indicato, IMQ provvederà alla revoca della validità delle Certificazioni CE rilasciate A seguito della sospensione il Committente deve interrompere l uso delle Certificazioni CE e deve astenersi dal pubblicizzarle fino al termine del periodo di sospensione. La sospensione comporta il venir meno della possibilità di apporre la marcatura CE e la conseguente impossibilità di immettere i relativi prodotti sul mercato, a partire dalla data di sospensione. Nei casi più gravi, IMQ si riserva di richiedere al Committente il richiamo dei prodotti dal mercato, compresi quelli giacenti nei magazzini Le spese sostenute da IMQ per eseguire eventuali verifiche o attività causate da provvedimenti di sospensione sono a carico del Committente Revoca La validità della Certificazione CE rilasciata può essere revocata da IMQ in tutti i casi in cui risulta l evidenza oggettiva: - della mancata rimozione delle cause di sospensione di cui all art che precede, entro il periodo indicato da IMQ; - dell uso fraudolento o illegittimo della Certificazione CE; - di grave inosservanza delle obbligazioni a carico del Committente di cui all art. 3. che precede; - della rilevante e sistematica non conformità del prodotto; - dell adozione di significative modifiche apportate al prodotto dal Committente senza il coinvolgimento preventivo di IMQ; - del mancato adeguamento del prodotto ai requisiti posti dalle nuove revisioni delle norme applicabili; - dell accertata e reiterata morosità dei confronti di IMQ; - dell uso ingannevole della Certificazione CE, tale da apportare danno o discredito a IMQ A seguito della revoca il Committente deve: - riconsegnare a IMQ gli originali della Certificazioni CE ottenute; - astenersi dal pubblicizzare ed utilizzare le Certificazioni CE revocate, rimuovendo il logo e i riferimenti a IMQ dalla documentazione in uso; - cessare di apporre la marcatura CE sui prodotti riferibili alla Certificazione CE revocata e, conseguentemente, cessarne la commercializzazione. 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8 Registro Imprese Milano Nel caso di revoca, IMQ provvede a darne opportuna informazione alla competente Autorità nazionale ed agli altri ON. 11. VARIAZIONE DELLE DISPOSIZIONI LEGISLATIVE, DELLE NORME O DELLE CONDIZIONI CONTRATTUALI 11.1 Qualora nelle disposizioni legislative applicabili al singolo Servizio in oggetto, ovvero nelle norme tecniche che forniscono presunzione di conformità ai requisiti essenziali della specifica direttiva, vengano introdotte variazioni di rilievo che influenzino la validità delle Certificazioni CE rilasciate, IMQ ne darà comunicazione al Committente, il quale avrà la facoltà di adeguare i propri prodotti, ovvero il proprio sistema qualità, entro il termine che gli verrà precisato, o di rinunciare alla Certificazione CE ai sensi dell art che precede Nel caso il Committente intenda adeguarsi alle nuove disposizioni, IMQ avrà la facoltà di ripetere le prove e le verifiche sui prodotti ovvero la valutazione del sistema qualità, come pure di richiedere nuova documentazione. Le spese per dette attività saranno a carico del Committente, secondo nuova quotazione Nel caso in cui IMQ apportasse alle prescrizioni del presente documento modifiche che prevedono l accettazione da parte del Committente, IMQ ne darà regolare comunicazione, con contestuale pubblicazione sul proprio sito web del documento aggiornato. Qualora il Committente non risponda entro un (1) mese dal ricevimento della comunicazione dell avvenuta variazione delle presenti Prescrizioni Generali, le relative modifiche s intenderanno tacitamente accettate. 12. TUTELA DELLA SALUTE E SICUREZZA DEI LAVORATORI 12.1 Nel caso in cui il Servizio sia svolto presso la sede ovvero presso un'unità produttiva del Committente, IMQ provvederà a munire il personale che effettuerà l attività di valutazione di apposita tessera di riconoscimento Nei casi di cui all art che precede, il Committente ha l obbligo di fornire al personale IMQ e agli eventuali accompagnatori le necessarie informazioni sui rischi specifici esistenti nell'ambiente di lavoro, in cui sono destinati ad operare, e sulle misure di prevenzione e di emergenza adottate. Inoltre, il Committente si impegna a coordinarsi ed a cooperare con IMQ ai fini del rispetto delle norme di prevenzione e di sicurezza Il Committente, in base agli eventuali rischi specifici esistenti, provvederà a fornire al personale IMQ e agli eventuali accompagnatori gli opportuni dispositivi di protezione individuale e metterà in atto ogni tutela al fine di consentire che lo svolgimento dell attività avvenga in completa sicurezza. 13. PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI 13.1 Ai sensi dell art. 13 del D.Lgs. 20 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali), i dati personali forniti dal Committente saranno trattati da IMQ al fine di consentire l esecuzione del Servizio in oggetto. I dati saranno custoditi con criteri e sistemi atti a garantire la loro riservatezza Il conferimento dei dati del Committente è indispensabile in relazione al corretto svolgimento del rapporto contrattuale con IMQ, con la conseguenza che, l eventuale rifiuto di fornirli, determinerà l impossibilità per IMQ di dar corso al medesimo rapporto. I dati potranno essere comunicati da IMQ, per quanto di loro rispettiva e specifica competenza, ad Enti, Amministrazioni, Associazioni e, in generale, ad ogni soggetto pubblico e privato, a soggetti interni designati sia responsabili sia incaricati del trattamento dei dati, nonché a quei soggetti esterni responsabili e/o incaricati da IMQ ai quali la comunicazione sia necessaria per l esecuzione dei servizi disposti da IMQ, ivi comprese le società di recupero del credito alle quali potrà essere affidato l incarico di procedere al recupero dei crediti Il Titolare dei dati è IMQ S.p.A.. Ai sensi dell art. 7 del suddetto decreto, il Committente potrà in ogni momento avere accesso ai propri dati chiedendo informazioni al Responsabile del trattamento dati competente. L elenco aggiornato dei Responsabili IMQ è disponibile inoltrando richiesta all indirizzo info@imq.it Con la sottoscrizione del presente documento, il Committente acconsente che i propri dati personali siano trattati per gli scopi sopra indicati e siano altresì oggetto di comunicazione e di diffusione nell ambito delle finalità su riportate. 14. CLAUSOLA RISOLUTIVA ESPRESSA 14.1 IMQ avrà la facoltà di risolvere il contratto di cui al punto 2.5 che precede, ai sensi e per gli effetti dell art c.c., mediante semplice comunicazione scritta indirizzata al Committente, in caso di violazione o inadempimento di una delle obbligazioni di cui ai precedenti punti 2.6, 3.1, 8.1, 12.2 e Nei casi di risoluzione del Contratto, IMQ si riserva il diritto di richiedere al Committente un congruo indennizzo che tenga conto delle spese sostenute e/o anticipate da IMQ o dell importo già saldato. 15. SOSPENSIONE E/O REVOCA DELL ACCREDITAMENTO E/O ABILITAZIONE 15.1 Nel caso in cui ad IMQ fosse sospeso o revocato l accreditamento e/o l abilitazione necessaria ad operare quale ON per la specifica direttiva, IMQ provvederà ad informarne il Committente, nonché a supportarlo nell eventuale passaggio ad altro Organismo Notificato IMQ non è in alcun modo responsabile per eventuali danni causati al Committente dalla sospensione, rinuncia, limitazione dell estensione, sospensione o revoca dell abilitazione. Mod. 700DGEN/2 7/8

9 16. RECLAMI E RICORSI Registro Imprese Milano Il Committente può presentare reclamo ad IMQ nel caso di carenze rilevate nella gestione della relativa attività, esponendo e motivando per iscritto le ragioni del reclamo stesso. IMQ avrà cura di trattare il reclamo utilizzando persone diverse da quelle coinvolte nell oggetto del reclamo e di rispondere per iscritto al Committente entro un congruo termine, di regola entro venti (20) giorni lavorativi dalla data di registrazione del suddetto reclamo Fatto salvo quanto previsto all art. 17 che segue, in caso di disaccordo con IMQ circa l esito della valutazione di conformità, il Committente può presentare ricorso a IMQ entro trenta (30) giorni dalla data di ricezione della comunicazione IMQ, esponendo e motivando per iscritto le ragioni del ricorso. Il ricorso sarà esaminato dalla pertinente Commissione Tecnica di IMQ, che avrà il compito di decidere circa l accoglimento o meno del ricorso. Eventuali ulteriori elementi e/o informazioni ad integrazione del ricorso presentato potranno essere richiesti da IMQ al Committente. La relativa decisione sarà comunicata per iscritto al Committente entro centoventi (120) giorni dalla data di ricezione del ricorso. 17. FORO COMPETENTE 17.1 Per tutte le controversie derivanti dal Contratto, o ad esso collegate e/o connesse dalle Prescrizioni Generali, dalle Prescrizioni Particolari o dall ordine di acquisto, sarà esclusivamente competente il Foro di Milano. Mod. 700DGEN/2 8/8

10 Registro Imprese Milano PRESCRIZIONI PARTICOLARI DI FORNITURA DEI SERVIZI DI VALUTAZIONE DELLA CONFORMITÀ AI SENSI DELLE DIRETTIVE COMUNITARIE PER LE QUALI IMQ OPERA COME ORGANISMO NOTIFICATO Nelle presenti Prescrizioni Particolari sono contenuti, secondo quanto stabilito al punto 1.3 delle Prescrizioni Generali di Fornitura dei Servizi di Valutazione della Conformità ai sensi delle Direttive Comunitarie per le quali IMQ opera come Organismo Notificato, ulteriori dettagli per il rilascio da parte di IMQ S.p.A. dei pertinenti documenti di attestazione della conformità previsti dalla specifica direttiva applicabile. Nel testo che segue sono riportate le sostituzioni e le aggiunte rispetto a taluni articoli delle Prescrizioni Generali di cui costituiscono parte integrante. Direttiva 92/42/CEE del Consiglio del 21 maggio 1992 concernente i requisiti di rendimento per le nuove caldaie ad acqua calda alimentate con combustibili liquidi o gassosi (Direttiva BED) 1. OGGETTO DEL SERVIZIO DI VALUTAZIONE DELLA CONFORMITÀ 1.4 Sostituzione Il Committente affida a IMQ, in qualità di ON ai sensi della Direttiva 92/42/CEE concernente i requisiti di rendimento per le nuove caldaie ad acqua calda alimentate con combustibili liquidi o gassosi (nel seguito, per brevità, la Direttiva ) uno o più dei seguenti Servizi: (a) attività di valutazione della conformità ai fini del rilascio del Certificato di Esame CE del Tipo, come previsto nell Allegato III (Modulo B) della Direttiva; (b) attività di valutazione della conformità al Tipo, ai fini del rilascio del Certificato di Conformità al Tipo, come previsto nell Allegato IV (Modulo C) della Direttiva; (c) attività di valutazione della conformità ai fini del rilascio della Dichiarazione di Approvazione della Garanzia di Qualità della Produzione, come previsto nell Allegato IV (Modulo D) della Direttiva; (d) attività di valutazione della conformità ai fini del rilascio della Dichiarazione di Approvazione della Garanzia di Qualità del Prodotto, come previsto nell Allegato IV (Modulo E) della Direttiva; 2. ITER DEL PROCESSO DI VALUTAZIONE DELLA CONFORMITÀ 2.2 Sostituzione La richiesta di accedere al Servizio in oggetto è presentata dal Committente ed avviene mediante presentazione ad IMQ di apposita domanda, contenente almeno le seguenti informazioni: - generalità del Committente (ragione sociale, nome, indirizzo, stato giuridico, ecc.); - direttiva comunitaria applicabile; - luogo di fabbricazione del/i prodotto/i; - descrizione del prodotto da verificare; - dichiarazione da cui risulti che la stessa richiesta non è stata presentata ad alcun altro Organismo Notificato; - ed inoltre la documentazione secondo i casi di seguito descritti: nel caso di cui al punto 1.4 (a) che precede: la documentazione Tecnica (nel seguito denominata Fascicolo Tecnico ) di cui all Allegato III, paragrafo 3 della Direttiva; nel caso di cui al punto 1.4 (b) che precede: copia dei certificati di esame CE di Tipo e del Fascicolo Tecnico se l attività di valutazione della conformità secondo il Modulo B è stata effettuata da altro Organismo Notificato. nei casi di cui ai punti 1.4 (c) e 1.4 (d) che precedono: la documentazione di cui all Allegato IV, paragrafo 3.1 della Direttiva e copia dei certificati di esame CE di Tipo e del Fascicolo Tecnico se l attività di valutazione della conformità secondo il Modulo B è stata effettuata da altro Organismo Notificato.; nel caso di cui al punto 1.4 (c) e 1.4 (d) che precede: la documentazione relativa al Sistema Qualità, paragrafo 3.2 della Direttiva. La Domanda per accedere ai Servizi di valutazione della conformità deve essere presentata redatta su apposito modulo fornito da IMQ, compilata in tutte le sue parti, timbrata e firmata da un legale rappresentante del Committente. Deve essere presentata una domanda distinta per ogni tipo di prodotto ovvero per ogni esemplare rappresentativo di una determinata produzione. Il tipo può anche comprendere varianti di prodotto, purché queste non comportino differenti tipi di rischio rispetto ai requisiti essenziali della Direttiva. Le varianti di prodotto devono essere indicate in un allegato alla Domanda. La domanda per i Moduli C, D ed E, se presentata successivamente alla certificazione di Esame CE di Tipo (Modulo B), o se quest ultima è stata effettuata da altro Organismo Notificato, può essere unica per tutti i Tipi certificati che però devono essere elencati in un allegato alla stessa. La richiesta iniziale per l ottenimento dell offerta può essere fatta su carta intestata del cliente, ma deve contenere almeno tutte le informazioni utili per la stesura dell offerta stessa. La domanda ufficiale compilata sul modulo IMQ deve comunque essere sempre inviata ad offerta accettata. La richiesta e tutta la documentazione tecnica, ed eventuali ulteriori integrazioni, andranno spedite in formato cartaceo o digitale all Area Commerciale della Funzione Prodotto di IMQ, anche tramite posta elettronica all indirizzo certificazione.prodotto@imq.it. Il Committente non può dare pubblicità alla domanda in corso fino all'esito positivo delle relative prove, verifiche e valuta- Mod. 700BED/2 1/6

11 Registro Imprese Milano zioni. In casi debitamente motivati, IMQ può concedere una deroga a tale divieto. Nel caso in cui vengano successivamente presentate domande per tipi simili ad altri già coperti da Certificato di Esame CE di Tipo o per varianti a tipi già coperti da Certificato di Esame CE di Tipo, spetta a IMQ di giudicare se la documentazione fornita e le prove cui il prodotto deve essere sottoposto possano essere ridotte, nonché l'entità di tale riduzione. In genere le richieste di varianti minori sono accettabili su lettera intestata del Committente. Nel corso della propria attività, IMQ si riserva di riconoscere documenti rilasciati da altri Organismi Notificati ai sensi della Direttiva, quali certificati, dichiarazioni di approvazione, rapporti di prova, relazioni attestanti la conformità dei prodotti o dei sistemi di produzione. Nel caso il Committente del prodotto per il quale viene richiesta la certificazione CE risulti già in possesso di una pertinente certificazione IMQ di prodotto ovvero abbia il Sistema Qualità del luogo di produzione certificato nell ambito del Sistema CSQ, IMQ si riserva di definire criteri di possibile riduzione delle prove, delle verifiche o delle valutazioni del Sistema Qualità, in funzione della compatibilità tecnica fra le procedure di valutazione della conformità scelte dal Committente secondo la Direttiva e le prove, le verifiche o le valutazioni già effettuate in ambito volontario da IMQ. Le eventuali riduzioni sopracitate non inficeranno in ogni caso l accertamento del completo soddisfacimento dei requisiti essenziali della Direttiva. 2.6 Sostituzione Accettazione della domanda L accettazione da parte di IMQ della domanda presentata dal Committente resta subordinata all'esito positivo del riesame della domanda stessa da parte del personale competente IMQ, pertanto IMQ si riserva la facoltà di risolvere il Contratto nei cinque (5) giorni lavorativi successivi alla ricezione dell ordine, tramite comunicazione scritta, nel caso in cui dovesse ravvisare elementi che possano inficiare la valutazione della conformità. L accettazione della domanda è subordinata alla presenza dei documenti di cui al punto 2.5 delle Prescrizioni Generali e alla completezza delle informazioni contenute nel modulo di domanda e ritenute necessarie per l apertura della pratica di certificazione. Per un Committente nuovo, alla sua prima richiesta di certificazione, la mancanza della documentazione di carattere amministrativo indicata nel modulo domanda, può determinare ritardi nell apertura della pratica. Il Fascicolo Tecnico e la documentazione del Sistema Qualità possono essere inviati successivamente alla ricezione della domanda, ma devono essere resi disponibili prima dell avvio del Servizio richiesto. La documentazione del Sistema Qualità dovrà essere resa disponibile al Gruppo di Valutazione (nel seguito denominato GV ) almeno quattro settimane prima dell inizio dell attività di verifica. In alcuni casi è ammesso che parte della documentazione tecnica sia resa disponibile durante la valutazione della conformità a condizione che la stessa non sia di impedimento o causa di ritardi nell espletamento dell attività stessa di valutazione. Tuttavia, la descrizione del prodotto, i disegni di progetto e i rapporti delle prove effettuate sono vincolanti per iniziare l attività. 2.8 Esame CE del Tipo Sostituzione Nel caso in cui la procedura di valutazione della conformità scelta dal Committente preveda l Esame CE del Tipo, come previsto nell Allegato III (Modulo B) della Direttiva, il Committente è tenuto a fornire ad IMQ i campioni rappresentativi della produzione prevista ed il Fascicolo Tecnico. Il Fascicolo Tecnico deve comprendere la documentazione riportata nell Allegato III, paragrafo 3, della Direttiva. Il fascicolo tecnico, se non è inviato insieme al modulo di domanda, deve comunque essere reso disponibile almeno entro due settimane prima dell inizio dell attività di valutazione. IMQ, si riserva di rivedere la pianificazione dell attività nel caso in cui il fascicolo tecnico non venisse consegnato nei tempi previsti. In alcuni casi è ammesso che parte della documentazione sia resa disponibile nel corso della valutazione della conformità del Tipo a condizione che la stessa non sia di impedimento o causa di ritardi nell espletamento dell attività stessa di valutazione Sostituzione Nel caso la valutazione del Fascicolo Tecnico di abbia dato esito positivo, l Esame CE del Tipo viene condotto secondo quanto previsto dalla Direttiva e prevede le seguenti attività: - verifica che il Tipo sia stato fabbricato conformemente al Fascicolo Tecnico trasmesso e individuazione degli elementi che sono stati progettati conformemente alle disposizioni applicabili delle norme armonizzate, nonché degli elementi la cui progettazione non sia basata sulle disposizioni applicabili delle suddette norme; - effettuazione degli esami appropriati e le prove necessarie per verificare se le soluzioni adottate soddisfano i requisiti essenziali della direttiva, qualora non siano state applicate le norme armonizzate; - effettuazione degli esami appropriati e le prove necessarie, qualora siano state utilizzate le norme armonizzate, che tale applicazione sia effettiva. Qualora fossero riscontrate ambiguità nelle norme pubblicate, sia prima o durante una valutazione, potrebbe essere necessaria un interpretazione per risolvere l'ambiguità. L'esistenza di un interpretazione o il razionale che ha portato ad un interpretazione, sarà riportato nel rapporto di valutazione Sostituzione IMQ provvede, se del caso, alla stesura di uno specifico protocollo di prova e comunica al Committente il numero di esemplari del tipo rappresentativi della produzione prevista che devono essere forniti gratuitamente per l'esame di conformità. IMQ può chiedere altri campioni dello stesso tipo se necessari a effettuare il programma di prove. Il campione/i necessario/i per le prove sono di norma comunicati al Committente già in fase di accettazione dell offerta, ri- Mod. 700BED/2 2/6

12 Registro Imprese Milano servandosi di richiedere ulteriori esemplari di prodotti finiti, componenti e materiali del prodotto, sottounità, ecc., dopo l esame del fascicolo tecnico e/o durante il programma di prove. Le prove e verifiche sono eseguite di norma presso i laboratori di IMQ o sotto il suo controllo (facenti parte del Gruppo IMQ) o presso i laboratori del Committente o in subappalto ad altri laboratori di terza parte (come da articolo 7 che segue) o la combinazione di tali opzioni. I campioni da sottoporre a prova devono essere fatti pervenire, a cura del Committente, presso il laboratorio indicato da IMQ, accompagnati dai documenti prescritti dalla legislazione vigente. Qualora il Committente richieda ad IMQ di occuparsi direttamente del trasporto o dell importazione dei prodotti, le relative spese sostenute da IMQ saranno fatturate con la maggiorazione prevista dal Tariffario IMQ in vigore. I campioni sottoposti a prova da IMQ devono essere ritirati dal Committente, nella condizione in cui si trovano dopo le prove, entro e non oltre due (2) mesi dalla comunicazione dell esito delle prove, salvo quando venga attivata la procedura di ricorso di cui all articolo 15 che segue. Qualora tali campioni non dovessero essere ritirati entro il termine indicato, IMQ è autorizzata, senza necessità di ulteriore avviso al Committente, a restituire i campioni gravati di spese di spedizione ovvero ad eliminare i campioni stessi mediante loro smaltimento, libera altresì dall onere di fornire la prova dell eliminazione medesima. Prima dell inizio delle prove e/o durante le prove stesse, IMQ può richiedere la presenza dei tecnici del Committente, per assistere il personale del laboratorio nella preparazione/predisposizione dell apparecchio da sottoporre a prova (es.: programmazione software, assemblaggio di parti separate, ecc.). A sua volta il Committente può richiedere la presenza dei suoi tecnici durante il programma di prove; l accettazione di questa richiesta è a completa discrezione di IMQ in quanto la presenza di personale esterno è subordinata al mantenimento delle condizioni di riservatezza a cui IMQ è tenuto soddisfare. Nei casi suddetti, IMQ fornirà al personale esterno del Committente tutte le informazioni relative alla sicurezza interna secondo le disposizioni di legge. In merito a questi aspetti, maggiori dettagli verranno forniti all atto della richiesta di presenza di personale esterno Sostituzione Nel caso in cui l esame abbia dato esito positivo, l iter procede con l emissione di un Certificato di Esame CE del Tipo secondo l Allegato III punto 5 della Direttiva. Se durante la valutazione, il prodotto non soddisfa un particolare requisito, il Committente sarà informato per iscritto e verrà data la possibilità di risolvere la non conformità. Se la non conformità non viene risolta entro un tempo ragionevole, la certificazione viene rifiutata e la domanda si intenderà decaduta. In questa circostanza, IMQ provvederà a darne informazione all Autorità Pubblica Competente e agli altri Organismi notificati. La modifica del prodotto per conformarsi ai requisiti è di esclusiva responsabilità del Committente. Tutto il personale tecnico coinvolto nella valutazione della conformità non è autorizzato a offrire soluzioni per risolvere le non conformità o commentare le soluzioni proposte. Qualora il Committente desideri contestare la non conformità, ha la possibilità di richiedere una ripetizione della verifica/prova assistendo alla stessa. Tale richiesta deve essere presentata per iscritto a IMQ e deve includere l'accettazione dei costi della verifica/prova supplementare. Nel caso si dimostri sia stato commesso un errore nelle modalità di prova e/o nella valutazione del risultato, i costi supplementari non saranno applicati. Qualunque sia l'esito dell'esame, IMQ conserva una copia della documentazione allegata alla domanda. IMQ si riserva di chiedere che il Committente conservi i campioni provati, o parti di essi, debitamente contrassegnati o sigillati, presso la propria sede. Modifiche successive alla certificazione (punto 3.4 successivo) I fabbricanti che desiderano introdurre una modifica a un prodotto certificato devono, in primo luogo, inviare una richiesta scritta fornendo i dettagli della modifica prevista. Questa sarà riesaminata e, se necessario, sarà poi fornito un preventivo per la valutazione della modifica stessa. L iter successivo si svolgerà con le stesse modalità previste per una certificazione nuova. Le attività di valutazione della conformità saranno rapportate alla complessità della modifica apportata al Tipo certificato. In genere la valutazione richiesta per delle modifiche minori, non richiede un'ulteriore valutazione fisica del prodotto. 2.9 Valutazione Sistema Qualità Aggiunta Nota: per le caldaie a combustibile gassoso, le procedure di valutazione della conformità dei rendimenti secondo i Moduli D ed E di cui all Allegato IV, sono quelle utilizzate per la valutazione della conformità ai requisiti in materia di sicurezza previsti dalla direttiva 2009/142/CE concernente il ravvicinamento delle legislazioni degli Stati membri in materia di apparecchi a gas. Per uniformità, si adotta tale modalità anche alle caldaie alimentate con combustibili liquidi Sostituzione Nel caso in cui la procedura di valutazione della conformità scelta dal Committente preveda la valutazione del sistema qualità secondo l Allegato IV della direttiva ovvero la Garanzia di qualità della produzione (Modulo D) o la Garanzia di qualità del prodotto (Modulo E), il Committente è tenuto a fornire la documentazione relativa al proprio sistema qualità. La verifica del sistema qualità prevede due fasi: Fase 1 (esame della documentazione e programmazione della Fase 2) Fase 2 (visita ispettiva del sito produttivo e/o fornitori esterni del Committente se del caso) La documentazione del Sistema Qualità dovrà essere resa disponibile al GV almeno quattro settimane prima dell inizio dell attività di verifica (punto 2.6 precedente). Mod. 700BED/2 3/6

13 Registro Imprese Milano Sostituzione IMQ provvederà a esaminare la documentazione del sistema qualità, che deve comprendere, in particolare, un adeguata descrizione: Modulo D - degli obiettivi di qualità, della struttura organizzativa, delle responsabilità di gestione in materia di qualità dei prodotti; - dei processi di fabbricazione, degli interventi sistematici e delle tecniche di controllo e garanzia della qualità; - dei controlli e delle prove che saranno effettuati prima, durante e dopo la fabbricazione, con l'indicazione della frequenza con cui si intende effettuarli; - della documentazione in materia di qualità, quali i rapporti ispettivi e i dati sulle prove, le tarature, le qualifiche del personale, ecc.; - dei mezzi di controllo dell'ottenimento della qualità richiesta e dell'efficacia di funzionamento di funzionamento del sistema di qualità. Modulo E - degli obiettivi di qualità, della struttura organizzativa, delle responsabilità di gestione e di qualità del prodotto; - dei controlli e delle prove che saranno effettuati dopo la fabbricazione, con l'indicazione della frequenza con cui si intende effettuarli; - della documentazione in materia di qualità, quali i rapporti ispettivi e i dati sulle prove, le tarature, le qualifiche del personale, ecc.; - dei mezzi di controllo del funzionamento del sistema di qualità. Tale documentazione deve essere fornita in lingua italiana; eventuali altre lingue sono accettate solo se questo è stato previsto in fase di offerta. L esame della documentazione viene effettuato da un gruppo di valutazione composto da un valutatore di sistema e da un esperto della tecnologia del prodotto oggetto di valutazione, laddove le due figure non coincidano. Inoltre, sulla base del numero di addetti comunicato in fase di domanda, comprensivo del personale dipendente e dei collaboratori esterni, anche con contratto part-time, a tempo determinato, stagionale, ecc. impiegati nei processi relativi al/i Tipo/i certificato/i indicati nella domanda del Committente, IMQ determinerà la durata delle visite ispettive nel sito produttivo del Committente, adottando i criteri definiti in ambito internazionale per i sistemi di gestione (vedere in particolare documento IAF MD 5). Il personale non impiegato a tempo pieno nei processi relativi al/i Tipo/i certificato/i (ad es. personale parttime, personale esterno, stagionale,ecc.) in funzione delle ore dedicate, può essere convertito in un numero equivalente di personale occupato a tempo pieno. Nel corso delle visite ispettive, il GV riesaminerà insieme al Committente il numero effettivo degli addetti, riportandolo nel rapporto ispettivo. Per la determinazione della durata complessiva della visita ispettiva, si considera l Annex A del documento IAF MD 5 Per i Moduli D ed E, oggetto di questa direttiva, la durata complessiva determinata secondo il suddetto documento viene ridotta di un terzo, ma in tutti i casi mai inferiore a 1,5 giorni uomo. (Nota: la durata (giorni uomo) della visita ispettiva è da considerarsi di 8 ore per giorno). Se il Committente ha un sistema qualità ISO 9001 certificato da Ente accreditato ISO/IEC 17021, nel cui dominio di certificazione sono riportati i processi relativi ai Tipi certificati, la durata della visita è limitata in tutti i casi a 1,5 giorni uomo, salvo casi dove sia necessaria una durata maggiore, da concordare con il Committente, per particolari complessità dell organizzazione da verificare. Nel caso di più di un sito produttivo, occorre valutare l estensione e la criticità dei processi eseguiti nei siti diversi da quello principale. Se la certificazione del sistema qualità ISO 9001 è stata rilasciata da IMQ (sistema CSQ), le visite di sorveglianza periodiche (vi veda punto che segue) potranno essere eseguite contestualmente alle visite di sorveglianza e di rivalutazione ISO 9001 dallo stesso GV. Se la certificazione ISO 9001 è stata rilasciata da un Organismo di certificazione diverso da IMQ, il Committente dovrà presentare il relativo certificato e l ultimo rapporto di visita ispettiva. La visita ispettiva di sorveglianza sarà pianificata a cura del GV, possibilmente, dopo la visita di sorveglianza dell Organismo di certificazione. La verifica iniziale si compone di due fasi: - FASE 1: esame documentale e preparazione della FASE 2. Al termine di tale esame viene emesso all Organizzazione un verbale. - FASE 2: visita ispettiva presso gli impianti di produzione del Committente. La FASE 2 deve comunque avere una durata non inferiore all 80% della durata complessiva prevista per la verifica iniziale. Le successive visite di sorveglianza e rivalutazione prevedono una durata (giorni uomo) calcolata rispettivamente in circa 1/3 e 2/3 della durata della verifica iniziale, ma in ogni caso mai inferiore a un (1) giorno uomo. Nel caso anzidetto di un sistema qualità ISO 9001 certificato da Ente accreditato ISO/IEC 17021, la durata della visita di sorveglianza e di rivalutazione è limitata in tutti i casi a un (1) giorno uomo Aggiunta Modifiche successive alla certificazione La valutazione richiesta per la maggior parte delle modifiche è molto semplice e, in molti casi, non richiede un'ulteriore valutazione presso il luogo di produzione ma è sufficiente un esame della documentazione. Il Committente che intende introdurre una modifica a un sistema qualità già certificato deve ono, in primo luogo, inviare una richiesta scritta fornendo i dettagli della modifica prevista. Questa sarà riesaminata e, se necessario, sarà poi fornito un preventivo per la valutazione della modifica stessa. 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14 Registro Imprese Milano Sostituzione Dopo avere rilasciato la Dichiarazione di Approvazione del Sistema Qualità, IMQ effettua visite di sorveglianza per assicurarsi che il Committente mantenga e utilizzi il sistema qualità approvato. Tali visite comprendono: - verifiche periodiche effettuate, di norma, con un intervallo di 12 mesi tra una verifica e la successiva. In base a particolari esigenze, al volume della produzione nonché ai risultati delle verifiche precedenti, IMQ può aumentare la periodicità suddetta. Nel caso in cui il Committente abbia un Sistema di Qualità certificato ISO 9001 con IMQ (sistema CSQ), è facoltà di IMQ effettuare tali verifiche periodiche contestualmente alle visite ISO 9001, inserendo nel GV un Valutatore qualificato per la Direttiva; - verifiche di rivalutazione completa effettuate ogni 3 anni corrispondente di norma a 2 verifiche periodiche + 1 verifica di rivalutazione effettuate con un intervallo di 12 mesi tra una visita e l altra. - verifiche a sorpresa; - verifiche supplementari che possono essere necessarie nei casi di non conformità critiche. Tali verifiche hanno lo scopo di valutare la chiusura della non conformità emessa. I costi per lo svolgimento delle attività di verifica supplementare sono intesi a carico del Committente, previa accettazione di un apposita offerta formulata da IMQ, come da Tariffario in vigore. Per ognuna delle suddette verifiche, IMQ rilascia al Committente un rapporto di verifica. Qualora tale rapporto contenga dei rilievi che possono compromettere la conformità ai requisiti della direttiva applicabile, il Committente non è autorizzato ad apporre la marcatura CE sui prodotti coperti dalla Dichiarazione di Approvazione del Sistema Qualità fino a quando non saranno eliminate. Inoltre, nel corso di tali visite IMQ può effettuare o far effettuare prove sugli apparecchi. In questo caso al termine della visita viene rilasciato un rapporto di verifica Altre procedure di valutazione della conformità Sostituzione Procedura di valutazione di conformità dei rendimenti secondo l Allegato IV (Modulo C) della Direttiva (Conformità al Tipo) (Nota: per le caldaie a combustibile gassoso, la procedura di valutazione della conformità dei rendimenti secondo il Modulo C di cui all Allegato IV, è quella utilizzata per la valutazione della conformità ai requisiti in materia di sicurezza previsti dalla direttiva 2009/142/CE concernente il ravvicinamento delle legislazioni degli Stati membri in materia di apparecchi a gas) Tale procedura viene attuata da IMQ secondo il seguente schema: Verifica iniziale della produzione entro i primi tre mesi dall accettazione dell incarico; Controlli improvvisi in loco, effettuati ad intervalli aleatori con un minimo di una visita all anno. IMQ ad accettazione della domanda invierà al Committente una lettera di accettazione dell incarico nella quale viene richiesta la data di inizio produzione per il Tipo di prodotto che dovrà essere sottoposto ai controlli. Il Committente è autorizzato ad apporre la marcatura CE solo dopo l esito favorevole della verifica iniziale della produzione Sostituzione I controlli di cui all articolo precedente, hanno lo scopo di accertare la conformità della produzione ai requisiti della Direttiva. A questo fine, IMQ seleziona dalla produzione o dal magazzino uno o più esemplari rappresentativi del Tipo o dei Tipi certificati (ad es. Tipi o modelli omogenei dei prodotti certificati), da sottoporre agli esami appropriati come di seguito definito: Verifica iniziale della produzione Esame volto a verificare che le caratteristiche costruttive, i componenti e i materiali usati sui prodotti selezionati siano corrispondenti a quelli riportati nel fascicolo tecnico. A discrezione del Tecnico incaricato da IMQ o su indicazione specifica dell Area Certificazione IMQ, gli esemplari selezionati sono sottoposti alle prove appropriate definite nella o nelle norme armonizzate applicabili oppure a prove equivalenti. Controlli improvvisi in loco Gli esemplari selezionati sono sottoposti alle prove appropriate definite nella o nelle norme armonizzate applicabili oppure a prove equivalenti. In qualche occasione, alcuni modelli o gamma di prodotti certificati, potrebbero non essere in produzione o disponibili a magazzino nel corso della visita di controllo, in questi casi la visita viene comunque effettuata selezionando altri prodotti che assicurino la rappresentatività dei prodotti mancanti. Se l attestazione CE di tipo (Modulo B) è stata effettuata da un altro Organismo Notificato, in caso di difficoltà connesse alla valutazione della conformità dei campioni prelevati, IMQ si mette in contatto con tale Organismo notificato per tutti i chiarimenti del caso. Qualora le prove e le verifiche non potessero essere eseguite presso la sede ovvero un unità produttiva del Committente, le stesse verranno eseguite presso i laboratori IMQ o presso laboratori in subappalto. In questa eventualità, i prodotti selezionati dagli incaricati IMQ devono essere fatti pervenire, a cura del Committente, presso il laboratorio indicato dagli incaricati stessi. Il Committente deve prendere tutte le precauzioni affinché i prodotti arrivino a destinazione in buono stato ed entro quindici (15) giorni dalla data della visita di sorveglianza. Qualora il Committente non ottemperasse a tale obbligo, IMQ si riserva di ripetere visite a scopo di controllo, a carico del Committente stesso. I campioni sottoposti a prova da IMQ devono essere ritirati dal Committente, nella condizione in cui si trovano dopo le prove, entro e non oltre due (2) mesi dalla comunicazione dell esito delle prove, salvo quando venga attivata la procedura di ricorso di cui all articolo 15 che segue. Qualora tali campioni non dovessero essere ritirati entro il termine indicato, IMQ è au- Mod. 700BED/2 5/6

15 Registro Imprese Milano torizzata, senza necessità di ulteriore avviso al Committente, a restituire i campioni gravati di spese di spedizione ovvero ad eliminare i campioni stessi mediante loro smaltimento, libera altresì dall onere di fornire la prova dell eliminazione medesima Sostituzione Se l esito della verifica iniziale della produzione è favorevole, IMQ emette un Certificato di Conformità al Tipo. Il Committente è autorizzato ad apporre la marcatura CE con il numero identificativo di IMQ Sostituzione Se l esito della verifica iniziale non è favorevole, IMQ ne informa per iscritto il Committente e lo diffida ad apporre la marcatura CE con il numero identificativo di IMQ e prende le misure appropriate per evitare che i prodotti siano messi in commercio. Al Committente viene data possibilità di un ulteriore controllo su uno o più esemplari, per accertarsi che la non conformità riscontrata non sia su tutta la produzione ma soltanto dovuta ad un caso isolato o ad un momentaneo scostamento dagli standard di produzione. Se il riesame del prodotto ha esito favorevole, si procede ai sensi del punto che precede. Se nella fase di sorveglianza controlli improvvisi in loco - uno o più esemplari dei prodotti esaminati risultino non conformi, IMQ prende le misure appropriate per evitare che i prodotti siano messi in commercio, adottando il provvedimento di sospensione. In questi casi, viene data al Committente la possibilità di un ulteriore controllo su uno o più esemplari, per accertarsi che la non conformità riscontrata non sia su tutta la produzione ma soltanto dovuta ad un caso isolato o ad un momentaneo scostamento dagli standard di produzione. Se il riesame del prodotto ha esito favorevole, la sospensione di cui al punto 10.2 viene ritirata, in caso contrario viene adottato il provvedimento di revoca. Il provvedimento di revoca viene adottato anche nei casi più gravi o di recidiva. Tutte le spese per le prove relative ai riesami sono a carico del Committente, secondo le tariffe IMQ Sostituzione. Validità dei certificati rilasciati Certificato di Esame CE del Tipo Modulo B - validità illimitata, salvo che intervengano eventuali modifiche nei requisiti normativi di riferimento e salvo quando ricorrano i casi di cui all Articolo 10. Se cambia il prodotto o i processi di produzione del Committente, la Certificazione CE rilasciata non risulta più valida. Dichiarazioni di approvazione dei Sistemi Qualità Moduli D e E validità tre (3) anni. Certificato di Conformità al Tipo Modulo C validità un (1) anno. La validità del certificato viene rinnovata alla scadenza naturale, salvo che ricorrano le condizioni di cui al punto precedente e che sia assicurata la produzione del prodotto certificato. 3. ADEMPIMENTI A CARICO DEL COMMITTENTE 3.4 Aggiunta Il Committente, si impegna ad informare IMQ di qualsiasi progetto di modifica del prodotto certificato, o del sistema qualità laddove applicabile. La mancata comunicazione della introduzione di una modifica o, se richiesto, la mancata presentazione di un campione del prodotto modificato per la valutazione può rendere il certificato originale invalidato o suscettibile di revoca. Inoltre, il Committente deve mantenere una registrazione di tutti i reclami relativi ai prodotti certificati e documentare l'azione intrapresa. Questi documenti devono essere resi disponibili su richiesta in caso IMQ riceva un reclamo riguardante un prodotto da esso certificato. IMQ in questi casi svolgerà un'indagine e avvierà le azioni appropriate. Mod. 700BED/2 6/6

16 ACCETTAZIONE Il Cliente dichiara di avere letto e di accettare sia le Prescrizioni Generali per la fornitura dei servizi di valutazione della conformità ai sensi delle Direttive comunitarie per le quali IMQ opera come Organismo Notificato sia le Prescrizioni Particolari per la fornitura dei servizi di valutazione della conformità ai sensi delle Direttive comunitarie per le quali IMQ opera come Organismo Notificato, relative alla direttiva 92/42/CEE concernente I requisiti di rendimento per le nuove caldaie ad acqua calda alimentate con combustibili liquidi o gassosi. (Timbro e firma* del Legale Rappresentante o di un procuratore) Data: * Firma per esteso e leggibile Ai sensi e per gli effetti degli articoli 1341 e 1342 del Codice Civile, il Committente dichiara inoltre di approvare espressamente le seguenti clausole contenute nelle Prescrizioni Generali : art. 3 (Adempimenti a carico del Committente), art. 8 (Corrispettivo e modalità di pagamento), art. 10 (Rinuncia, sospensione, revoca delle certificazioni CE o dell attività di sorveglianza); art. 11 (Variazione delle disposizioni legislative, delle norme o delle condizioni contrattuali); art (Esclusione della responsabilità in caso di sospensione e/o revoca dell accreditamento e/o abilitazione); art. 17 (Foro competente). (Timbro e firma* del Legale Rappresentante o di un procuratore) Data: * Firma per esteso e leggibile Il presente fascicolo è costituito da 16 pagine