RAPPORTI PER LE SOVVENZIONI GLOBALI

Transcript

1 ITALIAN (IT) RAPPORTI PER LE SOVVENZIONI GLOBALI Le seguenti schermate e relative descrizioni aiutano a seguire la procedura di presentazione dei rapporti online per le Sovvenzioni globali. Per maggiori informazioni visitare Aprendo il tool della domanda di sovvenzione, cliccare sul tab Le mie sovvenzioni e cercare la sovvenzione nella sezione Sovvenzioni pagate. Cliccare sul Numero di sovvenzione per cominciare il rapporto. Rapporti per le Sovvenzioni globali (Novembre 2015) 1

2 Se si sta iniziando la procedura per presentare il rapporto per la sovvenzione scelta, si vedranno due opzioni è possibile creare un rapporto sui progressi o un rapporto finale. Cliccare sul pulsante desiderato. Se è stata già avviata la procedura per la creazione di un rapporto, si vedrà la seguente schermata. Cliccare su Apri per continuare a lavorare sul rapporto. Rapporti per le Sovvenzioni globali (Novembre 2015) 2

3 È possibile cambiare il tipo di rapporto. Basta aprire il rapporto e cliccare sul link Cambiare tipo di rapporto dalla finestra all angolo destro. In seguito alla creazione del rapporto, se la sovvenzione riguarda un borsista o squadra di formazione professionale, gli viene inviato automaticamente un messaggio con la richiesta di completare la sezione del rapporto pertinente. Rapporti per le Sovvenzioni globali (Novembre 2015) 3

4 Completare ogni sezione del rapporto, cominciando con il tab Obiettivi. Assicurarsi di spiegare eventuali modifiche apportate all obiettivo e descrivere i progressi fatti. Rapporti per le Sovvenzioni globali (Novembre 2015) 4

5 Nel tab Partecipanti, occorre descrivere come i Rotariani sponsor hanno partecipato al progetto. È possibile, inoltre, aggiornare i nominativi dei membri secondari che compongono la commissione Sovvenzioni in caso di eventuali modifiche o aggiunte. Se altri club o distretti hanno partecipato all implementazione del progetto senza aver contribuito economicamente, è possibile aggiungerli qui. Se un organizzazione cooperante è coinvolta nel progetto, occorre fornire qui i dettagli sulle loro attività. Rapporti per le Sovvenzioni globali (Novembre 2015) 5

6 Nel tab Budget, comparirà automaticamente il bilancio indicato nella domanda di sovvenzione. Occorre immettere le spese effettivamente sostenute (l ammontare speso dall approvazione della sovvenzione. Si dovrà immettere un codice a tre lettere usato per la spesa e per il tasso di cambio della valuta. Se i fondi della sovvenzione sono stati spesi in due valute diverse, cliccare Dividi per immettere l ammontare in entrambe le valute. Se non sono stati spesi fondi, immettere 0. È possibile aggiungere nuove voci al bilancio, se necessario. Si dovrà rispondere alle domande sul bilancio del progetto, gestione finanziaria e sfide. In caso di fondi da restituire, l ammontare deve essere annotato in questa sezione. Sia per i rapporti sui progressi e rapporti finali, si deve fornire un estratto conto bancario. È possibile inoltre caricare altra documentazione relativa alle spese nel bilancio. L estratto conto dovrebbe mostrare i fondi della Fondazione in entrata e in uscita. In caso di transazioni non trasparenti lo staff della Fondazione che esamina il rapporto può richiedere copie del libro mastro per fare chiarezza sugli importi contenuti nel rapporto confrontandoli con le somme versate e prelevate dal conto bancario. Rapporti per le Sovvenzioni globali (Novembre 2015) 6

7 Se la sovvenzione riguarda un borsista, comparirà il tab Descrizione. Questa sezione deve essere completato dal borsista che deve rispondere alle domande relative al suo piano di studi, alle interazioni con i Rotariani ospitanti, ecc. Nel tab Autorizzazione del borsista, il borsista deve certificare che il rapporto è completo e corretto. Rapporti per le Sovvenzioni globali (Novembre 2015) 7

8 Se la sovvenzione riguarda una squadra di formazione professionale, compare il tab Descrizione VTT. La sezione qui di seguito deve essere completata dal caposquadra indicato nella domanda; i membri di squadra e i principali contatti del progetto non possono completare questa parte. Il caposquadra fornirà i dettagli sulle attività della squadra. Nel tab Autorizzazione VTT, il caposquadra deve certificare che il rapporto è completo. Rapporti per le Sovvenzioni globali (Novembre 2015) 8

9 In caso di presentazione del rapporto finale, compare il tab Aree d intervento. Qui compariranno automaticamente le informazioni fornite nella domanda ed è possibile aggiungere altri provvedimenti. Si deve indicare almeno un provvedimento per le attività umanitarie e per le squadre di formazione professionale. Se l unico obiettivo della sovvenzione è di finanziare un borsista non è necessario aggiungere altri provvedimenti. Rapporti per le Sovvenzioni globali (Novembre 2015) 9

10 Dopo aver completato il rapporto (con l inclusione delle sezioni sul borsista e caposquadra della squadra di formazione professionale - VTT, se pertinente), si può passare al tab Autorizzazioni. Uno dei due principali contatti della sovvenzione deve contrassegnare la casella (cerchiata in rosso) per indicare che il rapporto è completo e pronto per l autorizzazione. Una volta che il contatto principale indica che il rapporto è completo, lo stato del rapporto cambia in Richiesta autorizzazione e i responsabili dell autorizzazione (presidenti di club o presidenti di commissione distrettuale Fondazione Rotary) da entrambi gli sponsor internazionale e ospitante saranno informati che è necessaria la loro autorizzazione. Rapporti per le Sovvenzioni globali (Novembre 2015) 10

11 AUTORIZZAZIONE RAPPORTO PRESIDENTE DI CLUB/PRESIDENTE DI COMMISSIONE DISTRETTUALE FONDAZIONE ROTARY Dopo che il contatto principale indica che il rapporto è completo, e lo stato del rapporto cambia in Richiesta autorizzazione, i presidenti di club o presidenti di commissione distrettuale Fondazione Rotary dagli sponsor internazionali devono autorizzare il rapporto. Gli addetti all autorizzazione del rapporto firmeranno nel tool delle domande di sovvenzione e dovranno cliccare su Sovvenzioni globali. Nel tab Azione, cliccare il numero di sovvenzione associato al rapporto che richiede l autorizzazione. Rapporti per le Sovvenzioni globali (Novembre 2015) 11

12 Cliccare Apri nella sezione Progressi o Rapporto finale. Sul tab Autorizzazioni, spuntare la casella evidenziata qui di seguito, indicando che il rapporto è completato e accurato. Cliccare quindi il pulsante Autorizza. Quando la seconda persona con diritto di autorizzazione completa questa fase, dovrebbe essere in grado di visualizzare un messaggio: Grazie per aver inoltrato il rapporto alla Fondazione. A quel punto lo stato del rapporto passa a Inoltrato e lo staff della Fondazione saprà che il rapporto è pronto per essere preso in esame. Rapporti per le Sovvenzioni globali (Novembre 2015) 12