Realizzazione di un sistema per l archiviazione, la conservazione sostitutiva e la dematerializzazione dei documenti

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1 1/45 PROGETTO AIRUMBRIA la conservazione sostitutiva e la dematerializzazione dei documenti PIANO DI DISPIEGAMENTO PER GLI ENTI LOCALI (documento 6.7.2)

2 2/45 Data: 29/6/2011 Compilato: Francesco Frattegiani Alessandro Cavazzoni Data: 29/6/2011 Rivisto: Francesco Frattegiani Data: 29/6/2011 Approvato: Brunella Pierini Destinatari: Webred S.p.A. Regione Umbria

3 3/45 Indice dei contenuti 1 GENERALITÀ GENERALITÀ E INODUZIONE AL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE INODUZIONE CHE COSA È E A COSA SERVE LA CONSERVAZIONE COME SI ATTUA PREREQUISITI IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE QUANDO PASSARE UN DOCUMENTO IN CONSERVAZIONE? GESTIONE DEI LOTTI RICHIESTA DI UN DOCUMENTO CONSERVATO COME FARE PER PASSARE UN DOCUMENTO IN CONSERVAZIONE? QUALI DOCUMENTI CONSERVARE RESPONSABILITÀ CLASSI E FORMATI DEI DOCUMENTI DIGITALI IL PROGETTO AIR-UMBRIA LA NORMATIVA IL CONTESTO IL CONTESTO TERRITORIALE IL MODELLO DI LAVORO INFRASUTTURA, PREDISPOSIZIONE E GESTIONE DEL SERVIZIO MODELLO LOGICO MODELLO TECNOLOGICO... 28

4 4.3 INTERPA DIMENSIONE DELL UTENZA GESTIONE DEL SERVIZIO BREVE DESCRIZIONE DELL IMPIANTO E DI EROGAZIONE DEL SERVIZIO TELEMATICO COME ATTIVARE IL SERVIZIO ASPETTI FORMALI ASPETTI TECNICI ATTIVITÀ DI DIFFUSIONE COSA E TENUTO A FARE L ENTE PER INIZIARE LA CONSERVAZIONE MATERIALE A DISPOSIZIONE DELL ENTE PIANO DI DIFFUSIONE CONTATTI E RIFERIMENTI CHECKLIST RAPIDA PER INIZIARE IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE ENTI UTILIZZATORI IL SISTEMA DI PROTOCOLLO INTERPA CHECKLIST RAPIDA PER INIZIARE IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE ENTI UTILIZZATORI IL SISTEMA DI PROTOCOLLO INTERPA... 45

5 5/45 1 GENERALITÀ Oggetto: Riferimenti documenti aziendali: Riferimenti esterni: a la conservazione sostitutiva e la dematerializzazione dei documenti [a] Deliberazione AIPA n. 42/2001 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - articolo 6, commi 1 e 2, del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 [b] Deliberazione CNIPA n. 11/2004 Moduli utilizzati History V1: rilascio iniziale Glossario, abbreviazioni e acronimi: SGD SCN Sistema di Gestione Documentale. Sistema di Conservazione

6 6/45 2 GENERALITÀ E INODUZIONE AL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE 2.1 INODUZIONE I capitoli seguenti fino al capitolo 5 spiegano i diversi aspetti della conservazione nel dettaglio. I capitoli 6 e 7 sono una rapida checklist di cosa è tenuto a fare un Ente per rendere operativo il servizio, ovvero di come procedere alla diffusione del servizio dopo aver provveduto al dispiegamento dell hardware e del software. 2.2 CHE COSA È E A COSA SERVE LA CONSERVAZIONE L uso di documenti informatici (digitali) al posto della carta ha imposto la risoluzione di diversi problemi connessi alla natura propria dell informazione digitale: è modificabile è cancellabile viene trasportata su canali non sicuri deve seguire il progresso tecnologico non è facilmente attribuibile la paternità Tutti questi aspetti sono alla base delle soluzioni (tecnologiche, normative, procedurali) ad oggi individuate per assicurare, per contro, la garanzia della immodificabiltà, della autenticità e della permanenza nel tempo del contenuto informativo esattamente come esso è stato generato. Con l obiettivo di dare valore probatorio e non ripudiabilità al documento digitale sono state emanate disposizioni e regole tecniche che per quanto riguarda la cosiddetta long term preservation sono conosciute come procedimenti per la conservazione a norma di legge. La norma fondamentale cui si fa riferimento riguarda l applicazione delle disposizioni previste dalla delibera CNIPA n.11/2004, volte a garantire

7 7/45 l integrità, l autenticità e la disponibilità dei documenti sottoposti a conservazione. In parole semplici significa che un documento digitale se formato e conservato rispettando i dettati tecnico-normativi in vigore ha valore legale, è il solo ad avere valore legale, e ci deve essere chi risponde della sua esistenza e della permanenza nel tempo di questa caratteristica. Nell uso comune è entrata la locuzione conservazione sostitutiva intendendola estensivamente come conservazione a norma. Al proposito va chiarito che il termine sostitutiva attiene alla trasformazione in digitale del documento originale cartaceo a seguito della quale l originale su carta può (anzi dovrebbe) essere distrutto. Un documento che invece nasce già in formato digitale non è sostitutivo di qualcos altro. Quindi si dovrebbe parlare più precisamente di conservazione (e basta) e di riproduzione sostitutiva per quei documenti che in origine non erano digitali. Ogni documento digitale (sia esso testo, disegno, fotografia, ) con la caratteristica dell ufficialità deve quindi essere opportunamente conservato. L attenzione va posta quindi sulla correttezza, completezza, chiarezza ed efficacia delle regole e dei procedimenti posti in essere. 2.3 COME SI ATTUA Il processo di conservazione è parte di un altro processo che va sotto il nome di ciclo di vita del documento semplificato nello schema seguente.

8 8/45 Figura 1 Ciclo di vita tipico di un documento Il documento, originato internamente attraverso delle applicazioni (software gestionale, word processing) o acquisito da fonti esterne, entra nel sistema di gestione documentale associato ai propri dati di protocollo e ai metadati che ne descrivono gli attributi (relativi alla classe documentale di appartenenza) e viene collocato nei folder dell archivio informatico (fascicolazione). Tale archivio (archivio corrente / deposito ) è, nella pratica, gestito dall applicazione del Protocollo o da un Sistema di Gestione Documentale (SGD). Per il documento che necessiti di conservazione a norma, indipendentemente dalla sua vita amministrativa, viene attivato il processo di conservazione:

9 9/45 Figura 2 Processo di conservazione In questo passaggio il documento perde i suoi attributi archivistici (fondamentali per la gestione documentale) e acquista o mantiene solo quelli relativi alla sua classe (tipologia di documento). Tali attributi (metadati) sono quindi generalmente diversi tra una fattura, una delibera, un cedolino stipendi, un mandato, ecc. e servono in particolare per costruire gli indici da associare ai documenti nel sistema di conservazione PREREQUISITI Come si è visto la conservazione è solo un aspetto della più ampia problematica relativa al concetto di dematerializzazione, da essa solo relativamente svincolata.

10 10/45 Con ciò intendendo che, anche se il processo di conservazione può essere ricondotto alla mera esecuzione di procedure tecniche, è fondamentale che l avvio del servizio sia preceduto all interno dell Ente dalla dotazione di quel minimo di strumenti connessi al processo di generazione e distribuzione dei documenti informatici (firma digitale, PEC). E inoltre da tenere presente che la dematerializzazione può implicare, ovvero influenzare, una revisione dei procedimenti con impatto sull organizzazione che può in alcuni casi richiedere quella razionalizzazione dei processi che va sotto il nome di Business Process Reengeneering IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE Il processo di conservazione si attua secondo le norme a cui risponde il Responsabile della conservazione e inizia con l apposizione al documento, inviato dall Ente, della firma digitale del Responsabile e della marca temporale (vedi il cap Flusso di Conservazione ). Il documento deve essere consegnato al sistema di conservazione (SCN) assieme ad un suo identificativo univoco (documentoid). Tale identificativo è l elemento necessario per il prelievo del documento in caso di necessità (operazione che va sotto il nome convenzionale di esibizione ). Attraverso il sistema AIR-Umbria, il trasferimento del documento nel SCN avviene tramite l integrazione applicativa tra il SGD dell Ente e il SCN. Il sistema SGD trasmette automaticamente anche i metadati associati al documento per quella classe documentale. Il SCN esegue controlli sul documento (integrità) e sui dati associati (conformità). Queste operazioni durano pochi minuti al termine dei quali la transazione si conclude con l invio di un messaggio per siglare la riuscita o meno

11 11/45 dell operazione QUANDO PASSARE UN DOCUMENTO IN CONSERVAZIONE? Come regola generale il passaggio in conservazione dovrebbe essere fatto nel più breve tempo possibile dalla generazione o ricezione di un originale digitale. Questo al fine di assicurare l immediata custodia a norma del documento. In alcuni casi specifici esistono anche vincoli legislativi (ad esempio le fatture devono essere inviate in conservazione entro 15 giorni dalla data di emissione o di ricevimento) GESTIONE DEI LOTTI I documenti possono essere inseriti all interno di lotti di documenti omogenei (fatture, cedolini, mandati, ecc.) il cui passaggio definitivo in conservazione avviene alla chiusura del lotto. I criteri di chiusura di un lotto possono essere vari: - raggiungimento della dimensione fisica del supporto (CD/DVD) per l invio dei documenti all Ente - raggiungimento del numero massimo di documenti per lotto - raggiungimento della data massima di chiusura del lotto - lotto aperto da più di un anno solare senza che sia impostata la data massima di chiusura lotto - chiusura forzata RICHIESTA DI UN DOCUMENTO CONSERVATO La disponibilità per l Ente di un documento conservato viene qualificata come esibizione. Il documento conservato deve essere consultabile in qualunque momento, previa autorizzazione, presso il sistema di conservazione e disponibile, a

12 12/45 richiesta, in copia anche su supporto cartaceo. Esibire un documento conservato, anche per via telematica, significa rendere leggibile il documento inviato, attestare la data in cui il documento è stato conservato, accertarne il permanere della sua integrità nel tempo. La necessità di esibire un documento originale emerge normalmente in casi particolari quali ad es. un controllo da parte degli organi competenti (Agenzia delle Entrate, Guardia di Finanza) o una citazione in tribunale. L utente che richiede l esibizione di un documento conservato accede ad una opportuna interfaccia web messa a disposizione dal Conservatore. L utente accede utilizzando le credenziali ottenute dal Conservatore all atto della stipula della delega Ente-Conservatore. La registrazione generata è auto-esplicativa, intendendo con questo che i dati sono affiancati da indici e informazioni di riferimento tali da poter permetterne autonomamente la comprensione (anche da parte di un programma esterno al sistema della conservazione). La registrazione è contenuta in una directory, il cui nome contiene un indicazione del blocco dei documenti e data/ora dell inizio della creazione della registrazione stessa. Il contenuto della directory della registrazione è il seguente: - Manifesto della registrazione (indice.xml) - Timestamp sul manifesto della registrazione (indice.xml.tsr) - Marca di conservazione - Timestamp sulla marca di conservazione - Sottodirectory documenti con i documenti archiviati COME FARE PER PASSARE UN DOCUMENTO IN CONSERVAZIONE? Per gli Enti locali umbri, nell ambito del progetto AIR-Umbria, viene messo a disposizione un servizio di conservazione che consta di una piattaforma tecnologica che si interpone tra l Ente e il sistema del Conservatore. La piattaforma di AIR-Umbria dialoga quindi con il Conservatore inviando i

13 13/45 documenti trasmessi dall Ente e ricevendo le informazioni di ritorno svincolando l Ente delle problematiche relative all interfacciamento diretto e alle conseguenti possibili variazioni nel tempo (modifiche normative, aggiornamenti tecnologici, cambio del Conservatore). In termini pratici l Ente che vuole passare un documento in conservazione, lo fa tramite l implementazione di un servizio web che integra l applicazione dell Ente con AIR-Umbria. Per questa soluzione è quindi necessario lo sviluppo, da parte dell-ente, di un modulo client sulla base delle specifiche fornite da AIR-Umbria. 2.4 QUALI DOCUMENTI CONSERVARE Ogni documento che rappresenti un originale informatico 1, ovvero di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, dovrebbe essere conservato secondo la normativa vigente. Qualora ciò non avvenga, ovvero il documento sia semplicemente archiviato, l Ente si assume in proprio l onere della prova della sua autenticità, leggibilità e integrità. Sicuramente devono essere conservati i documenti digitali firmati digitalmente. E un opzione conservare quelli non firmati anche se è buona norma conservare anche questi ultimi che in molti casi possono costituire allegato di un documento firmato digitalmente. Nel caso di un originale analogico (normalmente cartaceo) per il quale si voglia procedere alla riproduzione sostitutiva, la conservazione si realizza mediante memorizzazione della relativa immagine (mediante scannerizzazione). Il processo termina con l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione. 1 documento informatico : rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti Del. CNIPA n. 11/2004 art. 1

14 14/45 Al termine di questo processo l Ente non può distruggere 2, in generale, l originale analogico. In Conservazione potranno essere portati documenti nativamente informatici o documenti analogici che abbiano subito una riproduzione informatica, restando comunque traccia della natura originaria. Si aggiunge a ciò quanto emanato di recente: (art. 23 c. 4 sostituito da Legge 2 del ) Le copie su supporto informatico di qualsiasi tipologia di documenti analogici originali, formati in origine su supporto cartaceo o su altro supporto non informatico, sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali da cui sono tratte se la loro conformità all originale è assicurata da chi lo detiene mediante l utilizzo della propria firma digitale. Per quanto riguarda la classe documentale, solo per la materia tributaria sono stati indicati i documenti fiscalmente rilevanti (DM 23/01/2004) che è possibile "dematerializzare" (libro giornale, inventari, registro dei beni ammortizzabili, bilancio di esercizio, registri Iva, registri acquisti e vendite, fatture, ordini, libri sociali, ). 2.5 RESPONSABILITÀ Il ciclo della conservazione deve rispondere a un principio generale di ininterrotta custodia in base al quale l autenticità e integrità dei documenti informatici, lungi dall essere garantita in via esclusiva dal sigillo della firma digitale progressivamente rinnovata come previsto dalla normativa vigente, può essere preservata: - garantendo l esistenza, dal momento della registrazione e archiviazione 2 viene ricordata la norma contenuta nel comma 4 dell'art. 6 del testo unico di cui al decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000, concernente i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle amministrazioni pubbliche e sugli archivi dei privati dichiarati di notevole interesse storico ed artistico.

15 15/45 dei documenti, di custodi responsabili in grado di assicurare la continuità della funzione conservativa; - garantendo l identità e l integrità del documento attraverso la registrazione di opportuni metadati, al momento dell inserimento del documento all interno della struttura aggregativa (fascicolo, serie etc.) del titolario; - dimostrando il regolare funzionamento del sistema di conservazione, attraverso il mantenimento nel tempo di tutte le informazioni di contesto ; - dimostrando e sostenendo la puntuale esecuzione delle procedure che realizzano il modello conservativo, lo stesso attraverso il mantenimento nel tempo delle informazioni di contesto. La Delibera CNIPA 11/2004 istituisce (art. 5) la figura del Responsabile della conservazione i cui compiti sono quelli di mettere in atto una serie di accorgimenti volti a garantire la correttezza del procedimento di conservazione e della custodia dei documenti nel tempo. Il Responsabile applica la propria firma digitale a tutti i documenti da passare in conservazione. La stessa norma (comma 3) consente che Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati. Ciò significa che l Ente può delegare ad un soggetto terzo tale responsabilità. Nella fattispecie l Ente attuerà la delega attraverso l affidamento formale del servizio al Conservatore esterno. Al Responsabile della conservazione (che svolge il ruolo di pubblico ufficiale) individuato all interno dell Ente, resta comunque la responsabilità finale in opposizione a terzi della validità legale dei documenti, dei quali l Ente è legittimo proprietario, che va provata con la dimostrazione dell esecuzione del corretto processo di conservazione. Nel caso del progetto umbro siamo in presenza di una catena di responsabilità

16 16/45 il cui - primo anello è l Ente che produce/possiede il file digitale da passare in conservazione, - il secondo è AIR-Umbria che lo acquisisce per inviarlo al Conservatore; - ultimo anello è il Conservatore. Quest ultimo assolve il ruolo di cassaforte presso la quale il documento è definitivamente archiviato. I tre livelli rispondono pertanto alle seguenti responsabilità: Responsabilità Ente Formazione del documento nei formati stabiliti Generazione metadati Apposizione Firma digitale Responsabilità legale AIR-Umbria Sicurezza fisica e logica del sistema adeguata alle operazioni di trasporto telematico Conservatore Sicurezza fisica e logica del sistema adeguata alle operazioni di conservazione Firma digitale del Responsabile delegato e Marcatura temporale Per ciascuno dei tre livelli vengono nominate le rispettive persone responsabili sulla parte di processo di competenza. 2.6 CLASSI E FORMATI DEI DOCUMENTI DIGITALI Nel sistema di conservazione i documenti vengono memorizzati con gli attributi della propria classe documentale, intesa come tipologia di documento (delibere, fatture, corrispondenza, ecc.). La classe documentale non risponde a criteri archivistici; serve invece a definire alcuni attributi (metadati) da associare al documento per fini di identificazione, aggregazione e ricerca (ad esempio la busta paga di un dipendente avrà tra i suoi metadati la matricola, una delibera avrà tra i suoi metadati l oggetto e la data). I metadati sono normalmente generati dal sistema gestionale da cui proviene il

17 17/45 documento. Il formato di un documento identifica invece la tipologia di file e deriva dall applicazione che lo ha generato o convertito (es.: doc:testo MsWord, tiff, jpg: immagini, pdf :doc. Adobe). Se nella attività produttiva c è assoluta libertà di utilizzo dei vari formati, per la conservazione si raccomanda l uso di formato standard aperto, compreso tra quelli riconosciuti dagli organismi nazionali e internazionali preposti alla relativa formazione, pensando alle problematiche della conservazione nel lungo periodo (limitazione dei rischi derivanti dall evoluzione tecnologica). In coerenza con le indicazioni e sulla base dello stato delle esperienze maturate il numero dei formati ammessi in conservazione (meglio, consigliati fortemente) è bene sia limitato. In effetti, se pure sui formati non ci sono vincoli se non quelli della leggibilità dei documenti in futuro, di norma il Conservatore richiede al Versante la loro definizione a priori. Tra quelli comunemente ammessi compaiono i formati PDF, TXT, TIFF, XML. Tra questi il formato PDF e il corrispondente firmato digitalmente P7M sono tra quelli preferiti in virtù delle caratteristiche di staticità che conferiscono al file 3 e che per la loro ampia diffusione possono essere considerati uno standard de facto. 2.7 IL PROGETTO AIR-UMBRIA Nell Accordo di Programma Quadro (2004) in materia di e-government tra la Regione Umbria e il Ministero per l Innovazione e le Tecnologie è previsto un progetto per la dematerializzazione dei documenti. Con questo termine si intende in genere tutto il complesso di interventi ed azioni volte a sostituire l uso del supporto cartaceo nelle attività svolte all interno della P.A. e nelle relazioni con l esterno. 3 Il formato PDF è stato riconosciuto anche come standard di riferimento per la firma digitale in seguito alla sottoscrizione di un protocollo d intesa (2006) tra il CNIPA e Adobe Systems Inc.

18 18/45 Il progetto, affidato dalla Regione Umbria per la realizzazione a Webred SpA, affronta alcuni aspetti della dematerializzazione e ha come obiettivo di rendere disponibili a tutti gli Enti dell Umbria dei servizi di gestione documentale, di conservazione e di supporto e accompagnamento per la revisione dei processi in ottica di dematerializzazione. AIR-Umbria si presenta pertanto come una piattaforma tecnologica per l accesso ai servizi di gestione documentale unitamente alla presenza di competenze in queste tematiche che possono fornire agli Enti un eventuale supporto tecnico-consulenziale. Le principali componenti della piattaforma sono: 1) Gestione del Protocollo 2) Workspace document management Svolge le funzioni fondamentali della protocollazione Fa la vera gestione documentale, si occupa della classificazione secondo il titolario dell Ente, assegna il documento a chi di competenza secondo l organigramma dell Ente, gestisce le strutture organizzative (fascicoli, ecc.) nelle quali viene inserito il documento. Opera secondo il modello archivistico-organizzativo definito. 3) WorkFlow E la componente che guida l avanzamento di un procedimento e attiva le azioni nei tempi e nei modi prestabiliti. In particolare il sistema di WF decrive i flussi (procedure), gestisce i documenti prodotti/acquisiti, le azioni da fare sui documenti, gli attori cui competono le azioni. 4) Conservazione a norma Si occupa del procedimento di conservazione dei documenti digitali nel rispetto della normativa vigente Queste componenti applicative utilizzano un motore ECM (Enterprise Content Managment) che si occupa dell archiviazione fisica di dati e documenti secondo le regole archivistiche fornite. La definizione di queste regole deriva dal Modello Archivistico e Organizzativo elaborato

19 19/45 da un gruppo di lavoro formato da rappresentanti di: Soprintendenza Archivistica per l Umbria, Archivio di Stato di Perugia, Regione Umbria (Sistema Informativo Regionale e Sistema Archivistico), Consiglio Regionale dell Umbria, Provincia di Terni, Comune di Foligno, Comune di Perugia, Comune di Terni, Consorzio S.I.R. Umbria, Webred s.p.a. Il Modello A-O descrive dei requisiti funzionali e di sistema per una soluzione di gestione informatizzata dell archivio di un Ente, che, a partire da un modello archivistico e organizzativo basato su un paradigma archivio centrico (rispetto al consueto paradigma protocollo centrico ) consente di integrare in maniera completa, efficiente ed efficace tutta la gestione informatica dei documenti, sia quelli originariamente elettronici che di quelli cartacei, siano essi registrati o meno al protocollo. I requisiti sono stati definiti originariamente nel progetto DoQui delle PA piemontesi ( e rielaborati nell ambito del progetto AIR- Umbria per le specificità del sistema degli enti locali dell Umbria. Tutto questo dovrà essere inoltre mantenuto coerente con quanto si sta portando avanti a livello nazionale attraverso il cosidetto PROgetto DEmaterializzazione (PRO.DE.), dal quale scaturiranno le guide guida e le best practice di riferimento generale e per le filiere verticali ai cui la P.A.L. potrà riferirsi ai fini di un corretto approccio alla problematica e alle azioni da mettere in opera. Per la complessità delle questioni che afferiscono alla problematica dematerializzazione, nella realizzazione del progetto si procede per gradi, in base a delle priorità, programmando i vari passi in coerenza con il consolidamento dei precedenti e cercando di contemperare i diversi gradi di automazione e di organizzazione (e quindi le diverse esigenze effettive) degli Enti in questo ambito. Seguendo questa linea è stato deciso che il primo servizio reso disponibile, in considerazione delle priorità generate dall introduzione di alcuni strumenti connessi alla produzione e gestione dei documenti informatici (firma digitale,

20 20/45 PEC), sia proprio il servizio di conservazione a norma di tali documenti. 2.8 LA NORMATIVA Di seguito viene riportata la normativa in materia più importante. Del. CNIPA n. 11/19 febbraio 2004 DPCM 13 gennaio 2004 Del. CNIPA n. 4/17 febbraio 2005 Codice della Pubblica Amministrazione Digitale (CAD) (D.L. 82/2005) DPCM 30 marzo 2009 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici. Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico. Rielaborazione del T.U. (DPR 445/2000) Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici. L. n. 2/28 gennaio 2009 Modifiche ai commi 4 e 5 dell'articolo 23 del CAD Fatturazione elettronica, conservazione documenti fiscali D.M.E.F. 23 gennaio 2004 D.L. n. 52/20 febbraio 2004 Circ. Agenzia delle Entrate n /10/2005 Circ. Agenzia delle Entrate n /12/2006 Ris. Agenzia delle Entrate n. 161/E/2007 Ris. Agenzia delle Entrate n. 267/E/2007 Ris. Agenzia delle Entrate n. Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA chiarimenti su D.L. n. 52/20 febbraio 2004 chiarimenti su D.M.E.F. 23 gennaio 2004 conservazione sostitutiva dei documenti Emissione di fatture elettroniche e bollette analogiche nei confronti del medesimo cliente conservazione sostitutiva delle fattura attive e passive

21 21/45 14/2008 Ris. Agenzia delle Entrate n. 158/2009 risposte a vari quesiti su fatturazione elettronica

22 22/45 3 IL CONTESTO 3.1 IL CONTESTO TERRITORIALE Gli Enti potenzialmente interessati all utilizzo del servizio di Conservazione Sostitutiva, sono gli Enti consorziati nel Consorzio SIR UMBRIA che è un consorzio ad adesione volontaria. Ad oggi fanno parte del consorzio: - la Regione - le 2 Province - i 91 Comuni - le 5 Comunità Montane - le 4 ASL - le 2 Aziende Ospedaliere - 3 Agenzie Regionali - Una Unione di Comuni - 2 ATI per un totale di 112 Enti. Nel dettaglio gli Enti sono i seguenti: E N T E Provincia REGIONE UMBRIA - Consiglio regionale dell'umbria - PROVINCIA DI PERUGIA PROVINCIA DI TERNI Comuni POGGIODOMO POLINO VALLO DI NERA SCHEGGINO SANT'ANATOLIA DI NARCO PARRANO

23 23/45 E N T E MONTELEONE DI SPOLETO LISCIANO NICCONE PRECI PACIANO PENNA IN TEVERINA CERRETO DI SPOLETO SELLANO MONTEGABBIONE Provincia MONTE SANTA MARIA TIBERINA MONTEFRANCO COSTACCIARO VALTOPINA SCHEGGIA E PASCELUPO ALVIANO MONTELEONE D'ORVIETO LUGNANO IN TEVERINA MONTE CASTELLO DI VIBIO MONTONE FICULLE MONTECCHIO ATTIGLIANO FRATTA TODINA CALVI DELL'UMBRIA ALLERONA GUARDEA OICOLI GIOVE FERENTILLO PORANO CASTEL GIORGIO PIEALUNGA SAN VENANZO CAMPELLO SUL CLITUNNO SIGILLO AVIGLIANO UMBRO FOSSATO DI VICO BASCHI ARRONE FABRO CASTEL VISCARDO B

24 24/45 E N T E CASTEL RITALDI CASCIA CITERNA COLLAZZONE VALFABBRICA GIANO DELL'UMBRIA PIEGARO TUORO SUL ASIMENO MASSA MARTANA CANNARA SAN GEMINI SONCONE NORCIA BEVAGNA ACQUASPARTA MONTECASILLI Provincia PASSIGNANO SUL ASIMENO MONTEFALCO PANICALE NOCERA UMBRA TORGIANO GUALDO CATTANEO CITTA' DELLA PIEVE EVI SPELLO DERUTA SAN GIUSTINO AMELIA MAGIONE CASTIGLIONE DEL LAGO GUALDO TADINO UMBERTIDE TODI MARSCIANO CORCIANO NARNI BASTIA ORVIETO ASSISI GUBBIO

25 25/45 E N T E SPOLETO CITTA' DI CASTELLO FOLIGNO TERNI PERUGIA Provincia UNIONE DEI COMUNI TERRE DELL'OLIO E DEL SAGRANTINO Comunità Montane Comunità Montana Umbria Nord - Comunità Montana Orvietano- Narnese-Amerino-Tuderte - Comunità Montana del Trasimento - Comunità Montana Subasio e Monti Martani - Comunità Montana Valnerina - Sanità AZ OSP. AZ OSP. ASL 1 ASL 2 ASL 3 ASL 4 Altri Enti ARPA UMBRIA ARUSIA ATI n. 1 ATI n. 4 AUS

26 26/ IL MODELLO DI LAVORO Il processo di diffusione del Servizio della Conservazione a Norma, prevede l intervento di tre soggetti: - la Regione che è titolare del progetto e di quanto in esso viene sviluppato - Webred, società in house della Regione, indicata da quest ultima come soggetto tecnologico di riferimento per tutte le attività inerenti la piattaforma e quindi anche per la Conservazione a Norma - Il Consorzio SIR Umbria quale facilitatore della diffusione in quanto referente Unico degli Enti consorziati Per concretizzare l avviamento del progetto è stato deciso di integrare con il sistema di Conservazione il sistema di protocollazione a norma INTERPA.

27 27/45 4 INFRASUTTURA, PREDISPOSIZIONE E GESTIONE DEL SERVIZIO 4.1 MODELLO LOGICO Il modello logico di sistema che sta alla base del servizio di conservazione prevede un Gateway di Conservazione che convoglia le richieste provenienti dagli Enti verso il Conservatore come illustrato dalla figura seguente. ENTE #1 ENTE #1 Richiede di conservare uno o più documenti ENTE #1 Richiede di conservare uno o più documenti Gateway Richiede di conservare uno o più documenti Richiedi servizi Sistema in produzione Ente#1 Sistema in produzione Ente#2 Sistema di test Ente#2 Richiedi servizi Figura 3 Modello Logico Sistema di test Ente#1 Questo schema trova giustificazione nel fatto che eventuali modifiche introdotte dal Conservatore o il cambiamento di Conservatore si ripercuotono solo sul Gateway e non sui sistemi degli Enti che con esso si interfacciano. Il modello di integrazione è a servizi, quindi il Gateway di Conservazione metterà a disposizione dei servizi web per l inoltro dei documenti in conservazione. Si noti che per consentire i test con ciascun Ente, sarà presente un ambiente di test ed uno di produzione.

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